Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar memelihara fisik arsip, tapi sekaligus
memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.
Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari
kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk
generasi masa datang.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan
berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan.
Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat
berharga.
Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus
mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap
arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu
Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut.
Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.
 Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak

1. Faktor biologis
Faktor biologis adalah faktor perusak arsip
yang dilakukan oleh jamur atau serangga.
Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab
rusaknya arsip oleh jamur dan serangga.
 Jamur
• Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
• Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
• Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
• Perekat kertas menjadi rusak
• Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya
 Serangga
• Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
• Membuat sarang pada tumpukan arsip
• Merusak jilid dan buku
• Merusak kertas, foto dan label
• Jenis serangga seperti rayap, ngengat
 2. Faktor Fisik
• Cahaya
• Panas
• Air
 3. Faktor Kimiawi
• Zat kimia yang ada didalam ruang
penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga
dapat menyebabkan rusaknya arsip.
Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO
(karbon monoksida).
• Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki
keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin
banyak asamnya sehingga kertas akan cepat
rusak.
 4. Faktor Bencana
Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa
bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan
tsunami. Namun ada pula bencana yang
diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran,
kerusuhan, peledakan, perang dan lain
sebagainya.
 Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan
Arsip

Untuk menjaga arsip dari kedua faktor diatas,

berikut ini terdapat beberapa cara yang dapat
dilakukan dalam melakukan kegiatan
perlindungan/pemeliharaan/pengamanan
terhadap arsip, yakni sebagai berikut:
 Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu
tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan
ditempat lain cendrung aman. Contohnya adalah surat-surat yang
mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat,
Contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkat/arsip minimal
 Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk
yang diterima bersifat penting, maka membuat duplikasi adalah
salah satu cara melindungi arsip.
 Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat
berharga merupakan arsip yang rentan terhadap pencurian. Oleh
karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat khusus, yang
mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas
dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
 Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung
arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan
rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat
pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi
untuk menghindari dari banjir.
 Melakukan fumigasi, fumigasi adalah usaha yang
dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai
kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan
biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi
hama.
 Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah
cara untuk menetralkan asam yang sedang
merusak kertas dengan memberi bahan penahan
(buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh
asam yang berasal dari luar.
 Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
 Memasang detektor
 Pengecekan arsip secara priodik
 Menjaga keamanan sepanjang waktu.
Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya
yang dilakukan untuk mencegah terjadinya
kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan
pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
• Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan
efisien
• Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan
tugas
• Memperkecil gangguan terhadap organisasi
• Mencegah terjadinya bencana
• Mencegah kerugian bagi karyawan dan
masyarakat
• Melindungi hak milik organisasi/masyarakat