SURAT-MENYURAT

DINAS
 Hakikat Surat

• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi

secara tertulis

• Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat

komunikasi yang canggih, seperti telepon dan
radio.

• Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis

tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang
canggih.
 SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA

INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN
DENGAN URUSAN KEDINASAN
 Kelebihan surat
• sebagai bukti autentik;
• penyampaian informasi lebih
formal;
• jangkauannya lebih luas dan
fleksibel karena dapat dikirimkan ke
berbagai pelosok
 Fungsi Surat :
– sebagai tanda bukti tertulis;
– sebagai alat pengikat;
– sebagai alat untuk mewakili
perseorangan atau organisasi;
– sebagai pedoman dasar untuk bertindak;
– sebagai keterangan yang dapat memberi
rasa aman dalam melakukan aktivitas;
– sebagai bukti historis
 Penggolongan Surat
• Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan atas:
– bentuk lurus penuh (full block style);
– bentuk lurus (block style);
– bentuk setengah lurus (semi block style);
– bentuk alinea menggantung (hanging
paragraph style);
– bentuk lekuk (indented style);
– bentuk dinas Indonesia lama (official style);
– bentuk dinas Indonesia Baru (new official
style).
LOGO
KEPALA SURAT
Tanggal :
Nomor : Bentuk Lurus
Lampiran:
Hal :
penuh

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ……………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
LOGO
KEPALA SURAT Bentuk Lurus

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………… Paragraf Penutup ……………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
 Bentuk Setengah
LOGO
KEPALA SURAT Lurus

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,

……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………Paragraf Isi ..………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
 Bentuk Paragraf
LOGO
KEPALA SURAT Menggantung

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,
..……….
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………Paragraf Pembuka …………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………
………….………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..

……………..……………………………………………………………………………………………………………………
……………………Paragraf Penutup …………………………………………

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
LOGO
KEPALA SURAT Bentuk Bertakuk

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth……. …………………………
………………………………..
…………………………..
Salam Pembuka,
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Pembuka …………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
• Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas:
– surat pribadi
• surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman, surat untuk
orang tua)
• surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan, surat
kuasa, surat perjanjian kontrak)

– surat dinas
• surat keterangan
• surat jalan
• surat kelakuan baik
• surat izin
• dll.

– surat niaga
• surat penawaran
• surat pemesanan barang
• surat pengiriman
• surat penagihan
• dll
•  
 Teknik Penyusunan Surat
• menetapkan dahulu maksud surat: apa yang
akan diberitahukan, ditanyakan, diminta, atau
disampaikan kepada pihak penerima surat;
• menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu
per satu secara teratur dan hanya
mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap
alinea;
• menghindari penggunaan singkatan dan
akronim, kecuali yang sudah lazim;
• memperhatikan bentuk surat dan cara
penulisannya sesuai dengan ketentuan;
• memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan
tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah.
 Syarat surat yang baik
• Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik
• Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang
berlaku dalam penyusunan surat.
• Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang
karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat
menjemukan pembacanya.
• Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar
dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud
yang dikehendaki oleh penulis.
• Mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
• Bersih dan rapi.
 Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien
• jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau
meragukan
• tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar
dan disampaikan secara objektif
• singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga
mengaburkan permasalahan
• tuntas: informasi disampaikan secara lengkap
• sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak
menyinggung pihak lain
• estetis: menggunakan bentuk kertas, tulisan, dan tata
letak yang diserasikan dengan surat.
 Bahasa Surat
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami, surat hendaknya ditulis dengan
menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan
komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat
sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh
penulis.
2. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan
mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan
secara tegas dan eksplisit.
3. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan
disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi
4. Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu
menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran
pembacanya.
 Bagian-bagian Surat
1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi
2. Tanggal surat 10. Paragraf
penutup
3. Nomor surat 11. Salam penutup
4. Lampiran 12. Tanda tangan
5. Hal/pokok surat 13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka 15. Tembusan
8. Paragraf pembuka 16. Inisial
 Kepala Surat/Kop Surat
Fungsi:
a)memberikan informasi kepada penerima surat
mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile,
dan keterangan lain yang berkaitan dengan
instansi pengirim surat.
b)sebagai sarana untuk memperkenalkan atau
mempromosikan instansi pengirim surat.
 Contoh Kepala Surat

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta
Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720
Faksimile (021) 79190868
 Tanggal Surat
 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat
dinas.
 Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada
penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh (yang tidak tepat):
Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009
Bandung, 31-04-2009
24 Des ’08

Contoh (yang tepat):

25 Juni 2009
31 April 2009
24 Desember 2008
 Lampiran
Digunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang
disertakan bersama surat.
Jika tidak ada sesuatu yang disertakan,
kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas
 Hal Surat/Pokok Surat
Fungsi:
1) Memberitahukan kepada penerima
surat tentang pokok masalah yang ditulis di
dalam surat.
2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak
ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan
dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2008
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
 Alamat yang Dituju
 Berfungsi sebagai petunjuk langsung
mengenai pihak yang harus menerima
surat.
 Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap
tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jln. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
 Salam Pembuka
•Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima
surat
•Penanda surat yang sopan dan beradab
•Dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu” atau ucapan
salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang
lain.
•Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah
kiri sejajar dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat
Salam sejahtera,
Assalamualaikum wr.wb.
 Paragraf Pembuka
Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada
permasalahan utama yang ditulis.
Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk
menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok
masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara
No.05/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, kami beri
tahukan hal-hal berikut.
(2) Kami beri tahukan bahwa…
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni
2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan
dengan itu, kami beri tahukan bahwa…
4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12
Desember 2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang
syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal
berikut.
5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu,
bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar
buku terbitan kami tahun 2009.
6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10
Agustus 2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang
penyuluhan kesehatan, kami beritahukan bahwa ….
7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti
kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember
2009, kami berikan jawaban sebagai berikut.
• Perhatikan kalimat berikut ini (salah)
1. Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri
oleh para Kepala Bagian.
2. Membalas surat Bapak Nomor …, tanggal …,
tentang …, kami menaggapinya sebagai berikut.
3. Menunjuk surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang
…, kami beritahukan bahwa ….
4. Menjawab surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang
..., penjelasan kami adalah sebagai berikut.
5. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam
rapat yang akan dilaksanakan ….
 Paragraf Isi
• Merupakan bagian inti dari sebuah surat.
• Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan.
• Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh
tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif
sesuai dengan harapan penulis surat.
• Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan
satu masalah.
• Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing
hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang
berbeda.
 Paragraf Penutup
• Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.
• Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan
sudah selesai.
• Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima
kasih.
Misalnya:
(1) Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi
Saudara.
 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian
dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
(5) Demikianlah harap menjadikan periksa.
(6) Demikian kami haturkan dan terima kasih.
 Salam Penutup
Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di
antara paragraf penutup dan tanda tangan
pengirim surat.
Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan
permisi” atau “pamitan” setelah seseorang
bertemu atau berkomunikasi dengan baik.
Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa
hormatdan keakraban pengirim dan penerima
surat.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
 Tanda Tangan
• Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib
karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika
belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

• Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan

penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap
atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
Tanda tangan
Tanda tangan
Prof. Dr.M. Barokah, M.Si.
Drs. Burhanuddin
NIP 132061473
Kepala
Rektor
 Nama, Jabatan, dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda
tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup.
Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang
ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya.
Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung
ataupun digarisbawahi.
Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama
penanda tangan surat.

Misalnya:
(tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
 Tembusan
 Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga
dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.
 Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu
dicantumkan.
 Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn
nomor urut.
 Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:
Tembusan:
1.Direktur Jederal Pembangunan Daerah
2.Kepala Biro Organisasi
3.Kepala Biro Keuangan

Contoh yang tidak tepat:

Tembusan
1.Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2.Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3.Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4.Arsip
 Inisial
• Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa

singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.

• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep
dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan
dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek
dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan
untuk diperbaiki.
• Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang
bersangkutan ada tembusannya).
Misalnya:
AM/ra