Kel 2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Arsip merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan
oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi
dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian
yang cukup besar terhadap kearsipan.Hal ini terbukti dengan dikeluarkannya beberapa peraturan perundang-
undangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Peraturan pertama kali yang mengatur tentang kearsipan
Nasioanal ialah Undang-undang Nomor Prp. 19 tahun 1961, tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional, yang dimuat
dalam Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, tambahan lembaran Negara nomor 2964.
A. Pengertian Arsip Menurut Kamus / Ensiklopedi
1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian
tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan
sebagai berikut:
 Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan)
baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
 Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan
suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan
kembali.
2. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut :
 Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan
 Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Dalam penjelasan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
antara lain dikatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang,
perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa
Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa
lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan
masalah yang termasuk bidang kearsipan dalam arti seluas-luasnya.
Usaha untuk menyelamatkan bahan-bahan butki seperti yang dimaksud diatas antara lain dengan
pemeliharaan dan perawatan arsip.
The Liang Gie mengatakan bahwa untuk dapat menjadi petugas atau pegawai kearsipan yang baik
diperlukan sekurang-kurangnya lima syarat (Wursanto, 2007:34-41), yaitu :
 Keahlian
Pegawai yang bertugas harus mempunyai keahlian dalam bidang arsip, atau paling tidak mempunyai
pengetahuan tentang arsip.Setiap pegawai kearsipan harus selalu mendapatkan pendidikan dan pelatihan
mengenai kearsipan, agar tata kerja kearsipan dapat mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern.
 Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, agar pegawai yang bersangkutan dapat
membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang secara sepintas nampaknya sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh :
- Sikap jiwa yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya.
- Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat dan buta warna.
 Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai dan tajam pikiran.Kecerdasan berarti
kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian dan ketajaman pikiran.Jadi setiap pegawai kearsipan harus
mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yang tajam, sehingga tidak mudah
lupa.
 Kecerdasan sangat dibutuhkan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya diharapkan ia
mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok persoalan, serta tidak mudah melupakan suatu pokok persoalan
yang telah ada kartu arsipnya.
 Kecekatan
Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu dan ketangkasan dalam melakukan pekerjaan.Kecekatan
sangat diperlukan oleh pegawai kearsipan karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan
tangkas dan gesit.Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
 Kerapian
Kerapian dapat berarti kebersihan dan ketertiban.Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan
menjaga kerapian terhadap arsip yang disimpan. Susunan arsip yang rapi akan berdampak positif bagi arsip
tersebut, dimana arsip akan lebih awet, tidak mudah rusak dan mudah saat pengambilannya.

Usaha-usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan merupakan usaha-usaha yang dilakukan untuk arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan
yang datang dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip tersebut. Sebenarnya defenisi tentang pemeliharaan dan
perawatan adalah sama. Menurut Martono (1994:81) pemeliharaan merupakan suatu kegiatan untuk melindungi,
merawat, melestarikan, mengawasi dan mengambil langkah-langkah agar terjamin keselamatannya baik fisik
maupun informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Wursanto (1991:220) usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mencegah dengan
mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta
informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yeng sebenarnya tidak diinginkan.
Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu:
 Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak
 Pemeliharaan dan pengamanan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
Adapun upaya pemeliharaan dan perawatan arsip dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Pengatur Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpana arsip
diatur sebagai berikut :
 Ruangan penyimpanan arsip jangan teralu lembab, ruangan agar dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak
teralu lembab aturlah suhu udara dalam ruangan bekisar antara 650 F sampai 750 F dan kelembaban udara
sekitar 50% dan 65%. Untuk mengatur kelembaban udara dan temperature udara dapat dipasang AC, yang
dihidupkan selama 24jam terus-menerus. AC, selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara,
juga bisa untuk mengurangi banyaknya debu.
 Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar
matahari di samping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu membasmi musuh-musuh
kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bundel-bundel arsip karena
membahayakan kertas-kertas arsip. Agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bundel-bundel
kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap keutara atau selatan.
 Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya, ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan,
sehingga ruangan tidak terlalu lembab.
 Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara
(kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Untuk
mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung/ruangan penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk
menyaring udara.
 Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor lain. Dilihat dari segi keamanan
hal ini sangat penting dengan pertimbangan bahwa:
a. Arsip (arsip dinamis) sifatnya sangat rahasia
b. Mengurangi lalu lintas (keluar masuk) para pegawai lainnya
c. Menghindari pegawai lain masuk keruangan arsip, sehingga pencurian arsip, khususnya arsip yang
bernilai dapat dihindari.
2. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dam kebersihan kertas-
kertas arsip.
 Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya
serangga pemakan atau perusak kertas arsip (kecoa, rayap dan sebagainya). Menjaga kebersihan arsip dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut:
 Kebersihan Ruangan
a. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacuum cleaner. Pada
umumnya ruangan dibersihkan dengan sapu. Cara membersihkan ruangan dengan menggunakan sapu
tidak efektif karena debu malahan berhamburan.
b. Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip.
 Kebersihan Arsip
a. Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu
ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain.
b. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan rayap (serangga) hendaknya dipisahkan dengan
yang lainnya.
3. Pemeliharaan Tempat penyimpanan Arsip
Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan lemari arsip. Untuk menjaga
keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:
 Rak Arsip
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka.Keuntungan penyimpanan arsip dengan
mempergunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar,
sehingga arsip tidak mudah rusak.
a. Rak sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak.
b. Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci, untuk memudahkan sirkulasi
udara dan juga memudahkan waktu membersihkan lantai di bawah rak.
c. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan
kuas, searah dengan garis-garis yang ada pada kayu.
 Lemari Arsip
Lemari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan
dengan udara luar.Susunlah arsip-arsip di dalam lemari sedikit renggang, agar tingkat kelembaban tetap
terjaga.Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam lemari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat
ditaruh kapur barus di dalam lemari arsip tersebut
Perawatan Arsip
Perawatan arsip merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan
perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
Secara umum yang dikatakan dengan perawatan arsip adalah aktivitas untuk menyimpan dan mempertahankan
arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak.
Usaha yang dapat dilakukan guna untuk merawat arsip adalah sebagai berikut:
1. Kamperisasi
Kamperisasi adalah salah satu kegiatan preventive pemeliharaan yang dilakukan dengan cara membersihkan
arsip dan boks arsip serta memberikan kapur barus secukupnya pada rak arsip.
2. Fumigasi
Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari,
mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak berbau
yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit.
Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu :
 Pelaksana yang professional.
 Metode yang digunakan tepat.
 Tepat waktu pelaksanaan.
Metode pelaksanaan fumigasi dilaksanakan satu semester sekali. Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi
didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi,antara lain :
a) Fumigasi ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan
tersebut harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan
manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.
b) Fumigasi dibawah penutup
 Fumigasi dibawah penutup dilakukan di dalam ruangan atau gedung yang besar tetapi volume arsipnya
relative sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup dengan plastic polythilene yang memenuhi syarat untuk
keperluan itu.
c) Fumigasi Bertahap
Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu.Ruangan tersebut dilengkapi dengan
pipa instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi
fumigasi keluar dari ruangan.Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang lebih relative.
3. Perawatan halaman yang sobek
Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kanji. Apabila kita menemukan sobekan di
pinggir kertas arsip dapat diperbaiki dengan kertas yang tipis dan kuat.Potonglah kertas tersebut selebar ½ inci,
atau lebih panjang sedikit dari sobekan tersebut, kemudian pulaslah potongan tersebut dengan perekat kanji,
letakkan dengan hati-hati di atas sobekkannya.
Apabila kertas yang sobek itu melibat pula ke bagian yang ada tulisannya, pergunakanlah kertas tissue
sebagai kertas penambal. Cara yang dilakukan sedikit berbeda, yaitu sapulah bagian-bagian yang sobek dengan
perekat secukupnya, kemudian satukan kembali kedua bagian yang sobek dengan cermat. Barulah kemudian
ditempelkan sepotong kertas tissue di atasnya dan digosoklah perlahan-lahan agar melekat.Setelah itu, taruhlah
sebuah benda yang berat di atas arsip tersebut untuk mengepresnya.
4. Memperbaiki arsip yang terbakar
Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit
terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkan arsip kepada Arsip
Nasional RI.Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan adalah dengan memasukkan arsip-
arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.
5. Menanggulangi arsip-arsip yang basah atau terendam air.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip dari ancaman kemusnahan
akibat menderita serangan air ialah sebagai berikut :
 Ikatan arsip janganlah dibuka sebelum lumpur atau kotoran yang berada di permukaan kulit kertas arsip
dibersihkan
 Mengeluarkan air yang terkandung di dalam ikatan arsip dengan jalan menekan secara perlahan
 Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip dengan menjemur di terik matahari, akan tetapi cukup
dengan dianginkan di tempat yang bebas dari sinar matahari
 Kertas arsip yang dibundel hendaknya jangan dibuka terlalu lebar, bukalah selebar jari
 Hendaknya kulit arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan basah
6. Enkapsulasi
Enkapulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan menggunakan bahan pelindung guna
menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Arsip yang dienkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak
karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan
serangga. Sebelum arsip dienkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki dalam kondisi bersih,
kering, dan bebas asam.
7. Laminasi
Melapisi suatu lembar arsip diantara 2 lembar bahan penguat. Laminasi terdiri dari laminasi tangan dan
laminasi mesin dingin atau panas
8. Mengatasi cendawan
Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan campuran thymol dan
spiritus, dapat juga dengan acetone.Selain itu dapat juga mempergunakan campuran formalin dengan air,
campuran ini harus mengandung formalin sebanyak 40%.
9. Menghilangkan noda atau bercak
Noda yang masih baru mungkin masih mudah untuk mengilangkannya, misalnya dengan penghapus, air atau
pencucian. Sedangkan untuk noda yang sulit dihilangkan dapat dihilangkan dengan menggunakan pelarut
organic antara lain alcohol, aseton, bensin, karbon tetraklorida, dan sebagainya.

Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi
fisiknya.
1. Pengamanan Arsip Dari Segi Informasinya
 Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 hanya
ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti
yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut :
 Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7
tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
 Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 th 1971 ini yang
dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara
selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
2. Pengamanan Arsip Dari Segi Fisiknya
 Restorasi Arsip
Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip
tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi
 Laminasi Arsip
Menutup kertas arsip di antara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air,
udara (lembab atau kering) dan serangan serangga pemakan atau perusak arsip. Dengan cara demikian arsip
akan tahan lebih lama untuk disimpan.
 Microfilm
Arsip yang masih mempunyai nilai akan tetapi sudah rusak atau rapuh, dan tidak dapat direstorasi dan
dilaminasi lagi maka perlu dimikrofilmkan. Microfilm dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang
sudah rusak yang tidak dapat direstorasi dan dilaminasi kembali dengan cara mengadakan pemotretan
terhadap suatu arsip yang perlu diawetkan, kemudian dipindahkan ke lembaran film kecil.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat microfilm adalah sebagai berikut:
a. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua arsip dapat dimicrofilmkan.
b. Persiapan arsip yang dimicrofilmkan harus dalam keadaan rapi, agar mewujudkan suatu persoalan secara
berurutan mulai dari awal sampai akhir secara lengkap.
c. Arsip yang lebih kecil harus diatur terlebih dahulu. Dengan cara demikian akan dapat diketahui jenis
microfilm yang akan dipergunakan apakah akan menggunakan microfilm yang berukuran 8 mm, 16 mm,
35 mm, atau 70 mm. Oleh karena itu arsip dengan ukuran yang berbeda memerlukan ukuran microfilm
yang berbeda pula
Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.Faktor internal adalah
kerusakan yang disebabknan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah kerusakan yang disebabkan dari luar
arsip.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)
 Kertas
Arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat yang unik. Air yang dipergunakan untuk
proses pembuatan kertas mungkin tidak bersih, demikian pula bahan-bahan yang dipergunakan untuk
lapisan atas yang terbuat dari kanji,cuka, garam mineral, menimbulkan masalah-masalah tersendiri yang
harus diperhitungkan pula akibatnya.
 Tinta
Tinta merupakan cairan dalam berbagai warna yang digunakan utuk membubuhkan tulisan di atas kertas.
Apabila tinta yang kurang baik akan menyebabkan tulisan akan mudah luntur apabila kertas terkena air atau
pada udara lembab. Tinta-tinta yang tidak baik juga akan dapat menimbulkan reaksi kimia yang dapat
merusak kertas.
 Pasta atau lem
Pasta atau lem yang digunakan sebagai bahan perekat juga mempunyai peranan yang kurang baik dalam
daya tahan kertas. Jangan menggunakan pasta atau lem yang dibuat dari celluloce tape dan sejenisnya,
sebab bahan tersebut dapat dengan mudah merusak kertas arsip itu sendiri.
2. Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor eksternal)
Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor eksternal) faktor penyebab kerusakan ekstern adalah faktor-
faktor kerusakan arsip yang berasal dari luar arsip tersebut, misalnya:
 Kelembaban udara
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur.
Pertolongan pertama pada arsip yang berjamur adalah dengan menormalisasi kelembaban.
  Udara yang terlalu kering
Udara yang terlampau keringpun akan dapat merusak kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi
kering, kesat dan mudah petas (getas). Untuk menghindari udara yang terlampau kering, kelembaban harus
diatur sedemikian rupa sehingga tidak melampaui 75 dan temperatur udara diantara 65 F dan 85 F.
 Sinar matahari
Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh-musuh kertas, akan tetapi sinar
matahari yang dikarenakan panasnya terutama ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas arsip.
Oleh karena itu tidak ada sinar yang jatuh secara langsung pada kertas-kertas arsip tersebut.
 Debu
Untuk mengatasi debu-debu dapat menggunakan jaring kawat yang halus pada jendela-jendela dan pintu-
pintu. Selain berguna untuk menyaring udara masuk, juga berguna untuk menahan masuknya berjenis-jenis
serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.
 Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan karena temparatur udara yang tidak terkontrol, jamur ini
tampak seperti lapisan tipis yang keputih-putihan.Untuk hal seperti ini, hendaknya pertama-tama yang
dilakukan adalah menutup jendela-jendela, kemudian buatlah panas buatan dengan menggunakan alat untuk
menormalisasikan kelembaban.
 Rayap
Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat adalah dengan mengadakan pencegahan, yakni
dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.

Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Usaha pemeliharaan dan perawatan arsip guna melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil
langkah-langkah serta mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip serta menjamin
kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Tujuan pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut:
1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri, Dengan demikian setiap pejabat yang
bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah
tersimpan pada tempat yang seharusnya.
2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah
diproses menurut prosedur yang seharusnya.
Peyimpanan Arsip Elektronik

Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat
yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi
mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan
untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang
harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan,
proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut:
1. Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan
penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip.
Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip,
sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip.
2. Tahap Pemindaian
 Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian
arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan
dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung
mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah
nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan
penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan
nomor urut lembar arsip.
4. Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau
pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari
arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan.
5. Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip
elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang
berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja sangat memahami akan
pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang
terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola
pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya
terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan
mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip
yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena
itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain:
1. Media Magnetik (magnetic Media)
2. Disk Magnetik (magnetic disk)
3. Pita magnetik (magnetic tape)
4. Kaset (cassette)
5. Media optik ( Optical Media)
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optik yang memiliki lebih dari satu
gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Pemberian
label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori
atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting
sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya.
Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan
memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur
sistem pengindekan

Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila
dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip
elektronik adalah :
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang
penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan
arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
 Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi
memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat
tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
3. Efisiensi waktu akses
Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip
yang terdapat dalam ruang kearsipan. Hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah,
arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya. Berbeda dengan arsip elektronik,
sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip.
4. Pengematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani
kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda
dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM,
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan
terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh
bencana seperti banjir dan kebakaran.
Kesimpulan
Penciptaan arsip seperti yang dikenal selama ini menggunakan media konvensional yaitu kertas. Akibat
kemajuan teknologi, penciptaan arsip berkembang dengan munculnya media yang dapat merekam citra dan suara.
Orang dapat merekam suatu kegiatan dengan menampil;kan tulisan, gambar dan 10 suara. Penciptaan arsip seperti
ini dikenal dengan sebutan arsip audio visual atau arsip pandang dengar.
Arsip kertas maupun non kertas terbuat dari beberapa bahan/komponen yang kurang mendukung dalam
upaya pelestarian arsip tersebut karena kebanyakan bahan-bahan yang digunakan mengandung asam, sehingga
mudah rusak karena faktor alam. Oleh karena itu perlu dilakukan pemeliharaan dan perawatan agar arsip tetap
dapat dilestarikan.
Cara memelihara dan merawat arsip bermacam-macam disesuaikan dengan media/bahan arsip, dan tingkat
kerusakan. Selain itu juga perlu diperhatikan faktor penyebab dari kerusakan arsip tersebut. Pemeliharaan dan
perawatan arsip hendaknya tetap memperhatikan prinsip efisiensi dan efektifitas.
Pertanyaan
1. Cinta Faradina (kelompok 1)
Apa pemeliharaan arsip di bentuk tim khusus?
Jawab : Arsiparis mempunyai tim khusus yang mana tugasnya untuk melakukan duplikasi saat pertama arsip
masuk, merawat arsip, pencegahannya
2. Firda Cahya (kelompok 3)
Cara/ step menghilangkan jamur dengan cairan aseton/thymol dan spirtus?
Jawab :
3. Ajis Purwo (kelompok 4)
Bagaimana pengamanan arsip sesuai jenis arsip vital?
Jawab : Arsip di duplikasi dengan di scan dan di fotokopi yang asli di simpan. Apabila di perlukan hanya untuk
melihat saja menggunakan scan atau fotokopi terkecuali utuk keperluan pengadilan seperti sengketa akan
dikeluarkan arsip aslinya.
4. Rahmat Sandi (kelompok 4)
Kalau arsip yang sengaja di sobek ada sanksi/ tidak serta cara memperbaiki?
Jawab :
5. Nur Ahmadi (kelompok 3)
Upaya apabila arsip terbakar?
Jawab : Ditangani langsung oleh tim rescue arsip bertugas menangani perawatan penanggulan bencana, baik
bencana kebakaran, bencana tsunami dll
Enkasulasi dan laminasi
Apabila terbakar 100% maka dibuat berita acara. Apabila terbakar 20% maka di cek huruf/ kata apa yang hilang
terbakar. Di scan/ fotokopi lalu arsip aslinya dan berita acaranya di bawa ke ANRI. Apabila terbakar 50% maka
 dicari salinan atau backupnya bisa di urus atau dibuat lagi/ di produksi lagi. Seperti ijasah di urus ke dikti, akte di
urus ke kelurahan.
6. Utari (kelompok 1)
Bagaimana pemeliharaan arsip elektronik?
Jawab : Memeliharanya tidak hanya bentuk fisiknya tetapi isi informasinya
(1) Arsip Video; memelihara dan merawat mesin alat baca video, membersihkan video dengan mesin pembersih
(video cleaner), memutar video dengan kecepatan normal menggunakan alat baca sekurang kurangnya tiap
enam bulan sekali, membuat duplikasi copy dari master copy sebagai bentuk layanan informasi agar master
copy tetap terjaga, menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan temperatur dan kelembaban untuk video
berkisar 18oC-22oC dan 55% - 65% RH.
(2) Arsip Film; memutar Film pada kecepatan normal menggunakan alat baca sekurang-kurangnya tiap enam
bulan sekali, kotoran debu dan jamur yang menempel pada pada pita film dibersihkan dengan zat kimia cair
tricloroethane 70% atau dengan alcohol yang dicampur air, dioleskan tanpa ditekan denagan kain putih halus di
atas permukaan pita film, can film yang terbuat dari kaleng agar diganti dengan can terbuat dari plastik,
menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan temperatur dan kelembaban untuk film hitam putih berkisar
18oC - 22oC dan 55% - 65% RH, untuk pita film yang putus dapat disambung kembali menggunakan celotape,
label yang agak rusak agar diganti dengan label baru.
(3) Arsip Rekaman Suara; Arsip Piringan, piringan sebaiknya disimpan pada sampul polyester atau polyethylene
yang bebas asam , di dalam kotak karton, bahan bahan tersebut diatur secara vertical di dalam laci-ici, rak atau
kotak, temoperatur sebaiknya konstan, berkisar 100C - 210C.Kelembaban relatif diupayakan pula pada tingkat
yang stabi,berkisar 40% - 50%RH sedangkan untuk Arsip Pita Suara ( Kaset Tape Recorder), pita hanya diputar
pada kecepatan play, bukan pada rewind, pita suara perlu diadakan pengeceka secara periodik yaitu setiap
setahun sekali diputar dan jika perlu dicopy kembali dan kondisi lingkungan harus stabil dengan temperatur
40oC - 60C dan kelembaban 40% - 60% RH.
(4) Arsip Elektronik; menggunakan perangkat lunak ( disket dan hard disk) yang berkualitas baik, memback-up
informasi yang terdapat dalam fisik arsip elektronik sekurang-kurangnya tiap dua tahun sekali, menyimpan fisik
arsip elektronik pada tempat yang aman dari pengaruh medan magnetic dan panas serta menjaga kebersihan
dan menjaga kestabilan temperatur berkisar 11oC - 22oC dan kelembaban 45% - 65% RH.
(5) Arsip Mikrofilm; mikrofilm dalam bentuk roll sebaiknya digunakan secara hati-hati karena mudah tergores,
mikrofilm yang berupa master sebaiknya dicetak dalam bentuk positif, film disimpan secara vertical pada kotak
yang bebas asam dan bebas sulfur, atau pada reel plastik yang bebas khlorin, setiap film perlu diperiksa setelah
digunakan, minimal sekali dalam 1 tahun, roll film dapat disimpan dalam suatu reel terbuka atau dalam bentuk
catridge / kaset, kondisi lingkungan yang dipersyaratkan dalam penyimpanan arsip mikcrofilm adalah
kelembaban tidak lebih dari 40% - 50% RH dan temperatur maksimal 18oC - 21oC

KEL 3 Pengendalian Arsip

Pengertian Pengendalian Arsip
Suatu usaha memelihara arsip dengan cara meletakan arsip di tempat penyimpanan yang dilakukan secara
sistematis dan teratur.
Tujuan Pengendalian Arsip :
1. Mengatur sistem pengendalian arsip seperti penomoran, penyimpanan, pendistribusian dan pemusnahannya,
agar arsip dapat dikendalikan dan dipelihara.
2. Memudahkan penelusuran kembali semua jenis catatan mutu atau arsip dan mengendalikannya selama periode
waktu yang ditentukan.
Pengertian Peminjaman Arsip
Kegiatan Peminjaman Arsip yaitu keluarnya arsip karena dipinjam oleh pihak lain, baik sesama karyawan,
pimpinan ataupun yang lain.
Cara yang Dilakukan Untuk Pencatatan Keluarnya Arsip
a) Buku Peminjaman
Pencatatan dengan menggunakan buku peminjaman akan efektif apabila frekuensi peminjaman tidak terlalu
tinggi, dan jumlah peminjaman tidak terlalu banyak. Tetapi apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah
 peminjaman sangat banyak, peran buku peminjaman kurang dapat membantu. Karena urutan buku
peminjaman didasarkan pada urutan tanggal pinjam atau secara kronologis.
b) Formulir Peminjaman
Apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah peminjaman banyak, pencatatan melalui formulir
peminjaman lebih efektif, karena dengan Formulir Peminjaman petugas arsip memiliki informasi lengkap baik
dimeja petugas maupun dalam tempat penyimpanan.
Formulir Peminjaman dibuat 2 Rangkap, dibedakan dengan warna antara lain;
1. Formulir Rangkap Pertama
 Digunakan untuk alat pengendali petugas arsip yang diletakkan pada suatu kotak di meja petugas
sebagai pengingat.
 Formulir-formulir tersebut ditata atau diurutkan berdasarkan tanggal kembali.
2. Formulir Rangkap Kedua
 Digunakan sebagai pengganti arsip yang akan dipinjam dan diletakkan pada tempat penyimpanan.

Format dalam Buku Peminjaman

No Data Arsip Tanda Tanggal Tanda

Tgl yang dipinjam Lama
Tangan Kembali Tangan
peminjaman Pinjam
Peminjam Penerima
Indeks Subjek

Format Formulir Peminjaman

FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
PT SEJAHTERA
JAKARTA

Indeks Tanggal Kembali

Subjek Tanggal Arsip
Nama Peminjaman Paraf Petugas
Unit Kerja Keterangan
Tgl pinjam Catatan : Formulir dibuat ranggap 2
Rangkap 1 untuk petugas
Paraf Peminjam Rangkap 2 untuk Tempat Penyimpanan

Alur Peminjaman Arsip

1. Peminjam mengajukan permohonan peminjaman kepada Unit yang mau dipinjam arsipnya baik secara lisan
atau tertulis
2. Setelah mendapat persetujuan dari unit terkait, peminjam dapat menghubungi petugas pengelola arsip/
arsiparis yang diberikan kewenangan untuk mengelola arsip
3. Pemohon mengisi buku peminjaman dengan mengisi kolom yang tersedia dengan mencantumkan nama,
tanggal peminjaman dan tandatangan
4. Arsip dapat dipinjam dalam jangka wakt paling lama 5 (lima) hari kerja. Apabila ingin dipinjam lebih lama dapat
dilakukan perpajangan dengan menghubungi petugas pengelola arsip/ arsiparis
5. Setelah jangka waktu peminjaman berakhir, pemohon harus mengembalikan arsip yang dipinjam secara utuh
dan lengkap kepada petugas pengelola arsip/ arsiparis dengan mengisi buku yang telah disediakan dan
membubuhkan tanda tangan dan tanggal pengembalian
Di dalam buku peminjaman dan pengembalian berkas berisi data tentang:
 Nomor Urut
 Tanggal
 Surat/berkas yang dipinjam/diserahkan
 Nama Peminjam atau Penerima
 Keterangan/Catatan
 Paraf: Paraf Peminjaman dan Paraf Pengembalian

Pengertian pelayanan arsip

Layanan arsip adalah suatu proses penyediaan informasi yang dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan untuk
dapat disajikan kepada umum. Layanan informasi dapat juga disebut dengan akses dan jasa rujukan.
Tugas dan Fungsi :
1. Pemberian layanan informasi serta jasa penelusuran bahan arsip yang mengandung hak legal
2. Penelusuran arsip bernilai kebuktian
3. Penulusuran arsip bernilai guna informational
4. Alih media arsip
5. Pengelolaan referensi dan bahan pustaka serta dokumentasi kearsipan
6. Layanan informasi jasa penelusuran kearsipan
7. Semua tugas yang berhubungan dengan permintaan bahan kearsipan
Macam-macam Pengguna Arsip :
Pengguna arsip dapat berasal dari instansi pemerintah, peneliti perseorangan, dan masyarakat umum
termasuk instansi swasta. Berdasarkan cara memperoleh informasi dari arsip :
1. Pemakai langsung
Pengguna memperoleh arsip sebagai bahan bukti dari kegiatan, pengguna langsung datang kepusat arsip.
2. Pemakai tidak langsung
Pengguna secara tidak langsung mendapatkan keuntungan dari penggunaan arsip, hanya memperoleh infromasi
dari produk yang dihasilkan arsip.
Dari Jenis Pengguna Dapat Dibedakan Menjadi 2 :
1. Vocational user, terdiri dari beberapa kelompok :
1. Staf dari induk organisasi
2. Pengguna profesional
3. Ilmuwan
4. Mahasiswa
5. Pengajar
2. Avocationl user, terdiri dari :
1. Genealogist
2. Sejarawan
3. Hobbyist
Mekanisme pelayanan arsip :
Fungsi utama dari layanan informasi adalah mempertemukan antara pengguna dan sumber informasi. Proses
layanan dimulai dengan komunikasi yang jelas antara arsiparis dan peneliti sehingga satu sama lain dapat saling
mengerti subjek apa yang harus mereka pahami.
3 komponen yang harus dipenuhi dalam layanan informasi :
1) Komponen intelektual
Mencakup penyediaan fasilitas penelitian, melaksanakan penelitian dan pendidikan pemakai.
2) Komponen interpersonal
Komunikasi yang baik antara arsiparis dan pengguna arsip
3) Komponen administrasi
Mecakup kegiatan layanan informasi meliputi pencatatan pengguna, mekanisme layanan, peminjaman dan
keuangan
Ratio Pemakaian dan Ratio Kecermatan
1. Angka Pemakaian
Untuk mengukur kelayakan koleksi arsip yang disimpan maka petugas perlu mengadakan penilaian
terhadap kolesi arsipnya. Hal ini untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul
masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu
pakainya.
Kami ingatkan lagi bawah angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka
15%.
Rumus :

Contoh Kasus :
Kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi
peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip yang berbeda. Hitunglah angka pemakaiannya!

Realita menunjukkan bahwa sebenarnya banyak koleksi arsip yang kita simpan hanyalah sampah belaka.
Bukanlah dokumen yang memang dibutuhkan. Wajib segera diadakan penyusutan arsip.
2. Angka Kecermatan
Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan
oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik. Apabila Angka Kecermatan = 3% berarti penyelenggaraan
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti
sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan
penyempurnaan lebih lanjut.
Jadi, apabila angka kecermatan arsip menunjukkan persentase yang semakin tinggi, berarti sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase
yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.
Rumus :

Contoh kasus :
Dalam suatu periode kearsipan terjadi permintan arsip sebanyak 358 kali. Namun, arsip yang mampu ditemukan
oleh petugas hanya 321 lembar. Hitunglah angka kecermatannya!
358 - 321 = 37 (jumlah arsip yang tidak ditemukan)

Realita di atas menunjukkan bahwa:

1. Boleh jadi petugas arsip kurang terampil;
2. Mungkin waktu yang diberikan untuk pencarian arsip terlalu pendek;
3. Mungkin juga sarana prasana yang disediakan tidak memadai untuk penyelenggaraan arsip sebagaimana
mestinya;
4. Boleh jadi arsip yang disimpan terlalu banyak.
Kel 4 Penggunaan Komputer dalam Sistem kearsipan & Konsep Dasar Sistem Kearsipan
Elektronik
1. Penggunaan komputer dalam sistem kearsipan
Latar belakang penggunaan komputer
Manajemen kearsipan memiliki tugas utama menyediakan atau melayani kebutuhan informasi bagi personel
organisasi. Informasi yang diperoleh dari arsip tersebut akan digunakan sebagai data dan diolah menjadi
informasi yang sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Hal terpenting dan merupakan
keharusan bagi pengelola arsip adalah bagaimana mereka dapat menyediakan data atau arsip yang diperlukan
dengan cepat dan tepat.
Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat
mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan,
penditribusian, dan perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip disebut
dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronik Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.
Penggunaan media elektronik ini bisa diawali dengan penggunaan mikro film, dan selanjutnya akan dilanjutkan
dengan penggunaan perangkat elektronik seperti komputer.
Kelebihan dan Keterbatasan Komputer :
Beberapa Kelebihan Komputer :
1. Proses pegolahan yang cepat
2. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi
3. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya
Beberapa Keterbatasan komputer :
1. Komputer hanyalah alat
2. Komputer memerlukan program aplikasi
3. Komputer terbatas pada kemampuan algoritmis

Gambaran umum sistem komputer :

1. Hardware (Perangkat Keras), merupakan bagian fisik dari komputer yang dapat ditangkap dan diraba
dengan indera yang manusia miliki.
 Perangkat input, menyediakan informasi kepada sistem komputer dari dunia luar.
* Alat input langsung : keyboard,painting device (mouse, touch screen, lightpen), scanner, sensor, voice
recognizer (microphone).
* Alat input tidak langsung : keypunch yang dilakukan melalui media punched card (kartu plong),
disket atau harddisk
 Perangkat pemrosesan, Central Processing Unit atau yang sering juga disebut Processor, merupakan
pusat pengeksekusi setiap tugas atau perintah baik yang berupa data maupun informasi didalam sistem
komputer.
 Perangkat Output, merupakan piranti yang digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan data oleh
komputer.
* Monitor : merupakan komponen output yang digunakan untuk menampilkan teks atau gambar ke
layar sehingga dapat dinikmati oleh pemakai.
* Printer : alat yang digunakan untuk mencetak keluaran dari proses yang dilakukan komputer baik
tulisan,gambar maupun grafik secara langsung dengan menggunakan media kertas ataupun yang
lainnya.
2. Software (Perangkat Lunak). Program yang berada dalam komponen-komponen,yang mengintegrasikan
komponen-komponen sehingga dapat mengolah data menjadi sebuah informasi.Saat ini pembuatan
perangkat lunak sudah menjadi suatu proses produksi yang sangat kompleks,dengan urutan proses yang
panjang dengan melibatkan puluhan bahkan ratusan orang dalam pembuatannya.
 Perangkat Lunak Sistem Operasi. Sistem operasi yang mengatur seluruh proses yang dilakukan komputer
seperti menterjemahkan masukan, mengatur proses internal, manajemen penggunaan memori dan
memberikan output ke pealatan yang sesuai.
 Perangkat Lunak Bahasa Pemrograman. Merupakan perangkat lunak yang bertugas mengkonversikan
perintah-perinta yang dirancang oleh manusia dalam bentuk algoritma ke dalam format instruksi yang
dapat dijalankan komputer.
  Perangkat Lunak Aplikasi. Merupakan bagian perangkat lunak yang siap pakai. Perangkat ini disebut siap
pakai karena perangkat lunak ini dapat langsung digunakan seorang operator atau pengguna komputer
untuk membantu melaksanakan pekerjaan yang dilakukannya.
3. Brainware,Prosedur Dan Sumber Daya
Brainware merupakan perangkat akal sistem komputer yang dalam hal ini adalah manusia. Manusia
merupakan pengoperasi, pengelola dan bahkan pengembang dari sebuah sistem komputer. Brainware ini
meliputi operator komputer, teknisi komputer, programer, sistem analisis dan pengembang komputer.
 Prosedur merupakan system environment dimana komputer bekerja. Prosedur dibentuk disesuaikan
dengan lingkup pekerjaan sebuah sistem komputer.
 Sumber daya adalah electricity yang merupakan sumber tenaga penggerak dari listrik.

Konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer :

gambar
(*bmp,jpg,dll)
Kearsipan
Map virtual
elektronik
dokumen
(*doc,txt,dll)

1. Kabinet Virtual. Merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada
sistem kearsipan konvensional dan dapat menampung data yang tidak terbatas. Atribut-atribut dalam
kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal sebagai berikut:
 Kode kabinet: akan mencatat kode kabinet seuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
 Nama kabinet: digunakan untuk mencatat nama cabinet seperti misalnya “Surat Masuk” “Surat Keluar”
dan sebagainya.
 Fungsi kabinet: untuk mencatat fungsi kegunaan kabinet.
 Lokasi: untuk mencatat lokasi kabinet.
 Dan lain lain.
2. Map Virtual. Merupakan database yang atribut – atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam system
kearsipan konvensional dan memiliki kemampuan yang tidak terbatas dalam menyimpan dokumen.
Atribut-atribut dalam map virtual ini akan mencatat beberapa hal sebagai berikut:
 Kode map: akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
 Nama Map: digunakan untuk mencatat nama map seperti misalnya “Bgian Keuangan”, “Bagian
Pemasaran: dan sebagainya.
 Lokasi Map
 Keterangan
3. Lembar Virtual
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya antara lain adalah:
 Kode Arsip: akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan peulisan kode arsip perusahaan.
 Nama Arsip: untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.
 Klasifikasi Arsip: digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya : “Penawaran Khusus”,
“Rahasia”, dan sebagainya.
 Tanggal Arsip: untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat.
 Tanggal Terima: mencatat tanggal arsip tersebut diterima.
 Pengirim: untuk mencatat pengirim arsip
 Penerima: untuk mencatat penerima arsip
 Gambar: untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
 Lokasi File: untuk mencatat lokasi file di dalam hard disk.
 Lokasi Fisik: untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.
Pengertian arsip elektronik
 Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai buktitransaksi, aktivitas dan
fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem computer. Adapun dalam Perka ANRI
No.20 tahun 2011 tentang Pedoman Autentifikasi Arsip Elektronik disebutkan bahwa arsip elektronik adalah
arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektonik.
 Arsip elektronik atau arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran
kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik
disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat computer yang dibantu dengan perangkat
scanner kecepatan tinggi.
 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, mendefinisikan informasi
elektronik sebagai satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram,
teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang
memiliki arti atau dapat dipahami orang yang mampu memahaminya.
Yang Menjadi Landasan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
1. Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi Nasional Pembangunan E-Government
yang menyebutkan “Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk
menciptakan kemampuan mengolah, menyalurkan dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik’’
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Pasal 5 ayat (3) yang
menyebutkan “Informasi elektronik dan atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan sistem
elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam undang-undang ini.
3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi Publik.

Pengertian Arsip Dinamis Elektronik dan Sistem Kerasipan Elektronik

• Arsip Dinamis Elektronik
Adalah arsip dinamis yang memiliki format elektronik atau digital, dan memerlukan media tertentu sesuai
dengan bentuk arsipnya untuk membacanya. Penyimpanan file ini dilengkapi dengan database yang akan
membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokkan dan penamaan
file – file hasil alih media
• Sistem kearsipan elektronik
Merupakan suatu sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip atau berkas dengan menggunakan media
elektronik, sehingga surat atau dokumen – dokumen yang diperlukan dengan mudah dan cepat dapat
didistribusikan dan ditemukan kembali apabila sewaktu waktu diperlukan

Syarat Kelengkapan Arsip Elektronik

Untuk memastikan bahwa isi yang terkandung dalam arsip elektronik terjaga dengan baik, maka organisasi
pencipta arsip harus menjamin bahwa setiap arsip elektroniknya mempunyai unsur – unsur bentuk intelektual.
Unsur – unsur tersebut adalah
1. Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan
2. Tempat arsip itu dibuat dan/atau dari mana arsip tersebut dikirim
3. Alamat pengirim
4. Nama atau tanda tangan penulis atau pengarang
5. Alamat penerima
6. Penerima
7. Subjek/perihal
8. Disposisi
Penggunaan arsip elektronik dimungkinkan sebagai alat bukti, sesuai dengan ketentuan berikut :
Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang
sah, sebagaimana dimaksud pada ayat 1 tidak berlaku untuk : Surat yang menurut Undang – Undang harus dibuat
dalam bentuk tertulis; dan surat beserta dokumen yang menurut Undang – Undang harus dibuat dalam bentuk akta
notaris atau akta pejabat yang pembuat akta (UU Republik Indonesia No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik Bab 3 Pasal 5) terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat 4 yang
mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis dan asli, informasi elektronik dan/atau dokumen
elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin
keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan (UU Republik Indonesia No.
11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Bab 3 Pasal 6)
Jenis – jenis Arsip Elektronik
1. File Teks
Teks adalah informasi yang ditulis sebagai frase/kalimat, dihasilkan oleh program pengolah data atau perangkat
lunak lainnya.
2. File Data
Terdiri dari kumpulan karakter yang lebih terstruktur, terbagi atas field dan ruas. Contoh: data karyawan yang
terdiri dari nama, NIP, alamat, dll.
3. File Citra (image)
Merupakan rekod elektronikyang mengandung citra informasi dalam bentuk gambar, termasuk chart, graph
yang diciptakan secara elektronik menggunakan scanner atau program computer untuk desain dan grafis.
4. File Suara
Merupakan rekod elektronik yang mengandung informasi dalam bentuk suara.

Tahapan – tahapan arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional
1. Tahapan pengumpulan bahan. Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempetimbangkan kegunaan
arsip dimana arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas utama, kemudian adalah
arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat. Pertimbangan selanjutnya ialah dari sisi
informasi, semakin penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas
untuk dilayankan
2. Tahapan pemindaian. Dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat
pemindai yaitu scanner
3. Tahapan manipulasi. Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada
aplikasi dengan baik.
4. Tahapan entry data. Tahap dimana data deskrpsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna
dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan
dapat langsung dilihat
5. Tahapan editing dan koreksi. Tahapan terakhir dimana dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip
dan juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang di-entry sudah sesusai dengan arsip elekroniknya.
Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip
Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain:
1. Mudah dioperasikan
2. Tampilan yang menarik
3. Fasilitas pencarian dokumen
4. Pencatatan lokasi fisik dokumen
5. Fasilitas gambar dan suara
6. Keamanan daa
7. Retensi Otomatis
8. Laporan kondisi arsip
9. Bisa terhubung dengan jaringan computer
10. Memungkinkan fasilitas OCR
Kelemahan Pengelolaan Arsip secara Elektronik
 Biaya pengadaan alat-alat dan sistem yang relativ tinggi. Namun besarnya biaya yang digunakan untuk
pengadaan alat-alat elektronik jangan dianggap sebagai beban (cost), melainkan sebagai suatu investasi, dimana
suatu saat akan lebih menguntungkan.
 Kemungkinan dilakukan perubahan informasi atau manipulasi iformasi.
 Ketergantungan terhadap perangkat lunak dan keras yang berkembang pesat. Semakin cepatnya inovasi dan
kemajuan teknologi, memuat media atau alat yang kita miliki cepat using dan ketinggalan jaman.
 Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip elektronik.
 Adanya peluang untuk memanipulasi file.
 Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file
dengan yang lain.
 Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya: karena virus.
Manfaat dari pengelolaan arsip secara elektronik:
 Lebih mudah dalam penyimpanannya. Dengan menggunakan sistem komputerisasi akan memudahkan dalam
penyimpanan dan pengorganisasian file.
 Lebih cepat dan lebih mudah untuk ditemukan. Dengan indek elektronik akan membuat lebih cepat dan lebih
mudah untuk menemukan arsip.
 Lebih aman dan praktis. Arsip elektronik lebih aman dan lebih praktis, sehingga menghemat waktu dalam
menemukan kembali.
 Menghemat tempat. Perlengkapan arsip elektronik hanyalah computer, disk sehinggga tidak memerlukan
tempat yang besar
 Lebih mudah dalam berbagi arsip. Sistem online akan memudahkan berbagi arsip dengan bagian lain untuk
lokasi yang berjauhan sekalipun.
 Lebih mudah dalam penanganan data yang rusak. Sitem pengelolaan arsip elektronik memudahkan untuk
recovery document atau file.