MENATA Volume II, No.

1, Januari-Juni 2019

MANAJEMEN DATA BASE

Oleh: Sesra Budio, Amul Husni Fadlan, Pipi Suhadmida Sari*

Abstrak
Dengan adanya sistem informasi maka suatu organisasi akan berusaha
untuk lebih kompetitif dan efisien yang pada akhirnya menambah nilai
untuk mendapatkan, mengubah dan mendistribusikan informasi dengan
tujuan meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan kirnerja
organisasi dalam mencapai tujuan organsisasinya. Sebuah Sistem
Informasi yang efektif menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu
dan relevan bagi penggunanya sehingga dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, baik dalam
operasional sehari-hari, maupun dalam perencanaan strategis ke masa
depan.
Proses pengambilan keputusan harus dilandasi oleh data dan informasi
yang tepat waktu dan tepat isi agar keputusan yang diambil tepat
sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan pengolahan
data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi
informasi. Data adalah bahan baku informasi dan dikumpulkan dalam
suatu basis-data (database) agar pengumpulan, penyimpanan,
pemeliharaan, pengolahan, dan pengamanannya dapat dilaksanakan
secara efektif dan effisien diperlukan manajemen data, sehingga suatu
informasi tersebut dapat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu,
akurat dan relevan.
Sistem Manajemen Basis Data adalah perangkat lunak yang
mendukung Manajemen data dalam jumlah besar. DBMS menyediakan
akses data yang efisien, kebebasan data, integritas data, keamanan, dan
pengembangan aplikasi yang cepat, mendukung akses bersamaan dan
perbaikan dari kerusakan DBMS (Database Management Systems)
adalah kumpulan program yang mengkoordinasikan semua kegiatan
yang berhubungan dengan basis data.

Kata kunci : Manajemen, Sistem Informasi, Database

PENDAHULUAN
Dalam era global saat ini Sistem Informasi Manajemen merupakan bagian
yang tak terpisahkan dari suatu organisasi dimana sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. Sistem manajemen basis data merupakan perangkat lunak yang

65
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

dapat di gunakan untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola dan mengendalikan

pengaksesan basis data. Tugas dari sistem manajemen basis data adalah menyediakan
lingkungan yang nyaman dan efisien untuk penyimpanan dan pengambilan data dari
basis data. Pengelolaan manajemen basis data membutuhkan suatu perangkat/tools
untuk dapat mengelolanya, sehingga manajemen basis data dapat terus dikelola dan
terus ditingkatkan kinerjanya. Dengan adanya sistem informasi maka suatu organisasi
akan berusaha untuk lebih kompetitif dan efisien yang pada akhirnya menambah nilai
untuk mendapatkan, mengubah dan mendistribusikan informasi dengan tujuan
meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan kirnerja organisasi dalam
mencapai tujuan organsisasinya. Sebuah Sistem Informasi yang efektif menyediakan
informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan bagi penggunanya sehingga dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, baik dalam
operasional sehari-hari, maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan.

Proses pengambilan keputusan harus dilandasi oleh data dan informasi yang
tepat waktu dan tepat isi agar keputusan yang diambil tepat sasaran. Informasi
diperoleh dari pengolahan data, dan pengolahan data dilaksanakan oleh sistem
informasi dengan dukungan teknologi informasi. Data adalah bahan baku informasi
dan dikumpulkan dalam suatu basis-data (database) agar pengumpulan, penyimpanan,
pemeliharaan, pengolahan, dan pengamanannya dapat dilaksanakan secara efektif dan
effisien diperlukan manajemen data, sehingga suatu informasi tersebut dapat menjadi
informasi yang tepat guna, tepat waktu, akurat dan relevan.

Sebagai contoh, suatu institusi akademik harus membangun database

akademik, minimal memuat data mahasiswa, data dosen, data matakuliah, data
ruangan, jadwal, sehingga dapat diperoleh informasi yang tepat tentang
penyelenggaran akademik institusi tersebut. Dengan demikian agar suatu database
yang efektif dapat dibangun, diperlukan pengetahuan dasar tentang database dan juga
Sistem Manajemen Basis Data.

66
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

DATA

Data adalah sekumpulan baris fakta yang mewakili peristiwa yang terjadi
pada organisasi atau pada lingkungan fisik sebelum diolah ke dalam format yang bisa
dimengerti dan digunakan manusia. (Raymon McLeod, Jr ) Data diambil dari bahasa
latin, yang artinya “memberi”. Data adalah fakta yang diberikan, darimana kenyataan
tambahan dapat ditarik menjadi kesimpulan (C.J. Date).

Sedangkan menurut Kenneth C. Laudon. Jane P. Louden ( 2010) Data yaitu

kumpulan fakta-fakta kasar yang menunjukan kejadian yang terjadi dalam organisasi
atau lingkungan fisik sebelum fakta tersebut diolah dan ditata mejadi bentuk yang
dapat dipahami. Kaitan ‘data’ dengan ‘Informasi’ sangat erat sehingga pada
pembicaraan sehari-hari terkadang kita sering menggunakannya untuk suatu hal
serupa walaupun arti sebenarnya berbeda dimana data adalah kumpulan fakta-fakta,
belum diolah dan ditata dan belum dapat dipahami oleh pengguna akhir
sedangkanInformasi adalah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga
memiliki makna tertentu bagi penggunanya.

DATABASE (BASIS DATA)

Basis data dapat didefinisikan sebagai berikut :

1. Kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut ditunjukkan dengan
kunci dari tiap file yang ada untuk digunakan dalam satu lingkup perusahaan,
instansi (Kristanto, 1994).
2. Kumpulan file data yang terorganisasi, terintegrasi, dan bisa dipakai bersama
(C.J Date, 1981)
3. Kumpulan rekaman data berbagai tipe yang memiliki relasi satu sama lain
(Martin, 1977)
4. Sekumpulan data organisasi untuk melayani banyak aplikasi secara efisien
dengan memusatkan data dan mengendalikan redundansi data. (Kenneth C.
Laudon. Jane P. Louden, 2010

67
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

5. Kumpulan dari data yang saling terintegrasi satu dengan yang lainnya
tersimpan dalam perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat
lunak untuk bantuan dalam mengoperasikannya (ICT Database/Data
Resources Management, Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, 2010).

Sistem Basis Data (Database System) adalah sistem terkomputerisasi yang

tujuan utamanya adalah memelihara informasidan membuat informasi tersebut
tersedia saat dibutuhkan (C.J Date, 1981). Sedangkan menurut Dr. Syopiansyah Jaya
Putra, M.Sis (2010) Sistem Basis Data (Database system) adalah suatu informasi
yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-
macam di dalam suatu instansi.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan atau
potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari
jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema
menggambarkan objek yang diwakili suatu basis data dan hubungan di antara objek
tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur
basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan
perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data
(database management system/DBMS).

MANAJEMEN BASIS DATA (DATABASE MANAGEMENT SYSTEM/DBMS)

DBMS (Database Management Systems) adalah kumpulan program yang

meng-koordinasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan basis data (ICT
Database/-Data Resources Management, Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, 2010).
Sedangkan menurut Asep Herman Suyanto (2004), Manajemen Sistem Basis Data
(Database Management System/DBMS) adalah perangkat lunak yang didesain untuk
membantu dalam hal pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar.
DBMS dapat menjadi alternatif penggunaan secara khusus untuk aplikasi, semisal

68
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

penyimpana data dalam file dan menulis kode aplikasi yang spesifik untuk
pengaturannya.

Database Management System (DBMS) atau Sistem Manajemen Basisdata

adalah suatu sistem yang terdiri atas Basis-data dan Perangkat Lunak
(Software/program) yang bertujuan untuk efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan
basis data.

Sistem manajemen basis data (DBMS) terdiri dari perangkat lunak yang dapat
mengatur penyimpanan data. Sehingga memudahkan organisasi untuk memusatkan
data, mengelola data secara efisien dan menyediakan akses data bagi program
aplikasi.

Sebuah DBMS mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan

struktur penyimpanan database organisasi sosial dan pengguna mereka. Hal ini
memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol organisasi pengembangan
database yang luas di tangan Database Administrator (DBAs) dan spesialis lain.

Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan

perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dalam cara yang
terstruktur.

Perkembangan Database Management System (DBMS) Generasi pertama

DBMS didesain oleh Charles Bachman di perusahaan General Electric pada awal
tahun 1960, disebut sebagai penyimpanan data terintegrasi (Integrated Data Store).
Dibentuk dasar untuk model data jaringan yang kemudian distandardisasi oleh
Conference on Data System Languages (CODASYL).

Bachman kemudian menerima ACM Turing Award (Penghargaan semacam

Nobel pada ilmu komputer) di tahun 1973. Dan pada akhir 1960, IBM
mengembangkan sistem manajemen informasi (Information Management System)
DBMS. IMS dibentuk dari representasi data pada kerangka kerja yang disebut dengan
model data hirarki. Dalam waktu yang sama, dikembangkan sistem SABRE sebagai

69
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

hasil kerjasama antara IBM dengan perusahaan penerbangan Amerika. Sistem ini
memungkinkan user untuk mengakses data yang sama pada jaringan komputer.

Kemudian pada tahun 1970, Edgar Codd, di Laboratorium Penelitian di San

Jose, mengusulkan model data relasional. Di tahun 1980, model relasional menjadi
paradigma DBMS yang paling dominan. Bahasa query SQL dikembangkan untuk
basis data relasional sebagai bagian dari proyek Sistem R dari IBM. SQL
distandardisasi di akhir tahun 1980, dan SQL-92 diadopsi oleh American National
Standards Institute (ANSI) dan International Standards Organization (ISO). Program
yang digunakan untuk eksekusi bersamaan dalam basis data disebut transaksi. User
menulis programnya, dan bertanggung jawab untuk menjalankan program tersebut
secara bersamaan terhadap DBMS.

Pada akhir tahun 1980 dan permulaan 1990, banyak bidang sistem basis data
yang dikembangkan. Penelitian pada bidang basis data meliputi bahasa query yang
powerful, model data yang lengkap, dan penekanan pada dukungan analisis data yang
kompleks dari semua bagian organisasi. Beberapa vendor memperluas sistemnya
dengan kemampuan penyimpanan tipe data baru semisal image dan text, dan
kemampuan query yang kompleks. Sistem khusus/spesial dikembangkan oleh banyak
vendor untuk membuat data warehouse, mengonsolidasi data dari beberapa basis
data. Pada tahun 1999, James Gray memenangkan Turing Award untuk kontribusinya
pada manajemen transaksi dalam DBMS.

TUJUAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS).

Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data
bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data
disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan
efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks,
tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui
kompleksitas struktur data. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa
masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data,

70
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit. Jadi tujuan
dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :

1. Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat

sekarang dan masa yang akan datang.
2. Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas operator dan
menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan
data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.
3. Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat
mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.
4. Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, pengubahan,
pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.
Sedangkan fungsi DBMS adalah :
1. Penyimpanan, pengambilan dan perubahan data
2. Katalog yang dapat diakses pemakai
3. Mendukung Transaksi
4. Melayani kontrol concurrency
5. Melayani recovery
6. Melayani autorisasi
7. Mendukung komunikasi data
8. Melayani integrity
9. Melayani data independence
10. Melayani utility.

Manfaat Database Management System (DBMS) Manfaat yang diperoleh dari

penyusunan database adalah :
1. Mengatasi kerangka (redundancy) data.
2. Menghindari terjadinya inkonsistensi data.
3. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
4. Menyusun format yang standar dari sebuah data.

71
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

5. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user).

6. Melakukan perlindungan dan pengamanan data (data security).
7. Menyusun integritas dan independensi data.
Keunggulan dan Kelemahan Database Management System (DBMS)
Keunggulan DBMS antara lain: Mengurangi pengulangan data Manajemen Basis-
Data (DBMS) memiliki berbagai keunggulan dibandingkan dengan pengelolaan data
tanpa DBMS, walaupun tidak terlepas dari beberapa kelemahan.
Keunggulan DBMS antara lain sbb:
Mengurangi duplikasi data atau data redundancy, Menjaga konsistensi dan
integritas data, Meningkatkan keamanan data, Meningkatkan effisiensi dan
effektivitas penggunaan data, Meningkatkan produktivitas para pengguna data,
memudahkan pengguna dalam menggali informasi dari kumpulan data, meningkatkan
pemeliharaan data melalui independensi data, meningkatkan pemakaian bersama dari
data meningkatkan layanan backup dan recovery data, mengurangi konflik antar
pengguna data, Mencapai indenpendensi data, Mengintegrasikan data dari beberapa
file, mengambil data secara cepat, praktis, meningkatkan keamaanan data, Terbaru
(up to date).
Kelemahan DBMS antara lain sbb:
Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi dan
manajemen database agar dapat diperoleh struktur dan relasi data yang optimal,
memerlukan kapasitas penyimpanan baik eksternal (disk) maupun internal (memory)
agar DBMS dapat bekerja cepat dan efisien, harga DBMS yang handal biasanya
sangat mahal, Kebutuhan akan sumber daya (resources) biasanya cukup tinggi,
konversi dari sistem lama ke sistem DBMS terkadang sangat mahal, disamping biaya
pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, diperlukan pula biaya pelatihan,
perangkat lunak yang mahal, memperkrjakan dan mempertahankan DBA.
Konfigurasi perangkat keras yang besar
Data Sub Language DBMS: Subset bahasa yang dipakai untuk operasi
manajemen basis data :

72
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

1. Data Definition Language (DDL) Bahasa yang digunakan dalam mendefinisikan

struktur atau kerangka dari basis data, di dalamnya termasuk record, elemen data,
kunci elemen, dan relasinya
2. Data Manipulation Language (DML) Bahasa yang digunakan untuk menjabarkan
pemrosesan dari basis data, fasilitas ini diperlukan untuk memasukkan,
mengambil, mengubah data. DML dipakai untuk operasi terhadap isi basis data.
Komponen DBMS :
a. Query Processsor merubah bentuk query ke dalam instruksi tingkat rendah
ke database manager
b. Database Manager, menerima query dan menguji skema eksternal dan
konseptual untuk menentukan apakah record-record dibutuhkan untuk
memenuhi permintaan.
c. File Manager manipulasi penyimpanan file dan mengatur alokasi ruang
penyimpanan pada disk
d. DML Preprocessor, merubah perintah DML embedded ke dalam program
aplikasi dalam bentuk fungsi-fungsi yang memanggil dalam host language.
e. DDL Compiler, merubah perintah DDL menjadi kumpulan tabel yang berisi
metadata.
f. Dictionary Manager Mengatur akses dan memelihara data dictionary.

MODEL DATABASE
Sistem manajemen database biasanya dikategorikan menurut model database
yang mereka mendukung, seperti jaringan, model relasional atau objek. Model
cenderung untuk menentukan bahasa queiry yang tersedia untuk mengakses database.
Fungsi dari Model Database ini adalah untuk merepresentasikan data sehingga data
tersebut mudah dipahami. Model Database adalah kumpulan konsep yang terintegrasi
yang menggambarkan data, hubungan antara data dan batasan-batasan data dala suatu
organisasi.
Terdapat dua model data dalam DBMS sebagai berikut :

73
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

1. Model Data Berbasis Objek yaitu suatu model data yang menggunakan
konsep entitas, atribut dan hubungan antar entitas. Jenis model data berbasis
objek yang umum adalah :
a. Entity-relationship
b. Semantic
c. Functional
d. object-oriented
2. Model data berbasis record yaitu Model Data yang terdiri dari sejumlah record
dalam bentuk yang tetap yang dapat dibedakan dari bentuknya. Ada 3 macam
jenis yaitu :
a. Model data relasional (relational)
b. Model data hierarkhi (hierarchical)
c. Model data jaringan (network)

MERANCANG BASIS DATA

Untuk membuat basis data kita harus memahami bubungan diantara data,
jenis data yang akan dipelihara di dalam basis data, bagaimana data tersebut akan
digunakan, dan bagaimana organisasi mengikuti perubahan dalam mengelola data
dalam perspektif keseluruhan organisasi.
Basis Data memerlukan rangcangan konseptual dan rancangan fisik.
Rancangan konseptual atau logis dari sebuah basis data adalah model abstrak dari
basis data sedangkan rancangan fisik memperlihatkan bagaimana basis data tersebut
sebenarnya tersusun pada perangkat penyimpanan data dengan akses yang langsung.
Tantangan dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga
database dapat memenuhi keperluan saat ini dan masa mendatang
Tujuan Merancang Basis Data:
a. Untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara
khusus dan aplikasi-aplikasinya.
b. Memudahkan pengertian struktur informasi

74
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

c. Mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa objek penampilan

(response time, processing time, dan storage space)
d. Sedangkan Proses menciptakan database mencakup 6 fase yaitu :
 Fase 1 : Pengumpulan data dan analisa
 Fase 2 : Perancangan database secara konseptual
 Fase 3 : Pemilihan DBMS
 Fase 4 : Perancangan database secara logika (pemetaan model data)
 Fase 5 : Perancangan database secara fisik
 Fase 6 : Implementasi sistem database
Pengembangan Sistem Pengembangan sistem terdiri atas sederetan
kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan. Ada berbagai
pembagian tahapan dalam pengembangan sistem yaitu:
 Metodologi yang disebut Waterfall atau air terjun yang membagi daur
pengembangan sistem menjadi 6 tahapan: konsepsi, pendahuluan, analisis,
perancangan, implementasi dan pengujian.
 McLeod mengemukakan 4 tahapan: perencanaan, analisis, perancangan dan
implementasi.
 Fabbri dan Schwab membaginya menjadi 5 tahapan : studi kelayakan, rencana
pendahuluan, analisis sistem, perancamgan sistem danimplementasi sistem.

KESIMPULAN

Database merupakan kumpulan dari data yang saling terintegrasi satu dengan
yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan menggunakan
perangkat lunak untuk bantuan dalam mengoperasikannya.
Database merupakan komponen dasar dari sebuah sistem informasi dan
pengembangan serta penggunaannya sebaiknya dipandang dari perspektif kebutuhan
organisasi yang lebih besar. Oleh karena itu siklus hidup sebuah system informasi
organisasi berhubungan dengan siklus hidup sistem database yang mendukungnya.
Sistem Manajemen Basis Data adalah perangkat lunak yang mendukung
Manajemen data dalam jumlah besar. DBMS menyediakan akses data yang efisien,

75
 MENATA Volume II, No. 1, Januari-Juni 2019

kebebasan data, integritas data, keamanan, dan pengembangan aplikasi yang cepat,
mendukung akses bersamaan dan perbaikan dari kerusakan
DBMS (Database Management Systems) adalah kumpulan program yang
mengkoordinasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan basis data.
Tujuan Merancang Basis Data adalah untuk memenuhi informasi yang
berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasi-aplikasinya.,
memudahkan pengertian struktur informasi serta mendukung kebutuhan-kebutuhan
pemrosesan dan beberapa obyek penampilan (response time, processing time, dan
storage space).

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Raymond McLeod,Jr. 2001. Sistem Informasi Edisi 7 Jilid 2 . Prenhallindo. Jakarta

Humadiana, Evi indriani. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha

Ilmu

Gordon B. Davis. 1992. Kerangka Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Pressindo.

Edhy Sutanta. 2003. Sistem Informasi Manajemen . Graha Ilmu. Yogyakarta

76