RAPAT
Mempersiapkan pertemuan/rapat
Menyelenggarakan pertemuan/rapat
Membuat catatan hasil pertemuan/rapat
Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat
Bisnis Manajemen
Menurut Kamus Bahasa Indonesia
edisi ke-2 terbitan balai pustaka
Berdasarkan Sifat
Rapat Formal
Rapat Informal
Rapat Terbuka
Rapat Tertutup
Berdasarkan Jangka Waktu
Rapat Mingguan
Rapat Bulanan
Rapat Semester
Rapat Tahunan
Berdasarkan Frekuensi
Rapat Rutin
Rapat Insidental
Berdasarkan Nama
Rapat Kerja
Rapat Dinas
Musyawarah Kerja
Syarat-Syarat Rapat
Persiapan Rapat
Pelaksanaan Rapat
Persiapan Rapat
Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
Penentuan Tempat
Akomodasi
Konsumsi
Media/Peralatan
Pelaksanaan Rapat
Suasana Rapat berlangsung terbuka
Peserta Rapat berpartisipasi aktif
Adanya kendali dari ketua rapat
Hindarkan debat kusir
Bahasa harus komunikatif
Hindarkan monopoli ketika berbicara
Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
Adanya Notulen
Acara Rapat
Media Rapat
Waktu
Unsur-unsur rapat
Tujuan Rapat
Masalah yang akan dibicarakan
Pemimpin Rapat
Peserta Rapat
Media Rapat
Notulis
1. Tujuan Rapat
3. Pemimpin Rapat
a. Tipe otoriter
b. Tipe demokratis
c. Tipe laissez-faire
6. Notulis
Notulis adalah seseorang yang menulis
Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan
Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
Bisnis dan Manajemen
Teknik Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan rapat
2. Pelaksanaan Rapat
3. Pelaporan
4. Sarana Komunikasi/bahasa
1. Persiapan rapat
Persiapan administrasi
Persiapan ruangan
Persiapan akomodasi konsumsi
Kesehatan dan keamanan
Perencanaan Udara
Mengatasi udara yang panas dan lembab itu
perlu memperhatikan :
Mengatur suhu udara dalam ruang kerja
dengan alat AC.
Mengusahakan udara yang cukup dalam
ruang kerja.
Mengatur pakaian kerja yang sebaik-
baiknya dipakai oleh para pekerja.
Penataan Suara
Suara-suara bising dan gaduh dapat
menggangu konsentrasi kerja karena dapat
menggangu pikiran orang yang bekerja
sehingga mempengaruhi hasil kerjanya.
Untuk mengatasinya, diantaranya:
Langit-langit/dinding ruangan
menggunakan lapisan penyadap suara.
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang
tertutup rapat.
Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang
tidak banyak mengeluarkan suara.
Teknik Menyusun Undangan Rapat
Surat Undangan resmi
Surat Undangan tidak resmi
Surat Undangan setengah resmi
Surat Undangan Resmi
Surat Undangan yang dibuat oleh suatu
organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar
orang-orang atau Organisasi yang diundang
dapat menghadiri acara yang
diselenggarakan oleh pihak yang
mengundang.
Contoh : Undangan Rapat dinas
Surat Undangan tidak resmi
Surat Undangan yang dibuat oleh
perorangan mewakili dirinya sendiri agar
pihak yang diundang dapat hadir dalam
acara yang diselenggarakan oleh yang
mengundang.
Contoh : Undangan Pernikahan,
Khitanan, dan Syukuran.
Surat Undangan Setengah Resmi
Surat Undangan yang dikeluarkan oleh
suatu Organisasi untuk acara yang bersifat
tidak resmi.
Contoh : Halal bihalal dan
Ulang tahun Perusahaan
Syarat Penulisan Bahasa Surat
Nada bahas surat harus tepat
- Hindari kata-kata atau kalimat
majemuk
- Perhatikan aturan tata bahasa
- Terapkan sopan santun penulisan
bahas surat yang lazim
Agenda
Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun
Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat
Acara
Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam
rapat dan perundingan)
Rapat
Pertemuan untuk membicarakan
sesuatu
Sidang untuk membahas masalah yang
berkenaan dengan bidang pekerjaan yang
dihadapi
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
agenda rapat :
Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
acara rapat :
Acara disusun sesuai dengan pokok
permasalahan
Urutan acara rapat terdiri dari :
Pembukaan
Pengarahan dari pemimpin rapat
Pelaksanaan rapat
Pembawa acara membacakan hasil rapat
Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat
Contoh Agenda Rapat
Pertemuan para eksekutif muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya
Contoh Susunan Acara Rapat
Acara :
1. Pembukaan diawali dengan doa
2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat
3. Pengarahan Rapat
4. Perkenalan produk baru
5. Tanggapan dan tanya jawab
6. Pembagian kelompok kerja
7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
8. Cara pemasaran produk/promosi
9. Pembagian wilayah pemasaran
10. Persiapan promosi
11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat
12. Kesimpulan rapat
13. Penutup diakhiri dengan doa
14. Pemberitahuan rapat selanjutnya
Contoh Isi Surat Undangan Rapat
Dengan hormat,
Kalimat Penutup
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup
pembicaraan, yaitu :
- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang
singkat
- Berisi anjuran kepada pendengar
- Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
- Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum,
bahkan tertawa
- Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,
kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.
Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang
pemimpin rapat, antara lain :
Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan
yang luas
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
jalannya rapat
Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur,
berwibawa, dan tegas
Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas
jalannya rapat
Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam
mencapai tujuan rapat
Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat
memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan
Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur
perusahaan dan tata cara pertemuan
Teknik Mengajukan Pendapat
Macam-macam notula
- Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara
kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat
tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
- Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang
pembicaraan dalam rapat
Fungsi Notula
Sebagai dokumen dan alat bukti
Sebagai sumber informasi untuk peserta
yang tidak hadir
Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
Sebagai dokumen
Sebagai alat untuk rapat semu
Isi notula
rapat
Susunan acara rapat
Ringkasan jalanya rapat
Hasil rapat
Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat
Catatan khusus
Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
KD3. Membuat Catatan Hasil Pertemuan
NOTULA
Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan
Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006
Hari : Senin
Tanggal : 24 April 2006
Jam : 09.00 – 12.30 WIB
Tempat : Ruang Serba Guna
Peserta Rapat:
1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta
2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan
3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang
4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta\
5. Ferry Yulmarino
6. Abe Susanto
7. Tim Beasiswa Unggulan
Hasil Rapat:
8. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa
mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin
Bisnis dan Manajemen
Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan
Hasil Rapat:
1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa
mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin
Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan
Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undang
kembali mengenai Progress beasiswa ini.
Pemimpin Rapat, Notulis,