MENGELOLA PERTEMUAN /

RAPAT
Mempersiapkan pertemuan/rapat
Menyelenggarakan pertemuan/rapat
Membuat catatan hasil pertemuan/rapat
Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat
Bisnis Manajemen
 Menurut Kamus Bahasa Indonesia
edisi ke-2 terbitan balai pustaka

Rapat adalah pertemuan (kumpulan)

untuk membicarakan sesuatu sidang
majelis

Bisnis dan Manajemen

Tujuan Rapat :

• Untuk memecahkan suatu masalah.

• Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
• Sebagai alat koordinasi

Bisnis dan Manajemen

Jenis-jenis Rapat

 Rapat Berdasarkan Tujuan :

 Rapat Berdasarkan sifat
 Rapat Berdasarkan jangka waktu
 Rapat Berdasarkan Frekuensi
 Rapat Berdasarkan Saluran hubungan
 Rapat berdasarkan pelaksanaannya

Bisnis dan Manajemen

Berdasarkan Tujuan
 Rapat Penjelasan
 Rapat Pemecahan Masalah
 Rapat Perundingan

Berdasarkan Sifat
 Rapat Formal
 Rapat Informal
 Rapat Terbuka
 Rapat Tertutup
Berdasarkan Jangka Waktu
 Rapat Mingguan
 Rapat Bulanan
 Rapat Semester
 Rapat Tahunan

Berdasarkan Frekuensi
 Rapat Rutin
 Rapat Insidental
 Berdasarkan saluran hubungan
 Rapat Vertikal
 Rapat Horizontal

Berdasarkan pelaksanaan
 Rapat kerja terpimpin
 Rapat kerja terbuka
Syarat-Syarat Rapat

 Persiapan Rapat

 Pelaksanaan Rapat
 Persiapan Rapat
 Pembutan Agenda rapat dan susunan acara
Rapat
 Menentukan peserta rapat
 Membuat undangan rapat
 Membuat daftr hadir rapat
 Mempersiapkan bahan rapat
 Peralatan & perlengkapan rapat
 Penentuan Tempat
 Akomodasi
 Transportasi
 Konsumsi
 Pelaksanaan Rapat
 Pertemuan/rapat
a. Membuka rapat
b. Proses rapat
c. Penutupan rapat

 Kepemimpinan rapat
 Fungsi pimpinan rapat
 Tipe-tipe peserta rapat
 Fungsi peserta rapat
 Pengendalian rapat
Unsur-unsur rapat
 Tujuan Rapat
 Masalah yang akan dibicarakan
 Pemimpin Rapat
 Peserta Rapat
 Media Rapat
 Notulis
1. Tujuan Rapat

 Untuk memecahkan suatu masalah.

 Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
 Sebagai alat koordinasi antar intern atau
antar ekstern.

Bisnis dan Manajemen

2. Masalah yang akan dirapatkan
Permasalah meliputi permasalahan ringan,
sedang dan berat yang memerlukan penanganan
dengan sesegera mungkin dan ada pula yang
dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi
adapula salah satu cara dengan mengadakan
rapat.

3. Pemimpin Rapat
a. Tipe otoriter
b. Tipe demokratis
c. Tipe laissez-faire

Bisnis dan Manajemen

4. Peserta Rapat
a. Sifat atau karakter peserta rapat
1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara
3) Tipe pendengar
4) Tipe pemberi semangat
5) TIpe inisiatif
6) Tipe pemberi informasi
7) Tipe penyerangan
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima hasil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin
Bisnis dan Manajemen
5. Media Rapat
a. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
b. Lampu penerangan
c. Flip chart
d. Sound system
e. Alat tulis
f. OHP, komputer dll,.

6. Notulis
Notulis adalah seseorang yang menulis
Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan
Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
Bisnis dan Manajemen
Teknik Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan rapat
2. Pelaksanaan Rapat
3. Pelaporan
4. Sarana Komunikasi/bahasa
1. Persiapan rapat
 Persiapan administrasi
 Persiapan ruangan
 Persiapan akomodasi konsumsi
 Kesehatan dan keamanan

Bisnis dan Manajemen

2. Pelaksanaan rapat
 Pembukaan rapat
 Pembagian tugas
 Rapat kelompok
 Rapat pleno
 Perumusan
 Reproduksi

Bisnis dan Manajemen

3. Pelaporan
 Pelapor
 Penerima laporan
 Bahan yang dilaporkan

4. Sarana komunikasi (bahasa)

 Paragraf yang runtut
 Kalimat yang efektif

Bisnis dan Manajemen

Keperluan Rapat
 Bahan
 Alat Tulis dan Perlengkapan
 Akomodasi

Bisnis dan Manajemen

 Bahan
 Notula yang merupakan hasil dari rapat
sebelumnya
 Makalah yang akan dibahas dalam rapat
 Peraturan-peraturan yang diperlukan
 Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah,
media cetak/elektronik.

Bisnis dan Manajemen

 Alat Tulis dan Perlengkapan
 Pensil, Bolpoin, Penghapus
 Map beserta isinya yaitu, kertas HVS,
Jadwal rapat, dokumen –dokumen
sehubungan dengan masalah yang akan
dibahas untuk dibaca para peserta rapat
 Komputer/Laptop
 Sound System
 Overhead Proyektor (OHP)
 Video
 Tape Recorder
 White Board
 Camera
Bisnis dan Manajemen
 Akomodasi dan Konsumsi
 Hotel/Penginapan
 Transportasi
 Makanan dan Minuman
 MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

Macam-macam Tata Ruang Rapat

 Perencanaan Cahaya
 Perencanaan Warna
 Perencanaan Udara
 Penataan Suara
 Perencanaan Cahaya

Cahaya Penerangan yang cukup merupakan

pertimbangan yang penting dalam tata
ruang kantor. Kerugian dari kurangnya
cahaya menimbulkan ketegangan otot,
kelellahan mata, serta kesalahan dalam
bekerja, karena suksesnya pekerjaan
kantor memerlukan penerangan cahaya
yang baik.
 Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia

 Cahaya Langsung
 Cahaya Setengah Langsung
 Cahaya Tidak Langsung
 Cahaya Setengah tidak Langsung
 Perencanaan Warna
Warna merupakan faktor penting untuk
memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna
akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka
seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai,
tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan
menyenangkan.
Para ahli membedakan tiga warna pokok :
• Warna merah menggambarkan panas dan
kegembiraan
• Warna kuning menggambarkan kehangatan
matahari berfungsi untuk merangsang mata dan
syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira
• Warna biru merupakanwarna langit dan samudera
yang menggambarkan ketentraman.
 MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

Perencanaan Udara

Mengatasi udara yang panas dan lembab itu

perlu memperhatikan :
 Mengatur suhu udara dalam ruang kerja
dengan alat AC.
 Mengusahakan udara yang cukup dalam
ruang kerja.
 Mengatur pakaian kerja yang sebaik-
baiknya dipakai oleh para pekerja.
 Penataan Suara
Suara-suara bising dan gaduh dapat
menggangu konsentrasi kerja karena dapat
menggangu pikiran orang yang bekerja
sehingga mempengaruhi hasil kerjanya.
Untuk mengatasinya, diantaranya:
 Langit-langit/dinding ruangan
menggunakan lapisan penyadap suara.
 Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang
tertutup rapat.
 Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang
tidak banyak mengeluarkan suara.
Teknik Menyusun Undangan Rapat
 Surat Undangan resmi
 Surat Undangan tidak resmi
 Surat Undangan setengah resmi
 Surat Undangan Resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh suatu

organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar
orang-orang atau Organisasi yang diundang
dapat menghadiri acara yang
diselenggarakan oleh pihak yang
mengundang.
Contoh : Undangan Rapat dinas
 Surat Undangan tidak resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh

perorangan mewakili dirinya sendiri agar
pihak yang diundang dapat hadir dalam
acara yang diselenggarakan oleh yang
mengundang.
Contoh : Undangan Pernikahan,
Khitanan, dan Syukuran.
 Surat Undangan Setengah Resmi

Surat Undangan yang dikeluarkan oleh

suatu Organisasi untuk acara yang bersifat
tidak resmi.
Contoh : Halal bihalal dan
Ulang tahun Perusahaan
Syarat Penulisan Bahasa Surat
 Nada bahas surat harus tepat
- Hindari kata-kata atau kalimat
majemuk
- Perhatikan aturan tata bahasa
- Terapkan sopan santun penulisan
bahas surat yang lazim

 Penggunaan Kalimat Sederhana

- Susunan Kata yang teratur yang menyatakan suatu
pengertian. Kalimat yang dikehendaki singkat
tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa yang
benar, tidak panjang atau berulang-ulang,
sehingga mudah dipahami oleh pembaca.
 Rumusan Isi Surat
Isi Surat harus jelas dan sopan yang dirumuskan
secara singkat dibagian hal atau perihal.

 Kejelasan Makan
- Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang
lazim (tidak umum) dan kalimat yang
berbelit-belit.
- Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang
sederhana dan ungkapan yang wajar, serta
tulisan yang jelas dan benar.
- Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat
serta gunakan singkatan yang sudah biasa
dipakai
Pengaturan Alinea
 Untuk Mengetahui dari Instansi
mana surat tersebut dikirimkan.
 Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan,
dan tahun surat dikeluarkan.
 Untuk mengetahui tentang atau perihal
surat dikirimkan
 Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan
keinginan pengirim.
 Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan
penanggung jawab surat.
 Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang
dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
Penempatan bagian-bagian surat
• Kepala Surat
• Pembukaan
• Isi Surat
• Penutup
 Kepala Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama

Instansi/Lembaga, alamat
instansi/lembaga, nomor telepon, lambang
instansi, dan lain-lain.
 Pembukaan
 Tanggal surat, bulan, dan tahun
 Nomor surat, membuat nomor surat
dibuat/dikeluarkan
 Lampiran
 Hal/Perihal
 Nama dan alamat surat yang
dikehendaki oleh penulis/pembuat
surat
 Salam Pembuka
 Isi Surat/tubuh surat

Merupakan uraian lengkap dan jelas

tentang masalah yang menyebabkan surat
itu dibuat dan dikirimkan. Biasanya
dituangkan kedalam alinea pembuka, alinea
isi dan alinea penutup.
 Penutup

Penutup surat terdiri dari :

 Salam Penutup
 Tanda tangan pejabat
 Teknik menyusun agenda
dan acara rapat

Teknik
 Pengetahuan dan kepandaian membuat
sesuatu
 Cara sistematis mengerjakan sesuatu

Agenda
 Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun
 Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat
 Acara
Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam
rapat dan perundingan)

Rapat
 Pertemuan untuk membicarakan
sesuatu
 Sidang untuk membahas masalah yang
berkenaan dengan bidang pekerjaan yang
dihadapi
 Yang harus diperhatikan dalam menyusun
agenda rapat :
 Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
 Mengetahui tema dan tujuan rapat
 Mengetahui keadaan calon peserta rapat
 Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
 Mengetahui peralatan yang akan digunakan
 Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
 Mengetahui keadaan ruang rapat
 Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
 Mengetahui tata tertib rapat
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
acara rapat :
 Acara disusun sesuai dengan pokok
permasalahan
 Urutan acara rapat terdiri dari :
 Pembukaan
 Pengarahan dari pemimpin rapat
 Pelaksanaan rapat
 Pembawa acara membacakan hasil rapat
 Mengetahui dan menguasai masalah yang
dibicarakan
 Mengetahui tema dan tujuan rapat
 Mengetahui keadaan calon peserta rapat
 Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan
pelaksanaan rapat
 Mengetahui peralatan yang akan digunakan
 Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
 Mengetahui keadaan ruang rapat
 Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
 Mengetahui tata tertib rapat
Contoh Agenda Rapat
Pertemuan para eksekutif muda
Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan
pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya
Contoh Susunan Acara Rapat

Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru

Perusahaan
Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E.

Acara :
1. Pembukaan diawali dengan doa
2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat
3. Pengarahan Rapat
4. Perkenalan produk baru
5. Tanggapan dan tanya jawab
6. Pembagian kelompok kerja
7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok
8. Cara pemasaran produk/promosi
9. Pembagian wilayah pemasaran
10. Persiapan promosi
11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat
12. Kesimpulan rapat
13. Penutup diakhiri dengan doa
14. Pemberitahuan rapat selanjutnya
Contoh Isi Surat Undangan Rapat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan

diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin/11 Juli 2004
Waktu : Pukul 1O.OO
Tempat : Grand Mahakam
Jl. Pattimura IV Jakarta
Acara : Rapat kerja bagi Guru dan
Tata Usaha

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran

Bapak/Ibu tepat pada waktunya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

 Cara menyusun Proposal, yaitu sebagai
berikut :
 Kata Pengantar
 Pendahuluan
 Maksud dan tujuan
 Jenis kegiatan
 Rencana Kerja
 Lokasi atau tempat kegiatan
 Waktu kegiatan
 Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia
pelaksanaan kegiatan
 Dana
 Harapan
 Lampiran-lampiran
KD 2. Menyelenggarakan Pertemuan
INDIKATOR 2.1 Pertemuan dipimpin menurut prosedur perusahaan
dan tata cara pertemuan
2.2 Hubungan antar pribadi dan gaya komunikasi dipakai
agar dapat membuka dan mendorong adanya komuniksi yang baik
2.3 Kesepakatan mengenai tujuan dan
penyelenggaraan pertemuan dapat tercapai
2.4 Gagasan dan informasi disampaikan jelas dan
lengkap
2.5 Seluruh peserta diberi kesempatan untuk memberi
gagasan
2.6 Pertemuan dikelola secara terarah agar tujuan
tercapai
2.7 Waktu pertemuan yang akan diselenggarakan
berikutnya telah disetujui dan didasarkan pada kesepatan peserta
2.8 Notulen dicatat dengan benar

MATERI - Pengelolaan pertemuan

- Etika pertemuan

KEGIATAN - Menjelaskan membuka dan menutup rapat

PEMBELAJARAN - Menjelaskan teknik memimpin rapat
- Menjelaskan teknik mengajukan pendapat
- Memahami tata tertib rapat
- Menjelaskan teknik menyusun notula dan resume
rapat
- Menerapkan teknik membuka, memimpin,
mengajukan pendapat, dan menyusun notula dan resume rapat dengan
benar
- Mempraktrekkan penyelenggaraan rapat
- Membuat notula dan menyusun resume rapat
Teknik Membuka dan Menutup rapat
Teknik Membuka rapat
 Kalimat pembuka harus menarik
 Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan
motivasi para pendengar secara cermat
 Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang
materi/topik yang akan dibahas
 Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari
pembicaraan
 Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik
perhatian para pendengar
 Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :
- Penggunaan data
- Anekdot
- Membuat Pertanyaan
- Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa
- Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari
kitab suci
 Teknik Menutup Rapat
 Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi
garis besar isi atau topik yang telah dibahas.

 Kalimat Penutup
Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup
pembicaraan, yaitu :
- Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang
singkat
- Berisi anjuran kepada pendengar
- Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar
- Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum,
bahkan tertawa
- Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair,
kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.
Teknik Memimpin Rapat
Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang
pemimpin rapat, antara lain :
 Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan
yang luas
 Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
jalannya rapat
 Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur,
berwibawa, dan tegas
 Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas
jalannya rapat
 Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam
mencapai tujuan rapat
 Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat
memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan
 Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur
perusahaan dan tata cara pertemuan
Teknik Mengajukan Pendapat

Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai

berikut :
 Pertanyaan Langsung
 Pertanyaan Umum
 Pertanyaan Terbuka
 Pertanyaan Mengembalikan
 Pertanyaan dipindahkan
 Pertanyaan Faktual
 Pertanyaan Retoris
 Pertanyaan Penghargaan
 Leading Question
Tata Tertib Rapat

Secara garis besar, isi tata tertib rapat

antara lain sebagai berikut :
1. Peraturan sebelum rapat dimulai
a. Peserta rapat hadir tepat waktu
b. Peserta rapat mengisi daftar hadir
c. Peserta rapat membawa perlengkapan atau
peralatan sesuai dengan isi surat undangan
d. Bila tidak dapat hadir ada pemberitahuan
e. Mengenakan pakaian sesuai dengan
pemberitahuan dalam surat undangan
2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan
a. Mematuhi aturan main rapat yang telah
ditentukan
b. Tata tertib berbicara, bersikap
c. Tata tertib bertanya
d. Tata tertib mengerjakan tugas
perorangan/kelompok
e. Tata tertib istirahat/makan/minum

3. Peraturan pada saat selesai rapat

a. Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu
b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya
Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat
 Pengertian Notula
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

 Macam-macam notula
- Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara
kata demi kata dari seluruh pembicaraan dalam rapat
tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.
- Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang
pembicaraan dalam rapat
Fungsi Notula
 Sebagai dokumen dan alat bukti
 Sebagai sumber informasi untuk peserta
yang tidak hadir
 Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
 Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
 Sebagai dokumen
 Sebagai alat untuk rapat semu
Isi notula

 Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau

yang menyelenggarakan rapat.
 Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat
 Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa
 Pemimpin dan notulis rapat
 Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir
 Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin

rapat
 Susunan acara rapat
 Ringkasan jalanya rapat
 Hasil rapat
 Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat
 Catatan khusus
 Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
KD 3. Membuat Catatan Hasil Pertemuan

INDIKATOR 3.1 Catatan hasil rapat diketik

secara benar
3.2 Hasil catatan tercatat
diberikan kepada bagian-
bagian yang bersangkutan

MATERI - Hasil Notulen

KEGIATAN - Dapat mencatat hasil

PEMBELAJARAN pertemuan
- Mengetik secara benar hasil
pertemuan

Bisnis dan Manajemen

 CONTOH PENYUSUNAN NOTULA

NOTULA
Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan
Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006

Hari : Senin
Tanggal : 24 April 2006
Jam : 09.00 – 12.30 WIB
Tempat : Ruang Serba Guna

Ketua : Ketua Jurusan

Sekretaris : Sekretaris Jurusan
Hadir : 24 peserta
Tidak Hadir : 4 peserta
Acara :
 Pembukaan
 Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan
 Pemilihan Calon Ketua Jurusan
 Tanya jawab dan lain-lain
 Penutup

Bisnis dan Manajemen

Risalah Pembicaraan
Acara ke-1:
 Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan
 Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir
 Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan
Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan
 Syarat-syarat calon Ketua Jurusan
 prosedur pencalonan
 Prosedur pertimbangan
 Prosedur penetapan
 Pemilihan
Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan
Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06
Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu:
 Dra. Hana Hasana
 Dra. Nina Karmil
 Drs. Pujo Hartono
a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan
b. Dra. Nina Karmila, dan
c. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan
Tampilan
Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain
• Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan
• Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang.

Acara ke-5: Penutup

Tepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan
ucapan terima kasih.

Mengetahui dan mengesahkan

Bandung, 24 April 2006
Ketua
Sekretaris

Drs. Yudiferi
Dra.Shadana
NIP. 130777841
NIP. 131567321
 NOTULA RAPAT
BPKLN
Tanggal : 23 Mei 2007 Lokasi : Ruang Sidang BPKLN 602 Lt. 6
Hari : Rabu Acara : TAWARAN BEASISWA DARI PEMERINTAH
Jam : 14.00 s.d selesai

Peserta Rapat:
1. Agus. S. Surtobroto dari FIK Universitas Negeri Yogyakarta
2. Budi Valianto dari FIK Universitas Negeri Medan
3. Khairuddin dari FIK Universitas Negeri Padang
4. Tedi Cahyono dari FIK Universitas Negeri Jakarta\
5. Ferry Yulmarino
6. Abe Susanto
7. Tim Beasiswa Unggulan

Hasil Rapat:
1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin Pertanian
dan 1 beasiswa kedokteran Hewan
2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk informasi
mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021-3812982.
3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar
negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.
4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara
Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) dengan Universitas di Kuba.
5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan dengan ditujukan ke
Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN.
6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta mengenai informasi beasiswa.

Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undang kembali mengenai Progress beasiswa ini.

Pemimpin Rapat, Notulis,

(Ade Susanto) (Carolina)

Bisnis dan Manajemen

Hasil Rapat:
1. Tawaran Beasiswa pemerintah Kuba terdiri dari 10 beasiswa
mengenai Pendidikan Olahraga, 1 beasiswa Teknik Mesin
Pertanian dan 1 beasiswa kedokteran Hewan

2. Untuk Beasiswa Pendidikan Olahraga, pengajuan dapat

dikirimkan kepada Sekretaris Beasiswa Unggulan. Untuk
informasi mengenai biaya Pendidikan dan biaya hidup dapat
menghubungi Kedutaan Besar Kuba di Jakarta, Telp. 021-
3812982.

3. Jika ada kendala mengenai biaya maka dapat memanfaatkan

beasiswa olahragawan atau subsidi atlet untuk berlatih ke luar
negeri (bila beasiswa tidak seluruhnya terserap oleh atlet) atau
dengan subsidi keberangkatan ke Luar Negeri max. US $ 500.

4. Beasiswa unggulan juga memberikan beasiswa pendidikan bagi

olahragawan melalui Program Double Degree U to U antara
Universitas di Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang
lain) dengan Universitas di Kuba.
5. Bagi Pelatnas berprestasi yang sedang sekolah tetapi
belum mengajukan permohonan beasiswa pendidikan
dengan ditujukan ke Dikti tetapi tembusan ke Biro PKLN.

6. Segera kontak dengan Kedutaan Besar Kuba di Jakarta

mengenai informasi beasiswa.

Saran kepala:
Sekitar tanggal 15-20 Juni 2007 akan di undang
kembali mengenai Progress beasiswa ini.

Pemimpin Rapat, Notulis,

(Ade Susanto) (Carolina)

KD 4. MENDISTRIBUSIKAN HASIL
PERTEMUAN
INDIKATOR 4.1 Dokumen yang dihasilkan dari pertemuan dibuat
dengan benar dan didistribusikan
4.2 Staff lain diberi informasi mengenai hal pertemuan
4.3 Pekerjaan yang dihasilkan dari pertemuan
dimasukan kedalam jadwal kerja yang telah ada dengan
memperhatikan prioritas dan dilaksanakan
sebagaimana mestinya

MATERI - Alat dan mesin pengganda

- Cara penggandaan
- Cara penggunaan atau pendistribusian hasil
pertemuan

KEGIATAN - Dapat memahami alat mesin pengganda

PEMBELAJARAN - Menjelaskan cara penggandaan
- Menjelaskan cara pengiriman
- Menjelaskan penulisan buku atau lembar ekspedisi
- Mempraktekkan penggandaan notulen dengan
mesin penggandaan
- Mempraktekkan pengiriman notula dengan fax, e-
mail, pos keliling dan buku ekspedisi

Bisnis dan Manajemen

Mesin Pengganda
 Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya :
- Hidupkan mesin dengan menekan tombol
On
- Letakkan kertas pada kaca tempat foto
copy dengan bagian tepi atas menempel
pada garis skala pada posisi yang tepat di
- Tekan tombol pengatur hasil copy
- Tekan tombol jumlah penggandaan yang
dikehendaki
- Tekan tombol start
- Jika sudah selesai tekan tombol Off
 Mesin Stencil, cara penggunaannya :

- Sediakan kertas yang akan diduplikasikan

ditempat yang telah disediakan yang berada
disebelah Up and down Botton
- Tekan tombol power yang berada di bawah
- Naikkan tombol Up and down Button yang berada
disebelah tombol power
- Letakkan master ditempat yang telah disediaka,
kemudian sesuaikan ukuran master tersebut
- Tekan tombol untuk memilih penduplikasian foto
atau tulisan kemudian tombol menu utama. menu
utama terbagi menjadi :
a. Zoom (max 140 %)
b. Organize Size (B4, A4, B5, A5, dan Post)
c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark, soft,
normal)
- Setelah selesai pemilihan menu untuk kembali ke
pengaturan awal tekan menu utama hingga tertera
tulisan osht 1 set….%
- Kemudian tekan tombol untuk memasukkan
master yang akan diduplikasi
Mengirim Notula
 Mesin Faximile
1. Pastikan faximile berada dalam posisi
menyala
2. Letakkkan kertas pada feeder atau
posisi system pengiriman (kertas
terbalik)
3. Tekan tombol tujuan, tunggu sampai
terdengar bunyi beep….beep….
4. Tekan tombol start atau copy, maka
dengan otomatis dokumen yang dikirim akan
sampai ke tujuan
 E-mail
1. Login ke account email anda, gunakan
link berikut : http//mail.yahoo.co.id
a. Sign In Yahoo Mail
b. Masukkan Yahoo ID dan Password
c. Klik tombol Sign In
2. Ada beberapa bagian menu yang
nampak pada halaman Yahoo Mail
3. Klik tombol New (untuk memulai
membuat pesan/message)
 E-mail
1. Login ke account email anda, gunakan
link berikut : http//mail.yahoo.co.id
a. Sign In Yahoo Mail
b. Masukkan Yahoo ID dan Password
c. Klik tombol Sign In
2. Ada beberapa bagian menu yang
nampak pada halaman Yahoo Mail
3. Klik tombol New (untuk memulai
membuat pesan/message)
 E-mail
1. Login ke account email anda, gunakan
link berikut : http//mail.yahoo.co.id
a. Sign In Yahoo Mail
b. Masukkan Yahoo ID dan Password
c. Klik tombol Sign In
2. Ada beberapa bagian menu yang
nampak pada halaman Yahoo Mail
3. Klik tombol New (untuk memulai
membuat pesan/message)
 E-mail
1. Login ke account email anda, gunakan
link berikut : http//mail.yahoo.co.id
a. Sign In Yahoo Mail
b. Masukkan Yahoo ID dan Password
c. Klik tombol Sign In
2. Ada beberapa bagian menu yang
nampak pada halaman Yahoo Mail
3. Klik tombol New (untuk memulai
membuat pesan/message)
 E-mail
1. Login ke account email anda, gunakan
link berikut : http//mail.yahoo.co.id
a. Sign In Yahoo Mail
b. Masukkan Yahoo ID dan Password
c. Klik tombol Sign In
2. Ada beberapa bagian menu yang
nampak pada halaman Yahoo Mail
3. Klik tombol New (untuk memulai
membuat pesan/message)