MAKALAH

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

IDENTIFIKASI DAN UPAYA MENGATASI MASALAH

DALAM KASUS KEBAKARAN DI GEDUNG ARSIP

KANTOR SYAHBANDAR TANJUNG PERAK

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK 5

ANIS NABILA 7212144001

ANNA MAYASARI MANIK 7213144011

CLAUDIA SWENSION GIRSANG 7212444005

FARHAN SANDY NAUFAL 7213344022

IMELDA SIDABUTAR 7212344003

DOSEN PENGAMPU : Dra. SRI MUTMAINNAH M.Si

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

AGUSTUS 2022
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara (Ketum undang-undang RI nomor 43 tahun).

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan
arsip (penyelenggaraan administrasi negara) dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

B. IDENTIFIKASI MASALAH

Gudang arsip di Kantor Kesyahbandaran Utama Tanjung Perak, Surabaya, Jawa Timur
(Kamis dini hari) terbakar. Kebakaran diduga akibat korsleting listrik, tidak ada korban jiwa
dalam peristiwa ini, tetapi dokumen dan arsip-arsip Kesyahbandaran ludes terbakar. Yang
mana di dalam pemadaman ini yang terbakar adalah gedung arsip, arsip-arsip yang ada di
Kantor Kesyahbandaran Tanjung Perak Surabaya, yaitu arsip yang sudah kadaluarsa, arsip 3
tahun atau 4 tahun yang lalu dan Gedung tersebut digunakan untuk menyimpan arsip berkas
salinan data perusahaan kapal.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. AKAR MASALAH DALAM KASUS TERSEBUT

Jadi, akar masalah pada kasus tersebut disebabkan oleh korsleting listrik yang menyebabkan
kebakaran pada kantor arsip dan tidak dapat terselamatkan arsip-arsip yang ada dalam gedung
tersebut.

Penjelasan terkait hal itu ;

Arsip-arsip ini bisa juga disebut sebagai arsip statis, karena arsip statis ini ialah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan telah habis retensinya
dan keterangan di permanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh ANRI dan atau lembaga kearsipan (BPAD). Dalam kejadian tersebut
dijelaskan bahwa arsip-arsip itu sudah kadaluwarsa untuk digunakan.

2
 BAB III
SOLUSI

Dalam menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan dokumen ataupun arsip dari
kebakaran-kebakaran atau peristiwa manapun, ada beberapa cara dan langkah yang harus
dilakukan, antara lain :

 Lokasi gudang arsip harus menghindari lingkungan yang memiliki tingkat risiko
kebakaran sangat tinggi, seperti lokasi penyimpanan bahan mudah meledak dan
pemukiman padat.
 Perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan dan memindahkan
hasil duplikat tersebut ke Pusat Arsip. Untuk melakukan dupikasi, maka harus
diperhatikan dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan. Jika diperlukan
maka duplikasi dalam bentuk arsip elektronik dapat dipertimbangkan, karena salah satu
kelebihan dari arsip elektronik adalah dapat melakukan back up atau penyalinan arsip
dengan mudah.
 Perlindungan arsip dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus seperti lemari
besi atau filing cabinet yang memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sebisa mungkin
memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran, kedap air, dan bebas medan
magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
 Menggunakan ruangan tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran seperti
Alat Pemadam Api Ringan (APAR), alarm kebakaran, hydrant, sprinkler, dan dilengkapi
pintu darurat untuk memindahkan arsip jika terjadi kebakaran.
 Mempunyai suatu rencana dalam rangka menghadapi bencana (disaster planning) yang
disusun terlebih dahulu untuk menghemat waktu dalam masa darurat apabila terjadi
bencana. Contohnya membuat daftar alamat dan nomor telepon pemadan kebakaran atau
perusahaan yang memiliki container pendingin untuk pemindahan arsip dalam keadaan
darurat.

Selanjutnya, ada pula Penyelamatan arsip setelah terjadinya bencana ;

Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan. Langkah-langkah

penyelamatan arsip vital pasca musibah atau bencana dengan cara :

3
(a) Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih
aman;

(b) Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya
dengan mengacu pada daftar arsip vital; dan

(c) Memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat
penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi
bangunan.

Dan ada juga Pemulihan yang dapat dilakukan, sebagai berikut :

Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi. Dalam musibah kebakaran,

kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun, api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-
lain, arus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.

Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan
operasional penyelamatan.Penilaian dan pemeriksaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan
untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh
dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan
peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.

Ada juga Pelaksanaan penyelamatan lainnya, yang terdiri dari:

(a) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana skala besar dimana Penyelamatan arsip vital
yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang
bertanggungjawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman melakukan
penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya,
penggantian shift, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait;

(b) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana skala kecil dimana penyelamatan arsip vital
yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional
dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan
penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik
arsip; dan

(c) Prosedur pelaksanaan dimana penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya
dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali, pembersih arsip
dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.

4
Prosedur penyimpanan Kembali. Arsip yang telah dilakukan penyelamatan dapat dilakukan
penyimpanan Kembali, dengan Langkah-langkah: (1) Jika tempat penyimpanan arsip vital
tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu; (2)
Penempatan Kembali peralatan penyimpanan arsip vital; (3) Penempatan Kembali arsip; dan
(4) Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, catridge, CD disimpan di tempat tersendiri dan
dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.

Setelah itu, lakukanlah Evaluasi ;

Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk
mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan
laporan.

Selain melakukan penyelamatan dan pemulihan, penting bagi Lembaga/Organisasi

Pemerintah dan Non Pemerintah serta Perusahaan untuk mencegah terjadinya musnah atau
kerusakan arsip apabila terjadi musibah kebakaran dengan menerapkan 5 langkah yang telah
dibahas sebelumnya di solusi arsip. Selain itu cara yang dapat dilakukan ialah dengan
melakukan digitalisasi arsip.

Digitalisasi arsip adalah proses konversi dari media/informasi yang tercetak, ditulis dan/atau
Digambar ke dalam bentuk format digital. Digitalisasi arsip ini memiliki banyak kelebihan
salah satunya ialah mempermudah pencipta arsip untuk menyalin, memperbanyak serta
mencetak dengan akses yang mudah.

5
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pt. Gramedia Pustaka Utama.

Azmi. (2021). Menggapai Asa : Arsip Untuk Indonesia Yang Maju, Sejahtera Dan
Berkeadilan . Jakarta: Pt. Gramedia Pustaka Utama.

Hendrawan, M. R. (2017). Pengantar Kearsipan : Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen.

Malang: Ub Press.

Rachman, F. A. (2019). Identifikasi Perlindungan Arsip Statis Terhadap Bencana Kebakaran:

Studi Kasus Di Arsip Nasional Republik Indonesia. Jurnal Dokumentasi Dan
Informasi, 137-146.

Rusidi Sip, M. (2019). Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Yogyakarta: Cv. Budi Utama.

Suliyati, T. (2017). Menyelamatkan Arsip Dari Bencana : Antara Idealisme Dan Realitas.
Korespondensi, 141-152.