PENYELAMATAN BERKAS REKAM MEDIS

SAAT TERJADI BENCANA

No. Dokumen: No. Revisi: Halaman

011/RM/RSPBL/VII/2020 00 1/2

Ditetapkan oleh:
Tanggal Terbit: Direktur RSPBL,

SPO 01 Juli 2020

drg. Budi Karmawan, MARS

PENGERTIAN Suatu prosedur yang harus dilakukan jika terjadi kebakaran atau
gempa bumi (bencana) yang dapat mengakibatkan kehilangan,
kerusakan atau kehancuran berkas rekam medis serta penyelamatan
dokumen rekam medis pasca terjadi kebakaran atau bencana.

TUJUAN Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan

penyelamatan berkas rekam medis saat darurat bencana.

KEBIJAKAN 1. Surat Keputusan Direktur Tentang Kebijakan Umum Pelayanan

RSPBL
2. Surat Keputusan Direktur Tentang Panduan Rekam Medis di
RSPBL

PROSEDUR 1. Pada kasus bencana gempa bumi yang cukup besar, petugas
rekam medis melakukan penyelamatan diri sesuai dengan tata
cara yang dianjurkan oleh Unit HSE.
2. Pada kasus bencana kebakaran, petugas rekam medis
melakukan pemadaman api dengan menggunakan APAR yang
tersedia jika kebakaran kecil sesuai dengan tata cara yang
dianjurkan oleh Unit HSE. Jika sekiranya tidak dapat dipadamkan
oleh petugas rekam medis, segera melaporkan kepada Wadir
Medis untuk tindakan selanjutnya. Penyelamatan arsip akibat
musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara
fisik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari
asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.
3. Pada kasus bencana banjir, penyelamatan berkas rekam medis
dilakukan dengan cara :
 Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum
melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat
yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya
perlu dibungkus dan diikat (dipak) supaya tidak tercecer, baru
 PENYELAMATAN BERKAS REKAM MEDIS
SAAT TERJADI BENCANA

No. Dokumen: No. Revisi: Halaman

011/RM/RSPBL/VII/2020 00 2/2

kemudian dipindahkan.
 Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara
manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian
disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran
yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak
lengket.
 Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum
pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas
matahari secara langsung.
 Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari
tempat lain.
 Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.
 Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan
membuat Berita Acara. Sedangkan untuk volume arsip yang
sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap
menjaga suhu udara antara 10 s/d 17 derajat celcius dan
tingkat kelembaban antara 25 s/d 35% Rh. Setelah ruangan
Rekam Medis dirasakan aman, maka Pelaksana Rekam
Medis melakukan evakuasi Berkas Rekam Medis yang masih
bisa diselamatkan / yang tidak rusak ke suatu ruangan yang
telah disediakan oleh Wadir Medis.
4. Petugas rekam medis menyusun dan menata Berkas Rekam
Medis yang telah dievakuasi menurut standar penyimpanan
Berkas Rekam Medis di RSPBL (terminal digit filing system).
5. Petugas rekam medis menginventarisir Berkas Rekam Medis
yang aktif yang bisa diselamatkan.
6. Petugas rekam medis membuat berita acara atas Berkas Rekam
Medis yang hilang atau rusak akibat bencana tersebut.
7. Petugas dari Unit Layanan Umum memperbaiki ruangan rekam
medis dan raknya yang rusak akibat gempa bumi atau kebakaran.
8. Setelah ruangan selesai diperbaiki, petugas rekam medis
memindahkan berkas rekam medis yang terselamatkan kembali
ke rak penyimpanan di ruangan Unit Informasi Rekam Medis.

UNIT TERKAIT 1. Petugas Rekam Medis

2. Unit HSE
3. Unit Layanan Umum
4. Wadir Medis
 PENYELAMATAN BERKAS REKAM MEDIS
SAAT TERJADI BENCANA

No. Dokumen: No. Revisi: Halaman

011/RM/RSPBL/VII/2020 00 3/2