Tugas Mata Kuliah Pengelolaan Nama : Nindya Indrasweri

Arsip Vital NIM : 18/425901/SV/15043

Optimalisasi Metode Perlindungan Arsip Vital pada

Dinas Arsip dan Perpustakaan Semarang

Tak dapat dipungkiri bahwa keberadaan arsip vital dalam sebuah organisasi, menyangkut
keberadaan, kelangsungan tugas dan tanggung jawab organisasi pencipta yang tak terbatas pada
bidang kearsipan, namun juga organisasi dalam bidang apapun, baik tingkat psat, provinsi dan
kabupaten atau kota. Di Indonesia, salah satu organisasi yang berkonsentrasi di bidang kearsipan
tingkat provinsi adalah Dinas Arsip dan Perpustakaan Semarang. Sesuai nomenklatur maupun tugas
pokok dan fungsinya, dinas ini memang ditujukan untuk kegiatan manajemen arsip di Jawa Tengah.
Dari segi kualitas, secara umum dapat dikatakan bahwa kegiatan manajemen arsip vital di dinas ini
sudah lebih baik dan tersistem dibandingkan dengan dinas, instansi, ataupun lembaga di bidang lain
walaupun belum optimal.

“Meski kegiatan manajemen arsip vital di DISARPUS Semarang secara umum dapat dinilai
baik dan lebih di banding organisasi dengan konsentrasi di bidang lain, namun perlu dilakukan
optimalisasi terhadap metode perlindungan arsip vital yang dinilai masih “biasa” dan belum maksimal
dalam pengelolaanya”, tutur Ibu Retno dalam kunjungan Program Studi Kearsipan UGM tanggal 17
Oktober 20109 lalu. urgensi optimalisasi tersebut semakin diperkuat oleh predikat DISARPUS
Semarang ini sebagai lembaga yang bergerak di bidang kearsipan, yang sudah semestinya unggul di
banding pengelolaan arsip di organisasi lain. Terkait dengan metode perlindungan arsip vital, sejauh
ini pihak Dinas Arsip dan Perpustakaan Semarang sudah melakukan beberapa metode perlindungan
arsip vital, yang berupa kegiatan yang bersifat perlindungan fisik dan penyediaan fasilitas dan
sarana pra sarana. Metode perlindungan arsip vital yang berupa perlindungan fisik yaitu: 1).
Mengidentifikasi arsip vital, 2). Melakukan simulasi pemadaman kebakaran, 3). Migrasi dan
controlling arsip yang dilakukan setiap tahun dan 4). Alih media arsip. Sedangkan metode
perlindungan arsip vital berupa penyediaan fasilitas dan sarana prasarana adalah: dengan memenuhi
fasilitas berupa: 1). Depot yang tahan api, 2). Springkle fire atau safe, yaitu almari tahan api, 3).
Sistem double pintu untuk mencegah adanya tindak pencurian. Metode perlindungan arsip vital
tersebut dapat dikatakan “biasa” dan belum optimal bagi sebuah organisasi di bidang kearsipan.

Dari metode perlindungan arsip vital yang sedemikian rupa, maka perlu dilakukan langkah
optimalisasi baik yang berupa perlindungan fisik arsip vital maupun pemenuhan fasilitas dan sarana
prasarana. Metode perlindungan arsip vital yang berupa perlindungan fisik arsip yang bisa di
optimalisasi adalah: 1). Penyediaan storage atau ruangan khusus, hal ini perlu dilakukan lantaran di
DISARPUS Semarang sendiri masih belu memiliki ruangan khusus penyimpanan arsip vital, 2).
Melakukan penetapan prosedur dan kebijakan terhadap metode perlindungan arsip yang
berbasis elektronik, hal ini penting untuk dilakukan mengingat dalam melakukan metode perlindunagn
arsip vital, DISARPUS masih berfokus pada arsip vital yang berbentuk tekstual, 3). Implementasi
sistem kartu akses untuk membatasi akses arsip vital, sistem kartu akses ini dapat
diimplementasikan sebagai langkah pembatasan akses arsip vital demi kondisi fisik, keamanan, serta
keefektifan dalam pengelolaan, 4). Melakukan preservasi berkala dengan mengunakan bahan
kimia yang dapat mempertahankan kondisi fisik arsip vital, hal ini bisa dilakukan dengan menekan
kadar asam pada arsip vital agar fisik arsip lebih awet dan tidak mudah rusak, 5). Melakukan Existing
Dispersal atau built-in, yaitu pembuatan salinan dan penyimpanan duplikat arsip vital tersebut ke
berbagai lokasi simpan. 6). Pembuatan Improved Dispersal atau pembuatan salinan ekstra karena
situasi atau kebutuhan organisasi, langkah ini perlu diakukan untuk mengantisipasi kebutuhan arsip
vital dalam bentuk salinan yang banyak. Selain melakukan optimalisasi terhadap perlindungan fisik
arsip vital, diperlukan pula langkah optimalisasi metode perlindungan arsip vital dalam pemenuhan
fasilitas dan sarana prasarana yang di antaranya: 1). Menyediakan fasilitas gedung yang
dilengkapi dengan sistem deteksi kebakaran, 2). Melakukan pemenuhan fasilitas ruang atau
storage khusus penyimpanan arsip vital, 3). Menyediakan vaulting atau ruang berlapis besi baja
yang dirancang tahan api, 4). Melakukan pemenuhan standar fasilitas dan prosedur dalam
melakukan pengelolaan arsip vital dengan menggunakan sarung tangan, masker, dan alat lain.

Dari pemaparan di atas, dapat disimpulkan bahwa secara umum metode perlindungan arsip vital
di DISARPUS memang sudah baik di banding organisais lain yang bergerak di bidang non kearsipan,
meski demikian diperlukan upaya optimalisasi terhadap metode perlindungan arsip vital baik dari aspek
perlindungan fisik arsip vital yang di antaranya: 1). Penyediaan storage atau ruangan khusus, 2).
Penetapan prosedur dan kebijakan metode perlindungan arsip elektronik, 3). Implementasi sistem kartu
akses, 4). Preservasi berkala dengan bahan kimia, 5). Existing Dispersal atau built-in, 6). Pembuatan
Improved Dispersal, maupun pemenuhan fasilitas dan sarana prasarana yang di antaranya: 1). Gedung
Page 2
dengan deteksi kebakaran, 2). Storage khusus, 3). Vaulting (ruang berlapis besi baja), 4). Pemenuhan
standar prosedur pengelolaan (sarung tangan, masker, jas, dam lain sebagainya).

Page 3