Mekanisme Penyimpanan Arsip Pada Warga Terdampak Bencana

Pada beberapa peristiwa bencana upaya pelindungan dan penyelamatan arsip terus
berjalan. Ketika terjadi bencana dapat menyebabkan arsip rusak atau hilang informasinya.
Sinergi merupakan salah satu strategi dalam program preservasi arsip terdampak bencana
yang dapat dilakukan, sehingga arsip dapat terselamatkan baik fisik maupun informasinya.
ANRI sebagai Lembaga Kearsipan selalu menjadi pelopor dalam upaya pelindungan dan
penyelamatan arsip. Tahapan penyelamatan arsip akibat bencana sebagai berikut :
1. Evakuasi Arsip
- Hal yang perlu diperhatikan saat mengevakuasi arsip adalah memastikan
keamanan lokasi yang artinya aman bagi seseorang untuk melakukan tindakan
evakuasi arsip tersebut. Akan membahyakan seseorang jika lokasi belum aman
dan sewaktu-waktu bisa terjadi bencana susulan. Jadi harus sabar dan hati-hati
karena keamanan serta keselamatan dokumen menjadi prioritas.
- Menyediakan ruang atau tempat untuk melakukan tindakan pemulihan arsip.
- Melakukan pengepakan terhadap fisik arsip dengan cara diikat dan dibungkus
- Memisahkan arsip berdasarkan bentuk dan media arsip
- Memastikan alat angkut arsip untuk melakukan evakuasi dalam keadaan tertutup
dan terlindungi.
2. Pembersihan arsip
- Membersihkan arsip dari kotoran/lumpur dengan air bersih atau air hangat.
Contoh peristiwa pelindungan dan penyelamatan arsip yang dipelopori ANRI adalah
peristiwa tsunami di Aceh. Setelah peristiwa tsunami, puluhan ribu arsip yang berupa
sertifikat tanah dengan dengan volume 840 meter kubik berhasil diselamatkan dan
diperbaiki oleh ANRI melalui teknik pembersihan berteknologi Jepang
(https://www.suarakarya-online.com,21/03/2007). Pelindungan dan penyelamatan
arsip tersebut bukan tanpa kendala, tetapi banyak kendala yang harus dihadapi tim
pelindungan dan penyelamatan arsip dari ANRI, seperti masalah pengangkutan,
masalah peralatan yang tidak memadai. Dalam kegiatan ini ANRI bekerjasama
dengan TNI AU untuk mengangkut arsip-arsip yang rusak dan bererjasama dengan
pemerintah Jepang melalui Prof. Sakamoto. Kerjasama dengan pemerintah Jepang
adalah Vacuum Freeze Dry Chamber yang berfungsi untuk restorasi arsip. Upaya
pelindungan penyelamatan arsip ini dilakukan oleh orang-orang yang memiliki
dedikasi dan tanggungjawab yang tinggi terhadap pelindungan dan penyelamatan
 arsip. Dedikasi dan tanggung jawab mereka patut menjadi teladan masyarakat dan
generasi muda Indonesia.

3. Membersihkan Arsip dengan Etanol atau Alkohol

Semprotkan atau celupkan di alkohol atau etanol untuk menghindari tumbuhnya
jamur dan membunuh bakteri Kegiatan ini dilakukan dengan cara penyemprotan arsip
dengan menggunakan alkohol 70 %. Selanjutnya setelah penyemprotan, memasukan
arsip kedalam kantong plastik bersih berwarna putih.
Arsip-arsip direndam dalam bak plastik dengan air hangat dicampur dengan alkohol
70 %.
Untuk mencegah timbulnya jamur, di antara 10 lembaran disisipkan satu lembar
kertas thymol (kertas yang dicelupkan dalam larutan thymol 10 % dalam alkohol)
kemudian dikeringkan. Penggantian kertas penyerap sesering mungkin agar
pengeringan berlangsung efektif. Perbaikan dapat dilakukan untuk kertas yang
memerlukan perbaikan sesuai dengan tingkat kerusakan kertas sebelum disimpan
lagi dalam ruang penyimpanan.

4. Memisahkan/mengurai lembaran arsip dari kelengketan.

Penguraian dokumen arsip ini bertujuan agar lembaran dokumen tidak saling
menempel menjadi satu. Teknik mengurai ini bisa dilakukan pada lembar arsip yang
tebal terlebih dahulu. Penyimpanan arsip biasaya dilakukan dengan mengelompokan
dokumen berdasarkan kode klasifikasinya, arsip yang telah dikelompokan akan
disimpan menjadi satu. Saat terjadi bencana seperti banjir dan Tsunami pasti arsip
tersebut akan saling menempel menjadi satu karena terkena air. Selain itu di suatu
instansi juga pasti akan menghasilkan arsip yang berbentuk buku, maka tindakan yang
harus dilakukan untuk menyelamatkan fisik arsip tersebut dengan memisahkan tiap
lembaran dokumen yang menjadi satu agar dokumen tersebut saling terurai dan dapat
dilakukan perawatan tingkat selanjutnya.
5. Pengeringan

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memberikan pelayanan untuk

warga yang ingin melakukan restorasi dokumen secara gratis.

Adapun dokumen yang bisa direstorasi seperti Kartu Keluarga, Akta

Kelahiran, Surat Nikah, Kartu Keluarga, Ijazah, Sertifikat Tanah dan surat-surat
 penting lainnya. Sejak layanan ini diketahui publik, banyak sekali warga korban
banjir berdatangan ke kantor ANRI di Jl Ampera Raya, Jakarta Selatan.

Adapun upaya pengeringan yang dilakukan ANRI :

a. Menyemprotkan etanol atau alkohol ke bagian permukaan arsip. Jika arsip dalam
bentuk jilid, maka dipilah perlembar sebelum disemprotkan alkohol. Tujuannya agar
arsip-arsip yang basah itu tidak jamuran.

b. Arsip yang telah dipilih diletakkan di atas alas yang disebut nowovens hit. Kertas tipis
seperti tissue itu memiliki fungsi menyerap air.

c. Lalu dikeringkan di rak pengering dengan bantuan kipas angin. Jadi untuk diketahui,
pengeringan dengan cara menjemur di matahari itu adalah keliru. Karena justru
membuat serat kertas patah dan mudah sobek," jelasnya.

d. Setelah setengah kering, dilanjutkan pengeringan menggunakan hairdryer khusus

arsip, atau bisa juga setrika dengan suhu panas tertentu.

e. Setelah dipastikan benar-benar kering, barulah dilakukan pengepresan agar

permukaan arsip rata dan kertas tidak pecah. Barulah yang terakhir finishing akhir.

f. Dengan metode itu, ke depannya akan mempermudah proses restorasi kalau arsip
terdampak bencana banjir lagi," sambungnya.

Untuk perlu diketahui dari proses restorasi ANRI yakni bertujuan untuk
merawat fisik arsip yang rusak. Sehingga, bila ada kerusakan informasi seperti bagian
kalimat atau penomoran yang hilang harus dilaporkan ke instansi terkait.

6. Restorasi Arsip

Menurut Carmen Crespo dan Vicente Viñas (1985:51) konsep dari restorasi
adalah berkaitan erat dengan pelestarian arsip dengan fokus terhadap integritas
dokumen/arsip, sebuah gagasan yang didasarkan pada penghormatan terhadap
metafisik dokumen/arsip tersebut serta nilai material mereka.
Dalam buku Manajemen Arsip Statis (Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI): 2009) yang dimaksud dengan restorasi arsip adalah tindakan dan prosedur
yang dilalui dalam proses merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik/dokumen
yang mengalami kerusakan (deteriorate) atau mengalami penurunan kualitas secara
fisik. Restorasi arsip ditujukan untuk pemeliharaan dan perbaikan dari arsip yang
mengalami kerusakan akibat dari faktor internal dan eksternal dalam lembaga
kearsipan dan arsip itu sendiri.
Restorasi arsip menjadi bagian penting yang harus dilakukan pada prabencana
berupa preservasi preventif. Preservasi preventif perlu dilakukan karena negara
Indonesia kaya akan morfologi daerah yang rentan terhadap bencana (banjir,
kebakaran, tanah longsor, dan sebagainya) dan preservasi kuratif pada pascabencana.
ANRI telah melaksanakan strategi preservasi arsip terdampak bencana dalam
subkegiatan restorasi arsip dengan tiga metode, yaitu metode leafcasting, metode
laminasi arsip konvensional dan metode enkapsulasi. Adapun untuk penanganan arsip
pascabencana banjir adalah dengan penggunaan mesin vacuum freeze dry
chamber  dan freezer untuk arsip konvensional.

Metode Perlindungan Arsip Vital

Dengan memahami faktor-faktor pemusnah/perusak arsip akan dapat
ditetapkan metode perlindungan arsip vital yang dilakukan dengan cara duplikasi dan
dispersal (pemencaran) serta penggunaan peralatan khusus.
1. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan arsip
dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan
arsip
hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. Hal-hal yang harus diperhatikan
dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang
diperlukan ( copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetic, elektronic
records dan sebagainya ) dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang
tersedia/biaya yang mampu disediakan. Namun demikian dari aspek efisiensi harus
menjadi pertimbangan utama sehingga setiap langkah harus mempertimbangkan :
a. Apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa
dan dimana lokasinya.
b. Kapan duplikasi diciptakan ( saat penciptaan atau saat yang lain )?
Untuk itu perlu pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-
benar dibuat secara lengkap dan dijamin otentisitasnya.
c. Seberapa sering duplikasi digunakan, sehingga dapat ditentukan
berapa jumlah duplikasi yang diperlukan.
 d. Jika duplikasi dilakukan di luar media kertas, harus disiapkan
peralatan untuk membaca, penemuan kembali maupun mereproduksi
informasinya. Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan
asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat
atau lebih yang berbeda. Untuk menjamin efektiffitas metode ini maka
jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang lainnya
perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman dari bencana.
Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan cara alih
media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-ROM. CD-
ROM tersebut kemudian dibuatkan back-up, dokumen/arsip asli
digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari sementara CD-ROM
disimpan pada tempat penyimpanan arsip vital yang dirancang secara
khusus.
2. Dengan Peralatan Khusus (vaulting)
Perlindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan
peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah
tanah, dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan
ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak
mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam
kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis
magnetik/elektronik.
Pengamanan Fisik Arsip
Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari
ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik Arsip
adalah:
1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan
akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan
untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan
lain-lain.
2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat
ketinggian yang bebas dari banjir.
3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan
gempa, angin topan dan badai.
 4. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan
peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
Pengamanan Informasi Arsip
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara :
5. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin
bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak.
6. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam.
7. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
8. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang
punya hak akses.
9. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan
penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks
primer ( tidak langsung ) dan indeks sekunder ( langsung ) untuk kontrol
akses.
Penyimpanan Arsip Vital
Disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur perusak fisik
arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip vital dapat
dilakukan baik
1. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan pada ruangan
tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta
arsip.
2. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital yang ditempatkan di luar
lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.

https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.anri.go.id
%2Fdownload%2Fmateri-perlindungan-dan-penyelamatan-arsip-dari-dampak-
bencana-9-september-2020-
1599617272&psig=AOvVaw370pvPk93AFzMnVNtcdQXW&ust=162817326905300
0&source=images&cd=vfe&ved=0CAwQjhxqFwoTCIjfvKHIl_ICFQAAAAAdAAA
AABAJ
https://disperpusip.jatimprov.go.id/images/artikel/artikel_online%20.pdf
https://perpustakaan.bsn.go.id/. Nessia AD. 2020. Begini Proses Restorasi Arsip
Korban Banjir yang Dilakukan ANRI. Diakses pada 5 Juli 2021 pukul 03.19.
Link : https://perpustakaan.bsn.go.id/index.php?p=news&id=1202
Mardiyanto Verry. STRATEGI KEGIATAN PRESERVASI ARSIP TERDAMPAK
BENCANALokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia. Yogyakarta :
Schoolof Sunan Kalijaga Islamic University.

http://arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2017/07/PERKA-6-2005.pdf