Modul 2

JENIS DOKUMEN DAN PELESTARIANNYA

I. DOKUMEN NONTEKSTUAL, TEKSTUAL, “GRAY

LITERATURE, DAN PENGAWASAN BIBLIOGRAFI

II. PELESTARIAN DOKUMEN

Review Tutorial I
I. DOKUMEN NONTEKSTUAL, TEKSTUAL, “GRAY
LITERATURE, DAN PENGAWASAN BIBLIOGRAFI

• Dokumen merupakan hasil rekaman yang

berisi informasi.
• Dalam pengertian sehari-hari dokumen
diartikan sebagai secarik kertas yang berisi
tulisan atau grafis lainnya.
• Di PusDokInfo, dokumen diartikan sebagai
media yang memuat atau berisi informasi
dalam berbagai format (buku, manuskrip,
videotapes, dan file-file dianggap dokumen).
• Manusia menggunakan berbagai media untuk
merekam hasil karya mereka yang sesuai
dengan pengetahuan dan teknologi pada
jamannya, misalnya: tanah liat, papyrus, kulit
kayu, daun tul atau lontar, kayu, gading, tulang,
batu, logam, kulit binatang, pergamen
(parchment = kertas perkamen), vellum (naskah
yang ditulis pada kulit binatang), leather (kulit
binatang), kertas, papan, film, pita magnetik,
disket, video disk.
• Dari aspek keterbacaan:
• dokumen nontekstual atau korporil
(disimpan di musem-museum), dan
• dokumen literer (disimpan di PusDokInfo).
A. JENIS DOKUMEN
1. Dokumen Menurut Ketajaman Analisis
– Dokumen Primer
– Dokumen Sekunder
– Dokumen Tesier
2. Dokumen “Gray Literature”
Gray Literature
= literatur kelabu
= unconventional literature
= non conventional literature
= literatur nonkomersial
= yaitu jenis dokumen yang sukar atau tidak mungkin
ditemukan di pasaran bahkan perpustakaan (atau
perpustakaan tidak semua memiliki)
B. BIBLIOGRAFI SEBAGAI PENGAWASAN
TERBITAN (DOKUMEN)

A.M. Lewis Robinson (1971): bibliografi disusun untuk:

• membantu pemakai dalam menemukan adanya suatu
terbitan atau mengetahui batasan-batasan dalam
pengenalan buku atau dokumen lain yang diperlukannya
• untuk melengkapi data statistik mengenai kegiatan
penerbitan dari kelompok negara atau suatu negara
• untuk memberikan informasi kegiatan intelektual dalam
suatu cabang ilmu pengetahuan (spesifikasi bibliografi)

Clapp (1955): bibliografi merupakan alat komunikasi

informasi yang cepat dan tepat, yang merupakan
gabungan dari catatan terbitan yang pernah dihasilkan
oleh masyarakat dalam berbagai jenis terbitan.
Donald Davinson (1975), bibliografic control:
Pengembangan dan perawatan suatau sistem pencatatan
yang memadai/cukup tentang semua yang diterbitkan
maupun tidak diterbitkan, tercetak atau terekan yang
menambah jumlah pengetahuan dan informasi bagi
masyarakat.

Induk dari catatan tertulis dan yang terbit disajikan untuk

tujuan bibliografi.

Organisasi bibliografi adalah suatu penyusunan yang

efektif yang dihasilkan dari penyusunan daftar yang
sistematis dari cantatan komunikasi masyarakat yang
disebut bibliografi.
C PENGAWASAN TERBITAN SECARA NASIONAL
Dari kegiatan Pengawasan Terbitan Secara Nasional
muncul istilah National Bibliographic Control, dengan
kelengkapan:
• Buku dan phamplet yang terbit untuk dijual maupun tidak
dijual
• Indeks artikel
• Peta dan atlas
• Karya musik
• Audio visual
• Disertasi dan karya akademik yang tidak diterbitkan
• Terbitan pemerintah daerah
• Direktori

Dari masing-masing National Bibliographic Control muncul

Universal Bibliographic Control (UBC), yang merupakan
realisasi kerjasama dalam jaringan informasi yang telah
dilaksanakan oleh pustakawan di dunia. (Dothy Anderson,
1975).s
II. PELESTARIAN DOKUMEN
• Dokumen, baik secara fisik maupun informasi yang
terkandung di dalamnya, perlu dilestarikan bersama
sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah
kehidupan bangsa yang menjadi kebanggaan dan
acuan dalam pengembangan bdaya bangsa di masa
mendatang.
• Pemeliharaan dokumen tidak ditujukan pada
dokumen yang sudah tua dan rusak saja, tetapi juga
pada bahan pustaka yang baru.

A. Definisi Pelestarian Dokumen

Konservasi (conservation) dan preservasi
(preservation) memiliki nilai yang sama untuk
istilah pemeliharaan dokumen.
John M. Enchols dan Hassan Shadily. Kamus Inggris-
Indonesia:
Konservasi berarti: perlindungan, pengawetan. Preservasi
berarti: pemeliharaan, penjagaan, dan pengawetan.

J.M. Dureau dan D.W.G. Clements. The Principles of the

Preservation and Conservation of Library Materials:
Preservasi: mencakup unsur-unsur pengelolaan keuangan, cara
penyimpanan, tenaga, teknik, dan metode untuk melestarikan
informasi dan bentuk fisik dokumen.
Konservasi: adalah teknik yang dipakai untuk melindungi bahan
pustaka dan arsip dari kerusakan dan kehancuran.

Konservasi dalam perpustakaan adalah perencanaan program

secara sistematis yang dapat dikembangkan untuk menangani
koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik dan siap
pakai.

Konservasi dalam museum semua kegiatan dalam usaha

melindungi benda-benda budaya untuk kepentingan masa
depan.
Prinsip-prinsip konservasi sesuai dengan Code of Ethics and
Guideline for conservation Pratice (1986):

Preservation of deterioration: tindakan untuk melindungi benda

budaya termasuk bahan pustaka dengan mengendalikan kondisi
lingkungan, melindungi dari faktor perusak lainnya, termasuk
salah penanganan.

Preservation: penanganan yang berhubungan langsung dengan

benda. Kerusakan oleh udara lembab, faktor kimiawi, serangga,
mikroorganisme harus dihentikan termasuk untuk mencegah
kerusakan lebih lanjut.

Consulidation: memperkuat benda yang sudah rapuh dengan jalan

memberi perekat atau bahan penguat.

Restoration: memperbaiki koleksi yang telah rusak dengan jalan

menambal, menyambung, memperbaiki jilidan yang rusak dan
mengganti bagian yang hilang bentuknya mendekati keadaan
semula.

Reproduction: membuat ganda dari benda asli, termasuk membuat

mikrofilm, mikrofis, foto repro, fotokopi.
Wendy Smith dari National Library of Australia:
Preservation: semua kegiatan yang bertujuan
memperpanjang umur bahan pustaka dan
informasi yang ada di dalamnya.
Conservation: kegiatan yang meliputi perawatan,
pengawetan dan perbaikan bahan pustaka oleh
konservator yang profesional
Resoration: kegiatan konservasi yang
memperbaiki bahan pustaka yang rusak agar
kondisinya seperti asli.

The American Heritage Dictionary:

Conservation: kegiatan menjaga supaya tidak hilang,
rusak atau disia-siakan.
Preservation: kegiatan melindungi kerusakan, resiko
dan bahaya lainya, menjaga agar tetap utuh dan
menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari
kehancuran.
B. Tujuan Pelestarian Dokumen

Tujuan pelestarian dirumuskan:

1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen
2. Menyelamatkan fisik dokumen
3. Mengatasi kendala keterbatasan ruangan
4. Mempercepat perolehan informasi, dokumen
yang didigitalisasi sangat mudah untuk diakses.
Fungsi pelestarian (Martoatmodjo, 1993):
1. Fungsi melindungi: bahan pustaka dilindungi dari
serangan serangga, manusia, jamur, panas matahari, air.
2. Fungsi pengawetan: dokumen menjaid awet dan lebih
lama dipakai.
3. Fungsi Kesehatan: dokumen menjadi bersih sehinga
pustakawan dan pemakai menjadi/tetap sehat.
4. Fungsi pendidikan: perpustakaan dan pustakawan
belajar bagaimana cara memakai dan merawat bahan
pustaka dan ruang perpustakaan.
5. Funsi kesabaran: perawatan bahan pustaka perlu
kesabaran.
6. Fungsi sosial: perawatan bahan pustaka perlu
dikerjakan bersama-sama.
7. Fungsi ekonomi: bahan pustaka menjadi awet dan
keuangan dapat dihemat.
8. Fungsi keindahan: penataan dokumen menjadi rapi dan
keindahan perpustakaan akan lebih kelihatan.
C. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Dokumen

Secara umum, kerusakan bahan pustaka

dikarenakan:
1. faktor biologi (binatang pengerat, serangga, jamur),
2. faktor fisika dan kimia, dan
3. faktor alam (sinar matahari, banjir, gempa bumi, api
dan manusia.
D. Mencegah Kerusakan Dokumen
1. Karena faktor lingkungan

2. Menjaga suhu udara 20-24o C

3. Perlu perlindungan terhadap sinar matahari langsung,
atau dijauhkan dari cendela
4. Memasang AC untuk mengurangi/menghindari
pencemaran udara
5. Memeriksa bahan pustaka secara periodik untuk
mencegah kerusakan dari tumbuhan dan serangga
6. Rak sebaiknya terbuat dari bahan anti karat dan anti
serangga
7. Bahan pustaka yang kena air perlu segera dikeringkan
(hindari penjemuran dengan sinar matahari)

2. Karena faktor manusia: perlu penyadaran dan

penyuluhan tentang penanganan dan penggunaan
bahan pustaka, baik pustakawan dan pengguna.
E. Fumigasi, Deasidifikasi, dan Laminasi

1. Agar bahan pustaka bebas dari penyakit, kuman,

serangga, jamur dan lainnya, maka bahan pustaka
perlu diasap dengan bahan kimia (fumigasi).
2. Perlu dilakukan penghilangan keasaman yang
disebabkan oleh tinta
3. Perlu pelapisan atau laminasi

F. Perbaikan Dokumen dan Restorasi

Kerusakan kecil ataupun besar perlu perbaikan dengan:
menambal, mengganti sampul menjilid kembali,
pengencangkan penjilidan.

G. Penjilidan

Agar bahan pustaka tidak lepas dari strukturnya, maka

perlu dijilid, yang memerlukan kehati-hatian dan ketelitian.
H. Pelestarian Nilai Informasi
Untuk pelestarian nilai informasi bahan pustaka perlu
dilakukan denga alih bentuk dokumen (ke bentuk mikro
atau microfilm). Selain itu dengan teknologi video,
sehingga lebih mudah untuk penyimpanan, pengolahan
dan penemuan kembali.

I. Rencana Pembentukan Bagian Pelestarian Untuk PusDokInfo

Bagian pelestarian bahan pustaka tidak kalah pentingnya

dengan bagian-bagain lain di perpustakaan. Dengan bagian
ini, sewaktu-waktu terjadi kerusakan akan cepat diperbaiki
sehingga dokumen cepat siap di rak.

J. Peran Konservator Dalam pelestarian Dokumen

Konservator memiliki tanggungjawab dalam memperbaiki fisik
dokumen, membantu mengembangkan kebijaksanaan pelsetarian,
dan pengawetan dokumen, serta menentukan standar dan
spesifikasi setiap perbaikan dari segi profesi dan etika.
K. Perencanaan Kesiapan Menghadapi Bencana
Perencanaan diperlukan untuk:
1. memperkecil resiko kerusakan
2. mengurangi rasa panik staf
3. menyediakan strok bahan dan peralatan yang akan
digunakan dalam keadaan darurat
4. menyusun daftar nama orang dan lembaga yang harus
dihubungi jika dalam keadaan darurat

Perencanaan kesiapan menghadapi bencana harus

dituangkan dalam dokumen, yang berisi:
1. pedoman ringkas tentang prosedur pencegahan,
renspon, reaksi dan pemulihan
2. daftar personil yang bisa dihubungi
3. daftar konsultan dan pemberi jasa
4. daftar peralatan dan penyuplai
5. prosedur perolehan bantuan tenaga, dana, tempat dan
peralatan
6. denah perpustakaan
7. asuransi dan penjamin
TERIMAKASIH