Standar & Peraturan Kearsipan

Peraturan Pemerintah
Pemerintah mengeluarkan sebuah undang-undang mengenai kearsipan
yang bisa dibilang baru karena disahkan pada tahun 2009 yaitu UU.
No.43 Tahun 2009 menggantikan Undang-undang mengenai kearsipan
yang sebelumnya.
Dengan keberadaan Undang-undang ini tentu akan menjadikan sebuah
payung hukum yang jelas bagi para pengelola kearsipan di berbagai
organisasi maupun perusahaan. Selain itu juga terdapat Peraturan
pemerintah yang menjelaskan bagaimana tata cara pelaksanaan Undang-
undang tersebut yaitu PP 28 tahun 2012 yang masih benar-benar baru
dalam pengesahannya.
Jika digali lebih dalam mengenai kedua peraturan tersebut maka akan
didapatkan tentang sanksi hukum yang akan diberikan kepada sebuah
organisasi apabila tidak melaksanakan fungsi kearsipan dan merugikan
orang lain akan mendapatkan sebuah sanksi yang jelas. Perhatian
pemerintah akan pentingnya arsip saat ini sangat baik dengan munculnya
kedua undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut.
Diharapkan dengan kedua payung hukum tersebut pengelolaa arsip dapat
lebih kembali meningkatkan kompetensi Manajemen Kearsipan di
Indonesia.
Norma, Standar, Kriteria, dan Pedoman (NSPK) Kearsipan Universitas Indonesia

Setiap organisasi memiliki kebutuhan manajemen arsip yang tidak sama

dengan organisasi yang lain. Karena itu berdasarkan kajian tim kearsipan
Universitas Indonesia maka dibuatkan beberapa standar pengelolaan
arsip yang bisa digunakan diseluruh lingkungan Universitas Indonesia
untuk memudahkan dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan. Pedoman
itu antara lain adalah :
 Kebijakan Kearsipan UI
 Tata Persuratan UI
 Skema Klasifikasi Arsip
 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
 Pedoman Operasional Baku (POB) Arsip
Pedoman diatas dimaksudkan bukan untuk menyulitkan terhadap
pengelolaan arsip di Universitas Indonesia akan tetapi dibuat untuk
memudahkan dalam penanganan arsip mulai dari proses penciptaan yang
menggunakan Tata Persuratan, kemudian penganalisisan arsip dengan
menggunakan Skema Klasifikasi Arsip hingga pelaksanaan teknis
bagaimana mengelola arsip dalam sebuah alur (POB).
Kebijakan Kearsipan UI
Kebijakan Kearsipan Universitas Indonesia merupakan suatu kebijakan
yang mengatur segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan
Manajemen Kearsipan UI. Berbagai hal dijelaskan dalam kebijakan
kearsipan mulai dari tujuan, prinsip, dan sasaran manajemen kearsipan,
kemudian penetapan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dan aktif,
hingga sumber daya kearsipan yang dimiliki oleh Universitas Indonesia.
Tata Naskah Dinas
Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia ditujukan untuk memudahkan
kegiatan administrasi universitas. Tingkatan kewenangan dalam
pengiriman surat diatur pula dalam Keputusan Rektor mengenai Tata
Naskah Dinas tersebut adalah agar terjadi kesinambungan dalam segala
kegiatan universitas.
Mengapa Tata Naskah Dinas ada dalam Manajemen Kearsipan?
Tata Persuratan merupakan awal dari penciptaan arsip, dikarenakan hal
tersebut maka sangat penting untuk terlebih dahulu memahami proses
penciptaan arsip. Untuk lebih jelas mengenai bagaimana Tata Persuratan
Universitas Indonesia mengatur proses penciptaan arsip bisa langsung di
lihat pada file yang ada dibawah.
Skema Klasifikasi Arsip UI
Diantara semua pendukung untuk pelaksanaan kearsipan disebuah
organisasi maka dapat dikatakan bahwa Skema Klasifikasi merupakan
unsur utama yang harus terlebih dahulu dimiliki oleh suatu organisasi
agar arsip mereka dapat dikelola dengan baik, karena klasifikasi
merupakan awal dari proses analisis konteks maupun isi suatu arsip.
Setiap organisasi akan memiliki skema klasifikasi yang berbeda.
Karena proses bisnis dari masing-masing organisasi berbeda, bahkan
walaupun antara organisasi dengan core bussiness  yang sama belum tentu
memiliki skema klasifikasi yang sama. Hal ini dikarenakan kondisi
organisasi, mulai dari jajaran pimpinan, hingga etos kerja dari organisasi
tersebut bisa berbeda.
Mengapa skema klasifikasi berbeda?
Hal ini disebabkan karena setiap organisasi memiliki sturktur masing-
masing sesuai dengan kebutuhan organisasi, juga memiliki kondisi baik
internal maupun eksternal masing-masing yang sangat jarang antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain memiliki kemiripan klasifikasi
ataupun proses bisnis yang 100% sama.
Mengapa Klasifikasi Arsip Penting?
Klasifikasi merupakan awal dari proses analisis isi maupun konteks suatu
arsip. Kemudian analisis ini akan dilakukan suatu penilaian yang
menentukan berapa lama suatu arsip akan disimpan.
Dari Klasifikasi ini nantinya juga akan disusun suatu jadwal retensi arsip
yang menentukan berapa lama arsip disimpan atau kapan bisa
dimusnahkan.
Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip merupakan satu lagi alat pendukung dalam
Manajemen Kearsipan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Hal ini
karena JRA akan menentukan bagaimana penilaian suatu arsip dilakukan
terutama mengenai berapa lama arsip akan dijaga.
Kapan suatu arsip bisa dimusnahkan,
kapan suatu arsip akan dilakukan penilaian kembali akan nilainya.
Hal inilah yang menentukan dalam proses pemusnahan atau akuisisi
arsip. JRA tidak terlepas dari bagaimana suatu organisasi beroperasional
karena itu JRA akan dibuat berdasarkan pada Klasifikasi yang sudah
dimiliki oleh organisasi. Karena JRA merupakan suatu kelanjutan dari
Skema Klasifikasi atau daftar penilaian suatu arsip berdasarkan lama
simpan dan nilai yang terkandung.
Prosedur Operasional Baku (POB)
Dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan seluruh unit organisasi di
Universitas Indonesia dibantu dengan Prosedur Operasional Baku (POB)
Arsip. POB ini ditujukan untuk membantu sumber daya manusia di UI
untuk dapat melaksanakan fungsi kearsipan.
Prosedur diatas merupakan prosedur yang berisikan penjelasan dan alur
kerja (flow chart) yang menggambarkan bagaimana suatu arsip dikelola.
Kebijakan Alih Media
Kantor Arsip melaksanakan kebijakan untuk alih media arsip ke dalam
media baru disesuaikan dengan kondisi universitas. Kondisi yang
dimaksud meliputi dari sisi media arsip itu sendiri baik fisik, maupun
informasi yang terkandung didalam arsip tersebut. Kemudian peraturan
yang diberlakukan oleh universitas dan/ atau pemerintah dalam
pelaksanaan proses alih media.
Alih Media dilakukan dalam rangka pemeliharaan terhadap arsip yang
memiliki nilai guna penting. Kegiatan Alih Media juga membantu proses
pencarian dokumen dengan lebih cepat dikarenakan kemampuan sistem
dalam mengolah data arsip dengan lebih cepat dan efisien.
 
Apa itu Alih Media
Kantor Arsip Universitas Indonesia saat ini belum sepenuhnya
mewajibkan setiap unit kerja untuk melakukan peralihan proses
administrasi ke dalam bentuk elektronik. Hal tersebut dikarenakan belum
semua unit kerja bisa dan membutuhkan akan hal tersebut. Perlu
dilakukan suatu penilaian secara menyuluruh jika kedepan akan dilakukan
suatu perubahan dalam proses administrasi dan pengelolaan arsip di
Universitas Indonesia.
Kondisi Universitas
Sebagian besar unit organisasi di Universitas Indonesia saat ini membuat
dan menggunakan suatu berkas arsip dalam bentuk elektronik. Seperti
saat pembuatan surat untuk keperluan tertentu, maka akan dibuat dalam
aplikasi  office-suite yang merupakan bentuk elektronik, kemudian
disebarkan secara elektronik (email), dan digunakan kembali oleh
penerima email dalam bentuk elektronik. Akan tetapi dikarenakan suatu
hal seperti proses kewenangan tanda tangan maka dilakukan proses
cetak surat tersebut, dalam hal ini sebuah surat yang terlahir dalam
bentuk elektronik tidak lagi berada dalam bentuknya semula yaitu
elektronik. Maka akan terjadi perubahan konteks dalam informasi bentuk
arsip tersebut, juga akan membutuhkan sebuah kerja fisik kembali dalam
proses penyebarannya, dan akan jauh tidak efisien apabila akan
dilakukan proses penggunaan kembali atau perubahan konten surat
(pembuatan ulang surat).
Melihat hal tersebut diatas maka perlu dilakukan sebuah langkah awal
yang bisa mendorong proses administrasi yang kemudian akan
berhubungan pada proses pengelolaan arsip di Universitas Indonesia
untuk bisa mengarahkan pada suatu sistem administrasi dan sistem
kearsipan yang terpadu. Sistem ini tentu dibuat harus sangat mampu
untuk mengikuti perkembangan teknologi untuk terciptanya suatu proses
pengelolaan informasi yang efektif dan efisien.
Pelaksanaan Alih Media
Alih media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik
(baca:kertas) menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola
menggunakan teknologi informasi. Proses alih media ini tidak dipaksakan
untuk dilaksanakan oleh seluruh unit organisasi di UI. Akan tetapi Kantor
Arsip menetapkan bahwa arsip yang sebaiknya dilakukan proses alih
media adalah yang merupakan arsip penting atau arsip vital. Arsip vital
yang dimaksud antara lain arsip pendirian fakultas, arsip pendirian
universitas, arsip salinan transkirp mahasiswa, arsip salinan ijasah
mahasiswa, arsip pertanahan, arsip legalitas, dll. Sedangkan arsip yang
bersifat rutinitas tidak perlu dilakukan alih media.
Bagaimana memulai Alih Media
Langkah awal yang harus dilakukan oleh unit organisasi yang ingin
melalkukan alih media adalah
 Melakukan estimasi berapa lama arsip akan disimpan, bagaimana
nantinya arsip yang telah di alih media (baca:elektronik) akan
digunakan dan apasaja yang diperlukan untuk menunjang agar
informasi arsip tetap dapat digunakan;
 Lama pemeliharaan arsip elektronik akan berbeda dengan lama
pemeliharaan teknologi informasi, maka itu perlu dilakukan proses
pengelolaan dan manajemen tersendiri antara teknologi informasi
(software dan hardware) tempat arsip elektronik disimpan dengan
informasi arsip elektronik;
 Perkirakan bagaimana nantinya pengguna akan menggunakan arsip
elektronik, termasuk didalamnya perilaku dan kebiasaan pengguna,
pastikan penggunaan yang benar adalah penggunaan yang sederhana
bagi pengguna;
 Jangan anggap proses ini sebagai proses tantangan dari perubahan
teknologi, karena perubahan kebiasaan dan proses evaluasi sistem
akan jauh lebih sulit.
Jika unit organisasi anda tidak yakin untuk melakukan proses alih media
berdasarkan prosedur yang ada
 Lakukan terlebih dahulu penilaian terhadap unit organisasi anda baik
dari sisi sumber daya manusia maupun sumber daya organisasi
lainnya untuk melakukan proses alih media;
 Buat perencanaan program untuk pelaksanaan alih media informasi
arsip yang anda kelola;
 Konsultasikan perencanaan anda dengan Kantor Arsip Universitas
Indonesia mengenai keinginan pelaksanaan proses alih media ini.
 
Manfaat Arsip Digital
Keuntungan atau manfaat yang didapatkan dalam proses alih media arsip
antara lain adalah meningkatkan efisiensi organisasi dan berbagai hal
lainnya termasuk meningkatkan kinerja akuntabilitas, bisnis proses, dan
menekan biaya.
Mengapa Alih Media?
 Informasi adalah sebuah kunci dari aset dan nilai perusahaan, maka
itu perlu adanya pengelolaa dengan baik dan benar untuk menjamin
ketersediaan informasi. Manajemen arsip secara elektronik adalah
salah satu cara untuk mendapatkan hal tersebut (baca: pangelolaan
informasi);
 Setiap organisasi memiliki kewenangan untuk mengelola arsip mereka
termasuk dalam hal pelaksanaan alih media arsip. Karena itu
organisasi memiliki hak penuh dalam pelaksanaan alih media
berdasarkan aturan dari pemerintah dan undang-undang;
 Hampir saat ini semua informasi maupun administrasi terlahir dalam
format elektronik. Maka merupakan suatu hal yang sangat logis jika
kemudian informasi tersebut dikelola dalam bentuk elektronik;
 Manajemen arsip elektronik akan membuat organisasi anda selalu
mengikuti perkembangan jaman dan mengembangkan inovasi dalam
melakukan setiap proses bisnis;
 Akan memudahkan organisasi anda dalam mengimplementasikan
perubahan yang terjadi baik itu aturan pemerintah, kebijakan
organsiasi, dll yang berkaitan dengan proses pengelolaan informasi
dan Manajemen Arsip.
Keuntungan Alih Media
 Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal akses dan
proses temu-kembali informasi arsip;
 Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan
yang lebih cepat terkait dengan akses arsip yang cepat dan tepat;
 Layanan arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepat
diketahui;
 Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas arsip dalam mencari
informasi;
 Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi,
dan memudahkan dalam penggunaan kembali informasi arsip oleh
unit atau organisasi lain;
 Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan
informasi secara akurat, cepat, dan transparan sesuai permintaan
pemegang kewenangan maupun kebutuhan suatu regulasi;
 Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi
dan meningkatkan keberlangsungan bisnis;
 Penekanan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan,
temu-kembali, dan pengelolaan atas media kertas.
Strategi Manajemen Arsip
Manajemen Arsip dan Informasi yang baik penting dalam sebuah
organisasi karena akan mendukung bisnis proses dari setiap unit
organisasi, akan membantu dalam peningkatan efisiensi dan
akuntabilitas.
Strategi yang dilakukan adalah berfokus pada:
 Menghubungkan bisnis proses dengan manajemen arsip untuk
memenuhi kebutuhan organisasi
 Melakukan manajemen risiko terkait dokumen (transactional maupun
legal)
Organisasi anda harus memiliki:
 Visi dan Misi tentang Manajemen Arsip dan Informasi
 Strategi Manajemen Arsip dan Informasi
 Arsitektur Pengelolaan Informasi Arsip
 Kebijakan dan Prosedur Manajemen Arsip dan Informasi
Perencanaan Manajemen Arsip dan Informasi
Manajemen Arsip dan Informasi membutuhkan sebuah kerangka yang
berjangka panjang dan strategis untuk mengelola arsip dan informasi dari
organisasi anda. Kerangka tersebut haruslah sesuai dengan kebutuhan
dari bisnis proses dan manajemen resiko dari organisasi anda.
Berikut adalah 4 hal penting yang dibutuhkan dalam sebuah kerangka
pengelolaan Manajemen Arsip:
 Tentukan Prinsip utama dalam pengelolaan arsip organisasi anda
 Perhitungkan arsip yang ada saat ini dan yang akan datang
 Berikan kemampuan kepada unit anda untuk melakukan identifikasi,
penilaian, dan prioritas resiko
 Tentukan prioritas dalam perencanaan dan manajemen arsip dan
informasi organisasi anda.
Perencanaan ini harus pula didukung oleh senior manajer atau kepala unit
organisasi.
Strategi Manajemen Arsip dan Informasi
Kerangka strategi manajemen seharusnya tersusun secara sistematik
yang dijadikan pedoman apa yang harusnya diselesaikan dalam
pengelolaan arsip. Manajemen arsip dan informasi organisasi anda
sebaiknya memiliki beberapa hal berikut:
 Mempromosikan akuntabilitas dan kerangka pertanggungjawaban
 Identifikasi seberapa penting arsip terhadap bisnis proses
 Identifikasi kunci sumber informasi dan dan refleksikan hubungan
antara sebuah informasi dengan sistem yang menggunakan informasi
tersebut.
 Identifikasi peraturan dan undang-undang yang bisa digunakan oleh
organisasi anda
 Identifikasi standar dan pedoman kearsipan yang sesuai
Strategi manajemen arsip ini harus didukung oleh senior manajer atau
kepala unit organisasi.
Arsitektur Informasi Arsip
Informasi mengenai kerangka arsitektur manajemen arsip dan informasi
organisasi anda sangat berkaitan dengan kegiatan atau tujuan
keberadaan organisasi anda. Arsitektur informasi ini meliputi bagaimana
arsip digunakan, dideskripsikan, dan pengorganisasiannya baik secara
tersendiri maupun keseluruhan organisasi anda. Hal ini sangat membantu
jika nantinya sebuah informasi ingin disebarkan dengan isi yang tepat dan
kepada orang yang tepat.
Sebuah arsitektur informasi sebaiknya :
 Identifikasi bisnis proses
 Identifikasi bisnis sistem mana yang akan menyimpan informasi dan
arsip
 Berikan penjelasan atau alur bagaimana sebuah informasi berpindah
dari satu sistem kepada sistem yang lain
 Spesifikasi dan kelola desain, label, petunjuk, dan indeksing dari
sistem informasi organisasi anda
 Tetapkan standar untuk metadata dan terminologi yang akan
digunakan oleh seluruh unit organisasi anda --metadata membantu dalam
melakukan analisis dan mengklasifikasi arsip sehingga struktur, konteks, dan isi.
 Promosikan akan fleksibilitas, standar penyebaran informasi dan
penggunaan kembali informasi arsip.
Arsitektur Informasi manajemen arsip harus didukung oleh top level
manajemen sehingga tidak bertentangan dalam penentuan kebijakan
organisasi dan sejalan dengan manajemen perusahaan.
Kebijakan dan Prosedur Manajemen Arsip dan Informasi
Kebijakan dan Prosedur sebaiknya:
 Disetujui oleh kepala unit organisasi atau senior manajer unit
 Selalu konsisten dengan strategi manajemen arsip dan informasi anda
 Tentukan penanggungjawab untuk setiap unit organisasi termasuk
didalamnya seorang ahli atau spesialis dalam manajemen arsip dan
informasi untuk perusahaan
 Selalu lakukan review, pengkinian, dan evaluasi setiap periode
 Komunikasikan dan manfaatkan bagaimana penanganan arsip dari
satu unit ke unit lainnya.
Setiap staf unit organisasi bertanggungjawab atas arsip yang diciptakan
dan diterima dalam berbagai format selama bekerja.
 
Tanggung Jawab Pengelolaan Arsip
Universitas Indonesia memiliki beberapa tingkatan unit pengelola arsip
berdasarkan praktek terbaik yang dilakukan. Berikut adalah penjelasan
mengenai pelaksana fungsi kearsipan di Universitas Indonesia:
  Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi/ Unit Kearsipan I -- Kantor
Arsip Universitas Indonesia
 Unit Kearsipan/ Unit Kearsipan II -- Unit Kearsipan di Pusat
Administrasi dan Fakultas
 Unit Pengolah Berkas/ Unit Kearsipan III -- Unit/ Sub-unit Kearsipan
disetiap unit/ kelompok kerja organisasi.

 
Proses Bisnis dan Manajemen Arsip
Sangat keliru jika sebuah manajemen arsip disusun tanpa melihat
bagaimana bisnis proses dari sebuah organsiasi berjalan. Karena itulah
dalam website ini anda memahami bahwa pengelolaan arsip tidak dimulai
saat arsip diterima akan tetapi manajemen dimulai saat arsip tersebut
tercipta yang artinya merupakan bagian dari sebuah awal proses bisnis
yang membutuhkan surat-menyurat sebagai arsip.
 
Menjadikan manajemen arsip dan informasi bagian dari rutinitas harian anda
Oleh karena itu sebuah organisasi seharusnya memahami mengenai
bisnis proses dan arsip sebagai berikut:
 Memahami bahwa sebuah informasi dan arsip berkaitan dengan
sebuah resiko yaitu membawa konten dari sebuah bisnis organisasi.
 Mendukung para karyawannya dengan training pengelolaan
administrasi arsip.
 Buatkan arsip sebuah kebijakan, standar dan pedoman
 Tanggungjawab penuh terhadap pekerja manajemen arsip yang
berasal dari luar -outsource
 Laksanakan program-program penunjang untuk manajemen arsip
organisasi
Organisasi anda sebaiknya memiliki pula atau menggunakan sistem
kearsipan yang efektif dalam menciptakan, menjaga, dan mengelola arsip
elektronik.

Audit Informasi
Audit informasi adalah suatu alat yang digunakan dalam melakukan
evaluasi atau penilaian mengenai pelaksanaan fungsi kearsipan di setiap
unit organisasi. Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana
pelaksanaan fungsi kearsipan di seluruh unit organisasi Universitas
Indonesia. Pelaksanaan audit dilakukan oleh auditor dengan koordinasi
antara unit organisasi dengan kantor arsip sebagai lembaga kearsipan
perguruan tinggi.
Bagaimana hasil Audit digunakan oleh Unit Organisasi
Laporan dari hasil audit informasi dapat digunakan sebagai:
 identifikasi kekuatan dan kelemahan pada manajemen informasi
dan arsip organisasi;
 Identifikasi area yang memiliki resiko berbahaya dalam
pengelolaan arsip sehingga membutuhkan perhatian;
 Membuat skala prioritas dalam pengelolaan arsip yang
membutuhkan perhatian;
 Membantu dalam penyediaan informasi suatu permasalahan
atau kasus dengan manajemen informasi dan arsip;
 Membantu dalam penyusunan perencanaan dan pengembangan
strategi, kebijakan, dan bahan pelatihan untuk unit atau
organisasi.
Pengawasan Kearsipan
Kantor Arsip, sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di lingkungan
Universitas Indonesia. Pada tahun 2016 mengembangkan instrumen
penilaian terkait Manajemen Arsip di lingkungan UI. Hal ini dilakukan
dalam upaya meningkatkan tata kelola universitas yang handal. Pegawai,
kelompok kerja dan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia
bertanggung jawab untuk :
 Peduli dan memahami kebijakan universitas dan peraturan
terkait pengelolaan dokumen dan arsip.
 Penciptaan dokumen dan arsip adalah bagian dari pekerjaan
setiap pegawai.
 Menyimpan dokumen dan arsip ke dalam sistem informasi di
Universitas Indonesia (files.ui.ac.id, kelola.ui.ac.id,
sekar.ui.ac.id, dsb) harus dilakukan secara konsisten dengan
menjada keaslian dokumen.
 Menjaga fisik dokumen dan arsip dengan hati-hati (rusak,
kebocoran informasi, hilang, dsb)
 Hanya memusnahkan dokumen dan arsip dengan persetujuan
pimpinan atau pihak terkait atau sesuai prosedur, dan
 Menjaga dokumen dan arsip dari pihak tidak berwenang.
Penilaian kinerja perlu dilakukan dengan skala pengukuran yang jelas,
sesuai dengan kebutuhan data dan sumber daya. Jika diperlukan,
tentukan prioritas pada unit kerja/ bisnis proses/ kelompok kerja/ personil
yang menjadi perhatian organisasi.
Tanggung Jawab
Keberhasilan pengelolaan dokumen dan arsip di Universitas Indonesia
tidak hanya menjadi tanggung jawab sebuah unit arsip atau kantor atau
Arsiparis. Namun menjadi tanggung jawab seluruh personil, unit kerja,
pimpinan untuk peduli dalam pengelolaan dokumen kerja dan arsip
mereka masing-masing (... sebuah bentuk kepatuhan terhadap peraturan
universitas tentang pengelolaan dokumen dan arsip ... ).
Instrumen yang dibuat oleh Kantor Arsip dalam Pengawasan Kearsipan
antara lain:
1. Zero - Pile Up- Archives
2. Filling System
3. Implementasi Tata Naskah Dinas
Penilaian Zero - Pile Up - Archives dilakukan dengan metode observasi ke
lapangan oleh Arsiparis atau Pengelola Arsip untuk menilai kondisi unit
kerja di lingkungan Fakultas. Kemudian melakukan penilaian dengan
mengisi form instrumen yang ada. Setiap unit kerja harus dinilai secara
objektif dan professional. Sedangkan untuk Tata Naskah Dinas penilaian
dilakukan dengan sampling surat yang dikeluarkan atau diterbitkan oleh
Fakultas dengan melihat kepatuhan terhadap penerapan Peraturan Rektor
Nomor 017 Tahun 2015. Setiap unsur dalam naskah dinas tersebut dinilai
sesuai dengan bobot yang ada.
Instrumen menggunakan skala 1 - 5 untuk Zero Pile Up Archives dan
Filling System dan nilai 1 - 100 untuk Tata Naskah Dinas, dengan
konversi sebagai berikut.
 

Nilai Konversi Skala 1-5

A Sangat Baik 4.01 – 5.00
B Baik 3.01 – 4.00
C Cukup 2.01 – 3.00
D Kurang 1.01 – 2.00
E Buruk 0.01 – 1.00