PENERAPAN SISTEM PENGARSIPAN PADA

BAGIAN TATA USAHA SMA PLUS OLAHRAGA

NUSA TIMOR

Application Project
Diajukan untuk memenuhi kelulusan materi ajar
Application Project LP3I College Kupang

Oleh :
Maria Noviana Hoar
2110810070000

Bidang Keahlian : Office Administration Automatization

LP3I College Kupang
2023
 KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang
Maha Esa atas segala berkat dan rahmatnya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Application Project (AP) ini tepat pada waktunya.
Sebagaimana ketentuan yang berlaku di LP3I College Kupang
bahwa peserta didik tingkat akhir harus Menyusun dan memaparkan
Application Project (AP) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian
pendidikan 2 tahun di LP3I College Kupang. Untuk itu penulis
melakukan observasi dari bulan April di SMA Plus Olahraga Nusa Timor
Kupang kemudian Menyusun laporan hasil pengamatan tersebut dalam
bentuk Application Project ini dibawah bimbingan Ibu Sri Hartati, S.Pd.
Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang sudah terlibat dalam mendorong dan
membantu penulis dalam pelaksanaan penyusunan laporan AP
khususnya kepada:
1. Bapak Achmad Syahrul Zaini, S.Ikom selaku branch Manager
LP3I College Kupang.
2. Ibu Sri Hartati, S.Pd selaku pembimbing Application Project ini.
3. Orang tua yang selalu memberikan dukungan, doa dan motivasi
kepada penulis hingga akhir penulisan Application Project ini.

Kupang Juni
2023
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Proses pencapaian tujuan dari setiap organisasi sangat ditentukan
dari kegiatan administrasi oleh karena itu baik perusahan, kantor, maupun
instansi, tentunya memerlukan sebuah unit untuk mengelola segala sesuatu
yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Mulai dari laporan, formulir,
hingga surat masuk maupun surat keluar. Keseluruhan kegiatan organisasi
membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi manajemen.
Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi adalah arsip. Arsip tersebut merupakan aset berharga
bagi perusahaan karena, arsip dapat digunakan sebagai bahan perencanaan
bagi perusahaan. Sumber informasi dalam melakukan pengambilan
keputusan, dan arsip sebagai alat bukti dalam kegiatan pengawasan
perusahaan.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat
penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar
kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat
dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena, arsip merupakan pusat
ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin
seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan, dan dokumen secara
lengkap. Maka itulah perlu adanya pengelolaan arsip, agar mudah di dapatkan
oleh pihak yang membutuhkan. Oleh sebab itu Perusahaan harus dapat
mengelola arsip dengan baik berdasarkan sistem yang telah ditetapkan.
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada sebuah kantor, atau instansi,
besar kemungkinan dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit
kearsipan, sarana dan fasilitas kearsipan. Namun pada kenyataanya tidak
semua kantor atau instansi memiliki sarana atau fasilitas yang cukup dan
serta memiliki keterbatasan tenaga kerja untuk menangani sistem
pengelolaan, kadang keterbatasan tenaga justru menjadi penghambat
aktivitas kegiatan administrasi, dan menyebabkan sistem pengelolaan arsip
menjadi tidak teratur.
Akan tetapi Setiap instansi pemerintah, ataupun kantor mempunyai
caranya masing masing untuk memperlancar kegiatan pengarsipan. Dan juga
setiap instansi mempunyai sistem kearsipan tersendiri baik itu asas
sentralisasi, asas desentralisasi, maupun asas campuran. Dengan penerapan
asas ini juga sangat berpengaruh terhadap kearsipan.dan banyak kantor-
kantor yang menggunakan sistem kearsipan desentralisasi, yang artinya
setiap bagian dalam instansi pemerintah maupun swasta memiliki arsip
sendiri. Misalnya bagian kepegawaian, penyimpanan arsipnya khusus untuk
bagian kepegawaian. Begitu juga di bagian-bagian lain, hal ini dikarenakan
apabila pimpinan membutuhkan suatu arsip, misalnya yang berhubungan
dengan kepegawaian maka akan mudah dan cepat untuk menemukannya
atau lebih efektif dan efisien. Tetapi ada juga instansi pemerintah atau swasta
yang menggunakan sistem kearsipan sentralisasi, artinya perusahaan,
instansi, atau kantor memusatkan seluruh arsip.
Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat
diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran
administrasi perkantoran. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan
untuk melindungi, merawat,, melestarikan, mengawasi, dan mengambil
langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya baik secara fisik maupun
informasi yang terkandung di dalamnya. Adapun hal lain yang harus
diperhatikan agar arsip dapat tertata dengan rapi yaitu sistem penyimpanan.
Sistem penyimpanan yang baik dapat memudahkan petugas dalam
melakukan pencarian terhadap arsip.
Berdasarkan hasil wawancara saya bersama, Bapak kepala sekolah
SMA PLUS OLAHRAGA NUSA TIMOR. Beliau menyatakan bahwa sekolah
yang berlokasi di jalan oebonik kelurahan batuplat kecamatan Alak Kupang,
Nusa Tenggara Timur, Masih mengalami keterbatasan fasilitas penyimpanan
 serta penyimpanan sistem arsip tahunan yang sering mempersulit karyawan
untuk menemukan arsip yang dibutuhkan. Hal ini juga menyebabkan arsip
menjadi tidak tertata dengan rapi. Oleh sebab itu saya akan menerapkan
sistem penyimpanan arsip menurut subject, abjad dan juga kronologi.
Sehingga dapat meminimalisir keterbatasan fasilitas penyimpanan, dan juga
memudahkan petugas pada saat mencari arsip tersebut.

Berdasarkan Uraian di atas maka saya berniat untuk melakukan AP

terkait “Penerapan Sistem Pengarsipan pada bagian Tata Usaha di SMA
PLUS OLAHRAGA NUSA TIMOR’’.
1.2 Alasan Memilih Judul
Sistem penyimpanan yang baik dapat memudahkan melakukan
pencarian terhadap arsip.Oleh Karena itu penulis bermaksud untuk
menerapkan ‘’Penerapan Sistem Pengarsipan pada bagian Tata Usaha di
SMA PLUS OLAHRAGA NUSA TIMOR’’.
1.3 Identifikasi Masalah
Dari uraian yang ditemukan pada latar belakang maka, dapat
Identifikasi masalah sebagai berikut:
1 Sarana prasarana yang masih terbatas dan tempatnya yang kurang
luas.
2 Penerapan sistem kearsipan yang membuat karyawan kesulitan
menemukan arsip yang dibutuhkan

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini yaitu: Menerapkan ide yang bermanfaat
dalam sistem pengelolaan arsip dan membantu instansi, dalam
penyimpanan arsip sehingga memudahkan dalam mencari data-data
tersebut.

1.1.2 Manfaat Penilitian

 A. Bagi Peneliti
Manfaat yang didapat bagi peneliti adalah dapat
mengembangkan ilmu yang didapat dari perkuliahan, serta ilmu dan
pengetahuan baru yang belum di didapat dari bangku perkuliahan.
B. Bagi perusahaan
Diharapkan dapat memberikan salah satu masukkan khususnya,
dalam bidang penyimpanan arsip sehingga dapat tertata dengan baik.
1.5 Batasan Masalah
Berdasarkan identifikasi yang ada maka, penulis membatasi
penelitian ini hanya pada”Penerapan Sistem Pengarsipan Pada bagian
Tata Usaha di SMA PLUS OLAHRAGA NUSA TIMOR

1.6 Metode Penelitian

1. Observasi
Metode ini digunakan untuk meninjau dan mengumpul data, untuk
mengetahui sistem pengarsipan. Penelitian ini dilakukan di SMA Plus
Olahraga Nusa Timur, Kupang Nusa Tenggara Timur.
2. Wawancara
Metode ini digunakan sebagai pengumpulan data dengan cara
mengajukan berbagai pertanyaan, kepada pihak Kepala Sekolah SMA Plus
Olahraga Nusa Timor Kupang Nusa Tenggara Timur.
 BAB II

LANDASAN TEORI
2.1 Arsip
2.1.1 Pengertian Arsip
Istilah yang berkembang mengenai arsip yang sudah sedikit
dijelaskan pada pembahasan sebelumnya secara umum. Maka, perlu
untuk melihat beberapa pengertian baik menurut para ahli maupun
bahasa arsip yang memiliki istilah dari berbagai bahasa asing.
1. Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Mari kita merujuk pendapat para ahli berikut ini untuk lebih
memahami apa itu pengertian dari arsip.
A. The Liang Gie

The Liang Gie menjelaskan bahwa arsip adalah kumpulan

atau himpunan warkat yang disimpan secara terencana dan
teratur, karena memiliki nilai suatu fungsi agar setiap kali
dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.

B. Sularso Mulyono

Berdasarkan Sularso Mulyono, pengertian dari arsip

adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan
terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sehingga setiap
kertasnya bisa ditemukan dengan cepat dan mudah jika
waktunya dibutuhkan
 C. Agus Sugiarto

Agus Sugiarto menjelaskan bahwa pengertian arsip

adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur
dan berencana, karena memiliki fungsi agar setiap kali
dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat.

2. Arti Arsip Berdasarkan KBBI

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pengertian

arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa
lalu yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket
komputer, flashdisk, atau harddisk, dan biasanya akan diterbitkan
secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di tempat
tertentu sebagai referensi.

Arsip dapat disimpulkan dari istilah bahasa dan beberapa

pengertian diatas bahwa arsip berperan sebagai pusat ingatan atau
sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat
diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka kegiatan. Arsip
sangat membantu organisasi dalam menjalankan suatu kegiatan
seperti kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-
tepatnya.

2.1.2 Tujuan Pengarsipan

1. Menghemat tempat penyimpanan adalah Tempat penyimpanan

ini bisa berupa wadah, rak, laci, lemari, bangunan atau lainnya untuk
menyimpan sesuatu. Anda bisa menyimpan berkas atau barang-barang
penting dalam satu tempat yang disebut sebagai arsip.
 2. Menjaga kerahasiaan Karena, arsip biasanya berupa berkas
atau barang benda yang penting dan berpengaruh bagi banyak orang.
Sehingga Anda harus menyimpannya dengan baik dan aman agar tak
sembarang orang bisa mengaksesnya.
3. Menghemat waktu dan tenaga lebih cepat mencari berkas-
berkas atau barang benda penting, bila menyimpannya dalam satu arsip.
Hal ini juga bertujuan untuk menghindari pemborosan tenaga dan waktu
dalam pencarian arsip yang dibutuhkan.

4. Menjaga kelestarian arsip biasanya tidak hanya berupa berkas

atau barang penting, tetapi juga barang benda yang unik atau
mengandung nilai sejarah sehingga perlu dijaga dan disimpan dengan
baik. Hal inilah yang membuat arsip memiliki tujuan untuk menjaga
kelestarian, sehingga barang benda bersejarah ini bisa menjadi pelajaran
bagi generasi selanjutnya.
2.1.3 Manfaat Pengarsipan
Arsip memiliki manfaat yang penting dalam kegiatan
penggunaan sehari- hari.

menurut Dewi (2011) arsip memiliki manfaat sebagai berikut:

1.Dengan menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah

ditemukan kembali dalam waktu singkat.
2. Menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.

Sedangkan menurut Dwihartanti (2014:5) arsip memiliki manfaat

yang terdiri dari:
1. Arsip dapat memberikan keterangan atau informasi tentang suatu
perkara atau urusan.
2. Arsip dapat mengungkapkan kembali peristiwa yang telah terjadi.
2.1.4 Jenis Jenis Pengarsipan

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas

dan tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang.
Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang teruma berupa
surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Menurut
Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:13), Untuk dapat mengenal arsip,
bisa dilihat dari beberapa dimensi, yaitu:

1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya

a. Arsip keuangan, contohnya laporan keuangan, bukti pembayaran,

daftar gaji, bukti pembelian, dan surat perintah membayar.

b. Arsip kepegawaian, contohnya data riwayat hidup pegawai, surat

lamaran, surat pengangkatan pegawai, dan rekaman presensi.

c. Arsip pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan,

surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, dan daftar harga.

d. Arsip pendidikan, contohnya kurikulum, satuan pelajaran, daftar

hadir siswa, transkrip mahasiswa, dan rapor.

2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya

ada bermacam-macam arsip: Surat contohnya naskah

perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan, dan tabel,Gambar, foto, peta,
Compact Disk (CD), DVD, Pita rekaman, Mikrofilm, Disket, dan lain-
lain.

3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

a. Arsip bernilai informasi, contohnya pengumuman, pemberitahuan, dan

undangan.
 b. Arsip bernilai administrasi, contohnya ketentuan-ketentuan organisasi,
surat keputusan prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contohnya akte pendirian perusahaan, akte

kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan
keputusan peradilan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya laporan tahunan, notulen rapat, dan

gambar/foto peristiwa.

e. Arsip bernilai ilmiah, contohnya hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh kwitansi, bon penjualan, dan

laporan keuangan.

g. Arsip bernilai pendidikan, contohnya karya ilmiah para ahli, kurikulum,

satuan pelajaran, dan program pengajaran.

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingan

a. Arsip tidak berguna, contohnya surat undangan, dan memo.

b. Arsip berguna, contohnya, surat permohonan cuti, dan surat pesanan

barang.

c. Arsip penting, contohnya surat keputusan, daftar riwayat hidup

pegawai, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji.

d. Arsip vital, contohnya akte pendirian perusahaan, buku induk

pegawai, sertifikat tanah/bangunan, dan ijasah.

5. Arsip Menurut Fungsinya

a. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengelolaannya
a. Arsip pusat yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau
berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah
Pusat di Jakarta.
b. Arsip unit yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintahan, Arnas Daerah di Ibukota
Provinsi.
7. Arsip Menurut Keasliannya,
a. Arsip asli yaitu dokumen utama yang dibuat dan di tujukan pada
pihak yang paling berkepentingan (pihak utama). Dokumen ini
biasanya langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer,
dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan
dokumen utama.

b. Arsip tembusan merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk surat)

yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau dokumen utama,
namun ditunjukan para pihak yang berkepentingan selain pihak
utama.

c. Arsip salinan merupakan dokumen tiruan yang dibuat dengan cara

duplikasi, atau diketik ulang dimana isi atau kontennya sama dengan
dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-sama dengan
pembuatan dokumen asli.

d. Arsip petikan merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip

sebagian dari isi dokumen asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

a. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan

asli dengan tinta (bukan photocopy tau film) sebagai tanda
 keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat

tanda tangan asli dengan tinta.narsip ini berupa fotokopi, film,
mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

2.2 Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip

2.2.1 Perencanaan Arsip

Menurut Alex Soemadji, Perencanaan adalah salah satu syarat
mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik, dan apabila
kita tidak mengadakan perencanaan dengan baik maka hal ini berarti
kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan banyak terjadi
kekeliruan sehingga akan menimbulkan pengorbanan yang besar, atau
malahan tujuan yang telah kita tetapkan tidak akan tercapai.
Sedangkan menurut Ricks dan Gow dalam suraja, aktivitas-aktivitas
dari perencanaan kearsipan dilakukan dengan melakukan penyusunan
pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip, penyusunan pedoman
pemrosesan surat dan naskah masuk maupun keluar, penyusunan
jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip dan perencanaan
fasilitas.

2.2.2 Pengorganisasian Arsip

Menurut Sugiarto ada beberapa pengorganisasian arsip Dalam
kantor yang sudah dikenal yaitu :
1.Sentralisasi yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara
terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan
arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut
sentral Arsip.
 2. Desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap
unit kerja dalam suatu organisasi.

3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yaitu arsip yang masih aktif

dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-
masing pengolahan, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau
disebut arsip inaktif di kelola di Sentral Arsip

2.3 Kendala Sistem Manajemen Kearsipan

Kendala adalah suatu masalah atau suatu keadaan yang hambat

untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai dan harus memiliki solusi
tertentu sesuai dengan kendala yang dihadapi. Beberapa faktor dalam
penyimpanan dan pengelolaan bisa menjadi kendala sistem manajemen
kearsipan.

Menurut Sedarmayanti (2003), ada beberapa macam kendala

atau hambatan dalam pengelolaan atau penyimpanan, antara lain:

2.3.1 Jumlah Arsip Terus Bertambah

Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah atau fasilitas tempat

dokumen itu disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang
terakumulasi selama masa hidup suatu individu atau organisasi.
Kemudian, arsip disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau
organisasi tersebut.Jumlah arsip yang terus bertambah secara terus-
menerus juga termasuk kendala dalam sistem manajemen arsip. Karena,
kondisi ini bisa mengakibatkan tempat atau ruangan penyimpanannya
tak mampu menampung arsip. Sehingga, risiko arsip penting mengalami
kerusakan dan hilang juga akan lebih tinggi. Oleh sebab ini, kendala
penyimpanan arsip ini harus dicegah sejak awal.

2.3.2 Tidak Ada Pedoman Tata Kerja

 Tata kerja adalah suatu cara untuk mengatur sebuah pekerjaan
agar terlaksana. Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang
cara mengelola sebuah pekerjaan, mulai dari pengertian pekerjaan itu
sendiri, apa yang harus dilakukan dan caranya.Pedoman tata kerja
sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk kearsipan. Suatu
perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata kerja kearsipan
bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip. .

2.3.3 Tidak Ada Tata Cara Peminjaman Arsip

Arsip biasanya berupa dokumen atau file penting yang akan

dibutuhkan kemudian hari atau seterusnya. Karena itu, suatu organisasi
maupun perusahaan harus memiliki pedoman tata cara peminjaman
arsip untuk, mengontrol dan menjaga dokumen tersebut. Bila suatu
organisasi tidak memiliki dan tidak menerapkan pedoman tata cara
peminjaman arsip, hal ini bisa mengakibatkan setiap orang bisa
meminjamnya tanpa peraturan jelas.

2.3.4 Sistem Penyimpanan Arsip Tidak Maksimal

Sistem penyimpanan arsip adalah kendala utama sistem

manajemen kearsipan yang perlu diperhitungkan dan dicegah sejak
awal. Karena, sistem yang kurang maksimal dan terampil akan
menyulitkan seseorang dalam mencari arsip dengan cepat dan
tepat.Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian tata cara dan langkah-
langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat,
sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika
diperlukan lagi.

2.4 Sistem Pengarsipan

 Sistem pengarsipan adalah cara penyimpanan arsip secara logis
dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau
kombinasi huruf dan nomor identitas arsip yang terkait(Amsyah 2003).
Menurut Donni, Gamida dan Agus (2013) ada 5 macam sistem
pengarsipan, yaitu :

2.4.1 Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap/nama dokumen
bersangkutan.Melalui sistem abjad ini dokumen disimpan berdasarkan
urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari
dua jenis yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (nama
individu) terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal, sedangkan nama
13 badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan
nama organisasi.
Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah
a. Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana Dokumen yang
berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama
akan berkelompok menjadi satu.

b. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan

c. bersebelahan dalam satu map.

d. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama

pengirim yang dikirim surat,tanpa mempergunakan indeks. Karena itu
disebut sebagai sistem langsung.

e. Susunan guide dan foldernya sederhana.

f. Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan.

g. Dapat juga mempunyai file campuran.

 Kelemahan dari sistem penyimpanan abjad:
a. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian nama yang lain seperti nama depan/panggilan,tetapi harus
melalui belakang.

b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama

lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak
penyimpanan.

c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan
nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.

d. Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan

pemahaman tentang peraturan mengindeks.

2.4.2 Sistem Nomor (Numeric Filing System)

sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor

sebagai pengganti dari nama- nama orang atau nama badan disebut
sistem nomor.

Keuntungan pemakaian sistem nomor:

a. Teliti,karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.

b. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

c. Perluasan nomor tidak terbatas.

d. Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.

e. Indeks memuat seluruh nama koresponden.

kelemahan pemakaian sistem nomor:

 a. Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.

b. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

c. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan

mengindeks.

d. Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa

perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini.

2.4.3 Sistem Geografis/Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem geografis berhubungan dengan letak tempat atau lokasi
adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Keuntungan dari sistem geografis:

a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.

b. tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.

Kelemahan dari sistem geografis:

a. pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.

b. Diperlukan indeks yang tepat dan teliti.

c. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua

berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas abjad untuk
indeks.

d. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang. Untuk

mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan
dengan sistem alfabetis atau numeric
2.4.4 Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan
yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan
sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade ataupun abjad. Sistem
penyimpanan kronologi ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam
perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam
mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam
kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan
buku agenda.
Keuntungan sistem kronologi:
a. Mudah dilaksanakan

b. Susunan dan urutan guide sederhana

c. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan

Kelemahan sistem kronologi:

a. Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah

dokumen yang tidak banyak.

b. Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, dan tahun sebuah dokumen

tidak diketahui.

c. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya

2.4.5 Sistem Subjek (Subjectical Filling System)

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen
sering juga disebut perihal, pokok masalah, pokok surat, atau subjek. Di
Indonesia sistem ini banyak dipergunakan oleh instansi-instansi
pemerintah yang besar dan luas. Untuk arsip instansi/perusahaan yang
disimpan secara sentral,maka sistem subjek adalah sistem yang paling
tepat dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian
atau unit kerja yang mempunyai subjek sendiri-sendiri dan pada
penyimpanan sentral semuanya bergabung menjadi satu system

Keuntungan dalam sistem subjek adalah:

a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang

menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat
penyimpanan.

b. Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara

menyisipkan subyek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada
subjek utama.

Kelemahan dari sistem subjek adalah:

a. Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak

terkendali.

b. Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang

digunakan tidak dibatasi.

c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi,memerlukan

bantuan analis arsip yang berpengalaman.

Diperlukan petunjuk silang yang memadai,untuk menyatukan berbagai

subjek dan informasi yang terkait.
 BAB III

PROFIL PERUSAHAN
3.1 Sejarah Berdirinya SMA Negeri Plus Olahraga Nusa Timor

SMA Negeri Plus Olahraga Nusa Timor yang berlokasi di

Kupang Nusa Tenggara Timur berlokasi di Jl. Oebonik I RT. 23 RW.09
Kelurahan Batuplat Kecamatan Alak,Kota Kupang. Berdiri pada tanggal 23
Oktober 2012. Tujuan dari berdirinya sekolah ini yaitu, menghasilkan
siswa/siswi yang berprestasi dibidang Akademik dan Olahraga yang
Tangguh, Unggul, Berkualitas dalam cabang cabang olahraga tertentu
dan berintelektual olahraga.

3.2 Visi dan Misi SMA Negeri Nusa Plus Olahraga Nusa Timor
3.2.1 Visi

Dengan terciptanya sumber daya manusia yang ahli dibidang

Akademik, memiliki tubuh yang Kuat, Sehat, Terampil, Profesional dan
Berprestasi dalam rangka menghadapi event-event olahraga tingkat
daerah, regional, Nasional, dan internasional.

3.2.2
M
i
s
i
1 Mewujudkan siswa berprestasi dalam akademik dan berprestasi di
tingkat Daerah, Nasional, dan Internasional sehingga siswa berintelektual
olahraga
2 memiliki siswa yang tangguh, unggul dan berkualitas, dalam cabang
olahraga.
3 Mewujudkan siswa sebagai aset daerah Provinsi dan Bangsa untuk
membangun dimasa mendatang.
4
M
e
w
uj
u
d
k
a
n
si
s
w
a
y
a
n
g
m
e
m
ili
ki
L
o
gi
k
a
,
P
r
a
kt
ik
a
,
s
e
rt
a
m
e
nj
u
nj
u
n
g
ti
n
g
gi
b
u
d
a
y
a
d
a
e
r
a
h
.
5
M
e
n
yi
a
p
k
a
n
si
s
w
a
y
a
n
g
b
e
r
k
u
al
it
a
s
di
bi
d
a
n
g
O
la
h
r
a
g
a
d
a
n
d
u
ni
a
k
e
rj
a
.
6
M
e
n
yi
a
p
k
a
n
si
s
w
a
y
a
n
g
b
e
r
k
u
al
it
a
s
u
n
t
u
k
m
el
a
nj
u
tk
a
n
k
e
je
nj
a
n
g
p
e
n
di
di
k
a
n
p
e
r
g
u
r
u
a
n
ti
 n
g
gi

3.3 Struktur Organisasi SMA Negeri Plus Olahraga Nusa Timur

KOMITE KEPALA SEKOLAH

JEVAN I.TOBA,S.P OKTAVIANUS BAKA,S.Pd

WAKASEK
WAKASEK

ANDREAS S.KLA, S.Pd

BDR KOMITE HUMAS KESISWAAN PERPUSTAKAAN

FERNI TALAN,S.Pd NOHRITMEL N, S.Pd MELKI BENI TSE,S.Pd ASMA.MANA’O,S.Pd

BDR BOS TATA USAHA SARANA & PRASARANA BDR BARANG

DARNI MISA,S.Sos THERESIA SANTI,A.M FLORIDA E,NOFUS,S.Pd DORKAS NUBAN,S.Pd

KURIKULUM

I YUSUF,S.O.KAUSE,S.Pd

GURU BIDANG STUDI

SISWA/SISWI