ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

SURAT MENYURAT DI KANTOR KEPALA DESA RIDING PANJANG

DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK
ANDIKA SAPUTRA
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Email : andikasaputra633@yahoo.com

Abstrak
Riding Panjang Village Head Office is the once office lacated in the village of Riding
Panjang. This often happens in the administration office correspondence. Administrative process
correspondence Village Head Office Riding Panjang desired to be made a latter to the Government.

Correspondence administrative process is still done manually. Therefore, ofen there is a

delay or error in carrying out the processes of data processing. Among the correspondence is not
computerized administration allowing missing data and safety data is less reliable and difficult to
search if a current resident of data required.

The author uses the method Unifed Modeling Language (UML) in this thesis, we need
system of correspondence in the form of database administration fatherly store and maintain data
security. By utiliziting this database is right, and good, then data storage will be safe and
computerized data search and citizens will be casier.

Keywords : database, Unifed Modeling Language

a) Pendahuluan Analisa Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan

Dalam suatu instansi atau organisasi kebutuhan akan
teknologi informasi sekarang ini merupakan suatu
kebutuhan yang sangat vital. Sebab sudah banyak
proses-proses yang dunia manajemen dikendalikan dan
tidak terlepas dari teknologi informasi. Bahkan hampir
semua bidang sekarang ini mulai menerapkan teknologi
informasi dalam pengembangannya. Dikarenakan oleh
kelebihan - kelebihan yang dimiliki oleh teknologi
tersebut yaitu dalam pengolahan data dan penghematan
waktu yang digunakan untuk memprosesnya,
dibandingkan dengan menggunakan cara lama yaitu
secara manual.
Ada beberapa hal yang dapat menimbulkan kendala
pada suatu sistem yang dijalankan secara manual,
diantaranya adalah banyaknya jumlah data yang harus
diolah, kerumitan dalam pemrosesan suatu data,
terbatasnya waktu yang digunakan dalam mengolah
data, dan data yang beraneka ragam. Begitu pula dalam
sebuah kantor kepala desa dalam mengelolah surat
menyurat masih dikerjakan dengan cara manual, akan
terbentur pada kendala seperti yang tersebut di atas,
sehingga akan mengurangi kinerja suatu instansi
Oleh karenanya penulis bermaksud mengangkat
masalah tersebut untuk menyusun skripsi dengan judul
Surat Menyurat Pada Kantor Kepala Desa Riding
Panjang Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Hal
tersebutlah yang mendasari penulis untuk memilih judul
tersebut dan sebagai usaha untuk dapat memberikan
solusi atau jalan keluar atas kerumitan masalah yang ada
di dalam Sistem Administrasi Surat Menyurat di
instansi tersebut.
Berdasarkan diatas, maka permasalahan yang akan
dibahas dalam penyusunan Skripsi ini adalah :
a. Bagaimana proses pelayanan administrasi surat
menyurat pada sistem yang berjalan ?
b. Bagaimana merancang sistem informasi administrasi
surat menyurat yang membantu pegawai dalam
melakukan pelayanan kepada masyarakat dengan
efesiensi waktu?
c. Bagaimana merancang sistem informasi yang
membantu proses pendataan dan pencarian data
penduduk?
d. Bagaimana merancang sistem informasi sebagai
pemberian data dan informasi secara cepat dan
akurat mengenai laporan surat menyurat?
e. Bagaimana arsip data surat menyurat yang telah
tersimpan dalam sistem informasi adminisitrasi surat
menyurat tersebut dapat dicetak sesuai dengan
kebutuhan instansi?
Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak
menyimpang dari pokok pembahasan, maka pada
skripsi ini batasan masalah yang akan di bahas yaitu
proses Administrasi Surat Menyurat Pada Kantor
Kepala Desa Riding panjang dimulai dari:
a. Penulis Melakukan Riset pada Kantor Kepala Desa
Riding Panjang Kecamatan Merawang
b. Penulis Melakukan Riset hanya menyangkut tentang
sistem informasi administrasi surat menyurat
dikantor kepala desa Riding Panjang
c. Rancangan sistem informasi yang dilakukan penulis
menggunakan program Visual Basic 2008 dan
menggunakan database Access 2007
d. Sistem yang akan dibuat meliputi :
1) Catat Data Warga
2) Kartu Keluarga
3) Surat Keterangan Belum Menikah
4) Surat Keterangan Tidak Mampu
5) Surat Keterangan Pindah
6) Surat Keterangan Kelahiran
7) Surat Keterangan Kematian
8) Surat Keterangan Berdomisili
9) Surat Keterangan Berkelakuan Baik
10) Surat Keterangan Usaha
11) Surat Keterangan Pindah Datang
12) Laporan Penduduk
Metode penelitian yang digunakan penulis dalam
membuat skripsi ini adalah dengan cara Metode
pengumpulan data, Analisa Sistem, Perancangan
Sistem.
Dengan adanya sistem komputerisasi ini, maka
diharapkan dapat mendukung tercapainya tujuan
sebagai berikut :
a. Dokumentasi dan pengarsipan seluruh database yang
biasanya lebih dari satu lemari sekarang
dimungkinkan hanya disimpan dari satu flashdisk
atau CD sehingga tidak memerlukan tempat yang
terlalu luas dan memudahkan pendokumentasian dan
pencarian data untuk mendapatkan informasi yang
diperlukan
b. Menghilangkan kebiasaan lama dalam proses
administrasi surat menyurat dengan manual yang
membutuhkan waktu lama yang berpindah ke
teknologi informasi yang cepat,tepat dan akurat
dalam pelayanannya.
c. Memudahkan mencari data penduduk dengan cepat
dan tepat.
d. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada warga
yang membutuhkan dengan cepat dan akurat
e. Kemudahan pengguna sistem dalam menyediakan
laporan – laporan yang bermutu serta memenuhi
kebutuhan manajemen.
f. Efisiensi waktu dalam pelaksanaan kegiatan proses
surat menyurat sehari-hari.
g. Dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan lebih
berkualitas dan informatif.
h. Meningkatkan efektifitas dalam pengolahan data
agar dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan
dengan lengkap serta dapat dihasilkan setiap saat
jika diperlukan.
b) Tinjauan Pustaka
Jeffery L. Whitten et al. (2004 : 27) menyatakan bahwa
:”Informasi adalah data yang telah diproses atau
disusun ke dalam suatu format lebih berarti untuk
seseorang. informasi dibentuk dari kombinasi dari data
yang dengan penuh harapan dapat mempunyai arti bagi
penerimanya”.
Menurut Jogiyanto H.M (2003 : 37), kualitas informasi
tergantung dari tiga hal yaitu informasi yang dihasilkan
harus :
a. Akurat ( Accuracy )
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika
informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan,
bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas
mencerminkan maksudnya.
b. Tepat Waktu ( Timeliness )
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses
pengolahan data yang diberikan harus tepat
waktunya, tidak terlambat karena informasi
merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai
nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan dapat
menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang
diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah
informasi itulah yang pada akhirnya akan
menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi.
c. Relevan ( Relevancy )
Informasi akan relevan jika memberikan manfaat
bagi pemakainya dan sesuai dengan kebutuhan, serta
berkaitan langsung dengan masalah yang ada.
Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan
prosedur menurut Jogiyanto HM (2003:34) adalah ”
Sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang
mempunyai tujuan-tujuan tertentu.”
Menurut Jeffery L. Whitten et al.(2004 : 12) :”Sistem
Informasi dapat diartikan sebagai suatu susunan dari
orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling
berkaitan untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menyediakan keluaran informasi yang
dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi”.
Munawar (2005 : 17) menyatakan bahwa : “UML
merupakan salah satu alat bantu yang sangat handal di
dunia analisa dan perancangan sistem informasi yang
berorientasi obyek(Object Oriented). Hal ini disebabkan
karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual
yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk
membuat cetak biru(Blue Print) atas visi mereka dalam
bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi
dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing)
dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan
yang lain”.
Pengertian surat menurut Ig Wursanto (2003 : 1) dalam
bukunya yang berjudul “Kearsipan I“ surat adalah suatu
alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan
(keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan
sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak
yang lain.
c) Metode Penelitian
Metode penelitian adalah menggambarkan cara
mengumpulkan informasi-informasi atau data-data yang
diperlukan sebagai bahan untuk menyusun tugas akhir
ini adalah sebagai berikut :
3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yaitu mendapatkan data
dengan cara :
a. Observasi
Meninjau dan mengunjungi langsung ke Kantor
Kepala Desa Riding Panjang untuk mengetahui
secara keseluruhan tentang masalah yang akan
dibahas.
b. Wawancara
Wawancara langsung orang – orang yang
berkepentingan untuk mengumpulkan data – data
yang dibutuhkan.
c. Studi Kepustakaan
Menumpulkan dan melengkapi data – data yang
diperlukan melalui buku – buku di perpustakaan.
d. Jaringan Internet
Jaringan internet untuk mengumpulkan dan
melengkapi data-data yang diperlukan melalui
informasi atau artikel yang berhubungan dengan
masalah yang dibahas.
3.2 Analisa Sistem
Salah satu pendekatan pengembangan sistem adalah
pendekatan analisa object oriented. Pendekatan object
oriented dilengkapi dengan alat-alat tehnik
pengembangan sistem yang hasil akhirnya akan didapat
sistem yang object oriented yang dapat didefinisikan
dengan baik dan jelas. Kegiatan yang dilakukan pada
tahap ini adalah :
a. Menganalisa sistem yang ada, yaitu mempelajari dan
mengetahui apa yang dikerjakan sistem yang ada.
b. Menspesifikasikan sistem, yaitu menspesifikasikan
masukan yang digunakan, database yang ada, proses
yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan.
Adapun tahapan-tahapan pada analisa sistem antara lain
adalah Activity Diagram, Dokumen masukan sistem
berjalan, Dokumen keluaran Sistem Berjalan, Use Case
Diagram, Use Case Description
3.3 Perancangan Sistem.
Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem
secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada,
sehingga menghasilkan model sistem baru yang
diusulkan, dengan disertai rancangan database dan
spesifikasi program.
Alat bantu yang digunakan penulis dalam merancang
sistem adalah Class Diagram, Logical Record Structure
(LRS), Entity Relationship Diagram (ERD), Spesifikasi
Basis Data, Sequence Diagram
d) Hasil dan Pembahasan
4.1 Analisa Proses
Berikut ini adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan
oleh pegawai dalam melayani masyarakat dalam
instansi ini :
a. Catat Data Warga
b. Kartu Keluarga
c. Surat Keterangan Belum Menikah
d. Surat Keterangan Tidak Mampu
d. Surat Keterangan Pindah
e. Surat Keterangan Datang
f. Surat Keterangan Kelahiran
g. Surat Keterangan Kematian
h. Surat Keterangan Domisili
i. Surat Keterangan Berkelakuan Baik
j. Surat Keterangan Usaha
k. Pembuatan Laporan Data Penduduk
4.2 Analisa Keluaran
Analisa keluaran adalah analisa mengenai keluaran –
keluaran yang dihasilkan melalui proses – proses yang
ada dalam sistem berjalan. Adapun keluaran yang
dihasilkan adalah sebagai berikut :
a. Surat Keterangan Belum Menikah
b. Surat Keterangan Tidak Mampu
c. Surat Keterangan Pindah
d. Surat Keterangan Kelahiran
e. Surat Keterangan Kematian
f. Surat Keterangan Domisili
g. Surat Keterangan Berkelakuan Baik
h. Surat Keterangan Usaha
i. Laporan data penduduk
4.3 Analisa Masukan
Masukan yang digunakan pada sistem informasi
administrasi surat menyurat pada Kantor Kepala Desa
Riding Panjang adalah sebagai berikut :
a. Data Warga
b. Kartu Keluarga
c. Surat Keterangan Datang
4.4 Identifikasi Kebutuhan
a. Entry Data Warga
b. Kartu Keluarga
c. Cetak Surat Keterangan Belum Menikah
d. Cetak Surat Keterangan Tidak Mampu
e. Cetak Surat Keterangan Pindah
f. Entry Surat Keterangan Datang
g. Cetak Surat Keterangan Kelahiran
h. Cetak Surat Keterangan Kematian
i. Cetak Surat Keterangan Domisili
j. Cetak Surat Keterangan Berkelakuan Baik
k. Cetak Surat Keterangan Usaha
l. Cetak Laporan data Penduduk
m. Cetak Laporan Surat Keterangan Belum Menikah
n. Cetak Laporan Surat Keterangan Tidak Mampu
o. Cetak Laporan Pindah Keluar
p. Cetak Laporan Pindah Datang
q. Cetak Laporan Kelahiran
r. Cetak Laporan Kematian
s. Cetak Laporan Surat Keterangan Domisili
t. Cetak Laporan Surat Keterangan Berkelakuan Baik
 u. Cetak Laporan Surat Keterangan Usaha d. Surat Pindah-Datang

4.5 Package Diagram Cetak Surat Keterangan Pindah

Berikut ini sebuah Package Diagram yang
menggambarkan pengelompokkan use case sistem Sekretaris Desa Warga

usulan Surat Menyurat pada Pada Kantor Kepala Desa Entry Surat Keterangan Datang

Riding Panjang yang dituangkan pada gambar berikut

Gambar 4.18
ini :
Use Case Diagram Surat Pindah-Datang Sistem Usulan

Master Surat Kelahiran Dan Surat Pindah - Laporan1 e. Laporan1

Keterangan Kematian Datang
Sekertaris Desa Cetak Laporan Data Warga
Kepala Desa

Gambar 4.14
Package Diagram Usulan Gambar 4.19
Use Case Diagram Laporan1 Sistem Usulan
4.6 Use Case Diagram Usulan
a. Master 4.7 ERD (Entity Relationship Diagram)
M Srt_ket_blm M
Miliki Buat
Srt_ket_tdk_m M _menikah
ampu Ajukan
NoBlmMenikah NoBlmMenikah NoBlmMenikah
M NoTdkMampu NoKK TglBlmMenikah Nik
TglTdkMampu NoTdkMampu KepBlmMenikah
KetTdkMampu NoKK
Mohon
M
NoTdkMampu Ada Srt_ket_baik M Cetak
Nik
NoBaik
NoBaik NoBaik
Nik
KK TglBaik
M Srt_ket_pin M KepBaik
Peroleh
dah
NoPindah NoPindah
TglPindah NoKK
AlasanPindah
AlamatTujuanPindah
JenisKepindahan
StatusKkTdkPindah
StatusKkPindah
KeluargaYgPindah

M
Srt_ket_datang Minta M Srt_ket_dom M
Muncul Ambil
isili
M NoDatang
NoDom NoDom NoDom
NoKK Nik

Gambar 4.15 KK TglDom

NoDatang 1 1 11 1 KepDom
TglDatang 1
AlamatDatang MasaBerlaku
StatusPindah
1
KK
TglKedatangan 1

Use Case Diagram Master Sistem Usulan AlamatTujuan

KelYgDatang
NoKK M
NmKK
1 Serahkan M Srt_ket_mati NoSKM
TglSKM
TglKK HariMati
NoSKM M TglMati
Alamat
NoKK PukulMati
NoSKL Desa
TmptMati
TglSKL Kabupaten
SebabMati
NmBayi KodePos

b. Surat Keterangan
NikIbu
JenisKelBayi Kecamatan NamaIbu
M Milik
TmptKelahiran Srt_ket_lahir Dapat UmurIbu
HariLahir PekerjaanIbu
TglLahir NoSKM AlamatIbu
NoLahir
PukulLahir M NoKK
NIK NikAyah
NamaAyah
NikIbu
Isi UmurAyah
NamaIbu PekerjaanAyah
UmurIbu 1 AlamatAyah
NoLahir
PekerjaanIbu Nik N NikPelapor
AlamatIbu Warga Punya Hasil NmPelapor
Cetak Surat Belum Menikah NikAyah
N Nik Umur
NamaAyah Bisa NmLengkap NoKK Pekerjaan
N 1 1 11 1 NoUsaha
M Alamat
UmurAyah Jenkel Nik NoKK
NoDatang HubDgnPelapor
PekerjaanAyah Nik TmptLahir Shdk
Srt_ket_usaha NikSaksi
AlamatAyah ShdkDatang TglLahir M NamaSaksi
NikPelapor Pekerjaan Terima
NoUsaha
NmPelapor Beri Agama TglUsaha
Umur StatusPerkawinan JenisUsaha
Cetak Surat Keterangan Tidak Pekerjaan NoPindah
Nik Pendidikan
NoUsaha
Nik AlmtUsaha
KepUsaha
Alamat
Mampu HubDgnPelapor
ShdkPindah HubDlmKeluarga
NmAyah
NikSaksi NmIbu
NamaSaksi

Gambar 4.20
Cetak Surat Keterangan Domisili
Entity Relationship Diagram
Sekretaris Desa
Warga

Cetak Surat Keterangan

Berkelakuan Baik
4.8 Struktur Tampilan
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
PADA
KANTOR KEPALA DESA RIDING PANJANG
Cetak Surat Keterangan Usaha

KELAHIRAN DAN SURAT PINDAH- KELUAR

MASTER SURAT KETERANGAN LAPORAN
KEMATIAN DATANG

Gambar 4.16
Use Case Diagram Surat Keterangan Sistem Usulan ENTRY DATA
CETAK SURAT
KETERANGAN BELUM
CETAK SURAT
KETERANGAN
CETAK SURAT CETAK LAPORAN SURAT
WARGA KETERANGAN PINDAH KETERANGAN BELUM MENIKAH
MENIKAH KELAHIRAN

c. Kelahiran dan Kematian CETAK SURAT

KETERANGAN TIDAK
CETAK SIURAT
KETERANGAN
ENTRY SURAT
KETERANGAN DATANG
CETAK LAPORAN SURAT
KETERANGAN TIDAK MAMPU
ENRTI KARTU MAMPU KEMATIAN
KELUARGA CETAK LAPORAN SURAT
KETERANGAN DOMISILI
CETAK SURAT
KETERANGAN DOMISILI
CETAK LAPORAN SURAT
KETERANGAN BERKELAKUAN BAIK
Cetak Surat Keterangan Kelahiran CETAK SURAT
KETERANGAN
CETAK LAPORAN SURAT
BERKELAKUAN BAIK
KETERANGAN USAHA

CETAK SURAT
KETERANGAN USAHA
Sekretaris Desa Warga CETAK LAPORAN KELAHIRAN

CETAK LAPORAN KEMATIAN

Cetak Surat Keterangan Kematian

CETAK LAPORAN PINDAH KELUAR

Gambar 4.17
Use Case Diagram Kelahiran dan Kematian Sistem ENTRY LAPORAN PINDAH DATANG

Usulan
CETAK LAPORAN DATA PENDUDUK

Gambar 4.23
Struktur Tampilan
4.9 Rancangan Layar 4.9.1 Sequence Diagram
a. Rancangan layar Form Menu Utama
FORM MENU UTAMA a. Sequen Diagram Entry Data Warga
MASTER SURAT KETERANGAN KELAHIRAN DAN KEMATIAN SURAT PINDAH-DATANG LAPORAN KELUAR

ENTRY DATA WARGA

ENTRY KARTU KELUARGA

: Sekretaris Desa : FMenuUtama : FEntryDataWarga : Control : Warga

SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT FEntryDataWarga
Open ( )
PADA
KANTOR KEPALA DESA RIDING PANJANG Open ( )
Get Nik( )
Get Nik( )

Show ListWarga( )
JL. RIDING PANJANG, DESA RIDING PANJANG,
MERAWANG BANGKA 33172
Auto Num ber( )

Input Warga( ) Input Warga( )

SIMPAN( )
SIMPAN( )
SIMPAN( )

Show ListWarga( )

Gambar 4.24
Rancangan Layar Form Menu Utama UBAH( )
UBAH( )
UBAH( )

ShowLis tWarga()

b. Rancangan layar entry data warga HAPUS( )

HAPUS( )
FORM ENTRY DATA WARGA HAPUS( )

ShowLis tWarga()
KANTOR KEPALA DESA RIDING PANJANG
JL. RIDING PANJANG, DESA RIDING PANJANG,
MERAWANG BANGKA 33172

BATAL( )
ENTRY DATA WARGA BATAL( )

|
| << INPUT >>
NIK << INPUT >> STSTUS PERKAWINAN Bersih( )
|
|
<< INPUT >> | PENDIDIKAN << INPUT >>
NAMA LENGKAP
|
|
| << INPUT >>
JENIS KELAMIN << INPUT >> HUBUNGAN DALAM KELUARGA KELUAR( )
| KELUAR( )
|
TEMPAT LAHIR << INPUT >> | << INPUT >>
NAMA IBU KANDUNG
| Keluar
|
PEKERJAAN << INPUT >> | NAMA AYAH KANDUNG << INPUT >>
|
|
AGAMA << INPUT >> |
|
|
|

SIMPAN UBAH BATAL HAPUS KELUAR

Gambar 4.50
Gambar 4.25 Sequence Diagram Entry Data Warga
Rancangan Layar Form Entry Data Warga

c. Rancangan layar entry kartu keluarga b. Squen Diagram Entry Kartu Keluarga
FORM ENTRI KARTU KELUARGA

KANTOR KEPALA DESA RIDING PANJANG

JL. RIDING PANJANG, DESA RIDING PANJANG MERAWANG BANGKA 33172

ENTRY KARTU KELUARGA

NOMOR KK << AUTO >> DESA << INPUT >>

: Sekretaris Desa : FMenuUtama : FCetakSuratKK : Control FCetakKK : Srt_Ket_KK : DetKK : Warga
NAMA KK << INPUT >> << INPUT >>
KECAMATAN
Open()
TGL KK << INPUT >>

DATA KELUARGA
Open()
NIK NAMA LENGKAP JENIS KELAMIN TEMPAT LAHIR TANGGAL LAHIR PEKERJAAN TAMBAH
<< DISPLAY >> Cari << DISPLAY >> << DISPLAY >> << DISPLAY >> << DISPLAY >> << DISPLAY >>
Input()
AGAMA STSTUS PERKAWINAN PENDIDIKAN HUB.DLM KELUARGA NAMA AYAH NAMA IBU

<< DISPLAY >> << DISPLAY >> << DISPLAY >> << INPUT >> << DISPLAY >> << DISPLAY >> Input()

NIK NAMA LENGKAP JENIS KELAMIN TEMPAT LAHIR TANGGAL LAHIR PEKERJAAN
DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY
Loop PilihWarga()
PilihWarga()
DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY

Display()
GetWarga()
AGAMA STATUS PERKAWINAN PENDIDIKAN HUB DLM KELUARGA NAMA AYAH NAMA IBU
DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY

DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY DISPLAY Tambah()

SIMPAN BATAL HAPUS KELUAR Tambah()

Show()

Gambar 4.26
Rancangan Layar Form Entry Kartu Keluarga Simpan()
Simpan()

SimpanSrtKetKK()

Batal()
d. Rancangan layar cetak surat kematian Batal()

FORM
FORM CETAK
CETAK SURAT
SURAT KETERANGAN
KETERANGAN KEMATIAN
KEMATIAN
Kosong()
KANTOR KEPALA DESA RIDING PANJANG
JL. RIDING PANJANG, DESA RIDING PANJANG,
MERAWANG BANGKA 33172

CETAK SURAT KETERANGAN KEMATIAN

Cetak()
Saksi Cetak()
Nomor kk << DISPLAY >> CARI
NIK
<< DISPLAY >> CARI
NAMA kk << DISPLAY >>
NAMA LENGKAP << DISPLAY >>
Show()

Data Jenazah
Data Pelapor Keluar()
NOMOR SKM << AUTO >>
NIK << INPUT >>

TANGGAL SKM << INPUT >>

NAMA LENGKAP << INPUT >>
Keluar()
JENIS KELAMIN << INPUT >>

TANGGAL LAHIR << INPUT >>

Keluar()
NIK JENAZAH << DISPLAY >> CARI HARI KEMATIAN << INPUT >>
AGAMA << INPUT >>

JENIS KELAMIN << DISPLAY >> TANGGAL KEMATIAN << INPUT >>
ALAMAT << INPUT >>
PUKUL << INPUT >>
TANGGAL LAHIR << DISPLAY >> << INPUT >>
HUB PEL DGN MENINGGAL
TEMPAT KEMATIAN << INPUT >>
AGAMA << DISPLAY >>
PENYEBAB KEMATIAN << INPUT >>

SIMPAN CETAK BATAL KELUAR

Gambar 4.35 Gambar 4.51

Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan Kematian Sequence Diagram Entry Kartu Keluarga
c. Squen Diagram Cetak Surat Kematian b. Didalam bagian pelayanan sebaiknya minimal ada
satu orang / lebih yang paham atau dapat
: Sekretaris Desa : FMenuUtama : FCetakSKM : ControlSKM : SKM : Warga : KK
mengoperasikan komputer, sehingga pelaksanan
Open() sistem yang telah terkomputerisasi ini akan dapat
Open()
GetSKM()
GetSKM()
berjalan sesuai dangan sistem yang ada.
AutoSysdate() c. Pegawai yang akan menggunakan komputer ini
CariKK() sebaiknya di training lebih dahulu agar tidak terjadi
GetKK()

GetKK() kesalahan dalam penggunaan sistem ini.

DisplayKK()
d. Pemeliharan perangkat keras dan perangkat lunak,
CariWarga()
CariWarga() GetWarga() sebaiknya dilakukan secara teratur guna
DisplayWarga()
menghindari kerusakan yang berakibat fatal.
InputSKM()
InputSKM()
e. Data yang kurang lengkap di instansi sebaiknya
Simpan()
Simpan()
ditambah dan diarsipkan supaya bisa di gunakan
Simpan()
untuk masa yang akan datang.
Cetak()
Cetak()
ShowSKM()

Daftar Pustaka
Batal()
Batal()

[1] Adi Nugroho 2002. Adi, Nugroho “Analisa dan

Bersih()

Keluar()
Keluar() Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi
Keluar()
Berorientasi Objek Bandung, 2002.

[2] Andri Kristanto, 2008. Perancangan Sistem

Informasi. Gava Media.Yogyakarta.
Gambar 4.58
Sequence Diagram Cetak Surat Keterangan Kematian [3] Barthos, Basir. 2005, Manajemen Kearsipan. Jakarta
: Bumi Aksara. Operasional).
e) Kesimpulan dan Saran
[4] Henry Laurence Gantt, (1861-23 November 1919 di
5.1 Kesimpulan Calvert Country, Amerika) Edisi Kedua Jilid 1.
a. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Surat Diterbitkan oleh Penerbit Erlangga Jakarta.
Menyurat ini maka sangat membantu dalam
melakukan pelayanan surat menyurat pada istansi [5] H.Wursanto 1991, H.Wursanto “Pembimbing
tersebut kepada warga yang membutuhkan. Administrasi dan Surat-Menyurat”,Jogyakarta, 1991.
b. Dengan disajikannya berbagai bentuk laporan yang
sesuai dengan kebutuhan, maka akan di dapatkan [6] Imam Soeharto, Ir. 1999, Manajemen Proyek (Dari
informasi yang dibutuhkan oleh instansi. Konseptual Sampai Operasional).
c. Penyusunan dan penyajian laporan dapat dilakukan
dengan lebih cepat, lebih teliti dan lebih rapi. [7] Jeffrey L, Whitten et al. 2004, System Analysis
d. Penyimpanan berkas - berkas yang menyita banyak Design Methods, Sixth Edition. McGraw-Hill,New
tempat pada sistem berjalan telah dapat dikurangi York.
dengan adanya sistem informasi yang
berkomputerisasi. [8] Jogiyanto H.M 2003, Jogiyanto HM, MBA.,
e. Preses pengumpulan data dan penghasilan informasi Konsep Dasar Informasi, Jakarta Graha Media,
pada sistem berjalan telah di perbaiki dengan sistem 2003.
komputerisasi yang dapat menyajikan informasi
dengan lebih cepat. [9] Munawar 2005, Munawar, “Pemodelan Visual
f. Dari segi kecepatan proses, ketepatan proses, dengan UML”, Yogyakarta: Graha Ilmu 2005.
pengontrolan, pengarsipan maupun dari segi [10] Munawar 2005, Munawar, “Pemodelan UML
penghematan waktu dan tenaga pada sistem yang Berorientasi Objek”, Jakarta: Andy Jogyakarta,
terkomputerisasi jauh lebih unggul dari sistem yang 2005.
berjalan.
[11] Silmi, Sikka Mutiara. 2004, Panduan Menulis
5.2 Saran Surat Lengkap. Yogyakarta Absolut.
Sehubungan dengan hal – hal tersebut diatas dan untuk
meningkatkan keberhasilan sistem informasi [12] Wursanto, Ignatius. 2003, KearsipanI. Yogyakarta
administrasi surat menyurat, maka berikut ini adalah : Kanisius.
saran – saran agar sistem dapat berjalan lebih efektif
yaitu :
a. Kerjasama antar pegawai sangat dibutuhkan dalam
menentukan tercapainya sistem informasi
administrasi surat menyurat dapat berjalan dengan
lancar.