BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi terhadap kuantitas

Penggunaan kertas (Paperless Office)

Kemajuan teknologi informasi secara khusus telah merubah secara

mendasar pengelolaan organisasi. Kehadiran computer yang semakin

canggih dalam cara kerjanya membuat semakin banyak pekerjaan yang

sebelumnya ditangani oleh tangan manusia, perlahan-lahan diganti oleh

computer. Fakta menunjukkan bahwa penggunaan internet, website, Local

Area Network (LAN) semakin marak dalam pengelolaan organisasi. Oleh

karena itu organisasi pemerintah (birokrasi) harus memacu diri untuk

mengikuti perkembangan teknologi jika tidak ingin dikatakan ketinggalan

kreta atau ketinggalan jaman.

Kemajuan dan perkembangan teknologi informasi tidak dapat

dihindari malah membuat manusia memiliki rasa ketergatungan yang sangat

besar terhadap teknologi. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

memiliki dampak yang sangat besar terhadap manajemen sumber daya

manusia. Secara sekilas, kita dapat berpandangan negative terhadap dampak

perkembangan yang terjadi dalam dunia teknologi.

Gejala ini mulai terlihat pada proses penyelesaian pekerjaan di

kantor di mana dengan adanya penggunaan computer dan system teknologi

informasi dalam penyelesaian pekerjaan kantor maka disadari benar bahwa

tenaga manusia mulai diganti oleh tenaga computer. Bahkan banyak

16
kalangan yang meramalkan bahwa dengan tingkat kemajuan teknologi

informasi yang berkembangn super cepat seperti ini, maka akan tercipta apa

yang dinamakan “kantor tanpa kertas atau Paperless Office” dalam rentang

waktu yang tidak terlalu lama.

Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan

meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi diharapkan kiranya konsep

Paperless tidak diterjemahkan dengan arti= “Bebas Kertas”. Karena hampir

tidak mungkin bagi sebuah kantor untuk tidak menggunakan kertas dalam

menjalankan tugas administrasi perkantorannya. Konsep ini merupakan

hasil pemikiran yang muncul selain sebagai akibat berkembangnya

teknologi informasi dan komputer juga merupakan sebuah solusi untuk

mengurangi penggunaan filling kabinet sebagai tempat penyimpanan arsip

dan merupakan pekerjaan yang memakan waktu terlalu lama.

Ada beberapa Faktor yang mempengaruhi bahwa pemanfaatan

Teknologi Informasi akan berdampak pada berkurangnya penggunaan kertas

(Paperless), antara lain :

1) Faktor SDM (Pengguna).

Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas,

diikuti level lebih bawah dan seterusnya. Jika dalam organisasi pada

level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah

familiar dengan TIK, sehingga konsep Paperless dapat berjalan dengan

lancar.

17
2) Faktor Dokumen.

Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering

didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal

tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk

pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio, Statua, dan lain-lain.

Sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah

dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan

membaca dokumen online, sehingga konsep paperless berjalan dengan

baik melalui sharing file via online.

3) Faktor Sistem Aplikasi.

Dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan

berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitik beratkan pada

keamanan data dan kemudahan pemakaian. Sistem aplikasi ini yang

harus benar-benar dipahami oleh pegawai sebagai pelaksana paperless

office.

4) Faktor Sosialisasi.

Individu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk

mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai

fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan

untuk disesuaikan dengan Paperless Office, dengan memperkenalkan

sistem yang akan dipakai.

18
 5) Faktor Sarana Pendukungan.

Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan

Paperless Office perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas

pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu,

Dana, dan Forum komunikasi, akan tetapi kesejahteraan masing-masing

pegawai juga harus ditingkatkan.

6) Faktor Komunikasi.

Hal ini memerlukan seorang leader yang visioner untuk dapat

menjelaskan kenapa Paperless Office diberlakukan. Pembicaraan

diawal sebelum Paperless Office diluncurkan perlu adanya forum untuk

penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan, sehingga

setiap pegawai memahami apa yang akan dikerjakan dalam sebuah

organisasi.

3.2. Manfaat yang akan diperoleh dari Pengurangan penggunaan kertas

(Paperless)

Seiring dengan perkembangan teknologi informatika, maka

perkembangan birokrasi yang mengusung konsep paperless office mulai

dikembangkan. Banyak ahli teknologi yang berusaha membuat konsep

penggunaan teknologi informatika dalam kegiatan birokrasi.

Kemunculan Paperless Office sejalan dengan kemajuan teknologi.

Dengan kemajuan teknologi, manusia memperoleh alternatif dalam

mengolah dan membaca dokumen yang saat ini disebut dengan paperless

office. Ide dasar dari paperless office menurut pemahaman penulis adalah

19
mengurangi penggunaan kertas dan menggantikannya dengan digitalisasi

dokumen. Beberapa contoh digitalisasi dokumen adalah :

1) Mengubah pola dari kebiasaan menulis menggunakan kertas ke

mengetik di komputer.

2) Penggunaan scanner.

3) Penggunaan kamera digital

4) Email dapat menggantikan surat/fax/memo untuk penyebaran

informasi.

5) Menggunakan absensi pegawai dengan kartu atau mesin absensi

elektronik.

Tujuan utama dari proses digitaliasi tersebut adalah mengubah alur

nota kedinasan yang semula dicetak pada kertas, menjadi ke dalam platform

elektronik. Prosesnya akan dimulai dengan standarisasi format email yang

diatur dalam peraturan tertulis oleh manajemen untuk mendorong

pengadopsian gagasan tersebut. Pemanfaatan komunikasi elektronik tersebut

juga akan diimplementasikan pada pengarsipan digital (e-archiving) dan

penandatanganan elektronik (e-signing).

Ada beberapa manfaat yang bisa dipetik dari penggunaan paperless

office ini, antara lain adalah :

1) Informasi – informasi dapat tersampaikan dengan lebih cepat dan tepat.

2) Tidak membutuhkan banyak kertas, tinta dan waktu untuk

menyampaikan berita/informasi.

3) Mengurangi Hirarki Birokrasi yang harus dilalui.

20
 4) Menunjang terlaksananya transparansi dan akuntabilitas.

5) Mengurangi tumpukan berkas di kantor sehingga menciptakan suasana

kantor yang lebih bersih dan luas.

6) Mengurangi dampak lingkungan dari penggunaan kertas yang

berlebihan di Kantor.

7) Efisiensi biaya karena mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga

pengadaan filling cabinet ataupun tempat penyimpanan dokumen

lainnya

8) Efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi maupun pencarian

dokumen yang diperlukan,

9) Menjamin keamanan dokumen, karena sebuah dokumen hanya dapat

diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh

distributor data.

10) Mendorong kreativitas bahkan mungkin meningkatkan gairah bekerja

karyawan dengan membuat kegiatan paperless office menjadi

semenarik jaringan pertemanan “facebook” atau “twitter”.

3.3. Sejauh Mana konsep Paperlees dapat berdampak pada Efesiensi

anggaran secara Siknifikan

Kalau kita melihat beberapa manfaat yang penulis sajikan di atas,

ada satu poin yang menyebutkan bahwa “Paperless Office dapat mengurangi

jumlah pemakaian kertas dan juga pengadaan filling cabinet ataupun tempat

penyimpanan dokumen lainnya”.

21
 Penggunaan kertas dapat diminimalisir dengan adanya teknologi

informasi, contoh kecil dari statement ini adalah proses pendistribusian surat

masuk dan keluar dapat dikerjakan oleh satu orang operator yang bertugas

membagikan file yang sebelumnya telah discan kepada seluruh pemangku

kepentingan, kita mengenal istilah Aplikasi Sisumaker atau istilah lain e-

Office yakni aplikasi pengelolaan surat masuk dan keluar elektronik.

Ada 2 (dua) penghematan biaya dalam proses kegiatan ini, antara

lain :

1) Dari sisi personalia yang terlibat, kalau dengan sistem manual hal ini

akan dikerjakan oleh 2 (dua) orang atau lebih, akan tetapi dengan

pemanfaatan teknologi hal ini dapat dikerjakan oleh seorang personil.

Hal ini tentunya akan berdampak pada efesiensi anggaran yang

dikeluarkan.

2) Dari sisi penggunaan kertas dan tempat penyimpanan, kalau dengan

sistem manual hal ini akan banyak memerlukan kertas dari mulai tahap

konseptual, pengerjaannya dan finishing yang kesemuanya

membutuhkan banyak kertas. Dilihat dari sisi penyimpanan akan

memerlukan beberapa Map dan juga filling atau lemari arsip yang

keamanannya masih diragukan. Dengan sistem elektronik sebuah file

dapat disimpan didalam sebuah file folder sederhana yang

memungkinkan seorang pegawai untuk dapat memproteksi sendiri file

dimaksud.

22
 Dari dua hal paparan di atas, tampk jelas pemanfaatan teknologi

akan sangat berdampak siknifikan kepada Efesiensi anggaran kantor. Kalau

kita bayangkan sebuah pengadaan barang dan jasa mellui lelang umum,

kalau mepergunakan lelang manual maka akan dapat dipastikan berapa

banyak kertas dan map yang akan dipergunakan, akan tetapi ketika sebuah

pengadaan barang dan jasa mempergunakan lelalng elektronik melalui e-

Purchasing semisal yang berbasis pada penggunaan e-Katalog, hal ini tentu

akan berimbas kepada berkurangnya penggunaan kertas (Paperless).

3.4. Apakah Penerapan Konsep Paperless akan Berdampak negatif kepada

Jasa Penyedia Kertas

Seperti telah dipaparkan di atas, bahwa Konsep Paperless adalah

mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama

sekali. Jadi diharapkan kiranya konsep Paperless tidak diterjemahkan

dengan arti= “Bebas Kertas”. Karena hampir tidak mungkin bagi sebuah

kantor untuk tidak menggunakan kertas dalam menjalankan tugas

administrasi perkantorannya.

Hingga saat ini kantor masih tetap berjuang untuk mengurangi

konsumsi kertas yang dipakai. Tujuannya jelas, untuk efisiensi biaya, waktu,

ruang, tenaga dan produktivitas.

Nah apakah dengan konsep papeeless office akan berdampak negatif

pada penyedia jasa kertas (ATK dalam hal ini)?

Penerapan konsep paperless office tidak akan mematikan usaha jasa

kertas, hal ini disebabkan karena konsep paperless office tidak serta merta

23
menafikan penggunaan kertas sama sekali, kegiatan tetap mempergunakan

kertas dan tetap mempergunakan media penyimpanan walau dalam jumlah

yang terbatas, akan tetapi jika Efesiensi anggaran ini berhasil, maka manfaat

yang akan dirasakan oleh masyarakat dari paperless office ini adalah

meningkatnya plot alokasi anggaran untuk kepentingan publik,

pembangunan sarana prasarana infrastruktur akan lebih baik, jalan dan

jembatan baik, iklim birokrasi menjadi lebih ramping dan tidak berbelit-

belit, dan budaya koruptif tereleminasi sehingga diharapkan investasi juga

akan semakin meningkat dan kesejahteraan masyarakat juga akan

meningkat.

24