TELAAHAN STAF

TENTANG
PENERAPAN METODE PAPERLESS
OFFICE
DI LINGKUNGAN TNI-AL

1. Persoalan. Pengelolaan administrasi staf saat ini yang masih menganut metode hard-copy
ataupun menyebabkan beberapa hal :
 
a. proses administrasi surat/dokumen membutuhkan waktu yang lama bahkan sampai berhari-hari;
b. pengarsipan dokumen yang bertumpuk-tumpuk hingga bertahun-tahun lamanya, sehingga tingkat
kerawanan rusaknya dokumen masih tinggi;
c. tidak cukupnya tempat penyimpanan/pengarsipan dokumen dikarenakan banyaknya produk
file/dokumen yang harus disimpan; dan

d. pencarian/penelusuran file/dokumen masih cenderung sulit dan membutuhkan waktu yang lama.
2. Praanggapan. Perkembangan teknologi kearah serba digital saat ini semakin pesat. Pada
era digital seperti ini, teknologi telah dapat digunakan oleh manusia untuk mempermudah
melakukan tugas dan pekerjaannya. Paperless adalah merupakan salah satu trend era digital
dimana penggunaan kertas menjadi lebih sedikit, dan beralih ke metode penyimpanan digital yang
mana kita tidak harus mencetak file/dokumen. Pada saat ini penyimpanan digital jauh lebih aman
daripada menyimpan dokumen dalam bentuk kertas/hard-copy, selain itu juga lebih efisian karena
tidak membutuhkan sarana ataupun tempat sebagai tempat penyimpanan arsip dokumen.

3. Data yang Mempengaruhi

 
a. Keuntungan menggunakan metode paperless :
 
1) menghemat biaya
Salah satu kelebihan dan keuntungan dengan menggunakan metode paperless ini
adalah menghemat biaya. Dengan metode ini tidak diperlukan lagi untuk mencetak dokumen
dengan kertas, sehingga dapat menekan biaya yang dibutuhkan dalam pengelolaan
administrasi seperti biaya untuk pembelian kertas, tinta printer, paper shredder, staples, dan
keperluan lainnya.Tidak membutuhkan tempat penyimpanan.
 2) Tidak membutuhkan tempat penyimpanan
Dengan metode ini penyimpanan akan lebih mudah dan efisian karena tidak membutuhkan
tempat penyimpanan karena seluruh file/dokumen disimpan secara digital dengan metode soft-copy atau
e-book.
 
3) Memudahkan pengarsipan dan pencarian dokumen
Metode ini memudahkan tugas pengarsipan dokumen, mulai dari penyimpanan dokumen dan juga
pencarian dokumen. Dengan metode ini kita tidak perlu lagi membongkar tumpukan dokumen untuk
mencari atau melacak dokumen yang lama. Dokumen dapat diakses dengan mudah dengan
menggunakan PC ataupun laptop, bahkan menggunakan HP/tablet.
 
4) Aman

Dengan metode ini penyimpanan file/dokumen akan lebih aman dibandingkan dengan
penyimpanan dokumen yang menggunakan kertas. Penyimpanan file/dokumen yang menggunakan
kertas memiliki tingkat kerawanan kerusakan yang relatif tinggi, baik rusak karena waktu penyimpanan
yang lama, terkena air, digigit rayap, bencana alam, dan lainnya. Hal tersebut tidak berlaku dengan
metode paperless yang mana penyimpanan file/dokumen disimpan dengan aman di media
penyimpanan/storage drive.
5) efisiensi waktu dalam pekerjaan
Dengan menggunakan metode paperless, akan memudahkan proses administrasi dokumen
yang ada di TNI-AL. Saat ini dalam pengelolaan administrasi dokumen di Angkatan Laut masih
menggunakan metode hard-copy yang mana setiap dokumen yang akan diproses harus berjalan
sesuai jalurnya yang mana membutuhkan waktu yang relatif lama. Hal ini dikarenakan tugas,
tanggungjawab, dan kegiatan pejabat terkait yang berbeda-beda, sehingga terkadang membutuhkan
waktu berhari-hari agar proses administrasi dokumen tersebut selesai.
Metode paperless dapat mempermudah proses administrasi karena dokumen yang hendak
diproses dapat diakses kapan pun dan dimana pun oleh pejabat terkait sehingga proses administrasi
berjalan lebih cepat dan terwujudnya efisiensi waktu kerja.
 
6) ramah terhadap lingkungan
Penggunaan metode ini dapat dikatakan ramah terhadap lingkungan karena berkurangnya
penggunaan kertas. Kertas dibuat dari pohon yang mempunyai fungsi dan peran penting untuk hijaunya
bumi, dengan berkurangnya penggunaan kertas sehingga berdampak berkurangnya penebangan
pohon guna sebagai bahan pembuatan kertas. Demikian sebaliknya, dengan metode hard-copy yang
mana seluruh dokumen dalam bentuk kertas, yang mana semakin banyaknya penggunaan kertas
sehingga semakin banyak pula pohon yang ditebang untuk pembuatan kertas, maka akan berdampak
negatif pada lingkungan kita, seperti longsor, banjir, dan meningkatnya pemanasan global, dan lainnya.
b. Sudah sejak tahun 2018 kebijakan Pemerintah Indonesia adalah menyiapkan Indonesia
menyambut Industri 4.0 dimana kedepan Negara akan menganut sistem digitasi dan komputerisasi.
Dengan kebijakan tersebut, akan mempengaruhi produksi industri di Indonesia kedepan. Selain itu,
penerapan metode paperless akan menunjukkan bahwa TNI-AL mendukung kebijakan Pemerintah terkait
Revolusi Industri 4.0.
  
4. Analisis

Pada saat ini paradigma paperless office memang belum diterapkan secara keseluruhan di TNI
Angkatan Laut. Memang saat ini birokrasi administrasi yang sudah ada berjalan dengan baik, namun
masih ada beberapa kelemahan dan kekurangan. Berdasarkan kelemahan dan kekurangan yang ada
diharapkan adanya perubahan metode dalam birokrasi administrasi TNI-AL sebagai salah satu wujud
realisasi TNI-AL yang profesional, modern, dan tangguh.
Salah satu kebijakan Pimpinan Angkatan Laut adalah Modernisasi Alusista Berbasis MEF (Minimum Essential
Force). Dengan adanya kebijakan modernisasi alut dan kebijakan mewujudkan TNI-AL yang profesional, modern,
dan tangguh, diharapkan birokrasi administrasi di Angkatan Laut pun mengarah kearah perubahan sesuai dengan
kebijakan Pimpinan dengan mengadop metode paperless office sebagai salah satu penerapan TNI-AL yang
modern.
 
Penggunaan metode paperless office ini memang selain memiliki keuntungan/kelebihan juga memiliki
kekurangan/kelemahan, adapun kekurangan/kelemahan dari metode ini adalah sebagai berikut :
 
a. Proses adaptasi yang tidak mudah
Perpindahan metode birokrasi administrasi paperless office tidaklah mudah dikarenakan tidak semua personel
staf memiliki kemampuan komputer yang memadai. Hal ini akan memperlambat dan bahkan dapat membuat
metode ini ditolak.
 
b. Rentan terkena cyber crime
Paperless office mengharuskan untuk semua file dokumen disimpan secara digital, baik dengan menggunakan
penyimpanan cloud-drive atau storage-drive. Hal ini menyebabkan dokumen yang tersimpan memiliki
kerawanan terhadap cyber crime, phising, ataupun hacking. Efeknya, bisa terjadi kebocoran data penting dan
disalahgunakan oleh pihak yang tak bertanggungjawab.
c. biaya awal yang besar
Salah satu kelebihan metode paperless office adalah hemat biaya. Namun disisi lain metode
ini membutuhkan modal yang besar. Sebab untuk menggunakan metode ini membutuhan
penyiapan sistem, perangkat, hingga pelatihan untuk seluruh personel staf yang akan
menggunakannya.

Salah satu kekurangan/kelemahan dari metode paperless office ini adalah rentan terhadap
cyber crime, phising, dan hacking. Adapun beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk
mengatasi hal ini adalah sebagai berikut :
 
a. Cara pencegahan
 
1) Penetration testing
Penetration testing merupakan sebuah rangkaian yang dilakukan demi mencari bug atau
kelemahan dalam sistem keamanan dari sebuah website. Hal tersebut perlu dilakukan untuk segera
menemukan bug/kelemahan tersebut dan melakukan perbaikan secepat mungkin.
 
2) Menggunakan kata sandi yang kuat
Kata sandi merupakan salah satu kunci utama untuk memasuki sebuah akun, oleh karena I tu
penggunaan kata sandi yang kuat merupakan hal yang sangat perlu dilakukan untuk mencegah
cyber crime terjadi. Hal ini juga dapat membantu untuk menjaga kunci identitas digital agar lebih
aman dari serangan peretas.
 
3) Membuat system security plan
System security plan atau biasa disebut dengan SSP, merupakan dokumen formal yang
memberikan gambaran umum tentang persyaratan untuk sistem informasi. Dokumen ini biasanya
berisi deskripsi control keamanan yang perlu direncanakan untuk memenuhi persyaratan keamanan
tersebut. Dokumen tersebut juga akan mencakup perincian tentang cara membatasi akses bagi
pengguna yang berwenang saja, memastikan personel staf mematuhi prosedur keamanan, dan
menjelaskan bagaimana pegawai harus merespon saat terjadi pelanggaran keamanan.
 4) Menggunakan web application firewall (WAF)
Web application firewall (WAF) adalah merupakan sistem yang dapat
melindungi data selama 24 jam tanpa henti dari berbagai jenis serangan cyber. WAF
ini akan menolak akses lalu lintas yang dinilai memiliki indikasi sebagai ancaman,
sehingga akses data akan terkunci dengan otomatis.

5) Melakukan back-up data secara berkala

Pada era digital saat ini, data merupakan asset yang sangat penting. Back-up
data yang dilakukan secara berkala akan membatu guna memulihkan data yang
hilang ketika terjadi serangan cyber crime. Selain itu back-up data juga akan
melindungi data-data yang penting jika terjadi kerusakan pada sistem computer.
b. Cara mengatasi

  1) Melaporkan email dan situs web phising

Salah satu jenis cyber crime yang paling umum adalah phising dimana pelaku dengan
mengirimkan sebuah tautan yang dapat mencuri berbagai data dan informasi yang penting
melalui email atau jenis pesan lainnya. Untuk menghindari kejahatan cyber phising, dapat
langsung melaporkan email serta tautan tersebut.

  2) Mengubah kata sandi

Ada banyak cara yang dapat dilakukan oleh pelaku cyber crime untuk membobol kata sandi.
Oleh karena itu pastikan kata sandi yang dipakai adalah kata sandi yang kuat, dan
mengubahnya secara berkala dan tidak menggunakan kata sandi yang sudah pernah
digunakan sebelumnya.

3) Menggunakan antivirus
Antivirus merupakan program yang berguna untuk mendeteksi dan membersihkan sistem
computer dari berbagai ancaman cyber crime. Pastikan untuk menggunakan antivirus yang
memiliki fitur lengkap seperti antimalware, anti ransomware, dan lain sebagainya.
 4) Melakukan update
Pada umumnya banyak serangan cyber crime yang terjadi memanfaatkan
kelemahan sistem dari perangkat computer. Oleh karena itu perlu dilakukan update
sitem perangkat secara berkala guna meningkatkan pertahanan dari perangkat
computer.

5) Membuat cadangan data

Membuat penyimpanan cadangan atau back-up data merupakan hal yang harus
dilakukan secara rutin, guna menghindari hilangnya data saat terjadinya serangan
cyber crime.
5. Kesimpulan
Guna mendukung kebijakan pimpinan TNI AL dan mewujudkan TNI yang modern sekiranya
diperlukan adanya perrubahan system birokrasi administrasi staf, yaitu dengan mecanangkan
metode paperless office.

Meskipun metode ini memiliki beberapa kekurangan dan kelebihan, jika dihadapkan
dengan perkembangan teknologi saat ini dan kebijakan pemerintah, metode ini adalah metode
yang cocok dan juga selaras dengan kebijakan pimpinan yang hendak mewujudkan TNI AL
yang modern. Disamping itu dengan mengadop system biriokrasi administrasi di lingkungan
TNI Angkatan Laut.

Dengan adanya penerapan metode paperless office ini, diharapkan dapan mengatasi
keterlambatan administrasi surat, memudahkan pengarsipan dokumen, dan memudahkan
pencarian/penelusuran dokumen.
6. Saran

Sistem metode paperless ini memang memiliki kelebihan dan kekurangan, serta perubahan sesuatu
system birokrasi tidaklah mudah untuk dilaksanakan dan membutuhkan persiapan serta pondasi yang
kuat. Adapun berdasarkan analisis dan kesimpulan diatas, disampaikan saran agar penerapan metode
paperless ini dapat diterapkan, sebagai berikut:

a. Perlu adanya pelatihan personel staf agar benar benar mampu mengoperasikan dan mengawaki
perangkat system birokrasi yang baru
b. Perlu adanya penyiapan perangkat yang memadai guna mendukung terlaksananya metode ini.
c. Perlu adanya integrase data dan hak akses agar memudahkan pengaksesan data dan juga keamanan
enkripsi data.
d. Perlu adanya penyiapan/pembenahan satuan/satker anti cyber crime guna menjamin keamanan data
ataupun kerjasama dengan pihak ketiga uuntuk pengamanan data dan bank data.
7.Penutup
Demikian telaah staf ini dibuat oleh kelompok 10 tentang penerapan metode paperless office
di lingkungan TNI Angkatan Laut, dengan harapan dapat menjadi masukan dan pertimbangan bagi
pimpinan untuk menentukan kebijakan lebih lanjut khususnya terkait perubahan metode system
birokrasi administrasi di TNI Angkatan Laut.
 SEKIAN
&
TERIMAKASIH
KELOMPOK 10
1. LETTU MAR RONY SINAGA NRP 21127/P
2. LETTU MAR IWANTO NRP 21355/P
3. LETTU MAR YUDI C NRP 21742/P
4. LETTU MAR SUKISWANTO NRP 22205/P
5. LETTU LAUT MARBUN NRP 22832/P