Proposal

e-Office

Version 1.1

Prepared by PT Jerbee Indonesia

04/01/2011
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
I. Latar Belakang
1.1 Komunikasi Internal Konvensional
*
1.2 Masalah yang Mungkin Timbul
1.3 Kebutuhan Komunikasi Internal Secara Online (e-Office)
1.4 Tujuan Pengadaan e-Office
II. Solusi Teknologi
2.1 Penggunaan e-Office
2.2 Kebutuhan Dasar e-Office (Spesifikasi Aplikasi)
2.3 Hardware
2.3 Infrastruktur Jaringan
III. e-Office
*
3.1 Modul Fitur & Fungsi (Utama)
3.1.1 Persuratan
3.1.1.1 Nota Dinas
3.1.1.2 Disposisi
3.1.1.3 Undangan
3.1.1.4 Multi Attachment
3.1.2 Tracking (Pelacakan)
3.1.3 Distribusi & Pengagendaan
3.1.4 Notifikasi Surat
3.1.5 Pencarian
3.2 Modul Fitur & Fungsi (Tambahan)
3.2.1 Notifikasi email
3.2.2 File Sharing
3.2.3 Office Resource Management
3.2.4 Kalender
3.2.5 Bookmark/Link Favorit
3.2.6 Organizer.
3.2.7 Buku Alamat
3.2.8 Ruang Diskusi Public
3.2.9 Berita / CMS
3.3 Referensi Customer/ Pengguna
IV. Tentang PT Jerbee Indonesia
Lampiran A: Pricing
Lampiran B: Tahap & Metode Pengerjaan
Lampiran C: Support, Trainning & Garansi Sistem
I. Latar Belakang
Setiap organisasi/perusahaan umumnya memiliki mekanisme komunikasi internal yang
sering disebut dengan istilah Surat Dinas, Nota Dinas, Memo Dinas, atau hanya dengan
istilah Memo saja. Pada prinsipnya adalah sebuah system tata persuratan yang hirarkis,
yang tidak cukup hanya dilaksanakan dengan menggunakan email system biasa.

1.1 Komunikasi Internal Konvensional

Secara konvensional proses yang lazim dilakukan dalam komunikasi internal (terkait
dengan sistem persuratan) dalam sebuah organisasi umumnya terkait dengan beberapa
proses sbb :
a. Proses pembuatan surat
b. Proses pencetakan surat
c. Proses pengiriman surat (surat keluar)
■ Sistem penomoran dan pengagendaan surat keluar perusahaan
d. Proses penerimaan surat (surat masuk)
■ Mencatatat tanda terima surat masuk (sistem penomoran &
pengagendaan surat masuk)
■ Mengklasifikasikan surat masuk menurut unit organisasi
■ Menyampaikan surat tersebut pada hari yang sama ke pimpinan
e. Sistem penyimpanan dan pengarsipan surat
1.2 Masalah yang Mungkin Timbul
Masalahnya adalah:
a. Dengan menggunakan persuratan secara konvensional dibutuhkan lebih banyak
waktu dalam membuat sebuah surat
b. Diperlukan kertas serta tinta yang banyak dalam membuat sebuah surat, apalagi
jika surat yang dibuat harus mengalami revisi yang berulang-ulang
c. Terbatas ruang serta waktu, hal ini bisa terjadi jika pejabat terkait yang harus
menandatangani surat tersebut sedang berada diluar, dimana hal ini dapat
menghambat atau malah menghentikan proses perjalanan sebuah surat
d. Pengagendaan surat masuk serta surat keluar yang dilakukan secara manual
memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan serta hilangnya data
arsip surat yang ada
e. Kurangnya koordinasi antar karyawan
1.3 Kebutuhan Komunikasi Internal Secara Online
(e-Office)
Sistem komunikasi internal yang bersifat online adalah sistem yang mampu mengelola
tata persuratan yang bersifat hirarkis dimana basis data utamanya tersimpan diserver
aplikasi sehingga dapat diakses oleh banyak pengguna dilokasi yang berbeda dalam
waktu yang bersamaan. Untuk menjawab kebutuhan tersebut maka dibangunlah sebuah
sarana untuk menunjang komunikasi internal disebuah instansi, yaitu e-Office.

Kebutuhan mengenai komunikasi internal secara online (e-Office) ini muncul ketika :
○ Telah digunakannya sistem komputerisasi dalam menunjang kegiatan
operasional disebuah instansi
○ Banyak perkantoran telah menggunakan teknologi internet dalam menunjang
kegiatan operasional kantor

○ Muncul kebutuhan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi komunikasi

internal sebuah instansi, khususnya terkait dengan waktu. Dengan semakin
banyaknya jenjang komunikasi (persuratan) yang ada dalam sebuah instansi,
akan mengakibatkan semakin panjang pula proses komunikasi internal dalam hal
ini terkait dengan persuratan yang ada.
 ○ Muncul kebutuhan untuk memantau alur perjalanan sebuah surat, dengan
panjangnya hirarki yang ada dalam sebuah instansi dapat mengakibatkan
terputusnya alur perjalanan sebuah surat, dimana hal ini akan berakibat negatif
terhadap kegiatan operasional di sebuah instansi.
○ Muncul kebutuhan untuk melakukan pengelolaan data persuratan secara up to
date tanpa terbatas ruang serta waktu
○ Muncul kebutuhan untuk melakukan sentralisasi data persuratan
○ Muncul kebutuhan untuk melakukan efisiensi khususnya terkait dengan
penggunaan kertas serta tinta.

1.4 Tujuan Pengadaan e-Office

Pengadaan sistem perkantoran elektronis (e-office) dapat dimanfaatkan untuk kegiatan
pelayanan data dan informasi dengan lebih produktif, transparan, tertib, cepat, mudah,
akurat, terpadu, aman dan efisien, khususnya dalam usaha memperlancar dan
mempermudah proses kerja dalam hal work flow dari aktifitas surat menyurat di
lingkungan kerja, sehingga lebih jauhnya akan berdampak pada peningkatan
produktifitas kerja karyawan secara keseluruhan dan tentunya akan berdampak juga
secara eksternal serta general .

Di sinilah e-Office hadir memberikan solusi atas masalah-masalah di atas atau lebih
detailnya:
a. Meningkatkan efektifitas, efisiensi serta keakuratan dalam sistem persuratan
b. Memudahkan petugas/ operator dalam menjalankan tugas
c. Mengurangi tingkat human error
d. Mengurangi lapisan/tahapan panjang proses persuratan
e. Memudahkan proses monitoring serta evaluasi terkait dengan pengelolaan data
persuratan (surat masuk serta surat keluar)
f. Sentralisasi data persuratan
g. Memantau ‘perjalanan’ sebuah surat apakah sudah dibaca atau belum dibaca
oleh penerima surat tersebut
II. Solusi Teknologi
Untuk memecahkan masalah-masalah di atas digunakanlah pemanfaatan Teknologi Informasi
dan Komunikasi yang sebenarnya memiliki banyak opsi dan kombinasi, tapi kami formulasikan
secara cermat berdasarkan berbagai macam pertimbangan:

2.1 Penggunaan e-Office

Penggunaan e-Office disebuah instansi dianggap mampu menjawab kebutuhan tata
persuratan internal dan eksternal perusahaan, dimana e-Office merupakan sebuah
aplikasi berbasis web based yang dibangun untuk memudahkan proses pengelolaan
persuratan yang ada dalam sebuah perusahaan/ instansi secara elektronik, didesain
sedemikian rupa agar mudah dalam penggunaannya.
2.2 Kebutuhan Dasar e-Office (Spesifikasi
Aplikasi)
1. Spesifikasi aplikasi diserver :
■ Aplikasi eOffice (berbasis web)
■ Server database MySQL
■ Sistem operasi GNU/Linux

2. Spesifikasi aplikasi di klien:

■ Internet browser (contoh: Firefox, Chrome dll.)
■ Sistem operasi: Ubuntu Linux, Microsoft Windows
■ Terhubung dengan jaringan internet/ intranet perusahaan

Asumsi : Jaringan lokal (LAN) dalam kondisi baik dan terhubung

2.3 Hardware
Hardware pendukung agar sistem bisa berjalan secara optimal sebenarnya tidak
memiliki batasan khusus, dalam artian, aplikasi dibangun dengan fundamental cross
hardware platform. Berikut adalah hardware yang dibutuhkan untuk dapat mengakses e-
Office :
a. Server aplikasi : merupakan sebuah hardware yang digunakan untuk menyimpan
aplikasi e-office
b. Komputer workstation : Dalam mengoperasikan e-Office yang sedang dibangun
ini , dibutuh komputer-komputer workstation yang memiliki fasilitas dan
kemampuan tertentu. Fasilitas dan kemampuan komputer tersebut digambarkan
dalam sebuah spesifikasi komputer secara optimal dimana dalam spesifikasi
tersebut e-Office dapat berfungsi secara optimal.

2.3 Infrastruktur Jaringan

Intranet. Agar komputer workstation dapat mengakses e-Office melalui jaringan lokal
maka Local Area Network (LAN) di kantor pusat perusahaan akan menjadi jalan raya
yang menghubungkan server aplikasi dengan PC lain yang ada harus dalam keadaan
baik dan terhubung.
Internet. Selain menggunakan jaringan intranet maka komputer workstation dapat
mengakses e-Office jika komputer yang digunakan telah terhubung dengan jaringan
internet.
III. e-Office
Dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja pelayanan data dan informasi secara internal
maupun eksternal, maka perlu diupayakan peningkatan pelayanan yang efisien, cepat, mudah,
akurat, murah, aman, terpadu dan akuntabel.

Salah satu bentuk penerapannya yaitu melalui sistem otomasi pelayanan dengan
memanfaatkan Teknologi Informasi (TI), salah satunya melalui penggunaan sistem perkantoran
elektronis berbasis komputer ( e-office ).

e-office merupakan sebuah aplikasi yang dibangun untuk memudahkan pengelolaan persuratan
secara elektronik, dibangun dengan teknologi web based dengan desain antar muka yang user
friendly sehingga mudah dalam penggunaannya.

3.1 Modul Fitur & Fungsi (Utama)

Aplikasi e-Office dikembangkan untuk mengotomasikan seluruh proses tata persuratan
dinas didalam perusahaan secara elektronis. Berikut fitur-fitur utama dari aplikasi :
3.1.1 Persuratan
Fitur ini disediakan untuk mengelola surat baik surat yang masuk maupun surat yang
keluar beserta historynya. Selain itu terdapat beberapa sub fitur lainnya seperti :

3.1.1.1 Nota Dinas

Berfungsi untuk menerima surat nota dinas masuk dan mengirimkan kembali
dalam bentuk disposisi surat nota dinas dan nota dinas surat disposisi.

3.1.1.2 Disposisi
Berfungsi untuk menerima surat disposisi masuk dan mengirimkan kembali
dalam bentuk disposisi surat disposisi atau nota dinas.

3.1.1.3 Undangan
Digunakan untuk mengirim dan menerima surat undangan, baik itu undangan
kegiatan maupun undangan rapat.

3.1.1.4 Multi Attachment

e-Office didesign sedemikian rupa sehingga memungkinkan pengguna untuk
bisa mengirimkan lampiran/attachment lebih dari satu (multi attachment).

3.1.2 Tracking (Pelacakan)

Dalam proses tata persuratan manual, pembuatan surat keluar, penerimaan
surat, dan disposisi sangat sulit diketahui posisi pastinya, sehingga apabila
terdapat satu proses yang berhenti atau perlu untuk diketahui keberadaannya,
maka user yang membutuhkan harus turun dan melacak keberadaan surat
secara manual orang perorang. Fitur ini membantu setiap orang yang terlibat
dapat dengan mudah untuk mengetahui posisi dan proses yang diperlukan dari
setiap surat yang dibuat.

3.1.3 Distribusi & Pengagendaan

Dalam proses tata persuratan manual setiap surat yang didistribusikan akan
diberi nomor (diagendakan) dan di-copy sejumlah penerima surat ditambah satu
sebagai arsip, kemudian didistribusikan menggunakan fax atau kurir. Proses
pengagendaan dilakukan secara manual dengan memanfaatkan log book
sebagai tanda terima surat. Proses ini sangat memakan waktu dan sangat
bergantung kepada ketersediaan personal Tata Usaha. Fitur ini membantu setiap
orang untuk dapat dengan cepat mendistribusikan surat langsung setelah
pemeriksa terakhir (pengirim) menyatakan setuju (Approve). Surat masuk akan
diagendakan dan diarsipkan secara elektronis. Agenda surat juga menjadi
sebuah tools yang memudahkan setiap orang untuk mencari kembali surat-surat
 yang dibutuhkan berdasarkan pengirim, perihal, tanggal, nomor surat, dan lain
sebagainya.

3.1.4 Notifikasi Surat

Dengan cara manual, pejabat kadang kala tidak mengetahui surat-surat yang
harus diparaf/ditandatangani karena begitu banyaknya surat kertas di meja
pejabat bersangkutan. Tidak ada yang dapat memberi tahu kecuali pembuat
surat yang merasa suratnya belum diproses. Fitur ini dengan mudah
memberikan notifikasi sesuai dengan prioritas surat ke pengguna yang terlibat.
Baik notifikasi melalui email, portal, maupun melalui system lainnya seperti SMS.

3.1.5 Pencarian
Apabila dibutuhkan sebuah surat yang telah dibuat beberapa waktu yang
lampau, dengan sistem manual hanya dapat mengandalkan log book (buku
agenda surat masuk dan keluar), dimana informasi tersebut hanya diindex
berdasarkan tanggal distribusi. Tidak mungkin mencari surat berdasarkan key
yang lainnya, seperti Perihal dan Isi Surat. Fitur ini memberikan fasilitas agenda
surat masuk dan surat keluar yang dapat diurutkan berdasarkan perihal, tanggal,
nomor surat, kode loker, klasifikasi masalah, dan lain sebagainya. Selain itu e-
Office juga dilengkapi dengan kemampuan searching sampai kedalam dokumen
dan lampiran dokumen (Attachment).

3.2 Modul Fitur & Fungsi (Tambahan)

Disamping fitur utama yang terdapat dalam aplikasi e-Office, terdapat pula beberapa
fitur
tambahan diantaranya :

3.2.1 Notifikasi email

Fasilitas untuk mengirim email pemberitahuan (notifikasi) kepada pengguna jika
terdapat surat masuk, notifikasi disertai dengan informasi mengenai perihal surat
yang masuk tersebut.

3.2.2 File Sharing

Manajemen dokumen untuk saling berbagi atau menyimpan, bisa private
maupun
 publik

3.2.3 Office Resource Management

Meliputi manajemen jadwal dan reservasi untuk office resource (ruangan, orang,
waktu).

3.2.4 Kalender
Merupakan alat bantu untuk digunakan dalam manajemen agenda atau aktifitas
harian kita, baik itu agenda personal atau agenda organisasi/perusahan. Setiap
agenda ada yg bersifat publik atau bisa di lihat keseluruhan level organisasi atau
yang bersifat pribadi yang hanya bisa dilihat oleh kita.

3.2.5 Bookmark/Link Favorit

Merupakan menu yang difungsikan untuk menyimpan atau dokumentasi alamat-
alamat web atau URL yang penting yang biasa kita buka Untuk lebih
memudahkan dalam penanganan data link favorit maka dipisahkan link favorit
umum dan link favorit pribadi, link favorit umum bisa diakses oleh semua
pengguna sedangkan link favorit pribadi hanya dapat diakses oleh pengguna
yang bersangkutan. Pengaturan content link umum ditangani oleh sistem
administrator, sedangkan untuk link pribadi dikelola oleh setiap pengguna sistem.
Kedua sub menu ini ada dalam menu

3.2.6 Organizer.
Dihalaman ini juga tersedia fasilitas untuk memanage link yang ada seperti
fasilitas menambah link, pencarian, menampilkan link, ubah link serta
menghapus link yang telah ada.

3.2.7 Buku Alamat

Digunakan untuk dokumentasi dan database daftar nama dan alamat rekan dan
kerabat, seperti halnya menu buku alamat di Hand Phone, Buku Alamat ini
menyimpan informasi detail rekan dan kerabat.

3.2.8 Ruang Diskusi Publik

 Berdasarkan analisa kebutuhan pengguna dibuatlah modul diskusi, dengan
fasilitas ini diharapkan komunikasi antar pengguna sistem bisa lebih
dioptimalkan.

3.2.9 Berita / CMS

Digunakan untuk mengisi data berita untuk keperluan e-office. Data berita akan
ditampilkan dihalaman awal semua user yang telah login Administrator, Menu ini
hanya dapat diakses oleh sistem administartor dikarenakan berbagai konfigurasi
parameter dan variabel sistem dapat dilakukan dihalaman ini. Dalam admin
panel kita dapat melakukan konfigurasi sistem, pengaturan Bahasa, pengaturan
Bagian, Pengaturan Tingkat hak akses (Role) dan pengaturan Pengguna.

3.3 Referensi Customer / Pengguna

Aplikasi e-Office yang kami tawarkan ini, sebenarnya telah digunakan oleh beberapa
customer/ pengguna, dan dapat dijamin kehandalan sistemnya. Untuk pengembangan
perangkat lunak Workflow & eProcurement BSM ini terdapat kebutuhan tambahan yaitu
penambahan untuk eProcurement. Beberapa customer/ pengguna sistem yang telah
kami kembangkan adalah :
1. Kementerian Komunikasi & Informatika Republik Indonesia
2. PT Graha Sarana Duta, Jakarta

Adapun screen capture dari aplikasi yang telah digunakan oleh customer kami adalah :
Gambar : Screen Capture e-Office Kementerian Komunikasi & Informatika R.I

Gambar : Screen Capture e-Office PT Graha Sarana Duta

IV. Tentang PT Jerbee Indonesia
PT Jerbee Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang solusi
teknologi informasi, mulai didirikan ditahun 2005 dengan latar belakang personil dari komunitas
telematika yang rata-rata sudah aktif berkarya sejak sebelum tahun 2000.

PT Jerbee Indonesia memiliki jajaran sumber daya manusia yang fokus di bidang web
development, database dan administrator server. PT Jerbee Indonesia telah menghadirkan
solusi IT bagi lembaga dan institusi antara lain: PT Telkom Indonesia, Departemen Komunikasi
& Informasi Republik Indonesia, Kepolisian Daerah Jawa Barat, PDAM Tirta Raharja Kabupaten
Bandung, Pemerintah Daerah Kabupaten Bandung, PT Dahana, Departemen Tenaga Kerja &
Transmigrasi dll.
Lampiran A: Pricing
Skema 1. Produk Rineka (aplikasi e-Office )

Harga untuk aplikasi e-Office ini adalah sebesar Rp. 80.000.000,- (Delapan puluh juta rupiah)

Adapun paket harga ini meliputi :

1. Aplikasi e-Office serta Installasi aplikasi e-Office diserver (asumsi : LAN yang ada
di klien dalam kondisi baik & terhubung), dengan modul-modul aplikasi e-Office sbb :
○ Modul Home, yang terbagi lagi menjadi beberapa sub modul :
■ Hyperlink ke modul Persuratan
■ Ucapan selamat datang
■ Pemberitahuan
■ List Pengguna Online
■ Account saya
○ Modul Persuratan, yang terbagi lagi menjadi beberapa sub modul :
■ Surat
■ Disposisi
■ Nota Dinas
■ Undangan
■ Kotak Keluar
■ Referensi : Prioritas
■ Referensi : Follow Up
■ Referensi : Nomor Agenda
○ Modul Organizer, yang terbagi lagi menjadi beberapa sub modul :
■ Pengelolaan Sumber Daya
■ Kalender
■ Diskusi
■ Link Favorit Umum
■ Link Favorit Pribadi
■ Buku Alamat Umum
■ Buku Alamat Pribadi
○ Modul Document, yang terbagi lagi menjadi beberapa sub modul :
■ My Document
■ Share Document
○ Modul Logout
■ Fasilitas untuk keluar dari sistem

2. Source code aplikasi e-Office dalam bentuk softcopy (CD)

 3. Pelatihan bagi administrator serta pengguna sistem (1x24 jam), adapun tempat serta
konsumsi pelatihan ditanggung oleh pihak klien

4. Dokumentasi, diberikan rangkap dua (asli & fotocopy) :

○ Buku panduan instalasi sistem e-Office
○ Buku panduan penggunaan sistem

5. Delivery time. Aplikasi akan diinstal di server klien pada tempat dan waktu yang telah
disepakati bersama oleh kedua belah pihak

6. Garansi Sistem. Masa garansi e-Office akan diberikan dalam kurun waktu 6 bulan, sejak
instalasi sistem dilakukan . Garansi tidak termasuk untuk kerusakan hardware

Skema 2. Produk Rineka (aplikasi e-Office ) + Server Aplikasi

Harga untuk aplikasi e-Office beserta server aplikasi ini adalah sebesar Rp. 120.000.000,-
(Seratus dua puluh juta rupiah).

Adapun yang didapatkan oleh klien dengan memilih Skema 2 (Produk Rineka + Server Aplikasi)
sama sebagaimana klien yang memilih skema 1, dengan penambahan server aplikasi dengan
spesifikasi sbb :

Spesifikasi Keterangan

Processor (CPU GHz/L3 Intel® Xeon® 3400 Series (quad-core) up to 3.06 GHz/8 MB/1333
cache/front-side bus MHz/Intel Celeron®, Pentium® or Core i3 dual-core processors up
MHz max) to 3.2 GHz/1333 MHz-4 MB

Memory (max) 4 GB (Up to 32 GB DDR-3 ECC memory, up to 1333 MHz; 1 GB, 2

GB, 4 GB UDIMMs; 1 GB, 2 GB, 4 GB, 8 GB RDIMMs)

Expansion slots 2 PCIe x8 Gen2, dedicated PCIe x4 for RAID-0, -1, optional PCI-X
(CTO or special bid only)

Disk bays 1x74 GB SAS (Two 3.5" simple-swap SATA or 3.5" hot-swap
(total/hot-swap) SAS/SATA, or four 2.5" hot-swap SAS HDDs)

Maximum internal 4.0 TB SATA or 2.4 TB SAS. Optical drive device optional.
storage
Network interface Dual Gigabit Ethernet

Power supply (std/max) 351 W 1/1

Hot-swap components Two 3.5" hot-swap SAS/SATA or four 2.5" hot-swap SAS HDDs

RAID support Hot-swap models- hardware RAID-0, -1 (standard); Simple swap

models- hardware RAID-0, -1 (optional); optional RAID-5

Limited warranty 1- or 3-year customer replace

Skema 3. Kustomisasi
Harga aplikasi e-Office untuk skema kustomisasi ini bervariasi, tergantung dari banyaknya
kustomisasi yang dilakukan serta tingkat kesulitan kustomisasi tersebut.

Biaya tersebut belum termasuk:

1. 10% PPN
2. Biaya pembelian hardware*
3. Biaya terlampir untuk wilayah Jawa Barat

Pembayaran biaya Development dilakukan dalam 2 (dua) tahap, yaitu sebagai berikut :
1. Termin I sebesar 60%, dibayarkan setelah penandatanganan kontrak kerja.
2. Termin II sebesar 40%, dibayarkan setelah penandatanganan penyelesaian kontrak kerja dan
masa penjaminan perangkat lunak berakhir.
Lampiran B: Tahap & Metode
Pengerjaan
Skema 1. Produk Rineka (aplikasi e-Office )

Jika anda memilih menggunakan produk Rineka, maka sesuai kesepakatan akan dilakukan :
1. Instalasi server. Installasi akan dilakukan oleh tim teknis kami
2. Instalasi aplikasi e-Office diserver klien
○ Asumsi jaringan intranet di klien telah terhubung dengan baik
○ Modul yang terinstal adalah modul sebagaimana terlampir dilampiran, terkait
dengan pricing
3. Pelatihan Penggunaan sistem e-Office kepada Administrator serta pengguna sistem.
Pelatihan dilakukan dalam waktu 1x24 jam. Adapun tempat, waktu serta akomodasi bagi
peserta pelatihan ditanggung oleh pihak klien

Skema 2. Kustomisasi
Jika anda memilih skema kustomisasi, maka langkah-langkah berikut akan dilakukan :

Solution Planning :
1. Mengevaluasi kondisi perusahaan klien dan rencana pengembangan sistem e-Office
2. Menentukan requirement perusahaan/ klien dalam efektifitas komunikasi internal
(operasional persuratan)
3. Mengevaluasi alternatif dan best practice e-Office
4. Mengusulkan design dari e-Office untuk perusahaan klien

Solution Designing :
1. Design e-Office sesuai dengan kustomisasi yang diinginkan oleh klien

Solution Development :
1. Mengembangkan e-Office sesuai dengan kustomisasi yang diinginkan klien
2. Mengembangkan pedoman prinsip (Technical and User Guide)
3. Menyelenggarakan User Acceptance Test (UAT) bekerjasama dengan klien

Solution Deployment :
1. Instalasi e-Office
2. Membuat dokumentasi (Buku panduan instalasi sistem & Buku panduan penggunaan
sistem)
3. Menyelenggarakan pelatihan penggunaan sistem e-Office
Lampiran C: Support, Trainning &
Garansi Sistem
Setelah aplikasi e-Office selesai dikembangkan maka kami selaku pengembang akan
memberikan support, trainning serta garansi , sehingga sistem dapat digunakan secara optimal
dalam kurun waktu yang lama.

Support
1. Melakukan instalasi e-Office sesuai lokasi yang telah disepakati dalam kontrak kerja.
2. Memberikan backup salinan dari software beserta source program yang dilengkapi
dengan dokumentasi design sistem dan user.
3. Mencatat tiap keluhan yang disampaikan secara lisan, telepon dan email serta
mengambil tindakan yang tercatat dalam logbook untuk setiap tindakannya

Product Maintenance/ Warranty

1. Maintenance akan diberikan secara menyeluruh terkait dengan software aplikasi dan
perangkat pendukung dalam kurun waktu sesuai dengan kesepakatan yang telah
ditentukan dalam kontrak kerja
2. Selama masa maintenance kami akan menyediakan dukungan penuh secara teknis,
konfigurasi/ setup dan solusi atas masalah-masalah lain yang terkait dengan aplikasi
yang dikembangkan

Training
1. Pelatihan penggunaan sistem, akan diberikan pelatihan cara menggunakan sistem bagi
para pengguna sistem.
2. Jadwal pelatihan, Peserta pelatihan serta Tempat pelatihan akan dibahas kemudian,
disesuaikan dengan kesepakatan kedua belah pihak