OTOMATISASI KANTOR

Disusun Oleh:

Ardianto (20611011039)

Anne Fretha (2061101117)

Dasri (2061101136)

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

UNIVERSITAS LANCANG KUNING
PEKANBARU
2020
LATAR BELAKANG
Otomatisasi kantor digunakan untuk mendukung fungsi suatu kantor atau organisasi
yang berupa alat komputer maupun non komputer.

Otomatisasi kantor yang banyak digunakan pada saat ini yaitu untuk membantu suatu
permasalahan yang ada di kantor agar segera diselesaikan dengan keputusan yang
cepat dan tepat, dimana otomatisasi kantor dapat membantu suatu mekanisme kerja
dan membuat suatu informasi menjadi data.

Untuk memudahkan suatu gambaran dalam otomatisasi kantor, maka perlu adanya
model otomatisasi kantor. Model adalah suatu gambaran, rencana, atau representatif
dari suatu objek, suatu sistem, atau suatu konsep yang merupakan penyederhanaan agar
lebih mudah dimengerti. Oleh karena itu model otomatisasi kantor adalah deskripsi
dari suatu sistem otomatisasi kantor dimana agar lebih mudah dipahami bahwa dalam
proses otomatisasi kantor satu sama lain saling mempengaruhi.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas yaitu:

1. Pengertian Model Otomatisasi Perkantoran

2. Model Otomatisasi Perkantoran

PENGERTIAN MODEL ORGANISASI
PERKANTORAN
Otomatisasi kantor (office automation/OA) adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi
komputer pada pekerjaan kantor.
Otomatisassi kantor meliputi seluruh system elektronik formal maupun informal yang
terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam
maupun di luar perusahaan.

Salah satu keunggulan dari OA

Adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi

bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling
beromunikasi satu sama lain
KONSEP OTOMATISASI KANTOR
Berikut konsep dari otomatisasi kantorantara lain:

1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan
keputusan yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan
sebagai pengganti.
Model Otomatisasi Perkantoran
Aplikasi komputer merupakan suatu perangkat
lunak komputer yang memiliki fungsi tertentu
sesuai dengan tujuan yang diinginkan oleh si
pembuat aplikasi untuk mempermudah manusia
dalam mengerjakan suatu tugas didalam sebuah
komputer, seperti untuk mengolah data maupun
untuk keperluan editing.
Aplikasi komputer:
1. Pengolahan Kata
2. Surat elektronik
3. Voice mail
4. Kalender elektronik
5. Konferensi Komputer
Aplikasi nonkomputer merupakan
aplikasi yang tidak berbasis komputer atau
Personal Komputer, aplikasi ini tidak
menggunakan peralatan komputer tetapi
merupakan mesin mekanik yang dapat
membantu dalam segi otomatisasi.
Aplikasi non komputer:
1. Konferensi Audio
2. Konferensi video
3. Transmisi faksimili
4. Videotext
5. Pencitraan (imaging)
6. Deskstop Publishing (DTP)
Aplikasi Komputer
1. Pengolahan Kata
Pengolah kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan
banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan
para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan.

3. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya
kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah
dikirimkan.Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan
pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi
bentuk audio saat dipanggil.
Aplikasi Komputer
4. Kalender elektronik
Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer.
Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat
perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi
peralatannya sama dengan e-mail.
Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.

5. Konferensi Komputer
Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan
para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang
sedang dipecahkan
 Contoh Aplikasi Komputer
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan
teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara
dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi
yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini
menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat
menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal
bisnis dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan pesan teks.
Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to phone
atau peer to peer) mode dan juga otomatisasi kantor dcast mode (pengguna dapat
berbicara dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).
Aplikasi Nonkomputer
1. Konferensi Audio
Konferensi audio Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan
tujuan melaksanakan konferensi

Keuntungan konferensi audio :

1. Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan
semua perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat.
Aplikasi Nonkomputer
2. Konferensi video
Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para
peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video .Seperti konferensi audio, konferensi video tidak
memerlukan komputer

Tiga konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :

1. Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
2. Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
3. Video dan Audio Dua Arah
Aplikasi Nonkomputer
3. Transmisi faksimili
Fax, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang
dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat
salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran
telepon biasa.

4. Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik
yang tersimpan
Aplikasi Nonkomputer
5. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character
recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format
digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder .Kemudian citra
tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

6. Deskstop Publishing (DTP)

Deskstop adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang
kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP
berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi
tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP
 Contoh Aplikasi Nonkomputer

Peralatan pencitraan pada umumnya disebut scanner, namun ada dua jenis scanner,
yaitu photo-scanner dan character-scanner (Optical Character Recognition / OCR).
Scanner mengubah dokumen menjadi bit atau pulsa digital sehingga dapat disimpan
dalam file komputer. Kualitas dari photo-scanner ditentukan oleh kemampuannya
merepresentasi gambar dalam bintik cahaya, sehingga diukur dalam satuan dots per
inch (dpi).

Selain dengan scanner, kini pencitraan dapat dilakukan juga dengan kamera digital
dimana objek yang ditangkap oleh lensa diubah menjadi citra digital dalam bentuk bit
atau pixel.
Pentingnya Penerapan Model Otomatisasi Perkantoran
di Perusahaan
Ada beberapa manfaat atau kegunaan penerapan model otomatisaasi perkantoran:

1. Arus pembangunan otomatisasi kantor

Perkembangan pesat teknologi Internet dan popularitas di Cina yang menjadikan
simbol dari penggunaan teknologi internet secara luas

2. Konotasi dan perpanjangan otomasi kantor

dari perspektif teknologi informasi, otomasi kantor harus menjadi dasar konstruksi
informasi. Dengan menerapkan otomatisasi kantor, teknologi digital atau kantor, dapat
mengoptimalkan pengelolaan struktur organisasi yang ada, perubahan manajemen
sistem, berdasarkan pada peningkatan efisiensi,menambahkan kapasitas kantor
kolaboratif, memperkuat koherensi kebijakan, realisasi akhir dari tujuan memperbaiki
pengambilan keputusan kinerja
3. Pengembangan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor, arah di kantor digital. Kantor digital sehingga disebut bahwa
hampir semua operasi kantor yang diwujudkan dalam lingkungan jaringan. Dari sudut
pandang teknologi, terutama teknologi internet, teknologi keamanan dan
pengembangan perangkat lunak teori, penerapan kantor digital mungkin.

4. Kerangka dasar kantordigital

Strukturnya adalah struktur jaringan Intranet, yang merupakan gagasan pembangunan
top-down, yaitu, pertama-tama ke jaringan internal secara keseluruhan, ini seluruh
objek online untuk semua pengguna, harus memiliki dasar, kita menyebut ini platform
dasar dalam jaringan, seolah-olah PC harus memiliki sistem operasi berbasis sama.

5. Berpikir teknologi digital kantor

Kantor digital harus memiliki dukungan teknis yang baik, dengan mempertimbangkan
mandat kantor digital dan membuka dua fitur, teknologi harus pilihan teknologi Internet
dan standar, dalam hal ini didasarkan pada penggunaan teknologi yang berhubungan.
Contoh Kasus

Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat ini adalah
penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan
dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal
batasan waktu dan tempat.
Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk
bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk
memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat
biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut
harus bertemu tatap muka di suatu tempat.
PENUTUP
Kesimpulan

Model otomatisasi kantor yaitu deskripsi yang menjelaskan suatu sistem otomatisasi
peralatan kantor, dimana otomatisasi pengalihan fungsi manual peralatan kantor
kepada fungsi-fungsi otomatis dengan peralatan mekanis khususnya komputer.

Model otomatisasi kantor memudahkan kita dalam melihat sistem otomatisasi

kantor, dilihat dari model tersebut kita mengetahui dalam sistem otomatisasi kantor
saling mempengaruhi dan sistem tersebut sistematis dalam pekerjaannya

Model otomatisasi perkantoran sangat penting, apabila perusahaan ingin terus

berkembang guna membangun dan mencapai tujuan perusahaan
PENUTUP
Saran

Masih banyak ketidak sesuaian dalam fakta dilapangan dengan teori yang ada
dalam model otomatisasi perkantoran.

Semua perusahaan seharusnya menggunakan teknologi yang ada untuk memudahkan

aktivitas dalam manajemen perkantorannya.Kemajuan teknologi informasi saat ini
sangat memberikan efek positif dalam kegiatan manusia.
 Daftar pustaka

Pratita, Y. D. (2014). Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Deepublish.

Raymond McLeod, J. G. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

Siswanto, A. (2013). Otomatisasi Perkantoran 1. Depok: Kementrian Pendidikan dan

Kebudayaan.