LATAR BELAKANG

Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksi berkomunikasi dapat dilakukan

secara lisan dan tulisan. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang
dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian kegiatan surat menyurat mempunyai
peranan sebagai alat berkomunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam
kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang
hanya dapat diselesaikan secara efektif dan efisien melalui komunikasi tertulis. Demikian
pula bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian. Kegiatan surat
menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting.

Kegiatan surat menyurat sudah menjadi rutinitas wajib di instansi-instansi pemerintah.

Penggunaan kertas masih menjadi media yang paling umum digunakan untuk mengirimkan
informasi. Dengan menggunakan media ini, pengiriman surat menjadi kurang efektif dan
memerlukan banyak kertas. Meskipun sudah umum juga digunakan mesin fax, surat yang
diterima kurang bagus kualitasnya. Proses disposisi dari atasan ke bawahan masih
dilakukan oleh petugas yang berwenang. Dari beberapa permasalahan ini, diperlukan
sebuah solusi yang efektif demi memenuhi kebutuhan akan pertambahan kecepatan
pengiriman informasi melalui surat dan penghematan penggunaan kertas. Penggunaan
teknologi dapat menjadi solusi.

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 2

E-Surat

E-surat merupakan aplikasi pengelolaan surat menyurat di lingkungan SKPD (Satuan Kerja
Perangkat Daerah) Pemerintah Propinsi/Kabupaten/Kota secara digital/elektronik berbasis
opensource dan terintegrasi dengan sistem SMS dan Mobile Apps berbasis Android.
Dengan aplikasi ini, penyampaian informasi surat dan disposisi kepada pihak yang dituju
dapat dilakukan dengan lebih cepat. Melalui E-Surat, penyampaian informasi tidak lagi
dilakukan dengan menggunakan media kertas, melainkan dengan menggunakan media
internet, SMS (Short Message Service) dan atau Mobile Apps berbasis Android. Surat yang
dikelola terdiri dari surat masuk, surat keluar, hingga pemberkasan terhadap surat-surat.

KEUNGGULAN E-Surat

Beberapa keunggulan dari E-Surat adalah:

1. Dapat diakses melalui komputer, handphone, iPad, dan gadget lainnya dengan
koneksi Internet.
2. Penyampaian disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat penanganan
permasalahan.
3. Proses pencarian surat (searching) dilakukan lebih mudah, lebih cepat dan dapat
dicetak pada saat dibutuhkan.
4. Informasi adanya surat masuk dapat diketahui dengan cepat melalui SMS (Short
Message System) dan atau Mobile Apps berbasis Android.
5. Pejabat pemberi disposisi tidak harus berada di kantor, tetap dapat memberikan
disposisi dan memantau perkembangan maupun laporannya via internet.
6. Penghematan biaya kertas karena paperless, penghematan waktu karena berbasis
surat elekronik.
7. Dapat melakukan verifikasi tandatangan melalui SMS dan atau Mobile Apps berbasis
Android.
8. Pengaturan hak akses hanya untuk yang berhak mengakses.
9. Dapat dikembangkan fitur lain sesuai kebutuhan.
10. Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain seperti e-Performance dan e-SPPD.

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 3

BENEFIT PEMANFAATAN E-Surat

Beberapa keuntungan dari pemanfaatan aplikasi ini adalah:

Service Integration Improvement.
Peningkatan pelayanan terhadap masyarakat dan rekan kerja dapat lebih
ditingkatkan karena proses bisnis tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan
secara otomatis/elektronis.
Transparansi and Controlling Improvement
Pelaksanaan suatu proses bisnis menjadi lebih transparan dan dapat dimonitor
karena kinerja/ performansi SDM yang terlibat dalam alur kerja yang terkait serta
pencapaiannya dapat dimonitor.
Cost Reduction
E-Surat dapat mengurangi biaya operasional seperti penggunaan kertas dan alat-alat
kantor lainnya yang masih seringkali diandalkan untuk proses penyetujuan
permohonan, biaya dinas, dll karena semuanya dilakukan secara elektronik.
SDM Improvement
SDM dapat lebih fokus pada proses bisnis, bukan pada bagaimana mengarsipkan
dokumentasi.
Document Management
Pengaturan dokumen dilakukan secara elektronik sehingga mempermudah
penyimpanan, pencarian, dan pemeliharaannya.
Delivery Improvement
Dengan menggunakan notifikasi berupa SMS dan atau Mobile Apps berbasis
Android, pemberitahuan adanya surat baru menjadi dapat lebih cepat.

Secara umum benefit yang akan dapat dirasakan oleh Kabupaten Gunung Mas dari
implementasi e-Surat antara lain sebagai berikut:
Kecepatan penyebaran informasi dan pengambilan keputusan
Efisiensi waktu dan biaya pengelolaan surat menyurat, dokumen, & knowledge.
Efektif dalam menciptakan ‘one habit & one working culture’.
Integrasi sistem bisnis perusahaan berbasis IT (single window).

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 4

SOFTWARE REQUIREMENTS E-Surat

Kebutuhan Fungsional
1. Peng-upload-an dan peng-entry-an surat.
2. Pendisposisian dan pengiriman surat ke pihak-pihak yang dituju.
3. Pengiriman informasi disposisi, informasi surat baru, dan kode verifikasi surat melalui
SMS dan atau Mobile Apps berbasis Android.
4. Pembacaan dan pencetakan kembali surat yang telah di-upload atau di-entry.
5. Pengarsipan surat.
6. Pencarian surat yang telah diarsipkan.
7. Pemantauan (monitoring) proses disposisi surat.
8. Pengentrian laporan sebagai tindak lanjut surat.
9. Pembacaan laporan tindak lanjut surat.

Kebutuhan Non Fungsional

1. Aplikasi dilengkapi dengan keamanan untuk user dengan menggunakan user login.
2. Aplikasi dapat diakses pada jaringan internet.
3. Aplikasi dapat diakses melalui komputer, handphone, iPad, dan gadget lainnya
dengan koneksi Internet.

FITUR-FITUR E-Surat

Fitur yang dimiliki layanan e-Surat antara lain:

Web Based Appiication dan atau Mobile Apps berbasis Android
Easy to Use
Single Sign On
Sesuai Bisnis Proses Pengguna
User Hierarchy
Scalable
Notifikasi dan reminder yang terintegrasi dengan SMS dan atau Mobile Apps
berbasis Android
Application and Database Security Level
Document Management and Tracking
Up to date technology

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 5

 Implementasi akan dilakukan secara customize, dimana PT. GREATSOFT SOLUSI
INDONESIA dalam proses instalasi akan menyesuaikan tampilan dan aplikasi sesuai
modul yang dibutuhkan atau dipersyaratkan oleh Kabupaten Gunung Mas.

PENJELASAN SISTEM

Terdapat dua macam surat yang dikelola oleh aplikasi ini, yakni surat masuk dan surat
keluar. Surat masuk merupakan surat-surat yang masuk ke SKPD. Surat ini dapat berasal
dari instansi-instansi pemerintahan lainnya maupun instansi-instansi swasta. Sedangkan
surat keluar merupakan surat-surat yang keluar dari SKPD dan ditujukan untuk instansi-
instansi pemerintahan lainnya maupun instansi-instansi swasta.

Alur Pengelolaan Surat Masuk

Secara umum, alur pengelolaan surat masuk digambarkan pada gambar berikut.

Penerima surat menerima surat masuk, surat yang diterima kemudian di-scan lalu di-entry-
kan ke dalam sistem setelah itu di-upload. Pemberitahuan mengenai surat yang di-upload di

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 6

kirim ke bagian tata usaha/kesekretariatan melalui SMS dan atau notifikasi melalui Mobile
Apps berbasis Android, kemudian bagian tata usaha/keskretariatan mengecek surat lalu
mendownloadnya.

1. Jika surat membutuhkan ACC ke Kepala SKPD, maka surat dikirimkan ke Kepala
SKPD misal Kepala Badan/ Kepala Dinas/ Dir. Utama RSUD/Kepala SatPol PP,
kemudian surat dicek dan di-download oleh Kepala SKPD.
a. Jika surat yang diterima untuk dilaksanakan sendiri, maka Kepala SKPD meng-
entry disposisi surat (melaksanakan sendiri) kedalam sistem, lalu
menghadiri/melaksanakan perintah surat tersebut, setelah itu Kepala SKPD
harus meng-entry hasil laporan lalu di-upload.
b. Sedangkan apabila surat yang diterima tidak dilaksanakan sendiri, maka Kepala
SKPD meng-entry disposisi surat ke KaBid/Sekretaris kedalam sistem, kemudian
sistem akan mengirimkan SMS ke KaBid/Sekretaris.
2. Jika surat tidak membutuhkan ACC ke Kepala SKPD, maka bagian tata
usaha/kesekretariatan akan meng-entry disposisi surat ke KaBid/Sekretaris kedalam
sistem, kemudian sistem akan mengirimkan SMS dan atau notifikasi melalui Mobile
Apps berbasis Android yang beriisi pemberitahuan informasi ke KaBid/Sekretaris.

Setelah menerima SMS dan atau notifikasi melalui Mobile Apps berbasis Android,
KaBid/Sekretaris mengecek surat dan men-download-nya.

1. Jika surat yang diterima untuk dilaksanakan sendiri, maka KaBid/Sekretaris meng-
entry disposisi surat (melaksanakan sendiri) kedalam sistem, lalu
menghadiri/melaksanakan perintah surat tersebut, setelah itu KaBid/Sekretaris harus
mengentry hasil/laporan lalu di-upload. Laporan yang telah di-upload dimintakan
persetujan dari Kepala SKPD.
a. Jika disetujui oleh Kepala SKPD, lalu Kepala SKPD meng-entry-kan persetujuan
b. Jika tidak disetujui maka Kepala SKPD meng-entry alasan yang ditujukan kepada
KaBid/Sekretaris. Setelah menerima alasan lalu KaBid/Sekretaris harus meng-
entry-kan hasil/laporan lagi hingga laporan disetujui oleh Kepala SKPD.
2. Sedangkan apabila surat yang diterima KaBid/Sekretaris tidak dilaksanakan sendiri,
maka KaBid/Sekretaris meng-entry disposisi surat ke KaSubBag/KaSie ke dalam
sistem kemudian sistem akan mengirimkan SMS dan atau notifikasi melalui Mobile
Apps berbasis Android ke KaSubBag/KaSie.

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 7

Setelah menerima SMS dan atau notifikasi melalui Mobile Apps berbasis Android,
KaSubBag/KaSie mengecek surat dan mendownloadnya

1. Jika surat yang diterima untuk dilaksanakan sendiri, maka KaSubBag/KaSie

mengentry disposisi surat (melaksanakan sendiri) kedalam sistem, lalu
menghadiri/melaksanakan perintah surat tersebut, setelah itu KaSubBag/KaSie
harus meng-entry hasil/laporan lalu di-upload. Laporan yang telah di-upload
dimintakan persetujan dari KaBid.
a. Jika disetujui oleh KaBid, lalu KaBid meng-entry-kan persetujuan. Kemudian
laporan dimintakan persetujuan dari Kepala SKPD, jika disetujui oleh Kepala
SKPD maka Kepala SKPD meng-entry-kan persetujuan, jika tidak disetujui maka
Kepala SKPD mengentry alasan untuk KaBid dan KaSubBag/KaSie kemudian
KaBid dan KaSubBag/KaSie harus mengentrykan laporan hingga laporan
disetujui Kepala SKPD.
b. Jika tidak disetujui maka KaBid mengentry alasan yang ditujukan kepada
KaSubBag/KaSie. Setelah menerima alasan lalu KaSubBag/KaSie harus meng-
entry-kan hasil/laporan lagi hingga laporan disetujui oleh KaBid.
2. Sedangkan apabila surat yang diterima KaSubBag/KaSie tidak dilaksanakan sendiri,
maka KaSubBag/KaSie meng-entry disposisi surat ke Staf ke dalam sistem
kemudian sistem akan mengirimkan SMS dan atau notifikasi melalui Mobile Apps
berbasis Android ke Staf

Setelah menerima SMS dan atau notifikasi melalui Mobile Apps berbasis Android, Staf
mengecek surat dan men-download-nya, kemudian Staf meng-entry disposisi surat
(melaksanakan sendiri) kedalam sistem, lalu menghadiri/melaksanakan perintah surat
tersebut, setelah itu Staf harus meng-entry hasil/laporan lalu di-upload. Laporan yang telah
di-upload dimintakan persetujan dari KaSubBag/KaSie.

1. Jika disetujui oleh KaSubBag/KaSie, lalu KaSubBag/KaSie meng-entry-kan

persetujuan. Kemudian laporan dimintakan persetujuan dari KaBid.
a. Jika disetujui oleh KaBid maka KaBid meng-entry-kan persetujuan, kemudian
laporan dimintakan persetujuan Kepala SKPD.
- Jika disetujui oleh Kepala SKPD, maka Kepala SKPD meng-entry
persetujuan.
- Jika tidak disetujui oleh Kepala SKPD maka Kepala SKPD meng-entry alasan
untuk KaBid, KaSubBag/KaSie, dan Staf kemudian KaBid, KaSubBag/KaSie,

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 8

 dan Staf harus meng-entry-kan laporan lagi hingga laporan disetujui oleh
Kepala SKPD.
b. Jika tidak disetujui maka KaBid meng-entry alasan untuk KaSubBag/KaSie dan
Staf kemudian KaSubBag/KaSie dan Staf harus meng-entry-kan laporan lagi
hingga laporan disetujui Kepala KaBid.
2. Jika tidak disetujui oleh KaSubBag/KaSie maka KaSub Bag/KaSie meng-entry
alasan yang ditujukan kepada Staf. Setelah menerima alasan lalu Staf harus meng-
entry-kan hasil/laporan lagi hingga laporan disetujui oleh KaSubBag/KaSie.

Alur Pengelolaan Surat Keluar

Secara umum, alur pengeleloaan surat keluar digambarkan pada gambar berikut.

Sama halnya seperti alur pengelolaan Surat masuk, semua pemberitahuan mengenai
adanya surat baru yang didisposisikan pada proses pengelolaan Surat Keluar melalui media
SMS dan atau notifikasi melalui Mobile Apps berbasis Android.

Surat Keluar ditulis oleh staf. Kemudian akan diteruskan ke KaSubBag/KaSie. Jika konsep
Surat Keluar sudah benar, maka akan diteruskan ke KaBid dan Sekretaris. Namun jika

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 9

terdapat kesalahan, maka konsep surat akan dikembalikan ke staf agar mendapat koreksi.
Proses ini akan terus berulang hingga konsep surat sudah benar.

Dari sekretaris, konsep surat diteruskan ke Kepala SKPD. Jika konsep masih belum benar,
maka konsep surat dikembalikan ke staf untuk dikoreksi. Jika sudah benar, maka SKPD
akan meminta kode verifikasi kepada sistem agar konsep surat dapat ditandatangani secara
digital.

Sistem akan mengirimkan kode verifikasi ke mobile phone Kepala SKPD. Kode Verifikasi ini
harus dientrikan dengan benar ke sistem. Besar kecil huruf yang terdapat pada kode
verifikasi harus diperhatikan.

Setelah Surat Keluar mendapat tanda tangan digital dari Kepala SKPD, Surat Keluar akan
diteruskan ke Staf Pemberi Nomor Surat untuk pemberian nomor Surat Keluar. Setelah
tahapan ini, Surat Keluar siap dikirimkan. Jika tujuan dari Surat Keluar adalah instansi di
luang lingkungan pemerintah setempat, Surat keluar akan dikirimkan melalui kurir (manual).
Namun jika tujuan dari Surat Keluar adalah instansi pemerintah setempat, Surat Keluar
dapat dikirimkan melalui sistem E-Surat. Sebagai syarat, instansi pemerintah yang dituju
sudah menggunakan E-Surat dalam pengelolaan surat menyuratnya. Pihak penerima surat
akan menerima SMS dan atau notifikasi melalui Mobile Apps berbasis Android yang berisi
pemberitahuan akan adanya surat baru yang masuk ke SKPD nya.

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 10

DESIGN ARCHITECTURE

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 11

INFRASTRUKTUR DESIGN

1. Web Server Apache

2. SMS Server
3. Database Server PostgreSQL
4. Jaringan Komputer Internet

Seluruh perangkat yang digunakan akan ditempatkan di Server milik Kabupaten Gunung
Mas.

SPESIFIKASI TEKNOLOGI

Sebagai deskripsi awal implementasi sistem informasi ini, berikut gambaran umum
kebutuhan hardware dan software yang digunakan.

# KOMPONEN DESKRIPSI
SOFTWARE
Operating System for Server CentOS (Unix) atau Ubuntu for Server (Unix), sebuah
sistem operasi berbasis Open Source dan
direkomendasikan digunakan untuk sistem operasi
pada server. (Gratis)

Database Management System PostgreSQL, sebuah database yang paling tangguh di

kelas OpenSource untuk penyimpanan dan
pengelolaan data dalam sekala besar. (Gratis)

Programming Tool Java, sebuah bahasa pemrograman yang handal.

Mendukung multiplatform, sehingga program
aplikasinya dapat dijalankan baik di Linux maupun di
Windows.

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 12

SCREENSHOT E-Surat

Berikut adalah beberapa screenshot dari aplikasi E-Surat.

1. Halaman Awal E-Surat

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 13

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 14
Dashboard Surat

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 15

2. Entry Surat Masuk

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 16

3. Entry Surat Keluar

4. Entry Isi Surat Keluar

5. Tujuan Surat

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 17

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 18
JADWAL PENGERJAAN

Setiap Propinsi/Kabupaten/Kota memiliki aturan pengelolaan surat yang berbeda-beda. Oleh

karena itu, E-Surat membutuhkan pengadaptasian (customize) terhadap aturan-aturan yang
telah ada. Berikut adalah rencana customize dari E-Surat hingga proses implementasi.

BULAN 1 BULAN 2 BULAN 3

NO DESKRIPSI
I II III IV I II III IV I II III IV
1 Survey Awal
2 Analisa Peraturan
3 Desain Sistem
4 Coding
5 Ujicoba I
6 Perbaikan
7 Ujicoba II
8 Perbaikan & Training
9 Implementasi &
Maintenance

Maintenance Aplikasi dan Database berikutnya akan dilakukan dalam bentuk kontrak kerja
terpisah.

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 19

PENAWARAN HARGA

Sofware

BIAYA SATUAN JUMLAH

NO MODUL JUMLAH
(Rp.) HARGA(Rp.)

1. Beban aplikasi dan Instalasi aplikasi 140.000.000 1 140.000.000

(Harga sudah termasuk 40
lokasi/SKDP/instansi terkait)

Syarat & Ketentuan :

1. Harga belum termasuk PPN 10%

2. Jumlah user unlimited.
3. Harga sudah termasuk layanan notifikasi berupa:
 Mobile Apps berbasis Android.
4. Template Surat Keluar adalah Surat Undangan, Surat Perintah, Surat Biasa, Nota
Dinas, Laporan.
5. Tidak termasuk Server Aplikasi
6. Belum termasuk biaya pelatihan/pendampingan/narasumber

PT. Greatsoft Solusi Indonesia | 2020 20