Realize Your Mind

PROPOSAL
SISTEM APLIKASI PENGELOLAAN SURAT

0852 6118 0060

www.apacari.co.id
INFO@APACARI.co.id

1
 Realize Your Mind

PROFIL PERUSAHAAN

CV. SANJAYA MEDIATAMA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam

bidang Industri dan Teknologi Informasi yang beralamat di kota Medan. Dalam
aktifitasnya kami memfokuskan diri pada:
1. Jasa Konsultasi Software Development
 Sistem Inventory
 Aplikasi Berbasis Client Server
 Sistem Akuntansi dan Keuangan
 Sistem Informasi Geografis
 SMS Gateway
 Websiste Development
 Software Goverment
 Dan Lainnya
2. Jaringan Komputer & Perangkat Keras
 Pengadaan, Design dan Instalasi Jaringan Komputer
 Perawatan Jaringan Komputer
 Pengadaan Komponen Jaringan Komputer (Computer Networking Peripheral)
 Pengadaan perangkat keras dengan dukungan layanan purna jual dan garansi
terpercaya
 Pengadaan Komputer Personal (PC Desktop)
 Pengadaan Komputer Server (Server Computer - Main Frame)
 Pengadaan Output Unit (Printer, Monitor, LCD, Scanner, Digital Camera)
 Pengadaan Komponen Jaringan Komputer (Computer Networking
Peripheral).
3. Pendidikan Dan Pelatihan Teknologi Informasi
 Pemrograman
 Animasi
 Desain
 Jaringan
 Aplikasi Open Source

CLIENT KAMI
Pemerintah Kota Medan/Badan Pertanahan Nasional Kota Medan/Pemerintah
Kabupaten Mandailing Natal/Dinas Pendidikan Kota Medan/PT. KARYA
HARUN/Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara/SMA N 1 Kisaran/dan
Perusahaaan Lainya.

VISI & MISI PERUSAHAAN

Visi :

2
 Realize Your Mind

Menciptakan produk dan jasa IT sebagai solusi terkini, terintegrasi, sinergis,

professional dan berkelanjutan.

Misi :
1. Memenuhi kebutuhan teknologi informasi seluruh stakeholders (perorangan,
masyarakat, pelaku bisnis, instansi pemerintahan dan lainnya).
2. Meningkatkan Sumber Daya Manusia dalam bidang pemanfaatan Teknologi
Informasi.
3. Menjadi wadah generasi muda dalam pemahaman Teknologi Informasi.
4. Melakukan riset dan pengembangan dibidang Teknologi informasi

KONTAK KAMI

Alamat : Jl. Merpati No. 8A Kec. Medan Sunggal

Contact Person : DONNY SANJAYA, S.KOM / Hp. 085261180060

Email : sanjayamediatama@gmail.com

3
 Realize Your Mind

A. PENDAHULUAN

Pada Era teknologi informasi ini, maka Anda semakin dituntut terbuka pada
semua informasi dan masukan dari semua pihak, keterbukaan yang dimaksud
adalah adanya transparansi informasi yang memang sudah menjadi kebutuhan
semua pihak baik pihak pemerintah, swasta, maupun individu masyarakat.
Untuk melakukan pengambilan keputusan, diperlukan suatu proses yang
kompleks dimana melibatkan beberapa pihak yang menjadi pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Data dan Informasi yang diperlukan itu harus dapat
diperoleh dengan cepat dan akurat, serta tersimpan dengan baik sehingga
keberadaan data dan alur arus data dapat terdeteksi. Ketersediaan data dan
informasi yang cepat dan akurat dapat diperoleh dengan proses pengumpulan dari
beberapa pihak dan lewat beberapa cara, kemudian data diolah serta disimpan
dalam satu sistem yang terintegrasi.
Jika pemrosesan data saat ini masih dilakukan secara parsial, belum ada
integrasi antar bagian yang menjadi suatu kesatuan sistem, hal ini akan
mengakibatkan proses pengolahan data menjadi lebih lambat dan tidak efisien
serta tidak terdokumentasi dengan baik. Oleh karena itu diperlukan usaha untuk
pengintegrasian sistem-sistem dan SIMARSIP kami adalah solusi yang tepat untuk
pemecahan masalah tersebut.

B. KEUNGGULAN SOFTWARE BUATAN KAMI

1. User Friendly
Desain program dengan tampilan menu dirancang khusus sehingga mudah
dioperasikan oleh pemula sekalipun.
2. Step by Step Building
Aplikasi yang kami tawarkan dapat dibuat secara bertahap satu persatu,
sehingga dapat disesuaikan dengan kemampuan karyawan untuk meng-
operasikan aplikasi secara bertahap juga.
3. Web Based
Aplikasi ini berbasis web sehingga dapat diakses dari komputer mana saja
di dunia bila terkoneksi dengan jaringan internet. Hal ini jelas akan
mempermudah pengguna, dalam hal interaksi dengan software ini.
4. Sistem Telah Teruji
Seringkali pengguna software terjebak pada debug atau error yang terjadi
pada saat menggunakan software, hal itu terjadi karena tidak terujinya
software yang digunakan. Software yang kami tawarkan ini telah teruji.

4
 Realize Your Mind

5. Multi OS
Aplikasi berbasis web dapat dijalankan dari sistem operasi apa saja dan
bahkan dapat diakses dari handphone yang mempunyai fasilitas internet.
6. Easy Installation
Aplikasi yang kami buat cukup diinstal di server atau hosting, untuk
selanjutnya langsung dapat diakses dari komputer yang lain tanpa harus
melakukan instalasi pada komputer pengakses.
7. Editable Source Code & Easy Upgrade
Dalam pembuatan program aplikasi kami membuat dengan kode dengan
konsep yang mengedepankan kemudahan pengembangan sistem baik dari
pihak kampus maupun dari pihak kami. Hal ini ditujukan agar sistem dapat
berjalan sesuai dengan perubahan jaman.
8. Public Database & Easy Integration
Kami menggunakan database Standar Internasional yang banyak
digunakan aplikasi lain sehingga memudahkan integrasi dengan aplikasi lain
atau pengembangan oleh vendor lain.
9. Modul atau Buku Panduan
Sebagai pegangan untuk mengoperasikan software ini, kami melengkapi
software dengan buku panduan yang disusun secara sistematis sehingga
memudahkan pengguna dalam mengoperasikan software.
10. Kerjasama Pihak ketiga
Untuk penjaminan produk dari kerusakan atau error program, kami
memberikan penawaran kerja sama selama system ini digunakan dimulai dari
serah terima program.
C. RUANG LINGKUP

1) Melakukan perencanaan dan persiapan

2) Melakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk pembuatan software.
3) Pengadaan sarana kerja yang dibutuhkan sesuai skala prioritas yang telah
ditentukan.
4) Menganalisis kegunaan sarana kerja dalam menunjang dan membantu
proses perencanaan pembuatan software.

D. Tujuan Pembuatan Sistem

5
 Realize Your Mind

Ada beberapa hal yang menjadi tujuan dari pembuatan sistem yang hendak
dicapai adalah:
 Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien.
 Adanya manajemen / SOP surat yang efektif dan efisien.
 Menghemat biaya duplikasi data (fotocopy).
 Efektif dan Efisien untuk sistem dokumen mengalir (persetujuan /
approval).
 Mempercepat proses distribusi / respon surat atau dokumen.
 Pemantauan terhadap pegawai yang melakukan respon (Cepat / Lambat,
Kerja Efektif / Tidak).
 Meningkatkan kebersihan kantor dari kerta yang berceceran (paperless).
 Meningkatkan kinerja tim dengan adanya respon yang cepat serta tracking
yang jelas.
 Mempermudah penelusuran surat yang lalu termasuk posisi dokumen asli
surat.

E. GAMBARAN SISTEM

Setelah software dan database terinstall dengan baik, selanjutnya administrator

yang telah ditunjuk dapat melakukan pengaturan pada Aplikasi. Administrator
dapat menginputkan data-data yang akan digunakan surat menyurat, diantaranya
seperti, input data surat masuk, surat keluar, disposisi dan lain sebagainya. Selain
itu, administrator juga dapat mencetak segala jenis laporan yang ada di aplikasi.

Entry Surat Masuk

6
 Realize Your Mind

Cetak Disposisi

F. KELUARAN YANG DIHASILKAN

1) Daftar Surat Masuk Per Hari, Bulan dan Tahun

2) Daftar Surat Keluar Per Hari, Bulan dan Tahun
3) Jenis Surat Masuk dan Keluar
4) Daftar Disposisi Surat
5) Laporan Rekap Surat, dan lainnya.

G. KEBUTUHAN STAF PENDUKUNG

Agar sistem berjalan dengan lancar, dibutuhkan beberapa orang staf

pendukung/operasional diantaranya adalah:
1. Analis Programer
o Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada
pemecahan masalah secara garis besar.
o Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak
terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai
sistem dan manajer.
o Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program
komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.
2. Programmer
o Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan
instruksi-instruksi program.
o Penyiapan diagram alur kerja rinci dan diagram yang menggambarkan
input, output, dan operasi logis, dan mengubahnya menjadi serangkaian
instruksi dikodekan dalam bahasa komputer.
o Memperbaiki kesalahan dengan membuat perubahan yang sesuai dan
memeriksa kembali program untuk memastikan bahwa hasil yang
diinginkan yang dihasilkan.

7
 Realize Your Mind

3. Network Engineer (ahli jaringan)

o Melakukan pekerjaan instalasi komputer.
o Memasang jaringan untuk menghubungkan antar komputer ke internet.
o Bertanggung jawab pada segala jenis gangguan yang terjadi pada
jaringan.
4. Operator Komputer (administrator)
o Merupakan administrator sistem menajemen data, yang mempunyai
tugas melakukan input data dan pengelolaan semua data pada sistem.
o Melakukan pencetakan laporan-laporan yang dibutuhkan.

H. RENCANA DAN KONTRAK KERJA

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam pembuatan software ini, maka
disusun langkah-langkah pengerjaan sebagai berikut:
1. Kepemilikan Program.
Program aplikasi dimiliki oleh pihak pengembang, sehingga pemakai
program tidak berhak menyebarluaskan tanpa persetujuan dengan pihak
pengembang.
2. Tahap persiapan
o Pengumpulan data mentah.
o Menganalisis dan pengolahan data.
o Membangun basis data.
3. Tahap Pembuatan
o Membuat database
o Membuat kode/skrip program berdasarkan rekomendasi dari analis
software dan programmer database.
o Membuat peta digital dan mengintergrasikanya data spasial dan
atributnya
o Membuat tampilan/interface software agar lebih menarik dan mudah
digunakan.
4. Tahap Instalasi
o Melakukan pekerjaan instalasi software hingga dapat digunakan.
5. Tahap pemeriksaan software dan sistem
o Memeriksa software dan mencocokan dengan data manual.
o Mencoba software dari segala kemungkinan kesalahan dari operator
(administrator).
o Memeriksa sistem keamanan jaringan agar tidak bisa disadap atau
disusupi oleh orang lain.
o Memperbaiki sistem yang masih terdapat kesalahan.
6. Tahap Training
o Menyusun modul pelatihan dan sosialisasi software.

8
 Realize Your Mind

o Memberikan pelatihan kepada operator (administrator).

o Pelatihan dilaksanakan selama 3 hari *
7. Tahap Monitoring
o Memeriksa pekerjaan operator dan memastikan bahwa operator tidak
mengalami kesulitan dalam bekerja.
8. Tahap Kerjasama Pihak Ketiga
o Tanggal awal kerjasama pihak ketiga dimulai setelah tahap serah terima
software sistem informasi geografis.
o Ketika masa kerjasama, segala kerusakan program yang terjadi akan
dibenahi oleh pengembang (tidak termasuk kerusakan data yang terjadi
diluar penggunaan sistem)

9
 Realize Your Mind

I. RINCIAN BIAYA

1. Rincian Biaya Pembuatan Sistem

RAB PEMBUATAN APLIKASI SURAT KOTA MEDAN

No Jenis Kegiatan Harga Jumlah Satuan Total
1 Perancangan Database 10.000.000 1 paket 10.000.000
2 Desain Layout 8.000.000 1 paket 8.000.000
3 Jasa Pembuatan Aplikasi 24.000.000 1 paket 24.000.000
4 Pelatihan 2.000.000 1 paket 2.000.000
5 Dokumentasi dan Pelaporan 2.500.000 1 paket 2.500.000
Total Biaya 46.500.000

Keterangan
 Belum Termasuk Pajak
 Sudah Termasuk Garansi 6 Bulan

2. HASIL
Hasil dari kerjasama pembuatan software ini adalah berupa :
1. Terinstallnya dengan baik software aplikasi ini.
2. Buku manual cara penggunaan software

3. PENUTUP
Demikian proposal penawaran pembuatan Aplikasi dari kami, besar harapan
kami untuk dapat mempresentasikan produk kami. Atas perhatian dan kerja
samanya kami ucapkan terima kasih.

Medan, 2015
CV. SANJAYA MEDIATAMA

DONNY SANJAYA, S.Kom

Direktur

10