PEMBUATAN APLIKASI E-OFFICE DI PT.

ALMEGA SEJAHTERA

UNTUK MENDUKUNG KEGIATAN PERKANTORAN BERBASIS WEB

MENGGUNAKAN FI FRAMEWORK

Publikasi

Program Studi Informatika

Fakultas Komunikasi dan Informatika

Diajukan oleh :

Devanda Andrevianto

Umi Fadlillah, S.T,. M.Eng

PROGRAM STUDI INFORMATIKA

FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

2015
 PEMBUATAN APLIKASI E-OFFICE DI PT. ALMEGA SEJAHTERA
UNTUK MENDUKUNG KEGIATAN PERKANTORAN BERBASIS WEB
MENGGUNAKAN FI FRAMEWORK

[1] Devanda Andrevianto, [2] Umi Fadlillah

[1] Program Studi Informatika, Fakultas Komunikasi dan Informatika

[2] Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik

Universitas Muhammadiyah Surakarta

E-Mail : devandaandresmg@gmail.com, umi.fadlilah@ums.ac.id

ABSTRAKSI

PT. Almega Sejahtera merupakan satu-satunya Agen penjualan di

di Indonesia yang menyediakan produk alat-alat laboratorium. Proses
bisnis di PT. Almega Sejahtera masih terbilang manual untuk itu perlu
sistem yang dapat digunakan untuk pengiriman atau penyimpanan data
yang bersifat automasi.

Aplikasi yang akan digunakan di PT. Almega Sejahtera yakni e-

office. E-office menggunakan bahasa pemrograman framework PHP open
source dengan menggunakan FI Framework yang dapat menyesuaikan
library yang akan dipanggil ke dalam aplikasi, dan menggunakan
database MySQL, dibuat dalam bentuk website.

Adanya aplikasi ini maka aktivitas kantor akan menjadi semakin

cepat, mudah dan efisien . aplikasi ini juga didukung dengan fitur
pengiriman memo antar rekan rekan kantor, fitur pengumuman dimana
fitur tersebut akan uptodate

Kata kunci : E-office, FI Framework, FiyoCMS, MySQL, PHP, Website

PENDAHULUAN

PT. Almega Sejahtera Saat ini keberadaan

merupakan satu-satunya Agen pengiriman data automasi

Penjualan produk alat-alat menjadi informasi sangat

laboratorium merk Mettler penting untuk mempermudah

Toledo dan alat-alat dan mempercepat suatu

laboratorium untuk Farmasi pekerjaan. Sedangkan untuk

dengan merk Erweka. Tiap proses bisnis pada Perusahaan

perusahaan memiliki kebijakan di PT. Almega Sejahtera

sendiri untuk menerapkan sekarang masih menggunakan

proses bisnis masing - masing. sistem administrasi secara

Proses bisnis dalam suatu manual. Sistem ini

perusahaan merupakan bagian membutuhkan persediaan

yang terpenting dalam penggunaan kertas yang cukup

mengefisienkan dan banyak. Disamping itu juga

mengefektifkan setiap proses membutuhkan waktu dan

yang terjadi dalam sebuah tenaga dalam pngiriman

perusahaan, terutama dalam dokumen. Masalah lain dalam

proses pengiriman dan sistem manual adalah dalam

penyimpanan data/dokumen. proses penyimpanan data.

Penyimpanan data manual interfacenya menggunakan Fi

membutuhkan ruang kosong Framework, PHP, HTML,

yang ada di dalam kantor. CSS, dan jQuery, sehingga

Oleh karena itu, perlu dibuat mudah dipahami dan

suatu aplikasi yang dapat dimengerti. Di dalam aplikasi

mempermudah pengiriman ini terdapat 2 level, yaitu

dokumen dan penyimpanan karyawan, dan bagian

dokumen untuk mendukung administrasi. Admin bertugas

suatu proses bisnis perkantoran untuk mengelola dan mengolah

secara automasi. Aplikasi ini data pada aplikasi ini, serta

adalah aplikasi dasar yang memberikan user login kepada

nantinya akan dikembangkan tiap karyawan dan bagian

untuk menjadi aplikasi yang administrasi. Sedangkan

lebih kompleks. Pada tingkat bagian administrasi bertugas

awal, aplikasi ini difokuskan untuk mengirimkan dokumen

kepada modul internal dan ke karyawan. Selanjutnya,

administrasi perkantoran. karyawan yang menerima

dokumen dari bagian

Aplikasi ini dibuat
administrasi. Hasil dari rekap
menggunakan bahasa
terebut dapat terbukti
pemograman PHP dan MySQL
kebenarannya.
sebagai databasenya. User
TINJAUAN PUSTAKA waktu tanpa harus membuang-

Masykur, Atmaja (2015) buang waktu lama dan banyak,

dalam penelitiannya yang serta dapat menghemat energy

berjudul Sistem Administrasi dan tenaga. Serta lebih akurat

Pengelolaan Arsip Surat Masuk sifatnya.

dan Surat Keluar Berbasis Web Markito, Yulianto (2013) dalam

menyatakan bahwa Pengolahan penelitiannya yang berjudul

data surat masuk dan surat Rancang Bangun Sistem

keluar pada bagian administrasi Informasi Front Office Hotel

di SMK Negeri 1 Minang Permai Pacitan

Magetan masih menggunakan menyatakan bahwa Front Office

manual sehingga tidak dapat adalah suatu tempat untuk

merekap data secara otomatis mengadakan atau

dan tidak bisa mengefisiensikan menyelesaikan transaksi dengan

waktu. penggunaan computer para tamu yang datang dan

berfungsi untuk menginput data pergi. Pihak pemesan hotel

surat masuk dan surat keluar. biasanya registrasi kepada

Dengan memanfaatkan receptionist dahulu, kemudian

teknologi berbasis website ini pemesan hotel baru dapat kamar

maka pengiriman atau dan jam yang sudah ditentukan.

penerimaan arsip keluar atau Melalui aplikasi ini dapat

masuk dapat mengefisiesikan meregistrasi secara online,

maupun dapat mencari kamar a. Pengumpulan Data

hotel yang sedang kosong, Proses pengumpulan data

dapat otomatis mengatur jam yang diperlukan untuk

check in hotel dengan check out membangun sistem E-Office

hotel melalui sistem ini. Sistem ini meliputi data-data

ini juga mampu memberikan / karyawan serta data-data

membuat laporan perbulan dokumen atau surat-surat

pmasukan dan pengeluaran yang nantinya akan sijabarkan

hotel tersebut. pada sistem.

METODE
b. Perancangan Sistem

Metode yang Perancangan sistem meliputi

digunakan dalam pembuatan software-software yang akan

sistem E-Office pada PT. digunakan untuk emmbangun

Almega Sejahtera meliputi sistem E-Office.

pengumpulan data,
c. Desain Sistem
perancangan sistem, desain
Desain sistem meliputi
sistem, instalasi software,
tampilan sistem yang
scripting, pengujian sistem.
menggunakan template
Dari metode yang digunakan,
default FI Framework,
maka dijabarkan sebagai

berikut:
 rancangan database Metode lain yang

menggunakan MySQL. digunakan dalam menguji

apakah sistem berjalan

d. Instalasi Software
dengan baik atau tidak
Instalasi software merupakan
menggunakan metode
proses untuk pemasangan
kuesioner. Metode kuesioner
sebuah aplikasi yang akan
dilakukan dengan membuat 7
dibutuhkan untuk pembuatan
butir soal yang akan
sistem kedalam komputer.
dibagikan kepaa 15 responden

e. Scripting diantaranya 1 Admin, 2

Proses scripting berisi Personalia, 12 karyawan. Dari

kumpulan koding-koding hasil metode kuesioner

yang digunakan utnuk nantinya akan diketahui

membangun sistem. apakah sistem sudah mampu

memenuhi tujuan dari

f. Pengujian Sistem
pembuatan sistem tersebut.
Pengujian sistem dilakukan

dengan melakukan presentasi HASIL DAN

sistem kepada admin serta PEMBAHASAN

karyawan mulai dari login, Aplikasi E-Office untuk

manajemen data, logout. kegiatan perkantoran di PT.

Almega Sejahtera
menggunakan bahasa dengan tahapan analisis

pemrograman PHP dan kebutuhan, baik kebutuhan

menggunakan FI Framework, hardware dan kebutuhan

untuk pengelolaan database software. Langkah selanjutnya

menggunakan MySQL. Setelah yakni perancangan yang

dilakukan penelitian di PT. meliputi perancangan sistem,

Almega Sejahtera dimulai

database, dan logo / nama dari aplikasi ini,

perancangan layout, maka content berisi data / kebutuhan

dihasilkan sebuah aplikasi e- – kebutuhan kantor, dan menu

office. Pada langkah untuk dapat memilih konten

selanjutnya yaitu tahap yang akan dibuka, form login

pengujian aplikasi kemudian digunakan untuk masuk ke

dilanjutkan langkah halaman sesuai dengan

implementasi sistem. levelnya masin – masing,

Dalam tahap footer digunakan untuk batas

perancanga, pembagian bawah aplikasi yang berisi

halaman pada sistem meliputi copyright dan tahun pembuatan

header, menu, content form sistem.

login, footer. Header berisikan

 Gambar 1. Halaman Login

Halaman login berisi input type username dan

merupakan halaman yang password yang dapat diakses

tampil pertama kali saat oleh user yang memiliki hak

aplikasi dibuka. Halaman ini level terhadap aplikasi ini.

Gambar 2. Halaman Home (Dashboard) Admin

Halaman Home yang berisi menu dan konten

(Dashboard) Admin administrasi. Halaman ini juga

merupakan halaman admin dapat untuk memanage user

seperti menambah, mengedit, juga dapat menginput.

dan menghapus user selain itu

Gambar 3. Halaman Daftar Memo

Halaman Daftar Memo dan penerimaan memo.

merupakan halaman yang dapat Pengumuman, memo, dan data

merekap segala aktivitas antar inventaris kantor sesuai dengan

user ke user dalam pengiriman kebutuhan administrasi.

Gambar 4. Grafik Kuesioner

 Berdasarkan dari grafik pengoperasian, navigasi dan

kuesioner yang ditunjukkan menu sistem, akses sistem serta

pada Gambar 4, dapat sudah mampu memenuhi

disimpulkan bahwa sistem kebutuhan kantor.

dapat berjalan 100% dalam

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dari dalam menggunakan sistem, serta

perancangan, pembuatan, dan dengan berbagai fasilitas yang

implementasi aplikasi e-office ada pada sistem telah tercapai.

di PT. Almega Sejahtera untuk 2. Dapat membantu manager

mendukung kegiatan perusahaan (administrasi) dalam

perkantoran berbasis web mengolah data dan menyimpan

menggunakan FI Framework informasi yang berupa

dapat diambil kesimpulan pengumuman kantor yang di

sebagai berikut : perbarui secara berkala agar

1. Aplikasi e-office di PT. Almega bersifat efektif dan efisien dalam

Sejahtera untuk mendukung penggunaan sistemnya.

kegiatan perkantoran berbasis 3. Berdasarkan hasil uji coba sistem

web menggunakan FI Framework ini mampu memberikan alternatif

sudah selesai dibuat sehingga serta membantu pihak kantor

dapat mempermudah pemakai dalam hal pengiriman memo,

 akses pengumuman online, 3. Pengembangan sistem yang lebih

pengajuan ijin cuti secara online menarik lagi tanpa mengurangi

dan peminjaman alat-alat kantor kemudahan bagi pengguna.

secara online. 4. Penambahan fitur atau fasilitas

SARAN forum agar dapat digunakan untuk

1. Penambahan beberapa desain dan berkomunikasi dengan rekan kantor

fitur dalam aplikasi. secara online serta dapat

2. Meningkatkan keamanan sistem mengupload maupun mendownload

agar dapat melindungi dari file dokumen.

penyalahgunaan oleh orang yang

tidak bertanggungjawab.
 DAFTAR PUSTAKA

Almega. 2010. “Pengertian PT. Almega Sejahtera”. Tersedia dalam:

< http://www.almega.co.id/post/65/Company-Profile.html> [diakses

tanggal 18 September 2014 pukul 20.52 WIB].

Asihan, Dammar. 2013. ”Pengertian HTML”. Tersedia dalam:

<http://dammar-asihan.blogspot.com/2013/03/apa-pengertian-html-

dan-bagaimana.html> [diakses tanggal 10 September 2014].

Hatmoko, Andi. 2013. “Pengertian CSS”. Tersedia dalam :

<http://www.rajaputramedia.com/article/article-

programing/pengertian-css- dan-apa-itu-css.php> [diakses tanggal 10

September 2014].

Markito Luki, Lies Yulianto. (2013). “Rancang Bangun Sistem Informasi

Front Office Hotel Minang Permai Pacitan” IJNS – Indonesian

Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-

6654 (O) – http://ijns.org.

Masykur Fauzan, Ibnu Makruf Pandu Atmaja. (2015). “Sistem Administrasi

Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - Volume 4 No

3 – Juli 2015 – ijns.org. ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online)

Maulana, Aqmal. 2012. “Pengertian PHP”. Tersedia dalam :

<http://aqmalmaulana.blogspot.com/2012/04/pengertian-php.html>

[diakses tanggal 10 September 2014].

Puspitosari A, Heni. 2010. “Pengertian MySql”. Tersedia dalam:

<http://www.indosite.com/tutorials/pengertian-mysql>[diakses

tanggal 10 September 2014].

Robles. 2004 “Pengertian E-Office”. Tersedia

dalam:

<http://www.findarticles.com/p/articles/mi_m0FAU/is_6_18/ai_762

95488> [di akses tanggal 10 September 2014].