Nama : Nazli ‘Adlani Biruwati Al Hilmi

Judul : Penerapan Aplikasi SIPAS terhadap Administrasi Perkantoran di era New

Normal

Kita pernah atau bahkan sering mendengar kata “Administrasi”. Namun, banyak orang yang
tidak tahu dan mengerti tentang arti dan makna yang sebenarnya tentang administrasi. Administrasi
memiliki banyak makna, baik makna sempit maupun makna luas. Administrasi dalam arti sempit
adalah kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,
agenda, dan sebagainya yang berkaitan dengan ketatausahaan. Arti luasnya seperti suatu proses
kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditentukan. Ada
berbagai macam administrasi, salah satunya adalah Administrasi Perkantoran.

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk administrasi. Definisi

administrasi perkantoran merupakan bagian dari tata pengelolaan surat yang ada pada kantor atau
perusahaan. Dalam perkantoran segala kegiatan dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi
perkantoran, diantaranya adalah perangkat computer dengan berbagai software yang dibutuhkan
untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran. Perkembangan teknologi yang semakin pesat,
menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang
termasuk bidang perkantoran.

Situasi pandemi Covid-19 mendorong banyak Negara, termasuk Indonesia untuk melakukan
transisi memasuki praktik new normal. Salah satu elemen yang terasa konstribusinya selama praktik
new normal ini adalah teknologi digital. Sebenarnya teknologi digital sudah mendukung dan
mempermudah bahkan jauh sebelum praktik new normal diterapkan. Namun, penggunaan teknologi
digital semakin meningkat ketika Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Jika dahulu teknologi
digital hanya digunakan sebagai alat pendukung, saat ini teknologi digital digunakan sebagai
instrument yang utama.

Di era digital menjadikan semua aspek harus berubah mengikuti perkembangan. Kemajuan
teknologi yang tidak diikutsertakan dengan perkembangan aspek pendukung menjadikan urusan di
beberapa aspek menjadi terhambat. Pengembangan aspek pendukung menjadikan manusia mudah
dalam melakukan banyak hal dan menghemat tenaga serta biaya. Teknologi di era digital terus
berkembang dan terus maju, dalam menghadapi kemajuan teknologi manusia juga harus mengikuti
perkembangan dan mampu beradaptasi dengan baik. Perkembangan teknologi yang ada harus
didampingi dengan ilmu yang ada, agar menghasilkan teknologi yang berguna bagi semua aspek
dan bidang.
Pentingnya Penggunaan Aplikasi Administrasi Perkantoran

Di era digital ini yang semua dilakukan melalui internet menjadi perkembangan teknologi
semakin maju dan canggih. Segala bidang menggunakan kecanggihan teknologi dalam membantu
pekerjaan, termasuk dalam penggunaan internet juga berpengaruh besar dalam kehidupan manusia.
Penggunaan teknologi yang canggih juga diterapkan di perusahaan dan instansi pemerintah maupun
swasta. Teknologi yang ada menggunakan prinsip-prinsip yang ada pada perkantoran dan instansi,
sehingga teknologi yang diterapkan mampu mengatasi pengelolaan dan penanganan surat masuk
dan surat keluar.

Dengan demikian penerapan teknologi dalam bidang perusahaan dilakukan dengan

penggunaan aplikasi administrasi perkantoran. Diantaranya penerapan aplikasi persuratan yang
menjadikan urusan administrasi menjadi lebih mudah dan meringankan pekerjaan. Penerapan
aplikasi surat menyurat sebaiknya digunakan karena memiliki manfaat dan berpengaruh besar pada
perusahaan. Pada aplikasi persuratan ini menjadikan surat digital mudah ditangani dan dikerjakan,
sehingga mengurangi potensi kehilangan surat dan tidak tercatat.

Solusi Aplikasi Administrasi Perkantoran di era New Normal

Penerapan kecanggihan teknologi di era new normal memudahkan semua urusan dalam
segala urusan dan berbagi aspek. Kecanggihan teknologi yang digunakan pada masalah persuratan
perusahaan dan perkantoran diterapkan dengan penggunaan aplikasi persuratan kantor. Aplikasi
administrasi perkantoran yang digunakan harus membantu dalam banyak hal persuratan perusahaan,
agar penerapannya dapat digunakan secara maksimal dan optimal. Dalam penerapan aplikasi surat
menyurat harus memperhatikan kebutuhan dari perusahaan, dengan demikian SIPAS hadir dalam
menjawab kebutuhan pengarsipan surat perusahaan.

1. Seputar Aplikasi SIPAS

SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat) merupakan aplikasi yang digunakan
untuk memudahkan dalam pengelolaan dan pengarsipan surat masuk dan keluar dalam instansi yang
terkait. SIPAS membantu menyimpan dan melakukan pencatatan arsip surat masuk ataupun keluar
secara digital. Selain itu SIPAS juga mempermudah dalam distribusi surat masuk ke pegawai dalam
instansi yang terkait atau yang biasa disebut dengan disposisi surat.

2. Fitur-Fitur SIPAS
SIPAS memiliki beberapa fitur unggulan antara lain :
- Manajemen Surat Masuk dan Keluar
 Sistem akan membantu dalam memanajemen surat masuk dan keluar sehingga
proses surat meyurat ter-manajemen dengan baik.
- Pengendalian Surat Masuk dan Keluar
Dengan fitur ini memungkinkan surat masuk dan keluar dapat terkendali dengan
adanya pemeriksa surat.
- Pengarsipan Digital (Retensi)
Surat masuk dan keluar dapat diinputkan ke dalam sistem berupa file terlampir.
- Disposisi Surat
Memudahkan aplikasi sistem pendistribusian surat dengan lebih mudah, hemat, dan
tepat sasaran.
- Penomoran Surat Otomatis
Memudahkan dalam penomoran surat keluar.
- Korespondensi Surat
Dengan fitur ini memungkinkan adanya keterkaitan antara surat satu dengan surat
lain sehingga akan dapat mengetahui rangkaian dalam surat menyurat.
3. Panduan Penggunaan SIPAS
 Melakukan akses ke dalam aplikasi
Aplikasi SIPAS tersedia dalam versi demo yang dapat diakses melalui website.
Untuk menggunakan versi demo ini, isi kolom username dengan “0011” (tanpa tanda
petik) dan kolom password dengan “password” (tanpa tanda spasi). Selanjutnya klik
tombol login.
 Melakukan pencatatan surat masuk baru
Untuk melakukan pencatatan surat masuk baru, bisa dengan mengakses menu
Manajemen Surat > Manajemen Surat Masuk. Selanjutnya akan muncul daftar
pencatatan surat masuk. Klik tombol Tambah untuk menambahkan surat. Aplikasi akan
menampilkan form pembuatan surat baru.
Isi informasi pada tab detail surat dengan lengkap. Kemudian isi daftar penerima
surat pada tab Penerima. Untuk menambah penerima, klik tombol plus warna hijau.
Setelah itu akan muncul daftar pegawai untuk penerima surat. Pilih pegawai sebagai
penerima surat, kemudian klik tombol Pilih. Jika data sudah dimasukkan dengan
lengkap, dilanjutkan dengan menyimpan surat, klik tombol Simpan.
Jika proses simpan berhasil maka dilanjutkan upload gambar pada panel Upload
gambar. Tekan tombol upload gambar untuk menambah gambar dari computer. Jika
sudah berhasil dengan ditandai gambar centang warna hijau, gambar bisa dilihat melalui
panel preview. Tekan tombol lihat dalam ukuran besar untuk memperbesar tampilan
 gambar. Tekan tombol selesai untuk mengakhiri upload gambar. Surat yang baru dibuat
akan muncul pada daftar manajemen surat masuk.
 Menyetujui surat masuk
Setelah membuat surat masuk baru, jika pengguna memiliki hak akses untuk
menyetujui surat, maka akan muncul pada panel notifikasi bahwa ada surat masuk baru
yang perlu disetujui.
Klik tombol P. Surat Masuk, maka akan menampilkan daftar surat masuk pada
menu Manajemen Surat Masuk. Klik timbol Setuju untuk menyetujui surat dan Revisi
untuk perbaikan surat.
4. Kelebihan SIPAS

Kelebihan-kelebihan yang dimiliki SIPAS antara lain:

- Aplikasi SIPAS dapat digunakan dan diakses secara mobile ataupun aplikasi
Penggunaan dan pengaksesan aplikasi disposisi surat secara mobile dan menggunakan
aplikasi menjadikan penanganan surat masuk dan keluar dapat dilakukan dimanapun dan
kapanpun.
- Aplikasi SIPAS memiliki fitur-fitur yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari
perusahaan
Aplikasi surat menyurat harus mampu menjawab permasalahan dari perusahaan dan
perkantoran. Oleh karena itu, fitur yang dimiliki harus mampu menyesuaikan kebutuhan
tersebut dengan baik.
- Aplikasi persuratan yang memudahkan dalam pencatatan surat
Pada aplikasi persuratan SIPAS menjadikan perusahaan mudah dalam melakukan
pencatatan surat dan melakukan penanganan surat masuk dan keluar, serta mudah dalam
mengkategorikan jenis surat yang di dapat.
- Laporan data dan penyimpanan data dilakukan secara terpusat
Data yang didapat perusahaan akan disimpan dengan aman dan terpusat, sehingga
memudahkan dalam mencari berkas surat dan mengurangi potensi kehilangan. Laporan data
yang diberikan juga dilakukan secara berkala sehingga memudahkan dalam pelaporan
kepada pimpinan.
- Ekspedisi surat dilakukan secara otomatis
Pada aplikasi disposisi surat pendistribusian dilakukan secara otomatis sehingga mampu
menghemat waktu dan biaya dan dapat menjangkau berbagai perusahaan yang diinginkan
dengan waktu singkat. Riwayat ekspedisi surat dapat dilihat untuk memudahkan keberadaan
surat.
 - Monitoring persuratan pada aplikasi
Pada aplikasi SIPAS juga memiliki aplikasi disposisi surat dengan menjadikan
sekertaris atau resepsionis mudah dalam melakukan disposisi surat. Monitoring juga dapat
dilakukan di aplikasi sehingga sekertaris mudah dalam melakukan pemantauan surat
disposisi.

Akhir Kata

Administrasi perkantoran penting dilakukan dalam perkantoran dan perusahaan, karena

perusahaan selalu menerima surat masuk dan keluar. Dengan kemajuan teknologi dan
diberlakukannya new normal menjadikan urusan administrasi harus diubah menjadi lebih canggih,
sehingga surat yang didapatkan oleh perusahaan dapat diarsipkan dan dicatat secara baik. Aplikasi
surat menyurat SIPAS menjadi solusi permasalahan surat menyurat di perusahaan. Dengan
penggunaan aplikasi ini kegiatan surat menyurat dan pengarsipan dapat dilaksanakan dengan efektif
dan efisien, sehingga bisa meningkatkan hasil serta mutu kerja.

Semoga wabah Covid-19 ini segera berakhir dan kembali seperti dulu lagi. Karena jika terus
terus an di rumah bisa menyebabkan kejenuhan, selain itu kepuasan kita dalam memahami dan
mengikuti teknologi berkurang.

Daftar Pustaka

Kompasiana, Edisi 15 Juni 2021.

Smartcityindo (2019).

Media neliti, Edisi 13 Mei 2015.

Permatabank, Edisi 2 Juli 2020.

Republika, Edisi 10 April 2020.

Docplayer (2018)