Nama : Dian Fauziyyah

NIM : 205211040
Kelas : 3B Administrasi Bisnis
Mata Kuliah : Office Automation

LATIHAN DAN JAWABAN SOAL OFFICE AUTOMATION

1. Jelaskan konsep dasar automasi kantor

Era disrupsi teknologi ditandai dengan munculnya teknologi baru yang

mengakibatkan perubahan yang luar biasa di semua disiplin ilmu, ekonomi, dan
industry. Saat ini bebera jenis model bisnis dan pekerjaan sudah terkena dampak dari
arus era ditigalisasi ,sebagai contoh sebagian besar perusahaan bisnis sekarang
menggunakna teknologi seperti marketplace untuk menjual produk mereka secara
online. Begitupun pada kegiatan administrasi, sebelum adanya system teknologi
computer, pegawai bekerja secara manual dan menyimpan arisp berbedia kertas
secara sendiri-sendiri. Setelah terdapat dilakukan penerapan automasi, seperti
computer sebagai system teknologi yang memudahkan pekerjaan, para pekerja mulai
mengarispkan arsip dengan menggunakana format elektronik.

Jadi Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA, mencakup semua sistem
elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke
dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Automasi kantor merupakan pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan
peralatan mekanis khususnya komputer.

2. Beri contoh 5 manfaat otomasi kantor

a. Memudahkan pembuatan informasi, memindahkan, serta merawat informasi dan
data tersebut
b. Mempercepat pengelolaan data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan
waktu yang lebih cepat, efisien, serta dapat meminimalisir kesalahan dalam input
data
c. Integritas informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan lebih baik.
 d. Manajemen data lebih baik( data dan dokumen dalam bentuk digital: penyimanan,
penggunaaan kemali, referenci lebih efektif)
e. Komunikasi lebih baik(email; IP phone;transfer file)

3. Jelaskan apa saja kegiatan dalam otomasi kantor

a. Rapat antar Tim dengan menggunakan Aplikasi Google Meeting.
b. Mengirimkan Lamaran Pekerjaan di kantor Menggunakan E-mail.
c. Membuat Surat Izin dengan Menggunakan Komputer.
d. Menggunakan aplikasi Shopee untuk memasarkan produk secara online

4. Beri contoh masing-masing 5 software dan hardware otomasi kantor

Software otomasi kantor
a. Pengolahan Kata (Word Processing, spread sheet)
b. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
c. Konferensi Audio ( Audio Conferencing, Voice Mail, Free Call WhatsApp)
d. Konferensi Video (Video Conferencing, Zoom, Google Meet, Microsoft Team)
e. Image storage (Google Drive)

Hardware otomasi kantor :

a. Computer
b. Laptop
c. Telepon kabel
d. Smartphone
e. Faksimili/Fax

5. Berikan contoh 5 efektivitas otomasi kantor dibandingkan kantor manual.

a. Memudahkan bekerja dimanapun dan kapanpun
Dengan menggunakan software otomasi kantor seperti Google Meet, Zoom,
Microsoft team dan aplikasi video coference lainnya, memudahkan para karyawan
untuk betatap muka dimanapun dan kapanpun.
b. Mengurangi dan mengembangkan kebutuhan lainnya.

Misalnya kebutuhan dalam penggandaan (mencetak) apabila diperlukan hal ini

dilakukan dengan menggunakan mesin cetak. Suatu system yang berjalan secara
 otomatis dapat diterapkan dalam kegiatan pengelolaan kantor, diantaranaya
pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan penemuan kembali informasi. Jika
system ini diperhitungkan dengan baik, otomasi kantor akan memberikan
kemudahan kepada pengguna infromasi baik dalam jumlah kecil maupun dalam
jumlah besar.

c. Membuat motivasi dan produktivitas karyawan meningkat dan lebih efektif dan
efisien.
Contohnya, jika sorang pegawai ekpedisi menghabiskan waktu satu sampai dua
jam untuk mengantar surat maka dengan memanfaatkan otomasi kantor seperti
email, waktu tadi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan lain. Dengan kata lain,
dengan memanfaatkan otomatisasi perkantoran pegawai ekspedisi tersebut
produktivitas kinernya dapat ditinkatkan.
d. Hemat biaya
Pemanfaatan otomasi kantor hanya memerlukan biaya tinggi diawal dengan biaya
pemeliharaan jaringan yang efisien. Kantor manual lebih banyak memerlukan
kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang tinggi. Sehingga jika
dibandingkan dari segi efisiennya, penggunaan otomasi kantor dapat membantu
meningkatkan produktifitas keja karyawan.
e. Hemat waktu
Dengan menggunakan computer untuk pengarsipan data secara elektronik lebih
memudahkan karywan untuk menemukan kembali arsip secara elektronik.
Berbading terbalik jika pengarsipan dilakukan secara manual, dibutuhkan waktu
yang cukup lama untuk menemukan kembali arsip tersebut.

6. Apa saja yang bisa dilakukan memalui elektronik communication

Dengan adanya perkembangan teknologi tersebut, membuat komunikasi yang ada
menjadi lebih inovatif. Hal tersebut ditandai dengan lahirnya berbagai alat yang
membuat komunikasi ini dapat dilakukan dalam bentuk electronic communication.
Hadirnya komunikasi elektronik ini tentu membuat komunikasi yang dilakukan akan
menjadi sangat lancar dan dapat menjangkau pada jangkauan komunikasi yang sangat
luas.
Komunikasi elektronik menambahkan saluran baru yang kuat yang tidak hanya akan
mengubah cara kita menggunakanya, tetapi akan menciptakan cara-cara yang baru
 untuk berinteraksi. Sebagai contoh: Komunikasi elektronik memungkinkan kita
menggabungkan berbagai media yang -teks, grafik suara, video, dll - dalam satu
pesan. Yang dapat mengakibatkan komunikasi jauh lebih bermakna disesuaikan
dengan sifat audiens tertentu.
Dengan adanya internet dan E-Communication menghasilkan kemampuan untuk
mengirim dan menerima sejumlah besar informasi secara cepat ke dan dari individu
dan
kelompok kerja di seluruh dunia, sehingga membuat komunikasi yang terjadi lebih
bermakna.
7. Berikan contoh kegiatan yang dilakukan dalam elektronik kolaborasi
Membuat materi presentasi laporan keuangan dengan menggunakan aplikasi Canva
dengan tim, dengan cara mengubah pengaturan design tersebut agar bisa diakses dan
diedit oleh banyak orang.
8. Dalam otomasi kantor apa fungsi electronic publishingritual
a. Sebagai media informasi
b. Sebagai media pembelajaran
c. Media untuk mengungkapkan gagasan ide-ide baru
9. Berikan contoh 3 kegunaan image processing dalam otomasi kantor
a. Image enhancement
Image enhancement merupakan suatu proses untuk mendapatkan citra yang lebih
mudah diinterpretasikan oleh mata manusia (Human Visual System/HVS). Proses
ini merupakan salah satu proses awal dalam pengolahan citra (image
preprocessing). Image enhancement memperbaiki kualitas gamber, dilihat dari
aspek radiometric dan aspek geometric.
Contoh imager enhancement :
b. Image restoration
Image restoration merupakan suatu proses memulihkan gambar dari versi yang
terdegradasi biasanya gambar yang buram dan bernoise. Imager restoration
melakukan proses penarikaninfromasi atau deskripsi objek atau pengenalan obyek
yang terkandung pada citra

c. Image compression
Image compression merupakan suatu proses untuk meminimalisasi jumlah bit
yang merepresentasikan suatu citra sehingga ukuran data citra menjadi lebih kecil.
Namun, seringkali kualitas gambar yang diperoleh jauh lebih buruk dari aslinya
karena keinginan untuk memperoleh rasio kompresi yang tinggi. Jenis operasi ini
dilakukan agar citra dapat direpresentasikan dalam bentuk yang lebih kompak
sehingga memerlukan memori yang lebih sedikit.
Contoh metode ini misalnya mengubah gambar yang memiliki ukuran 3Mb
menjadi 1 Mb.
10. Jelaskan yang dimaksud dengan kantor virtual, berikan contoh tampilan poto
yang ada di ingernet

Pada dasarnya virtual office adalah suatu kantor yang mana para penyewa hanya bisa
memiliki alamat dari kantor tersebut saja, namun mereka tidak memiliki bangunan
fisik daripada kantor tersebut. Itu artinya, virtual office adalah Anda hanya memiliki
kantor secara virtual. Perusahaan Anda akan terdaftar dalam perusahaan yang bekerja
di kantor tersebut namun Anda tidak memiliki ruangan kantor di gedung
tersebut. Untuk itu, Anda hanya memiliki kantor virtual, bukan kantor fisik. Virtual
Office merupakan layanan sewa perkantoran virtual atau non fisik yang jauh lebih
murah, fleksibel, dan memiliki alamat domisili legal untuk pendaftaran PT/CV
Perusahaan seperti kantor pada umumnya. Jadi walau sifatnya virtual, namun dilihat
dari berbagai aspek, layanan kantor ini memiliki fungsi yang tidak jauh beda dengan
kantor pada umumnya.