ADMINISTRASI DAN REGULASI

SARANA PRASARANA KANTOR

Pengertian Administrasi secara luas d an sempit

Pada gambar disamping menunjukkan seorang sekretaris melakukan administrasi
[perkantoran dengan memesan kelengkapan sarana prasarana kantor lewat
komunikasi telepon.
Adapun tujuan administrasi sarana dan prasarana dalam perkantoran, diantaranya
sebagai berikut :
1. Sebagai cara untuk menjaga serta mempertahankan kondisi terknis dalam
pekerjaan di perkantoran.
2. Administrasi sarana prasarana kantor bisa menciptakan budaya dalam hal
pemakaian sarana prasarana serta perbekalan kantor,, khususnya dalam
lingkungan kantor.
3. Administrasi sarana prasarana kantor bisa menyediakan pedoman kerja bagi
karyawan suatu perkantoran.
4. Dapat menyediakan berbagai sarana serta prasarana yang bisa digunakan oleh
para karyawan perkantoran di tiap unit kerja maupun personel.
Perbedaan arti sarana dengan prasarana kantor
Kesamaan itu yaitu berupa peralatan kantor yang bergerak seperti mesin stensil,
komputer, pencatat absen, printer, dan mesin-mesin kantor lainnya. Adapun bolpoin,
pensil, map, kertas, karbon, pita, tinta, lem, pensil warna, tipex, spidol, karet
penghapus, dan lainnya.
Prasarana kantor
Perhatikan gambar prasarana kantor berikut :
Gambar tersebut menunjukkan prasarana perkantoran. Coba, perhatikan bahwa
prasarana perkantoran berbeda dengan sarana perkantoran. Dari sini, bisa kita
pahami bahwa yang dimaksud dengan prasarana perkantoran adalah segala sesuatu
yang ditunjukkan kepada benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang,
dan tanah.
 KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
DALAM PERKANTORAN

Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

Sebenarnya, prosedur keselamatan dan kesehatan kerja dalam perkantoran itu
sangat luas. Prosedur tersebut berkaitan dengan keselamatan pemakaian alat dan
perabot kantor.
Kecelakaan Kerja dalam Perkantoran
Kecelakaan kerja merupakan suatu kejadian yang tidak diinginkan dan
membahayakan saat melakukan pekerjaan di perkantoran.

PERALATAN ATAU PERLENGKPAAN KANTOR

Definisi Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Terdapat banyak aktivitas pekerjaan yang dikerjakan di kantor. Supaya para karyawan
dapat mengerjakan tugas dengan baik maka dibutuhkan beberapa peralatan atau
perlengkapan kantor.
Jenis-Jenis Peralatan atau Perlengkapan Kantor
Barang Habis Pakai
Barang peralatan kantor habis pakai ini maksudnya benda tersebut tidak selalu harus
habis tanpa meninggalkan bekas dalam penggunaannya pada pekerjaan perkantoran.
Order : Order adalah alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau surat yang
telah diproses, dan umumnya surat-surat yang penting yang pada suatu saat akan
dibutuhkan lagi.
HVS : HVS ini merupakan singkatan dari Hoot Very Schrieft, merupakan jenis kertas
berwarna putih bersih dan halus yang berfungsi untuk pengetikan asli surat dinas.
Pulpen : pulpen merupakan alat kantor yang berwujud alat tulis. Pulpun memiliki
karakteristik mata pena berujung. Alat kantor tersebut dilengkapi pegangan berisi
kantong tinta, serta bisa diisi kembali.
Penghapus : penghapus merupakan salah satu alat kantor yang terbuat dari karet
lembut. Fungsinya sebagai penghapus atau untuk menghilangkan tanda berupa
tulisan yang dihasilkan dengan pensil.
 MESIN-MESIN KANTOR
(OFFICE MACHINE)

Pengertian Mesin Kantor

Pemakaian salah satu mesin kantor, yaitu mesin fotokopi. Dapat kita lihat bahwa
mesin tersebut dapat bergerak dengan adanya tenaga listrik. Mesin tersebut berupa
perangkat elektronik yang sangat canggih yang tercipta dizaman modern seperti
sekarang ini. Mesin-mesin kantor memang sangat mendukung dalam hal kemajuan
perkembangan bisnis saat ini.
Aturan Penggunaan Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)
Aturan lain dalam hal penggunaan mesin-mesin kantor pada suatu perusahaan atau
instansi hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang mempunyai ciri-ciri :
a. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan
b. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia
c. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia.

Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Mesin-Mesin Kantor

Adapun kerugian menggunakan mesin-mesin kantor, yaitu sebagai berikut :
a. Mesin-mesin kantor tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya
b. Sulit mendapatkan operator mesin kantor yang mahir dan perlu adanya biaya
untuk melatih mereka.
c. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.
Klasifikasi dan Jenis Mesin Kantor, serta pengoperasiannya
Terdapat berbagai jenis mesin kantor serta cara pengoperasiannya. Tentunya, hal
tersebut harus dipahami oleh para pekerja perkantoran. Berikut ini pemaparannya.
Jenis-Jenis Mesin Kantor Serta Cara Pengoperasiannya
Berikut pemaparan jenis-jenis mesin kantor berdasarkan cara pengoperasiannya.
Mesin Ketik
Mesin ketik yang ditunjukkan pada Gambar disamping merupakan jenis mesin ketik
manual.
 MESIN KOMUNIKASI KANTOR
(OFFICE COMMUNICATION)

Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi perkantoran tidak hanya secara langsung, tetapi juga dapat memakai
mesin. Komunikasi dengan relasi bisnis yang tidak berada di suatu gedung harus
memakai bantuan peralatan komunikasi.
Selain komunikasi yang terjadi antara teman sesama kantor, juga terjadi komunikasi
antara pimpinan dengan bawahan. adapun wujud komunikasi lainnya adalah sebagai
berikut :
a. Urusan surat-menyurat
b. Hubungan-hubungan telepon kepada dan dari orang-orang di luar perusahaan
c. Penyampaian memo-memo
Jenis-Jenis Komunikasi Kantor
Komunikasi perkantoran di zaman modern seperti sekarang ini sudah agak berbeda
dengan sistem perkantoran zaman kuno.
Cara dan alat yang digunakan untuk mengadakan hubungan di suatu kantor
Penyampaian warta di perkantoran yang baik menggunakan segala macam saluran.
Selain itu, demi terwujudnya tujuan organisasi perkantoran, sebuah kantor akan
menggunakan berbagai sarana atau alat.
PRABOT KANTOR

Pengertian Perabot Kantor

Perabot kantor dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang.
Peralatan tersebut biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya
yang tahan lama.
Jenis-Jenis Perabot Kantor
Lemari, Lemari Rak, Lemari Pendek, Lemari Laci Arsip Beroda,
Meja Kantor
Meja kantor merupakan perabot yang memiliki peran penting dalam kesuksesan
pekerjaan perkantoran. Meja kantor adalah perabotan yang bentuknya datar dan
disokong oleh empat buah kaki meja.
CONTOH PRABOT ALAT KANTOR