Komitmen Terhadap Kualitas
Volume 1, Issue 1
Kita adalah apa yang kita lakukan berulang kali. Kualitas tidak datang dari sekali berbuat,
tapi dari kebiasaan. -Aristoteles
PENDAHULAN
Selamat memasuki bulan Februari kepada semua Karyawan
dan Karyawati Koperasi Simpan Pinjam Usaha Mandiri.
Kesempatan ini adalah kesempatan pertama kita
memperkenalkan Buletin Komitmen Terhadap Kualitas.
Buletin ini kami hadirkan untuk membagi informasi penting
mengenai Kantor kita.
Bulan ini kita fokuskan untuk menerapkan: Clean Desk
Policy, Clear Screen Policy, dan budaya Hemat Energi di
area kerja kita. Yang nantinya kebijakan ini akan kita
jalankan juga di bulan-bulan berikutnya.
CLEAN DESK POLICY
Apakah Clean Desk Policy itu?
Clean Desk Policy, merupakan kebijakan untuk mewajibkan
pegawai menjaga area meja kerja tetap bersih ketika
pegawai meninggalkan meja kerjanya, ketika selesai jam
kantor, maupun hanya untuk sekedar coffee break ataupun
makan siang. Hal kecil yang kita lakukan dalam
membersihkan area meja kerja kita, akan membantu
meringankan tugas rekan kita yang bertugas sebagai
cleaning service/office boy.
Apa tujuan dari kebijakan Clean Desk Policy?
Bukan untuk sekedar menjaga kebersihan meja (dan juga
lantai di area kerja kita), namun untuk menjaga keamanan
data maupun informasi. Beberapa hal yang terkadang biasa
kita lakukan, seperti menempelkan sticky notes pada area
meja kerja, membiarkan dokumen kerja terbuka, dan
meletakkan flash disk secara sembarangan, dapat
dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab
ketika meninggalkan meja kerja.
Februari 2017
Untuk menghindari hal tersebut, ketika meninggalkan
kantor, dokumen-dokumen dan flashdisk disimpan dalam
lemari/laci yang aman. Menyimpan dokumen pada tempat
terkunci, selain untuk alasan keamanan, juga menghindari
kemungkinan office boy salah membersihkan meja dengan
membuang atau tidak sengaja merusak dokumen yang
sebenarnya confidential. Untuk dokumen yang sudah tidak
terpakai, dihancurkan dengan merobek sampai lembar tidak
dapat terbaca lagi.
Apa yang bisa kita lakukan dalam menerapkan Clean Desk
Policy?
1. Perlakukan penyimpanan digital seperti
Harddisk external, DVD, maupun flashdisk sebagai aset
informasi sensitive dengan menyimpan dalam tempat
yang aman.
2. Whiteboard yang berisi informasi sensitif/rahasia harus
dihapus setelah selesai digunakan agar tidak ada orang
yang tidak berhak melihat/membaca kemudian
memanfaatkannya untuk merugikan organisasi.
3. Password dan catatan penting sebaiknya tidak ditulis
dalam sticky notes ataupun ditulis dan disimpan dalam
tempat yang mudah diakses.
4. Jika Karyawan ada yang memerlukan laci yang berkunci,
harap untuk memberitahukan kepada bagian Umum.
Kantor berhak untuk melakukan inspeksi dadakan
terhadap inventaris milik kantor. Jadi, mohon agar
barang Perusahaan selalu dijaga dan dirawat. Dan tidak
menyimpan barang pribadi, seperti: sendal, sepatu,
payung di dalam lemari/laci. Sendal jepit dan sepatu
yang ditaruh di dalam laci di ruangan Kantor,
menyebabkan pengap dan bau tidak sedap jika dibuka.
Jadi, mohon perhatiannya.
5. Untuk Karyawan Kantor Pusat: meja diluar kantor (yang
fungsinya sebagi ruang pos Sekuriti), bisa digunakan
untuk menaruh barang-barang milik pribadi, seperti
sendal jepit, helm, jas hujan, dll.
6. Mohon untuk tidak menggantung apapun di kursi
(seperti: blazer/jaket/tas).
CLEAR SCREEN POLICY HEMAT ENERGI

Apakah Clear Screen Policy itu? Apakah Hemat Energi itu?

Clear screen policy merupakan kebijakan organisasi yang Hemat energi adalah tindakan mengurangi jumlah
mewajibkan pegawainya untuk selalu mengunci layar kerja penggunaan energi
komputernya dengan menggunakan password ketika
komputer ditinggalkan ataupun tidak digunakan dalam Apa yang bisa kita lakukan dalam menerapkan Hemat
jangka waktu tertentu. Serta memastikan computer sudah Energi?
dalam kondisi mati ketika jam kerja berakhir. Prinsipnya
sama dengan clean desk policy, untuk melindungi data-data
kita yang terdapat dalam computer tersebut. Kita tidak tahu, 1. Mematikan lampu dan AC yang tidak
ketika kita meninggalkan laptop dengan layar terbuka, dan dibutuhkan. Karyawan terakhir yang
sedang mengerjakan sesuatu yang sifatnya confidential, meninggalkan ruangan/lantai area kerjanya,
siapa yang akan dengan sengaja maupun tidak sengaja berkewajiban untuk mematikan AC dan lampu.
melihat isinya, ataupun mengubahnya tanpa kita ketahui. 2. Matikan lampu pada ruangan yang tidak
Meskipun hanya coffee break singkat sekitar 15 30 menit, membutuhkan cahaya secara terus-menerus,
bisa menjadi disaster ketika file-file yang sedang kita misalnya kamar mandi dan gudang.
kerjakan di komputer, dilihat orang lain, kemudian 3. Mencabut colokan charger HP/laptop yang tidak
dimanfaatkan untuk tujuan yang merugikan Perusahaan. digunakan, karena jika tetap terpasang, maka
akan tetap mengkonsumsi listrik hingga 40%.
4. Jangan lupa matikan mesin fotokopi dan printer
Apa yang bisa kita lakukan dalam menerapkan Clear Screen (tombol power off atau cabut stop kontak) jika
Policy? tidak digunakan dalam waktu yang sangat lama,
misalkan pada jam istirahat pulang kantor, atau
1. Personal Computer maupun laptop harus selalu dalam jelang akhir pekan.
keadaan terkunci /logged off dengan dilengkapi 5. Batasi mencetak atau memfotokopi dokumen.
password ketika pegawai meninggalkan meja. 6. Daur ulang kertas dengan menggunakan
2. Layar computer diarahkan dan diatur agar orang lain halaman kosong dari kertas yang sudah tidak
yang tidak berkepentingan tidak dapat melihat apa yang terpakai.
sedang dikerjakan pegawai.
3. Log off otomatis diatur dalam kondisi aktif, sehingga
layar monitor terkunci jika tidak ada aktivitas dalam Semoga Clean Desk Policy, Clear Screen Policy, dan
periode waktu tertentu. Hemat Energi ini dapat kita terapkan sehari-hari.
4. Pastikan PC/laptop sudah dalam kondisi mati ketika jam
kerja berakhir.
MARI KITA JAGA KEBERSIHAN UNTUK
MARI KITA TERAPKAN
KENYAMANAN BERSAMA. KEBERSIHAN
DEMI KENYAMANAN BERSAMA.

MARI KITA PERHATIKAN AREA KERJA

MARI KITA
KITA UNTUK TERAPKAN BERSAMA
KEAMANAN KEPEKAAN
TERHADAP AREA KERJA
Sumber: DEMI KEAMANAN BERSAMA.

http://tatakelola.co/it-governance/melindungi-informasi-dengan-clean-
desk-policy/