5S di Kantor

Rabu, 28 Januari 2009 15:24

Bila anda pemilik meja ini, maka saya yakin bahwa anda sering menemukan
kejadian aneh. Pertanyaan berikut sering muncul dibenak anda:

Kamarin saya mempunyai 5 ball poin, kenapa sekarang tidak ada sama
sekali? Apakah harus saya sediakan satu lusin?

Dokumen sudah saya revisi, kenapa yang ada dokumen yang lama? (dan
anda harus membuat lagi dari awal)

Siapa yang menghilangkan fax keluhan pelanggan? (dan anda harus

kehilangan satu pelanggan penting, dan juga...mungkin pekerjaan anda).

Tempat kerja yang tidak rapih membuat anda bekerja lebih lama dari
seharusnya. Mencari barang, mencari berkas semuanya butuh waktu yang
tidak sedikit. Belum lagi waktu yang terpakai untuk pengerjaan ulang
karena kesalahan anda menyimpan berkas. Sekali waktu boss anda akan
marah kaena anda mengirim dokumen kadaluarsa kepada pelanggan.
Lama-lama ini akan membuat anda tertekan dalam pekerjaan. Anda tidak
merasa dapat menikmati pekerjaan, dan akhirnya merasakan kebenaran
teori relativitas Einstain: Jam ditempat kerja berputar lebih lama dibanding
tempat lain.

Anda mungkin akan mengatakan bahwa sekali-sekali anda juga beres-beres.

Tetapi keadaan selalu kembali seperti semula. Berkas bertambah, barang
berganti, dan berantakan muncul kembali. Anda mengambil kesimpulan
bahwa keadaan berantakan itu memang suatu yang tidak bisa
dihindarkan. Memang akan selalu begitu. Bila kesimpulan anda seperti itu,
maka anda mungkin perlu mengetahui apa itu 5S. Barang baru yang akan
membuat meja anda lebih berantakan? Bukan. 5S adalah konsep yang
berguna untuk menjadikan tempat kerja anda bersih, rapih dan effisien.

5S adalah konsep pengaturan barang dan tempat kerja. Dengan mempelajari

5S, anda akan tahu bahwa untuk membuat tempat kerja anda selalu rapih,
anda tidak cukup dengan hanya membersihkan barang dan membereskan
barang secara berkala. Mari kita bahas lebih lanjut.
5S adalah singkatan dari:

Seiri, Seiton, Seiso, Seitsu, Setsuke = Pemilahan, Penataan, Pembersihan,

Pembakuan, Pembiasaan.

Kelima kata tersebut adalah urutan yang harus anda lakukan untuk membuat
tempat kerja selalu rapih, yang akhirnya membuat pekerjaan apapun yang
anda lakukan menjadi lebih cepat dan mencegah kerugian-kerugian yang
tidak perlu karena parahnya cara anda menangani barang.

Maka inilah yang harus anda lakukan:

Pertama: Pemilahan - Seiri

Bongkar semua barang dimeja kerja anda lalu lakukan pemilahan. Keluarkan
semua isi laci. Anda juga mungkin perlu sebentar menggeser meja anda.
Selalu ada barang yang terselip. Jangan lupa binder-binder. Bongkar
semua berkas yang ada. Lalu lakukan pemilahan untuk semua barang
anda, mana yang masuk dalam kategori berikut:

Kategori A: Barang yang selalu dipakai, berkali kali setiap hari. Barang ini
biasanya berjumlah sedikit dan berupakan kebutuhan dasar untuk
pekerjaan seperti komputer, alat tulis dan telpon, kalender, dokumen
acuan kerja yang sedang berlaku.

Kategori B: Barang yang hanya sekali-sekali dipakai. Ini bisa berbagai

kemungkinan barang. Yang biasanya ada di office adalah catatan-catatan
dan dokumen-dokumen yang mungkin anda perlukan sekali-sekali. Atau
mungkin buku yang sedang anda coba habiskan membacanya diwaktu
istirahat.

Kategori C: Barang yang sama sekali sudah tidak terpakai, atau sudah lebih
dari setahun tidak dipakai. Ini termasuk dokumen kadaluarsa, Jadwal yang
 sudah lewat masanya, kertas-kertas yang sudah tidak berguna, Barang
yang sudah tidak terpakai.

Permbersihan besar

Apa yang harus anda lakukan terhadap barang kategori C? Buang! Jangan
ragu-ragu untuk membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Faktor
penting dalam memelihara kerapihan adalah jumlah barang. Makin banyak
barang yang ada dimeja kerja anda, makin sulit anda menanganinya. Bila
ada barang pinjaman dan sudah tidak diperlukan, segera kembalikan.
Biarkan orang lain menanggung tanggungjawab penanganannya. Buat
keputusan yang tegas. Jangan mengambil keputusan mengambang seperti
'Simpan sementara sampai ada keputusan'. Anda akan bekerja dua kali
untuk pemilahan. Mengorbankan barang yang tidak berharga adalah
harga yang pantas dari effisiensi kerja yang akan anda peroleh. Disamping
melakukan pembuangan, jangan lupa membersihkan tempat kerja anda
dari debu dan kotoran. Lihat bagian-bagian tersembunyi yang sulit anda
sentuh. Biasanya kotoran bersarang disana.

Kedua: Penataan - Seiton

Dimana anda harus menempatkan barang yang masih berguna?

Untuk kategori A, tempatkan barang dekat dengan anda. Anda harus

mengusahakan agar anda 'nyaris' tidak butuh waktu untuk menjangkau
barang tersebut. Bila perlu, simpan di saku anda.

Untuk kategori B, tempatkan barang ditempat yang jauh tetapi mudah untuk
ditemukan. Cobalah upayakan agar anda membutuhkan waktu kurang dari
30 detik untuk menemukan setiap barang yang anda butuhkan. Untuk
dokumen yang sekali-sekali akan anda butuhkan, anda perlu sebuah cara
untuk menyimpannya: Gunakan binder atau map gantung. Ini adalah
pilihan utama untuk cara penyimpanan yang rapih.

Beri nama pada setiap binder.

Beri kode lokasi pada rak penyimpanan dan pada setiap binder. Ini akan
sangat membantu anda untuk meyimpan kembali setiap barang ditempat
seharusnya setiap selesai anda menggunakan.

Tentukan masa simpan minimal dokumen, yaitu masa simpan minimal yang
dilewati sebelum anda dapat membuangnya. Ingat bahwa dokumen anda
akan selalu bertambah.

Catatan produksi, purchase order, delivery order akan terus anda teritama.
Suatu saat tidak akan ada lagi ruangan untuk menampungnya. Maka yang
harus anda lakukan adalah menentukan masa simpan minimum, sampai
kira-kira catatan-catatan itu tidak diperlukan lagi untuk suatu pembuktian
atau referensi anda. Bila anda mengendal ISO-9001, sekarang anda
mengerti mengerti mengapa disyaratkan untuk menentukan masa
'retensi' catatan.

Ketiga: Pembersihan - Seiso

Pembersihan di office area sebetulnya tidak sulit. Anda cuma perlu

melakukan sedikit pembersihan secara berkala, mungkin setiap pagi dan
sore. Masalahnya, 'limbah' di office kadang-kadang sulit untuk dibedakan
dengan barang yang masih berguna. Utamanya adalah limbah berbentuk
kertas. Setiap hari akan ada lembaran-lembaran yang sudah selesai masa
pakainya, surat yang sudah bisa dibuang dan lain-lain. Seorang proffesor
di Jepang memakai metoda berikut untuk menghindari adanya 'limbah'
yang bercampur. Setiap pagi dia mengambil surat yang ditujukannya
kepadanya di bagian resepsion. Dalam perjalanan menuju ruang kerjanya
dia baca surat-surat tersebut dan memutuskan mana yang bisa langsung
disimpan di kepalanya dan tidak perlu disimpan. Surat-surat tersebut
langsung dibuang di box sampah sebelum ruang kerjanya. Yang
diperlukan adalah mendisiplinkan diri untuk tidak menyimpan sampah.
Tentu saja ini termasuk sampah jenis lain yang tidak berbentuk kertas.

Keempat: Pemantapan - Seiketsu

Setelah anda mendaptai tempat kerja anda menjadi lebih bersih dan
melakukan permbersihan secara berkala, anda perlu memikirkan peluang-
peluang bagaimana agar tempat kerja menjadi lebih efisien. Misalnya, bila
memungkinkan untuk memupunyai kalendar software yang akan muncul
dalam sekali klik, mungkin anda bisa menyingkirkan kalender meja anda.
Ini mengurangi barang yang harus ada. Atau, bila anda mempunyai
banyak binder dalam lemari, dan anda ingin memudahkan cara
mengembalikan binder ke tempatnya semula sehabis digunakan, anda
bisa membuat garis diagonal di belakang binder. Pemantapan atau
seitsuke berarti memikirkan dan menerapkan ide-ide yang dapat
menjadikan tempat kerja lebih rapih, atau lebih dapat dipelihara
kerapihannya.

Kelima: Pembiasaan - Shitsuke

Pembiasaan berarti mendisiplinkan diri untuk bekerja dengan cara yang yang
effisien dan dapat menjaga tempat kerja selalu bersih dan rapih.
Disamping membiasakan untuk meletakkan setiap barang ditempat
semestinya, Takashi Osada dalam bukunya 'Sikap kerja 5S' juga
menyarankan untuk melakukan 'Satu terbaik':
Memproses satu hari.
Upayakan untuk menyelesaikan pekerjaan administrasi seperti pembuatan
laporan dan sebagainya tidak lebih dari satu hari. Ini akan menghindari
adanya berkas yang bertumpuk dimeja.
Catatan satu halaman
Anda mungkin perlu menyederhanakan catatan-catatan dan menjadikannya
tidak lebih dari satu halaman.
Bekerja dengan satu alat
Tidak ada alat serupa yang lebih dari satu.
Arsip satu salinan
Buat sistem pengarsipan yang mudah diakses dan dikembalikan, dan orang
tak perlu membuat salinan untuk beberapa orang.

Apakah shitsuke terminal terakhir? tentu tidak. Shitsuke memang dilakukan

pada rentang waktu panjang untuk menghasilkan perubahan habit tetapi
5S adalah sebuah siklus tanpa henti. Anda tetap harus melakukan
pembersihan secara berkala (seiso). Sekali-sekali anda juga mungkin
harus kembali melakukan penataan. Mungkin karena bos menyediakan
tempat kerja yang lebih besar atau sebaliknya. Anda juga perlu untuk
terus mencari cara-cara yang lebih baik (seiketsu) agar tempat kerja
semakin tampak ringkas, bersih dan lebih mudah dirawat.