PERBEKALAN / PERABOTAN / ALAT – ALAT KANTOR

Pada bab ini akan dijelaskan tentang pengertian perbekalan, macam – macam perbekalan dan
pengelolaan perbekalan /perabotan / alat – alat kantor. Materi ini sangat berguna bagi kita sebagai
mahasiswa untuk bekal dalam mengelola fasilitas perbekalan yang ada dalam suatu organisasi /
instansi.

Adapun tujuan instruksional umumnnya adalah mahasiswa dapat memahami pengertian, tujuan,
macam – macam dan pengelolaan perbekalan. Tujuan khususnya adalah :

1. Dapat menjelaskan pengertian perbekalan.

2. Dapat menjelaskan tujuan perbekalan.
3. Dapat menjelaskan macam – macam perbekalan.
4. Dapat menjelaskan tentang pengelolaan perbekalan.

1. Pengertian Perbekalan
Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang
berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor
adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
Peralatan kantor (Office supplies) adalah seluruh peralatan yang digunakan dalam kegiatan
penyelesaian pekerjaan tata usaha yang terdiri dari mesin-mesin kantor dan alatalat bukan mesin.
Perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang digunakan untuk membantu
kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor.
Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor.
Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan
sebagainya. Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat
didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian –
pengertian diatas maka perbekalan mempunai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah
mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak
sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunyai beberapa tujuan antara lain :

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.

2. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang
rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

1. Macam – macam perbekalan / perabot

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan
menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang
memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena
pegawai-pegawai kantor mengolah bahan – bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
 Peralatan Kantor terdiri dari :

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap
pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-
menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor
atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.Apabila dirinci
peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama.
Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan
lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
1. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan
kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
2. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
3. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga
tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Adapun macam – macam perbekalan kantor yaitu :

 Pebekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil dsb.

 Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan, mebelair karawan dsb.

 Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur
tulis dsb.
Macam – macam perbekalan diatas dapat dibedakan lebih lanjut sebagai berikut :

1. Ditinjau dari tetap dan tidak tetap, terdiri dari 2 kelompok :

2. Benda tetap : tanah, gedung, peralatan.
3. Benda tidak tetap : kertas tinta kapur, dan lain – lain.
4. Ditinjau dari segi peralatan, terdiri dari 4 kelompok :
5. Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.
6. Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC.
7. Peralatan laboraturium, seperti rak,ohp dan lain – lain.
8. Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain – lain
9. Ditinjau dari segi kegunaannya, terdiri dari dua kelompok :
10. Benda peralatan untuk kelas, sepertu meja,kursi, papan tulis.
11. Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik dan sebagainya.
12. Ditinjau dari segi umum yang dipakai instansi, terdiri dari :
13. Benda tahan lama, yaitu benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relativ
cukup lama ( kurang lebih 10 tahun ). Misalnya Peralatan perabot kantor, meja kursi dan lain sebagainya.
14. Benda habis pakai, yaitu benda – benda yang apabila dipakai lekas habis. Misalna karbon, kertas, kapur
tulis, sheet, tinta dan sebagainya.
1. Pengelolaan Perbekalan
Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor
biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan
bantuan/sumbangan.
1. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
1. Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai
berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
1. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik
sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
1. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar
infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Barang-barang perlengkapan/peralatan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada
pada unit pemakai harus selalu dipelihara dan dikelola agar selalu siap untuk digunakan dan juga
untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;

1. Menurut Tempat Barang

2. Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu
jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.

Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

1. Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan
dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2. Menurut Jenis Barang

3. Barang bergerak (bisa dipindahkan)
4. Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di
servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor
bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
5. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
6. Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita
tidak membutuhkan lagi.
7. Menurut Kurun Waktu
8. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan
sesuai prosedur.
9. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3
bulan sekali.
 Fungsi Interior Kantor
Fungsi interior kantor. Ruangan kerja akan nyaman dan indah bila
pengaturan ruangnya sesuai dengan luas & fungsi ruangan tersebut,
sehingga tidak terjadi pemborosan ruang mau pun kesempitan ruang
sehingga mengganggu aktivitas karyawan.

Di setiap ruang kantor, penataan ruang kerja diperlukan untuk

kelangsungan & kelancaran aktivitas kerja.

Pengertian kantor, ciri dan unsur definisi kantor, kantor adalah pusat
kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.

 Segi fisik: Kantor adalah gedung atau tempat penyelenggaraan kegiatan-

kegiatan manajemen.
 Segi aktivitas: Kantor adalah pusat kegiatannya yang dinamis untuk
melakukan pekerjaan bersama dalam mencapai suatu tujuan.

Unsur-Unsur Kantor
 Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung.
 Peralatan, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.
 Personil, orang yang berada & terkait dalam sebuah kantor / gedung.

Desain Interior Kantor

Desain interior kantor adalah perancangan interior suatu ruang kantor
yang ada di dalam suatu bangunan untuk mengatur tata ruang,
pergerakan orang, pengaturan furnitur & peralatan kerja, pencahayaan
serta dekorasi yang meliputi warna dinding, lantai, plafon dan jendela.

Tahap perancangan interior kantor ini melingkupi bagian dalam suatu

bangunan mulai dari pemetaan denah asal bangunan, perencanaan layout
(tata ruang / floor plan), rencana plafon, gambar potongan, aksonometri,
detail, perspektif, maket.

Setelah mengetahui fungsi-fungsi kantor, silakan pelajari

bagaimana merencanakan interior kantor Anda di sini.

Fungsi Interior Kantor

Untuk menjelaskan fungsi interior kantor maka Anda sebelumnya harus
mengetahui bahwa secara ringkas kantor merupakan sebuah ruangan
yang dijadikan ruang kerja.

Umumnya fungsi interior kantor terkait dengan pekerjaan, tempat proses

penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.

Sebagai ruang kerja, kantor mempunyai kontribusi penting dalam

menentukan hasil kinerja seseorang. Ruangan kantor harus mempunyai
perencanaan tata ruang yang fungsional, efektif & efisien untuk
pengaturan furnitur & alat-alat kerja serta pencahayaannya.

Sehingga tampilan ruang tersebut teratur, rapi, bagus dan nyaman, maka
orang yang bekerja dalam kantor tersebut akan menjadi nyaman tanpa
adanya berbagai macam gangguan. Demikianlah fungsi interior kantor
yang vital.

Fungsi interior kantor dapat pula mempengaruhi semangat dan etos kerja
karyawan ke arah yang lebih baik. Bisa Anda bayangkan bila Anda
bekerja dalam suatu kantor yang terlalu sempit?

Apakah Anda bisa yakin bila menemui customer service di ruangan yang
tidak teratur kursi tunggunya, apalagi ada yang berdiri lama sehingga
membuat lebih emosional.

Fungsi interior kantor lainnya adalah mencerminkan profil perusahaan.

Fungsi interior kantor untuk menampilkan bahwa perusahaan tersebut
beroperasional dengan lancar dan maju.

Mana yang membuat Anda yakin ketika datang ke perusahaan dengan

interior kantor yang teratur atau tidak teratur?

Lihatlah tampilan ruang resepsionis di bawah ini. Jelas sekali fungsi

interior kantor yang menampilkan buku-buku. Memperjelas tampilan citra
usahanya dibidang kursus.
 Tujuan fungsi interior kantor
 Merancang untuk mengakomodasi fungsi interior kantor dan kebutuhan
bagi pengguna ruang.
 Menciptakan atmosfir kantor yang nyaman dan membangkitkan suasana
kerja.
 Menampilkan citra kantor yang bertaraf profesional dan fasilitas yang
memadai.
 Menciptakan ruang yang memperhatikan kebutuhan estetika, fungsi dan
ruang gerak.
 Memenuhi kebutuhan ruang dengan memperhatikan tata letak dan
efisiensi dari ruang kantor.
 Tersedia sarana dan prasarana untuk menunjang aktifitas kerja yang
terjadi di kantor tersebut.
 Meningkatkan hubungan antar unit kerja secara optimal.
 Menciptakan suasana dalam meningkatkan produktifitas dan kualitas
kerja.
 Memberikan kenyamanan dan kemudahan kepada klien saat bertransaksi.
 Sasaran fungsi interior kantor
 Merancang estetika interior kantor tanpa mengurangi nilai – nilai fungsi
interior kantor.
 Dapat memenuhi tuntutan waktu dan tempat secara efektif.
 Dapat mengkomunikasikan citra / informasi yang terkandung dari suatu
ruang.

Fungsi interior kantor & warna

Memilih warna cat untuk kantor bertujuan memberi kesan sesuai dengan
jenis usahanya atau karakter perusahaan ybs.

Anda harus tahu pesan apa yang ingin disampaikan dari warna cat
dinding ruang kantor Anda untuk mencapai tujuan atau kesan yang
diinginkan. Misalnya fungsi interior kantor bagian penjualan, akan sesuai
menggunakan warna oranye atau kuning agar produktif.