KELOMPOK 10

KEBUTUHAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

Disusun Untuk Memenuhi Mata Kuliah Sistem Analisis Administrasi

DOSEN PENGAMPU :

Dr. Hendrik Heri Sandi, S.Pd., M.M.

DISUSUN OLEH :

Anjelia Zahra Rhamanda 1709618074

Fanny Dwi Juniaty 1709618088

Fatikhah Suciningrum 1709618070

Mei Handayani 1709618078

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2020
 ABSTRAK

Makalah ini bertujuan untuk menganalisis peralatan dan perlengkapan kantor.

Metode yang digunakan yaitu menggunakan kajian pustaka. Permasalahan
yang diangkat dari makalah ini adalah pengertian peralatan dan perlengkapan
kantor, macam-macam peralatan kantor, membuat keputusan dalam
pembelian peralatan kantor, model ergonomik, manfaat dan kegunaan
peralatan kantor, dan peranan manajer administrasi dalam administrasi kantor.
Hasil dari pembahasan makalah ini adalah sehingga dapat dapat disimpulkan
bahwa.
DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana
terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk
menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai dengan menyalurkan. Peralatan dan
perlengkapan kantor mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan
untuk membantu kelancaran aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor.
Peralatan dan perlengkapan kantor mempunyai beragam jenis bergantung
pada fungsi dari tiap-tiap peralatan dan perlengkapan kantor yang ada.
Peralatan dan perlengkapan kantor merupakan sarana penting untuk
menghasilkan pekerjaan kantor, karena tanpa adanya peralatan dan
perlengkapan kantor, tidak mungkin kantor akan menghasilkan sesuatu.
Peralatan dan perlengkapan kantor mempunyai manfaat dan kegunaannya
masing-masing.
Manajer administrasi mempunyai peran penting dalam membuat
keputusan dalam pembelian peralatan kantor. Ada banyak faktor yang dapat
dipertimbangkan oleh manajer administrasi dalam menentukan untuk
membeli peralatan kantor. Manajer administrasi akan menentukan
kebutuhan peralatan dan mengevaluasi bagaimana peralatan tersebut akan
dimaksimalkan antara kebutuhan dan fungsinya. Ada beberapa ktiteria juga
yang dapat membantu manajer administrati dalam membeli peralatan
kantor.
Ergonomik merupakan ilmu yang membahas pengaruh lingkungan fisik
terhadap psikis dan fisiologis karyawan. Tujuan penerapan ergonomik
adalah untuk meningkatkan kualitas kehidupan kerja yang lebih baik.
Berdasarkan hal tersebut, penerapan ergonomik di lingkungan kerja, maka
akan tercipta lingkungan kerja yang aman, sehat dan nyaman sehingga
kerja para karyawan akan menjadi lebih produktif dan efisien serta adanya
jaminan kualitas kerja.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian peralatan dan perlengkapan kantor?
2. Apa saja macam-macam peralatan kantor?
3. Bagaimana cara membuat keputusan dalam pembelian peralatan kantor?
4. Bagaimana model ergonomik peralatan kantor?
5. Apa peranan manajer administrasi dalam administrasi kantor?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian peralatan dan perlengkapan kantor.
2. Untuk mengetahui macam-macam peralatan kantor.
3. Untuk mengetahui cara membuat keputusan dalam pembelian peralatan
kantor.
4. Untuk mengetahui model ergonomik peralatan kantor.
5. Untuk mengetahui peranan manajer administrasi dalam administrasi
kantor.
 BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Kajian Teori

1. Pengertian Peralatan Kantor

Peralatan kantor (office supplies) adalah seluruh peralatan yang
digunakan dalam kegiatan penyelesaian pekerjaan tata usaha yang terdiri
dari mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin. Perlengkapan kantor
(office equipment) adalah segenap benda yang digunakan untuk
membuat kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor. Peralatan kantor
adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.
Menurut The Liang Gie, peralatan kantor (office supplier) adalah benda-
benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai
tata usaha. Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan
kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud dan tujuan. Berkaitan dengan hal tersebut, peralatan atau media
kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.
Perencanaaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam
memilih jenis-jenis peralatan kantor (office supplies) yang meliputi
perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor,
interior kantor, atau hiasan kantor. Hal tersebut harus berdasarkan pada
urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu,
pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun
perencanaan kantor. Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan
bahwa kegunaan peralatan kantor yaitu:
a. Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor.
b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal dan memuaskan.
d. Sebagai asset dan perlengkapan kantor.
2. Macam - Macam Peralatan Kantor
a. Perabot kantor, yaitu segala macam barang atau benda kantor yang
berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot
kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan
dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain
dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau offiee furniture.
Misalnya meja, kursi, lemari rak, dan lain-lain. Perabot kantor yang
dalam bahasa Inggris disebut office furniturings atau office furnitures
biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan
perlengkapan untuk menyimpan warkat-warkat lainnya, meja biasa,
rak, lembari besi dan perabot lainnya semacam itu. Di Indonesia
perabot kantor hampir seluruhnya dibuat dari kayu, sedang di luar
negeri umumnya berbuat dari baja atau metal lainnya. Dua macam
perabot kantor yang tentu dimiliki dan paling banyak dipergunakan
dalam setiap kantor ialah meja tulis (termasuk pula meja tik) dan
kursinya. Oleh karena itu, hal meja dan kursi kerja itu perlu mendapat
penelaahaan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk dan
pertalinya dengan luas lantai yang perlu disediakan. Meja tulis yang
baik hendaknya memenuhi syarat sebagai berikut :
1) Dipertemukan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.
2) Permukaan meja tidak berkilat kilat sehingga tidak menyilaukan
mata pegawai yang memakainya.
3) Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.

Perabot lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah

kursinya, karena tanpa kursi tidak mungkin kerja ketatausahaan dapat
dilaksanakan dapat dilaksanakan. Kursi yang baik harus pula
memenuhi syarat-syarat tertentu terutama dalam hubungannya dengan
kesehatan dan kenikmatan pegawai yang memakainya. Menurut Prof.
Ralph Bernes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat sebagai
berikut:
1) Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai
yang memakainya.
2) Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka dari baja
serta tempat duduk penyangga dari kayu.
3) Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan
didudki menyerupai sedel sehingga berat badan terbagi merata dan
 pegawai yang duduk merasa enak, tetapi depan dari tempat duduk
itu hendaknya mempunyai bentuk bulat.
4) Kursi itu mempunyai peyangga belakang sehingga dapat menujang
tulang punggung karyawan.
Macam-macam kursi dapat dibagi menjadi 4 kursi kantor yaitu:
1) Kursi pegawai tatausaha.
2) Kursi sekretaris.
3) Kursi konverensi/rapat.
4) Kursi pejabat tinggi

Berkaitan dengan hal tersebut, untuk pejabat pimpinan yang

banyak membaca berbagai warkat, sebaiknya kursi kerjanya itu
berlengan. Berdasarkan hal tersebut, kedua lengan pejabat itu
mendapat penyangga sehingga tidak lekas letih. Tetapi untuk pegawai
tata usaha biasa, sebaiknya kursi yang dipakai tidak memiliki lengan.
Bagi pegawai yang banyak mengetik, menulis, atau melakukan
hubungan kian kemari, lengan kursi dapat dan akan mengurangi
kelancaran pekerjaan atau kelincahan kerjanya. Kursi paling
memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yang susunan
tingginya dan penyangga belakangnya disesuaikan untuk seorang
pegawai. Jadi kursi kantor yang dapat diputar untuk mengatur tinggi
rendahnya adalah yang sangat baik. Ini lebih sangat perlu untuk
petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z.
Mengenai ukuran tinggi kursi yang tepat bilamana ketinggian itu
tidak dapat diatur, umumnya ialah 45 cm dari permukaan tempat
duduk. Sebagai pedoman penting ialah pegawai yang memakai
sesuatu kursi dapat duduk dengan kedua lengan kaki menempel lantai.
Kursi yang terlampau pendek juga tidak baik.
b. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan
untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.
Misalnya kertas amplop, pita mesin dan sebagainya. Apabila dirinci,
peralatan kantor dapat dibagi menjadi:
1) Barang bergerak dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
 a) Barang habis pakai adalah barang yang dipergunakan satu kali
pakai. Barang yang habis pakai juga merupakan barang yang
habis pemakaiannya dalam waktu 1 tahun atau tidak lama.
Misalnya kertas, penghapus, pensil, dan sebagainya.
b) Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat
dipakai berulang kali dan tahan lama dalam penggunaanya.
Misalnya mesin tik, telepon, dan sebagainya.
2) Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
c. Mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan
untuk memproses pekerjaan kantor. Mesin kantor juga merupakan
segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun
magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda kan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu
lembaga sehingga mampu memperlamcar peralatan yang berkaitan
dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor, yang
termasuk mesin kantor diantaranya adalah komputer, telepon, internet,
mesin tik manual dan elektrik, stensil, OHP, dan mesin foto copy, dan
sebagainya. Keuntungan penggunaan mesin kantor yaitu :
1) Dapat menghemat biaya.
2) Dapat menghemat tenaga kerja.
3) Pengendalian atau ketelitian, dan ketepatan lebih mudah
dilaksanakan.
4) Memudahkan pengawasan.
5) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
6) Keterangan yang dimuat dapat lebih baik dan rapi.
7) Dapat mengurangi rasa bosan.
8) Dapat mengurangi kelelahan pengawas.

Kerugian penggunaan mesin kantor yaitu:

1) Mesin-mesin tertentu memelukan biaya yang tinggi untuk
pengadaan dan pemeliharannya.
2) Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya
biaya untuk melatih mereka.
 3) Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit
didapatkan dan diterapkan.
4) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tersebut
jika terjadi kerusakan
d. Pesawat kantor yaitu mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi baik dilingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor.
Misalnya intercom, telepon fax, dan lain-lain. Seiring dengan
perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi
dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin
komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan
membuat komunikasi berlangsung dengan cepat dan efisien. Peralatan
atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang
disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua
mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan
komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun di lingkungan luar
kantor. Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor
diantaranya sebagai berikut :
1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisen.
2) Menghemat tenaga dalam pelakasanaan tata hubungan di luar
kantor.
3) Meningkatkan produktivitas kerja.
4) Mempercepat proses pekerjaan.
5) Interior kantor, yaitu semua jenis barang atau fasilitas yang
berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan
yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dan lain-lain.
a. Identifikasi kebutuhan
Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat, maka harus
tahu tentang kebutuhan nya, karena pada dasarnya tepat tidaknya
pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan. Berikut
contoh daftar kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor:

No Kode Nama Barang Tipe Spesifikasi Merk

1. 02-03-17- Amplop Coklat 27,3 x 43 cm Jaya
02-23-00
2. 02-04-44- Kalkulator Scientific Fx x 992 Casio
00-72-32
3. 02-05-52- Benang Tali Rapia Plastik Raffia
08-10-00
4. 01-01-21- Keyboard 102 keys Qwerty (us) Dell
00-00-04

b. Penanganan peralatan kantor

1) Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau
perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah
ditentuka, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa atau
mengontrak, dan bantuan.
2) Penyimpanan
Kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang,
perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam
buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
3) Pengeluaran atau pendistribusian
Menyalurkan barang dari unit kegudangan ke unit pemakai
berdasarkan bon permintaan atau harus dicatat pada buku
pengeluaran barang.
4) Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan secara terus menerut agar
tetap terpelihara degan baik, sehingga siap pakai pada saat
diperlukan.
5) Penghapusan
Usaha yang dilakukan untuk meniadakan barang-barang dari
daftar inventaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
c. Permintaan peralatan/perlengkapan kantor
1) Bagian peneliti meneliti baik ke luar (apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang
yang diminta ada dalam gudang).
 2) Apabila permintaan memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan
persetujuan itu disebarkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
3) Persetujuan yang diterima oleh pengurus diterima oleh pengurus
dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan
disampaikan pada unit pemakai.
4) Bagian administasi gudang selanjutnya membukukkan peralatan
atau perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
5) Bagian gudang menghitung menghitung persedian peralatan baik
secara administrasi maupun secara fisik.
6) Badan administrasi bersama dengan bagian perlengkapan/peralatan
mengecek fisik persediaan perlengkapan/peralatan secara bersama-
sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan
sebenarnya.
7) Pihak gudang melaporkan kepada pemimpin.
d. Pemeliharaan peralatan/perlengkapan
Adapun cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan
kriteria sebagai berikut:
a) Menurut tempat barang
1) Ada dalam gudang persediaan
Dilakukan dengan cara meletakan sesuai dengan kondisi
barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan
pengaman dari hal-hal yang dapat merusak barang. Contohnya:
barang yang terbuat dari logam disemprot bahan anti karat.
2) Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai dalam prosedur dibersihkan dan
diletakan secara aman. Contoh: komputer prosedur penggunaan
nya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersih
kan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak
digunakan lagi.
b) Menurut jenis barang
1) Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak
teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk diservice di ahlinya.
Contoh: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak dapat
 disservice di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain
tempat.
2) Barang tetap
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya:
lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika tidak
membutuhkannya lagi.
c) Menurut kurun waktu
1) Rutin (perawatan sehari-hari)
Dengan cara meletakan secara aman, membersihkan dan
menggunakan sesuai prosedur.
2) Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu)
Misalnya: bulan, triwulan, semester, atau tahunan.
Contohnya: mesin TIK atau mesin kantor yang lain dicek
kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap tiga bulan sekali.
e. Perawatan khusus
Untuk beberapa peralatan spesifikasi harus dipertimbangkan.
Spesifikasi tergantung pada beberapa faktor, yakni ukuran peralatan,
kebutuhan listrik, ketentuan pemasangan, ketentuan struktur yang
khusus. Beberapa peralatan meskipun cocok untuk semua ketentuan,
tetap saja harus dipertimbangkan spesifikasi yang diperkenankan. Alat
sangatlah penting yang berkaitan dengan hubungannya dengan
berbagai hal. Komputer sangat penting guna menunjang administrasi.
f. Biaya peralatan
Biaya peralatan beradampak terhadap investasi peralatan, biaya
ini sangatlah penting, namun beberapa, perusahaan menempatkan
porsi lebih banyak untuk pembiayaan peralatan. Akibatnya, peralatan
yang lebih mahal dapat dipilih. Jika gagal untuk menyajikan sebaik
peralatan lainnya atau kurang efisien maka peralatan lain dapat
dipertimbangkan
g. Proses efisiensi peralatan
Beberapa tipe peralatan kantor dapat digunakan untuk
perlengkapan khusus perlu dipertimbangkan sebaik kemampuan yang
dimiliki untuk menggunakan peralatan lainnya.
h. Roman keamanan
 Faktor lain yang menjadikan pertimbangan adalah faktor
keamanan dari peralatan Ketika digunakan maupun ketika peralatan
tidak sedang digunakan.
i. Fleksibilitas perubahan
Pertimbangan berikut merupakan pertimbangan bagaimana
peralatan dapat mempermudah dalam pengoperasian. Karena alat
kantor tidak selalu bersahabat dengan penggunanya. Satu dari cara
yang efisien dalam mempertimbangkan pengoperasian yang lebih
mudah yakni dengan melihat masukan. Karena beberapa peralatan
lebih pas disbanding peralatan lain untuk beragam proses kerja yang
lebih besar, agar fleksibilitas ini dapat dievaluasi.
j. Pengoperasian peralatan
Bahan pertimbangan dalam pengoperasian peralatan alat kantor
yang seimbang dengan penggunaan bersahabat. Satu dari cara yang
efisien untuk menentukan pengoperasian guna melihat input dari orang
yang mengoperasikan peralatan yang akan dipertimbangkan. Guna
membuat analisis perbandingan, secara garis besar pedagang
merincikan.bagaimana peralatan dapat digunakan dari prosedur
khusus yang diinginkan.
k. Pengoperasian peralatan dengan kecepatan
Kecepatan operasional dalam beberapa instansi menjadi
pertimbangan yang penting karena kecepatan pengoperasian
membawa kepentingan yang berbeda dari peralatan yang dipakai.
l. Biaya pengoperasian peralatan
Biaya tiap unit kerja sangatlah penting terutama ketika memilih
peralatan yang digunakan dalam skala besar meskipun dapat diperoleh
biaya yang sama dengan berbagai peralatan yang berbeda yang
dipertimbangkan namun hal tersebut dapat mempengaruhi waktu
secara signifikan.
m. Masukan operator peralatan
Pegawai yang bertanggung jawab mengoprasikan peralatan
sering dibangun untuk memberikan masukan dalam menentukan
bagian dari peralatan yang akan dipilih pegawai yang tidak bagus
 dalam mengoperasikan bagian dari peralatan kegunaan secara
efisien tidak dapat dijamin.
n. Standarisasi peralatan
Kegunaan dan merk peralatan merupakan bagian dari
standarisasi yang banyak diinginkan oleh banyak perusahaan.
o. Pertimbangan pedagang
1. Reputasi peralatan
Pertimbangan yang penting ketika menyeleksi peralatan kantor
adalah reputasi dari peralatan pedagang tersebut. Efek dari faktor
reputasi pedagang berdasarkan umur dari perusahaan, jasa yang
diberikan dari perusahaan, jasa yang diberikan dari perusahaan,
stabilitas keuangan dari perusahaan, peralatan yang dijual
perusahaan tersebut, dan reputasi perusahaan dagang dalam
komunitas.
2. Pelatihan yang dibangun oleh pedagang peralatan
Karena adanya kekhususan dari beberapa jenis peralatan
maka pegawai memerlukan pelatihan penggunaan perlatan, agar
pegawai dapat menggunakan peralatan tersebut secara efektif.
Pelatihan yang dilakukan oleh perusahaan atau pedagang ini akan
dievaluasi pada saat seleksi.
3. Pilihan unruk membeli
Keuntungan dan kerugian dalam menentukan pilihan untuk
menukar atau membeli peralatan menjadi pertimbangan yang
sangat penting.
4. Pengantaran peralatan baru
Pada saat pembelian peralatan atau penempatan perlu ada
yang mengantar peralatan tersebut sehingga semakin cepat
peralatan diantar, maka akan semakin baik.

Pertimbangan peralatan termasuk di bawah ini:

1. Memperbaiki peralatan
Permasalahan yang dihadapi jika memilih untuk melakukan
perbaikan yakni tidak tersedianya peralatan cadangan yang dapat
dipakai. Faktor lain yang menjadi masalah yakni faktor geografis, jika
 pedagang dengan jarak lokasi sangat jauh, maka kemungkinan tidak
memperbaiki peralatan dengan cepat.
2. Perawatan peralatan
Faktor lain yang menjadi pertimbangan adalah perawatan yang
dilakukan secaram rutin.
p. Penggunaan analisis perbandingan
Ketika beberapa merek peralatan dipertimbangkan, peralatan
membandingkan secara sistematis, basis tujuan sebagai nomor dari
peningkatan pertimbangan tugas membandingkan peralatan menjadi
sulit.
q. Mendapat peralatan kantor
Terdapat 2 alternatif guna mendapatkan perlatan kantor
1. Pertimbangan menyewa
Ada dua jenis menyewa yang bisa dilakukan perusahaan. Yang
pertama yakni menyewa pada akhirnya membeli dan yang kedua
yakni menyewa dalam jangka waktu tertentu (jangka panjang atau
jangka pendek) kemudian diperbarui kembali. Jangka panjang
karena ada pilihan untuk memperbarui dari peralatan sewa yang
akan digunakan dan membutuhkan waktu beberapa tahun.
Menyewa dengan pilihan membeli juga meliputi peralatan kantor,
akhir periode atau akhir jangka waktu sesuai dengan perjanjian
sewa atau lease akan memiliki pilihan untuk membeli peralatan
tersebut. Jumlah yang harus dibayar oleh penyewa adalah di bawah
dari harga beli. Alternatif lain, meskipun satu dari yang biasa meliputi
peralatan adalah sale-lease back. Perusahaan membeli lease dari
peralatan seringkali dijual pada leassor dan kemudian diberikan
perusahaan yang menyewa peralatan. Untuk membentuk dan
menggunakan beragam alternatif leasing dengan menjawab
pertanyaan ini akan membantu:
1) Apa yang akan perusahaan lakukan pada saat periode lease
berakhir?
2) Status apa dari arus kas dari perusahaan dalam situasi ini?
2. Menyewa peralatan kantor menghsailkan beberapa keuntungan:
 1) Dengan menyewa dapat melakukan pengawetan modal yang
diperlukan untuk tujuan lain. Berbeda dengan kita melakukan
pembelian yang dapat melakukan yang lain, seperti perlusan
perusahan, pembangunan pasar dan konstruksi.
2) Perusahaan dapat mendapat peralatan yang up to date dalam arti
terbaru yaitu yang tidak ketinggalan jaman.
3) Dapat mengurangi beban pajak.
4) Menyewa dapat menggunakan sumber dana keuangan lebih
efisien.

Meskipun dengan menyewa dapat menyebabkan hal di atas, ada

juga kerugiannya yaitu:
1) Akan mengeluarkan biaya yang lebih banyak dibandingkan
dengan membeli.
2) Dapat melepaskan dari penyewa untuk melakukan tanggung
jawab dari merawat dan memperbaiki peralatan.
3) Penyewa terkadang tidak menyatat peralatan sebagai peralatan
sewa.
4) Jika sewa diberikan maka akan mengurangi kesempatan untuk
membeli peralatan.
r. Pertimbangan pembelian
Banyak perusahaan yang memilih untuk membeli peralatan
kantor mereka karena mempertimbangkan harta dan dapat
dipergunakan sesuai dengan harapan perusahaan.
3. Membuat Keputusan Dalam Pembelian Peralatan Kantor
Membuat keputusan diantara beragam faktor yang dapat
dipertimbangkan ketika menentukan apakah untuk melease atau membeli
peralatan kantor seperti dibawah ini:
a. Seberapa cepat teknologi baru dibangun terjadi pada jenis peralatan
yang dipertimbangkan? Jika peralatan dengan perubahan teknologi
yang cepat maka leasinglah yang dipilih.
b. Bagaimana biaya membeli peralatan? Beberapa peralatan lebih mahal
jika lease dibanding beli. Ada saat peralatan terjadi cara ini maka
tersedia modal untuk keperluan penting.
c. Penyusunan lasing peralatan seperti apa yang diingikan oleh
pedagang? Penyusunan ini maksudnya dengan daerah geografis
pedagang yang dapat membuat perusahaan berkeinginan untuk
meleasing.
d. Masa yang akan datang secara khusus apakah peralatan ini
diperlukan? Jika tidak, lebih baik mempertimbangkan untuk meleasing
peralatan dibanding dengan membeli yang nantinya tidak akan
berguna.
e. Seberapa stabil beragam proses kerja ini dimana peralatan diperlukan?
Jika proses kerja ini merubah secara signifikan selama umur dari
peralatan, leasing harus diberikan pertimbangan yang serius.
f. Berapa per unit biaya ketika melease peralatan dan ketika membeli
peralatan? Ketika digunakan volume yang tinggi untuk operasi maka
per unit biaya dari dua alternatif ini akan dipertimbangkan.
g. Apa hasil dari break-even analisis? Seringkali membantu dalam
mengambil keputusan dari melease atau membeli peralatan dalam
break-even analisis.
h. Bagaimana jarak periode pengambilan? Juga membantu dalam
membuat keputusan yaitu dari hasil hitung-hitungan. Perhitungan akan
dapat menentukan seberapa jauh harus menggunakan peralatan ini
untuk menutupi biaya.

Untuk membantu manajer administratif membuat keputusan-

keputusan seleksi peralatan, kriteria berikut dapat membantu:
a. Peralatan dipillih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai.
Untuk pekerjaan monoton, mesin merupakan sarana untuk
meningkatkan produksi.
b. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin,
sehingga pelayanan lebih baik, lebih cepat dan hasil positif lainnya.
c. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih
baik, misalnya dibandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan
tangan.
d. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan, karena mesin dapat
memeriksa dan mengendalikan akurasi.
e. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Biaya
layanan, operasional, dan tata letak harus dihitung dalam total
pemasangan peralatan.
f. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat
atau beban jadwal kerja tinggi.
g. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Misalnya
kapasitas digital jumlah yang ditangani, ukuran dan arsip, kecepatan
berputar, jumlah copy yang dibutuhkan, kompesitas proses matematis,
jumlah daftar penyimpanan, daya tahan nilai jual.
h. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang
dipilih. Perlunya perlatihan juga dipertimbangkan.
i. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi
peralatan. Jika peralatan rusak akan menambah biaya operasional.
j. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk
kemudahan opersional, pembelajaran, dan pemeliharaan); fleksibel
(untuk digunakan di berbagai situasi); ringan (dapat digunakan
diberbagai tempat); dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem
kantor tebaru).
k. Sebelum membeli atau menyewa peralatan harus diuji atau dicoba di
kantor. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. Semakin besar
atau mahal mesinnya, masa uji coba akan lebih lama, seperti yang
telah dibahas di bab 2.
l. Perlu dilakukan standarisasi peralatan kantor, dengan melakukan
standarisasi ukuran, gaya, dan merk.

a. Pengadaan
Seleksi furniture dan peralatan kantor merupakan tugas penting
manajer kantor. Furniture kantor yang akan digunakan dalam waktu
lama, lebih sering dibeli dari pada disewa. Tetapi berbeda dengan
peralatan kantor, yang mudah rusak dan terus mengalami
perkembangan teknologi. Selanjutnya akan terus di bahas
pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan, pemeliharaan,
penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan
penggunaan peralatan yang tepat. Meski banyak peralatan kantor yang
 dibeli tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan
dengan cara sewa. Dalam beberapa tahun terakhir sewa banyak
diminta.
Sewa peralatan adalah kontrak dimana penggunaan peralatan
dapat menggunakan asset dengan membayar pemilik secara berbeda
dalam waktu yang ditentukan. Dalam sewa (leasing), waktu yang
diberikan lebih lama dari rental dan pihak penggunaan tidak berniat
untuk membeli peralatan tersebut. Selama masa sewa, peralatan tetap
menjadi hak pemilik asset dan dapat mengambil kembali peralatan
selama masa sewa berakhir. Semua jenis mesin dan peralatan kantor
seperti peralatan kantor, dapat elektronik dan reprografis, dapat
disewa. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti computer,
mesin absensi, dan pemindai optik. Dengan meningkatkan
pengetahuan dan pengalaman dibidang proses data, manajer lebih
sering membeli komputer murah daripada menyewanya. Mayoritas
perusahaan lebih banyak membeli komputer dari pada menyewa.
Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber yaitu bisa langsung
dari pabrik atau distributor pabrik dari penyedia peralatan kantor lokal,
dari perusahaan penyewa berbagai peralatan dari organisasi
perbankan, perusahaan asuransi, dana pension, perusahaan finansial,
dan lembaga keuangan lain yang memberikan layanan sewa.
b. Pertimbangan perawatan peralatan
Peralatan kantor adalah penting namun tidak hanya karena
masalah-masalah memperbarui peralatan, tetapi juga biaya perbaikan
yang dihasilkan dari perawatan yang tidak pas. Umur dari peralatan
kantor dapat menjadi kualitas dari perawatan itu. Dari hari ke hari
operator perawatan peralatan juga meningkatkan unsur kegunaan
peralatan tersebut dan untuk mengurangi jumlah peralatan yang perlu
untuk diperbaiki.
Perawatan peralatan secara tipikal dibangun satu atau tiga
metode yaitu, kontak jasa dengan penyajian peralatan manufaktur atau
jasa agen, jasa dibangun dari panggilan ke rumah departemen jasa.
Beberapa perusahaan menaruh porsi mereka pada kontrak jasa dan
meningkatkan melalui dasar panggilan. Tiga metode tersebut akan
dijelaskan pada paragraf berikut ini.
Kontrak jasa metode perawatan peralatan meliputi kontrak jasa
yang mewakilkan perusahaan manufaktur atau dengan agen jasa.
Kebanyakan kontrak selama satu tahun. Selama jangka waktu kontrak
penyajian manufaktur peralatan atau agen jasa secara umum
bertanggung jawab tidak hanya pada peralatan yang diperbaiki, tetapi
juga untuk perawatan rutin, seperti memberishkan dan meminyaki.
Beberapa kontrak jasa secara khusus dari peralatan akan menerima
pemberishan dan pemberiaan minyak selama satu tahun. Perawatan
secara prefentif seperti karakteristik melalui metode ini tergantung pada
kontrak awal, biaya dari penempatan suku cadang dapat diatasi,
meskipun pemilik dari perusahaan dapat bertanggung jawab dari setiap
bagian penempatan.
Kontrak jasa dibangun untuk beberapa keuntungan penting.
Mungkin kepentingannya adalah sebagai keuntungan pencegahan dari
perawatan. Kegunaan lainnya adalah untuk mengurangi jumlah kertas
kerja yang meliputi semua itu. Jika perawatan dibangun pada dasar
panggilan, kelebihan waktu dari jumlah kertas meliputi penyiapan
voucher dan cheks dapat agak ekstensif. Ketika kontrak jasa
digunakan, kertas kerja hanya diproses sekali dalam setahun.
Kegunaan lain dari kontrak jasa ialah tepat waktu dalam membangun.
Kemungkinan kerugian yang paling tidak signifikan dari kontrak jasa
adalah biaya mereka. Tergantung pada ketentuan dan tipe peralatan
itu, biayanya dapat berkisar dari seratus dolar sampai beberapa ratus
dolar setahun per alat tersebut. Meskipun kontrak jasa lebih mahal,
biaya mereka dapat dibagi-bagi dengan bergam cara. Peralatan akan
bisa lebih panjang waktunya ketika meng-offset dari biaya. Sebelum
perusahaan membeli kontrak jasa, berikut adalah ketentuan dari
kontrak tersebut:
1) Sifat ulasan jasa panggilan, suku cadang dan pegawai.
2) Nomor minimum dari pemeriksaan selama periode kontrak.
3) Ketetapan atau regulasi pada pekerja toko.
4) Kondisi pengulangan.
 Ketika menentukan ketiga perawatan yang digunakan dapat
diidentifikasikan beberapa faktor yang harus dipertimbangkan berikut
ini:
1) Biaya dan ketentuan kontrak.
2) Frekuensi perbaikan peralatan.
3) Dampak pencegahan perawatan dalam meningkatkan umur
peralatan.
4) Ketersediaan beban yang terjadi dalam mempekerjakan orang yang
memperbaiki.
5) Nomor merek yang berbeda dari peralatan kantor yang dimiliki
perusahaan tersebut.
6) Tipe peralatan.
7) Biaya kertas kerja dan perawatan peralatan.
8) Keceptan peralatan yang harus diperbaiki.
c. Kontrak layanan
Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan, memberikan
pelayanan berkala seperti pemeriksaan, penggantian, pembersihan
komponen peralatan, dan sebagainya. Dengan kontrak layanan,
perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. Jika menggunakan
layanan perpanggilan akan menghasilkan biaya. Sedangkan dengan
kontrak, hanya membayar iuran tahunan. Biaya lainnya terkait dengan
waktu yang terbuang, jika mesin rusak. Sehingga pemeliharaan yang
menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian.
Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan
mesin kantor, mesin tik diperiksa satu tahun sekali dan layanan dapat
dipanggil sewaktu-waktu. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk
pemeliharaan peralatan bermacam-macam. Dalam memelihara mesin
tik, beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan
perusahaan layanan mesin tik. Dengan biaya tetap, perusahaan
layanan memeriksa, membersihkan, dan memperbaiki mesin tik secara
berkala.
d. Departemen layanan internal
Untuk memberikan pegawai layanan sendiri, harus perusahaan
besar karena harus memberikan gaji yang tinggi, banyaknya biaya tak
 terduga, biaya pelatihan pegawai, dan biaya untuk menyediakan ruang
kerja. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi, maka
pemeliharaannya sangat penting. Banyak kantor mengeluarkan edaran
bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan
mengurangi biaya perbaikan. Jika ada banyak mesin tik, maka
diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin
tik.
e. Layanan perpanggilan
Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan
perpanggilan sesuai dengan kebutuhan, karena dianggap lebih
ekonomis. Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan, maka panggilan
rutin diperlukan. Jika digunakan kontrak layanan pabrik, maka
panggilan tersebut menjadi masalah pabrik.
f. Penggantian
Peralatan kantor dapat ketinggalan zaman karena adanya model
baru di pasaran. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan
dapat digunakan sampai berkurang efisiennya dan dapat diganti
dengan model baru tanpa banyak kerugian. Kerugian dapat dikurangi
perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu
pembelian.
Furniture dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun
dan dapat dihitung dengan berbagai dengan berbagai metode seperti
garis lurus, unit produksi, keseimbangan-menurun, dan jumlah tahun.
Karena faktor ketinggalan jaman, beberapa peralatan khusus seperti
proses data dapat menyusut lebih cepat. Meski penyusutan dihitung
dengan metode di atas, asset tidak boleh dihitung di bawah nilai
penyusutan. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak
pendapatan jasa pakai aset tahun sebelumnya. Jumlah dana yang
tersedia untuk membayar aset atau produksi investasi lainnya
meningkat. Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset,
jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat.
Jika masa penyusutan dipercepat selama periode 5 tahun, maka dapat
dilakukan tukar tambah setiap 5 tahun dan perusahaan dapat
mengikuti perkembangan teknologi.
 Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan
memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat.
Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap
peralatan, jumlah peralatan baru dapat dibeli, dan jumlah pemeliharaan
dapat dianggarkan. Program penggantian juga membantu perusahaan
dalam mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor,
perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua
dan membutuhkan suku cadang baru. Keuntungan lain adalah moral
perusahaan yang memiliki program penggantian. Karena perusahaan
dapat menunjukkan kepada pelanggan, tamu, dan pegawai tentang
citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap.
g. Pengendalian terpusat
Pengadaan, pemeliharaan dan penggantian peralatan harus
dikendalikan secara terpusat, terutama di kantor besar yang memiliki
banyak peralatan. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan
administratif. Program pengendalian antara lain:
1) Memelihara arsip dan informasi tren peralatan kantor terbaru.
2) Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk asset
perusahaan yang memberikan informasi tentang:
a) Peralatan yang dimiliki atau disewa oleh perusahaan.
b) Tempat peralatan digunakan.
c) Tujuan peralatan digunakan.
d) Nomor seri perusahaan dan pabrik.
e) Deskripsi lengkap jenis peralatan.
f) Tanggal pembelian.
g) Biaya.
h) Data layanan.
i) Biaya pemeliharaan.
j) Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi.
k) Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan
akumulasi).
l) Menyusun standar mesin.
m) Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan.
 n) Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dari
penggantian mesin.
o) Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala.
p) Berfungsi sebagai pengganti semua kebutuhan peralatan di
perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan.
Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. Meski
bukan merupakan fungsi khusus, pengendalian peralatan harus
diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan
perhatian sesuai yang dibutuhkan.
h. Pertimbangan penempatan
Manajer administrasi kantor juga memberi perhatian pada
penempatan peralatan kantor. Umur kegunaan peralatan kantor sering
kali ditentukan dari kegunaan peralatan tersebut dan bahan dasar
peralatan itu. Peralatan dipertimbangkan kegunaannya untuk menjadi
lebih cepat yang mungkin depresianya lebih sedikit waktunya dari tipe
peralatan itu, sebagai contoh tukang ketik menggunakan alat tersebut
setiap hari kerja yang mungkin didepresiasikan dengan periode 5 tahun
meskipun penambahan mesin jarang digunakan mungkin
depresiasinya bisa lebih dari 10 tahun. Pada akhir periode depresiasi,
peralatan ditukar dengan peralatan baru. Menyimpan peralatan kantor
untuk jangka waktu lama bukan jalan yang terbaik karena
depresiasinya dapat menambah biaya itu. Perubahan teknologi atau
proses kerja membuat peralatan menjadi tidak efisien, mungkin bagian
dari peralatan dapat diperbaiki perbagian itu. Pada instansi,
perusahaan dapat mempertimbangkan catatan yang baik pada saat
diperdagangkan, meskipun penentuan dapat menyimpan peralatan
lebih lama.
i. Pertimbangan kontrol persediaan
Manajer administrasi kantor memberikan tanggung jawab untuk
persediaan peralatan. Ketidakhadiran dari kontrol persedian yang
akurat catatannya dapat membuat peralatan itu lebih lama untuk
dikontrol. Kontrol persediaan meliputi pencatatan secara detail dari
setiap peralatan termasuk beberapa informasi sebagai berikut:
 1) Nomor seri dari setiap bagian peralatan yang dimiliki, lease
peralatan atau sewa dari perusahaan itu sendiri.
2) Tanggal pembelian, lease atau sewa peralatan perusahaan itu.
3) Biaya pembelian peralatan.
4) Umur peralatan (termasuk umur aktual atau umur lease).
5) Depresiasi peralatan setiap tahunnya.
6) Nilai buku peralatan.
7) Lokasi dari setiap peralatan.
8) Nomor kontrol persediaan setiap alat tersebut.
9) Biaya meliputi perawatan peralatan.
Menyimpan catatan kontrol persediaan yang terbaru adalah
tindakan kritis yang diperlukan bagi perusahaan. Meskipun dapat
memandu persediaan dari peralatan, kebanyakan perusahaan
mengambil persediaan secara detail dengan dasar tahunan untuk
menentukan apakah atau tidak lokasi yang dicatat mengindentifikasi
peralatan tersebut.

4. Model Ergonomik
Jumlah penghasil furniture yang meningkat mengambil ergonomik
sebagai pertimbangan dalam membuat model furniture kantor. Ergonomik
adalah ilmu pengetahuan tentang hubungan antara pegawai dan
lingkungan sekitarnya. Pengetahuan ergonomik dapat diterapkan secara
langsung pada kursi yang dipakai pegawai. Kursi yang dibuat secara
ergonomik disesuaikan untuk mengakomodasi beragam ukuran dan tubuh
manusia. Kebanyakan kursi semakin siap disesuaikan untuk
mengakomodasi berbagai macam gaya pemakainya. Contoh, jika
pemakai bekerja pada mejanya, posisi terkunci untuk menyangga
punggung sangat dianjurkan. Saat pemakai dalam konferensi,
bagaimanapun juga dapat menyandarkan punggung sangat diinginkan.
Kursi ergonomik dengan mudah menyesuaikannya, seperti: tinggi
punggung, tinggi dudukan, tinggi lengan, mengangkat punggung, dan
tempat duduk serta luas tangan.
Furniture kantor yang dibuat secara ergonomik lebih nyaman,
mengurangi sakit pinggang, kelelahan, dan menyediakan dukungan yang
 lebih baik untuk manusia. Pegawai yang memakai furniture tersebut lebih
mampu untuk membuat lebih banyak tugas yang berkualitas dibanding
hanya memakai furniture biasa.

5. Peranan Manajer Administrasi Dalam Administrasi Kantor

Manajer administrasi kantor memainkan peranan yang sangat
penting dalam proses penyeleksian furniture dan peralatan kantor.
Wilayah di mana manajer ahli bidangnya adalah menentukan kebutuhan
peralatan dan mengevaluasi bagaimana baik bermacam-macam
peralatan yang tersedia sekarang memungkinkan suatu perusahaan
memaksimalkan antara kebutuhan dan fungsinya.
Pada banyak perusahaan, manajer administrasi kantor adalah
individu yang menentukan alternatif mana apakah penyewaan atau
pembelian yang harus dikurangi dalam memperoleh peralatan kantor. Hal
ini melibatkan perhitungan biaya kerja per unit, yang dipengaruhi oleh
volume kerja yang diproses dengan alat-alat. Umumnya, semakin
bertambah volume, maka biaya per unit akan semakin berkurang.
Latar belakang dan perhatian manajer administrasi kantor
memungkinkannya terhadap proses secara langsung dalam memilih
peralatan dan furniture kantor. Tak seorang pun memiliki pemahaman
yang luas dalam keterkaitannya atau pengetahuannya yang luas tentang
proses tersebut.
B. Penelitian yang Relevan
No. Judul Nama Penulis Tahun Nomor Jurnal
1. Pengaruh Penerapan Sistem Muhammad 2017 ISSN : 2407-0491
Informasi Pemeliharaan Amrin Lubis, E-ISSN : 2541-3716
Peralatan Dan Mesin Kantor Isteti Murni, MH.
Pada Efisiensi Arfansyah
2. ANALISIS SISTEM Fransiska 2019 Volume 3, No 1
PENGADAAN DAN Widosari
PEMELIHARAAN BARANG DI Wibawa, Wiedy
KEJAKSAAN NEGERI Murtini, Hery
SURAKARTA Sawiji
3. APLIKASI PELAPORAN AGUS 2020 Volume 5 Nomor. 2
KERUSAKAN PERLENGKAPAN ALAMSYAH
KANTOR MENGGUNAKAN
METODE JSON MELALUI
FUNGSI IP CAMERA
 BAB III

PEMBAHASAN

Berdasarkan pada kajian teori di atas, di dapatkan bahwa setiap kantor

tentunya memiliki berbagai macam kebutuhan salah satu kebutuhan yang
paling mendasar adalah kebutuhan mengenai peralatan dan perlengkapan
kantor, dimana hal tersebut dikatakan sebagai sebagai kebutuhan yang paling
mendasar di karenakan peralatan dan perlengkapan kantor berfungsi untuk
menununjang berbagai aktivitas atau kegiatan kantor. Kebutuhan peralatan
dan perlengkapan yang di butuhkan oleh sebuah kantor harus dilakukan
dengan perencanaan yang tepat, dimana hal tersebut untuk meminimalisir
adanya kerugian atau hal-hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan.

Peralatan dan perlengkapan kantor memiliki berbagai macam jenis dan

memiliki fungsinya masing-masing, namun setiap kantor memiliki
kebutuhannya yang berbeda-beda antara satu dengan lainnya. Oleh karena itu,
diperlukannya perencanaan dan pertimbangan yang nantinya akan
menghasilkan keputusan yang tepat dalam membeli peralatan dan
perlengkapan kantor yang sesuai dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam
pertimbangan tersebut, ada beberapa faktor yang harus di perhatikan oleh
kantor khususnya manajer administrasi yang menangani persoalan tersebut.
Manajer adminstrasi harus mempertimbangkan beberapa faktor dalam
penentuan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor.
 Pertama, mempertimbangkan mengenai seberapa cepat teknologi baru
yang terdapat pada peralatan dan perlengkapan kantor tersebut di sesuaikan
dengan perkembangan teknologi yang ada. Kedua, mempertimbangkan
mengenai biaya yang di keluarkan pada pembelian peralatan dan
perlengkapan kantor tersebut yang di sesuaikan dengan kualitasnya, jadi tidak
hanya mengenai harganya yang mahal namun kualitas juga terjamin. Ketiga,
kekuatan dan kelemahan peralatan dan perlengkapan kantor tersebut, dan lain
sebagainya. Manajer administrasi harus memperhatikan secara detail
mengenai faktor-faktor tersebut untuik menentukan pembelian terhadap
peralatan dan perlengkapan kantor yang dibutuhkan oleh kantor.

Berkaitan dengan kebutuhan peralatan dan perlengkapan kantor, suatu

kantor dalam menentukan kebutuhan yang berkaitan dengan peralatan dan
perlengkapan kantornya harus memperhatikan pada aspek ergonomiknya .
Ergonimik bermakna dalam memastikan suatu peralatan, perlengkapan,
kemudahan proses dan sistem yang digunakan oleh manusia dalam
melakukan sesuatu aktivitas saling berkaitan dan serasi. Hal ini bertujuan untuk
memastikan kegiatan atau pekerjaan tersebut terlaksana dengan baik sesuai
dengan yang di harapkan.

Manajer administrasi memiliki peranan yang sangat penting dalam

menentukan peralatan dan perlengkapan kantor yang dibutuhkan oleh sebuah
kantor. Manajer administrasi kantor adalah individu yang menentukan alternatif
mana apakah penyewaan atau pembelian yang harus dikurangi atau
ditambahkan dalam memperoleh peralatan kantor. Berdasarkan hal tersebut,
manajer administrasi pada kantor harus memiliki berbagai pengetahuan dan
keterampilan yang berkaitan dengan hal tersebut.
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa peralatan

dan perlengkapan kantor sangat mendukung dalam berjalannya suatu
organisasi atau perusahaan, kerna bisa membantu meringankan beban
pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan
kantor. Peralatan dan perlengkapan kantor memiliki berbagai macam jenis dan
memiliki fungsinya masing-masing, namun setiap kantor memiliki
kebutuhannya yang berbeda-beda antara satu dengan lainnya. Oleh karena itu,
diperlukannya perencanaan dan pertimbangan yang nantinya akan
menghasilkan keputusan yang tepat dalam membeli peralatan dan
perlengkapan kantor yang sesuai dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam
pertimbangan tersebut, ada beberapa faktor yang harus di perhatikan oleh
kantor khususnya manajer administrasi yang menangani persoalan tersebut.
Manajer adminstrasi harus mempertimbangkan beberapa faktor dalam
penentuan pembelian peralatan dan perlengkapan kantor.

B. Implikasi
Jika suatu kantor memiliki peralatan dan perlengkapan akantor yang
lengkap dan sesuai dengan kebutuhan, maka pelaksanaan pekerjaan
tugas kantor yang dilakukan akan lebih mudah. Oleh sebab itu, analisis
 kebutuhan peralatan dan perlengkapan kantor yang harus dilakukan
dengan perencanaan dan pengambilan keputusan yang tepat, manajer
administratif harus ditempatkan sesuai dengan bidang dan keahliannya
masing-masing, sehingga kantor tersebut bisa memaksimalkan antara
kebutuhan dan fungsi dari peralatan kantor yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

Cahyanto, Arief. 2009. Aspek Ergonomi di Bidang Kedokteran Gigi. Bandung:

Departemen Ilmu dan Teknologi Material Kedokteran Gigi Fakultas Kedokteran
Gigi Universitas Padjadjaran
Departemen Kesehatan RI. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 5. Jakarta: Depkes RI.
Karyaningsih, Ponco Dewi. 2017. Sistem Analisis Administrasi. Jakarta: Samudra Biru.
Wignjosoebroto, S. 2000. Ergonomi Studi Gerak dan Waktu Teknik Analisis untuk
Peningkatan Produktivitas Kerja. Edisi I Cetakan Kedua. Surabaya: Penerbit
Guna widya.