Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas X Semester II
SMK Negeri 44 Jakarta

Fasilitas dan Lingkungan Kantor

Pertemuan 8

Present By
Rakhmawati
 Fasilitas Kantor
Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office
equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk
membantu kelancaran tugas- tugas tata usaha, yang terdiri perabot
kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Sedangkan
menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan
suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan. Secara
keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan
peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan
prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan
pekerjaan kantor. Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai
berikut: .
 Fasilitas kantor
Fasilitas kantor itu mencangkup atau
meliputi sarana danprasarana kantor.
Karakteristik fasilitas kantor yang mencakup
sarana dan prasarana pendukung dalam
proses aktivitas perubahan atau organisasi:
1. Mempunyai bentuk fisik.
2. Memberikan manfaat dimasa yang akan
datang.
 Pengadaan Fasilitas Kantor
Pengadaan adalah kegiatan penyediaan semua keperluan
barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksaan tugas.
Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang
(dengan plakualifikasi), penunjukan langsung
(plakualifikasi/paskakualifikasi).
Proses pengadaan fasilitas kantor melalui plakulifikasi
dan paskakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh
intansi-intansi pemerintah yang memerlukan pengadaan
fasilitas kantor dalam jumlah besar tak sanggup dilakukan
sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan
orang lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup
kantor perusahaan/organisasi harus disesuaikan dengan
kebutuhan agar tidak mubazir.
 Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor
Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya, tergantung pada
jenis usaha dan besar-kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut, maka sarana
kantor berkaitan dengan mesin dan peralatan, perlengkapan kantor, peralatan kantor, dan peralatan
inventaris lainnya.
1. Sarana kantor
a. Perabot kantor
b. Peralatan/perlengkapan kantor
c. Mesin-mesin kantor
d. Pesawat kantor
e. Interior kantor
2. Prasarana kantor
a. Penambahan nilai estetis
b. Penambahan citra perusahaan di mata kolega dan lingkungan sekitar
c. Tolak ukur kualitas perusahaan atas lingkungan sosial
d. Perwujudan prestasi perusahaan
e. Peningkatan wujud apresiasi seni
 Pemeliharaan Fasilitas Kantor
Tujuan diadakan nya maintance antara lain sebagai
berikut.
1. Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui
oprasi fasilitas secara tepat
2. Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas
produksi
3. Memaksimalkan kapasitas produksi dan pralatan
4. Memaksimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan
proses operasi
5. Menjaga keamanan peralatan
 Lingkungan kantor
Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada di sekitar yang
memperngaruhi perkembangan kehidupan manusia baik langsung
maupun tidak langsung. Lingkungan kantor itu mencakup lingkungan
fisik kantor dan lingkungan sosial kantor.
1. Lingkungan fisik kantor,adalah segala sesuatu yang secara fisik
berada di dalam lingkungan kantor.
Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik
berada di dalam lingkungan kantor.
2. Lingkungan sosial kantor,adalah menunjukan kepada hubungan
antarorang yang terlibat dalam kantor
Lingkungan sosial kantor menunjukkan pada hubungan antarorang
yang terlibat di dalam kantor. Berdasarkan sasaran komunikasi dan
tujuannya itu maka komunikasi yang terjadi dalam hubungan
personil di lingkungan sosial kantor dapat dibedakan menjadi
beberapa macam berikut ini.
a. Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam
situasi formal, sehingga bahasa/istilah/ungkapan yang
digunakan harus merujuk pada kondisi formal.
b. Komunikasi informal, komunikasi ini terjadi dalam hubungan
keseharian baik antarteman sejawat maupun dengan bawahan.
c. Komunikasi internal, komunikasi ini terjadi dan melibatkan
personil-personil dalam lingkup satu kantor.
d. Komunikasi eksternal, komunikasi ini terjadi antarpihak
perusahaan/organisasi dengan pihak diluar lembaga kerja
perusahaan/organisasi tersebut.
e. Komunikasi vertikal, komunikasi ini menunjuk pada kedudukan
ataupun jabatan dalam organisasi.
f. Komunikasi horizontal, komunikasi ini terjadi antarteman
sejawat atau sesama pegawai.
 Ergonomi dalam Penataan Fasilitas
Kantor
1. Pengertian ergonomic
Istilah ergonomi berasal dari bahasa Latin yaitu ergon (kerja) dan
nomos (hukum alam). Ergonomi dapat didefinisikan sebagai studi
tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan kerjanya yang
ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engireering,
manajemen, dan desain/perancangan.
2. Penerapan Ergonomi dan Penataan Fasilitas Kantor
a. Bekerja dalam posisi atau postur normal
b. Mengurangi beban berlebihan
c. Mencakup jarang ruang
d. Minimalisasi gerakan statis
e. Mengurangi stress
f. Minimalisasi titik beban
3. Tata letak fasilitas kantor sesui pendekatan ergonomi
Tata letak fasilitas kantor adalah kumpulan unsur-
unsur fisik yang di atur mengikuti aturan atau logika
tertentu guna mengunjang kelancaran kerja.
a. Sikap dan posisi kerja
b. Antropometri dan Dimensi Ruang Kerja
4. Akibat tidak menerapkan sistem dalam penataan
fasilitas kantor
a. Kejenuhan pada kerja
b. Kelelahan
c. Timbul penyakit akibat kerja
d. Kematian
Fasilitas Kantor dan Lingkugan Kantor
GOOGLE