LAPORAN ERGONOMI PERKANTORAN

DI DINAS KETENAGAKERJAAN KABUPATEN PONOROGO

Eka Sri Maharani

K7520026

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2023

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat,

hidayah dan inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang
dengan judul “LAPORAN ERGONOMI PERKANTORAN DI DINAS
KETENAGAKERJAAN KABUPATEN PONOROGO”.
Kegiatan Magang Perkantoran ini merupakan salah syarat wajib yang
harus ditempuh dalam Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.
Selain untuk menuntas program studi yang penulis tempuh Kegiatan Magang
Perkantoran ini ternyata banyak memberikan manfaat kepada penulis baik dari
segi akademik maupun untuk pengalaman yang tidak dapat penulis temukan saat
berada di bangku kuliah.
Dalam penyusunan laporan magang ini bayak pihak yang telah membantu,
oleh karena itu tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada:
1. Kepada orang tua, keluarga dan teman yang telah banyak memberikan
semangat dan motivasi sehingga dapat menyelesaikan laporan magang ini.
2. Bapak Dr. Hery Sawiji, M.Pd., selaku dosen pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktu dan memberikan saran serta mengarahkan
laporan penulisan hingga selesai.
3. Bapak Jarno , sebagai pembimbing lapangan yang telah memberikan
arahan untuk menyelesaikan program Magang Kewirausahaan
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan magang ini dapat bermanfaat bagi
pembaca dan dapat menjadi gambaran untuk kemajuan laporan ini.

Ponorogo,

Penulis

2
DAFTAR ISI

3
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
1. Makna penting ergonomi perkantoran
Karyawan berpengaruh besar terhadap suatu perusahaan, karena
karyawanlah yang akan mencapai suatu tujuan yang perusahaan inginkan.
Oleh karena itu, penting bagi manajemen kantor untuk memperhatikan
kepuasan karyawan dengan cara menciptakan suasana lingkungan yang
kondusif bagi seluruh masyarakat kantor, yaitu: menyenangkan, nyaman,
dan sejuk sehingga mampu meningkatkan produktivitas kerja.
Ergonomi mengatur interaksi antara pekerja dengan peralatan kerja,
beserta faktor yang mempengaruhinya. Ergonomi memiliki pengaruh
terhadap produktivitas kerja dalam suatu organisasi. Lingkungan kerja
yang dirancang secara ergonomi dapat mendukung pekerjaan lebih efektif
dan efisien.
Ergonomi kantor dapat diartikan sebagai aturan atau pedoman terkait
interaksi atau hubungan antara pekerja dengan ketika melakukan suatu
pekerjaan. Setiap pekerjaan yang dilakukan dimanapun termasuk dikantor
terdapat bahaya yang menimbulkan risiko akan keselamatan dan
kesehatan bagi pekerja. Salah satu risiko kerja adalah bekerja dengan
postur kerja yang tidak normal dan gerakan yang berulang yang dapat
menyebabkan penyakit akibat kerja. Penyakit akibat kerja ini menyerang
bagian otot, saraf, tendon, tulang rawan, dan saraf tulang belakang.
Banyak resiko lainnya yang akan terjadi apabila tidak menerapkan
ergonomi kantor dalam pekerjaan. Maka dari itu, penerapan ergonomi
perkantoran sangatlah penting dan harus diperhatikan.
2. Keterkaitan ergonomi perkantoran dan administrasi perkantoran
Dengan adanya ergonomi perkantoran, kegiatan administrasi
perkantoran dapat berjalan tanpa adanya permasalahan seperti risiko
kecelakaan kerja dan berbagai gangguan kesehatan karyawan. Ergonomi
perkantoran penting untuk diterapkan mengingat pekerja atau karyawan

4
 dalam melakukan proses administrasi selalu menggunakan mesin dan
peralatan elektronik yang telah disediakan oleh perusahaan. Selain itu,
karyawan di suatu perusahaan atau organisasi umumnya menghabiskan
sebagian besar waktu kerjanya dalam ruangan kantor. Hal ini dapat
memicu berbagai gangguan kesehatan karyawan jika karyawan tidak
menerapkan ergonomi kantor dalam proses administrasi yang dilakukan.

B. Tujuan mempelajari Ergonomi Perkantoran

1. Untuk dapat menjelaskan konsep dasar ergonomi kantor

2. Untuk dapat menjelaskan buku pedoman kerja
3. Untuk dapat menjelaskan time and Motion Study dalam kerja
4. Untuk dapat menjelaskan Standar Operating Prosedur atau SOP
5. Untuk dapat menjelaskan Tata ruang kantor
6. Untuk dapat menjelaskan komunikasi kantor
7. Untuk dapat menjelaskan iklim kerja
8. Untuk dapat menjelaskan lingkungan kerja
9. Untuk dapat menjelaskan kesehatan dan keselamatan kerja

5
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Konsep dasar Ergonomi kantor
1. Definisi kantor
Menurut Eko Putro (1999:1) dalam () Istilah kantor berasal dari
bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa inggris dikenal
dengan istlah Office. Istilah kantor dalam bahasa belanda mempunyai
empat pengertian, yaitu:
a. Ruang, kamar kerja atau ruang tulis
b. Markas atau ruang seorang pengusaha beserta staffnya
menjalaankan aktifitas usaha pokoknya
c. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan
d. Instansi, badan, jawatan, atqau perusahaan
Sedangkan istilah office, dalam bahasa inggris memunyai enam
pengertian, yaitu:
a. Kewajiban, tugas atau fungsi
b. Jabatan
c. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta staffnya
menjalankan aktifitas usaha pokoknya
d. Tugas, pekerjaan atau seorang pimpinan beserta staffnya
menjalankan aktifitas usaha pokoknya
e. Jasa pelayanan
f. Tugas, pekerjaan atau komposisi unsur- unsur tertentu
g. Tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja
tata usaha
Jika dirangkum, terdapat tiga pengertian utama dalam istilah
kantor, yaitu:
a. Tempat kedudukan dan kerja seseorang
b. Jabatan seseorang dalam pekerjaan
c. Tugas seorang dalam pekerjaan

6
 Dari penegrtian baik dari bahasa Belanda maupun bahasa Inggris,
dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit organisasi
yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi atau aktivitas
ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.
Menurut The Liang gie (1981:151) menyatakan bahwa Kantor
merupakan keseluruhan gedung dengan ruang- ruang kerjanya yang
menjadi tempat pelaksanaan tatausaha dan kegiatan- kegiatan
manajemen maupun berbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu
organisasi.
Kantor merupakan merupakan proses-proses dalam
penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Kantor dalam
arti luas merupakan seluruh proses kerja sama antara dua orang atau
lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana
tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Sedangkan antor
dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan
berbagai kegiatan administrasi.
Menyimak dari beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan
berdasarkan kesadaran bahwa faktor lingkungan fisik memberikan
sumbangan yang cukup berarti terhadap efisiensi perkantoran maka
diperlukan suatu petunjuk yang mampu melakukan identifikasi.
Ergonomi perkantoran merupakan pilihan untuk memberikan jawaban
dalam menyusun lingkungan kerja yang kondusif.
2. Tujuan dan fungsi kantor
Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan
perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut:
a. Menerima Informasi
Fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala
macam bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon,
pesanan, faktur, dan juga semua laporan tentang segala macam
kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk, kantor

7
 juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih
lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.
b. Merekan Informasi
Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan
informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin
disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman
atau record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan
hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,
rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan
sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan
pengendalian pada perusahaan.
c. Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari
sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi
tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang
membutuhkan secara maksimal. Sebagai contoh, laporan dari
sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan
dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat
dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang
menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara
sistematis didalam kantor.
d. Memberikan Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak
yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen meminta
informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan
berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur dan
disimpan. Sebagai informasi yang disajikan dapat bersifat rutin
dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental.
Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
e. Melindungi Aset/Harta

8
 Disamping yang fungsi yang lainnya, kantor juga memiliki
fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk
informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset
atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi
sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima, merekam,
mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat
melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tepat
penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut
sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan
dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak
bertanggung jawab.
3. Unsur- unsur Kantor
Terdapat beberapa unsur – unsur kantor, yaitu:
a. Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga
perlengkapan lainnya.
b. Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada
hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor,
misalnya seperti: pimpinan, karyawan dan lain-lain.
c. Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada
dikantor.
4. Definisi ergonomi kantor
Ergonomic berasal dari bahasa yunani, yaitu ergos yang berarti
bekerja, dan nomos yang berarti hukum alam atau aturan. Sedangkan
pengertian ergonomic secara istilah dapat disimpulkan bahwa
ergonomic adalah kegiatan yang dilakukan untuk menciptakan sautu
keamanan dan kenyamanan, atau sesuatu yang mempelajari mengenai
hubungan antara manusia dengan lingkungan kerjanya agar
terciptanya kesehatan, keselamatan dan kenyamanan dalam
melakukan pekerjaannya dengan tujuan untuk meningkatkan tingkat
produktivitas karyawannya.

9
5. Prinsip- prinsip ergonomi kantor
Prinsip ergonomi kantor ialah pedoman dalam
mengimplementasikan ergonomi ditempat kerja/kantor. Macleod
(1999) merekomendasikan 12 prinsip ergonomi kantor, antara lain:
a. Bekerja dalam posisi atau postur normal
Postur tubuh sebagai titik awal yang baik untuk mengevaluasi
pekerjaan yang dilakukan. Posisi terbaik untuk melakukan
pekerjaan adalah posisi yang memastikan tubuh "dalam keadaan
netral", yaitu :
1) Menjaga tulang belakang dalam posisi "S-curve" karena
tulang belakang manusia kurang lebih berbentuk seperti
huruf"s". Sangat penting untuk mempertahankan bentuk
"kurva-S" tulang belakang baik saat duduk maupun berdiri.
Bagian punggung bawah merupakan bagian terpenting dari
"kurva-S". Dengan menempatkan satu kaki di pijakan kaki
membantu menjaga tulang belakang sejajar pada saat berdiri.
2) Bekerja dalam waktu lama dengan punggung dalam "kurva C"
dapat memberi tekanan pada punggung. Penopang pinggang
yang baik sering kali membantu untuk mempertahankan kurva
yang tepat di punggung Anda.
3) kurva "kurva V terbalik" menciptakan lebih besar ketegangan
di bagian belakang. Bahkan tanpa mengangkat beban, tekanan
pada tulang belakang semakin besar apabila membungkuk
dengan cara ini.
4) Penggunaan lifter atau filter merupakan salah satu upaya
perbaikan yang dapat dilakukan atau mungkin dengan cara
lain tergantung situasinya.
5) Jaga agar leher tetap selaras. Bagian dari tulang belakang
adalah tulang leher, maka tunduk pada syarat yang sama untuk
menjaga “kurva-S”.

10
 6) Menyesuaikan peralatan merupakan cara yang baik untuk
melakukan perbaikan agar leher tetap berada dalam postur
yang netral.
7) Meletakkan siku di samping tubuh dan bahu agar tetap rileks
untuk menjaga lengan dalam posisi netral.
8) Jaga agar leher tetap sejajar. Tunduk pada persayaratan yang
sama untuk menjaga “kurva-S”, karena Vertebra serviks
adalah bagian dari tulang belakang. Menyesuakan peralatan
adalah cara yang baik untuk memperbaiki leher berada dalam
posisi netral.
9) Pastikan siku berada di sisi tubuh dan bahu tetap rileks agar
menjaga lengan Anda dalam posisi netral.
10) Jaga pergelangan tangan dalam posisi netral. Meletakkan
tanagan di posisi yang sama dengan lengan bawah
meruapakan salah satu cara untuk menjaga pergelangan tangan
tetap dalam posisi netral.
b. Mengurangi beban berlebihan
Kelelahan dan cedera dapat diakibatkan oleh adanya beban
yang berlebihan pada persendian. Misalnya, menarik meja
yang berat dapat menyebabkan beban yang berlebihan pada
punggung. Ada banyak contoh tentang kondisi kerja yang
menimbulkan beban pada tubuh manusia. Sebelum menarik benda
yang besar dan berat, terlebih dulu kenali aktivitas yang dapat
mengakibatkan beban berlebihan, lalu pikirkan bagaimana cara
yang tepat untuk mengurangi beban tersebut.
Contoh lain seperti memegang pegangan di kotak atau
membawa tas jinjing. Adanya pegangan tangan dapat mengurangi
tenaga yang diperlukan tangan untuk membawa beban
dengan jumlah yang sama.
c. Menempatkan peralatan agar selalu dalam jangkauan

11
 Prinsip berikutnya adalah mempertahankan agar benda-benda
mudah untuk dijangkau. Konsep “reach envelope merupakan salah
satu konsepnya. Lengan membentuk setengah lingkaran pada saat
mengulurkan tangan. Idealnya peralatan atau benda yang sering
digunakan berada dalam jangkauan lengan sepenuhnya.
Terkadang, menggapai sesuatu benda secara berlebihan
dikarenakan meja kerja yang terlalu besar.Mengubah meja kerja
berukuran besar menjadi meja berukuran kecil atau membuat
meja kerja bertingkat adalah alternatif solusinya. Sehingga
jangkauan lengan akan terpotong, tetapi meja kerja tetap
memiliki ruang yang luas untuk menaruh barang-barang.
b. Bekerja sesuai dengan ketinggian dimensi tubuh
Segala sesuatu menjadi mudah dengan bekerja pada ketinggian
yang tepat. Sebagian besar pekerjaan harus dilakukan setinggi
siku, baik saat duduk maupun berdiri merupakan salah satu aturan
praktis. Misalnya bekerja menggunakan keyboard komputer.
Namun, terdapat pengecualian pada aturan ini. Pekerjaan yang
lebih berat lebih baik dilakukan di bawah ketinggian siku. Secara
visual pekerjaan yang presisi atau pekerjaan intens lebih baik
dilakukan pada ketinggian di atas siku.
Meninggikan atau memendekkan kaki meja kerja dapat
menyesuaikan ketinggian tempat kerja. Atau untuk mengangkat
pekerjaan di atas papan, maka pekerja dapat meletakkan
sejenis papan di atas meja, oleh karena itu untuk menyesuaikan
kebutuhan pekerja dapat membuat kemiringan meja kerja.
Pekerjaan dapat mengarah ke mata dengan permukaan kerja yang
miring, bukan sebaliknya.
Menggunakan kemiringan permukaan kerja minimal 45 derajat
untuk tugas yang tidak membutuhkan pekerjaan manual seperti
membaca, membungkukkan kepala, dan batang leher ke depan
dapat terkurangi. Sedangkan untuk melihat pekerjaan manual

12
 yang mengharuskan menggunakan tangan, maka tempatkan
permukaan kerja pada sudut sekitar 15 derajat .
c. Mengurangi gerakan berulang dan berlebih
Dalam prinsip ini memperhatikan jumlah gerakan yang
dilakukan terus- menerus, baik menggunakan jari,
pergelangan tangan, lengan, atau punggung.
d. Minimalisasi gerak statis
Beban statis merupakan gerakan menahan dengan posisi yang
sama selama jangka waktu tertentu. Hal tersebut dapat
mengganggu suatu pekerjaan, menciptakan kelelahan, serta
ketidaknyamanan. Rasa kram saat menulis merupakan salah satu
contoh beban statis yang pernah dialami setiap orang. Oleh
karena itu, tidak perlu memegang pensil dengan erat, otot akan
lelah setelah beberapa saat dan mulai sakit karena waktu yang
lama.
e. Minimalisasi titik beban
Duduk di kursi yang memiliki bantalan dan memahami titik-titik
tekanan yang terjadi merupakan suatu keharusan. Yang terjadi
apabila kursi terlalu tinggi atau ketika kaki menggantung sangat
rentan terjadi pada bagian belakang lutut. Pada bagian antara
paha dan bagian bawah meja pun menjadi titik tekanan lain yang
dapat terjadi ketika duduk.
f. Memiliki cukup jarak ruang (clearance)
Konsep clearance yang cukup mudah dikaitkan dengan posisi
kerja. Agar pekerja memiliki ruang yang cukup untuk kepala,
lutut, dan kaki maka perlu mengatur area kerja. Melakukan
banyak hal sepanjang waktu, atau harus bekerja dalam postur
tubuh yang berubah-ubah, atau menjangkau karena tidak ada
ruang untuk lutut atau kaki sangat tidak diinginkan oleh para
pekerja.
g. Melakukan gerakan, olahraga, dan peregangan saat bekerja

13
 Salah satu masalah yang biasanya terjadi. Pada perkantoran
yang pekerjaannya umumnya menggunakan komputer, layar
computer dapat memantulkan cahaya sekitar akibatknya
pencahayaan pada laya computer menjadi masalah besar.
Pencahayaan yang buruk dapat mempengaruhi jenis pekerjaan lain,
misalnya silau, bekerja dalam bayangan pekerja sendiri, serta
cahaya yang tidak mencukupi. Menggunakan “task lighting” yang
disesuaikan dengan kebutuhan pekerja merupakan salah satu
solusi yang tepat untuk mengatasi masalah pencahayaan.
Tubuh manusia perlu dilatih dan diregangkan agar tetap terjaga
kesehatannya. Perlunya melatih secara berkala untuk meningkatkan
fungsi otot dan detak jantung. Latihan yang berbeda di tempat
kerja dapat membantu tergantung pada jenis pekerjaan yang
dilakukan. Pekerja mungkin akan terbantu melakukan
peregangan dan pemanasan sebelum melakukan pekerjaan berat
apabila memiliki pekerjaan yang menuntut fisik.
Pekerja mungkin dapat mengambil waktu untuk istirahat
sesering mungkin untuk melakukan beberapa peregangan apabila
memiliki pekerjaan yang tidak menuntut untuk banyak bergerak,.
Risiko cedera tulang dan otot dapat disebabkan oleh bekerja pada
posisi statis dalam durasi lama. Pekerja harus mengubah postur
tubuh apabila duduk dalam waktu lama, seperti menyesuaikan
kursi naik-turun, mengubah posisi, melakukan peregangan,
dan mengubah posisi sesering mungkin. Apabila dapat bergantian
antara duduk dan berdiri sepanjang waktu maka itu akan ideal.
Menyediakan meja yang dapat bergerak naik turun ntuk beberapa
tugas, seperti layanan pelanggan.
h. Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman
Berbagai hal yang bergantung pada sifat jenis pekerjaan yang
dilakukan tercakup dalam prinsip ini. Pencahayan merupakan salah
satu masalah yang biasanya terjadi. Pada perkantoran yang

14
 pekerjaannya umumnya menggunakan komputer, layar
computer dapat memantulkan cahaya sekitar akibatknya
pencahayaan pada laya computer menjadi masalah besar.
Pencahayaan yang buruk dapat mempengaruhi jenis pekerjaan
lain, misalnya silau, bekerja dalam bayangan pekerja sendiri, serta
cahaya yang tidak mencukupi. Menggunakan “task lighting” yang
disesuaikan dengan kebutuhan pekerja merupakan salah satu solusi
yang tepat untuk mengatasi masalah pencahayaan.
i. Membuat agar display dan contoh mudah dimengerti
Terdapat dua interface penting di dalam sistem manusia dan
mesin di mana peranan penting di dalam hubungan tersebut
dipegang oleh ergonomi. Interface pertama ialah display yang
dapat menghubungkan kondisi mesin terhadap manusia. Interface
kedua ialah control, manusia dapat melakukan penyesuaian respon
dengan umpan balik yang diperoleh dari display tadi.
j. Mengurangi stress dengan meningkatkan organisasi kerja
Menurut Stavroula et al. (2003), dalam hal pekerjaan sehari-hari,
pekerja yang mengalami stres diakibatkan oleh faktor-faktor
berikut:
1) Jenis pekerjaan seperti tugas yang monoton, kurangnya
tantangan, kurangnya variasi, tidak menyenangkannya tugas
2) Beban kerja dan kecepatan kerja seperti waktu yang terlalu
sedikit untuk melakukan pekerjaan, pekerjaan di bawah
tekanan waktu, tidak fleksibel dan ketatnya jadwal kerja, jam
kerja yang tidak terduga, buruknya jadwal shift yang dirancang.
3) Partisipasi dan control seperti partisipasi pengambilan
keputusan serta control yang kurang, misalnya metode kerja,
pekerjaan yang memerlukan kecepatan tinggi.
4) Pengembangan Karier, status, serta kompensasi seperti
keamanan pekerjaan, prospek promosi yang kurang, lemahnya
skema pembayaran, minimnya besaran pembayaran,

15
 ketidakjelasan sistem evaluasi kinerja, dan hubungan
interpersonal.
5) Hubungan kerja, seperti buruknya hubungan dengan rekan
kerja, penindasan, pelecehan, kekerasan, serta tidak adanya
prosedur kerja.
6) Budaya Organisasi, seperti buruknya komunikasi, buruknya
sistem kepemimpinan, kejelasan tentang tujuan organisasi yang
kurang.
7) Permasalahan pribadi, seperti konflik yang menuntut pekerjaan
dan rumah, dukungan di tempat kerja yang kurang, masalah
pekerjaan di rumah yang kurang dukungan.

B. Buku Pedoman kerja

1. Pengertian buku pedoman
2. Macam buku pedoman
3. Peranan buku pedoman
4. Syarat buku pedoman
5. Pedoman organisasi
6. Tata kerja
C. Time and Motion Study
1. Pengertian
2. Prinsip
D. Standar Operating Prosedur/ SOP
E. Tata Ruang kantor
Kantor merupakan sebuah tempat atau ruangan untuk bekerja yang
berhubungan dengan kegiatan tata usaha. Kantor dalam bahasa Inggris
berasal dari kata Office yang memiliki arti tempat untuk memberikan
suatu pelayanan atau dapat disebut ruang tempat bekerja. Sedangkan
manajemen kantor merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk
merencanakan, mengelola, dan mengontrol setiap aktivitas kantor yang

16
memiliki hasil akhirnya berupa pelayanan informasi pada berbagai pihak
yang ada.
Tata ruang kantor atau dapat disebut layout merupakan salah satu
penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran.
Karena kantor merupakan suatu tempat penyedia informasi yang bertujuan
untuk memperlacar tujuan dari suatu perusahaan, maka sangat penting
bagi manajemen perkantoran mengatur tata letak kantor yang membuat
karyawan yang sedang bekerja nyaman, dan puas.
Kantor merupakan bagian penting dalam sebuah perusahaan. Kantor
memiliki peran sebagai pusat administrasi, dimana segala aktifitas
perusahaan yang berlansung memerlukan suasana yang baik, nyaman, dan
teratur sehingga dapat memberikan dampak kenyamanan, keefisienan dan
keefektifitasan dalam bekerja. Jika suatu perusahaan tidak memiliki kantor
yang baik, para karyawan yang bekerja dikhawatirkan merasa jenuh dan
bosan sehingga dapat menghambat produktivitasnya dalam bekerja.
Sedangkan jika suatu kantor menerapkan layout yang baik, maka dapat
menghemat waktu yang dibutuhkan dalam bekerja, memberikan
kenyamanan, serta menghemat biaya.
Selain layout kantor yang perlu diperhatikan, perlengkapan dan
peralatan dalam kantor pun juga memerlukan perhatian. Seluruh peralatan
dan perlengkapan kantor yang ada harus bersifat ergonomis. Atau dapat
dikatakan baik dan tidak membahayakan. Jika tidak termasuk bersifat
ergonomis karyawan yang ada akan merasa tidak nyaman hingga dalam
kondisi bahaya, hal ini jugalah yang akan menghambat produktivitas
dalam bekerjanya.
a. Pengertian
Tata ruang kantor dapat disebut juga layout atau layout kantor.
Tata ruang kantor ini memiliki arti sebagai pengaturan, penyusunan
atau penataan terhadap seluruh yang ada dalam kantor seperti mesin
kantor, peralatan kantor, perabot kantor dan lainnya sehingga karyawan
yang berada di dalamnya dalam bekerja secara baik, nyaman, dan tidak

17
 terkendala dalam bergerak sehingga dapat menciptakan keefisienan
dalam bekerja.
Berikut ini beberapa definisi dari tata ruang kantor menurut
beberapa ahli:
1) Menurut George Terry dan The Liang Gie (1988:200)
menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebtuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci
dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis
dari faktor-daktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan
kerja perkantoran dengan baiya yang layak”
2) Menurut Littlefield dan Peterson (1956:117) menyatakan “Tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan
dan alat perlengkapa pada luas lantai yang tersedia”
Dalam Penataan kantor ini dapat disusun tentang berbagai
kebutuhan ruang dan penggunaannya secara detail dari sebuah ruang
kantor. Hal tersebut memiliki tujuan untuk penggunaan suatu susunan
yang praktis dari berbagai faktor pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya yang seminimal mungkin. Tata ruang kantor ini dapat disusun
berdasarkan aliran pekerjaan yang ada dalam kantor tersebut sehingga
dapat menciptakan ruangan kantor yang dapat membantu para
karyawannya dalam meningkatkan produktifitas kerjanya.
b. Manfaat tata ruang kantor
Selain penting untuk memperhatikan penempatan tata ruang
kantor, penting juga untuk memikirkan jenis tata ruang kantor seperti
apa yang ideal untuk digunakan. Dengan memilih jenis tata ruang
kantor yang tepat dan baik akan memiliki manfaat, diantaranya yaitu :
1) Dapat meningkatkan produktifitas dan keefisienan dapat
bekerja karena dengan pengawasan yang baik
2) Dapat memberikan kesempatan untuk berkembang dengan
kreativitasnya yang tanpa batas bagi karyawan yang ada

18
 3) Meningkatkan komunikasi antar departemen melalui tata ruang
yang benar
4) Jenis tata ruang kantor yang baik juga dapat mengurangi dalam
segi biaya pemeliharaan kantor
5) Dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan melalui penggunaan
peralatan dan mesin yang ada di dalam kantor dengan sebaik
mungkin.
c. Jenis tata ruang kantor
Berikut ini merupakan jenis-jenis dari tata ruang kantor :
1. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Office)
Jenis tata ruang kantor ini sering sekali digunakan oleh perusahaan
berkembang, hingga startup. Seperti namanya, jenis tata ruang
terbuka ini tidak menggunakan sekat pemisah pada setiap
ruangannya atau sengaja membiarkannya terlihat terbuka. Hal ini
dapat meningkatkan komunikasi yang lebih intens atau dianggap
paling efektif di tempat kerja. Jenis kantor seperti ini dapat membuat
kantor terlihat lebih luas. Jensi tata ruang ini memiliki ruang rapat
yang didesain terbuka yang pada umumnya menggunakan ornament
kaca yang transparan. Sehingga, meskipun berada didalam sebuah
ruangan namun orang yang berada di luar ruangan tetap dapat
melihatnya.
Kelebihan tata ruang kantor terbuka:
a) Ruang kantor terlihat lebih luas
b) Komunikasi yang dilakukan para karyawan menjadi lebih
efektif
c) Biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan dan pembangunan
kantor lebih murah
Kekurangan tata ruang kantor terbuka :
a) Tidak adanya privasi bagi karyawan
b) Dapat menggangu konsentrasi karyawan
2. Tata Ruang Kantor Berkamar/Tertutup (Cubical office)

19
 Berbeda dengan tata ruang kantor terbuka yang dibiarkan tidak
memiliki sekat, tata ruang kantor berkamar ini menggunakan sekat-
sekat dan dibiarkan memiliki biliknya masing-masing. Umumnya
digunakan pada gedung kantor formal, dan tata ruang kantor jenis ini
membutuhkan ruangan yang lebih luas. Bentuk kantor tertutup ini
terdapat dua jenis yaitu tertutup secara penuh hingga plafond an
ruangan tertutup hanya sebagaian hingga separuh badan. Untuk
ruangan yang tertutup secara penuh, dapat digunakan sebagai ruang
rapat. Sedangkan untuk ruang yang hanya tertutup separuh badan
umumnya digunakan sebagai ruang kerja karyawan.
Kelebihan tata ruang kantor tertutup:
a) Privasi karyawan terjaga, tertutama yang memiliki pekerjaan
bersifat confidential
b) Menumbuhkan fokus dan menghilangkan gangguan yang ada
c) Lebih nyaman dan tenang
Kekurangan tata ruang kantor tertutup:
a) Membutuhkan lebih banyak ruang kantor, sehingga
membutuhkan ruang yang lebih luas
b) Kantor terlihat lebih sempit karena banyak dinding pemisah
c) Mengeluarkan banyak biaya karena menggunakan banyak
dinding pemisah
d) Komunikasi kurang efektif karena terhalang sekat yang ada
3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Office)
Tata ruang kantor ini termasuk jenis tata ruang kantor yang
terbuka, namun dapat dikatan ini merupakan jenis tata ruang yang
paling unik. Karena tata ruang kantor ini fokus pada desain interior
kantor yang menyenangkan dan unik. Jenis kantor ini melibatkan
penempatan dan pemilihan tanaman, penggunaan cahaya alami, dan
beberapa karya seni. Umumnya, jenis tata ruang seperti ini diterapkkan
oleh perusahaan agency dan kreatif. Tata ruang kantor seperti ini
sangat cocok bagi karyawan yang menginginkan suasana kerja dinamis

20
 dan tidak monoton. Sehingga dalam bekerja terasa nyaman dan
menyenangkan serta produktivitas karyawanpun diklaim lebih baik
karena menggunakan desain yang kreatif tersebut.
Kelebihan
a) Menciptakan lingkungan kerja yang menarik dan menyenangkan
b) Kantor terlihat lebih segar
c) Dapat meningkatkan produktivitas karyawan
Kekurangan
a) Biaya perawatan dan perbaikan relative mahal
b) Desain yang tidak sesuai membuat ruangan terlihat aneh
4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Hybrid Office)
Jenis tata ruang kantor gabungan atau hybrid office dapat
menjadikan solusi tepat jika kesulitan memilih jenis ruang kantor yang
tepat. Karena jenis ruang kantor gabungan ini dapat melengkap seluruh
keunggulan dari jenis tata ruang kantor yang lain. Namun, meski begitu
tata ruang kantor ini masih memiliki kelebihan dan kekurangan.
Kelebihan
a) Dapat menerapkan keunggulan dari berbagai jenis ruang kantor
lainnya
b) Mendesain ruang kantor dengan bebas sesuai keinginan perusahaan
c) Lebih dinamis dan tidak kaku
d) Meningkatkan produktivitas karyawan
Kekurangan
a) Biaya perawatan dan pembangunan kantor relatif mahal
b) Desain ruang kantor terlihat kurang jelas atau kurang tertata
c) Membutuhkan area ruang kantor yang luas.
5. Pentingnya tata ruang kantor
Dengan menyusun tata ruang kantor dengan sebaik mungkin dan
senyaman mungkin tentunya akan mengakibatkan dampak penting atau
manfaat juga, diantanya yaitu :

21
 a) Menciptakan suasananya yang rapih, teratur, bersih sehingga
membuat orang merasa nyaman
b) Dapat menyingkat waktu dan mempermudah dalam mencari suatu
benda
c) Pekerjaan yang dilakukan dapat lebih efektif dan efisien
d) Karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan cepat, tepat, dan
akurat.
6. Azaz tata ruang kantor
Menurut Richard Muther asas-asas dalam tata ruang kantor yaitu :
a. Asas jarak terpendek
Asas ini menunjukkan bahwa dalam penyusunan atau penataaan
sebuah perlengkapan atau peralatan kantor memiliki jarak yang tidak
berjauhan dari karyawannya. Sehingga dalam asas ini
memungkinkan para karyawan dapaat bekerja dengan singkat dan
waktu seefisien mungkin.
b. Asas rangkaian kerja
Asas ini melengkapi dari asas jarak terpendek. Asas ini
menempatkan karyawannya dengan peralatan dan perlengkapan
kantornya berdasarkan rangkaian kerja yang sejalan dengan urutan
penyelesaian suatu pekerjaan. Sehingga karyawan dapapt
menyelesaikan pekerjaannya dengan efektif dan efisien.
c. Asas penggunaan segenap ruangan
Asas ini merupakan asas yang memaksimalkan pemakaian ruangan.
Asas ini tepat digunakan pada ruang kantor yang kecil tetapi
membutuhkan barang yang cukup luas. Jadi dalam asas ini tidak ada
ruangan yang dibiarkan tidak terpakai atau kosong.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja
Berdasarkan asas ini yaitu tata ruang yang baik adalah tata ruang
yang dapat dengan mudah diubah atau disusun kembali dengan
mudah serta tidak membutuhkan biaya yang besar. Perubahan ini

22
 bertujuan untuk memuat suasana baru atau menyesuaikan dengan
kebutuhan yang ada.
e. Asas integrasi kegiatan (Terintegrasi)
Dalam asas ini sangat berhubungan erat dengan asas kesatuan fungsi
dan asas hubungan individual dalam berbagai asas pengorganisasian
kantor. Penngintegrasian ini penting dilakukan agar proses
penyelesaia pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sesuai tujuan
perusahaan.
f. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai Dalam tata ruang
kantor, penerapan keamanan dan kepuasan kerja juga sangat
dibutuhkan. Bisa dikatakan dalam pengaturan tata ruang kantor harus
membuat pekerja didalamnya merasa nyaman, aman dan puas.
Sehingga tujuan dari perusahaan tersebut dapat tercapai dnegan baik
dan maksimal oleh karyawannya.
7. Hal yang harus dipertimbangkan
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan ketika kita menyusun
tata ruang kantor, agar terciptanya kenyamanan dan kepuasan bagi
pekerja. Diantaranya yaitu : a. Pengaturan pencahayaan Pengaturan
cahaya harus tepat dan merata sehingga tidak mengganggu jalannya
suatu pekerjaan. Sumber cahaya ini terdapat dari cahaya alami (natural
lighting) yang berasal dari sinar matahari langsung dan cahaya buatan
(artifisial lighting) yang terbagi atas cahaya langsung, cahaya setengah
langsung, dan cahaya tak langsung. Adapun ciri-ciri bagaimana
pencahayaan yang baik, diantaranya yaitu :  Sinar cukup atau terang
namun yang tidak menyilaukan mata, dikarenakan pencahayaan yang
menyilaukan mata membuat mata lebih cepat terasa lelah sehingga
tidak fokus dalam pekerjaan  Memancar secara merata atau tidak
menimbulkan suatu bayangan. Jika pencahayaan tidak merata dapat
menghambat suatu pekerjaan khususnnya pekerjaan yang membutuhkan
pencahayaan yang baik seperti keuangan dan design b. Pisahkan
ruangan yang membutuhkan kofokusan dengan ruangan yang

23
 menyebabkan kebisingan Misalnya jika ruang keuangan bersampingan
dengan ruangan bagian produksi yang menimbulkan suara yang cukup
keras, hal ini dapat menggangu aktivitas pekerjaan yang dilakukan oleh
karyawan keuangan, hal ini dapat menyebabkan ketidakfokusan hingga
kesalahan fatal. c. Penataan ruang kantor sebaikan memperpendek
jarak tempuh antara bagian yang bersangkutan Dengan jarak yang
pendek, karyawan dapat bekerja secara cepat dan efisien. d. Semua
ruangan digunakan dengan maksimal Dengan tidak membiarkan ada
ruangan yang kosong, maka ruangan dapat digunakan dengan
semaksimal mungkin. Hal ini dapat menghindari dari ruangan yang
terlihat penuh sehingga dapat membuat tidak nyaman. e. Penataan
ruang kantor sebaiknya dirancang yang dapat diubah sewaktu-waktu
sesuai dengan kebutuhan Contoh penyebab yang dapat membuat
berubahnya suatu ruangan yaitu pertambahan pekerja atau gaya
kepemimpinan dalam perusahannya. f. Penataan ruang kantor
sebaiknya mempermudah pengawasan terhadap suatu pekerjaan
Pemilihan warna yang tepat Dalam pemilihan warna terdapat 3
kelompok warna dasar, yaitu:
Merah : memiliki makna panas, gejolak dan semangat. Mengakibatkan
meningkatnya semangat dalam bekerja  Kuning : memiliki dampak
kehangatan seperti matahari sehingga menimbulkan kegembiraan,
riang, dan dapat menghilangkan rasa tertekan  Biru : mempunyai
efek ketentraman, keluasan, dan ketenangan. Memberikan manfaat
dalam mengurangi ketegangan otot dan tekanan darah. Namun,
pemakaian warna biru yang berlebihan akan menimbulkan rasa tertekan
pada karyawan yang ada.
F. Komunikasi kantor
1. Pengertian komunikasi kantor
Pengertian komunikasi menurut Wursanto ( 1987:25) adalah “Suatu
proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain

24
 ( dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain)
yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor”
Komunikasi kantor menurut The Liang Gie mengemukakan bahwa
pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan
komunikasi administrasi. Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie,
1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai
berikut: Administrative communication can best be regarded as a form
of social or human communication informasi which there are these five
elements: A communicator (a speaker, sender, issuer) who transmits
(says, sends, issues) messages (orders, reports, suggestions) to
communicate (addressee, respondent, audience) to influence the
behavior of the communicate, as seen in his response (reply, reaction).
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor
merupakan suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada
pihak lain, dari seseorang kepada orang lain, maupun dari suatu unit
kepada unit lain yang terjadi dalam suatu gedung atau ruang kerja yang
menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan manajemen
maupun berbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
2. Bentuk-bentuk komunikasi kantor
Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi internal
dan komunikasi eksternal.
a. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan semua pesan yang dikirm dan
diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun
informal (Slamet Soesanto, 2001:84). Sedangkan menurut L.G.
Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang
berlangsung di dalam organisasi. Komunikasi ini hanya berlangsung
di dalam lingkungan itu sendiri”. Pada komunikasi internal kita
dapat menemukan tiga dimensi yaitu:
1) Komunikasi vertikal

25
 Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah
(down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward
communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik
(two way traffic communication). (Onong Uchjana Effendy,
2001:123). Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi
bawahan ke atasan, komunikasi ini terjadi dari hierarki
wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi.
Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang
tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah.
Sehubungan dengan hal tersebut, Arni Muhammad
(1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah
menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para
pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke
bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang
berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut
biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan, disiplin,
perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum.
Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan
bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan
yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat
yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari
komunikasi ini adalah pemberian balikan, memberikan saran
dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai
beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad,
1995:117) adalah sebagai berikut:
a) Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat
mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi
dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa
yang disampaikan karyawan.

26
 b) Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang
berharga bagi pembuatan keputusan.
c) Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas
karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan
kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-
ide, saran-saran tentang jalannya organisasi.
d) Komunikasi ke atas memperbolehkan, bahkan mendorong
dasas desus muncul dan membiarkan supervisor
mengetahuinya.
e) Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat
menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang
dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
f) Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi
masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat
keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi.
Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi
vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan,
juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan
tergantung dari kepentingannya masing-masing. Komunikasi dari
atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan
sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian
atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan
yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota
organisasi. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk
1) Pemberian perintah, instruksi dan petunjuk
2) Informasi atau pengarahan
3) Ceramah
4) Teguran
5) Penjelasan

Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan, bawahan

bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak
27
sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan bahan-
bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan, juga sebagai
saluran bagi penyampaian pikiran-pikiran atau perasaan-perasaan
para karyawan, maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara
lain:

1. Laporan
2. Usulan-usulan
3. Saran-saran
4. Keluhan-keluhan
5. Gagasan dan pendapat
Dari uraian-uraian di atas, jelaslah bahwa dalam suatu
organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat
penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan
langkah dalam mencapai tujuan.
2) Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal merupakan komunikasi secara mendatar,
biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf,
sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal pada
umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan
unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan
pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan
demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan
koordinasi.
Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa:
Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar,
antara anggota staf, karyawan sesama karyawan dan sebagainya.
Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal,
komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal.
Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka
sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi,
atau pada waktu pulang kerja (2001:124).
28
 Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat
formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung
nonformal. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja,
disela-sela waktu istirahat, rekreasi, dan setelah tugas pekerjaan.
Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan
penting untuk mengkoordinasikan kegiatan, dapat membantu
interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan, sehingga suasana
menjadi lebih akrab dan tidak formal. Komunikasi horizontal
dapat dilakukan dengan berbagai cara:
Secara langsung, dilakukan dengan cara:
a. Rapat pimpinan, rapat dinas
b. Rapat kerja, musyawarah kerja

Secara tidak langsung, dengan cara:

a. Lisan, misalnya melalui telepon

a. Tertulis, misalnya menggunakan memo, nota dan surat kabar.
(I.G. Wursanto, 1987:53
Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain:
a. Penyampaian informasi
a. Surat tembusan
b. Rapat koordinasi

Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan

mengurangi konflik-konflik yang mungkin timbul, dan
menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan.

3) Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy
(2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross
communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi
dengan karyawan seksi lain. Kemudian I.G. Wursanto
menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi

29
 yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang
berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak
mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53).
Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan
arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan
kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing
pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi
pelaksanaan kerja.
b. Komunikasi Ekternal
Komunikasi eksternal merupakan : “komunikasi antara
pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong
Uchjana Effendy, 2001:128). Lain halnya dengan pendapat
Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ekternal
merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas
manajemen adalah suatu sistem terbuka. Sistem manajemen
semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi
marketing”. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen,
perusahaan-perusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang
lingkup komunikasi, maka komunikasi eksternal ini sering
digunakan.
Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik,
yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak, dan dari
khalayak kepada organisasi:
1) Komunikasi dari organisasi kepada khalayak
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya
bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga
khalayak merasa ada keterlibatan setidaktidaknya ada hubungan
batin.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui
seperti:
a) Majalah organisasi

30
 b) Press release
c) Artikel surat kabar dan majalah
d) Pidato radio
e) Film dokumenter
f) Brosur
g) Leaflet
h) Poster
i) Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy, 2001:129).
Dengan demikian, jelaslah bahwa media massa memiliki
peranan penting dalam menyebarkan informasi, karena melalui
media massa, informasi dapat diterima secara serempak.
2) Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan
umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang
dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan
kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial
(menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak),
maka ini disebut opini publik (public opinion).
Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi.
Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti
kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif,
baik bagi organisasi maupun khalayak.
G. Iklim Kerja
H. Lingkungan kantor
1. Pengertian
Menurut Mardiana (2005) “Lingkungan kerja adalah lingkungan
dimana pegawai melakukan pekerjaannya sehari-hari”. Lingkungan
kerja yang kondusif memberikan rasa aman dan memungkinkan para
pegawai untuk dapat berkerja optimal. Lingkungan kerja dapat
mempengaruhi emosi pegawai. Jika pegawai menyenangi lingkungan
kerja dimana dia bekerja, maka pegawai tersebut akan betah di tempat

31
kerjanya untuk melakukan aktivitas sehingga waktu kerja
dipergunakan secara efektif dan optimis prestasi kerja pegawai juga
tinggi. Lingkungan kerja tersebut mencakup hubungan kerja yang
terbentuk antara sesama pegawai dan hubungan kerja antar bawahan
dan atasan serta lingkungan fisik tempat pegawai bekerja.
Menurut Nitisemito (2001) ”Lingkungan kerja adalah segala
sesuatu yang ada disekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi
dirinya dalam menjalankan tugastugas yang diembankan.”
Selanjutnya menurut Maryati (2008) banyak faktor yang
mempengaruhi kenyamanan kerja, salah satunya bisa diciptakan
melalui perencanaan lingkungan fisik kantor yang baik, dikarenakan
lingkungan fisik kantor secara langsung akan bersentuhan dengan
tubuh kita ,melalui panca indra kemudian mengalir kedalam hati.
Menurut Robbins dan Coulter (2004) lingkungan kerja adalah
lingkungan merujuk pada lembagalembaga atau kekuatan-kekuatan
yang berada di luar organisasi tersebut dan secara potensial
mempengaruhi kinerja organisasi. Lingkungan kerja, menurut
Wursanto (2009) dibedakan menjadi dua macam, yaitu kondisi
lingkungan kerja yang menyangkut segi fisik, dan kondisi lingkungan
kerja yang menyangkut segi psikis”. Kondisi lingkungan kerja yang
menyangkut segi fisik adalah segala sesuatu yang menyangkut segi
fisik dari lingkungan kerja. Sedangkan lingkungan kerja non fisik
merupakan lingkungan kerja yang tidak dapat ditangkap dengan panca
indera, seperti warna, bau, suara, dan rasa.
Suatu kondisi lingkungan kerja dikatakan baik apabila dapat
melaksanakan kegiatan secara optimal, sehat, nyaman dan aman, lebih
jauh lagi lingkungan kerja yang kurang baik dapat menyebabkan tidak
efisiennya suatu rancangan sistem kerja, hal ini dikarenakan pola
lingkungan kerja adalah pola tindakan angota organisasi yang
mempengaruhi efektivitas organisasi secara langsung atau tidak

32
 langsung, yang meliputi kinerja dan produktivitas, absenteisme dan
perputaran, serta keanggotaan organisasi.
2. Jenis lingkungan kerja
a. Lingkungan kerja fisik
Hubungan antara lingkungan fisik dengan kenyamanan kerja sangat
signifikan. Perasaan nyaman berpusat di hati setiap orang,
lingkungan fisik kantor akan bersentuhan langsung dengan tubuh
kita, melalui media panca indera tersebut kemudian mengalir
kedalam hati sehingga lingkungan fisik kantor yang baik akan
menimbulkan perasaan nyaman. Misalnya seseorang akan merasa
nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan
bersih, warna- warna cat dinding atau peralatan kantor serasi, dan
penerangan kantor yang memadai. Bekerja akan lebih tenang kalau
lingkungan kerja tidak bising, tidak ada suara-suara yang
menganggu konsentrasi kerja atau mungkin bekerja akan lebih
nyaman jika sambil mendengarkan musik yang menyemangati atau
yang menimbulkan inspirasi. Menurut Sedarmayanti (2007)
“lingkungan kerja fisik adalah semua yang terdapat disekitar
tempat kerja yang dapat mempengaruhi pegawai baik secara
langsung maupun tidak langsung”. Sedangkan menurut Sarwono
(2005) “Lingkungan kerja fisik adalah tempat kerja pegawai
melakukan aktivitasnya”. Lingkungan kerja fisik mempengaruhi
semangat dan emosi kerja para karyawan. Faktor-faktor fisik ini
mencakup suhu udara di tempat kerja, luas ruang kerja, kebisingan,
kepadatan, dan kesesakan. Faktorfaktor fisik ini sangat
mempengaruhi tingkah laku manusia. Selanjutnya menurut
Sarwono menyatakan “Peningkatan suhu dapat menghasilkan
kenaikan prestasi kerja tetapi dapat pula malah menurunkan
prestasi kerja.” Selanjutnya Lingkungan kerja fisik adalah
keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural
yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin,

33
 2002). Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di
sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam
menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan,
suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-
lain (Nitisemito, 2002). Berdasarkan definisi tersebut dapat
dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di
sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam
melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam
suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya
pengaturan maupun penataan faktorfaktor lingkungan kerja fisik
dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi. Indikator lingkungan
kerja fisik adalah sebagai berikut : 1) Pewarnaan 2) Penerangan
3) Udara 4) Suara bising Ruang gerak 6) Keamanan 7)
Kebersihan
b. Lingkungan kerja non fisik
Menurut Sedarmayanti (2001), “Lingkungan kerja non fisik adalah
semua keadaan yang terjadi yang berkaitan dengan hubungan kerja,
baik hubungan dengan atasan maupun hubungan sesama rekan
kerja, ataupun hubungan dengan bawahan”. Sementara itu,
Wursanto (2009) menyebutnya sebagai lingkungan kerja psikis
yang didefinisikan sebagai “sesuatu yang menyangkut segi psikis
dari lingkungan kerja”. Berdasarkan pengertian-pengertian
tersebut, dapat dikatakan bahwa lingkungan kerja non fisik disebut
juga lingkungan kerja psikis, yaitu keadaan di sekitar tempat kerja
yang bersifat non fisik. Lingkungan kerja semacam ini tidak dapat
ditangkap secara langsung dengan pancaindera manusia, namun
dapat dirasakan keberadaannya. Jadi, lingkungan kerja non fisik
merupakan lingkungan kerja yang hanya dapat dirasakan oleh
perasaan. Berdasarkan pendapat dan uraian tersebut, maka dapat
dikatakan bahwa lingkungan kerja non fisik adalah lingkungan
kerja yang tidak dapat ditangkap dengan panca indera manusia.

34
Akan tetapi, lingkungan kerja non fisik ini dapat dirasakan oleh
para pekerja melalui hubungan-hubungan sesama pekerja maupun
dengan atasan. Kajian tentang lingkungan kerja non fisik
sebagaimana diuraikan di atas bertujuan untuk membentuk sikap
pegawai. Sikap yang diharapkan tentunya adalah sikap positif yang
mendukung terhadap pelaksanaan kerja yang dapat menjamin
pencapaian tujuan organisasi. Sehubungan dengan masalah
pembentukan dan pengusahan sikap, Wursanto (2009)
mengemukakan bahwa unsur penting dalam pembentukan dan
pengubahan sikap dan perilaku, yaitu adalah sebagai berikut. 1)
Pengawasan yang dilakukan secara kontinyu dengan menggunakan
sistem pengawasan yang ketat. 2) Suasana kerja yang dapat
memberikan dorongan dan semangat kerja yang tinggi. 3) Sistem
pemberian imbalan (baik gaji maupun perangsang lain) yang
menarik. 4) Perlakuan dengan baik, manusiawi, tidak disamakan
dengan robot atau mesin, kesempatan untuk mengembangkan
karier semaksimal mungkin sesuai dengan batas kemampuan
masing-masing anggota. 5) Ada rasa aman dari para anggota, baik
di dalam dinas maupun di luar dinas. 6) Hubungan berlangsung
secara serasi, lebih bersifat informal, penuh kekeluargaan. 7) Para
anggota mendapat perlakuan secara adil dan objektif. Pendapat
lain dikemukakan oleh Herman (2008) bahwa “faktorfaktor yang
mempengaruhi lingkungan internal pegawai atau sumber daya
manusia meliputi serikat kerja, sistem informasi, karakter/budaya
organisasi, dan konflik-konflik internal”. Pendapat Herman tersebut
jika disimak cenderung mengarah kelingkungan kerja non fisik.
Jadi dapat dikatakan bahwa faktor-faktor yang tersebut merupakan
faktor yang mempengaruhi lingkungan kerja non fisik. Menurut
Nitisemito (2001) perusahan hendaknya dapat mencerminkan
kondisi yang mendukung kerja sama antara tingkat atasan,
bawahan maupun yang memiliki status jabatan yang sama di

35
 perusahaan. Kondisi yang hendaknya diciptakan adalah suasana
kekeluargaan, komunikasi yang baik dan pengendalian diri.
Membina hubungan yang baik antara sesama rekan kerja, bawahan
maupun atasan harus dilakukan karena kita saling membutuhkan.
Hubungan kerja yang terbentuk sangat mempengaruhi psikologis
karyawan.
I. Kesehatan dan Keselamatan Kerja
1. Pengertian
Keselamatan dan kesehatan kerja difilosofikan sebagai suatu pemikiran dan
upaya untuk menjamin keutuhan dan kesempurnaan baik jasmani maupun
rohani tenaga kerja pada khususnya dan manusia pada umumnya, hasil karya
dan budayanya menuju masyarakat makmur dan sejahtera. Sedangkan
pengertian secara keilmuan adalah suatu ilmu pengetahuan dan
penerapannya dalam usaha mencegah kemungkinan terjadinya kecelakaan
dan penyakit akibat kerja. Kesehatan dan keselamatan Kerja (K3) tidak dapat
dipisahkan dengan proses produksi baik jasa maupun industri.
a) Keselamatan kerja
Keselamatan Kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan
mesin, pesawat, alat kerja, bahan, dan proses pengolahannya, landasan
tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan.
Keselamatan Kerja memiliki sifat sebagai berikut. a. Sasarannya adalah
lingkungan kerja. b. Bersifat teknik. Pengistilahan Keselamatan dan
Kesehatan Kerja bermacam-macam, ada yang menyebutnya Hygene
Perusahaan dan Kesehatan Kerja (Hyperkes) dan ada yang hanya
disingkat K3, dan dalam istilah asing dikenal Occupational Safety and
Health.
b) Kesehatan kerja
Definisi kesehatan kerja adalah spesialisasi dalam ilmu
kesehatan/kedokteran beserta praktiknya yang bertujuan agar
pekerja/masyarakat pekerja beserta memperoleh derajat kesehatan
yang setinggi-tingginya, baik fisik atau mental, maupun sosial dengan
usaha-usaha preventif dan kuratif, terhadap
36
 penyakit-penyakit/gangguan-gangguan kesehatan yang diakibatkan
faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan kerja, serta terhadap penyakit-
penyakit umum. Konsep kesehatan kerja dewasa ini semakin berubah,
bukan sekadar “kesehatan pada sektor industri” saja melainkan juga
mengarah kepada upaya kesehatan untuk semua orang dalam
melakukan pekerjaannya (total health of all at work). Keselamatan kerja
sama dengan hygene perusahaan. Kesehatan kerja memiliki sifat sebagai
berikut. a. Sasarannya adalah manusia. b. Bersifat medis.
c) Kecelakaan kerja
Menurut Sumamur (1967), bahaya adalah sesuatu yang berpotensi
menyebabkan cedera atau luka, sedangkan risiko adalah kemungkinan
kecelakaan akan terjadi dan dapat mengakibatkan kerusakan.
Kecelakaan merupakan sebuah kejadian tak terduga yang dapat
menyebabkan cedera atau kerusakan. Kecelakaan dapat terjadi akibat
kelalaian dari perusahaan, pekerja, maupun keduanya, dan akibat yang
ditimbulkan dapat memunculkan trauma bagi kedua pihak. Bagi pekerja,
cedera akibat kecelakaan dapat berpengaruh terhadap kehidupan
pribadi, kehidupan keluarga, dan kualitas hidup pekerja tersebut. Bagi
perusahaan, terjadi kerugian produksi akibat waktu yang terbuang pada
saat melakukan penyelidikan atas kecelakaan tersebut serta biaya untuk
melakukan proses hukum atas kecelakaan kerja. (Ridley, 2008) Sumamur
berpendapat bahwa kecelakaan tidak mungkin terjadi secara kebetulan
sehingga pasti ada sebab dibalik setiap kecelakaan. Penting sekali agar
suatu kecelakaan diteliti dan ditemukan penyebabnya sehingga dapat
dilakukan usaha untuk mencegah terjadinya kecelakaan tersebut
terulang kembali. Pencegahan kecelakaan bertujuan untuk mengurangi
peluang terjadinya kecelakaan hingga mutlak minimum, mengurangi
bahaya, serta risiko yang dihasilkan dalam suatu kegiatan pekerjaan.
Kecelakaan dapat dibagi menjadi 2 jenis, kecelakaan langsung dan
kecelakaan tidak langsung. Kecelakaan langsung dapat dibedakan
menjadi kejadian kecelakaan sesungguhnya dan juga kejadian nyaris
celaka/hampir celaka. Nyaris celaka adalah sebuah kejadian yang hampir

37
 menyebabkan terjadinya cedera atau kerusakan dan hanya memiliki
selang perbedaan waktu yang sangat singkat. Nyaris celaka tidak
mengakibatkan kerusakan, sedangkan kecelakaan pasti mengakibatkan
kerusakan (Ridley, 2008). Setiap kecelakaan bukan peristiwa tunggal,
namun terjadi karena penyebab yang saling berkaitan yaitu kesalahan
dari sisi perusahaan, sisi pekerja, atau keduanya. Akibat yang
ditimbulkan yakni trauma bagi keduanya, bagi pekerja yaitu cedera yang
dapat memengaruhi terhadap pribadi, keluarga, dan kualitas hidup,
sedangkan bagi perusahaan berupa kerugian produksi, waktu yang
terbuang untuk penyelidikan dan biaya untuk proses hukum. Tindakan
pencegahan kecelakaan bertujuan untuk mengurangi peluang terjadinya
kecelakaan hingga mutlak minimum.
d) Kalkfk
e) afj
2. Tujuan kesehatan dan keselamatan kerja
Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam melakukan
pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan meningkatkan produksi dan
produktivitas nasional. 2. Menjamin keselamatan setiap orang lain yang
berada di tempat kerja tersebut. 3. Memelihara sumber produksi agar dapat
digunakan secara aman dan efisien.
3. Fungsi kesehatan dan keselamatan kerja
Fungsi dari kesehatan kerja sebagai berikut. a. Identifikasi dan melakukan
penilaian terhadap risiko dari bahaya kesehatan di tempat kerja. b.
Memberikan saran terhadap perencanaan dan pengorganisasian dan praktik
kerja termasuk desain tempat kerja. c. Memberikan saran, informasi,
pelatihan, dan edukasi tentang kesehatan kerja dan APD. d. Melaksanakan
survei terhadap kesehatan kerja. e. Terlibat dalam proses rehabilitasi. f.
Mengelola P3K dan tindakan darurat. 2. Fungsi dari keselamatan kerja seperti
berikut. a. Antisipasi, identifikasi, dan evaluasi kondisi serta praktik
berbahaya. b. Buat desain pengendalian bahaya, metode, prosedur, dan
program. c. Terapkan, dokumentasikan, dan informasikan rekan lainnya
dalam hal pengendalian bahaya dan program pengendalian bahaya. d. Ukur,
38
 periksa kembali keefektifan pengendalian bahaya dan program pengendalian
bahaya. 3. Peran Kesehatan dan keselamatan kerja dalam ilmu K3 Peran
kesehatan dan keselamatan kerja dalam ilmu kesehatan kerja berkontribusi
dalam upaya perlindungan kesehatan para pekerja dengan upaya promosi
kesehatan, pemantauan, dan survailan kesehatan serta upaya peningkatan
daya tahan tubuh dan kebugaran pekerja. Sementara peran keselamatan
adalah menciptakan sistem kerja yang aman atau yang mempunyai potensi
risiko yang rendah terhadap terjadinya kecelakaan dan menjaga aset
perusahaan dari kemungkinan loss.
4. Fjiesl;h
5. Kjgdl
6. Ekgjl
7. Kegjsl
8. Dihodrp
9. hkdrp

39