MAKALAH MANAJEMEN KANTOR DAN KETATAUSAHAAN

LINGKUNGAN DAN TATA RUANG KANTOR

DISUSUN OLEH : KELOMPOK 6

Latifah Aini | 19002125

Ira Wahyuni |19002121

Alfin dwi payulan |19002036

Dosen pengampu : Nelitawati, S.Pd,M.Pd,Ph.D

Jurusan Administrasi Pendidikan

Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Padang

2020
 Kata Pengantar

Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta karunia-NYA kepada kami sehingga kami bisa
menyelesaikan makalah yang berjudul “lingkungan dan tata ruang kantor ”
dengan tepat waktu. shalawat dan salam semoga terlimpah kepada baginda
tercinta Nabi Muhammad SAW.
Makalah ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Kantor dan Ketatausahaan. Selain itu,kami berharap makalah ini dapat di
guunakan sebagai pedoman penambah ilmu pengetahuan, acuan pembelajaran
dan lain sebagainaya. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
kata sempurna. Untuk itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca
demi kesempurnaa makalah ini.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada Ibu Nelitawati,
S.Pd,M.Pd,Ph.D selaku dosen pembimbing yang telah membimbing kami
dalam makalah ini.
Demikianlah, makalah ini kami buat. Semoga makalah ini bermanfaat.
Terima kasih.
Penulis,
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di dunia perkantoran, Lingkungan kantor merupakan salah satu hal yang
penting karena dapat mempengarungi kedinamisan suatu tempat dan
produktivitas sebuah organisasi. Oleh sebab itu Lingkungan kantor direncanakan
dengan desain yang sedemikian rupa sehingga tempat kerja menjadi nyaman dan
efisien bagi pegawai kantor.
Selain Lingkungan kantor sebagai penjelasan ruang secara efektif,
Lingkungan kantor juga mampu memberi kepuasan kepada pegawai.
Lingkungan kantor pun mampu menjelaskan suatu proses penentuan kebutuhan
akan ruang dan juga penggunaan ruang secara terperinci, sehingga membuat
kerja berlangsung secara efektif dan efisien.
Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut
menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan
kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat
serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para
pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang kantor merupakan hal penting dalam manajemen perkantoran.
Tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat
bagi organisasi yang bersangkutan di dalam menyelaesaikan pekerjaan. Tata
ruang kantor yang baik juga akan memberikan penyempurnaan tugas-tugas
kantor dan akibatnya mekanisme kerja dapat berjalan dengan lancar. Kondisi
tempat kerja yang menyenangkan dapat meningkatkan semangat kerja, oleh
karena itu dalam menciptakan kondisi tempat kerja yang menyenangkan perlu
direncanakan penataan ruangan yang baik.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud lingkungan kantor?
2. Bagaimana asas dalam tata ruang kantor?
3. Apa saja factor yang mempengaruhi lingkungan kerja fisik?
 4. Apa saja factor yang mempengaruhi lingkungan sosial kantor?
5. Bagaimana bentuk-bentuk tata ruang kantor?
C. Tujuan
1. Agar dapat mengetahui tentang lingkungan kantor.
2. Untuk mengetahui asas dalam tata ruang kantor.
3. Agar dapat mengetahui factor lingkungan kerja fisik.
4. agar dapat mengetahui factor linkungan sosial kantor.
5. Untuk mengetahui bentuk-bentuk tata ruang kantor.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Linkungan Fisik Kantor
a. Pengertian Fisik Kantor
Menurut Komarudin(dalam Gie, 20000) Lingkungan kerja fisik adalah
keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang
mengelilingi atau mempengaruhi individu.

Alex.S.Nitisemito(dalam Joko.2004) Lingkungan kerja fisik adalah

segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi
dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya
penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-
lain.
Menurut Asriel (2016)lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu
yang ada di sekitar karyawan bekerja mempengaruhi karyawan dala
melaksanakan beban tugasnya.
Jadi, adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang
mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah
lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini
diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan
kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.
b. Faktor-faktor lingkungan kerja fisik
1. Pewarnaan
Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan
didalam melaksanakan pekerjaan, dalam arti dapat meningkatkan
semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja
hendaknya mempergunakan warna yang lembut.
Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah
warna putih, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak
lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan
 ketelitian. Masalah warna bukan hanya pada dinding saja, namun
juga warna mesin, peralatan dan bahkan warna seragam yang
dikenakan oleh karyawan.

2. Penerangan
Penerangan dalam ruang kerja karyawan memegang peranan
yang sangat penting dalam meningkatkan semangat karyawan
sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang
berarti bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu
berhasilnya kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.
Atas dasar hal tersebut di atas maka, pemeliharaan sistem
penerangan ini sangat diperlukan di dalam suatu perusahaan,
walaupun demikian sistem penerangan ini hanya menunjang saja
bukan satu-satunya faktor yang menentukan berhasilnya proses
produksi.
3. Udara
Di dalam ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang
cukup, dimana dengan adanya pertukaran udara yang cukup, akan
menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan tersebut. Suhu udara
yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat kerja
karyawan di dalam melaksanakan pekerjaan.
Adapun suhu udara atau temperatur ruang kerja karyawan
yang didapat dipertahankan baik pada musim panas maupun di
musim dingin adalah bahwa suhu udara harus dipertahankan di
bawah 21oC untuk menekan kelembaban.
4. Control suara
Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu
kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan
komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu
berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak
 menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan
terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan
pekerjaan mengakibatkan pekerjaan tersebut salah sehingga jumlah
dan mutu barang yang dihasilkan menurun.
5. Ruang gerak
Dalam suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja
mendapat tempat yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan atau
tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja dengan tenang jika
tempat yang tersedia tidak dapat memberikan kenyamanan.Padatnya
tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi semangat
kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya.
c. Persyaratan lingkungan kantor
1. Kebersihan 7. Fasilitas cuci
2. Luas ruangan kantor 8. Air minum
3. Suhu udara 9. Tempat duduk
4. Ventilasi 10. Lantai, gang, tangga
5. Penerangan cahaya 11. Mesin
6. Fasilitas kesehatan 12. Penjagaan kebakaran.

d. Pentingnya lingkungan fisik kantor

Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek
terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak
orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan)
Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek
mengakibatkan kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan
ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997).
B. Lingkungan Sosial Kantor

Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang
terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan
menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya
dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.

Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi:

1. Komunikasi Formal

Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun

istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi
formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll.

2. Komunikasi Informal

Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar

sejawat maupun dengan bawahan

3. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan

pihak – pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan
lembaga dengan mitra kerja.

4. Komunikasi Internal

Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang –

orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.

5. Komunikasi Vertikal

Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam

organisasi, contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan
para dosen, direktur dengan cleaning service.
 6. Komunikasi Horizontal

Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain

antar dekan di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.

C. Tata ruang kantor

a. Pengertian tata ruang kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah
pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
Nuraida (2008:142) mengatakan “Tata ruang kantor adalah pengaturan
ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas
lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi
pekerja”.

Menurut Drs.The Liang Gie(dalam Asriel.2016 ) mengatakan “Tata

Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan
kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be

defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour
space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan
alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
b. Tujuan tata ruang kantor
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan
arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang
sedang bekerja.
 4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan
dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara
karyawan dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu
dari pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi
dan tamu yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
c. Keuntungan dan manfaat tata ruang kantor
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik
mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan
menemui satu bagian lain.
4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat
sebagai berikut:
1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi
melakukan pekerjaan.
2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3. Pengawasan dapat dipermudah.
4. Hubungan dapat dipercaya.
5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.
d. Asas-asas pokok tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor,
keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana
ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
1. Asas jarak pendek
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah
menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar
sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar
meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah
untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang
tidak terlalu lebar.
2. Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan
pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat
berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah
runtut/teratur.
3. Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang
tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat
diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga
membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
4. Asas perubahan suasana temat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan
baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah
dengan mudah dan cepat.
e. Prinsip-prinsip tata ruang kantor
1) Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis
lurus.
2) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
waktu bepergian.
3) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir
mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
4) Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
5) Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah
ruangan.
6) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai
yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
7) Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus
ditempatkan dibagian depan.
8) Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat
jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
9) Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun
tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
f. Bentuk-bentuk tata ruang kantor
1. Tata ruang tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila
susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

1) Moral pekerja atau staf terjaga

2) Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
3) Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
 4) Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena
tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya :

1) Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

2) Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih
pengap dan gerah.
3) Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan
bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
4) Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun
perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak
sulit menampungnya.
5) Komunikasi antar pegawai tidak lancer.
2. Tata ruang terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang
bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat,
tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka
sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut
pandang.

Keuntungannya:

1) Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

2) Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
3) Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain
tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
4) Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
5) Mudah merubah ruangan.
6) Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat
dilayani dengan cepat dan luwes.
 7) Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit
menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:
1) Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang
diawasi terus menerus.
2) Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3) Pekerja akan kehilangan kepribadian.
4) Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman
sekerja dapat menggangu yang lain.
5) Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan
menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
6) Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan
dengan ruang tertutup.
3. Tata ruang kantor semi tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya
setinggi 1,5 meter.
 Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga
privasi kerja
 kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat
lebih sulit dilakukan.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Lingkungan fisik di mana karyawan bekerja sering mempengaruhi
produktivitas dan kepuasan kerja. Apabila karyawan tidak merasa nyaman
terhadap lingkungan kerjanya, maka hal itu akan mempengaruhi produktivitas
kerja dalam organisasi.

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di

dalam ruangan yang tersedia. Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan
tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaaan kantor, sehingga
perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
produktifitas. Tata ruang melibatkan tiga komponen yaitu peralatan, alur atau
kerja dan hubungan karyawan, komponen ini harus benar-benar dipelajari dan
dianalisi agar karyawan bekerja dengan efisien.

B. Saran

Kantor-kantor pemerintahan perlu menerapkan officelayout sesuai dengan

konsep para ahli manajemen perkantoran modern, karena akan memberikan
keuntungan yang banyak bagi kantor itu sendiri terutama dibidang produktifitas
kerja.
 DAFTAR PUSTAKA

Asriel,dkk. 2016 . Maajemen Kantor . Bandung : Kencana

Gie,T.L. 2002 . Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Joko,kumoro. 2004 . Manajemen perkantoran. Jakarta

Moekijat. 2008 .Administrasi Perkantoran . Bandung : Madar Maju

Sayuti, A.J. 2013 . Manajemen Kantor Praktis. Bandung : Alfabeta

Umam,K. 2014 . Manajemen Perkantoran . Bandung : Pustaka Setia