LINGKUNGAN PERKANTORAN

Disusun Oleh :

Riski Kurniawan : 2210752035

Rio Prasetya Wesa : 2210752038
Rian Hidayat : 2210752033
Rahma Srikandi : 2210752037

KELOMPOK DISKUSI SEMESTER III

MATA KULIAH ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN
TAHUN 2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan kehadirat Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami bisa menyelesaikan penulisan makalah tentang "Lingkungan
Perkantoran".
Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, baik dari
penyusunan maupun tata bahasa penyampaian dalam makalah ini. Oleh karena itu, kami
dengan rendah hati menerima saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki
makalah ini.
Kami berharap semoga makalah yang kami susun ini memberikan manfaat dan juga
inspirasi untuk pembaca.

Palu, 19 November 2023

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di dunia perkantoran, Lingkungan kantor merupakan salah satu hal yang penting
karena dapat mempengarungi kedinamisan suatu tempat dan produktivitas sebuah organisasi.
Oleh sebab itu Lingkungan kantor direncanakan dengan desain yang sedemikian rupa
sehingga tempat kerja menjadi nyaman dan efisien bagi pegawai kantor. Selain Lingkungan
kantor sebagai penjelasan ruang secara efektif, Lingkungan kantor juga mampu memberi
kepuasan kepada pegawai. Lingkungan kantor pun mampu menjelaskan suatu proses
penentuan kebutuhan akan ruang dan juga penggunaan ruang secara terperinci, sehingga
membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien.Dalam melaksanakan tata usaha, suatu
faktor penting yang turut menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat
perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang
tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai
disebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang kantor merupakan hal penting dalam manajemen perkantoran. Tata ruang
kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi organisasi yang
bersangkutan di dalam menyelaesaikan pekerjaan. Tata ruang kantor yang baik juga akan
memberikan penyempurnaan tugas-tugas kantor dan akibatnya mekanisme kerja dapat
berjalan dengan lancar. Kondisi tempat kerja yang menyenangkan dapat meningkatkan
semangat kerja, oleh karena itu dalam menciptakan kondisi tempat kerja yang menyenangkan
perlu direncanakan penataan ruangan yang baik.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat ditarik beberapa rumusan masalah antara lain:
1. Apa saja lingkungan fisik kantor?
2. Apa saja lingkungan sosial kantor?
3. Apa saja faktor-faktor efisiensi kerja?
4. Bagaimana menata ruang kantor?

1.3 Tujuan
Setelah mengetahui rumusan masalah tersebut maka akan di didapatkan tujuan dan manfaatnya
yaitu untuk memahami:
1. Lingkungan fisik kantor
2. Lingkungan sosial kantor
3. Faktor-faktor efisiensi kerja
4. Menata ruang kantor
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN LINGKUNGAN FISIK

1. Pengertian lingkungan fisik kantor
Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-
kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002 : 142).
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat
mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya
penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Alex. S.
Nitisemito, 2002 : 183).
Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala
sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam
melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah
penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor
lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.
2. Faktor-faktor Lingkungan Kerja Fisik
Menurut Badri Munir Sukoco terdapat beberapa faktor yang menjadikan lingkungan
kerja fisik di kantor menjadi lingkungan yang sehat yaitu dengan memahami konsep
pencahayaan, warna, suara, musik, pengondisian dara maupun keamanan yang ideal.
a. Sistem Pencahayaan

McShane (1997) dalam buku Badri Munir Sukoco mendeskripsikan bahwa 80 hingga
85 persen informasi yang diterima pegawai kantor adalah menggunakan indra penglihatan,
seperti membaca surat atau memeriksa nota tagihan pembayaran. Hal ini yang menjadi
kenyamanan visual bagi pegawai di kantor sangat penting karena akan mempengaruhi
produktivitas mereka. Kelelahan pada mata pegawai akan meningkat apabila tingkat cahaya
di ttempat kerja tidak sesuai yang akan mengakibatkan pegawai mengalami ketegangan pada
matanya, sehingga mempengaruhi fisiknya. Hal ini berdampak terhadap penurunan motivasi
pegawai dan mengakibatkan kinerja pegawai menurun. Oleh karena itu, sistem pencahayaan
yang efektif harus memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas,
ruangan serta pegawai itu sendiri.
Keseimbangan cahaya sangat penting. Pencahayaan di lingkungan kerja baru disebut
efektif apabila pegawai merasa nyaman secara visual akibat pencahayaan yang seimbang.
Garris (2005) dalam buku Badri Munir Sukoco memberikan aturan umum bahwa tingkat
pencahayaaan pada area tugas yang dibebankan kepada pegawai sebaiknya 2 hingga 3 kali
pencahayaan sekitar, 5 kali lebih terang dibandingkan ruangan kantor secara keseluruhan, dan
10 kali lebih terang dari lingkungan kantor.[3]
b. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai
dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik
warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologinya baik positif maupun
negatif pada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan ketegangan. Warna pada
perkantoran tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi.
c. Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus
dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas pegawai yang diinginkan. Apabila
tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan
psikologis terhadap mereka akan terjadi. Misalnya, tingkat kebisingan yang terus menerus
berlangsung dapat mengakibatkan kehilangan pendengaran sementara atau permanen bagi
pegawai, disamping mengakibatkan kelelahan fisik dan mental sehingga mengurangi
produktivitas mereka, serta dapat pula menimbulkan keresahan, gangguan dan ketegangan
dengan meningkatnya tekanan darah serta metabolisme tubuh dan dalam waktu lama dapat
mengakibatkan masalah kesehatan yang serius.
Tingkat suara diukur dengan satuan desibel, dan suara terkecil yang dapat didengar
manusia adalah nol desibel. Karena itu, suara dengan intensitas lebih besar memiliki nilai
lebih dari nol. Karena skala desibel berdasarkan logaritma, peningkatan kecil pada nilai
desibel berarti ganda pada suara nyata. Meskipun desibel pada perkantoran adalah 90. dimana
50 desibel sering dipilih. Tingkat desibel 120 atau lebih dapat menyebabkan kehilangan
pendegaran. Tujuan dari sistem kontrol suara adalah untuk menghasilkan privasi dalam
melakukan pembicaraan. Pembicaraan dengan tingkat privasi tinggi akan dapat tercapai
apabila kurang dari 5 persen pembicaraan yang dilakukan dapat dipahami oleh orang
disekitar area tersebut.

d. Udara
Faktor lingkungan lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologi
pegawai adalah kondisi udara di dalamkantor. Jika diasumsikan pegawai akan menghabiskan
90 persen jam kerjanya didalam ruangan, kualitas udara patut menjadi perhatian utama
manajer administrasi. Sebagian besar bangunan perkantoran saat ini memiliki udara yang
mengandung lebih banyak zat kimia dan biologi dibandung di luar ruangan. Hal ini
disebabkan karena kurang terencana dan terpeliharanya sistem HVAC sehingga sirkulasi
udara di dalam kantor berkuran.
Beberapa faktor kualitas udara lain yang perlu diperhatikan adalah temperattur,
kelembaban, ventilasi, serta kebersihan udara. Kontributor utama polusi udara dalam ruangan
yang ditemukan pada kebanyakan bangunan kantor saat ini adalah tingkat kelembaban yang
berlebihan, ventilasi yang tidak cukup, serta asap rokok. Untuk bangunan perkantoran yang
terdapat di area dengan cuaca yang bervariasi, perlu dibangun sistem pengaturan udara yang
terintegrasi untuk setiap musim, sehingga kondisi udara di dalam kantor relatif konstan setiap
harinya.

e. Musik
Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan
kepuasan kerja dan produktivitas kerja pegawai dengan menghilangkan rasa bosen dan
menonton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik juga memberikan efek menenangkan
kelelahan mental dan fisik serta mengurangi keteganga. Tipe musik yang dimainkan akan
mempengaruhi produktivitas karyawan.

f. Konservasi Energi
Salah satu hal yang harus diperhatikan oleh manajer administrasi saat ini adalah
kebutuhan akan penghematan energi. Oleh karena itu, diperlukan langkah-langkah yang
terencana dan terkoordinasi diseluruh bagian organisasi untuk melaksanakan program
penghematan energi. Penghematan energi tersebut dilakukan baik pada sistem pencahayaan
maupun pemanas atau pendingin seperti mematikan lampu jika tidak diperlukan dan
menyesuaikan temperatur area kerja jika tidak digunakan.

g. Keamanan Kantor
Faktor penting lain yang perlu diperhatikan oleh manajer administrasi adalah tingkat
keamanan kantor. Keamanan memiliki dua dimensi yaitu keamanan barang-barang fisik
perusahaaan dan keamanan informasi penting (dokumen dan arsip) apabila hilang akan
mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan. Apabila informasi penting perusahaan sampai
ke tangan pesaing, hal itu dapat mengurangi kemampuan perusahaan untuk tetap bersaing
dalam bisnis.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk menentukan kebutuhan akan keamanan
yang lebih adalah peralatan dan mesin kantor, terminal komputer, file data dan furnitur
kantor. Semakin berharga sesuatu bagi perusahaan, semakin penting mengapa keamanan
harus diberikan.

2.2 Lingkungan Sosial

Lingkungan sosial kantor adalah hubungan antar orang yang terlibat dalam sebuah
kantor. Lingkungan sosial kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat
dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran
tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi
administrasi atau komunikasi organisasi.
Baik organisasi besar, sedang, kecil atau virtual, sharing informasi merupakan bagian
dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu organisasi, kita sedang
memasuki rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai
informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing. Dalam
kenyataannya, komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa komunikasi
internal atau eksternal dalam bentuk komunikasi formal atau informal.
Berdasarkan sasaran komunikasi dan tujuannya itu maka komunikasi dalam organisasi
yang terjadi dalam hubungan personil di lingkungan sosial kantor dapat dibedakan menjadi
beberapa macam berikut ini.
A. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam
organisasi. Sebaggai pegawai, kita adalah orang yang pertama mendengar keluhan pelanggan
atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun.
Informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya.
Singkatnya, kita adalah contact point dalam jaringan komunikasi internal maupun eksternal.
Dan untuk menjamin keberlangsungan komunikasi internal yang baik kita menggunakan:

a. Jaringan Komunikasi Formal

Komunikasi yang dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa/istilah/ungkapan
yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Komunikasi ini dilakukan berdasarkan
rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontal
flow. Walaupun dalam kenyataannya keberadaan struktur tersebut tidak akan dapat
menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain.

b. Jaringan Komunikasi Informal

Komunikasi ini terjadi dalam hubungan keseharian baik antarteman sejawat maupun
dengan bawahan. Komunikasi yang terjadi diantara seluruh bagian organisasi sebagai
perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Bahkan menurut penelitian komunikasi
yang terjadi di suatu organisasi 80% kurang lebih berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan
perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi
dari tangan pertama untuk memberikan tanggapan yang lebih cepat atas suatu masalah yang
terjadi di lapangan dalam jaringan komunikasi informal.

B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari
organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan
maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Misalnya, melakukan
korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat, melakukan kegiatan
sosial dan kegiatan lainnya.
Selain komunikasi diatas ada beberapa alur dan hiararki komunikasi kantor lainnya
yaitu:

1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas kebawah atau dari bawah keatas adalah
komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal
balik. Komunikasi keatas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi ini terjadi
dari hirarki wewenang rendah ke hirarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi ke
bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hirarki wewenang lebih rendah.

2. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komuniakasi ini
dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal
pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan
dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah.
Dengan demikian komunikasi horizontal perlu di bagi perlaksanaan koordinasi.
 3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal adalah komunikasi silang yaitu komunikasi antara pimpinan seksi
dengan karyawan seksi lain. Komunikasi diagonal ini berlangsung antara karyawan pada
tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai
wewenang langsung terhadap pihak lain.[6]

2.3 EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR

A. Definisi Efisien
Kata “efisien” berasal dari bahasa latin efficere yang berarti efficere yang berarti
menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu
pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata
(imbangan akibat-akibat yang dikehendaki terhadap yang tidak dikehendaki) dengan
pengorbanan yang diberikan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil
yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Atau apabila mencapai suatu tingkat
hasil tertentu dengan usaha terkecil yang mungkin diberikan
Definisi efisiensi menurut para ahli, seperti dikemukakan Gie (1997) dalam buku Qiqi
Yuliati dan A. Rusdiana menyatakan bahwa efisiensi adalah suatu pengertian tentang
perhubungam optimal; antara pendapatan dan pengeluaran, kerja keras dan hasilnya, modal
keuntungan, biaya dan kenikmata9tn,. yang ada kalanya juga disamakan dengan ketepatan
atau juga dirumuskan sebagai perbandingan terbaik antara pengeluaran dan penghasilan,
antara suatu usaha kerja dengan hasilnya, perbandingan ini dpat dilihat dari dua segi, yaitu:
1. Segi Hasil
Suatu pekerjaan dapat disebut efisien jika dengan usaha tertentu memberikan
hasil yang maksimal. Hasil yang dimaksud yaitu mengeai kualitas dan kuantitas yang
diperoleh.
2. Segi Usaha
Suatu pekerjaan dapat disebut efisien jika suatu hasil tertentu tercapai dengan
usaha yang minila. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu waktu, biaya
dan metode bekerja.
Perbandingan terbaik antara usaha kerja dan hasilnya dalam setiap pekerjaan
teruatama ditentukan oleh bagaimana pekerjaan itu dilakukan. Jadi efisisen kerja pada
umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara bekerja yang efisien, dilihat dari segi
usaha yang meliputi tiga unsur yaitu waktu, biaya dan metode kerja (tenaga tanpa
sedikitpun), suatu cara bekerja yamh efisien ialah cara yang dengan tanpa sedikitpun
mengurangi hasil yang hendak dicapai yaitu :
1) Cara yang termudah
2) Cara yang teringan
3) Cara yang tercepat
4) Cara yang tersingkat
5) Car yang termurah
 Jadi efisiensi adalah perbandinganc terbaik antara suatu kegiatan denga hasilnya.
Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas dua unsur kegiatan yaitu kegiatan dan hasil dari
kegiatan hasil tersebut. kedua unsur ini masing-masing dapat dijadikan pangkal untuk
mengembangkan. Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi
besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

B. Asas-asas Efisiensi Pekerjaan Kantor

Didalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan supaya sesuatu agar sesuatu dapat
berjalan lebih baik. untuk menscspsi tujusn itu. ada beberapa asas yang perlu diterapkan.
Asas-asas yang perlu diterapkan sebagai berikut.

a. Asas perencanaan
Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa dijalankan dengan
benar, dapat di control dan juga dapat dievaluasi. sehingga dapat diperoleh hasil yang
maksimal (sebesar-besarnya). Perencanaan, berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang
diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan deanga mengadakan perhitungan-perhitungan
secara matang dan pertimbangan yang sebaik-baiknya. perwujudan perencanaan pekerjaan
kantor itu warkat/berkas, pedoman tentang prosedur kantor dan penggunaannya, pedoman
dan perencanaan dan pengendalian formulir.

b. Asas penyederhanaan
Penyederhanaan dilakukan denga tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah
atau lebih ringan untuk dikerjakan. Asas ini meliputi pengunaannya cara-cara lebih mudah,
praktis dan tepat. Dalam pelaksanaan asas ini baisanya dilakukan penelitian tentang
pengguanan waktu dan gerak ( time and motion studi ) dan penelitian terhadap susunan
organisasi dan tata kerja (Organization and method). Dalam penelitian tersebut diadakan
pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau
digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat
sehingga dpat merampingkan struktur organisasi.

c. Asas penghematan
Pemakaian baiaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup
sesuai dengan yang ditintut atau dibutuhkan. penghematan berarti pencegahan penggunaan
material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros.
Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya,
pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang neknisasi pekerjaan kantor
dan pengurusan mesin kantor, pedoaman tentang perhitungan formulir dan lan-lain.
d. Asas penghapusan
Menghapus atau mentiadakan suatu kegiatab yang dianggap kurang perlu, sudah tentu
yang tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai. dalam asas ini dilakukan perimbangan-
pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaliknya
dihapuskan atau ditiadakan.
 e. Asas penggabungan
Menggabungan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam
kemungkinan bisa dikerjakan sekaligus atau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu da
tenaga kerja. Asas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan
sehingga lebih efisisen.[8]

C. Syarat, Sumber, dan Pedoman Efisiensi Kerja

a. Syarat-Syarat Efisiensi Kerja

Pelaksana pekerjaan yang disebut effisiensi kerja ada syarat-syaratnya. Syarat-syarat itu
harus dipenuhi agar supaya efisiensi kerja tercapai.syarat-syarat efisiensi kerja adalah :
1) Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang
ditetapkan.
2) Dalam pelaksanaan harus ekonomis. Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja,
bahan, waktu, peralatan, ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-tepatnya.
Tidak terjadi pemborosan.
3) Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan. Semua dapat dipertanggungjawabkan
dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah di tetapkan
4) Ada pembagian kerja yang jelas. Dengan perhitungan tidak mungkin pekerjaan hanya
dikerjakan oleh seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan.
5) Wewenang dan tanggung jawab harus sama. Yang dimaksud adalah wewenang dan
tanggung jwab dari pimpinan bersangkutan.
6) Prosedur kerja harus peraktis. Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan
dengan kancar dan tidak sulit

b. Sumber Efisiensi Kerja

Sunber efisiensi kerja adalah manusia karena dengan alat pikiran dan pengetahian yang
ada, manusia dapat menciptakan cara kerja yang efisien. sumber efisiensi kerja yang melekat
pada manusia hjdlam keadaan, keahlian dan disiplin.

1) Kesadaran
Kesadaran terhadap arti dan makna efisiensi sangat menbantu usaha ke rah efisiensi
kerja. Kesadaran mendorong seseorang berkeinginan membangkitkan kehendak guna
melakukan sesuatu. Efisiensi kerja erat kaitannya dengan tingkah laku dan sikap hidup
seseorang dapat mengarah kepada perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Oleh karena itu,
penerapan efisiensi kerja tifak dapat diharapkan timbul ketika seseorang, melainkan
merupakan hasil dari proses yang panjang. Kesadaran berbagai salah satu sumber efisiensi
perlu secara terus menerus dipupuk agar usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya
dan waktu.
 2) Keahlian
Suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang ahli hasilnya kan lebih baik dan cepat dari
pada apabila pekerjaan tersebut dilakukan oleh oaring yang bukan ahlinya. Unsur keahlian
dalam efisiensi kerja melekat pada manusia, sama halnya dengan unsur kesadaran. Keahlian
manusia dibidang tertentu peril ditunjang dengan paralatan, agar efisiensi kerja yang akan
dicapai dapat lebih tinggi dari pada tanpa menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa ditunjang
dpat menghasilkan yang terbaik.

3) Disiplin
Disiplin erat hubungan dengan ksadaran, sebab disiplin timbul dari kesadaran.
Kesadaran belum memerlukan waktu lama adan agak sulit dilaksanakan, tatpi disiplin dapat
tumbuh dalam waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan.
Di tempat kerja terdapat berbagai aturan yang menuntut adanya disiplin pegawai dengan
berbagai sanksinya. Usaha untuk menciptakan disiplin pada organisasi antara lain dilakukann
melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara / tata kerja ( prosedur ) yang
sederhana tetapi memadai yang dapat diketahui dan dapat dipahami oleh setiap karyawan
sehingga mereka bisa melaksanakan disiplin tersebut.

c. Pedoman Efisinsi Kerja

Dalam rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien. diperlukan beberapa
pedoaman sebagai berikut:
1) Mengubah pekerjaan rutimatau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.
2) Mengguanakan tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata
3) Memiliki tempat tertentu untuk benda atau catatan
4) Meyimpan benda yang benar-benar penting saja
5) Bejerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil
6) Meyusun pekerjaan menurut rangkain kerja yang tepat
7) Membiasakan mengambil keputusan sekrtika
8) Mengguanakan catatan untuk membantu ingatan
9) Menggunakan tenaga ahli atau pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan

D. Faktor-Faktor Efisiensi Kerja

Menurut The Liang Gie (1996) bahwa penghematan penggunaan sumber-sumber kerja
tersebut tercermin pada cara-cara kerja sebagai berikut:
1) Penggunaan Pikiran
Pekerjaan yang memakai banyak pikiran sebanyak mungkin diubah menjadi
pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan
tenaga jasmani saja. Misalnya : untuk pekerjaan yang menghitung berulang kembali
seperti misalnya upah buruh harian atau harga bahan pembelian bahan bangunan
hendaknya disiapkan tabel-tabel jumlah atau perkalian sehingga tinggal membacanya
dan tidak usah setiap kali menghitung. Ini akan menghemat pikiran dan mengurangi
kemungkinan membuat kesalahan disampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan
lebih cepat.
 2) Penggunaan Tenaga
Pada pekerjaan yang menggunakan jari-jari tangan hendaknya beban kerja dibagi
secara merata masing-masing jari sesuai dengan kekuatannya. Misalnya : mengetik
dengan 10 jari. Contoh lain: benda dan alat kerja yang sangat penting hendaknya
diletakkan dalam lingkungan bidang kerja yang dapat dijangkau dengan tidak usah
menggerakkan badan. Misalnya : jepitan kertas, hekter, penghapus, lem dan pesawat
telepon hendaknya diletakkan di atas meja dalam batas jarak yang terjangkau oleh
tangan tanpa harus berdiri atau memutar badan.

3) Pemakaian Waktu
Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-
baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlembat atau terbengkalai.
Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa
memberikan suatu hasil kerja betapapun kecilnya. Misalnya setiap pejabat hendaknya
menyusun acara dan jadwal kerja untuk harian, mingguan atau setiap bulan atau jangka
waktu baik yang pendek maupun panjang.

4) Penggunaan Ruang
Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat dengan pegawai-
pegawai yang sering menggunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang
terlalu banyak sehingga menghabiskan waktu. Misalnya : lemari, mesin tik, dan
peralatan yang sering digunakan lainnya hendaknya diletakan terdekat dengan pegawai
untuk memelihara jarak yang pendek.

5) Pemakaian Benda
Material dan perlatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak
serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Titik berat hendaknya
ditekankan pada faktor fungsional (yaitu kemanfaatan riil yang dapat diberikan oleh
perbekalan itu) dan bukan faktor prestise. Misalnya: material tatausaha yang sedikit
banyak dapat dipakai untuk berbaggai keperluan seperti potlot dua warna merah-biru,
potlot yang ujung belakangnya diberi karet penghapus, pita mesin tik dua warna,
sedang alat serbaguna misalnya mesin hitung yang lengkap dengan segala macam
perhitungan atau lemari serbaguna. Peralatan ini sesuai dengan kebutuhan hendaknya
dimiliki untuk melancarkan pekerjaan.[11]

2.4 TATA RUANG KANTOR

A. Tujuan dan Manfaat Tata Ruang Kantor

Apabila diperinci, tujuan tata ruang kantor, antara lain adalah:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pegawai karena prosedur kerja di
persingkat.
b. Menjamin proses kelancaran proses pekerjaan;
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja agar lebih efisien;
d. Mencegah pegawai di bagian lain terganggu oleh suara bising dan lainnya;
 e. Menciptakan kenyamanan kerja pegawai;
f. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung kantor;
g. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
 Gerakan pegawai yang sedang bekerja
 Kemungkinan untuk pegawai memanfaatkan ruangan bagi keperluan lain pada
waktu tertentu;
 Perkembangan dan perluasan kegiatan kantor pada kemudian hari (jika
mungkin).
Menurut Khaerul Umam, tata ruang yang efektif akan memberikan manfaat sebagai
berikut:
a. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif;
b. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai;
c. Memberikan kesan positif terhadap pelanggan/konsumen;
d. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada;
e. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai;
f. Mengantisipasi perkembangan organisasi pada masa depan dengan melakukan
perencanaan tata ruang yang fleksibel.
Jadi, secara garis besar, tujuan dan manfaat tata ruang kantor adalah mengatur ruang
kantor secara baik sehingga pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan
lancar. Dengan demikian, komunikasi kerja pegawai semakin lancar, koordinasi dan
pengawasan semakin mudah, akhirnya mencapai efektivitas kerja.[12]

B. Asas-asas tata ruang kantor

Muther dalam sedarmayanti yang dikutip dari buku manajemen perkantoran karya
khoerul umam mengatakan bahwa asas pokok tata ruang kantor adalah sebagai berikut:

a. Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik
adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dalam jarak yang
sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak terpendek.
Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini
dijalankan sejauh mungkin.

b. Asas penggunaan segenap ruang

Suatu tata ruang yang baik adalah yang yang mempergunakan seluruhnya
ruangan yang ada. Ruangan itu tidak hanya sebesar luas ruang lantai (lantai dasar),
tetapi juga ruangan yang vertikal ataupun ke bawah, jadi tidak ada ruangan yang
dibiarkan terpakai.

c. Asas perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik
adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak
memakan baya yang besar.
 d. Asas rangkaian kerja
Menempatkan pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan
dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan
kelengkapan dari asas jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau
alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut
asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan
sampai selesai, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa
jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses
itu selalu mengarah maju ke muka menuju ke penyelesaian. Bentuknya dapat berupa
garis siku-siku, lingkaran atau dapat berupa huruf wujud huruf L atau U.[13]

C. Macam-macam Tata Ruang Kantor

Pada umumnya penataan ruang kantor terdiri atas dua jenis, yaitu:
a. Tata ruang yang terpisah-pisah. Ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa
satuan. Pembagian itu karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar
ataupun karena memang sengaja dibuat pemisah bautan, misalnya plywood atau
dinding kaca.
b. Tata ruang yang terbuka, ruangan kerja tidak di pisah-pisahkan, jadi, semua pegawai
berada dalam satu ruangan besar dan antara pegawai yang satu dan pegawai yang
lainnya saling terlihat.

Menurut Sedarmayanti pada dasarnya terdapat empat macam tata ruang kantor, yaitu
sebagai berikut:
a. Tata ruang kantor berkamar/tertutup (cubicel type offices), yaitu ruang ruang untuk
bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar atau ruang kerja.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:

 Menjamin konsentrasi kerja
 Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia
 Menambah atau menjaga, status pimpinan sehingga selalu terpelihara adanya
kewajiban pimpinan
 Menjamin kebersihan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab serta merasa ikut
memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

 Komunikasi langsung antarpegawai tidak dapat berjalan lancar sehingga
kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
 Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan
penerangan, dan biaya peralatan lainnya.
 Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan
organisasi.
 Mempersulit pengawasan.
 Memerlukan banyak luas lantai.
b. Tata ruang kantor terbuka (open plan office), yaitu ruang kerja yang cukup luas,
ditempati oleh beberapa pegawai untuk bekerja bersama di ruang termaksud tanpa
dipisah oleh penyekat atau pembatas yang permanen.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka;

 Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi;
 Luwes/fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan
biaya tinggi;
 Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja,
dan pembagian peralatan kerja;
 Biaya lebih hemat untuk pemeliharaan ruang kerja, penggunaan kelengkapan
ruangan dan peralatan, penggunaan telepon, dan lain-lain.

Kelemahan tata ruang terbuka:

 Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan karena pegawai
bersenda gurau, mengobrol, dan lain-lain;
 Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi;
 Batas kedudukan, antara pemimpin dan bawahan tidak jelas;
 Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan;
 Kemungkinan tampak adanya tumpukan kertas dan peralatan kerja yang berserakan
sehingga pemandangan kurang baik.
c. Tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama (landscape offices), yaitu ruang
kerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan sebagainya. Bentuk ruang kantor berhias
ini mengupayakan agar lingkungan ruang kantor tampak seperti pemandangan alam
terbuka dan merupakan lingkungan yang nyaman, menyegarkan, dan ekonomis dalam
pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias adalah;

 Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja;
 Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindari;
 Kebisingan atau kegaduhan dapat dihindarkan;
 Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat
meningkat sehingga tujuan organisasi mudah dicapai.

Kelemahan tata ruang kantor berhias:

 Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya;
 Biaya pemeliharaan tinggi;
 Memerlukan tenaga kerja ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
 Tata ruang kantor gabungan, yaitu ruang kantor yang merupakan gabungan antara
bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias. Karena ketiga
bentuk ruang masing-masing mempunyai kerugian, untuk mencegah atau
mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Lingkungan yang efektif yaitu lingkungan yang seimbang dalam arti mampu
meningkatkan elemen lingkungan sedangkan elemen yang lain mengecewakan akan
membuat hasil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Pada banyak instansi, lingkungan kantor
tempat mereka bekerja akan berpengaruh lebih banyak daripada layout tempat kerja mereka.
Kecuali, beberapa elemen dasar manajemen, lingkungan kerja berpengaruh cukup besar
terhadap tingkat produktivitas karyawan dibandingkan faktor lainnya.
Untuk itu, pemahaman dan pengertian akan kebutuhan fisik dan psikologi karyawan
yang dapat dipenuhi dengan penciptaan lingkungan kerja yang kondusif, akan membantu
pegawai mencapai tingkat prokutivitas yang diinginkan

B. Saran
Sebagai mahasiswa administrasi publik yang salah satunya prospeknya adalah bekerja
di lingkungan kantor tentunya penting bagi kita untuk mengetahui dan memahami lingkungan
kantor yang efektif seperti apa yang dibutuhkan sehingga akan mempengaruhi dalam
memudahkan dan melancarkan suatu pekerjaan kantor. Kemudian kritik dan saran yang
membangun juga kami perlukan demi perbaikan penyusunan makalah di masa yang akan
datang.
 DAFTAR PUSTAKA

Khoerul Umam. 2014. Manajemen Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia.

Komarudin. 1993. Manajemen Kantor, Teori dan praktek, Bandung: Trigenda Karya.
Rusdiana, A. & Qiqi Yuliati Zaqiyah. 2014. Manajemen Perkantoran Modern Bandung:
Insan Komunika.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Pekantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Liberty.