BAB VIII

TATA RUANG KANTOR

(OFFICE LAYOUT)

A. Definisi Tata Ruang Kantor (Office Layout)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kerja serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor
sesuai dengan luas lantai dan ruangan kerja yang tersedia sehingga pegawai dapat bekerja dengan
nyaman.

Definisi Tata Ruang Kantor (Office Layout) menurut para ahli:

1. Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran Modern” Tata ruang kantor
adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan
kepuasan bekerja bagi para karyawan.
2. Menurut Litlefeld dan Peterson (1956:117) dalam bukunya “ Modern Office Mangement” tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlangkapan pada luas
lantai yang tersedia.
3. Menurut Geoerge Terry (1985) dalam bukunya “Office Mangement and Control” tata ruang kerja
perkantoran adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari
ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu
untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
4. Menurut Ida Nuraida dalam bukunya “Manajemen Administrasi Perkantoran” tata ruang
perkantoran adalah pengaturan ruang kantor beserta alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai
dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai.
5. Menurut Quible (2002) tata ruang kerja merupakan penggunaan secara efektif serta mampu
memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan
kesan yang mendalam bagi pegawainya.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor
adalah penyiapan atau penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada disuatu kantor.

Menurut The Liang Gie penyusunan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan, diantaranya:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
3. Memungkinkan proses pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu ruang tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui divisi/bagian
tertentu.
5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

B. Manfaat dan Tujuan Tata Ruang Kantor

Jika dikelola dengan baik tata ruang kantor akan memberikan manfaat, diantaranya adalah:

1. Mengoptimalkan penggunaan ruangan yang ada secara efektif.

2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Menjamin efisiensi arus kerja.
4. Meningkatkan produktivitas pegawai.
5. Mengantisipasi kemungkinan pengembangan organisasi dimasa yang akan datang dengan
melakukan perencanaan tata ruang yang fleksibel.
Menurut The Liang Gie Tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memperpendek jarak tempuh antar ruangan.
2. Memudahkan dalam pengawasan terhadap karyawan maupun staf administrasi dalam proses
pekerjaan.
3. Memperlancar aktivitas komunikasi bagian administrasi.
4. Setiap ruang kerja yang ditata secara sfisien memberikan kemudahan untuk berbagai pekerjaan dan
mudah diubah apabia sewaktu-waktu diperlukan.
5. Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.
6. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh, dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi.
7. Mempehatikan kondisi kesehatan dan kepuasan bagi setiap pegawai.

C. Jenis-jenis Tata Ruang Kantor

Berikut adalah Jenis-jenis Tata Ruang Kantor:

1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Tertutup (Cubicle type Offices)

Tata ruang kantor berkamar/tertutup (Cubicle type Offices) adalah tata ruang kantor yang
dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu kedalam ruang kerja untuk
melakukan beberapa aktivitas pekerjaannya. Contohnya, ruang direktur, ruang manajer, ruang
karyawan dan ruang lainnya.

Kelebihan tata ruang kantor berkamar/tertutup:

1. Menjamin konsentrasi kerja.

2. Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia.
3. Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan berdasarkan jabatan antara pegawai dan
pimpinan.
4. Aktivitas antar pegawai tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan.
5. Menimbulkan kesan positif pada relasi kerena perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai.

Kekurangan tata ruang kantor berkamar/tertutup:

1. Pengaturan, penerangan, dan biaya peralatan lainnya cenderung lebih besar.

2. Hubungan pribadi antara pegawai kurang erat karena masing-masing dibatasi oleh sekat atau ruang-
ruang sehingga menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung.
3. Pengawasan kerja pegawai relatip lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
4. Pemakaian ruangan tidak fleksibel dalam mengembangkan sistem organisasi.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Space Offices)

Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Space Office) adalah ruang kerja yang cukup luas dan dapat
ditempati oleh beberapa pegawai untuk bekerja bersama disatu ruangan tanpa dipisah oleh penyekat
atau pembatas yang permanen.

Kelebihan tata ruang kantor terbuka (Open Space Offices):

1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi.

2. Fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan.
3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, dan penyeragaman.
4. Pembagian peralatan kerja lebih terarah.
5. Biaya untuk pemeliharaan ruang kerja lebih hemat.

Kekurangan tata ruang kantor terbuka (Open Space Offices):

1. Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu, contohnya pegawai lebih
sering mengobrol saat bekerja.
2. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas.
3. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan.
4. Kemungkinan adanya tumpukan berkas/kertas yang berserakan membuat pemandangan menjadi
kurang baik.

3. Tata Ruang Kantor Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices)

Tata Ruang Kantor Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices) bertujuan untuk memiliki
pemandangan alam terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman, sejuk
dan menyenangkan.

Kelebihan Tata Ruang Kantor Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices):

1. Pegawai akan merasa nyaman dan betah dalam bekerja.

2. Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindaarkan.
3. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien dan produktivitas kerja dapat meningkat sehingga
tujuan organisasi dapat tercapai.

Kekurangan Tata Ruang Kantor Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices):

1. Biaya ckup tinggi untuk membuat taman dan dekorasi lainnya.

2. Biaya pemeliharaan cukup tinggi.
3. Memerlukan tenaga ahli yang tidak murah.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Offices)

Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Offices) adalah gabungan antara bentuk ruang kantor
berkamar kerja, tertutup dan bertaman hias. Ketiganya memiliki kekurangan, sehingga untuk mencegah
atau mengurangi kerugian yang dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan dengan beberapa unsur
yang terbaik dan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

D. Prosedur tata ruang kantor

Langkah-langkah dalam melakukan prosedur tata ruang kantor:
1. Mengidentifikasi terlebih dahulu aktivitas kantor dan komponen fisik dalam satu kesatuan yang
efisien. Beberapa faktor yang harus diidentifikasi adalah:
a. Pekerjaan yang harus dilaksanakan.
b. Proses yang digunakan.
c. Peralatan mesin yang digunakan.
 d. Ruangan yang tersedia.
e. Penerangan yang tersedia.
f. Karyawan yang melaksanakan.
2. Membuat skema denah (ground chart) dari seluruh unit rencana tata ruang kantor dengan memakai
skala tertentu. Cantumkan panjang dan lebar ruangan serta beri tanda tempat pintu, jendela, dan
lainnya.
3. Penempatan meja dan kursi pegawai dengan peralatan lainnya berpedoman kepada rancangan/pola
yang sudah dibuat.
4. Pembuatan gambar denah/konsep tata ruang harus memperhitungkan kemungkinan
penambahan/pengurangan jumlah pegawai, perubahan peralatan kantor, perubahan prosedur kerja,
perubahan/pengembangan organisasi, dan penambahan/pengaurangan atau perubahan pekerjaan.

E. Ergonomi Tata Ruang Kantor

1. Definisi Ergonomi
Dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas pegawai diperlukan ilmu ergonomi. Ergonomi
berasal dari bahasa Yunani “ergon” yang artinya gerak/kerja dan “nomos” yang artinya alamiah.
Ergonomic artinya gerakan yang efektif dan efisien tanpa menimbulkan kelelahan dan kecelakaan
sesuai dengan kemampuan tubuh, tetapi dapat mencapai hasil kerja yang optimal. Dengan kata lain
Ergonomi adalah ilmu yang meneliti keterkaitan antara manusia dengan lingkungan.
2. Ergonomi dan Tata Ruang Kantor
Ergonomi dan Tata Ruang Kantor adalah penataan dan penyusunan tempat kerja, perabot, dan
perlengkapan mengunakan gerakan yang efektif, efisien, nyaman, dan aman sesuai dengan kemampuan
tubuh manusia, pekerjaan, dan lingkungan kerjanya sehingga menghasilkan kinerja yang produktif.

Hal yang harus diperhatikan dalam penerapan ergonomi dan tata ruang kantor:

1. Komitmen, yaitu kesepakatan secara tidak langsung mengikat antara pimpinan dan pegawai dalam
menjalankan sebuah aturan/program demi mencapai tujuan bersama.
2. Pelatihan, seluruh pegawai perlu mengetahui akan pentingnya penerapan ergonomi agar
produktivitas meningkat.
3. Kelompok bekerja (working group), dibentuk untuk bertanggung jawab terhadap ergonomi tata
ruang kantor.