ALAT DAN PERLENGKAPAN KANTOR

A. Pengertian Peralatan Kantor

Peralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka
waktu yang relatif lama dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan bendabenda yang besar dan berat, memerlukan perawatan yang khusus, serta berharga mahal.
Meskipun tidak semua peralatan kantor berharga mahal, namun secara umum harga-harga
peralatan kantor memang mahal.
Setiap kantor dapat memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha
masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh
perkantoran. Beberapa contoh peralatan kantor yang harus dimiliki oleh perkantoran
diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik, dan lain-lain.
Sedangkan beberapa beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat
diperlukan di antaranya mesin fotokopi, scanner, dan lain-lain.
Mengapa ada beberapa peralatan kantor yang memang harus ada pada sebuah perkantoran? Anda
dapat membayangkan sendiri apa jadinya apabila sebuah perkantoran tidak mempunyai meja,
kursi, atau lemari arsip? Terbayangkan repotnya. Berikut ini akan diuraikan beberapa
kegunaan contoh peralatan kantor.
1. Meja
Meja adalah salah satu furnitur berupa permukaan datar yang disokong oleh beberapa kaki. Meja
umumnya dipasangkan dengan kursi. Meja yang umum tidak memiliki laci, tapi jika berlaci dia
bisa berbentuk meja rias, lemari meja dengan banyak laci, dan lain sebagainya. Meja yang
khusus dipakai untuk bekerja disebut meja tulis atau bangku.
Yang dimaksud meja disini adalah meja yang digunakan oleh pemimpin dan para karyawan
untuk melakukan operasional perkantoran. Meja sangat diperlukan oleh para karyawan yang
secara umum beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan
pemimpin perusahaan.
Kantor yang baik, selain mempunyai meja untuk kegiatan operasional alangkah baiknya jika
menyediakan meja untuk tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada para
tamu yang datang ke kantor dan memberikan kesan yang baik kepada mereka.
2.Kursi
Kursi adalah sebuah perabotan rumah yang biasa digunakan sebagai tempat duduk. Pada
umumnya, kursi memiliki 4 kaki yang digunakan untuk menopang berat tubuh di atasnya.
Beberapa jenis kursi, seperti barstool, hanya memiliki 1 kaki yang terletak di bagian tengah.
Kadang-kadang kursi juga dilengkapi dengan sandaran kaki.
Kursi lipat merupakan salah satu contoh jenis kursi yang sudah cukup terkenal. Dinamakan kursi
lipat karena kursi ini bisa dilipat saat tidak digunakan sehingga lebih praktis ketika disimpan.
Berdasarkan strukturnya, kursi lipat bisa dibedakan menjadi 2 macam yakni kursi lipat meja dan
kursi lipat tanpa meja. Masing-masing jenis kursi lipat ini mempunyai manfaat dan penggunaan
yang berbeda-beda.
3. Lemari arsip
Setiap perkantoran tentunya mempunyai arsip walaupun dalam kapasitas yang tidak terlalu
banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tidak dapat membayangkan
apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map di atas meja atau di dalam laci. Kertas
merupakan benda yang tidak tahan lama mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika
1

setiap perkantoran mempunyai lemari arsip untuk menyimpan arsip-arsip penting yang sangat
berharga bagi suatu perusahaan.
Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan
untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau
warkat
3. Komputer
Seiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih ditemukan.
Sesuai dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan dengan tujuan untuk
memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan canggih tersebut adalah komputer.
Komputer merupakan peralatan elektronik yang tidak hanya mempunyai kemampuan untuk
mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti perhitungan, membuat tabel dan grafik,
membuat gambar, design, dan lain-lain. Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan untuk
mengamankan berbagai dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, dapat
dilakukan penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.
4. Printer
Bagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tidak disertai
denganprinter. Printer merupakan alat yang diperlukan untuk mencetak berbagai dokumen atau
beberapa hasil pekerjaan kita yang dibuat dengan menggunakan komputer. Sebuah perkantoran
yang hanya tidak mempunyai printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa
dokumen penting dengan cepat dan mendesak. Oleh karena itu kebutuhan
terhadap printer merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk dimiliki.
5. Mesin tik
Keperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau suratmenyurat. Kantor-kantor yang sudah modern umumnya sudah tidak lagi menggunakan mesin tik
karena fungsinya sudah digantikan oleh komputer. Meskipun demikian, bagi kantor-kantor yang
ruang lingkup kerjanya belum begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan
terhadap mesin tik masih sangat diperlukan.
6. Scanner
Scanner ini merupakan sebuah perangkat masukkan (input device) komputer yang berguna untuk
memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas kedalam dokumen
digital komputer atau file komputer. Manfaat umum dari scanner ini adalah untuk membuat arsip
dari sebuah dokumen surat dan photo.
7. Fotocopy
Mesin fotokopi adalah sebuah mesin digital yang berfungsi untuk menduplikasikan sebuah
dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat, mudah, dan juga murah. Mesin fotokopi
merupakan mesin yang sangat populer di kalangan para pelajar, guru, pegawai, dan masyarakat
pada umumnya. Biasanya, mesin ini di manfaatkan untuk menduplikat sebuah dokumen.
8. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau
kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan
untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi
juga denganguide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip
2

9. Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam
kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja
B. Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi
peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang yang berukuran kecil, cepat habis,
sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan.
Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas,
tinta printer, map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.
Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kesamaan dalam hal kebutuhan terhadap
perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi
yang sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut.
Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas untuk melakukan kegiatan surat-menyurat
atau mencetak dokumen-dokumen penting lainnya. Berbagai dokumen yang telah diinput ke
dalam komputer tidak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu
juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka
dokumen-dokumen yang siap cetakpun tidak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan
terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.
Begitu juga dengan map, map dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting
dalam bentuk kertas, atau pun untuk mengajukan proposal. Seseorang yang mengajukan proposal
tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.
Begitu juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer yang dapat digunakan untuk
menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti surat-surat
perjanjian yang ditandatangai dan bermaterai tentunya tidak bisa diarsip dalam bentuk
elektronik.
Agar surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan ke dalam
lemari arsip ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map. Penyimpanan surat-surat ke
dalam map juga bertujuan untuk merapikan susunan berbagai dokumen penting agar tidak
berceceran.
1. Kertas
Kertas adalah bahan yang tipis dan rata, yang dihasilkan dengan kompresi serat yang berasal
daripulp. Serat yang digunakan biasanya adalah alami, dan mengandung selulosa dan
hemiselulosa.
Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis, mencetak serta melukis dan banyak
kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas misalnya kertas pembersih (tissue) yang
digunakan untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.
Beragam jenis kertas dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda baik sebagai bahan dasar
pembuatan produk fungsional seperti; bungkus kado, buku tulis, tas kertas, poster, atau sebagai
bahan-bahan dasar pembuatan produk kriya, bahkan media artistik dapat dimanfaatkan sebagai
bahan pembuatan karya seni atau material patung. Berkreasi dengan kertas sungguh merupakan
pengalaman yang menarik.
2. Pencil
3

Pencil merupakan alat tulis yang paling diketahui oleh setiap orang yang sudah bisa menulis.
Karena sejak awal kita belajar menulis, pencillah alat tulis yang paling pertama diperkenalkan
kepada kita. Alasan fleksibelnya (mudah digunakan dan dihapus) menjadikan pencil sebagai
pilihan pertama.
3. Pulpen
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah alat tulis berupa mata pena berujung tajam yang
dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Tinta berbasis air diisi melalui
mata pena dengan mekanisme penyedot yang memasukkan tinta dari botol tinta ke dalam kamar
tinta. Berbeda dengan bolpen, pulpen tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari
kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.
4. Penjepit kertas
Penjepit kertas atau klip adalah alat untuk untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih
berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah dilepas lagi.
Penggunaan klip lebih praktis daripada menggunakan lem atau stapler.
Klip biasanya berupa kawat yang dibengkokkan menjadi bentuk-bentuk seperti segitiga, oval,
atau seperti kupu-kupu. Bahan yang digunakan biasanya logam tapi kadang-kadang ada juga klip
yang dibuat dari plastik.
Kegunaan :
Di tangan orang yang ahli, klip yang dibengkokkan bisa digunakan sebagai pembobol kunci.
Klip juga merupakan alat yang berguna bagi pengguna komputer pribadi dan Macintosh. Laci
CD-ROM dan diskdrive yang tidak mau terbuka bisa dipancing dengan klip. Pengguna komputer
genggamPalm juga dianjurkan untuk menggunakan klip sewaktu perlu melakukan
5. Tinta printer
Jenis tinta yang digunakan untuk mesin printer. Tinta printer ada berbagai macam warna. Dan
yang paling umum adalah warna hitam, kuning, merah dan biru.
jenis-jenis tinta printer yang digunakan, mulai dari biasa, anti air atau yang lainnya. Tinta
Printer ini ada beberapa macam yang mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.
6. Stop Map
Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap
adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan.
Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar
tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas
dokumen.
Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan
bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun
yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada
ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja.
Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan
kombinasihotprint dan emboss.
Stop Map berfungsi untuk menyimpan dokumen atau arsip perusahaan. Stop map juga memiliki
kegunaan untuk menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaan dan
menciptakan reminding ke benak konsumen
7. Taplak meja,
Fungsi taplak meja sebenarnya sangat sederhana. Yaitu sebagai alas meja agar meja terlihat
terhias rapih. Taplak meja saat ini memiliki motif yang beragam, tidak seperti dulu yang hanya
4

bermotif kotak-kotak dengan hiasan bunga-bunga. selingan iklan promosi jual karpet masjid
polos. Benda pengahias meja ini sangat mudah ditemukan dipasar terdekat dari rumah anda.
harganya pun sangat terjangkau.
Banyak saat ini taplak meja berbagai bentuk dibuat, motif dan bahannya pun bermacam-macam.
Tapi carilah taplak meja yang sesuai dengan ukuran meja yang anda miliki. Urusan harga cukup
cari yang terjangkau uang belanja anda, yang penting sesuai selera anda.
Perawatan taplak meja cukup mudah. Perlakukan sesuai bahan yang digunakan. Misalnya dari
kain, cukup di rendam dan dikucek saja bila tidak terlalu kotor agar lebih awet. Kalau bahan lain
seperti rotan atau plastik, cukup di lap saja dengan kain basah. Nah bila taplak meja Anda dari
kain perca yang memiliki banyak jahitan disarankan jangan disikat kerena bisa merusak
jahitannya, cukup dikucek saja.
8. Kalender,
adalah sebuah sistem untuk memberi nama pada sebuah periode waktu (seperti hari sebagai
contohnya). Nama-nama ini dikenal sebagai tanggal kalender. Tanggal ini bisa didasarkan dari
gerakan-gerakan benda angkasa seperti matahari dan bulan. Kalender juga dapat mengacu
kepada alat yang mengilustrasikan sistem tersebut (sebagai contoh, sebuah kalender dinding).
9. Penggaris
Penggaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus.
Terdapat berbagai macam penggaris, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga
(biasanya segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 3060). Penggaris dapat terbuat
dariplastik, logam, berbentuk pita dan sebagainya. Juga terdapat penggaris yang dapat dilipat.
10. Stapler
Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan
sejumlah kertasdengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di
bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.
Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah
tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga memiliki
banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan,
jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di Indonesia untuk membungkus makanan.
Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler.
11. Gunting
Gunting ialah alat yang digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti:

kertas
kertas perak
plastik tipis
makanan
pakaian
tali
kabel.
Gunting lebih baik daripada pisau untuk beberapa penggunaan, seperti memotong
artikel koranmaupun gambar. Juga biasa digunakan memotong rambut. Tidak seperti pisau,
gunting memiliki 2sisi yang tajam.
Sebagian besar jenis gunting tidak terlalu tajam. Gunting anak biasanya tidak tajam, dan sering
5

dilindungi dengan plastik.

Gunting bisa cocok buat orang kidal maupun yang tidak kidal. Menggunakan gunting
di tangan yang salah sulit buat kebanyakan orang.
12. Amplop
Amplop adalah sebuah bungkus dari surat atau benda yang dikirimkan per pos. Sebuah amplop
biasanya terbuat dari kertas yang dipotong berbentuk belah ketupat dan dilipat sedemikian rupa.
Di muka amplop pada sebelah kanan bawah nama dam alamat penerima kiriman pos ini ditulis
sementara biasanya di sebelah kanan atas atau di sebelah belakang nama dan alamat pengirim
ditulis. Sebuah amplop bisa langsung ditutup karena biasanya memiliki perekat.
Amplop terdapat dalam berbagai jenis dan ukuran. Beberapa jenis amplop memiliki jendela
(tembus pandang) sehingga nama dan alamat penerima bisa ditulis dalam surat sendiri.
13. Lem
Lem adalah bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan 2 benda atau lebih. Lem
bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan, maupun bahan kimia dari minyak.
Lem pertama mungkin adalah cairan alami yang berasal dari pohon saat ditebang. Kemudian
orang belajar membuat lem dengan merebus kaki, tulang, ataupun tulang rawan binatang.
Beberapa lem yang kuat pertama kali dibuat dari tulang ikan, karet, atau susu.
Lem sederhana dapat dibuat di rumah dengan mencampur tepung terigu dan air. Lem ini akan
merekatkan potongan-potongan kertas bersama. Banyak seni yang dapat dibuat menggunakan
lem.Kliping adalah karya seni yang dibuat dengan menggunakan lem untuk merekatkan bendabenda berwarna ke kertas.
Beberapa lem dapat dibuat untuk menahan air masuk perahu, bangunan, atau kendaraan. Dalam
kasus ini, lem bisa disebut ca(u)lk. Beberapa bahan buatan manusia, seperti bahan seperti kayu,
dibuat menggunakan lem untuk merekatkan potongan-potongan kecil bahan atau bubuk
14. Selotip
Scoth tape atau selotip transparan merupakan alat bantu untuk merekatkan kertas yang sobek
atau untuk membundel hasil fotokopian. Selain itu, dalam dunia sains selotip transparan juga
bisa digunakan untuk alat pengoreksi bentuk mata dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan
sinar-X.
Keberadaan selotip merupakan karya kreatif seorang penemu asal negeri Paman Sam Amerika
Serikat, pada 1925. Richard Gurley Drew lahir 22 Juni 1899 di St. Paul, Minnesota. Semenjak
kecil dan dewasa, ia tinggal di kota kelahirannya. Pria lulusan Universitas Minnesota ini
memiliki bakat yang luar biasa dalam bidang penemuan, salah satunya melalui penemuan selotip.
15. Tipe X
Adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghapus tulisan yang berupa cairan.
16. Penghapus/setip
Penghapus (juga disebut setip) merupakan salah satu perlengkapan alat tulis yang
merupakankaret lembut yang mampu menghilangkan tanda yang dihasilkan dengan pensil.
Penghapus kenyal seperti karet, dan seringkali bewarna putih atau hitam (walaupun ditemukan
juga coklat atau merah jambu untuk memperindah penampilan sesuai pemanfaatan teknologi).
Terdapat pensil yang dilengkapi dengan penghapus di ujungnya. Penghapus mahal mungkin
mempunyai bahan vinyl atau plastik sebagai tambahan kepada karet.
Penghapus juga merujuk kepada penghapus pada papan tulis seperti papan hitam atau papan
putih. Penghapus papan hitam tradisional merupakan blok kayu berbentuk persegi panjang yang
dibuat dari kain berbahan wol.
6