LECTURE NOTES

Facility Planning and Safety Engineering

Week 5
Teknik Tata Letak Kantor dan Persyaratan
Ruang & Alokasi Area
(Office Layout Techniques and Space Requirements &
Area Allocation)

Facility Planning and Safety Engineering

LEARNING OUTCOMES
On successful completion of this course, student will be able to:
LO 2: Analyze the floor space requirement, machine and facility requirement based on layout
optimization models

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

❖ Teknik Tata Letak Kantor dan Kebutuhan Ruang

• Tujuan dari Desain Tata Letak Kantor
• Jenis Ruang Kantor
• Persyaratan Khusus dan Pertimbangan
• Teknik Tata Letak Kantor
❖ Alokasi Area
• Perencanaan Kebutuhan Ruang
• Penentuan Ukuran Bangunan
• Diagram Blok Tanpa Dimensi
• Prosedur Alokasi Area
• Alokasi Area Kantor

Facility Planning and Safety Engineering

 Teknik Tata Letak Kantor dan Kebutuhan Ruang
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya
didalam ruangan yang tersedia.
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan
kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan
tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

• Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-
mandir yang sebetulnya tidak perlu.
• Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
• Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu
dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
• Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi
suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan
penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat
yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk
bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

Tujuan dari Desain Tata Letak Kantor

a. Minimalkan biaya proyek.
b. Produktivitas karyawan itu penting.
c. Tata letak kantor harus fleksibel.
d. Membersihkan dan memelihara ruang kantor itu mahal.
e. Kebisingan harus dijaga seminimal mungkin.
f. Aliran material serta jarak aliran manusia harus dijaga seminimal mungkin.
g. Ciptakan suasana yang menyenangkan untuk bekerja guna meningkatkan kebanggaan
dan produktivitas.
h. Minimalkan gangguan visual.
i. Ciptakan area resepsi yang menyenangkan.
j. Biaya energi dapat dipengaruhi oleh tata letak dan harus diminimalkan sedapat mungkin.

Facility Planning and Safety Engineering

 k. Setiap karyawan membutuhkan ruang dan peralatan kerja yang memadai.
l. Memberikan kenyamanan bagi karyawan.
m. Memberikan keselamatan bagi karyawan.

Jenis Ruang Kantor

Jenis kantor:
a. Kantor pengawas
b. Ruang kantor terbuka
c. Kantor konvensional
d. Kantor modern

Modern Office

Ruang kantor terbuka yang juga disebut kandang banteng, adalah ruangan besar yang
menampung banyak orang. Keuntungannya adalah:
• Komunikasi lebih mudah.
• Peralatan umum dapat diakses oleh lebih banyak orang.
• Lebih sedikit ruang yang dibutuhkan, dibandingkan dengan kantor pribadi.
• Pemanasan, pendinginan, dan biaya ventilasi dan masalah diminimalkan.
• Pengawasan orang-orang di kantor terbuka lebih mudah.
• Perubahan tata letak lebih cepat dan lebih murah di kantor terbuka.
• File dan literatur dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkan lebih sedikit file
dan salinan majalah dan jurnal.
• Pekerjaan pembersihan, penyedot debu, dan penyapuan berkurang

Facility Planning and Safety Engineering

Kerugian dari kantor terbuka:

• Kurangnya privasi mungkin merupakan masalah terbesar dengan kantor terbuka.

• Kebisingan adalah masalah lain dengan kantor terbuka.
• Ruang kantor terbuka tidak memiliki status yang dibawa oleh kantor pribadi.
• Kerahasiaan beberapa pekerjaan mungkin memerlukan ruang pribadi.

Kantor Konvensional
- Kantor dinding tetap memiliki furnitur independen, empat dinding, dan sebuah pintu.
- Lebih dari satu orang dapat ditugaskan ke kantor.
- Suatu fungsi, seperti akuntansi, pembelian, personalia, dll. dapat dilakukan di kantor.

Kantor Modern
- Menyesuaikan area kerja individu untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
- Tabel dibangun menjadi panel untuk menghemat ruang dan biaya.
- Saluran utilitas (listrik, komputer dan telepon) dapat dibawa dalam panel.
- Dapat diatur ulang untuk memenuhi perubahan kebutuhan organisasi.

Persyaratan Khusus dan Pertimbangan

Privasi mungkin diperlukan oleh beberapa karyawan kantor. Masalah personel harus
didiskusikan secara pribadi. Setiap departemen kantor membutuhkan ruang persediaan atau
area terkontrol. Kantor di pabrik sering memiliki lantai dua, karena langit-langit biasanya
setinggi 20 kaki atau lebih. Departemen yang ditempatkan di lantai dua seharusnya tidak
memerlukan pengunjung dari luar atau banyak bepergian di siang hari. Ruang konferensi dapat
digunakan untuk memberikan privasi saat dibutuhkan di area kantor terbuka. Persyaratan
hukum memaksa perusahaan untuk menyimpan dokumen selama bertahun-tahun. File pusat
mengurangi kebutuhan akan banyak salinan.

Facility Planning and Safety Engineering

Teknik Tata Letak Kantor
- Teknik bagan organisasi
- Flowchart (analisis sistem dan prosedur)
- Diagram kekuatan komunikasi
- Diagram hubungan aktivitas
- lembar kerja aktivitas
- Diagram blok tanpa dimensi
- Penentuan ruang kantor
- Teknik 200 kaki persegi per orang
- Tingkat teknik organisasi
- Teknik stasiun kerja

Facility Planning and Safety Engineering

 Alokasi Area
Definisi alokasi area adalah proses mengalokasikan ruang di antara departemen.dalam suatu
perusahaan, Kebutuhan ruang masing-masing departemen dianalisis dan terdaftar pada tabel
total kebutuhan ruang . Ruang manufaktur, ruang layanan produksi, ruang layanan karyawan,
ruang kantor, dan ruang daerah luar semua ditentukan secara terpisah dan kemudian terdaftar
di tabel/lembar kerja.

Perencanaan Kebutuhan Ruang

Untuk melakukan alokasi ruangan dalam perancangan pabrik ada 3 hal yang perlu
diperhatikan:

1. Ukuran total luas pabrik dan bentuknya adalah informasi sangat awal yang dibutuhkan
dalam proyek untuk merancang bangunan.
2. Menghitung kebutuhan ruang masing-masing departemen, lakukan analisa dan
membuat daftar total kebutuhan ruang dalam tabel
3. Kebutuhan ruang untuk area fabrikasi adalah total dari semua luasan mesin dan
workstation.

Tujuan Area allocation

- Memanfaatkan area yang ada
- Pendayagunaan pemakaian mesin, tenaga kerja dan fasilitas produksi lebih besar
- Meminimumkan material handling
- Mengurangi waktu tunggu dan mengurangi kemacetan
- Memberikan jaminan keamanan, keselamatan dan kenyamanan bagi pekerja
- Mempersingkat proses manufaktur
- Mengurangi persediaan setengah jadi
- Mempermudah aktivitas supervise

Persyaratan Perencanaan Ruang

Berikut ini ada beberapa alokasi area yang dapat dipertimbangkan sedari awal perencanaan,
apabila total kebutuhan ruangan lebih besar dari luasan pabrik yang tersedia, diantaranya :

Facility Planning and Safety Engineering

Ruang bawah tanah atau Basement adalah area besar yang dapat digunakan untuk
menempatkan apa saja, seperti area utilitas, parkiran, dll. Kerugian ke daerah bawah tanah yang
tambahan biaya konstruksi, tangga (safety), elevator (pembatasan aliran), dan biaya
pemeliharaan.
Dengan membuat langit-langit atau plafon yang tinggi, akan terdapat ruang yang disebut truss
atau mezanin, area dimana terletak lebih tinggi 8 feet dari lantai sampai dengan plafon, dapat
di gunakan antara lain untuk penempatan belt conveyor
Atap, biasanya tidak terletak di dalam pabrik, sehingga dapat digunakan untuk tujuan antara
lain: rekreasi, sistem AC sentral, sebagai silo untuk penyimpanan material, untuk menara air,
menara pendingin, pengujian kontrol kualitas, parkir, dan sejenisnya.

Penentuan Ukuran bangunan

Standar dimensi bangunan pada umunya berukuran sebagai bentuk persegi atau persegi
panjang.
Sebaiknya menggunakan rasio panjang : lebar adalah 2: 1 karena berdasarkan aliran material
dan aksesibilitas yang mudah
Langkah-langkah alokasi area berdasarkan text book pertama:
- Langkah pertama dalam alokasi daerah adalah merancang jaringan menggunakan sesuatu
seperti kertas grafik ½ inci . Sebuah skala ½ inci = 20 kaki akan membuat setiap ½ x ½
inci persegi sama dengan 400 kaki persegi. (gbr 13-3a, halaman 406).
- Langkah kedua alokasi daerah adalah untuk menghitung jumlah kotak (400 kaki persegi)
yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen.
- Langkah ketiga adalah untuk menempatkan blok tersebut ke daerah tata letak alokasi
menggunakan diagram blok berdimensi sebagai panduan (gbr 13-3b, halaman 406).
- Langkah keempat prosedur alokasi daerah adalah tata letak dengan dinding internal (gbr
13-3c, halaman 406).
Setelah prosedur alokasi daerah menghasilkan rencana akhir, arsitek dapat mulai pada desain
bangunan dan konstruksi.

Metode penentuan kebutuhan luas ruangan

Metode fasilitas industri

1. Luas ruang berdasarkan fasilitas produksi dan fasilitas pendukung proses produksi.
Luas = L mesin x jml mesin + allowance

Facility Planning and Safety Engineering

 2. Metode template
Luas ruang berdasarkan model/ template yang dibuat
3. Metode standar industri
Berdasarkan hasil penelitian terhadap industri yang melakukan PTLP secara
menyeluruh

Fasilitas yang dipertimbangkan :

- Gudang bahan baku

- Gudang bahan ½ jadi
- Gudang barang jadi
- Gang
- Pengiriman dan penerimaan
- Tempat peralatan material handling
- Ruang perkakas dan rak perkakas
- Maintenance
- Packaging
- QC
- Pengawasan
- Pelayanan kesehatan
- Pelayanan makanan
- Toilet
- Kantor
- Parkir tamu dan karyawan
- Parkir pengiriman dan penerimaan

Facility Planning and Safety Engineering

 KESIMPULAN
• Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
• Tujuan dari Desain Tata Letak Kantor
- Minimalkan biaya proyek.
- Produktivitas karyawan itu penting.
- Tata letak kantor harus fleksibel.
- Membersihkan dan memelihara ruang kantor itu mahal.
- Kebisingan harus dijaga seminimal mungkin.
- Aliran material serta jarak aliran manusia harus dijaga seminimal mungkin.
- Ciptakan suasana yang menyenangkan untuk bekerja guna meningkatkan
kebanggaan dan produktivitas.
- Minimalkan gangguan visual.
- Ciptakan area resepsi yang menyenangkan.
- Biaya energi dapat dipengaruhi oleh tata letak dan harus diminimalkan sedapat
mungkin.
- Setiap karyawan membutuhkan ruang dan peralatan kerja yang memadai.
- Memberikan kenyamanan bagi karyawan.
- Memberikan keselamatan bagi karyawan.
• Definisi alokasi area adalah proses mengalokasikan ruang di antara departemen.dalam
suatu perusahaan, Kebutuhan ruang masing-masing departemen dianalisis dan
terdaftar pada tabel total kebutuhan ruang

Facility Planning and Safety Engineering

 DAFTAR PUSTAKA

• Stephens, Matthew P., & Meyers, F. E. (2013). Manufacturing facilities design and
material handling. Purdue University Press. ISBN-13: 978-1-55753-650-1

Facility Planning and Safety Engineering