PROPOSAL PEMBANGUNAN DEPOT ARSIP

KELOMPOK 6 MANAJEMEN PUSAT ARSIP

Diajukan Oleh:
Ahmad Rian Fadillah 1906402140
Miftahul Fajarudin 1906402121
Renanda Diva Aceriestanti 1906402134
Sasmitha Sintarani 1906402115

MANAJEMEN REKOD DAN ARSIP

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
UNIVERSITAS INDONESIA
2021
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................................... ii
1. LATAR BELAKANG.......................................................................................................... 3
2. TUJUAN ............................................................................................................................. 4
3. BENTUK KEGIATAN........................................................................................................ 4
3.1. Perencanaan pembuatan ................................................................................................. 4
3.2. Pelaksanaan tata ruang ................................................................................................... 6
3.3. Penyusunan denah......................................................................................................... 8
4. KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA .................................................................... 9
4.1. Prasarana Depot Arsip.................................................................................................... 9
4.1.1. Bahan konstruksi ........................................................................................................ 9
4.1.2. Pondasi dan dinding ................................................................................................... 9
4.1.3. Fasad atau bagian luar gedung yang berhubungan langsung dengan matahari ............... 10
4.1.4. Lantai, jendela, pintu, dan atap .................................................................................. 10
4.1.5. Ventilasi .................................................................................................................. 11
4.1.6. Isolasi ...................................................................................................................... 11
4.1.7. Pencahayaan ............................................................................................................ 12
4.1.8. Hidrolik, sanitasi dan fitting listrik............................................................................. 12
4.1.9. Jaringan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) ....................................................... 12
4.1.10. Prasarana pemeliharaan ............................................................................................ 12
4.1.11. Prasarana perlindungan, penjagaan dan control........................................................... 12
4.2. Sarana Depot Arsip ...................................................................................................... 13

ii
1. LATAR BELAKANG
Setiap kegiatan organisasi, lembaga, maupun instansi tentu akan menghasilkan
arsip dalam melaksanakan kegiatannya. Arsip dari pekerjaan tersebut perlu disimpan
dan dikelola dengan baik agar mudah dalam menemukan kembali dan dapat menjadi
bukti pertanggungjawaban. Arsip memiliki peran sebagai bahan perencanaan, bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan, bahan penyelamatan aset, perlindungan
hak atas kekayaan intelektual, penyelesaian sengketa, perlindungan wilayah dan
lainnya. Arsip harus dikelola dengan baik dan benar menggunakan suatu prosedur
yang baik dan benar agar mudah dalam penemuan kembali dan menjadikan arsip
sebagai bukti yang autentik. Sebagai upaya penyelamatan dan pelestarian arsip perlu
dilakukan pengelolaan arsip secara baik dan benar. Kegiatan pengelolaan arsip
sebagai rangkaian dari penyelamatan arsip dan pelestarian dilakukan untuk menjamin
agar arsip bersifat permanen tetap terpelihara, seperti yang diamanatkan dalam
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, didalamnya mencakup
pengelolaan arsip dinamis serta pengelolaan arsip statis. Arsip statis sangatlah penting
bagi suatu lembaga atau instansi karena keberadaannya menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Untuk itu arsip perlu memiliki ruang penyimpanan arsip inaktif yang disebut
depot arsip. Depot Arsip merupakan sebuah gedung dan ruang penyimpanan arsip
yang dirancang dengan struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap
perlindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan perawatan arsip.
Depot arsip menjadi salah satu faktor penting berlangsungnya kegiatan kearsipan
karena menyimpan arsip dalam jumlah besar yang diolah dan dimiliki oleh suatu
lembaga kearsipan. Pembangunan depot arsip dapat dikatakan ideal bila desain tata
ruang telah sesuai dengan standar dibarengi oleh sarana prasarana yang memadai.
Standar depot arsip tersebut dimaksudkan untuk menjadi spesifikasi teknis minimal
yang harus dimiliki sebuah depot arsip sehingga dapat berjalan sesuai asas dan fungsi
gedung/ ruang penyimpanan arsip.

3
2. TUJUAN
Tujuan pembangunan depot arsip ini yaitu agar dapat terbentuk ruang
penyimpanan fisik arsip yang sesuai dengan standar dan dapat menyediakan
lingkungan yang tepat untuk tujuan penyimpanan arsip dan material yang
memberikan perlindungan permanen terhadap historis, penyimpanan jangka panjang,
terjaga dan preservasi.

3. BENTUK KEGIATAN
3.1. Perencanaan pembuatan
A. Lokasi
Lokasi depot arsip direncanakan berada di daerah Kota Depok non-perkotaan.
Penentuan perencanaan lokasi depot arsip ini berdasarkan aspek-aspek sebagai
berikut:
1) Iklim
- Zona lembap khatulistiwa dengan suhu tinggi antara 26º sampai
dengan 27º Celsius
- zona tropis lembab dengan suhu tinggi dan kelembapan relatif
sepanjang tahun
- zona tropis sabana dengan musim kering yang berkepa njangan dan
radiasi matahari sangat intens.
2) Vegetasi
- terbebas dari vegetasi yang dapat berkontribusi terhadap
peningkatan kelembaban
- Berakibat pada risiko datangnya serangga dan mikroorganisme
yang dapat merusak arsip
3) Geologi
- jauh dari area lembap, rawa, laut, sungai atau area rentan banjir
- jauh dari area angin kencang atau badai
- jauh dari area angin kering dan tanah berpasir
- jauh dari area industri yang menghasilkan debu atau zat
kontaminasi lainnya
- jauh dari aliran listrik tegangan tinggi, pembangkit listrik tenaga
nuklir atau bangunan yang menyimpan bahan mudah terbakar dan
meledak

4
 - diluar area terminal, bandara, stasiun, pelabuhan atau daerah
dengan lalu lintas berintensitas tinggi dengan risiko kebisingan dan
pencemaran udara
- diluar zona aktivitas seismik yang telah teridentifikasi
- diluar pusat area komersial dan industri

4) Aspek Hukum
- status hak milik atas tanah dan izin pemanfaatan dari pemegang
hak atas tanah
- status kepemilikan bangunan gedung izin mendirikan bangunan
Gedung
- bebas dari sengketa dan permasalahan hukum lainnya

B. Ukuran
Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31
Tahun 2015 Tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip, ukuran Gedung
depot arsip haruslah memperhatikan aspek sebagai berikut:
1) Rencana perluasan di masa yang akan datang
2) Kemampuan menanggung beban besar
3) Memiliki kondisi termal yang stabil
4) Mengakomodasi untuk pembangunan gedung berkualitas arsitektur
tinggi

C. Area dalam Gedung

Area dalam Gedung yang direncanakan sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 Tentang Pedoman
Pembentukan Depot Arsip terdiri dari:
1) Ruang kerja
2) Ruang penyimpanan
3) Ruang public
4) Ruang instalasi teknis

5
 D. Struktur dan konstruksi
Perencanaan struktur dan konstruksi Gedung depot arsip berdasarkan
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015
Tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip perlu mempertimbangkan aspek
sebagai berikut:
1) Perencanaan perluasan di masa yang akan datang
2) Kemampuan menanggung beban besar
3) Memiliki kondisi termal yang stabil
4) Mengakomodasi untuk pembangunan gedung berkualitas arsitektur
tinggi

E. Perlindungan, pengamanan, dan Kontrol

Perlindungan, pengamanan dan control yang direncanakan dalam
pembangunan Gedung depot arsip berdasarkan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015 Tentang Pedoman
Pembentukan Depot Arsip meliputi perlindungan, pengamanan, dan kontrol
arsip dari faktor kerusakan alam maupun manusia secara disengaja atau tidak
disengaja.
3.2. Pelaksanaan tata ruang
Penentuan tata ruang dalam pembentukan gedung depot arsip mengacu pada
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015
Tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip. Berdasarkan peraturan tersebut,
penentuan tata ruang depot arsip meliputi:
A. Ruang kerja
Suatu gedung depot arsip memiliki ruang kerja yang terdiri dari:
1) Ruang administrasi
Ruang administrasi berfungsi sebagai penunjang kegiatan administrasi
umum pegawai yang meliputi ruang pimpinan, ruang fungsional, ruang
rapat, dan ruang sanitasi pegawai
2) Ruang transit
Ruang transit yang berfungsi sebagai ruangan untuk menerima arsip-
arsip hasil akuisisi maupun arsip yang akan diolah atau dipreservasi,
meliputi ruangan seleksi kondisi arsip dan ruangan sterilisasi/fumigasi

6
B. Ruang pengolahan, ruang reproduksi, dan restorasi
Ruang pengolahan adalah tempat dimana arsip diolah untuk diberkaskan
agar dapat tersusun rapi dan siap untuk dismpan pada tempat
penyimpanan. Sementara ruang reproduksi adalah tempat dimana
menghasilkan salinan arsip untuk berbagai kepentingan penggunaan arsip
dan ruang restorasi adalah tempat khusus perbaikan arsip yang mengalami
kerusakan.
C. Ruang penyimpanan
Pada ruang penyimpanan, arsip yang disimpan akan ditata berdasarkan
jenis media (kertas/konvensional, elektronik, peta/kearsitekturan,
audio/rekaman suara, foto (positif negatif), film/mikrofilm (positif
negatif), dan video) serta disimpan berdasarkan letaknya sesuai asas asal
usul arsip. Pada pembentukan gedung depot arsip ini, perhitungan jumlah
dan ukuran ruang disesuaikan dengan kebutuhan lembaga, dimana
lembaga memiliki 760 boks arsip dengan ukuran 20. Berdasarkan kondisi
jumlah arsip tersebut dilakukan perhitungan pada jumlah ruang yang
dibutuhkan serta jumlah rak sebagai sarana penyimpanan arsip, yaitu
sebagai berikut:
ketentuan:
Terdapat 760 boks (ukuran 20cm)
1 meter lari arsip = 5 Boks
1 Rak = 25 Boks
1 Ruang = 1000 meter lari arsip : 25 = 40 Rak
Perhitungan:
760ks : 25 = 30.4 Rak = 31 Rak
Berdasarkan perhitungan tersebut, didapatkan bahwa Rak yang
dibutuhkan terdiri dari:
- 1 Ruang arsip sebesar 200m3 200 m³ ruang simpan arsip
dengan ketinggian 260 cm
- 31 Rak (25 Boks/Rak)
Ukuran ruang berdasarkan ketentuan ukuran ruang simpan
arsip pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 31 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pembentukan Depot
Arsip

7
3.3. Penyusunan denah
A. Gambar Denah

A
A

B. Penjelasan Atas Denah Yang Dibuat

Tampilan denah dibuat dari mulai masuk ke dalam halaman dalam pagar.
Pengunjung yang telah masuk dalam ruangan akan langsung mengunjungi
resepsionis karena resepsionis berada langsung depan lobi, sehingga
pengunjung yang datang langsung dapat menyampaikan keperluannya ke
resepsionis. Setelah dari resepsionis pengunjung dapat menunggu di lobi
untuk diproses permintaanya. Letak lobi yang bagian samping terdapat

8
 ruang baca dan ruangan pameran bertujuan agar pemohon layanan dapat
dengan cepat. Dari tampilan denah penempatan ruang diatur secara efisien
dan efektif untuk keperluan layanan dan ruang kerja karena diatur secara
sederhana mungkin untuk dapat mengakomodasi keperluan ruang.

4. KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

4.1.Prasarana Depot Arsip
Prasana depot arsip adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya pembangunan depot arsip.
4.1.1. Bahan konstruksi
Bahan konstruksi dilakukan dengan pertimbangan sebagai berikut:
1) Mempertimbangkan reaksi bahan terhadap kondisi iklim
2) Bahan harus solid, tahan lama dan harus mampu menghindari
penurunan kualitas akibat kelembaban
3) Bahan harus tahan api dan lembap
4) Bahan harus dapat mudah dibersihkan dan dapat dipelihara serta
dilestarikan tanpa memerlukan proses teknis dan biaya yang mahal
5) Menghindari penggunaan bahan kayu dalam konstruksi Gedung
6) Pemilihan bahan yang dapat digunakan pada bagian konstruksi

4.1.2. Pondasi dan dinding

Pondasi harus mampu menyerap kelembaban melalui aksi kapiler dengan
menggunakan batu, bata, dan baja. Dinding Depot Arsip menggunakan
ketentuan pembangunan sebagai berikut:
1) Menggunakan bahan yang tidak berpori, mudah dibersihkan,
desinfeksi dan hindari daerah yang sulit untuk diakses dan
dibersihkan
2) Dinding eksternal harus dipelihara untuk menghindari kehilangan
panas
3) Dinding internal harus dari warna terang
4) Tidak mengandung formalin atau polutan kimia lainnya
5) Harus tahan api, tahan kebisingan dan memiliki kontrol suhu
6) Menggunakan cat untuk tembok yang tidak mengand ung air

9
4.1.3. Fasad atau bagian luar gedung yang berhubungan langsung dengan
matahari
Fasad atau bagian luar gedung yang berhubungan langsung dengan
matahari bertujuan untuk menghindari infiltrasi sinar matahari dan
membatasi efek dari panas dan kelembaban di dalam gedung dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Diperlakukan dengan zat kedap air
2) Dicat atau ditutupi dengan warna yang terang
3) Mempertimbangkan iklim daerah dalam memutuskan komposisi
bagian muka bangunan untuk yang berongga atau padat
4) Menghindari hamparan besar dari kaca
5) Fasad dengan jumlah terbesar dari bukaan harus menghadap sisi yang
paling banyak terkena sinar matahari

4.1.4. Lantai, jendela, pintu, dan atap

Lantai harus terbuat dari bahan yang mudah dibersihkan dan tidak berpori.
Jendela harus dibatasi maksimal 20% yang dapat dijadikan bukaan, dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Hindari bukaan menghadap ke arah angin yang lembab atau laut
2) Apabila tidak ada pengaturan iklim alami, jendela harus dibuka untuk
memungkinkan ventilasi alami dan sirkulasi udara
3) Tirai atau Filter harus dipasang untuk mencegah serangga dan sinar
matahari.
Pintu memiliki fungsi dalam pengendalian iklim bangunan, dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Pintu masuk ke gedung harus dari konstruksi yang solid dan dilengkapi
dengan mekanisme menutup sendiri secara otomatis
2) Jika pintu diperlukan untuk dibuka dengan tujuan meningkatkan
sirkulasi udara, maka harus dilengkapi dengan pintu bagian dalam
3) Dilengkapi dengan jaring tipis, untuk menghindari infiltrasi serangga
yang masuk.
Atap Depot Arsip dibangun dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Terbuat dari bahan kuat dan tahan terhadap panas serta kelembaban

10
 2) Atap harus dibuat miring, untuk menghindari akumulasi air dan
membantu dalam defleksi sinar matahari
3) Sistem ventilasi harus dipasang di ruang atap, untuk mempertahankan
suhu konstan.

4.1.5. Ventilasi
Ventilasi dirancang untuk melindungi kertas dan mempertahankan suhu
konstan serta kelembaban relatif.
4.1.6. Isolasi
Isolasi meliputi:
A. Isolasi terhadap panas, terdiri atas:
1) Isolasi alami yang dilaksanakan dengan memvariasikan ketebalan
dinding eksterior
2) Isolasi artifisial/buatan yang dilaksanakan dengan menggunakan
sistem pendingin udara, konstruksi dinding eksterior yang tebal,
sistem dinding ganda, memberi jarak 30 cm antara dinding
eksternal dan internal, menutup kabel dengan bahan isolasi panas,
dan dinding eksternal harus disegel dengan zat kedap.
B. Isolasi terhadap kelembaban, dengan menggunakan cara sebagai
berikut:
1) Memasang atap dengan overhang yang akan melindungi bagian
muka bangunan dari hujan dari arah samping
2) Penggunaan atap miring untuk menghadapi hujan deras dengan
dilengkapi pipa bawah
3) Genteng harus tahan air dan terisolasi
4) Gunakan warna terang pada atap untuk membantu memantulkan
sinar matahari
5) Pintu dan jendela eksternal dilindungi dengan atap berukuran
sedang untuk melindungi dari hujan yang berasal dari arah samping
C. Isolasi terhadap kebisingan dilakukan dengan memasang peredam
kebisingan atau memilih gedung arsip di daerah yang tenang.
D. Isolasi terhadap kontaminasi dilakukan dengan pembuatan dinding
eksterior ganda dan menggunakan filter.

11
4.1.7. Pencahayaan
Pencahayaan dilaksanakan melalui:
1) Penggunaan lampu neon berkualitas baik, fitting lampu harus ditutupi
dengan tutup plastik (plastic diffuser)
2) Penggunaan saringan/filter ultraviolet
3) Memposisikan lampu agar menerangi ruang-ruang antara deretan-
deretan pada rak arsip
4) Penggunaan lampu darurat dengan tenaga baterai Ni-Cd (Nickel-
Cadmium)
5) Pemasanga n panel tenaga surya (solar panel).

4.1.8. Hidrolik, sanitasi dan fitting listrik

Hidrolik, sanitasi dan fitting listrik dirancang untuk semua pipa konduktif
air hujan dan air sisa dengan ketentuan semua kabel harus terpisah dan
berada di bagian luar bangunan.

4.1.9. Jaringan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK)

Jaringan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) dirancang untuk semua
kabel jaringan TIK, kabel telepon, jaringan komputer LAN [Local Area
Network), dan internet ditutup dengan bahan yang dapat mengisolasi
panas.

4.1.10. Prasarana pemeliharaan

Prasarana pemeliharaan meliputi:
1) Pengaturan suhu dan kelembaban dengan menggunakan alat
dehumidifier yang berfungsi sebagai penyerap uap air dari udara
dengan pengaturan tidak lebih dari 27°C dan kelembaban tidak lebih
dari 60%
2) Pengukuran suhu dan kelembapan dengan menggunakan alat thermo
hygrometer, yang merupakan gabungan dari termometer (termometer)
ruangan dan hygrometer (higrometer) untuk mengukur suhu dan
kelembapan ruangan

4.1.11. Prasarana perlindungan, penjagaan dan control

12
 Prasarana perlindungan, penjagaan dan kontrol dilakukan dengan:
1) Sistem peringatan kebakaran (Fire Alarm System)
2) Pendeteksi asap (Smoke Detection)
3) Hydrant dan atau tabung pemadam kebakaran
4) CCTV (Closed Circuit Television), yang terkoneksi ke monitor di
ruang instalasi teknis
5) Pengamanan pintu secara otomatis, menggunakan kontrol akses ID
card atau sidik jari pengguna (fingerprint access control)

4.2.Sarana Depot Arsip

Sarana depot arsip adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk
mencapai makna dan tujuan dalam pembangunan depot arsip. Berdasarkan
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015
Tentang Pedoman Pembentukan Depot Arsip sarana depot arsip meliputi:
1) Sarana seleksi arsip
2) Sarana sterilisasi/fumigasi
3) Sarana pengolahan
4) Sarana reproduksi dan restorasi
5) Sarana penyimpanan
6) Sarana penanganan bencana

13