MAKALAH MANAJEMEN MUTU TERPADU

PENGENDALIAN DATA NUMERIC MELALUI ALAT DAN TEKNIK,

PENGERTIAN DAN LEARNING ORGANIZATION,
MEMBAHAS CONTOH KASUS

DIAJUKAN OLEH :

MUHAMMAD DANI ALVIANSYAH

2016021103
MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

YAI
JAKARTA
 DAFTAR ISI

Pengendalian Data Numeric Melalui Alat dan Teknik………………………. 1

Pengertian Dan Learning Organization…….…………………………………. 3

Membahas Contoh Kasus………………………...…………............................ 4

Daftar Pustaka………………………………………………………………………7
PENGENDALIAN DATA NUMERIC MELALUI ALAT DAN TEKNIK

Total quality management (TQM) digunakan sebagai konsep manajemen organisasi yang
memperhatikan dan mengutamakan suara pelanggan. TQM meliputi tiga kegiatan utama, yaitu hoshin
planning, quality function deployment, control dan daily Hoshin planning berkaitan dengan kebijakan
manajemen yang merupakan atu kesatuan terintegrasi dalam organisasi yang memonitor lingkungan
Asternal dan mengembangkan rencana proaktif untuk menyesuaikan dengan arah organisasi masa
mendatang. Hoshin planning ini meliputi ketepatan dan kecepatan produk sampai ke pasar sehingga
dapat meningkatkan laba

Quality function deployment (QFD) yang merupakan alat untuk menerapkan TQM menggunakan
manajemen dan tim lintas fungsi (cross-functional teams) yang terintegrasi secara horisontal sehingga
semua departemen dapat bekerja bersama-sama untuk mencapai sasaran, yaitu kepuasan pelanggan
Quality function deployment mencakup konsep produk yang terbaik yang sampai ke pasar sehingga
dapat meningkatkan laba.

Dalam kegiatan pengendalian harian mutu secara rutin, ada beberapa alat yang sering digunakan
dalam memperbaiki kondisi perusahaan untuk dapat meningkatkan kualitas produk atau jasa yang
dihasilkannya. Alat dan teknik tersebut sebenarnya lebih merupakan alat dan teknik penyelesaian
masalah yang berkaitan dengan peningkatan kualitas perusahaan atau organisasi. Alat dan teknik
tersebut biasanya digunakan untuk menemukan kesalahan, mencari penyebab kesalahan, dan
memutuskan cara penyelesaiannya atau menghilang- kan penyebab kesalahan-kesalahan tersebut.
Apabila hal tersebut berhasil dilakukan, maka perbaikan kualitas atau continuous quality
improvement dapat tercapai. Teknik dan alat tersebut dapat berwujud dua jenis, yaitu yang menggu-
nakan data verbal atau kualitatif dan yang menggunakan data numerik atau kuantitatif.

yang menggunakan data numerik atau kuantitatif.

1. Check Sheet
Check sheet adalah alat yang sering digunakan untuk menghitung seberapa sering sesuatu itu
terjadi dan sering digunakan dalam pengumpulan dan penca- tatan data. Data yang sudah
terkumpul tersebut kemudian dimasukkan ke dalam grafik, seperti pareto chart ataupun
histogram untuk kemudian dilakukan analisis terhadapnya. Check sheet ini dapat digunakan
sebagai alat bantu dalam tahap pelaksanaan (do) dalam plan-do-check-actuon cycle. di sektor
pelayanan atau jasa, check sheet ini di lakukan dengan mengumpulkan pendapat pelanggan
mengenai proses penyampaian jasa atau pelayanan

2. Pareto Diagram
Pareto diagram yang merupakan diagram yang dikembangkan oleh seorang ahli yang
bernama Vilfredo Pareto adalah alat yang digunakan untuk membandingkan berbagai kategori
kejadian yang disusun menurut ukurannya untuk menentukan pentingnya atau prioritas
kategori kejadian-kejadian atau sebab-sebab kejadian yang akan dianalisis, sehingga kita
dapat memusatkan perhatian pada sebab-sebab yang mempunyai dampak terbesar terhadap
kejadian

3. Histogram
Histogram adalah alat yang digunakan untuk menunjukkan variasi data pengukuran dan
variasi setiap proses, Berbeda dengan pareto chart yang penyu sunannya menurut urutan yang
memiliki proporsi terbesar ke kiri hingga pro porsi terkecil, histogram ini penyusunannya
tidak menggunakan urutan apapun
 4. Scatter Diagram
Scatter diagram adalah gambaran yang menunjukkan kemungkinan hubung an (korelasi)
antara pasangan dua macam variabel dan menunjukkan keeratan hubungan antara dua
variabel tersebut yang sering diwujudkan sebagai koefi sien korelasi. Scatter diagram juga
dapat digunakan untuk mencek apakah suatu variabel dapat digunakan untuk mengganti
variabel yang lain.

5. Controlchart
Control chart adalah grafik yang digunakan untuk menentukan apakah suatu proses berada
dalam keadaan in control atau out of control. Control limit yang meliputi batas atas (upper
control limit) dan batas bawah (lower control limit) dapat membantu kita untuk
menggambarkan performansi yang diharapkan dari suatu proses, yang menunjukkan bahwa
proses tersebut konsisten. Dengan menge- tahui kondisi proses, maka kita dapat mengetahui
sumber variasi proses, apakah merupakan common cause atau special cause. Apabila
merupakan special cause. kita dapat mengadakan perubahan tanpa mengubah proses secara
keseluruhan. tetapi bila merupakan common cause maka kita tidak dapat mengadakan per-
ubahan.

6. Runcharts
Run chart adalah grafik yang menunjukkan variasi ukuran sepanjang waktu, kecenderungan,
daur, dan pola-pola lain dalam suatu proses, misalnya per- ubahan dalam proses dan
memperbandingkan performansi beberapa kelompok, tetapi tanpa menyebutkan sebab-sebab
terjadinya kecenderungan, daur, atau pola-pola tersebut.

Alat-alat tersebut berfungsi membantu dalam membuat keputusan, yaitu dengan menggunakan
langkah.

1.Menggunakan data dan analisis data untuk mendapatkan informasi untuk mengambil berbagai
langkah atau tindakan yang akan diambil dalam perbaikan kualitas.

2. Menggunakan informasi tersebut dan berdasarkan pendapat profesional untuk mengambil tindakan
atau memilih berbagai alternatif tindakan yang harus diambil.
PENGERTIAN DAN LEARNING ORGANIZATION

Organisasi belajar atau organisasi pembelajaran adalah suatu konsep dimana organisasi dianggap
mampu untuk terus menerus melakukan proses pembelajaran mandiri (self learning) sehingga
organisasi tersebut memiliki ‘kecepatan berpikir dan bertindak’ dalam merespon beragam perubahan
yang muncul.

Pedler, Boydell dan Burgoyne mendefinisikan bahwa organisasi pembelajaran adalah “Sebuah
organisasi yang memfasilitasi pembelajaran dari seluruh anggotanya dan secara terus menerus
mentransformasikan diri”. • Menurut Lundberg (Dale, 2003) menyatakan bahwa pembelajaran adalah
“suatu kegiatan bertujuan yang diarahkan pada pemerolehan dan pengembangan keterampilan dan
pengetahuan serta aplikasinya”. • Menurut Sandra Kerka (1995) yang paling konseptual dari learning
organization adalah asumsi bahwa ‘belajar itu penting’, berkelanjutan, dan lebih efektif ketika
dibagikan dan bahwa setiap pengalaman adalah suatu kesempatan untuk belajar.

Organisasi belajar juga ditunjukkan dengan banyaknya pengetahuan adanya saling ketergantungan,
jaringan komunikasi antarpribadi, yang semuanya itu untuk mencapai misi, sasaran, dan tujuan dasar
organisasi Untuk dapat mewujudkan organisasi belajar terlebih dahulu harus diketahui alasan
mengapa organisa belajar diperlukan Menurut Hitt (1996), ada dua alasan perlunya organisasi belajar
(learning organization), yaitu (1) untuk kelangsungan hidup organisasi, karena organisasi harus sama
atau lebih baik dari lingkungan, bila tidak demikian organisasi akan mati, dan (2) untuk mencapai
keunggulan organisasi Di masa sekarang ini keunggulan akan membuat organisasi dapat
melangsungkan kehidupanya Untuk melangsungkan kehidupan tersebut, organisasi harus unggul baik
dalam lingkungan atau dengan pengaya Untuk tetap unggul dan mempertahankan kelangsungan
hidupnya,organisasi tidak hanya dituntut adaptif atau reaktif terhadap perubahan yang terjadi,
melainkan proaktif dengan membangun visi jauh ke depan.

Selain itu, organisasi belajar mempunyai tingkatan yang lebih tinggi dan lebih luas daripada
pembelajaran organisi Untuk menjadi organisasi belajar maka setiap individu harus melaksanakan
pembelajaran dalam organisasi Menurut Huysman (2000), dalam kaitannya dengan proses
pembelajaran organisasi, pembelajaran dapat dianalisis sebagai berikut :

(1) externalizing terhadap pengetahuan individu sehingga pengetahuan tersebut dapat

dikomunikasikan,

(2) objectifying terhadap pengetahuan tersebut ke dalam pengetahuan organisasi sehingga dapat
diterima sebagai sesuatu yang benar,

(3) internalizing terhadap pengetahuan organisasi melalu anggota organisasi.

Dari ketiga hal tersebut dapat dilihat bahwa pembelajaran dalam organisasi menuntut usaha anggota
organisasi secara individu sebagai agen pembelajaran dan perubahan yang mendukung terlaksananya
organisasi belajar. Pembelajaran dalam organisasi dapat meliputi pembelajaran adaptif, dengan
asumsi dasar organisasi mempertahankan dirinya sendiri dan lingkungannya atau pembelajaran
generatif, yang merupakan kemampuan organisasi untuk menanyakan persepsinya terhadap hubungan
secara internal dan eksternal (Barker dan Camarata, 1998).
MEMBAHAS CONTOH KASUS

Kasus 1

Pengalaman PT. Aqua Golden Mississippi Dalam Menjalani Sertifikasi 150 9000'

Pada bagian berikut ini adalah kasus pada salah satu perusahaan di Indonesia untuk penerapan konsep
dan metode dalam bab 5 mengenai ISO 9000 Kajian pengalaman di IT Aqua Golden Missippi ini
adalah referensi dan hasil penelitian yang dilaksanakan Howard Tindrasa sebagai karya akhir Program
MMBAT-ITB yang berjudul Kapan Kesiapan PT Big Fashion Garmentama Industry untuk
Implementasi ISO 9002 (1996). Kajian pengalaman ini digunakan oleh peneliti tersebut sebagai kajian
pengalaman di perusahaan lain yang telah melaksanakan dan mendapat sertifikat ISO 9002

PT. Aqua Golden Mississippi (PT. AGM) adalah perusahaan yang bergerak dalam industri Air
Minum Dalam Kemasan (AMDK) dan berorientasi ekspor Perusahaan ini menyadan pentingnya
sistem manajemen kualitas yang bertaraf internasional. Untuk itu, PT AGM sebagai market leader
dalam industri AMDK di Indonesia telah mengambil kebijaksanaan untuk melakukan proses imple-
mentasi dan registrasi sistem manajemen kualitas ISO 9000

Kebijaksanaan manajemen PT. AGM untuk mengimplementasikan dan membudayakan sistem

manajemen kualitas ISO 9000 mulai dari timbulnya. gagasan, proses peralihan dari sistem lama ke
sistem manajemen kualitas 1SO 9000, masa persiapan sampai diperolehnya sertifikat ISO 9002 dan
penerapannya dalam seluruh aktivitas perusahaan tidaklah cepat dan mudah. Proses ini memakan
waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit, sementara dampak positif yang didapat baru akan terasa
di maso vang akan datang. Namun semua itu dapat diatasi karena adanya komitmen yang kuat dari
pihak manajemen serta dukungan dari semua pihak sehingga pada akhirnya proses sertifikasi ISO
9002 pada PT. AGM dapat berhasil diperoleh.

Berikut ini adalah proses memperoleh sertifikasi ISO 9002 di PT. AGM yang dibagi menjadi empat
tahap.

1. Tahap Pengambilan Keputusan Setelah menyadari betapa pentingnya penerapan ISO 9000
maka PT AGM terlebih dahulu harus menetapkan sasaran strategis dari implementasi 1SO
9000 pada perusahaanya, yaitu :
a. memenuhi kebutuhan dan kepentingan perusahaan
b. ISO 9000 sebagai sistem manajemen kualitas yang memberikan jaminan kualitas internal,
menuntut perusahaan untuk selalu berusaha memenuhi persyaratan kualitas yang telah di
tetapkan pelanggan dengan biaya seoptimum mungkin
c. Memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan
d. ISO 9000 sebagai sistem manajemen kualitas yang memberikan jaminan kualitas
eksternal harus meyakinkan pelanggan bahwa perusahaan mampu memberikan barang
yang telah ditentukan dan secara konsisten mampu memenuhi ketentuan kualitas
barang/jasa yang dikirim.

Pada tahap ini manajemen dihadapkan pada pemilihan seri standar ISO 9000 yang akan
digunakan agar sesuai dengan kepentingan perusahaan. Setelah melalui pemahaman ISO seri
9000 untuk memilih ISO 9001, ISO 9002, atau ISO 9003 maka diperoleh kesepakatan bahwa
PT AGM akan melakukan persiapan untuk memperoleh sertifikat ISO 9002 (SNI 19-9002-
1992)
2. Tahap Perumusan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9002
pada tahap ini dilakukan empat langkah penting, yaitu:

a pembentukan tim ISO 9000

b internal quality audit I.
c. sistem dokumentasi,
d. internal quality audit II

Setelah keputusan untuk registrasi model sistem kualitas ISO 9002 ditetapkan, maka dibentuklah
Tim ISO. Manajemen Puncak menunjuk direktur kualitas sebagai koordinator Tim ISO (sebagai
management representative) yang beranggotakan sepuluh orang yang terdiri dari para kepala
departemen: produksi, SDM, ekspor, hukum, quality assurance, penelitian dan pengembangan,
personalia, dan plat mager pabrik.

Beberapa aktivitas yang dilakukan oleh Tim ISO di PT AGM adalah

a. menentukan sasaran, dengan melakukan perbaikan sistem manajemen kualitas yang sesuai
dengan ISO 9000
b. menentukan ruang lingkup, yaitu model sistem kualitas ISO yang digunakan
c. menentukan rencana aktivitas yang harus dilakukan untuk memenuhi persyaratan ISO seri
9002
d. menyusun quality manual dan mendelegasikan tugas pembuatan prosedur dan intruksi kerja
kepada para kepala departemen.

3. Tahap Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9002

Setelah tahap ketiga dilaksanakan dengan baik, maka PT AGM akan menerapkan sistem
manajemen kualitas tersebut ke seluruh jajaran manajemennya secara benar dan konsisten.
Setelah itu, PT. AGM mengajukan aplikasi ke lembaga sertifikasi yang dipilih, yaitu SISIR
(Singapore Institute of Standard & Industrial Research) di Singapura, dengan langkah-
langkah :
a. mengisi formulir mengenai company profile
b. menyerahkan catatan kualitas (quality manual)
c. melampirkan dokumen-dokumen untuk diperiksa.
d. memenuhi persyaratan lain

Kemudian dilakukan pre-audit atau pre-assessment berupa tindakan perbaikan setelah proses
sertifikasi. Kemudian external auditor (assessor) dari lembaga sertifikasi tersebut datang untuk
melakukan pre-award audit, yaitu pemeriksaan terakhir yang dilakukan dalam masa registrasi
untuk mendapatkan sertifikat. Bila masih terdapat kekurangan kekurangan harus segera diperbaiki.
Dari semua audit tersebut. PT AGM telah berhasil dan dinyatakan lulus audit pada bulan
November 1994, sedangkan sertifikat baru diberikan pada tanggal 22 November 1994.

4. Tahap Pemeliharaan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9002

Proses implementasi ISO 9000 tidak hanya berhenti pada tahap perolehan sertifikat,
melainkan berlanjut ke tahap pemeliharaan, yang mempunyai 3 aktivasi penting yaitu :
1. Internal audit
2. Corrective action
3. Management review
Dengan melakukan ketiga aktivitas tersebut, PT AGM siap untuk diperiksa lagi dalam proses
pemeriksaan yang hanya dilakukan sebagian dan berkala setelah sertifikasi. Proses tersebut
disebut surveillance.Proses ini dilakukan setiap enam bulan sekali selama masa berlakunya
sertifikat, dengan tujuan untuk mengukur dan mengevaluasi efektivitas implementasi ISO
9002 di PT AGM, apakah masih sesuai atau tidak dengan standar ISO 9000 yang sebenarnya.
PT. AGM telah lulus dalam surveillance tahap I pada bulan Februari 1995. Surveillance I ini
biasanya dilakukan tiga bulan setelah sertifikasi, sedang untuk selanjutnya dilakukan enam
bulan sekali. Sertifikat hanya berlaku untuk untuk masa tiga tahun. Setelah surveillance
terakhir dalam jangka waktu tiga tahun tersebut, akan ditentukan kembali apakah PT AGM
masih berhak atas sertifikat tersebut atau tidak. Jika lulus dari evaluasi terakhir ini, maka
sertifikat tersebut akan tetap menjadi milik PT. AGM

Faktor penghambat dalam tahap impelementasi

Secara umum faktor-faktor yang menghambat implementasi ISO 9000 adalah

a. biaya yang cukup mahal yang harus dibayarkan kepada konsultan ISO 9000 dan Badan
Sertifikasi dan Akreditasi ISO 9000
b. jadwal pelatihan yang dilakukan oleh konsultan yang dangat padat di mana tentunya akan
berpengaruh terhadap pekerjaan utama
c. sulit merubah kebiasaan lama di mana sistem manajemen kualitas ISO 9000 menuntut
tertib administrasi serta banyak melakukan pencatatan dan pendokumentasian berbagai
aktivitas pekerjaan.
d. program pelatihan harus diikuti oleh pimpinan perusahaan dan hasinya harus segera
diteruskan kepada bawahannya Hal ini sangat memberatkan bagi pimpinan yang tidak
terbiasa memberikan pelatihan bagi bawahannya
e. sikap para atasan yang sulit menerima, di mana mereka yang lebih senior harus secara
sukarela diberi pelajaran oleh yang lebih muda untuk dapat menerapkan gaya manajemen
baru
f. sikap beberapa orang yang menolak sistem baru yang akan diterapkan ini dan selalu
mempunyai alasan untuk berkata sibuk serta tidak sempat mela- kukan pelatihan juga
sikap mencari-cari kelemahan sistem ini dan selalu mempertanyakan kegunaan dan
efektivitas sistem yang baru ini.

Dampak positif impelentasi ISO 9000 terhadap PT.AGM

Dampak positif yang diterima oleh PT AGM setelah dilakukan implementasi ISO 9000 antara
lain :

a. memudahkan penelusuran terhadap penyebab penyimpangan yang terjadi dalam

manajemen dengan adanya sistein dokumentasi yang baik
b. kemungkinan duplikasi pekerjaan kecil karena adanya pembagian kerja yang lebih jelas
berdasarkan sistem dokumentasi yang ada
c. adanya standar untuk pengendalian dokumen
d. konsistensi dalam kualitas menimbulkan kepercayaan dan kepuasan konsumen terhadap
kualitas produk
e. memberikan kesán (image) yang baik bagi perusahaan.
Daftar Pusaka

Dorothea Wahyu Arini, SE., M.T. 2003. Manajemen Kualitas : Pendekatan Sisi Kualitatif. Jakarta :
PT. Ghalia Indonesia.

https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi_belajar