1.

0 PENTINGNYA AUDIT KOMUNIKASI DALAM KEBERKESANAN ORGANISASI

Sistem aliran komunikasi yang baik telah mempermudahkan seseorang menjalankan

tanggungjawab dan peranan dalam mana-mana syarikat. Komunikasi organisasi ini dikatakan
penting namun ia sering dipandang rendah tetapi ia harus dijalankan dengan baik dan telus.
Sekiranya permasalahan menjadi teruk, isu yang lain akan dibangkitkan seperti
ketidakpuasanhati pekerja, pelanggan dan masyarakat. Hal ini akan menyebabkan penutupan
pengoperasian organisasi. Dalam bidang pengauditan komunikasi sangat menitikberatkan
perhubungan komunikasi luaran dan dalaman seperti kepuasan pelanggan terhadap syarikat serta
hubungan baik pihak luar dengan syarikat.

Oleh yang demikian, audit komunikasi bertujuan mendapatkan kaedah penyelesaian yang
terbaik dalam mencapai objektif syarikat. Setiap audit komunikasi yang akan dijalankan juga
bergantung kepada tahap beban masalah yang dihadapi oleh syarikat. Penstrukturan semula
pengurusan dan juga kemerosotan prestasi syarikat merupakan salah satu situasi yang
mendorong keperluan dalam melaksanakan audit komunikasi. Perhubungan yang baik antara
pengurusan dan pekerja akan meningkat produktiviti kerja dalam organisasi.

Kepentingan audit komunikasi dan isu komunikasi hubungan yang baik antara pekerja
dan pengurusan sangat dititikberatkan dalam mengetahui tahap aliran hubungan antara mereka
samaada baik ataupun tidak. Matlamat sesebuah syarikat dan perniagaan dapat dicapai dan lancar
dari hasil rangkaian kerjasama pihak yang terlibat : Mengikut pengkajian yang dijalankan oleh
Hoggard E. dan Ellis, R. (2006), telah dicadangkan agar komunikasi organisasi menjadi salah
satu proses penilaian yang dijalankan melalui audit komunikasi. Majoriti syarikat yang
menghadapi masalah komunikasi dengan pekerja adalah berpunca daripada masalah hubungan
dalaman (Argenti, 2003).

Jalan penyelesaian yang baik adalah dengan mencari jalan bagi mengeratkan hubungan
antara majikan dengan pekerja. Mengikut kajian Argenti (2003:131), majoriti organisasi tidak
mengambil berat dan tiada sifat prihatin, di mana komunikasi hanya berhubung pada satu hala.
Oleh itu, secara psikologi dan fizikal, sekiranya pihak atasan mengasingkan mereka dengan
pekerja, komunikasi antara majikan dan pekerja tidak akan berkesan. Hal ini mengakibatkan
seseorang pekerja terasa tersisih. Antara cara yang terbaik dalam mencapai komunikasi berkesan

SCCA3023 AUDIT KOMUNIKASI 1|Page

adalah melalui komunikasi tidak formal seperti perbincangan dalam suasana yang santai.
Pendekatan terbaik untuk berkomunikasi (Argenti. 2003) adalah melalui perbincangan tidak
formal antara pekerja dan majikan agar terasa lebih selamat dan selesa. Dalam suasana sebegini,
pekerja dapat mengutarakan pendapat mahupun pertanyaan dan mendapat nasihat dari majikan
tanpa adanya sifat pilih kasih. Sekiranya penyelia dapat meluangkan masa bersama pekerja akan
di senangi oleh pekerja sekaligus mendapat perhatian dan sokongan di atas sikap kemesraan dan
keprihatinan mereka. Menurut Argenti (2003:131), Komunikasi dalaman menjadi berkesan
seandainya majikan menghormati dan berhubung baik dengan pekerja.

Mengikut kajian Gmay dan Robertson (2005) menerusi Effective Internal

Communication Starts dr the Top, seseorang ketua harus lebih kerap berhubung dengan pekerja
berbincang berkenaan aktiviti syarikat dan bagaimana usaha mereka untuk membantu syarikat
dalam merancakkan lagi perniagaan. Walau bagaimanapun, tidak seharusnya selalu mengadakan
perjumpaan dan perkara yang ingin dibincangkan harus dihadkan (Argenti. 2003). Pengurusan
perlu membentuk satu saluran khusus bagi mereka berkomunikasi secara tetap tentang hal ehwal
syarikat seperti buletin dan aktiviti kemasyarakatan supaya lebih banyak penglibatan pekerja
dalam aktiviti atau program yang dijalankan oleh syarikat. Dengan kepesatan teknologi ICT yang
sediaada memudahkan pihak pengurusan menyediakan lebih banyak platform untuk pekerja
menyampaikan maklumat dan pendapat bagi meningkatkan persefahaman perhubungan antara
pekerja dan majikan.

Proses audit Komunikasi menjadi satu keperluan untuk meletakkan batu penanda aras
terhadap permasalahan dan pencapaian dalam sesebuah organisasi. Pelaksanaan audit
komunikasi perlu dijalankan secara professional agar tidak terpengaruh dari mana-mana pihak
yang mempunyai perancangan dan agenda tersendiri. Menurut Narimah dan Saodah (2002:153),
audit komunikasi penting dijalankan secara objektif olch individu atau kumpulan di luar
organisasi. Hasil audit harus dibentangkan dalam bentuk laporan dan diteliti oleh organisasi bagi
membantu mereka mengenalpasti krisis dan permasalahan yang sering timbul.

SCCA3023 AUDIT KOMUNIKASI 2|Page

2.0 DIAGNOSIS KOMUNIKASI ORGANISASI MELIBATKAN 4 UNIT ANALISIS

Pertama Force Field Analysis (FFA) ialah kajian yang digunapakai dalam merubah
organisasi ke arah keadaan yang lebih teratur. Menurut kajian ini, dalam sesuatu perubahan, kita
akan mengkaji daya penggerak dan kekangan yang wujud dalam organisasi. Dengan cara
mengetahui daya penggerak dan pengekang utama, organisasi akan menggunakan daya
penggerak utama dan mengurangkan halangan utama untuk membuat sesuatu perubahan yang
berkesan.

Organisasi yang mampu menghadapi perubahan hanyalah organisasi yang menyesuaikan

diri dengan perubahan. Keadaan ini pastinya melihat perubahan persekitaran yang terus wujud,
maju, dan berkembang. Organisasi mesti dapat memenuhi tuntutan perubahan persekitaran,
dengan sentiasa dapat menjangka, menyesuaikan diri dengan proses perubahan. Bahawa semua
komponen dalam organisasi, baik individu mahupun kumpulan kerja serta sumber-sumber lain
mesti terus mempunyai kelebihan dalam memberikan sumbangan maksimum kepada pencapaian
matlamat organisasi.

Berdasarkan pemikiran ini, peranan kepimpinan dalam organisasi adalah untuk mencipta
perubahan. Pemimpin mestilah mengenali aspek-aspek yang wujud dalam organisasi agar dapat
dijadikan sebagai penggerak dan mengenal pasti aspek-aspek yang mempunyai daya penghalang.
Kuasa penggerak dan kuasa penghalang bersama-sama mesti dikenal pasti. Pengenalpastian
dijalankan dengan meneliti fungsi pengurusan yang dijalankan oleh organisasi dan elemen
pengurusan sebagai sumber organisasi.

Kedua, Model Leavitt model ini tidak seperti faktor pemacu dan penghalang seperti
dalam analisis FFA. Model ini dikategorikan sebagai pembolehubah kepada empat
pembolehubah iaitu sumber manusia (SDM), teknologi, struktur dan tugas. Pembolehubah
struktur merujuk kepada sistem autoriti, sistem komunikasi dan aliran kerja dalam organisasi.
Pembolehubah kerja merujuk kepada kerja yang berkaitan dengan penyediaan barangan dan
perkhidmatan. Pembolehubah teknologi merangkumi semua peralatan dan mesin yang
diperlukan oleh pembolehubah tugas. Pembolehubah HR merujuk kepada orang yang akan
merealisasikan matlamat organisasi.Model ini menyatakan bahawa terdapat saling bergantung
antara pembolehubah. Perubahan dalam satu pembolehubah akan mempengaruhi pembolehubah

SCCA3023 AUDIT KOMUNIKASI 3|Page

lain. Begitu juga, jika anda campur tangan pada satu pembolehubah, anda juga mesti
menganalisis kesannya terhadap pembolehubah lain.

Ketiga teori Sistem Terbuka model diagnosis organisasi menggunakan teori sistem
terbuka ini sebagai andaian asas. Premis teori ini ialah organisasi dianggap sebagai sistem sosial
yang bergantung kepada persekitarannya. Sebagai sistem, model ini melihat kitaran yang
merangkumi input, transformasi (proses) dan output dalam organisasi. Output adalah hasil
daripada proses input yang digunakan. Output akan digunakan sebagai maklum balas untuk input
seterusnya. Perubahan yang akan dibuat dalam sesebuah organisasi tidak boleh dipisahkan
daripada kitaran ini. Oleh itu, perubahan dalam organisasi dilakukan dengan campur tangan di
bahagian input dan proses yang dijalankan supaya output yang terhasil akan mengalami
perubahan.

Keempat McKinsey 7S Framework,model ini dikembangkan oleh perusahaan konsultan

McKinsey and Company berdasarkan hasil riset terapan yang telah dilakukan pada industri dan
bisnis. Pada model ini terdapat tujuh variabel yang semua variabelnya dimulai dengan huruf S
sehingga disingkat menjadi 7S. Ketujuh variabel tersebut adalah struktur, strategi, sistem, skill,
style, staff, dan shared values (nilai).

            Struktur didefinisikan sebagai kerangka organisasi atau bagan organisasi. Strategi
merupakan rencana atau arah tindakan dalam pengalokasian sumber daya untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Sistem adalah proses dan prosedur rutin yang dilaksanakan oleh
organisasi. Skill menunjukkan kapabilitas staf yang ada di organisasi. Staff digambarkan dalam
bentuk kategori personil pada organisasi. Style adalah cara manajer kunci bertindak dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi. Share Values merupakan konsep arahan yang dibagikan
kepada anggota organisasi.

            Untuk melakukan perubahan organisasi, tidak mungkin hanya mengintervensi pada satu
atau dua variabel saja. Perlu adanya analisis komprehensif yang melibatkan keseluruhan variabel
sehingga perubahan organisasi dapat berlangsung efektif dan efisien.

3.0 TIGA DIMENSI AUDIT KOMUNIKASI

SCCA3023 AUDIT KOMUNIKASI 4|Page

 Terdapat tiga dimensi utama yang menyumbang kepada pembentukan iklim
komunikasi yang bersifat defensif atau menyangga. Tiga dimensi yang sering
digunakan adalah arah-aliran komunikasi, kesanggaan komunikasi, penyertaan dalam proses
membuat keputusan, terhadap pencapaian matlamat organisasi.Dalam melihat amalan
perlakuan sistem komunikasi dalaman sesebuah organisasi, unit analisis yang sering
digunakan melibatkan lima kategori utama iaitu individu, diad, kumpulan, organisasi dan
persekitarannya. Kesimpulannya dalam membuat penyelidikan mengenai iklim
komunikasi, ia tidak dapat mengambarkan bentuk iklim sekiranya unit analisis yang
digunakan hanya melibatkan pendapat individu.

RUJUKAN

Eisenberg, Eric & HL Goodal (1997), Organizational Communication –Balancing Creativity

and Constraint, Second Edition, St. Martin’s Press, New York

Fredric M. Jablin, Linda L. Putnam, Editors(2001) The New Handbook of Organizational

Communication: Advances in Theory, Research and Methods, Sage Publications, USA

Hardjana, Andre (2002), Audit Komunikasi, Grasindo, Jakarta

Yenny dkk (2004), Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,

Suminar, Yenny Ratna (2004), Buku Materi Pokok Komunikasi Organisasional, Universitas
Terbuka, Jakarta

SCCA3023 AUDIT KOMUNIKASI 5|Page