Pengertian Proses

Diagnosis Diagnosis

DIAGNOSIS

Model Model Proses Bendera

Diagnosis Pengumpulan Merah Dalam
Data Diagnosis
Telah umum dimaklumi bahwa kegiatan PO merupakan kegiatan yang didasarkan pada
data atau informasi. Dengan perkataan lain, apabila seorang konsultan akan melakukan
investasi tertentu, yang pertama harus dilakukannya ialah membuat diagnosis organisasi
karena melalu diagnosis itu diperoleh informasi yang pada gilirannya memungkinkan
organisasi memberikan reaksi atau respon secara lebih cepat yang dengan gaya proaktif
menjadi tanggap terhadap berbagai kekuatan yang menuntut terjadinya perubahan dalam
organisasi.
Diagnosis organisasi ditunjukkan pada terjadinya analisis yang betul betul mantap tebtabg
berbagai data yang dimiliki termasuk yang menyangkut struktur, administrasi, interaksi,
prosedur kerja, keterkaitan dengan interdependensi antra berbagai unsur organisasi klien.
Secara garis besar dapat dikatakan bahwa suatu diagnosis meliputi dua hal yaitu:

1. Suatu diagnosis menganisis berbagai sub elemen yang terdapat dalam organisasi,
jenis-jenis produk yang dihasilkan atau dapat pulak menyoroti hubungan yang
terjadi antara berbagai “sub-system” dalam organisasi yang bersangkutan.

2. Bidang diagnosis yang kedua dapat didasarkan atas berbagai proses yang terjadi
dalam organisasi seperti jaringan komunikasi, pengambilan keputusan oleh
kelompok, pemecahan masalah, gaya kepemimpinan, pola peran, manajemen
konflik termasuk penyelesaiannya dan bentuk persaingan yang didorong dalam
rangka peningkatan produktivitas dan efektivitas kerja.
ciri-ciri diagnosis ialah sebagai berikut:

 Kesederhanaan.

 Kejelasan

 Keterlibatan

 Identifikasi faktor-faktor utama

 Menyoroti faktor-faktor kritikal

 Penumbuhan rasa urgensi

1. identifikasi
2.
wilayah
pengumpulan
permasalahan
data
tentatif

3. Analisis 4. umpan
data balik data
 Model anaklitikal

Dikenal dengan istilah model diferensiasiintegrasi yang dikembangkan

oleh paul lawrence dan jay lorsch dari Universitas Harvard menekankan
pentingnya diagnosis analitikal yang tepat sebagai dasar untuk mewujudkan
perubahan dalam organisasi. Model tersebut dikembangkan untuk mempelaJari dan
memahami permasalahan antar satuan kerja dengan melakukan secara teliti
identifikasi wilayah permasalahan dalam organisasi bersangkutan. Seperti telah
dimaklumi sebagian besar organisasi bahkan semua organisasi yang benar-benar
dari satuan-satuan kerja dengan nomenklatur apa pun berbagai satuan kerja itu
dikenal, seperti departemen, divisi, biro, bagian dan lain sebagainya
Model kecenderungan perilaku kelompok

Model ini didasarkan pada hasil pemikiran George Homans yang sorotan
perhatiannya terutama ditunjukan pada interdenpendensi antar kelompok. Model ini
meletakkan dasar konseptual untuk menganalisis perilaku dalam kelompok kerja.
Menurut model ini pola perilaku yang kompleks yang terdiri dari aktivitas,
interaksi, perasaaan dari norma-norma berkembang dari serangkaian perilaku dan
hubungan yang diperlukan demi berfungsinya kelompok yang bersangkutan

Model konsultasi manajemen

Terry Amstrong dan Walter Wheatley sebagai konsultan telah

mengembangkan suatu model diagnostik yang menganalisa enam faktor utama
dalam suatu organisasi. Keenam faktor itu ialah:
1) Perencanaan dasar dalam arti apakah organisasi memliki mission, visi dan
sasaran yang ingin dicaapai?
2) Praktek-praktek bisnis pada umumnya, dalam arti apakah organisasi
memiliki sistem manajemen yang benar?
3) Keuangan, dalam arti apakah organisasi beroperasi berdasarkan rencana
dan data finansial yang tepat waktu dan akurat?
4) Iklan dan promosi dalam arti apakah para anggota organisasi sadar tentang
kaitan antara iklan dan penjualan?
5) Riset pemasaran dalam arti apakah para anggota organisasi menyadari
bahwa persaingan memiliki juga strategi, kebijakan dan sebagainya dan
bahwa perhatian pada kebutuhan para pelanggan yang harus besar?
6) Sumber daya manusia dalam arti apakah organisasi memiliki sistem yang
tepat untuk rekrutmen, pelatihan dan mempertahankan para karyawan agar
tidak ingin pindah keorganisasi lain? Menurut kedua konsultan
tersebut alangkah baiknya jika berbagai pertanyaan mendasar ditanyakan
yang menyangkut setiap bidang untuk memperoleh indikasi tentang dimana
letak permasalahan yang dihadapi oleh klien.
 Model sosioteknikal

Model sosioteknikal yang merupakan karya Eric Trist pada lembaga Tavistok
digunakan untuk mengalisa suatu organisasi sebagai suatu sistem sosioteknikal yang
berinteraksi dengan lingkungannya. Trist bersama rekan-rekannya berpendapat bahwa
dalam setiap organisasi terdapat suatu sistem sosial yang teridiri dari jaringan hubungan
yang sifatnya interpersonal sekaligus adanya suatu sitem teknologikal yang terdiri dari
tugas, kegiatan dan sarana serta prasarana yang digunakan untuk mencapai tujuan
organisasi yang bersangkutan. Kedua sistem ini yaitu sistem sosial dan sistem
teknoligikal berkaitan dengan dan saling bergantung pada satu sama lain.
 Model analisis bidang kekuatan

Model ini, yang ide orisinilnya dikembangkan oleh Kurt Lewin, adalah
suatu teknik yang dapat digunakan untuk beraneka ragam kepentingan analisis.
Teori ini didasarkan pula pada pendapat bahwa dalam setiap organisasi selalu ada
kekuatan yang mendorong terjadinya perubahan, akan tetapi terdapat pula
kekuatan yang menghalangi terjadinya perubahan. Berbagai kekuatan dalam
organisasi yang mengarah pada terjamninnya pemeliharaan stabilitas organisasi
dikenal dengan istilah kekuatan penghalang
Contoh:
Misalkan seorang pemimpin rumah sakit yang memperkerjakan 300 orang
beserta para bawahannya langsung mengidentifikasikan tingkat kemangkiran setiap
hari sebesar 6% sudah memerlukan perhatian. Mereka menyatakan bahwa tingkat
kemangkiran sebesar 3% setiap hari adalah kondisi yang lebih dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam bahasa PO apa yang mereka temukan adalah adanya jurang kinerja.
Setelah mempelajari hasil survei yang dilakukan dengan seorang konsultan PO
disepakati untuk menggunakan analisis bidang kekuatan untuk memperoleh
diagnosis yang lebih baik dari permasalahan dihadapi.
Yang dilakukan oleh manajer rumah sakit itu ialah membuat panah-panah
dalam analisisnya proposional dengan kekuatan faktor yang analisis. Para manajer
dapat mengurangi kekuatan faktor-faktor penghalang, menambah kekuatan faktor-
faktor pendorong atau gabungan dari keduanya.
 Definisi Sasaran
mendefinisikan sasaran yang ingin dicapai melalui progam perubahan
yang akan dilakukan. Dengan perkataan lain apabila tujuan pengumpulan data
tersebut tidak jelas, akan sulit untuk memilih metode pengumpulan yang paling
tepat dan standard informasi yang bagaimana yang harus terpenuhi. Untuk
memudahkan pelaksanaan tugasnya, seorang peyelenggara kegiatan PO biasanya
memerlukan informasi dalam jumlah yang memungkinnya melakukan diagnosa
terdahulu
 Faktor-faktor Seleksi
mengindentifikasikan variabel-variabel sentral yang terdapat dalam
situasi yang dihadapi seperti perpindahan pegawai, kinerja yang kurang
memuaskan dan lain sebagainya. Konsultan dan klien lainnya memutuskan
secara bersama-sama faktor-faktor mana yang dianggap penting dan informasi
tambahan apa yang masih diperlakukan agar masalah yang dihadapi oleh klien
terindentifikasi dengan baik dan tepat.
 Seleksi Metode Pengumpulan Data
Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa tidak ada satu pun teknik
pengumpulan data yang cocok untuk semua kepentingan. Yang jelas ialah bahwa metode
apapun yang digunakan metode tersebut harus merupakan metode yang sistematik.
Artinya dengan menggunakan satu metode tertentu harus dapat dilakukan perbandingan
yang bersifat kuantitatif dan kualitatif antara berbagai unsur dalam organisasi.
Sumber data-data sekunder. Apabila sseorang praktisi PO memulai tugasnya, dapat
dan boleh saja ia mengasumsikan bahwa data yang diperlukannya tidak tersedia
dalam organisasi. Data demikian dapat dikatagorikan sebagai data sekunder.
Beberapa contoh dari jenis data ini ialah akunting, data produktivotas dan indikator
kenerja seperi pencurian yang dilakukan oleh karyawan, contohnya pencurian kertas,
tingkat perpindahan pegawai dan tingkat kemangkiran karyawan.
Kuesioner. Para peneliti dan teoretisi PO telah memaklumi bahwa kuesioner amat
bermanfaat sebagai alat dalam studi mempelajari sikap, sistem nilai dan keyakinan
para responden. Benar bahwa data yang diperoleh dari kuesioner pada umumnya
“tanpa kepribadian” karena anonimitasnya dan oleh karena itu unsur perasaan sangat
“tipis”.
 Tipe-tipe Instrumen lain

Tergantung pada kondisi klien, jenis dan mutu informasi yang diperlukan,
penggunaan informasi terkumpul, berbagai instrumen yang lain dapat digunakan perlu
pula dikenali dan digunakan PO peneliti. Pada dasarnya, analisis sosiometrik yang
dikembangkan oleh memungkinkan analisis data tentang berbagai pilihan atau
preferensi berbagai kelompok kerja yang terdapat dalam organisasi

Dalam sosiogram yang diciptakan masing-masing anggota kelompok

digambarkan oleh suatu lingkarang dengan pilihan ditunjukkan oleh panah yang
menunjukkan arah pilihan yang dilakukan oleh bersangkutan.
 Observasi Langsung
Salah satu sumber lain yang pentng bagi praktisi PO ialah dengan
melakukan pengamatan langsung tentang bagaimana para anggota organisasi
berprilaku dan berinteraksi. Artinya konsultan mengamati bagaimana caranya para
anggota organisasi menyelesaikan tugasnya dan bagaimana mereka memberikan
tanggapan atau bereaksi terhadap situasi tertentu. Dengan pengamatan yang
dilakukannya dapat dideteksi perilaku yang tidak konsisten atau bahkan tidak
sesuai yang berbeda dari situasi yang terjadinya dijelaskan atau diharapkan.
 Wawancara
Pengalaman banyak konsultan menujukkan bahwa wawancara merupakan
instrumen pengumpulan data yang paling banyak digunakan dalam progam PO.
Keunggulan instrumen adalah ia bersifat langsung, personal dan luwes
dibandingkan dengan survei dan ternyata paling cocok untuk studi interaksi
perilaku.
Pelaksanaan Kegiatan Pengumpulan Data
Langkah pertama dalam pengumpulan data ialah memutuskan dari siapa data yang
akan diperoleh dan berapa orang responden yang diharapkan berperan sebgai
sumber data tersebut. Telah dimaklumi bahwa apabila teknik wawancara yang akan
digunakan jumlah reponden terbatas, sedangkan jika kuesioner digunakan jumlah
responden memang dapat menjadi lebih banyak. Hanya saja memperoleh data yang
relevan, pertanyaan yang ditanyakan pun harus berbeda dari satu tingkat
kewenangan ketingkat yang lain dari satu satuan kerja ke satuan kerja lain.
Analisis data
Setiap orang sudah bisa bergerak dalam kegiatan penanganan data telah mengetahui
bahwa dikenal berbagai teknik analisis data, mulai dari teknik yang sederhana
hingga keteknik-teknik canggih dengan menggunakan statistik. Analisis data hanya
dapat dilakukan dengan tepat apabila sebelum keputusan tentang metode
pengumpulan data dibuat.
 Evaluasi Efektivitas Pengumpulan Data

Seorang konsultan harus selalu menggunakan berbagai kriteria untuk

membandikan efektivitas instrumen pengumpulan data yang digunakannya. Salah
satu teknik perbadingan yang baik digunakan ialah mengaitkan antara kuantitas
dengan ketepatan data yang dikumpulkan disatu pihak dan biaya serta waktu yang
diperlukan pihak lain. Kriteria ini dapat dijadikan pegangan bertindak:
 Strategi dan teknik-teknik intervensi PO merupakan tindak lanjut suatu upaya diagnosis.
Seorang konsultan harus menyadari betul-betul bahwa suatu intervensi yang tidak tepat dapat
memakan biaya yang sangat besar, bukan hanya dalam arti biaya dan waktu, akan tetapi juga dalam
bentuk terganggunya kegiatan operasional organisasi, menimbulkan penolakan atau bahkan sikap
dikalangan para anggota organisasi. jelas bahwa seorang konsultan harus jeli melihat adanya “bendera
merah” pada waktu ia melakukan diagnosis bagi kliennya yang berupa:
• Masalah kerahasiaan,
• Diagnosis yang berlebihan,
• Diagnosis krisis,
• Diagnosis yang mengancam,
• Kebiasaan konsultan,
• Diagnosis gejala