Model Diagnosa organisasi

HR Intelligence Report mengungkapkan terdapat beberapa model yang dapat digunakan

untuk melakukan diagnosa organisasi. Tulisan ini hanya membahas beberapa model. Penjelasan
beberapa model tersebut diuraikan di bawah ini.

a. Force Field Analysis (FFA)

Analisis Medan Kekuatan atau Force Field Analysis (FFA) merupakan suatu
analisis yang digunakan untuk perubahan organisasi menuju kondisi yang lebih baik.
Dalam analisis ini, untuk berhasilnya perubahan kita akan menganalisis sisi kekuatan
pendorong dan penghambat yang ada di organisasi. Dengan mengetahui kekuatan
pendorong dan penghambat kunci, organisasi akan menggunakan kekuatan pendorong
kunci dan mengurangi hambatan kunci untuk mengefektifkan perubahan.

Organisasi yang mampu menghadapi perubahan hanya organisasi yang adaptif

terhadap perubahan. Situasi ini tentunya melihat perubahan lingkungan yang tetap eksis,
maju, dan berkembang. Organisasi harus dapat memenuhi tuntutan perubahan
lingkungan, dengan senantiasa dapat melakukan antisipasi, adaptasi dari proses
perubahan. Bahwa seluruh komponen di dalam organisasi baik individu maupun
kelompok kerja dan sumber daya lainnya harus tetap memiliki keunggulan dalam
memberikan kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Berdasarkan pemikiran tersebut, maka peran pimpinan dalam organisasi adalah

menciptakan perubahan. Pimpinan harus dapat mengenali faktor-faktor yang ada di dalam
organisasi untuk dapat dijadikan kekuatan pendorong dan juga mengenali faktor-faktor
yang mempunyai kekuatan penghambat. Kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat
bersama-sama harus diidentifikasi. Identifikasi dilakukan dengan melihat fungsi-fungsi
manajemen yang dijalankan organisasi dan unsur-unsur manajemen sebagai sumber daya
organisasi.

b. Leavitt?s Model

Model ini tidak membagi faktor menjadi faktor pendorong dan penghambat
seperti pada analisis FFA. Model ini mengkategorikan variabel menjadi empat variabel
yaitu struktur, tugas, teknologi, dan sumber daya manusia (SDM). Variabel struktur
mengacu pada sistem otoritas, sistem komunikasi, dan alur kerja dalam organisasi.
Variabel tugas mengacu pada tugas dan subtugas yang berhubungan dengan penyediaan
barang dan jasa. Variabel teknologi meliputi semua peralatan dan mesin yang diperlukan
oleh variabel tugas. Variabel SDM mengacu pada orang yang akan merealisasikan tujuan
organisasi.

Model ini menyatakan bahwa antar variabel terdapat saling ketergantungan.

Perubahan pada satu variabel akan mempengaruhi variabel lainnya. Demikian pula
apabila melakukan intervensi terhadap satu variabel juga harus menganalisis
pengaruhnya terhadap variabel yang lain.
c. Open System Theory

Beberapa model diagnosis organisasi menggunakan teori open system ini sebagai
asumsi dasar. Premis dari teori ini adalah organisasi dianggap sebagai sistem sosial yang
mempunyai ketergantungan dengan lingkungannya. Sebagai suatu sistem, model ini
memandang adanya siklus yang meliputi input, transformasi (proses), dan output dalam
suatu organisasi. Output merupakan hasil dari proses input yang digunakan. Output
tersebut nantinya akan menjadi umpan balik untuk input selanjutnya. Perubahan yang
akan dilakukan pada suatu organisasi tidak lepas dari siklus ini. Oleh karena itu,
perubahan di dalam organisasi dilakukan dengan mengintervensi sisi input dan proses
yang dilakukan sehingga output yang dihasilkan akan mengalami perubahan.

d. McKinsey 7S Framework

Model ini dikembangkan oleh perusahaan konsultan McKinsey and Company

berdasarkan hasil riset terapan yang telah dilakukan pada industri dan bisnis. Pada model
ini terdapat tujuh variabel yang semua variabelnya dimulai dengan huruf S sehingga
disingkat menjadi 7S. Ketujuh variabel tersebut adalah struktur, strategi, sistem, skill,
style, staff, dan shared values (nilai).

Struktur didefinisikan sebagai kerangka organisasi atau bagan organisasi. Strategi

merupakan rencana atau arah tindakan dalam pengalokasian sumber daya untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Sistem adalah proses dan prosedur rutin yang dilaksanakan
oleh organisasi. Skill menunjukkan kapabilitas staf yang ada di organisasi. Staff
digambarkan dalam bentuk kategori personil pada organisasi. Style adalah cara manajer
kunci bertindak dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Share Values merupakan
konsep arahan yang dibagikan kepada anggota organisasi

Untuk melakukan perubahan organisasi, tidak mungkin hanya mengintervensi

pada satu atau dua variabel saja. Perlu adanya analisis komprehensif yang melibatkan
keseluruhan variabel sehingga perubahan organisasi dapat berlangsung efektif dan
efisien.

e. Six box model

Weisbord (1976) menyusun dan menggunakan model yang dinamai dengan six box
models. Model ini sangat praktis untuk memahami permasalahan yang dihadapi
organisasi. Weisbord menjelaskan bahwa six box model ini seperti radar udara.
Maksudnya, six box model dapat mendeteksi permasalahan organisasi seperti radar
sehingga semua permasalahan inti dalam organisasi dapat terpotret. Misalnya, ketika
organisasi menghadapi masalah seperti tidak tercapainya tujuan secara efektif, atau
gagalnya pelaksanaan program pengembangan kualitas layanan dan lain sebagainya maka
organisasi akan dapat mengetahuinya. Menurut Thoha (Hardiyansyah, 2010) pendekatan
melalui teori dan model Weisbord sudah lazim dilakukan. Model Weisbord diyakini
dapat mengungkap berbagai permasalahan dalam organisasi. Pendekatan teori model
 Weisbord terdiri dari enam variabel atau enam kotak pendekatan, yaitu; tujuan, struktur,
tata hubungan, penghargaan, kepemimpinan dan mekanisme tata kerja.

Seperti nama yang digunakan, Six Box Model ini memiliki 6 (enam) aspek yaitu:

1. Purpose (tujuan), tujuan dalam sistem formal (apa yang akan dilakukan) meliputi
kejelasan dari tujuan organisasi, sedangkan dalam sistem informal (proses yang akan
dilakukan) meliputi persetujuan yang dilakukan antarkaryawan. Organisasi selalu
mempunyai tujuan/maksud yang akan dicapai.

2. Structure (struktur), dalam sistem formal meliputi: fungsional, program dan

rancangan. Sementara dalam sistem informal meliputi: bagaimana sesungguhnya
pekerjaan dikerjakan atau tidak dikerjakan. Struktur berkaitan dengan bagaimana
organisasi memberikan tugas kepada karyawan dan bagaimana tugas dilaksanakan.

3. Relations (tata hubungan), dalam sistem formal meliputi siapa harus bekerja dengan
siapa, tentang apa, dengan cara apa yang dipergunakan. Sedangkan dalam sistem
informal meliputi seberapa jauh mereka bekerja, kualitas, tata hubungan kerjasama,
bagaimana arus konflik yang ada. Hubungan manusia dalam organisasi merupakan
salah satu faktor yang amat penting. Hal ini disebabkan pencapaian tujuan organisasi
perusahaan dilaksanakan oleh orang-orang (manusia).

4. Reward (penghargaan), dalam sistem formal penghargaan ini secara eksplisit apa
wujudnya, sedangkan dalam sistem informal secara implisit dan psikologis apa yang
sesungguhnya dirasakan. Penghargaan merupakan segala sesuatu baik finansial
maupun bukan finansial yang diberikan organisasi kepada karyawan.

5. Leadership (kepemimpinan), dalam sistem formal apa yang dikerjakan oleh seorang
pemimpin dan apa sistem yang dipakai. Dalam sistem informal menunjukkan
bagaimana gaya normatif administrasinya. Kepemimpinan sangat menentukan
kemajuan dan kemunduran organisasi. Tidak ada organisasi yang dapat maju tanpa
kepemimpinan yang baik.

6. Mechanism (mekanisme), dalam sistem formal menunjukkan sistem

penganggarannya, sistem informasinya, perencanaan, kontrol dan sebagainya.
Sementara dalam sistem informal menunjukkan bagaimana sesungguhnya mereka
mempergunakan, bagaimana mereka berfungsi dalam praktik, bagaimana sistem
tersebut dijalankan.

f. Star model

Sebuah organisasi yang efektif ketika lima komponen desain strategi organisasi, struktur,
proses dan kemudian kemampuan, sistem penghargaan dan praktek orang - berada dalam
keselarasan.
 Structure didefinisikan sebagai hubungan kewenangan yang formal dan
mengelompokkan kegiatan pada bagan/ susunan organisasi.
  Process and lateral capability merujuk pada proses-proses, baik formal maupun
informal, yang dikoordinasikan melalui aktivitas organisasi.
 Reward system menyelaraskan kegiatan individu dengan tujuan organisasi
sementara people practices, mengkombinasikan pelatihan-pelatihan dalam sumber
daya manusia (seleksi, pengembangan, performa manajemen).
g. Congruence model
Organisasi ini dibagi menjadi empat komponen, yaitu tugas, individu, pengaturan
organisasi secara formal dan organisasi informal. Hal ini dipengaruhi oleh konteks di
mana strategi tersebut dibentuk dan outputnya adalah kinerja organisasi.

h. Four frames model

Empat frame ini menawarkan pada manajer untuk mengkonsep bagaimana suau
organisasi beroperasi. Frame ini bersifat struktural, sumber daya manusia, politik dan
simbolik.
 Struktur: organisasi sebagai mesin yang didesain untuk mengefisiensikan input ke
output
 Sumberdaya: penekanan langsung ke relasi antara organisasi dan orang yang
berkecimpung di dalamnya
 Politik: organisasi sebagai wadah para partisipan mengemukakan tujuan
 Simbolik: inti organisasi bukan hanya secara formal pada struktur dan proses, tapi
budayanya, seperti simbol-simbol, kepercayaan, nilai-nilai, tata cara, dan
pemahaman.