SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

DISUSUN OLEH: Casiavera Lavanda (105020300111037) Aisyah Kiki Farashinta Indah Putri Utami (105020300111043) (1050203011110)

M. Fadhli Azhmi

JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI & BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2013

Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

Definisi Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk merencanakan sasaran masa depan yang hendak dicapai oleh organisasi, merencanakan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut, serta

mengimplementasikan dan memantau pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan (Mulyadi, SPPM 2007) Dari definisi yang telah tertulis diatas kita dapat menyimpulkan beberapa poin penting yakni dimana sistem pengendalian manajemen adalah perencanaan sasaran masa depan, perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut, dan pengimplementasian dan pemantauan perencanaan kegiatan yang telah dibuat. Sehingga definisi diatas adalah suatu sistem dimana satu hal mendukung hal-hal sebelumnya Perencanaan sasaran masa depan yang hendak dicapai Banyak organisasi-organisasu baik berbentuk profit, non-profit ataupun lainnya yang menggunakan SPM sebagai sistem untuk membangun masa depannya. Setiap organisasi pasti mempunyai tujuan organisasi, maka tujuan organisasi inilah yang harus dicapai, tujuan organisasi inilah sasaran masa depan organisasi yang hendak dicapai oleh setiap anggota organisasi, dan salah satu alat pembantunya adalah SPM itu sendiri, dimana SPM ini menjaga dan meluruskan agara tujuan organisasi itu tercapai dengan baik. Perencanaan Kegiatan untuk mencapai sasaran Setelah sasaran yang dibuat, maka organisasi harus membuat kegiatan kegiatan yang berdasarakn pada tujuan organisasi atau sasaran, yang dimana kegiatan ini adalah kejadian yang nantinya akan dibuat nyata dan akan dilaksanakan dilapangan. Pengimplementasian dan pemantauan pelaksanaan rencana Setelah sasaran dan kegiatan sudah dibentuk maka hal terakhir yang harus dilakukan adalah pengimplementasian yang menjadikan semua hal itu menjadi nyata, dan diadakan pemantauan pelaksanaan dalam rangka menjaga dan mengawasi jalannya rencana.

Struktur SPM Selain sebagai sistem, SPM sendiri merupakan bagian-bagian yang secara bersama-sama berkaitan erat untuk mewujudkan sistem tersebut. Struktur SPM terdiri dari tiga komponen, yakni : Struktur Organisasi Jejaring informasi Sistem penghargaan

Struktur Organisasi Organisasi sebagai kumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama sehingga membuat perkumpulan dengan tujuan agar tujuan mereka tercapai dengan baik, lalu seiring berjalannya waktu sebuah organisasi dibentuk secara lebih terstruktur agar menjadi organisasi yang efektif dan efisien dari pembagian jabatan, pembagian job description ataupun lain-lainnya dengan tujuan agar lebih sistematis

Jejaring informasi Banyaknya komponen-komponen yang ada dalam organisasi mengharuskan semuanya itu disatukan, dan jejaring informasi itulah yang menggabungkan itu semua. Teknologi informasi saat ini sedang sangat berkembang dengan pesat, dengan penemuan sebuah telepon oleh Alexander Graham Bell hingga penemuan Iphone oleh Steve Jobs, berkembangnya Teknologi informasi ini membuat jejaring informasi menjadi lebih mampu bekerja secara lebih efektif dimana pergerakan informasi hanya membutuhkan suatu kedipan mata.

Sistem penghargaaan Sistem penghargaan adalah sistem dimana diberikannya suatu penghargaan kepada personel organisasi yang mempunyai performa baik dalam jangka waktu tertentu. Perusahaan yang berjalan (running business) sangat berkaitan erat dengan sistem penghargaan, dimana sistem penghargaan ini membuat running business ini menjadi lebih baik dengan secara tidak langsung meningkatkan performa dari tiap personelnya.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian Setiap sistem pengendalian setidaknya memiliki 4 elemen berikut: Pelacak (detektor) atau sensor Merupakan suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan Penilai (Assessor) Merupakan suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi Efektor Merupakan suatu perangkat (yang sering disebut umpan balik) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut Jaringan komunikasi Merupakan perangkat yang meneruskan informasi antara detektor dan assessor dan antara assessor dan efektor

Batas-Batas Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen merupakan sistem yang berbeda dengan sistem formulasi strategi dan sistem pengendalian tugas. Pengendalian manajemen terletak di antara formulasi strategi dan pengendalian tugas. Aktivitas formulasi strategi menghasilkan produk yang berorientasi pada tujuan, strategi, dan kebijakan. Perumusan strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan Pengendalian manajemen menghasilkan produk yang bersifat pada penerapan strategi Pengendalian tugas mengasilkan produk yang berorientasi pada kinerja yang efisien dan efektif dari tugas-tugas individual. Pengendalian tugas merupakan proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien

Pengendalian manajemen merupakan proses yang mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengiplementasikan strategi organisasi. Aspek dari proses yang dimaksud yaitu: Kegiatan pengendalian manajemen Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan seperti : merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi mengkomunikasikan informasi mengevaluasi informasi memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Keselarasan tujuan Keselarasan tujuan berarti sebisa mungkin tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri

Perangkat penerapan strategi Penerapan strategi merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan
Pengendalian manajemen

strategi

Struktur organisasi

Manajemen SDM

Kinerja

Kebudayaan

Mekanisme penerapan

Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi Manajemen SDM merupakan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi Budaya mengacu pada sekelompok kepercayaan, sikap, dan norma umum yang secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial

Tekanan finansial dan nonfinansial Sistem pengandalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan nonfinansial

Bantuan dalam mengembangkan strategi baru Pengendalian sekarang untuk strategi lama akan menghasilkan perbaikan yang dapat mengarah pada pengembangan strategi baru di masa mendatang.
Pengendalian hari ini

Strategi masa depan

Proses Pengendalian Manajemen Proses pengendalian manajemen terdiri aktivitas-aktivitas berikut: Perencanaan strategis Perencanaan strategis merupakan proses pengambilan keputusan atas program utama yang akan dilakukan oleh organisasi untuk menerapkan strateginya dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan disediakan bagi masing-masing Persiapan anggaran Anggaran operasi adalah rencana organisasi selama periode waktu tertentu Pelaksanaan Evaluasi kinerja

Evaluasi kinerja merupakan suatu perbandingan antara beban aktual dan yang seharusnya terjadi dalam keadaan tersebut.

Pengendalian Tugas Pengendalian tugas merupakan suatu proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi, yaitu melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang diterapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas terdiri dari pengawasan agar aturan dan fungsi yang ada agar selalu diikuti. Perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanik diantaranya yaitu, perangkat mesin numeric, computer pengendali proses, dan peran robot. Alat-alat tersebut melibatkan tenaga manusia hanya jika terbukti lebih murah, dapat diandalkan, atau apabila sering terjadi peristiwa tidak biasa. Sebagian besar kegiatan yang ada di dalam pengendalian tugas bersifat ilmiah. Dimana keputusan dan tindakan yang tepat dilakukan untuk mengembalikan kondisi yang tidak terkendali kembali ke kondisi yang diinginkan, terprediksi, dan berada pada batasan yang dapat diterima. Pengendalian tugas adalah focus dari banyak ilmu manajemen dan teknik riset operasi. Banyak informasi maupun kegiatan sentral yang berada dalam organisasi merupakan bagian dari pengendalian tugas. Contohnya: informasi mengenai jumlah pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan baku, ataupun kegiatan pengadaan barang, pengendalian mutu. Beberapa diantaranya bersifat mekanis ataupun dapat menjadi lebih rumit. Perbedaan antara Pengendalian tugas dan Pengendalian Manajemen Pengendalian tugas bersifat ilmiah, sedangkan pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi sebuah ilmu pasti. Pengendalian manajemen melibatkan perilaku manajemen yang tidak dapat dinyatakan dalam persamaan atau fungsi.

Dalam pengendalian manajemen terjadi interaksi antar manajer atau antar manusia. Sedangkan dalam pengendalian tugas interaksi yang terjadi antara manajer dengan non-manajer, sebagian besar proses produksi terjadi secara otomatisasi.

Pengendalian manajemen berfokus pada unit organisasional, dalam pengendalian tugas focus terletak pada tugas spesifik yang dilakukan oleh unit-unit organisasional tersebut.

Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam menghadapi kendala strategis secara luas dan umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu yang sebagian besar tidak membutuhkan pertimbangan dalam melaksanakannya.

Contoh perbedaan antara pengendalian manajeman dan pengendalian tugas (keputusan dalam fungsi perencanaan dan pengendalian) Perumusan Strategi Memasuki bidang bisnis baru Menambah penjualan langsung dari pos Menyusun kebijakan spekulasi persediaan Memutuskan lingkup dan arah riset Pengendalian Manajemen Memperluas pabrik Menentukan anggaran untuk iklan Memutuskan tingkat persediaan Mengendalikan organisasi riset Menjalankan proyek riset individual Memesan ulang suatu barang Pengendalian Tugas Menjadwalkan produksi Memesan iklan TV

Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen Revolusi informasi dimulai dengan ditemukannya pesawat telepon oleh Alexander Graham Bell pada abad ke-19. Revolusi ini dipercepat dengan penemuan computer dan hadirnya internet. Internet memberikan beberapa keunggulan dan kegunaan :

Kecepatan dan kemudahan akses data. Sejumlah besar data dapat didistribusikan kepada siapapun dan dimanapun dia berada Komunikasi multi-target. Dimana satu situs dapat menjangkau jutaan pengguna Biaya yang rendah. Akses yang dilakukan menggunakan internet tergolong sangat rendah biaya Kemampuan dalam menampilkan citra tertentu. Internet dapat secara langsung menampilkan pesan dan gambar atas citra produk yang ditawarkan perusahaan

Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Konsumen dapat secara 24 jam mengunjungi web dan memesan produk yang diinginkan tanpa pengaruh dan interupsi dari agen penjualan

Pengaruh internet sangat monumental dalam dunia bisnis. Tidak hanya mengubah aturan permainan dalam bisnis ke sektor konsumen individual, akan tetapi juga mengarahkannya kea rah perdagangan komersial (business-to-business commerce). Internet menyediakan sarana bagi system pengendalian manajemen untuk memproses informasi yang ada dalam sebuah organisasi. Dengan penggunaan pemrosesan sebuah data dapat menjadi lebih mudah, cepat, dan minim kesalahan. Manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah besar, menyimpan, menganalisis, dan melakukan pemformatan yang berbeda untuk kemudian mendistribusikannya kepada setiap orang dalam organisasi. Internet merupakan fasilitas dalam koordinasi dan pengendalian melalui proses informasi yang efektif dan efisien, akan tetapi internet tidak dapat mengganti proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Pada dasarnya pengendalian manajemen adalah suatu proses social yang tidak dapat diotomatisasi sepenuhnya. Akses data elektronis hanya memberikan kontribusi kecil dalam melakukan penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasi sebuah system Penilaian tersebut meliputi : Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak

Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dandepartemen-departemen yang akan dinilai Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian konstribusi individual terhadap tujuan organisasi Mengevaluasi kinerja aktual relative terhadap ukuran standard an pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif Mendesain struktur penghargaan yang tepat Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka

Internet memang sangat membantu dalam perkembangan dunia informasi, akan tetapi pendekatan ini tidak dapat menggantikan elemen fundamental yang ada dalam pengendalian manajemen.