KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, laporan pelayanan Tata Usaha
tahun 2023 dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Laporan ini juga dimaksudkan
untuk memberikan informasi kepada manajemen Puskesmas dalam pengambilan keputusan
dalam usaha mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).
Pada kesempatan ini tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu penyelesaian laporan ini Kepala Puskesmas, Kepala Tata Usaha dan staf
tata usaha lainnya.
Kami menyadari laporan ini masih sangat sederhana dan belum menggunakan
system sebagaimana layaknya penyusunan laporan kegiatan. Untuk itu kami sangat
menerima kritik dan saran dari semua pihak untuk perbaikan pada masa-masa mendatang.

Palembang, 30 Desember 2023

Staf Tata Usaha,

Hilza Novrinda
NIP. 19771120 200502 2 002

ii
 DAFTAR ISI

Halaman
Kata Pengantar .............................................................................................. ii
Daftar Isi ........................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
BAB II PELAYANAN TATA USAHA ............................................................. 3
BAB III PENUTUP ......................................................................................... 6
A. KESIMPULAN .............................................................................. 6
B. SARAN ........................................................................................ 6
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam suatu organisasi, arsip tidak dapat dipisahkan dari segala proses kegiatan
yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya. Untuk
mempertahankan keberadaan arsip maka harus ada usaha penyimpanan arsip dengan baik
dan benar agar tidak muncul masalah menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol
yang dapat menghambat kegiatan administrasi dan tugas kedinasan. Dalam kearsipan
khususnya penyimpanan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan
dan penemuan kembali arsip-arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dikatakan
baik apabila waktu arsip tersebut diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan
tepat. Dalam menjamin kelestarian arsip bukan tugas yang mudah karena semua bahan
akan mengalami kerusakan.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat bantu daya ingat
manusia karena setiap pegawai tidak mungkin mampu mengingat segala dokumen, catatan,
dan segala kegiatan organisasi yang pernah ada dan terjadi dalam organisasi tersebut.
Maka dengan demikian kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam
menunjang kelancaran kegiatan ketatausahaan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat
pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-
tepatnya. Kearsipan juga mempunyai arti penting sebagai alat untuk membantu daya
ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan ini disusun sebagai dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan
untuk penetapan/pergeseran anggaran periode berikutnya. Laporan ini bertujuan untuk :
1) Tercapainya kegiatan pengelolaan administrasi surat menyurat yang dapat dipahami,
relevan dan handal sesuai aturan dan hukum yang berlaku
2) Terlaksananya pengarsipan surat menyurat dalam lemari penyimpanan yang aman
dan mudah dijangkau
 BAB II
PELAYANAN TATA USAHA

A. PENGERTIAN
Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi, yakni urusan tulis-
menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam sebuah perusahaan, organisasi,
dan juga negara. Tata usaha adalah salah satu unit kerja yang cukup vital dalam mengelola
beragam administrasi dalam sebuah organisasi. Profesi ini memiliki peranan yang sangat
penting dalam membuat beragam dokumen seperti urusan tulis-menulis, pendataan, hingga
pengarsipan. Bahkan, tak jarang kalau profesi ini sering menjadi penghubung komunikasi di
lingkungan kantor.
Tata usaha atau TU adalah sebuah divisi yang menyelenggarakan pekerjaan
administrasi yang memiliki kaitan dengan tulis-menulis atau pengumpulan data. Dalam hal
ini termasuk soal keuangan dan lain sebagainya sesuai kebutuhan perusahaan, organisasi,
hingga perusahaan negara.
Tata usaha sendiri terdiri dari dua kata yaitu “tata” dan “usaha” yang masing-masing
memiliki pengertian sebagai berikut: tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan
usaha ialah suatu usaha yang mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu tujuan.
Jadi, tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja.
Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dijelaskan bahwa yang
dimaksud dengan tata usaha adalah penyelenggaraan tulis-menulis (keuangan dan
sebagainya) di perusahaan atau di lembaga pendidikan. Sedangkan penata usaha ialah
orang-orang yang menyelenggarakan TU.
Secara umum penjabaran tugas-tugas tata usaha yang perlu diketahui adalah
sebagai berikut :
 Memasukkan beragam data-data penting perusahaan ke dalam laporan komputer.
 Membuat beragam data dan dokumen perusahaan sesuai kebutuhan.
 Menjadi perantara komunikasi di dalam lingkungan perusahaan dan pengarsipan.
 Mengagendakan surat masuk atau keluar yang dibutuhkan oleh perusahaan.
 Mengelola beragam kegiatan administrasi perusahaan.
 Membaca dan menganalisis memo hingga laporan yang masuk dalam sebuah
perusahaan.
 Melakukan beragam riset, menyiapkan dokumen, hingga mengumpulkan data untuk
membuat bahan pertimbangan eksekutif, komite, hingga jajaran direksi perusahaan.

2
 Tata usaha dipimpin oleh seorang kepala Tata Usaha dengan kualifikasi pendidikan
tertentu. Posisi ini merupakan posisi tertinggi dalam karir seorang tata usaha. Adapun tugas
umum seorang kepala tata usaha adalah :
 Membina dan meningkatkan profesi para karyawan terutama para karyawan TU.
 Mengoordinasikan beragam aktivitas organisasi perusahaan.
 Memberikan penilaian hasil kerja para karyawan.
 Membuat beragam program TU.
 Mengurus keuangan perusahaan.
 Membagi pekerjaan TU dan membantu para eksekutor menjalankan tugasnya.
 Membuat beragam laporan penerapan aktivitas pengurusan TU secara periodik.

B. TATA USAHA PUSKESMAS GANDUS

Tata usaha Puskesmas Gandus dipimpin oleh seorang Kepala Tata Usaha dengan
pendidikan Strata-2 Kesehatan Masyarakat. Kepala Tata Usaha mempunyai tugas pokok :
1. Menyusun rencana kegiatan urusan tata usaha
2. Menyusun perencanaan tingkat Puskesmas
3. Menyusun data dasar Puskesmas
4. Menyusun laporan kegiatan pelaksanaan manajemen Puskesmas
5. Membantu dalam pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi Puskesmas
6. Menyusun kebijakan Kepala Puskesmas dalam bentuk SK
7. Mengkaji kerangka acuan kegiatan pelaksanaan manajemen Puskesmas
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Puskesmas, salah satunya
sebagai Pejabat Pengadaan Puskesmas
Dalam melaksanakan tugasnya kepala tata usaha dibantu oleh beberapa
staf/pegawai baik PNS maupun non-PNS yang terdiri dari 3 orang staf administrasi umum
dan informasi, 1 orang staf kepegawaian, 5 orang staf urusan keuangan (bendahara dan
asisten bendahara) dan 5 orang staf urusan rekam medis dan loket pembayaran, serta 2
orang staf untuk urusan pelayanan administrasi BPJS. Khusus staf administrasi umum
memiliki tugas sebagai berikut :
1. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
2. Mengetik dan mengirim surat.
3. Melakukan kegiatan kearsipan.
4. Melakukan pendataan wilayah dan kunjungan puskesmas
5. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan baik lisan maupun tertulis
sesuai hasil kerja sebagai pertanggungjwaban tugas.

3
 6. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas

C. PELAKSANAAN PELAYANAN TATA USAHA

Selama kurun waktu Juli – Desember tahun 2023, bagian administrasi umum telah
mengarsipkan surat – menyurat dan dokumen – dokumen penting yang berhubungan
dengan kegiatan di Puskesmas Gandus. Dokumen yang dimaksud diantaranya berupa
standar operasional prosedur (SOP), surat keputusan (SK) kepala puskesmas, surat tugas
(ST), surat-surat masuk dari instansi lain, undangan, surat edaran, surat rekomendasi, surat
cuti, surat ijin pegawai, dan lain-lain. Penerbitan surat-menyurat pada tata usaha Puskemas
Gandus masih menggunakan cara manual belum mengaplikasikan secara digitalisasi, hal ini
dikarenakan keterbatasan SDM dan sarana prasarana yang ada di Tata usaha.
Tata usaha memiliki buku agenda untuk pencatatan nomor surat masuk dan surat
keluar, agenda surat keputusan, agenda surat tugas dan buku agenda penomoran SOP.
Berikut gambaran sebaran rekapitulasi pelayanan surat-menyurat yang dimaksud :

Grafik 2.1
Rekapitulasi Surat pada Bulan Agustus-Desember
Puskesmas Gandus Tahun 2023

4
 Grafik 2.2
Rekapitulasi Surat Keputusan pada Bulan Agustus-Desember
Puskesmas Gandus Tahun 2023

Grafik 2.3
Rekapitulasi Surat Tugas pada Bulan Agustus-Desember
Puskesmas Gandus Tahun 2023

DESEMBER AGUSTUS
12% 14%

NOVEMBER SEPTEMBER
26% 24%

OKTOBER
24%

Seluruh surat-menyurat yang dihasilkan pada urusan tata usaha disimpan dalam
map ordener yang diberi judul masing-masing bagian yaitu Surat masuk, Surat Keluar, SK
Kepala Puskesmas dan SOP. Semua map disimpan dalam lemari besi, arsip ini termasuk
dalam status arsip aktif. Pembuatan surat menyurat disusun berdasarkan pedoman Tata
Naskah yang berlaku di Kota Palembang. Proses penyimpanan saat ini masih terbatas,
karena kekurangan ruangan penyimpanan atau ruang arsip.

5
 BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dari uraian pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi tata usaha pada
Puskesmas Gandus selama bulan Agustus – Desember tahun 2023, maka dapat
disimpulkan bahwa :
1. Surat Masuk terbanyak yang diterima pada bulan September
2. Surat Keluar terbanyak yang diterbitkan pada bulan Oktober
3. Surat Keputusan Kepala Puskesmas yang diterbitkan terbanyak pada bulan September
dan November
4. Surat Tugas yang diterbitkan terbanyak pada bulan November

B. SARAN
Demi kelancaran kegiatan perkantoran dalam mencapai visi dan misi Kepala
Puskesmas, maka dibutuhkan sarana dan prasarana yang dapat menunjang pekerjaan di
tata usaha. Untuk rencana tindak lanjut tahun depan diharapkan :
1. Terlaksananya pedoman tata naskah yang terbaru
2. Terlaksananya system persuratan secara digitalisasi
3. Terlaksananya proses pengarsipan sesuai aturan yang berlaku
4. Tersedianya ruang dan sarana khusus untuk penyimpanan arsip
5. Tersedianya SDM teknologi informatika untuk mengoperasikan seluruh system
digitalisasi di Puskesmas