Rancangan SOP

Standar Operasional Prosedur
Organisasi Kemahasiswaan
Keluarga Besar Mahasiswa Intra
STIKes RSPAD Gatsoe
Nama Ormawa
-------------------------------------
Badan Eksekutif Mahasiswa
STIKes RSPAD Gatsoe
Cetakan 2021
i
Daftar Isi
Sampul Halaman...............................................................................................................................i
Daftar Isi..........................................................................................................................................ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang......................................................................................................................1
B. Dasar Pemikiran....................................................................................................................2
C. Maksud dan Tujuan..............................................................................................................2
BAB II
PENGERTIAN
A. Administrasi Kesekretariatan................................................................................................3
1. Pengertian Administrasi Kesekretariatan..........................................................................3
2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan................................................................................3
3. Fungsi Administrasi Kesekretariatan..................................................................................
B. Administrasi Perbendaharaan...............................................................................................3
1. Pengertian Administrasi Perbendaharaan.........................................................................3
2. Tujuan Administrasi Perbendaharaan...............................................................................4
3. Fungsi Administrasi Perbendaharaan................................................................................4
4. Sumber Keuangan.............................................................................................................4
BAB III
ISI
A. Administrasi Kesekretariatan................................................................................................5
1. Standar Operasional Prosedur Surat.................................................................................5
2. Aneka Macam Surat Sekretaris.......................................................................................33
3. Pembakuan Administrasi Surat Masuk dan Keluar........................................................48
4. Standar Operasional Prosedur Proposal Kegiatan..........................................................49
5. Standar Operasional Prosedur Laporan...........................................................................54
6. Standar Operasional Prosedur Pemberian Penghargaan.................................................63
B. Administrasi Perbendaharaan.............................................................................................66
1. Kriteria Penulisan Anggaran Dana pada Proposal..........................................................66
ii
2. Kriteria Penulisan Laporan Keuangan............................................................................66
3. Contoh-contoh :...............................................................................................................68
4. Pelatakan Bukti Bon, Invoice, Faktur, Kwitansi dan Nota.............................................70
5. Ketentuan dalam Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan BEM...........................70
BAB IV
BAGAN ALIR ADMINISTRASI KEGIATAN KEMAHASISWAAN ORGANISASI INTRA
KELURAGA BESAR MAHASISWA STIKes RSPAD Gatsoe...................................................71
BAB V
INFORMASI DAN CATATAN PENTING BAGI PELAKSANA ADMINISTRASI INI..........80
BAB VI
PENUTUP.....................................................................................................................................82
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sejalan dengan surat keputusan Mendiknas No. 155 bahwa organisasi kemahasiswaan
sebagai kelengkapan organisasi sehingga peran ormawa tidak terlepas dari pembinaan yang
dilakukan oleh lembaga perguruan tinggi. Sesuai dengan keputusan Mendiknas tersebut
maka STIKes RSPAD Gatot Soebroto membentuk satu organisasi mahasiswa yang diberi
nama Badan Eksekutif Mahasiswa. Jelas bahwa Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes
RSPAD Gatot Soebroto menjadi sentral organisasi.
Dengan menjadi sentral organisasi, maka Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD
Gatot Soebroto memiliki kewajiban mengatur seluruh gerak dan langkah administrasi
organisasi dengan semua organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi. Sedangkan
administrasi operasionalnya dapat dilakukan oleh organisasi setingkat di bawahnya.
Pengertian-pengertian:
1. Organisasi Kemahasiswaan Intra Perguruan Tinggi adalah wadah dan sarana

pengembangan diri mahasiswa ke arah perluasan wawasan dan peningkatan
kecendekiawanan serta integritas kepribadian untuk mencapai tujuan pendidikan
tinggi.
2. Kegiatan kokulikuler adalah kegiatan akademik yang meliputi: kuliah, pertemuan
kelompok kecil (seminar, diskusi, response), bimbingan penelitian, praktikum, tugas
mandiri, belajar mandiri, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Kuliah Kerja
Nyata, Kuliah Kerja Lapangan, dan sebagainya).
3. Kegiatan ekstrakulikuler adalah kegiatan kemahasiswaan yang meliputi: penalaran,
keilmuan, minat dan kegemaran, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa dan bakti
sosial bagi masyarakat.
4. Organisasi Mahasiswa Intra Perguruan Tinggi adalah kelengkapan non struktural di
perguruan tinggi yang berfungsi sebagai wadah dan wahana untuk merencanakan,
melaksanakan, dan mengembangkan kegiatan ekstra kurikuler di perguruan tinggi.
5. Pembinaan dan koordinasi adalah usaha, tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara
berdaya guna dan berhasil untuk memperoleh hasil yang lebih baik.
6. Agar seluruh administrasi organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka
diperlukan pedoman administrasi organisasi yang berfungsi sebagai:
a. Pusat kendali aktivitas organisasi
b. Pusat komunikasi dan interaksi organisasi
c. Pusat kegiatan administrasi
1
B. Dasar Pemikiran
1. AD/ART KBM STIKes RSPAD Gatsoe

2. GBHO KBM STIKes RSPAD Gatsoe
3. GBPK KBM STIKes RSPAD Gatsoe
4. GBHK KBM STIKes RSPAD Gatsoe
5. Statuta Perguruan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
6. SK Mendiknas No.155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di
Perguruan Tinggi.
C. Maksud dan Tujuan
1. Maksud Pedoman administrasi ini dimaksudkan sebagai dasar penyelenggaraan

keadministrasian organisasi kemahasiswaan di STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
2. Tujuan
a) Memberikan keseragaman pengetahuan fungsi dan tugas penyelenggaraan
administrasi.
b) Menyiapkan organisasi mahasiswa yang mengerti akan fungsi dan tugasnya.
c) Menyamakan persepsi tentang tata cara aturan dan mekanisme Standar Operasional
Prosedur Keadministrasian Organisasi Kemahasiswaan STIKes RSPAD Gatot
Soebroto.
2
BAB II
PENGERTIAN
A. Administrasi Kesekretariatan
1. Pengertian Administrasi Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Administrasi
kesekretariatan Ormawa STIKes RSPAD Gatot Soebroto meliputi pengolahan surat
menyurat, proposal, laporan pertanggung jawaban, dan laporan kegiatan. Administrasi
surat-menyurat bagi suatu organisasi merupakan suatu yang penting dan merupakan
bagian tugas lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan yang mempunyai ciri -ciri:
a. Bersifat pelayanan
b. Bersifat koordinasi ke seluruh bagian atau aparatur organisasi, dan
c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.
2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan

a. Memperlancar koordinasi, komunikasi dan informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
b. Menjaga informasi internal organisasi.
c. Mengelola dan memelihara seluruhdokumen organisasi yang berguna bagi
kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen.
3. Fungsi Administrasi Kesekretariatan

a. Mengadakan pencatatan atau pengarsipan semua kegiatan manajemen.
b. Sebagai alat pelaksana pusat administrasi.
c. Pengendali informasi internal daneksternal organisasi.
d. Sebagai alat komunikasi organisasi.
e. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
f. Sentral teknologi transfer informasi.
g. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
B. Administrasi Perbendaharaan
1. Pengertian Administrasi Perbendaharaan

Segala macam yang berkaitan dengan pelaksanaan perbendaharaan keuangan
organisasi mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto dikelola dan digunakan sebaik-
baiknya oleh masing-masing organisasi mahasiswa tersebut dengan ketentuan
pertanggung jawaban dari pengelolaan keuangan.
3
2. Tujuan Administrasi Perbendaharaan
a. Memperlancar proses keluar masuknya uang.
b. Mempermudah transaksi uang.
c. Adanya bukti transaksi.
d. Mengetahui kondisiatau keadaan keuangan di organisasi dalam suatu periode
tertentu.
3. Fungsi Administrasi Perbendaharaan

a. Sebagai pola perumusan dan pelaksanaan kebijakan penganggaran.
b. Sebagai pola perumusan dan pelaksanaan kebijakan pelaksanaan anggaran.
c. Sebagai pola perumusan dan pelaksanaan kebijakan akuntansi dan pelaporan
keuangan.
d. Sebagai pola pemantauan, evaluasi, dan pembinaan penganggaran, pelaksanaan
anggaran, serta akuntansi dan pelaporan keuangan.
e. Sebagai pola pelayananpenganggaran dan pelaksanaan anggaran bagi Organisasi
Kemahasiswaan Intra Perguran Tinggi.
4. Sumber Keuangan
a. Keuangan organisasi kemahasiswaan dapat diperoleh dari:
1) Organisasi mahasiswa itu sendiri.
2) Dana usahadalam organisasi itu sendiri.
3) Bantuan Lembaga STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
4) Iuran Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
5) Donatur atau sponsor yang tidak mengikat baik dari dalam maupun luar
organisasi.
6) Usaha-usaha lain yang tidak bertentangan dengan AD/ART, GBHO, dan GBPK
KBM STIKes RSPAD Gatsoe.
b. Pengelolaan keuangan organisasi kemahasiswaan harus dipertanggungjawabkan
kepada pengurus maupun lembaga STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
4
BAB III
ISI
A. Administrasi Kesekretariatan
1. Standar Operasional Prosedur Surat

Surat merupakan informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat
komunikasi tulis yang dibuat dengan aturan tertentu. Surat memiliki berbagai fungsi,
diantaranya: sebagai alat komunikasi tulis, sebagai tanda bukti tulis, sebagai alat
pengingat, sebagai pedoman bertindak, sebagai keterangan keamanan, sebagai duta atau
wakil organisasi, dan sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan. Selain memiliki
fungsi tersebut, surat memiliki peranan sebagai barometer kemajuan organisasi,
lembaga, atau pun instansi. Artinya, surat yang bagus isi dan penampilannya akan
memacarkan citra yang baik bagi instansi yang mengeluarkannya. Oleh sebab itu,
penulis surat harus mengetahui dan memahami aturan, kriteria, dan penulisan surat yang
baik.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan saat hendak menulis surat:
a. Menggunakan kertas yang tepat dari segi ukuran dengan isi surat yang akan ditulis.
b. Menggunakan bentuk surat yang standar.
c. Menggunakan bahasa Indonesia baku.
d. Menggunakan gaya bahasa yang lugas.
e. Menggunakan bahasa yang jelas.
f. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.
g. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
h. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat-menyurat.
i. Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang tidak umum.
Selain harus memperhatikan beberapa aspek teknis tersebut, penulis surat harus
mengetahui bentuk dan bagian surat serta fungsinya. Dalam Standar Operasional
Prosedur (SOP) Keluarga Besar Mahasiswa STIKes RSPAD Gatsoe terkait penulisan
surat menggunakan bentuk resmi Indonesia baru (New Official Style). Bentuk resmi
Indonesia baru terdiri atas: KOP (Kepala Surat), nomor surat, tanggal, lampiran, perihal,
alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, jabatan penandatangan, nama
penandatangan, NRP, NIK, NIP, NIM tembusan, dan narahubung.
5
a. Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru (New Official Style)
KOP (Kepala Surat)

Nomor : _______________ Tanggal Surat
Lampiran : _______________
Perihal : _______________
Alamat Tujuan Surat

_________________
_________________
Salam pembuka,
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Isi ________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Salam Penutup
Jabatan Penandatangan
Nama Penandatangan
NRP/NIK/NIP/NIM
Tembusan:
__________________
__________________
Narahubung:
__________________
__________________
b. Margins Surat: Top: 1,5cm, Bottom: 1,5cm, Left: 1,5cm dan Right: 1,5cm
c. Penspasian Baris: 1,0 dan Tanpa tambahkan spasi sebelum dan sesudah paragraf
6
d. Kepala surat atau kop surat
Surat resmi umumnya memakai kepala surat atau biasa disebut KOP surat. Kop
surat umumnya berisikan nama sebuah instansi, alamat kantor atau perusahaan, dan
keterangan lainnya yang memiliki kegunaan sebagai identitas organisasi pengirim
surat. Ketentuan penulisan kepala surat dalam lingkup organisasi di STIKes
RSPAD Gatot Soebroto, antara lain:
1) Penulisan nama STIKes yang diletakkan diurutan paling atas.

2) Penulisan nama organisasi setelah STIKes.
3) Mencantumkan kata “Sekretariat” sebelum penulisan alamat.
4) Mencantumkan alamat yang berisikan: alamat sekretariat organisasi, kode pos,
nomor telepon, dan e-mail guna memberi tahu informasi atau keterangan
tentang organisasi.
5) Penulisan nama instansi, jalan, telepon, kotak pos tidak boleh disingkat.
6) Penulisan alamat sekretariat disesuaikan dengan alamat sekretariat yang sudah
ditentukan.
7) Penggunaan logo dapat bervariasi namun tidak lepas dari logo utama.
8) Tidak boleh ada penambahan logo untuk surat internal.
9) Font size dalam kepala surat, antara lain:
 Kepala surat Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
- Ukuran font 18 penulisan: STIKes RSPAD Gatot Soebroto
- Ukuran font 22 penulisan: BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
- Ukuran font 10 penulisan: Alamat kesekretariatan
 Kepala surat Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM)
- Ukuran font 20 penulisan: DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
 Kepala surat Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
- Ukuran font 14 penulisan: Nama UKM
 Kepala surat Himpunan Mahasiswa Program Studi (HIMA Prodi)
- Ukuran font 12 penulisan: Nama Prgoram Studi
 Kepala surat Musyawarah Mahasiswa
- Ukuran font 20 penulisan: MUSYAWARAH MAHASISWA
- Ukuran font 10 penulisan: Alamat
 Kepala surat Tim Formatur
- Ukuran font 20 penulisan: TIM FORMATUR
- Ukuran font 10 penulisan: Alamat
7
Penulisan Kepala Surat Organisasi Kemahasiswaan Intra
1. Kepala surat yang dikeluarkan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa
STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
Sekretariat : Jl. Abdul Rahman Saleh No.24 Senen, Jakarta Pusat, 10410
2. Kepala surat yang dikeluarkan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
3. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA S1 Keperawatan

HIMPUNAN MAHASISWA S1 KEPERAWATAN
4. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA S1 Kebidanan

HIMPUNAN MAHASISWA S1 KEBIDANAN
5. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA D3 Keperawatan

HIMPUNAN MAHASISWA D3 KEPERAWATAN
8
6. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA D3 Kebidanan

HIMPUNAN MAHASISWA D3 KEBIDANAN
7. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA Profesi Ners

HIMPUNAN MAHASISWA PROFESI NERS
8. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Tari

UNIT KEGIATAN MAHASISWA
DANCE TRADISIONAL GATSOE
9. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Padus

PADUAN SUARA GATSOE
9
10. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Futsal

GATSOE FUTSAL CLUB
11. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Volley

GATSOE VOLLEYBALL CLUB
12. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Kamil

KELUARGA MAHASISWA ISLAM
13. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM KMP

KELUARGA MAHASISWA PROTESTAN
10
14. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM KMK

KELUARGA MAHASISWA KATOLIK
e. Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan petunjuk atau informasi tentang kapan sebuah surat
ditulis atau dikeluarkan oleh sebuah organisasi. Tanggal surat ditulis dengan urutan
tanggal, bulan, dan tahun. Penulisan bulan harus ditulis lengkap. Penulisan tanggal
dan tahun ditulis dengan angka tanpa diikuti tanda baca apa pun. Sebelum tanggal
tidak boleh dituliskan nama tempat, kota, atau daerah. Tanggal surat dituliskan
sejajar dengan nomor surat.
Contoh penulisan tanggal surat:

Nomor: 001/Ketua/BEM STIKes RSPAD Gatsoe/III/2020 8 Maret 2020
Nomor: 120/Kr /HIMA D-III KEPERAWATAN/I/2020 18 Januari 2020
f. Nomor, Lampiran, dan Perihal

Nomor, lampiran, dan perihal merupakan tiga rangkaian surat resmi yang
penting dan tidak bisa terpisahkan. Tiga rangkaian tersebut merupakan administrasi
pengkodean surat bertujuan untuk mengidentifikasi aktivitas informasi tiap-tiap
kerja organisasi mahasiwa dalam bentuk surat atau administrasi guna memudahkan
pengecekan dalam pendataan yang akan dilakukan.
Ketentuan penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal:
1) Nomor Surat
Nomor surat merupakan bagian terpenting dalam surat resmi. Nomor surat
digunakan dengan tujuan untuk memudahkan pengaturan surat sebagai arsip,
mengetahui jumlah surat yang keluar dalam satu periode, sebagai petunjuk
sumber dalam kegiatan surat-menyurat, memudahkan mencari surat itu kembali
bila diperlukan, dan sebagai bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap
berikutnya. Nomor surat ditulis di sebelah kiri, sejajar dengan tanggal.
Rangkaian nomor surat terdiri atas: nomor urut, kode intern, bulan, dan
11
tahun pembuatan surat. Penulisan bulan dalam surat ditulis dengan
menggunakan angka romawi.
Pembakuan kode surat Organisasi Kemahasiswaan
STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Penanggung Jawab Surat Kode

Surat
Ketua DPM, Ketua BEM, Ketua UKM, Ketua Musma,
Ketua Tim Formatur K
Ketua HIMA Prodi Kr
Panitia Pelaksana Panpe
l
Urutan penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh Pimpinan organisasi:

Nomor Surat/Penanggung Jawab/Nama Ormawa/Bulan/Tahun Pembuatan
Catatan: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh pimpinan organisasi ditulis
berlanjut selama satu periode. Jika telah terjadi pergantian ketua atau pimpinan
organisasi, maka penulisan nomor surat dimulai dari awal kembali (001).
Urutan penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana:
Nomor Surat/Penanggung Jawab(spasi)Nama Kegiatan/Nama Ormawa/Bulan/Tahun Pembuatan
Catatan: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana

diawali dengan urutan (001), artinya nomor surat akan berganti jika
kegiatannya berbeda. Penulisan nama kegiatan dapat berupa singkatan
atau akronim.
Contoh penulisan nomor surat:
 Surat pertama yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BEM

Nomor: 001/K/BEM STIKes RSPAD Gatsoe/I/2020
 Surat yang dikeluarkan oleh Musyawarah Mahasiswa
Nomor: 001/K/Musma XVIII/X/2020
 Surat yang dikeluarkan oleh Tim Formatur
Nomor: 001/K/Formatur KBM STIKes RSPAD Gatsoe /XI/2020
2) Lampiran
Lampiran surat adalah suatu dokumen-dokumen yang disertai
kedalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-
dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan
kaitannya terhadap isi surat.
12
Kaidah-kaidah penulisan lampiran:
a) Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
b) Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.
c) Pencantuman jumlah lampiran hendaknya ditulis satu lembar untuk
surat dan satu proposal untuk surat permohonan dana.
d) Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, tetap perlu dicantumkan
kata lampiran pada surat.
e) Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.
f) Surat permohonan sambutan wajib di lampirkan susunan acara.
g) Surat permohonan pemateri wajib di lampirkan term of reference
(TOR) dan susunan acara.
h) Penulisan jumlah lampiran memakai huruf.
i) Jika jumlah lampiran lebih dari satu maka tiap lembar lampiran
dituliskan berdasar urutan dengan menggunakan angka atau tulisan
romawi. Contoh : LAMPIRAN I, LAMPIRAN II, LAMPIRAN
III, dan seterusnya.
3) Perihal
Perihal merupakan inti sari atau pokok-pokok penting dari isi surat
untuk menyampaikan maksud dan tujuan secara singkat. Selain itu,
perihal surat memiliki kegunaan, diantaranya:
a) Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan
dipermasalahkan dalam surat.
b) Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu
secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhannya.
Cara penulisan perihal surat:
 Harus ditulis dengan singkat, padat, dan jelas;

 Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
 Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.
 Tidak perlu di bold.
Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan

pembaca dan juga kurang etis. Perihal cukup ditulis singkat saja asal pembaca
cukup mengetahui secara garis besar apa yang akan dipermasalahkan dalam
surat tersebut.
Contoh penulisan nomor, lampiran, dan perihal dalam surat berdasarkan aturan
standar Operasional Prosedur Organisasi Kemahasiswaan Intra Keluarga Besar
Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Surat yang dibuat oleh Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Surat pertama yang dikeluarkan pada tanggal 05 Januari 2021 dengan perihal pemberitahuan
kegiatan yang ditujukan ke Ketua STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
13
Nomor : 001/K/BEM STIKes RSPAD Gatsoe/I/2021 05 Januari 2020
Lampiran : -
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan
Surat yang dibuat oleh Badan Dewan Perwakilan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot
Soebroto
Surat pertama yang dikeluarkan pada tanggal 05 Januari 2021 dengan perihal Undangan
yang ditujukan ke Ketua STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
Nomor : 001/K/DPM STIKes RSPAD Gatsoe/I/2021 05 Januari 2020

Lampiran : satu lembar
Perihal : Undangan
g. Alamat Tujuan
Alamat tujuan surat merupakan petujuk langsung kepada siapa surat itu
ditujukan. Penulisan alamat surat ada dua macam, yaitu alamat luar dan alamat
dalam. Alamat luar merupakan alamat yang ditulis pada sampul surat (amplop).
Sedangkan alamat dalam merupakan alamat yang tertera dalam surat. Berikut ini
merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat:
1) Ungkapan “yang terhormat” pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth.
Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah
atau tujuan.
2) Nama dari penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
3) Jika digunakan kata sapaan “Bapak” pada awal penerima, kata itu hendaknya
ditulis penuh, yaitu “Bapak”. Kata “Saudara” cukup ditulis “Sdr.”.
4) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat sebelum
namanya, maka kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr. tidak digunakan.
5) Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal.
Urutan penulisan alamat surat berdasarkan aturan Standar Operasional Prosedur

Organisasi Kemahasiswaan Intra STIKes RSPAD Gatot Soebroto:
1) Yth. Kemudian diikuti nama penerima
2) Kedudukan orang yang dituju
3) Alamat penerima
14
Contoh penulisan alamat tujuan dalam surat
Yth. Didin Syaefudin, S.Kp MARS Yth. NS. Hendik W.S, S.Kep, M.Kes
Kolonel CKM NRP 33676 Letnan Kolonel Ckm 1 1950010841073
STIKes RSPAD Gatot Soebroto STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Di Jakarta Di Jakarta
Yth. Sdr Yth. Sdr

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa
Di Jakarta Di Jakarta
Contoh penulisan alamat tujuan luar surat

Yth. Didin Syaefudin, S.Kp MARS

Kolonel CKM NRP 33676
Di Jakarta
h. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.
Salam pembuka yang digunakan Organisasi Kemahasiswaan Intra STIKes RSPAD
Gatot Soebroto yaitu ungkapan dengan hormat, dengan penulisan Dengan hormat
atau Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh.
Penulisan salam pembuka:

1) Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
2) Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma (,).
15
i. Isi Surat atau Batang Tubuh Surat
Isi surat akan disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian, yaitu: alinea
pembuka, isi surat sesungguhnya, dan alinea penutup.
1) Alinea Pembuka
Alinea pembuka merupakan kata pengantar kepada isi surat yang
sesungguhnya maksudnya untuk menarik perhatian pembaca kepada pokok
pembicaraan. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan
menggunakan pilihan kata yang tepat dan susunlah kalimat yang sesuai
dengan ejaan bahasa Indonesia.
2) Isi/Inti
Pengertian isi surat adalah pokok pikiran yang dituangkan dalam surat
sekaligus merupakan maksud dan tujuan pokok penulisan Surat kepada
seseorang. Isi surat usahakan jelas, mudah dimengerti. Usahakan susunan
bahasa baik, sopan, dan tidak berbelit-belit.
3) Alinea Penutup
Alinea penutup berfungsi sebagai penutup pembicaraan. Dengan kata lain
bahwa berita atau pembicaraan pokok sudah selesai. Alinea penutup berupa
simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat. Pada
umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
j. Salam Penutup
Salam penutup adalah sebagai penutup seluruh pembicaraan. Menandakan
surat sudah selesai dan siap untuk ditandatangani. Salam penutup yang digunakan
Organisasi Kemahasiswaan Intra STIKes RSPAD Gatot Soebroto adalah hormat
kami atau hormat saya atau wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh.
k. Pengesahan Surat
Sebuah surat yang sudah dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas bagi pejabat
yang berhak adalah sebuah surat yang sudah sah. Sebaliknya bila surat tersebut
belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas, adalah surat yang tidak sah.
Untuk mengetahui siapa yang berhak menanda tangani surat tersebut, maka harus
diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi, perusahaan dan
instansi.
Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh
pimpinan yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditanda tangani oleh mereka yang
diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi.
Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengesahan surat:
1) Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri.

2) Nama pengirim tidak berada di antara tanda kurung.
3) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
4) Keseluruhan Penulisan Pengesahan harus di bold.
5) Nomor identitas untuk mahasiswa wajib menggunakan NIM.
16
Urutan Penulisan Pengesahan Tanda Tangan Dalam Surat
1) Jabatan Penandatangan
2) Nama organisasi/instansi
3) Ruang (space) untuk tanda tangan
4) Nama Penandatangan
5) NIK/NIP/Nomor Identitas Lainnya (Untuk Kelembagaan)
6) NIM (Untuk Mahasiswa)
Bentuk dan contoh pengesahan tanda tangan dalam surat
Jabatan
Nama Organisasi/Instansi/STIKes
Nama Penandatanganan
Nomor Identitas
Wakil Ketua III Bidang Ketua

Kemahasiswaan Badan Eksekutif Mahasiswa
Nama Penandatangan Nama Penandatangan
Nomor Identitas Nomor Identitas (NIM)
Ketua Ketua
Dewan Perwakilan Mahasiswa UKM ....................
Nomor Identitas (NIM) Nomor Identitas (NIM)
17
Catatan
Tanda tangan dalam surat harus langsung dan sesuai dengan nama dan
jabatan penandatanganan. Surat akan menjadi tidak sah dan penerima surat
berhak menolak apabila ditemukan tanda tangan berupa scan atau stempel
tanda tangan.
Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan atau

melimpahkan kekuasaan untuk menandatangani surat kepada pejabat yang
berada di bawahnya.
Bentuk dan contoh penulisan tanda tangan berupa atas nama
a.n. Jabatan yang mewakili a.n. Wakil Ketua

Nama Organisasi/Instansi Badan Eksekutif Mahasiswa
Nomor Identitas Nomor Identitas (NIM)
a.n. Sekretaris a.n. Bendahara

Badan Eksekutif Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa
Nomor Identitas (NIM) Nomor Identitas (NIM)
18
Bentuk pembakuan penulisan pengesahan surat dalam organisasi kemahasiswaan STIKes
RSPAD Gatot Soebroto
1. Pengesahan Surat Pemberitahuan Kegiatan dan Pengesahan Surat Sarana dan
Prasarana, Permohonan Izin Peminjaman Tempat, Permohonan Izin Buka Stand, dan
Permohonan Izin Pemasangan Banner (Pengurus/Bukan Panitia Pelaksana).
a. Surat yang dikeluarkan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa

Hormat kami,
Ketua Sekretaris
.................................................. ..................................................
NIM: xxxx xxxx xxxx NIM: xxxx xxxx xxxx
b. Surat yang dikeluarkan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa

Hormat kami,
Ketua Sekretaris
Dewan Perwakilan Mahasiswa Dewan Perwakilan Mahasiswa
.................................................. ..................................................
c. Surat yang dikeluarkan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa

Hormat kami,
Mengetahui,
Ketua Ketua Sekretaris
UKM ..................
Badan Eksekutif Mahasiswa UKM ...............
STIKes RSPAD GatotRSPAD
STIKes Soebroto
Gatot Soebroto STIKes RSPAD Gatot Soebroto
..................................................
..................................................
NIM: xxxx xxxx xxxx ..................................................
19
d. Surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa untuk pemberitahuan kegiatan dan
untuk surat permohonan sarana dan prasarana, permohonan izin peminjaman tempat,
permohonan izin buka stand, dan permohonan izin pemasangan banner (Pengurus/Bukan
Panitia pelaksana) dari HIMA yang ditujukan ke ketua BEM dan/atau Ketua Progam
Studi.
Hormat kami,
Ketua Sekretaris
HIMA .................. HIMA ...............
.................................................. ..................................................
e. Surat yang dikeluarkan oleh Musyawarah Mahasiswa
Hormat kami,
Ketua Sekretaris
Musyawarah Mahasiswa Musyawarah Mahasiswa
.................................................. ..................................................
f. Surat yang dikeluarkan oleh Tim Formatur
Hormat kami,
Ketua Sekretaris
Tim Formatur Tim Formatur
.................................................. ..................................................
20
2. Pengesahan Surat Sarana dan Prasarana, Permohonan Izin Peminjaman Tempat,
Permohonan Izin Buka Stand, dan Permohonan Izin Pemasangan Banner (Panitia
Pelaksana)
Hormat kami,
Ketua Ketua Pelaksana
Badan Eksekutif Mahasiswa Nama Kegiatan
BEM STIKes
STIKes RSPAD Gatot Soebroto RSPAD Gatot Soebroto
..................................................
.................................................. NIM: xxxx xxxx xxxx
NIM: xxxx xxxx xxxx
Hormat kami,
Dewan Perwakilan Mahasiswa Nama Kegiatan
DPM STIKes
..................................................
.................................................. NIM: xxxx xxxx xxxx
NIM: xxxx xxxx xxxx
Hormat kami,
UKM .................. Nama Kegiatan
UKM ..................
.................................................. ..................................................
21
Mengetahui,
Ketua
..................................................
NIM: xxxx xxxx xxxx
d. Surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa yang ditujukan ke ketua BEM dan
Ketua Program Studi
Mengetahui, Hormat Kami,

HIMA .................. Nama Kegiatan
HIMA ...............
.................................................. ..................................................
3. Pengesahan Surat Permohonan Dana yang Dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana

Hormat kami,
Menyetujui,
Ketua Wakil Ketua III Ketua Pelaksana
Bidang Kemahasiswaan BEM STIKes
..................................................
..................................................
Nomor Identitas ..................................................
22
22
Hormat kami,
DPM STIKes
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Wakil Ketua III

Bidang Kemahasiswaan
..................................................
Nomor Identitas
c. Surat yang dikeluarkan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa untuk menindaklanjuti surat
permohonan dana HIMA
Hormat kami,
Ketua Sekretaris
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Wakil Ketua III
23
..................................................
Nomor Identitas
23
d. Surat yang dikeluarkan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa
Hormat kami,
UKM ...............
.................................................. ..................................................
Menyetujui, Mengetahui,
Wakil Ketua III Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa
Bidang Kemahasiswaan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
.................................................. ..................................................
Nomor Identitas NIM : xxxx xxxx xxxx
e. Surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa untuk mengajukan permohonan dana
dari HIMA yang ditujukan ke ketua BEM
Hormat Kami,
HIMA ...............
.................................................. ..................................................
24
4. Pengesahan Surat Izin Sosialisasi

Hormat kami,
Ketua Menyetujui, Ketua Pelaksana
Wakil Ketua III
BEM STIKes
Bidang
STIKes RSPAD Gatot Kemahasiswaan
Soebroto RSPAD Gatot Soebroto
..................................................
..................................................
Nomor Identitas ..................................................

Hormat kami,
DPM STIKes
.................................................. ..................................................
Menyetujui, 25
Wakil Ketua III
25
Hormat kami,
UKM ...............
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Wakil Ketua III Mengetahui,
Bidang Kemahasiswaan Ketua
.................................................. ..................................................
Nomor Identitas NIM: xxxx xxxx xxxx
d. Surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa

Hormat Kami,
STIKes RSPAD Gatot Soebroto HIMA ...............
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Ketua Program Studi

.................................
..................................................
Nomor Identitas
26
Menyetujui, Hormat Kami,
Wakil Ketua III Ketua
Bidang Kemahasiswaan Musyawarah Mahasiswa
.................................................. ..................................................

Bidang Kemahasiswaan Tim Formatur
.................................................. ..................................................
5. Pengesahan Surat Izin Orang Tua dan Surat Izin Perkuliahan

Hormat kami,
BEM STIKes
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Wakil Ketua III
..................................................
Nomor Identitas
27
Hormat kami,
DPM STIKes
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Wakil Ketua III
..................................................
Nomor Identitas
Hormat kami,
UKM ...............
STIKes RSPAD Gatot
Soebroto
.................................................. ..................................................
Bidang Kemahasiswaan Badan Eksekutif Mahasiswa
28
..................................................
..................................................
28
d. Surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa
Hormat Kami,
HIMA ...............
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Ketua Program Studi

.................................
..................................................
Nomor Identitas

Bidang Kemahasiswaan Musyawarah Mahasiswa
.................................................. ..................................................

Bidang Kemahasiswaan Tim Formatur
.................................................. ..................................................
29
l. Cap Surat Atau Stempel Surat
1) Kegunaan dan ketentuan pemakaian cap pada surat adalah untuk:
2) Sebagai bentuk legalitas sebuah surat.
3) Bentuk cap disesuaikan dengan selera instansi atau organisasi, hal terpenting
dalam cap tertera logo sebuah isntansi atau organisasi.
4) Surat-surat maupun proposal yang dibuat atau dikeluarkan oleh panitia
pelaksana harus menyertakan stempel panitia pelaksana.
5) Stempel panitia pelaksana berisikan logo organisasi atau nama organisasi dan
tulisan panitia pelaksana.
6) Pemakaian cap umumnya disebelah kiri tanda tangan dan mengenai tanda
tangan.
7) Stempel berlogo ormawa diletakan di sebelah kiri dan mengenai tanda tangan
pimpinan organisasi.
8) Stempel panitia pelaksana diletakan di sebelah kiri dan mengenai tanda tangan
ketua pelaksana.
Mengetahui, Hormat Kami,

STIKes RSPAD Gatot
Soebroto STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Cap dan Tanda tangan

Cap dan Tanda tangan
...............................................
............................................... NIM: xxxx xxxx xxxx
NIM: xxxx xxxx xxxx
m. Tembusan Surat
1) Kata tembusan ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik
dua, tanpa digaris bawahi.
2) Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan tembusan. Tembusan
adalah pihak-pihak yang mendapat tembusan atau salinan surat selain yang
dialamatkan.
3) Tembusan ditulis dibawah sebelah kiri, lurus ke atas dengan posisi nomor,
lampiran, dan perihal.
Ketentuan Tembusan:
1) Tembusan yang objeknya hanya satu, dituliskan sebaris atau sejajar dengan
notasinya. Contoh: Tembusan: Ketua Umum Badan Eksekutif Mahasiswa
30
2) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi nomor
urut sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak
perlu diberi nomor.
3) Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang dan
bukan nama kantor atau instansi.
4) Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada atau Yth.
5) Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk
perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang
mengikat.
6) Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena
setiap surat resmi/dinas itu harus memiliki arsip.
7) Tembusan yang ditujukan pada seseorang ditandai dengan stabilo atau diberi
highlight.
8) Ukuran penulisan tembusan menggunakan font size 10.
Penulisan tembusan dalam surat organisasi kemahasiswaan intra STIKes RSPAD

Gatot Soebroto
1. Tembusan pada surat pemberitahuan kegiatan

Tembusan:
1. Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
2. Ka. Bag. Kemahasiswaan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
3. Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Tembusan:
3. Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
c. Surat yang dikeluarkan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa, Komisi Pemilihan
Umum, Badan Pengawas Pemilu, Musyawarah Mahasiswa, dan Tim Formatur
Tembusan:
2. Tembusan pada surat peminjaman tempat, izin buka stand, izin pemasangan banner,
dan permohonan peminjaman sarana dan prasarana.
a. Surat yang dikeluarkan oleh BEM dan DPM STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Tembusan:
1. Wakil Ketua STIKes II Bidang Administrasi Umum STIKes RSPAD Gatot Soebroto
2. Ka. Bag. Biro Administrasi Umum STIKes RSPAD Gatot Soebroto
31
b. Surat yang dikeluarkan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa
Tembusan:
1. Wakil Ketua II Bidang Administrasi Umum STIKes RSPAD Gatot Soebroto
2. Ka. Bag. Biro Administrasi Umum STIKes RSPAD Gatot Soebroto
3. Tembusan pada surat permohonan dana

Tembusan:
Tembusan:
c. Surat yang dikeluarkan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa, Musyawarah
Mahasiswa, dan Tim Formatur
Tembusan:
2. Ka. Bag. Keuangan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
3. Ketua Umum Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
d. Surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa tidak menggunakan

tembusan karena hanya ditujukan kepada BEM.
4. Tembusan pada surat izin sosialisasi

a. Surat yang dikeluarkan oleh BEM dan DPM STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Tembusan:
Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
b. Surat yang dikeluarkan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa, Musyawarah
Mahasiswa, dan Tim Formatur
Tembusan:
c. Surat yang dikeluarkan oleh Himpunan Mahasiswa
Tembusan:
1. Ketua Program Studi .................. STIKes RSPAD Gatot Soebroto
32
n. Narahubung
1) Kegunaan narahubung adalah untuk:
Untuk setiap surat yang dikeluarkan diharapkan mencatumkan narahubung
orang yang dapat memberikan informasi dalam kegiatan tersebut yang
bertujuan untuk memudahkan dalam berkomunikasi.
2) Ketentuan narahubung:
 Narahubung ditulis dibawah tembusan surat.
 Nomor telepon yang dicantumkan pada narahubung ada dua, nomor telepon
pertama ialah nomor sekretaris yang membuat surat dan nomor yang kedua
disesuaikan dengan jobdesk. Misalnya: surat peminjaman sarana dan
prasarana narahubungnya adalah panitia penanggung jawab divisi
perlengkapan.
 Ukuran penulisan narahubung menggunakan font size 10.
2. Aneka Macam Surat Sekretaris

Kegiatan surat-menyurat pada suatu organisasi dapat diibaratkan sebagai denyut nadi
organisasi. Apabila kegiatan surat-menyurat pada suatu organisasi terhenti, berarti kegiatan
organisasi secara keseluruhan ikut terhenti. Hal serupa menjadikan surat sebagai sebuah
indikator aktivitas organisasi. Surat-surat dalam organisasi dibuat oleh para sekretaris, sehingga
surat tersebut dapat disebut surat sekretaris. Berikut ini merupakan macam, contoh, dan bentuk
surat sekretaris yang umum dibuat dalam lingkup kampus STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
a. Pemberitahuan Kegiatan n. Permohonan Izin Penggalangan Dana

b. Permohonan Dana o. Permohonan Delegasi
c. Peminjaman Sarana dan Prasarana p.
d. Undangan q. Permohonan Kerja Sama
e. Permohonan Izin Peminjaman r. Rekomendasi
Tempat s. Mandataris
f. Permohonan Izin Buka Stand t. Permohonan Konsumsi
g. Permohonan Izin Pemasangan u. Permohonan ATK
Banner v. Permohonan Penggandaan Dokumen
h. Permohonan Pemateri w. Permohonan Transportasi
i. Permohonan Sambutan x. Peringatan
j. Permohonan Izin Sosialisasi y. Perubahan Tempat Kegiatan
k. Permohonan Izin Orang Tua z. Perubahan Tanggal Kegiatan
l. Permohonan Izin Kerja aa. Pembatalan Kegiatan
m. Permohonan Dispensasi Perkuliahan
33
Contoh – contoh Surat :
Pemberitahuan Kegiatan
Nomor : 001/K/BEM Gatsoe/I/2021 3 Februari 2020

Lampiran: -
Yth. Didin Syaefudin S.Kp MARS

Kolonel CKM NRP : 33676
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program kerja Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD

Gatot Soebroto masa bakti 2021 - 2022, kami ingin memberitahukan kegiatan kami yaitu
Musyawarah Kerja dengan tema Rencana Program dengan Meningkatkan
Integritas Organisasi yang akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Kamis s.d. Jum’at, 20 s.d. 21 Februari 2020

waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
tempat : Villa D’kampoeng, Pancoran Mas, Depok
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan
kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Umum Sekretaris Umum

..................................................... ..................................................
NIM : NIM:
Tembusan:
1. Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
2. Kepala Bagian Kemahasiswaan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Narahubung:
1.
34
Permohonan Dana
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
Nomor : 001/Panpel Studi Banding/DPM/I/2020 13 Mei 2020

Lampiran: satu bundel proposal

di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Studi Banding yang diselenggarakan oleh Dewan

Perwakilan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto pada:
hari, tanggal : Kamis s.d. Jum’at 18 s.d. 19 Juni 2020

waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
tempat : STIKes Notokusumo (Yogyakarta)
oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana bermaksud mengajukan permohonan dana
ini kepada Bapak sebesar Rp. 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah). Adapun rincian terlampir
dalam proposal untuk menunjang kegiatan tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dewan Perwakilan Mahasiswa Program Studi Banding
STIKes RSPAD Gatot Soebroto DPM Gatsoe
.................................................... ................................................
NIM : NIM :
Menyetujui,
Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan
NS. Hendik W.S, S.Kep, M.Kes

Letnan Kolonel Ckm 1195001084107
Tembusan:
Narahubung:
1.
35
Peminjaman Sarana dan Prasarana
GATSOE FUTSAL CLUB
Nomor : 001/TFG/Futsal Gatsoe/I/2020 13 Mei 2020

Lampiran: satu lembar
Perihal : Peminjaman Sarana dan Prasarana
Yth. Didin Syaefudin, S.Kp MARS

Kolonel CKM NRP 33676
Ketua STIKes RSPAD Gatot Soebroto
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Turnament Futsal Gatsoe yang diselenggarakan
oleh UKM Futsal Gatsoe STIKes RSPAD Gatot Soebroto, yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 6 Juni 2020

Waktu : 09.00 s.d. 15.00 WIB
Tempat : Lapangan Futsal Senen, Jakarta Pusat
Oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana memohon kepada Bapak untuk dapat
memberikan izin menggunakan sarana dan prasarana yang terlampir dalam surat ini.
Hormat Kami,
UKM Futsal Gatsoe Turnament Futsal Gatsoe
......................................................... .......................................................
NIM: NIM :
Mengetahui,
Ketua Umum
..............................................
NIM :
Tembusan:
2. Kepala Bagian Biro Administrasi Umum STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Narahubung:
1.
36
Undangan
Nomor : 001/UKM Kamil Gatsoe /I/2020 6 Maret 2020

Lampiran: -
Perihal : Undangan
Yth. Sdr.
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Family Gathering dengan tema Membangun
Organisasi Muslim yang Solid, Bersinergi dan Mempererat Silaturahmi yang
diselenggarakan oleh UKM Keluarga Mahasiswa Islam, pada:
Hari, tanggal : Jumat s.d. Kamis, 13 s.d. 19 Maret 2020

Waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Villa Puncak Bogor
oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana mengundang Saudara untuk dapat hadir di
kegiatan tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami
Unit Kegiatan Mahasiswa Family Gathering
Keluarga Mahasiswa Islam UKM Keluarga Mahasiswa Islam
............................................... ......................................................
NIM : NIM :
Narahubung:
1.
37
Permohonan Izin Peminjaman Tempat

PADUAN SUARA GATSOE
Nomor : 001/UKM PADUS Gatsoe/I/2020 11 Maret 2020

Lampiran: -
Perihal : Izin Peminjaman Tempat

di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya kegiatan Singing Competition Gatot Soebroto yang

diselenggarakan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa Paduan Suara Gatot Soebroto (UKM
Gatsoe), pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 6 Juni 2020

Waktu : 09.00 s.d. 15.00 WIB
Oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana ingin mengajukan izin peminjaman tempat
di Aula Keperawatan guna menunjang kegiatan tersebut.
Hormat Kami,
Unit Keluarga Mahasiswa Singing Competition
Paduan Suara Gatot Soebroto UKM PADUS Gatsoe
.................................................. .......................................
NIM : NIM :
Mengetahui,
Ketua
...................................................
Tembusan:
2. Kepala Bagian Biro Administrasi Umum STIKes RSPAD Gatot Soebro
3. Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebro
Narahubung:
1. Mutia 0858 8241 0539
38
Permohonan Izin Buka Stand
HIMPUNAN MAHASISWA S1 KEPERAWATAN
Nomor : 001/HIMAS1Kep/I/2020 1 Maret 2020

Perihal : Permohonan Izin Buka Stand
Yth. Sdr.
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan BUKBERISASI yang diselenggarakan oleh

Himpunan Mahasiswa S1 Keperawatan, kami memohon kepada Saudari untuk dapat
memberikan izin membuka stand, pada:
Hari, tanggal : Jumat s.d. Senin, 17 s.d. 21 April 2020

Waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Lobby Gedung Keperawatan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Saudari, kami
Hormat Kami,
Ketua Sekretaris
Himpunan Mahasiswa Himpunan Mahasiswa
S1 Keperawatan S1 Keperawatan
..................................... .....................................
NIM : NIM :
Narahubung :
1.
39
Permohonan Izin Pemasangan Banner
DANCE TRADISIONAL GATSOE
Nomor : 003/Panpel Pentas Kaderisasi/UKM KSR/III/2020 11 Maret 2020

Lampiran: -
Perihal : Izin Pemasangan Banner

di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Pentas Kaderisasi yang diselenggarakan oleh

Unit Kegiatan Mahasiswa Dance Tradisional Gatsoe, pada:
Hari, tanggal : Selasa, 7 s.d 14 April 2020

Tempat : Depan Kampus Kebidanan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana memohon kepada Bapak untuk
memberikan izin pemasangan banner.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak,
kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
UKM Dance Tradisional Gatsoe Pentas Kaderisasi
STIKes RSPAD Gatot Soebroto UKM DTG Gatsoe
.......................................... ................................
NIM : NIM :
Mengetahui,
Ketua
...................................................
NIM :
Tembusan:
Narahubung:
1.
40
Permohonan Pemateri
Nomor : 001/UKM Kamil/I/2020 11 Maret

2020
Lampiran: lima lembar
Perihal : Permohonan Pemateri
Yth. Sdr.
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Seminar yang diselenggarakan oleh Unit

Kegiatan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Islam, pada:
Hari, tanggal : Sabtu s.d. Minggu, 18 s.d. 19 April 2020

Waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Villa AJ Garden Bedahan, Sawangan, Depok
Oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana meminta kepada Saudara untuk
memberikan materi Peran Islam Dalam Profesi Keperawatan dalam kegiatan
tersebut. Jadwal dan panduan bahan materi terlampir dalam surat ini.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Saudara,
Hormat kami,
Ketua UKM Ketua Pelaksana
Keluarga Mahasiswa Islam Seminar
STIKes RSPAD Gatot Soebroto UKM Kamil Gatsoe
.............................................. .........................................
NIM : NIM:
Narahubung :
1.
41
Permohonan Sambutan
KELUARGA MAHASISWA PROTESTAN
Nomor : 001/UKM KMP/I/2020 11 Maret

2020
Perihal : Undangan
Yth. NS. Hendik W.S, S.Kep, M.Kes

Letnan Kolonel Ckm 1195001084107
Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Memperingati Hari Natal 2020 dengan tema

Meningkatkan Rasa Kasih Dalam Tali Persekutuan Di Masa Pandemi Covid-19
yang diselenggarakan oleh Unit Kegiatan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Protestan,
pada:
Hari, tanggal : Sabtu s.d. Minggu, 18 s.d. 19 April 2020

Waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Villa Puncak Bogor
oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana mengundang Saudara untuk dapat hadir
di kegiatan tersebut
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Saudara,
Hormat Kami,
Keluarga Mahasiswa Protestan Memperingati Hari Natal
STIKes RSPAD Gatot Soebroto UKM KMP Gatsoe
.............................................. ............................................
NIM : NIM:
Narahubung
1.
42
Permohonan Izin Orang Tua
HIMPUNAN MAHASISWA D3 KEPERAWATAN
Nomor : 030/HIMAD3Kep/I/2020 20 September

2019
Lampiran: -
Perihal : Permohonan Izin Orang Tua
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua Mahasiswa

di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program kerja Himpunan Mahasiswa D3 Keperawatan,

kami akan melaksanakan kegiatan Pameran Karya dengan tema Budaya Indonesia.
Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 26 September 2019

Waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Aula LT.6 Gedung RSPAD Gatot Soebroto
oleh karena itu, kami mengharapkan Bapak/Ibu selaku orang tua memberikan izin
untuk mengikuti kegiatan tersebut kepada nama yang tercantum dibawah ini:
Nama :
Prodi :
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu,
Hormat Kami,
Ketua HIMA Ketua Pelaksana
DIII Keperawatan Pameran Karya
STIKes RSPAD Gatot Soebroto HIMA D3 Keperawatan
Gatsoe
.............................................. .......................................................
NIM : NIM:
Menyetujui,
Wakil Dekan
....................................................
Nomor Identitas
43
Permohonan Kerja Sama
GATSOE FUTSAL CLUB
Nomor : 001/UKM GFC/I/2020 15 Maret

2020
Lampiran: dua lembar
Perihal : Permohonan Kerja Sama
Yth. Sdr.
Ketua UKM Volleyball Gatsoe
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Latihan Pertandingan Tournament Gatsoe

yang diselenggarakan oleh Unit kegiatan Mahasiswa Gatsoe Futsal Club, pada:
Hari, tanggal : Sabtu s.d. Minggu, 21 s.d. 22 Maret 2020

Waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Villa AJ Garden Bedahan, Sawangan, Depok
Oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana kegiatan mengajak Saudara untuk
bekerja sama menyukseskan acara tersebut. Gambaran ringkas kegiatan yang akan
diselenggarakan terlampir dalam surat ini.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara,
Hormat Kami,
Gatsoe Futsal Club Tournament Gatsoe
STIKes RSPAD Gatot Soebroto UKM Gatsoe Futsal Club
......................................................... ..................................................
NIM : NIM:
Narahubung:
1.
44
Permohonan Konsumsi
Nomor : 008/Panpel POC/BEM FIPPS/II/2020 7 Februari 2020

Perihal : Permohonan Konsumsi

di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Program Organization Center (POC) yang
akan dilaksanakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa, yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 27 Februari 2020

Waktu : 08.30 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Ruang Aula Kebidanan
Oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana kegiatan bermaksud mengajukan
permohonan konsumsi kepada Bapak guna menunjang kegiatan tersebut. Konsumsi
yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung, tercantum dalam lampiran surat ini.
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan. Atas perhatian

dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Badan Eksekutif Mahasiswa Program Organization Center (POC)
STIKes RSPAD Gatot Soebroto Badan Eksekutif Mahasiswa
..................................................... .........................................................
NIM: NIM:
Tembusan:
Narahubung:
1,
45
Permohonan Transportasi
Nomor : 001/BEM/I/2020 20 Mei

2020
Perihal : Permohonan Transportasi

di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan yang
diselenggarakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto,
yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu s.d. Minggu, 6 s.d. 7 Juni 2020

Waktu : 08.00 s.d. 17.00 WIB
Tempat : Gunung Salak, Cicurug, Sukabumi
Oleh karena itu, kami selaku panitia pelaksana bermaksud memohon izin kepada
Bapak untuk meminjamkan transportasi untuk menunjang kegiatan tersebut. Adapun
transportasi yang dibutuhkan terlampir dalam surat ini.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak,
Hormat Kami,
Badan Eksekutif Mahasiswa Latihan Dasar Kepemimpinan
STIKes RSPAD Gatot Soebroto Badan Eksekutif Mahasiswa
..................................................... ...................................................
NIM: NIM:
Tembusan:
Narahubung:
1.
46
Peringatan
HIMPUNAN MAHASISWA D3 KEBIDANAN
Nomor : 001/HIMA D3 Keb/I/2020 7 Mei 2020

Lampiran: -
Perihal : Surat Peringatan I
Yth. Sdr.
Anggota Divisi
di Jakarta
Dengan hormat,
Surat peringatan ini kami berikan kepada:

Nama :
NIM :
Jabatan :
Surat peringatan ini resmi dikeluarkan oleh Badan Pengurus Harian Himpunan
Mahasiswa DIII Kebidanan kepada yang bersangkutan di atas karena saudara telah
melanggar tata tertib HIMA DIII Kebidanan, yaitu:
1. Lebih dari tiga kali secara berturut-turut tidak hadir dalam rapat internal pengurus
HIMA DIII Keperawatan.
2. Tidak pernah berkontribusi dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh HIMA
DIII Keperawatan.
3. Tidak menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal sebagai Anggota Divisi.
Adapun tujuan dikeluarkannya Surat Peringatan I ini yaitu supaya yang bersangkutan
segera memperbaiki kesalahan dan mematuhi peraturan yang berlaku. Apabila dalam
kurun waktu tiga minggu tidak ada perbaikan, maka akan dikeluarkan surat peringatan
yang kedua.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami
Hormat Kami,
Ketua Sekretaris
Himpunan Mahasiswa HIMA DIII Kebidanan
DIII Kebidanan STIKes RSPAD Gatot Soebroto
.................................................. ........................................................
NIM: NIM:
47
3. Pembakuan Administrasi Surat Masuk dan Keluar
a. Surat Masuk
Pencatatan Surat Masuk
Surat yang diterima dari organisasi kemahasiswaan baik dalam lingkup internal maupun
eksternal KBM STIKes RSPAD Gatsoe kemudian dicatat dalam buku registrasi surat masuk,
terkait dengan hal:
1. Nomor urut 5. Tanggal dan nomor surat
2. Tanggal penerimaan 6. Perihal
3. Tanggal dan waktu kegiatan 7. Bentuk kegiatan
4. Pengirim 8. Lampiran
b. Surat Keluar
1) Pembuatan surat keluar harus sesuai dengan peraturan baku pembuatan surat dari
sekretaris.
2) Nomor surat yang dibuat harus mengikuti nomor surat terakhir dan harus segera
dituliskan didaftar surat keluar.
3) Surat yang dibuat di simpan di dalam file sekretaris.
4) Sebelum di stempel, surat harus difotokopi terlebih dahulu untuk arsip surat,
kemudian barulah distempel.
5) Seluruh pengurus wajib mempelajari aturan pembuatan surat.
Contoh Pencatatan Surat Masuk Pada Buku Besar
Tanggal Tanggal
Tanggal
No. Penerimaan Pengirim dan Perihal Bentuk dan Lampiran
Nomor Waktu
Surat Kegiatan
1. 05 Maret UKM 05 Maret Pemberitahuan Sterilisasi Kamis, 19 -
2020 2020 Kegiatan Lingkungan Maret 2020
019/K/
UKM/III/
2020
48
Contoh Pencatatan Surat Keluar Pada Buku Besar
Nama dan Tanggal

Tanggal dan Alamat dan
No. Nomor Surat Perihal Bentuk Lampiran
yang dituju Waktu
Kegiatan
1. 15 Januari 2020 Yth. Pemberitahuan Diskusi Rabu, 22 -
009/K/BEM Prof. Dr. Kegiatan Bersama Januari 2020
STIKes H. 13.00 s.d.
RSPAD Sumaryot 17.00 WIB
Gatsoe/I/2020 o Ketua
STIKes
STIKes
RSPAD
Gatsoe
4. Standar Operasional Prosedur Proposal Kegiatan

a. Proposal Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Pemikiran
1. AD dan ART KBM STIKes RSPAD Gatsoe
2. GBHO, GBHK, dan GBPK KBM STIKes RSPAD Gatsoe
3. Program Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot
Soebroto
4. Rapat ................................................
C. Maksud dan Tujuan Kegiatan
D. Sasaran
1. Maksud
2. Tujuan
II. RENCANA PELAKSANAAN
A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
D. Peserta Kegiatan
E. Bentuk Kegiatan
F. Susunan Kepanitiaan
G. Susunan Acara
H. Anggaran Dana
III. PENUTUP
49
Lembar Pengesahan
Hormat kami,
Menyetujui,
Wakil Ketua III Nama Kegiatan
STIKes RSPAD Bidang
Gatot Soebroto
Kemahasiswaan
..................................................
.................................................. ..................................................
NIM: xxxx xxxxNomor xxxx Identitas NIM: xxxx xxxx xxxx
b. Proposal Dewan Perwakilan Mahsiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Pemikiran
3. Program Kerja Dewan Perwakilan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot
Soebroto
4. Rapat ................................................
D. Sasaran
1. Maksud
2. Tujuan
50
A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
D. Peserta Kegiatan
E. Bentuk Kegiatan
50
G. Susunan Acara
H. Anggaran Dana
III. PENUTUP
Lembar Pengesaan
Hormat kami,
Menyetujui,
Dewan Perwakilan Wakil Ketua III
Mahasiswa Nama Kegiatan
Dewan Perwakilan Mahasiswa
STIKes RSPAD Bidang Kemahasiswaan
Gatot Soebroto
..................................................
.................................................. ..................................................
NIM: xxxx xxxxNomor xxxx Identitas NIM: xxxx xxxx xxxx
c. Proposal Unit Kegiatan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Pemikiran
3. PPTO Unit Kegiatan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
4. Program Kerja Unit Kegiatan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
5. Rapat ...............................................................................
D. Sasaran
51
1. Maksud
2. Tujuan
51
A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
D. Peserta Kegiatan
E. Bentuk Kegiatan
G. Susunan Acara
H. Anggaran Dana
III. PENUTUP
Lembar Pengesahan
Hormat kami,
UKM ..................
.................................................. ..................................................
Wakil Ketua III
STIKes RSPAD Gatot Soebroto Badan eksekutif Mahasiswa

.................................................. ..................................................
52
d. Proposal Himpunan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Pemikiran
3. PPTO Himpunan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
4. Program Kerja Himpunan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto
5. Rapat ...............................................................................
D. Sasaran
1. Maksud
2. Tujuan

A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
D. Peserta Kegiatan
E. Bentuk Kegiatan
G. Susunan Acara
H. Anggaran Dana
III. PENUTUP
Lembar Pengesahan
Hormat kami,
Himpunan Mahasiswa ................ Nama Kegiatan
Himpunan Mahasiswa ................
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Mengetahui,
Ketua Program Studi
............................................ Ketua

53
.................................................. ..................................................
5. Standar Operasional Prosedur Laporan
a. Laporan Kegiatan
Laporan Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Dasar Penyelenggaraan
II. ISI LAPORAN

A. Pra – Pelaksanaan
1. Nama Kegiatan
2. Tema
B. Pelaksanaan Kegiatan
1. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
2. Peserta
3. Kronologis Kegiatan
C. Pasca Pelaksanaan
15. Faktor Pendukung
16. Faktor Penghambat
D. Susunan Kepanitiaan
E. Susunan Acara
F. Laporan Keuangan
G. Kesimpulan dan Saran
III. PENUTUP
53
Lembar Pengesahan
Hormat kami,
.................................................. ..................................................
Menyetujui,
Wakil Ketua III

..................................................
Nomor Identitas
IV. LAMPIRAN – LAMPIRAN

A. Administrasi Kegiatan (daftar hadir, presensi rapat, surat-surat,
dll)
B. Bukti-Bukti Transaksi Kegiatan
C. Dokumentasi Kegiatan
55
Laporan Kegiatan Dewan Perwakilan Mahasiswa
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
II. ISI LAPORAN

1. Nama Kegiatan
2. Tema
2. Peserta
1. Faktor Pendukung
E. Susunan Acara
F. Laporan Keuangan
III. PENUTUP
Lembar Pengesahan
Hormat kami,
Dewan Perwakilan Mahasiswa
.................................................. ..................................................
56
Menyetujui,
Wakil Ketua III

..................................................
Nomor Identitas

dll)
Laporan Kegiatan Unit Kegiatan Mahasiswa
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
II. ISI LAPORAN

1. Nama Kegiatan
2. Tema
2. Peserta
1. Faktor Pendukung
E. Susunan Acara
F. Laporan Keuangan
57
III. PENUTUP
Lembar Pengesahan
Hormat kami,
UKM ..................
.................................................. ..................................................
Wakil Ketua III

.................................................. ..................................................

dll)
58
Laporan Kegiatan Himpunan Mahasiswa
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
II. ISI LAPORAN

3. Nama Kegiatan
4. Tema
5. Peserta
3. Faktor Pendukung
E. Susunan Acara
F. Laporan Keuangan
III. PENUTUP
Lembar Pengesahan
Hormat kami,
Himpunan Mahasiswa ................ Nama Kegiatan
Himpunan Mahasiswa ................
.................................................. ..................................................
59
Ketua Program Studi
............................................ Ketua

.................................................. ..................................................

dll)
b. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan
Sistematika Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
II. ISI LAPORAN
A. Struktur Kepengurusan
B. Job Description
C. Keadaan Objektif Kepengurusan
D. Program Kerja
1. Program Kerja Perdivisi/Departemen
2. Timeline Program Kerja
a.Program Kerja Eventual
b.Program Kerja Rutin
E. Laporan Kegiatan
1. Laporan Kegiatan Terlaksana
2. Timeline Kegiatan Terlaksana
3. Laporan Pertanggung Jawaban Perdivisi
59
4.
59
F. Laporan Absensi Pengurus
G. Laporan Keuangan
H. Faktor Pendukung dan Penghambat
III. PENUTUP
Lembar Pengesahan
Sistematika Penulisan Lembar Pengesahan
Lembar pengesahan Badan Eksekutif Mahasiswa

Menyetujui, Hormat kami,

Wakil Ketua STIKes III Ketua
Bidang Kemahasiswaan Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes
....................................... .......................................
Nomor Identitas NIM : xxxxx xxxx xxxx
Lembar pengesahan Dewan Perwakilan Mahasiswa

Menyetujui, Hormat kami,

Wakil Ketua STIKes III Bidang Ketua
Kemahasiswaan Dewan Perwakilan Mahasiswa
....................................... .......................................
Nomor Identitas NIM : xxxx xxxx xxxx
Lembar pengesahan Unit Kegiatan Mahasiswa

61
Mengetahui, Hormat kami,
Ketua Ketua
Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes UKM .............................................
RSPAD Gatot Soebroto STIKes RSPAD Gatot Soebroto
....................................... .......................................
NIM : xxxxx xxxx xxxx NIM : xxxx xxxx xxxx
Menyetujui,
Wakil Ketua STIKes III
.......................................
Nomor Identitas
Lembar pengesahan Himpunan Mahasiswa

Mengetahui, Hormat kami,

Ketua Ketua
Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes Himpunan Mahasiswa .................
RSPAD Gatot Soebroto STIKes RSPAD Gatot Soebroto
....................................... .......................................
NIM : xxxxx xxxx xxxx NIM : xxxx xxxx xxxx
Menyetujui,
Ketua Program Studi
........................................
.......................................
62
Nomor Identitas
62
6. Standar Operasional Prosedur Pemberian Penghargaan
Pemberian penghargaan merupakan bentuk cendera mata yang diberikan sebagai
kenang-kenangan, sebagai pertanda ingat, tanda mata, ucapan terima kasih, dan
sebagainya yang umumnya diberikan oleh organisasi ke individu atau ke instansi
maupun organisasi lainnya.
Pemberian Penghargaan terdiri atas:
a. Sertifikat atau Piagam

Sertifikat merupakan tanda atau surat keterangan (pernyataan) tertulis atau
tercetak yang dibuat oleh sebuah organisasi atau instansi yang dapat digunakan
sebagai bukti keikutsertaan dalam sebuah kegiatan. Umumnya sertifikat ditujukan
untuk peserta atau panitia dalam sebuah kegiatan. Piagam merupakan tanda atau
pernyataan resmi yang tertulis atau tercetak yang dibuat oleh sebuah organisasi atau
instansi yang umumnya digunakan sebagai bentuk penghargaan terhadap seseorang
atau organisasi atas partisipasinya dalam sebuah kegiatan atau dalam organisasi.
Piagam dapat dibuat sebagai bentuk pengahargaan terhadap seseorang yang
menjadi pemateri dalam sebuah kagiatan baik seminar, pelatihan, dan lain
sebagainya. Selain itu, piagam juga dapat dibuat sebagai bentuk penghargaan
terhadap seseorang yang telah mengabdikan dirinya sebagai pengurus organisasi
terkait.
Penulisan sertifikat atau piagam berdasarkan standar operasional prosedur dministrasi
1. Kepala Serifikat atau piagam (seperti isi kop surat)

a. Penggunaan logo dapat bervariasi namun tidak lepas dari logo utama
2. Isi Sertifikat atau Piagam
a. Tulisan “Sertifikat” ditujukan untuk peserta dan panitia pelaksana. Tulisan “Piagam”
ditujukan kepada pemateri sebuah kegiatan atau pengurus organisasi.
b. Nomor sertifikat atau piagam.
Pemberian nomor keluar sertifikat atau piagam sesuai dengan nomor urut dari sertifikat
atau piagam yang dikeluarkan dalam satu kegiatan. Jika piagam yang dikeluarkan
sebagai bentuk penghargaan terhadap seseorang yang telah mengabdikan dirinya dalam
kepengurusan suatu organisasi, maka penulisan nomor piagam sesuai dengan nomor
urut piagam yang dikeluarkan selama satu periode kepungurusan.
Format Penulisan Nomor Sertifikat :

Nomor: No/Sertifikat/Nama Acara/Nama Ormawa/Bulan(romawi)/Tahun
Contoh penulisan nomor sertifikat kegiatan :

Nomor: 001/Sertifikat/Seminar Keperawatan/HIMA D-III Keperawatan/IV/2020
63
Format Penulisan Nomor Piagam :
Nomor: No/Piagam/Nama Acara/Nama Ormawa/Bulan(romawi)/Tahun
Contoh penulisan nomor piagam kegiatan :

Nomor: 001/Piagam/Seminar Keperawatan/HIMA D-III Keperawatan/IV/2020
c. Diberikan kepada ….
d. Nama penerima sertifikat atau Piagam
e. Peran sertanya sebagai ….
f. Nama kegiatan, tema kegiatan, ormawa yang menyelenggarakan, hari, tanggal dan
tempat kegiatan
3. Jabatan Penandatangan
a. Nama organisasi atau instansi
b. Ruang untuk Tanda tangan
c. Nama Penandatangan
d. Nomor Identitas seperti: NIK, NRP, NIP, NPM
4. Pemberian stempel di sebelah kiri pada tanda tangan

5. Penambahan logo sesuai kebutuhan bila ada support, sponsor, media partner dan
sebagainya dalam kegiatan tersebut
Penandatanganan sertifikat atau piagam
1. Sertifikat atau piagam yang dibuat oleh BEM STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Ketua Ketua Ketua Pelaksana

STIKes RSPAD Gatot Badan Eksekutif Mahasiswa Nama Kegiatan
Soebroto STIKes RSPAD BEM STIKes RSPAD Gatot
Gatot Soebroto Soebroto
................................................ .................................................. ..................................................

. . .
Nomor Identitas NIM: xxxx xxxx xxxx NIM: xxxx xxxx xxxx
64
2. Sertifikat atau piagam yang dibuat oleh DPM STIKes RSPAD Gatot Soebroto
Ketua Ketua Ketua Pelaksana

STIKes RSPAD Gatot Dewan Perwakilan Nama Kegiatan
Soebroto Mahasiswa STIKes RSPAD DPM STIKes RSPAD Gatot
Gatot Soebroto Soebroto
................................................ .................................................. ..................................................

. . .
Nomor Identitas NIM: xxxx xxxx xxxx NIM: xxxx xxxx xxxx
3. Sertifikat atau piagam yang dibuat oleh Unit Kegiatan Mahasiswa
Wakil Ketua III Ketua Ketua Ketua Pelaksana

Bidang Kemahasiswaan Badan Eksekutif UKM ................ Nama Kegiatan
STIKes RSPAD Mahasiswa STIKes RSPAD STIKes RSPAD UKM ................
Gatot Soebroto Gatot Soebroto Gatot Soebroto STIKes RSPAD
Gatot Soebroto
...................................... ....................................... ....................................... .......................................

Nomor Identitas NIM: xxxx xxxx xxxx NIM: xxxx xxxx xxxx NIM: xxxx xxxx xxxx
4. Sertifikat atau piagam yang dibuat oleh Himpunan Mahasiswa
Ketua Program Studi Ketua Ketua Ketua Pelaksana

............................ Badan Eksekutif HIMA ................ Nama Kegiatan
STIKes RSPAD Mahasiswa STIKes RSPAD STIKes RSPAD HIMA ................
Gatot Soebroto Gatot Soebroto Gatot Soebroto STIKes RSPAD
Gatot Soebroto
...................................... ....................................... ....................................... .......................................

Nomor Identitas NIM: xxxx xxxx xxxx NIM: xxxx xxxx xxxx NIM: xxxx xxxx xxxx
65
65
B. Administrasi Perbendaharaan
1. Kriteria Penulisan Anggaran Dana pada Proposal

Kriteria penulisan :
a. Penulisan judul pada tabel (Nomer, Uraian, Spesifikasi, Satuan, Jumlah) diawali
dengan huruf kapital, lalu di bold dan align center Ukuran tabel menyesuaikan,
sejajar dan rapih.
b. Penulisan isi dalam kolom (Nomer, Spesifikasi, Satuan, Jumlah, Sub Total, Total
Pemasukan, Total Pengeluaran, dan Sisa/Minus) di align center. Sementara (biaya
(pengeluaran), isi dalam kolom (Uraian)) align left.
c. Penulisan bahasa asing menggunakan italic.
d. Penulisan menggunakan Times New Roman, dengan ukuran font 12.
e. Penulisan (Rp) dan nominal pada kolom (subtotal, total pemasukan, total
pengeluaran, dan sisa/minus) di bold.
f. Penulisan (Rp) dan nominal pada kolom (satuan dan jumlah) tidak perlu di bold.
CONTOH PENULISAN PADA TABLE ANGGARAN DANA PADA PROPOSAL
No Uraian Spesifikasi Satuan Jumlah

.
Pemasukan
1. Pendapatan Lembaga - Rp. 100.000.000 Rp. 100.000.000
Total Pemasukan Rp. 100.000.000
No Uraian Spesifikasi Satuan Jumlah

.
Pengeluaran
Biaya Kesekretariatan
Sub Total Kesekretariatan Rp.

*seterusnya untuk tiap – tiap pengeluaran
Total Pemasukan Rp.

Total Pengeluaran RP.
2. Kriteria Penulisan Laporan Keuangan
a. Laporan Kegiatan/Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan Kriteria penulisan :

1) Penulisan judul pada tabel (Nomer, Uraian, Spesifikasi, Satuan, Jumlah) diawali
dengan huruf kapital, lalu di bold dan align center Ukuran tabel menyesuaikan,
sejajar dan rapih.
2) Penulisan isi dalam kolom (Nomer, Spesifikasi, Satuan, Jumlah, Sub Total,
Total Pemasukan, Total Pengeluaran, dan Sisa/Minus) di align center.
Sementara (biaya (pengeluaran), isi dalam kolom (Uraian) align left.
3) Penulisan bahasa asing menggunakan italic.
4) Penulisan menggunakan Times New Roman, dengan ukuran font 12.
5) Penulisan (Rp) dan nominal pada kolom (subtotal, total pemasukan, total
66
pengeluaran, dan sisa/minus) di bold.
6) Penulisan (Rp) dan nominal pada kolom (satuan dan jumlah) tidak perlu di
bold.
66
CONTOH PENULISAN PADA TABLE ANGGARAN DANA PADA LK/LPJ
No. Uraian Spesifikasi Satuan Jumlah

Pemasukan
1. Pendapatan Lembaga - Rp. 100.000.000 Rp. 100.000.000
Total Pemasukan Rp 100.000.000

Pengeluaran
Sub Total Kesekretariatan Rp.

*seterusnya untuk tiap-tiap pengeluaran
Total Pemasukan Rp
Total Pengeluaran Rp
Sisa (untung bersih)/Minus Rp
CONTOH PEMBUATAN TABLE KAS
Tanggal No. Perihal Debit Kredit Saldo

22 Desember 1. Sisa uang kas R - Rp - R -
2019 periode 2018 – p p
2019
23 Februari 2. Surplus kegiatan R 7 Rp - R 7
2020 p 0 p 0
0. 0
0 .
0 0
0 0
0
5 Maret 2020 3. Peminjaman modal R - Rp 500.000 R 2
untuk KWH p p 0
0
.
0
0
0
10 Maret 4. Pengembalian R 5 Rp - R 7
2020 modal KWH p 0 p 0
0. 0
0 .
0 0
0 0
0
5. Keuntungan bazar Rp 1.000.000 Rp - Rp 1.700.000
dari KWH
*dan seterusnya sampai akhir kepengurusan
67
Keterangan:
1. Perihal ialah, asal pengambil atau pengeluaran.
2. Debit ialah pemasukan.
3. Kredit ialah pengeluaran.
4. Saldo ialah uang.
67
3. Contoh-contoh :
1) Contoh Penulisan Anggaran Dana pada Proposal

Pemasukan
1. Pendapatan Lembaga - Rp 2.000.000 Rp 2.000.000
2. Pendapatan Peserta 100 orang Rp 50.000 Rp 5.000.000
3. Surplus Kegiatan - Rp 700.000 Rp 700.000
Seminar Digital
4. Uang Kas - Rp 1.000.000 Rp 1.000.000

Pengeluaran
1. Pocket Expanding File 1 buah Rp 75.000 Rp 75.000
2. Jilid Laporan Kegiatan 3 rangkap Rp 25.000 Rp 75.000
Sub Total Kesekretariatan Rp 150.000
Biaya Acara
1. Pembicara 1 orang Rp 3.000.000 Rp 3.000.000
2. Sewa Tempat 1 hari Rp 1.000.000 Rp 1.000.000
3. Stationary 100 pack Rp 15.000 Rp 1.500.000
Sub Total Acara Rp 5.500.000
Biaya Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD)
1. Photo Booth - Rp 300.000 Rp 300.000
2. Banner Kegiatan 2 buah @3 x 2m Rp 25.000 Rp 300.000
Sub Total Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD) Rp 600.000
Biaya Perlengkapan
1. Sound System Out 1 set Rp 200.000 Rp 200.000
2. Kursi 100 pcs Rp 1.500 Rp 150.000
Sub Total Perlengkapan Rp 350.000
Biaya Konsumsi
1. Lunch 130 box Rp 15.000 Rp 1.950.000
2. Air Mineral Gelas 5 dus Rp 30.000 Rp 150.000
Sub Total Konsumsi Rp 2.100.000
Total Pengeluaran Rp 8.700.000
Catatan:
Dalam Proposal pemasukan dan pengeluarannya harus sesuai.
68
2) Contoh Penulisan Laporan Keuangan Pada Laporan Keuangan atau Laporan
Pertanggungjawaban

Pemasukan
1. Pendapatan Lembaga - Rp 2.000.000 Rp 2.000.000
2. Pendapatan Peserta 100 orang Rp 50.000 Rp 5.000.000
3. Surplus Kegiatan - Rp 700.000 Rp 700.000
Seminar Digital
4. Uang Kas - Rp 1.000.000 Rp 1.000.000

Pengeluaran
1. Pocket Expanding File 1 buah Rp 75.000 Rp 75.000
2. Jilid Laporan Kegiatan 3 rangkap Rp 25.000 Rp 75.000
Sub Total Kesekretariatan Rp 150.000
Biaya Acara
1. Pembicara 1 orang Rp 3.000.000 Rp 3.000.000
2. Sewa Tempat 1 hari Rp 500.000 Rp 500.000
3. Stationary 100 pack Rp 15.000 Rp 1.500.000
Sub Total Acara Rp 5.000.000
Biaya Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD)
1. Photo Booth - Rp 300.000 Rp 300.000
2. Banner Kegiatan 2 buah @3 x 2m Rp 25.000 Rp 300.000
Sub Total Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD) Rp 600.000
Biaya Perlengkapan
1. Sound System Out 1 set Rp 200.000 Rp 200.000
2. Kursi 100 pcs Rp 1.500 Rp 150.000
Sub Total Perlengkapan Rp 350.000
Biaya Konsumsi
1. Lunch 120 box Rp 15.000 Rp 1.800.000
2. Air Mineral Gelas 5 dus Rp 30.000 Rp 150.000
Sub Total Konsumsi Rp 1.950.000
Total Pengeluaran Rp 8.050.000
Sisa Rp 650.000
Catatan:
Dalam tabel sisa dapat diubah menjadi minus jika terdapat kelebihan pengeluaran
dalam pemasukan.
69
4. Pelatakan Bukti Bon, Invoice, Faktur, Kwitansi dan Nota
a. BON/KWITANSI di lampiran paling akhir LPJ/LK.
b. BON/KWITANSI di tempel di kertas HVS yang kosong.
c. Peletakan BON/KWITANSI terurut sesuai dengan penulisan pengeluaran pada table.
Misalnya (sekretaris, acara, hpd, korlap, perlengkapan dan konsumsi).
d. BON/KWITANSI berasal dari penjualnya. Jika penjual tidak memiliki
BON/KWITANSI, bendahara dapat menggunakan BON/KWITANSI pribadi dengan
ketentuan yang sesuai dengan pengeluaran.
e. Dalam BON/KWITANSI harus terdapat tanggal pembelian.
f. BON/KWITANSI tidak dapat di satukan menjadi satu. Misalnya, divisi acara
memiliki 5 BON asli lalu di jadikan dalam 1 BON.
5. Ketentuan dalam Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan BEM

(SELAMA SATU PERIODE)
a. Adanya Pembukuan Kas BEM selama satu periode.
Contoh format table :
No. Hari dan Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo Penanggung

Jawab
TOTAL PEMASUKAN
TOTAL PENGELUARAN
TOTAL SISA UANG KAS
b. Adanya Pembukuan Pengeluaran Dana Lembaga, IM dan HIMA selama satu

periode.
Contoh format table :
No. Instansi Nama Kegiatan Dana Lembaga Iuran Mahasiswa Total
TOTAL KESELURUHAN
c. Adanya Lampiran BON/KWITANSI selama satu periode. Peletakan BON/Kwitansi

per bulan. Dan harus menggunakan kertas BON/Kwitansi.
70
70
BAB IV
BAGAN ALIR ADMINISTRASI KEGIATAN KEMAHASISWAAN ORGANISASI

INTRA KELURAGA BESAR MAHASISWA STIKes RSPAD Gatsoe
A. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA dan DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

STIKes RSPAD Gatsoe
1. Pemberitahuan Kegiatan
2. Permohonan Dana Berikan ke Sekretaris Berikan Salinan

Buat Surat
Buat Proposal
dan Surat
Ketua STIKes
Disetujui
Waket STIKes III

untuk Tembusan
Stempel dan berikan ke
Sekretaris Ketua STIKes
(Max H-4)
(Max H-14)
Follow Up ke Sekretaris
(Max H-14)
Bagian Berikan Salinan untuk
Ketua STIKes (H+3 Surat Tembusan (Max H-4)
Keuangan
diberikan)
3. Peminjaman Sarana dan Prasarana
Berikan ke Sekretaris Ketua Follow Up ke Sekretaris

Buat Surat STIKes dan Biro Umum Ketua STIKes
(Max H-4) (H+3 Surat diberikan)
Pengembalian ke Biro Umum Pengambilan ke

(Max H+3 Kegiatan) Bagian Biro Umum
71
4. Permohonan Transportasi, Permohonan ATK dan Permohonan Konsumsi
Berikan ke Sekretaris Ketua Follow Up ke Sekretaris

Buat Surat STIKes dan Biro Umum Max Ketua STIKes
(H+3 Surat diberikan)
(H-4)
Pengambilan ke Biro Umum

Follow Up ke Bagian Biro
atau diantarkan ke Tempat
Umum (H-1 Kegiatan)
Kegiatan
5. Permohonan Izin Buka Stand, Permohonan Izin Pemasangan Banner dan Permohonan
Izin Menginap
Berikan ke Sekretaris Ketua

Buat Surat
STIKes (Max H-4)
6. Permohonan Izin Sosialisasi

Disetujui Stempel dan berikan salinan ke
Buat Surat Sekretaris Ketua STIKes (Max
Waket STIKes III H-4)
7. Undangan, Permohonan Pemateri, Permohonan Sambutan, Permohonan Delegasi,

Permohonan Kerja Sama, Rekomendasi, dan Mandataris
Buat Berikan ke Penerima Konfirmasi Kehadiran ke

Surat Surat (Max H-7) Penerima Surat (Max H-1)
Follow Up ke Penerima Surat

(Sebelum Kegiatan dimulai)
72
8. Permohonan Izin Orang Tua, Permohonan Izin Kerja, dan Permohonan Dispensasi
Kuliah
Disetujui
Buat Stempel ke Sekretaris
Surat Waket STIKes III Ketua STIKes (Max H-7)
Berikan ke yang
bersangkutan
9. Izin Peminjaman Tempat
Tag Tempat Sesuai Hasil Berikan ke Sekretaris

Mukergab ke Bagian Biro Buat
Ketua STIKes (Max H-
Umum Surat
4)
Follow Up ke Sekretaris
Berikan Surat dan Konfirmasi
Ketua STIKes (H+3 Surat
ke Bagian Biro Umum diberikan)
10. Perubahan Tempat Kegiatan, Perubahan Tanggal Kegiatan dan Pembatalan Kegiatan
Buat Berikan ke Sekretaris

Surat Ketua STIKes (Max H-4)
73
B. Unit Kegiatan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatsoe
Berikan ke Berikan Salinan
Buat Sekretaris Ketua untuk Tembusan
Disetujui BEM
Surat STIKes
(Max H-14)
(Max H-14)
2. Permohonan Dana
Buat Proposal Stempel dan berikan ke

Disetujui BEM dan Sekretaris Ketua STIKes (Max
dan Surat Wakil Ketua III
H-14)
Follow Up ke Sekretaris Berikan Salinan untuk

Bagian
Ketua STIKes (H+3 Surat Tembusan (Max H-14)
Keuangan
diberikan)
Buat Disetujui Berikan ke Sekretaris Berikan

Surat BEM Ketua STIKes dan Salinan untuk
Biro Umum (Max H- Tembusan
4) (Max H-4)
Pengembalian ke Biro Follow Up ke

Pengambilan ke Sekretaris Ketua
Umum (Max H+3 Bagian STIKes
Kegiatan) Biro Umum (H+3 Surat diberikan)
Buat Disetujui Berikan ke Sekretaris Berikan Salinan

Surat BEM Ketua STIKes dan Biro untuk Tembusan
Umum Max (H-4) (Max H-4)
Pengambilan ke Biro Follow Up ke Bagian Follow Up ke Sekretaris

Umum atau diantarkan Biro Umum Ketua STIKes (H+3
ke Tempat Kegiatan (H-1 Kegiatan) Surat diberikan)
74
Izin Menginap
Berikan ke Sekretaris Ketua

Buat Surat Disetujui BEM
STIKes (Max H-4)
Buat Stempel dan berikan Salinan ke

Disetujui BEM dan
Sekretaris Ketua STIKes dan BEM
Surat Wakil Ketua III
(Max H-4)

Permohan Kerja Sama, Rekomendasi dan Mandataris


Kuliah
Buat Disetujui BEM dan Stempel ke Sekretaris Ketua

Surat Waki Ketua III STIKes (Max H-7)
Berikan ke yang bersangkutan
Tag Tempat Sesuai Hasil

Buat Disetujui dan Berikan Salinan
Mukergab ke Bagian Biro
Surat ke BEM
Umum
Berikan Surat dan Follow Up ke Berikan ke

Konfirmasi ke Bagian Sekretaris Ketua Sekretaris Ketua
Biro Umum STIKes (H+3 Surat STIKes (Max H-4)
diberikan)
75
Buat Berikan ke BEM dan

Disetujui oleh BEM Sekretaris Ketua STIKes (Max
Surat
H-4)
C. Himpunan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatsoe

Ditujukan ke HIMA Berikan

Buat
BEM Fakultas Salinan ke BEM
Surat
(Max H-30) Kaprodi (Max H- Menindaklanjuti
21)
BEM Memberikan Surat ke

BEM Memberikan Salinan ke Sekretaris Ketua STIKes
Tembusan (Max H-14) (Max H-14)
2. Permohonan Dana
Ditujukan ke
Buat Proposal (Disetujui
BEM Fakultas BEM Menindaklanjuti
Kaprodi) dan Surat (Max H-30)
BEM Memberikan BEM Stempel Surat serta Disetujui oleh BEM

Salinan ke Proposal di Sekretaris dan Waket III
Tembusan (Max H- Ketua STIKes Serta
14) Memberikannya (Max H-
14)
HIMA Follow Up ke
Sekretaris Ketua Bagian Keuangan
STIKes (H+3 Surat
diberikan)
76
Buat Ditujukan ke BEM Memberikan

BEM
Surat BEM Fakultas Surat ke Sekretaris
Menindaklanjuti
(Max H-7) Ketua STIKes (Max
H-4)
Pengambilan ke HIMA Follow Up ke

Bagian Sekretaris Ketua BEM Fakultas memberikan
Biro Umum STIKes Salinan ke Tembusan (Max
(H+3 Surat diberikan) H-4)
Pengembalian ke Biro Umum

(Max H+3 Kegiatan)
Ditujukan ke BEM BEM

Buat Surat Menindaklanjuti
Fakultas (Max H-7)
HIMA Follow Up ke BEM memberikan BEM Memberikan Surat

Sekretaris Ketua Salinan ke Tembusan ke Sekretaris Ketua
STIKes (Max H-4) STIKes (Max H-4)
(H+3 Surat diberikan)
Follow Up ke Pengembalian ke Biro

Bagian Biro Umum Umum atau diantarkan
(H-1 Kegiatan) ke Tempat
Izin Menginap
Ditujukan ke BEM Memberikan BEM memberikan

Buat BEM (Max ke Sekretaris Ketua Salinan ke Tembusan
Surat H-7) STIKes (Max H-4) (Max H-4)
77
Disetujui Stempel Prodi dan berikan

Buat Surat Ketua Program salinan ke BEM serta Sekretaris
Studi Prodi (Max H-4)

Permohonan Kerja Sama, Rekomendasi, dan Mandataris


Kuliah
Disetujui Ketua Stempel Prodi dan berikan salinan

Buat Surat
Program Studi ke BEM serta Sekretaris Prodi
Berikan ke yang bersangkutan
Tag Tempat Sesuai Ditujukan ke

Hasil Mukergab ke Buat BEM
BEM Fakultas
Bagian Biro Umum Surat Menindaklanjuti
(Max H-7)
Berikan Surat dan BEM Memberikan

HIMA Follow Up ke ke Sekretaris Ketua
Konfirmasi ke Bagian Sekretaris Ketua STIKes
Biro Umum (H+3 Surat diberikan) STIKes (Max H-4)
78
Buat Ditujukan ke BEM Berikan ke BEM dan

Sekretaris Ketua
Surat BEM (Max H-7) Menindaklanjuti
STIkes (Max H-4)
79
BAB V
INFORMASI DAN CATATAN PENTING BAGI PELAKSANA ADMINISTRASI INI
Surat dan Proposal Kegiatan
1. Tiap kegiatan yang diselenggarakan oleh ormawa, selain rapat internal, maka Badan Eksekutif
Mahasiswa dan Dewan Perwakilan Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto mempunyai
wewenang untuk hadir memantau.
2. Jika hendak memasang banner diimbau untuk konfirmasi telebih dahulu pada pihak Markominfo
STIKes RSPAD Gatsoe atau Biro Administrasi Umum untuk menanyakan slot yang masih tersedia
dan/atau ukuran banner yang bisa dipakai.
3. Diimbau untuk tidak menjilid proposal terlebih dahulu sebelum proposal ditandatangani, tujuannya
agar mudah diperbaiki jika masih ditemukan kesalahan baik tulisan atau sistematika penyusunan.
4. Penulisan BAB atau Sub Bab dalam proposal harus dicetak tebal.
5. Proposal dan/atau surat-surat yang telah dibuat oleh sekretaris ormawa atau sekretaris pelaksana harus
dicek terlebih dahulu oleh sekretaris BEM. Pengecekan proposal dan/atau surat dapat dilakukan
secara langsung atau melalui media elektronik (e-mail atau whatsaap).
6. GBHO dalam Dasar Pemikiran di proposal hanya dipergunakan sebagai dasar kegiatan terkait
pemilihan ketua, pelantikan, dan pelatihan (pengkaderan).
7. Proposal wajib diserahkan ke Badan Eksekutif Mahasiswa dan Dewan Perwakilan Mahasiswa
STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
8. LK, dan LPJ Kepengurusan wajib diserahkan ke Badan Eksekutif Mahasiswa.
9. Cap atau stempel dalam lembar pengesahan baik dalam surat atau proposal harus basah atau
langsung.
Laporan Kegiatan
1. Laporan Kegiatan dibuat untuk melaporkan kegiatan baik yang memakai atau tidak memakai
proposal. Kegiatan yang tidak memakai proposal yaitu kegiatan rutin atau kegiatan
penggalangan dana untuk korban bencana.
2. Laporan Kegiatan dibuat oleh sekretaris kegiatan (kalau tidak ada di buat oleh sekretaris dari
ormawa) terkait.
3. Laporan Kegiatan diserahkan kepada Sekretaris Badan Eksekutif Mahasiswa STIKes
RSPAD Gatot Soebroto dan Dewan Perwakilan Mahasiswa paling lambat satu bulan setelah
selesai kegiatan. Apabila lewat dari batas waktu, ormawa terkait akan mendapat sanksi dari
Sekretaris Umum Badan Eksekutif Mahasiwa STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan

1. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan dibuat untuk melaporkan pertanggungjawaban
selama 1 periode dalam kepengurusan.
2. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan dibuat oleh sekretaris ormawa terkait.
3. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan diserahkan kepada Sekretaris Badan Eksekutif
Mahasiswa STIKes RSPAD Gatot Soebroto paling lambat satu bulan setelah masa bakti
80
4. kepengurusan ormawa terkait selesai. Apabila lewat dari batas waktu, ormawa terkait akan
mendapat sanksi dari Sekretaris Umum Badan Eksekutif Mahasiwa STIKes RSPAD Gatot
Soebroto.
Standar Administrasi
1. Presensi rapat.
2. Notulensi rapat (baik dalam bentuk ketikan maupun manual).
3. Laporan dari hasil rapat diberikan kepada pimpinan ormawa yang bersangkutan.
4. Laporan pertangungjawaban (LPJ) Kepengurusan.
5. Laporan Kegiatan (LK).
6. Laporan surat masuk dan surat keluar.
Sanksi Administrasi
Apabila ada yang melanggar ketentuan ini akan diberikan sanksi secara lisan sampai tertulis
sesuai dengan kebijakan Ketua BEM STIKes RSPAD Gatot Soebroto.
81
BAB VI
PENUTUP
Kesimpulan
Buku Standar Operasional Prosedur ini adalah buku yang menyajikan informasi dan
memandu atau memberikan tuntunan kepada pembaca untuk melakukan apa yang disampaikan
di dalam buku tersebut. Sebuah buku Standar Operasional Prosedur dikatakan berhasil apabila
panduan yang disampaikan di dalam buku tersebut dapat dipahami dan diterapkan dengan baik
oleh pembacanya. Buku Standar Operasional Prosedur ini dimaksudkan untuk memberikan
wawasan serta hal baru kepada organisasi kemahasiswaan intra STIKes RSPAD Gatot Soebroto
untuk dapat menjalankan administrasi dan birokrasi secara teratur, terarah, dan tersistematis.
Peran organisasi kemahasiswaan intra STIKes RSPAD Gatot Soebroto di sini adalah sebagai
pelaksana dari informasi yang terdapat di dalam buku agar dapat dijalankan dengan baik. Buku
StandarOperasional Prosedur ini juga diharapkan dapat menjadikan acuan yang pasti akan
administrasi dan birokrasi yang ada khususnya di organisasi kemahasiswaan intra STIKes
RSPAD Gatot Soebroto. Selain itu juga memberikan wawasan tambahan kepada organisasi
kemahasiswaan intra STIKes RSPAD Gatot Soebroto bahwa ada varian informasi yang mungkin
belum pernah mereka tahu. Buku ini juga ada untuk memberikan nostalgia kepada Alumni
organisasi kemahasiswaan intra STIKes RSPAD Gatot Soebroto tentang administrasi dan
birokrasi yang ada pada masa mereka. Oleh karena itu, buku Standar Operasional Prosedur ini
bertujuan untuk memberikan pengetahuan kepada organisasi kemahasiswaan intra STIKes
RSPAD Gatot Soebroto masa bakti 2020 - 2021 dan selanjutnya yang akan datang. Para Badan
Pengurus Harian organisasi kemahasiswaan intra STIKes RSPAD Gatot Soebroto perlu berperan
aktif dalam memperkenalkan informasi buku Standar Operasional Prosedur kepada pengurus dan
calon-calon penerusnya. Dengan demikian, pengurus dan calon-calon penerusnya nanti tetap
mengenal administrasi dan birokrasi di organisasi kemahasiswaan intra STIKes RSPAD Gatot
Soebroto beserta nilai-nilai yang terkandung di dalamnya dengan baik dan dapat diperbaharui
kembali sesuai dengan situasi dan kondisi.
Penetapan
Standar Operasional Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : 1 Juli 2020
Ketua
STIKes RSPAD Gatot
Soebroto
....................................
NIM : xxxx xxxx xxxx
82

Rancangan SOP

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Rancangan SOP

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Standar Operasional Prosedur

Keluarga Besar Mahasiswa Intra

STIKes RSPAD Gatsoe

Badan Eksekutif Mahasiswa

STIKes RSPAD Gatsoe

1. Organisasi Kemahasiswaan Intra Perguruan Tinggi adalah wadah dan sarana

1. AD/ART KBM STIKes RSPAD Gatsoe

C. Maksud dan Tujuan

1. Maksud Pedoman administrasi ini dimaksudkan sebagai dasar penyelenggaraan

1. Pengertian Administrasi Kesekretariatan

2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan

3. Fungsi Administrasi Kesekretariatan

1. Pengertian Administrasi Perbendaharaan

3. Fungsi Administrasi Perbendaharaan

1. Standar Operasional Prosedur Surat

KOP (Kepala Surat)

Alamat Tujuan Surat

1) Penulisan nama STIKes yang diletakkan diurutan paling atas.

1. Kepala surat yang dikeluarkan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

2. Kepala surat yang dikeluarkan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

3. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA S1 Keperawatan

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

4. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA S1 Kebidanan

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

5. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA D3 Keperawatan

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

7. Kepala surat yang dikeluarkan oleh HIMA Profesi Ners

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

8. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Tari

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

9. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Padus

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

11. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Volley

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

12. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM Kamil

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

13. Kepala surat yang dikeluarkan oleh UKM KMP

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO

Contoh penulisan tanggal surat:

Nomor: 120/Kr /HIMA D-III KEPERAWATAN/I/2020 18 Januari 2020

f. Nomor, Lampiran, dan Perihal

Ketentuan penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal:

Pembakuan kode surat Organisasi Kemahasiswaan

STIKes RSPAD Gatot Soebroto

Penanggung Jawab Surat Kode

Urutan penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh Pimpinan organisasi:

Urutan penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana:

Nomor Surat/Penanggung Jawab(spasi)Nama Kegiatan/Nama Ormawa/Bulan/Tahun Pembuatan

Catatan: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana

Contoh penulisan nomor surat:

 Surat pertama yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BEM

Cara penulisan perihal surat:

 Harus ditulis dengan singkat, padat, dan jelas;

Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan

Nomor : 001/K/DPM STIKes RSPAD Gatsoe/I/2021 05 Januari 2020

Urutan penulisan alamat surat berdasarkan aturan Standar Operasional Prosedur

Yth. Sdr Yth. Sdr

Contoh penulisan alamat tujuan luar surat

STIKES RSPAD GATOT SOEBROTO