DAFTAR ISI

BAB I............................................................................................................................................................................................................................................ 2
KESEKRETARIATAN............................................................................................................................................................................................................... 2
I. Administrasi.................................................................................................................................................................................................................... 2
II. Kerumahtanggaan.......................................................................................................................................................................................................... 2
III. Perlengkapan.................................................................................................................................................................................................................. 2
IV. Mekanisme Pengarsipan................................................................................................................................................................................................ 3
V. Pengelolaan Rapat.......................................................................................................................................................................................................... 4
BAB II.......................................................................................................................................................................................................................................... 5
PENJABARAN ADMINISTRASI.............................................................................................................................................................................................. 5
I. Absensi............................................................................................................................................................................................................................. 5
II. Notulensi.......................................................................................................................................................................................................................... 8
III. Surat Menyurat............................................................................................................................................................................................................... 9
IV. Sertifikat dan Piagam Penghargaan............................................................................................................................................................................ 21
V. Berita Acara.................................................................................................................................................................................................................. 24
VI. Pengelolaan Inventaris................................................................................................................................................................................................. 25
VII. Kwitansi dan Nota........................................................................................................................................................................................................ 26
BAB III....................................................................................................................................................................................................................................... 29
PROPOSAL & LPJ................................................................................................................................................................................................................... 29
I. Proposal......................................................................................................................................................................................................................... 29
II. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan.................................................................................................................................................................... 31
III. Laporan Pertanggungjawaban Umum........................................................................................................................................................................ 32
BAB IV....................................................................................................................................................................................................................................... 33
ATURAN TAMBAHAN........................................................................................................................................................................................................... 33
I. Alur Proposal................................................................................................................................................................................................................ 33
II. Alur LPJ........................................................................................................................................................................................................................ 33
III. Protap Pelantikan Pengurus BPM, BEM, UKM dan HMJ/HIMA..........................................................................................................................33
 KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur bagi Allah, Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat
menyelesaikan pedoman ini. Tak lupa juga mengucapkan salawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi
Besar Muhammad SAW, karena berkat beliau, kita mampu keluar dari kegelapan menuju jalan yang lebih terang.
Kami ucapkan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang mendukung lancarnya penyusunan pedoman ini yaitu Demisioner
BPM PKM, rekan-rekan pengurus BPM PKM Periode 2022-2023 dan rekan-rekan dari Badan Kelengkapan KEMA-PKM
serta kepada Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan Kampus atas bimbingan dan dukungannya serta masukan yang
diberikan guna kebaikan dan kemajuan organisasi kemahasiswaan di kampus kita.
Adapun, pedoman kami yang berjudul “Pedoman Kesekretariatan KEMA-PKM” ini telah selesai kami buat secara
semaksimal dan sebaik mungkin agar menjadi manfaat bagi rekan-rekan kelembaagaan dilingkup KEMA-PKM (BPM
PKM, BEM PKM, UKM PKM dan HMJ/HIMA PKM) yang membutuhkan informasi dan pengetahuan mengenai
pelaksanaan Administrasi dan Kesekretariatan.
Pedoman Kesekretariatan ini merupakan landasan berpijak bagi rekan-rekan kelembagaan di lingkup KEMA-PKM dan
diharapkan dengan pedoman ini dapat mewujudkan administrasi yang ideal yang sesuai dengan standarisasi dari Pusat
Bahasa Indonesia.
Dalam panduan ini, tertulis bagaimana gambaran pelaksanaan administrasi kesekretariatan secara umum meliputi
kesekretariatan, sistem administrasi, surat menyurat dan juga aturan tambahan lainnya yang diharapkan dapat menjadi
panduan bagi pengurus organisasi kemahasiswaan demi kemajuan kelembagaan yang ada dalam KEMA-PKM.
Kami menyadari, pedoman ini hanyalah setitik kecil dari luasnya ilmu pengetahuan, masih banyak luput dan kekeliruan
yang tentu saja jauh dari kesempurnaan tentang pedoman ini. Demikian pedoman ini kami buat, dengan harapan agar
pembaca dapat memahami informasi dan juga mendapatkan wawasan serta sebagai pedoman dalam pelaksanaan
Administrasi Kesekretariatan dilingkup KEMA-PKM.
 BAB I
KESEKRETARIATAN
I. Administrasi
a. Menginventariskan barang lembaga dan mengarsipkan surat
b. Mengarsipkan dokumen penting lembaga, diantaranya : susunan pengurus, struktur, biodata, AD/ART, GBHO dll
c. Mengarsipkan setiap notulensi dan absensi
d. Menyediakan buku tamu

II. Kerumahtanggaan
a. Bertanggungjawab masalah piket keskretariatan
b. Mengatur jadwal pemakaian ruangan
c. Membantu memfasilitasi setiap rapat
d. Mengatur jadwal kegiatan kelembagaan
e. Mensosialisasikan perkembangan terbaru lembaga khususnya dalam kesekretariatan

III. Perlengkapan
a. Pengadaan barang-barang kesekretariatan
b. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
c. Memantau, menjaga dan memelihara kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
d. Memantau kebutuhan kesekretariatan

IV. Mekanisme Pengarsipan

Untuk merapikan surat dari lembaga, organisasi dan instansi pemerintah dibutuhkan mekanisme alur pengarsipan yang teratur.
Adapun prosedur pengarsipan surat masuk dilakukan :
 a) Surat Masuk
Surat Pencatatan Sosialisasi Pengarsipan

Via pos atau Email Mencatat di buku rekap surat masuk Informasikan kepengurus lembaga Simpan pada tempat yang dituju
b) Database
- Data Pengurus (lengkap dengan biodata)
- Data nama-nama tokoh dan lembaga sponsorship.
c) Surat Keluar
Surat keluar hanya dibuat oleh sekretaris umum yang diminta oleh ketua umum. Sedangkan surat dalam kepanitiaan suatu
kegiatan dibuat oleh sekretaris panitia dengan mengikuti format yang dikeluarkan sekretaris umum sepengetahuan ketua umum.

Sekretaris Umum Sekretaris Panitia Pelaksana

Keluar

V. Pengelolaan Rapat
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membahas dan mencari solusi permasalahan tertentu. Salah
satu tugas biro kesekretariatan adalah memfasilitasi penyelenggaraan rapat yang telah dijadwalkan, yang merupakan instruksi dari
ketua atau sekretaris. Adapun tugasnya antara lain :
a. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam rapat pimpinan badan pengurus harian. Kesekretariatan tidak berhak
menentukan siapa yang diundang dalam rapat namun demikian, kesekretariatan dapat mengingatkan dan mengusulkan beberapa
pihak sepanjang dipandang masih relevan dan mendukung dalam pemecahan masalah.
b. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via telepon/chat yang berisi, hari, tanggal, tempat serta
agenda rapat. Hal ini dilakukan guna memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya terutama
yang berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan dan sebaiknya informasi ini disampaikan satu minggu
sebelum rapat.
c. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti ruangan dan perlengkapan rapat.
d. Membuat notulensi rapat dan notulensi dapat disajikan dengan baik, dalam pembuatan notulensi perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
- Notulensi hendaknya jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda
karena kata yang kurang tepat
- Notulensi dibuat bukan berdasarkan hasil pemikiran notulen.
- Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah dapat dipisahkan cara menulisnya agar jelas dan mudah dipahami.
- Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi dan materi yang menyangkut
pertimbangan khusus dilihat dari sisi positif dan negatif serta materi yang berupa keputusan.
- Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan sehingga mudah dipahami.
- Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung ditulis maupun diketik rapi dan disempurnakan setelah rapat berlangsung tanpa
mengubah isi materi serta memperlihatkan hasil notulensi kepada pimpinan rapat untuk ditanda tangani sebagai bentuk
keabsahan.
 BAB II
PENJABARAN ADMINISTRASI

I. Absensi
Absensi merupakan administrasi yang dibuat untuk mendata kehadiran setiap orang dalam sebuah kegiatan.
Contoh Format absensi :
II. Notulensi
Notulensi merupakan administrasi yang dibuat sebagai catatan hasil keputusan suatu rapat. Notulensi dapat berfungsi sebagai
suatu sumber informasi, panduan dalam menjalankan keputusan rapat dan sebagai tolak ukur pengambilan keputusan.

Contoh format notulensi :

(a) Lembaran awal (b) Lembaran akhir

III. Surat Menyurat
Definisi surat secara umum adalah sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang pertanyaan,
pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal lain yang disampaikan kepada pihak yang dituju. Berkas surat atau yang
bnerhubungan dengan surat-menyurat mesti diarsipkan oleh orang yang bertanggung jawab untuk mengarsip dan mengelola berkas
seperti sekretaris umum dan biro kesekretariatan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat
- Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.
- Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas tanpa menghilangkan dan menyalahi pola kalimat.
- Harus ada koherensi.
- Gunakan pungtuasi ejaan dan tanda baca sesuai dengan EYD.
- Gunakan format surat yang menarik (tidak terlalu panjang) dan memakai bahasa yang jelas, padat, sopan dan hormat.

a) Pembagian surat :
1) Surat resmi/Dinas
Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
yang bersangkutan.
Fungsi Surat Dinas
- Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
- Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan.
- Bukti sejarah.
- Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat.
 - Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu, isi surat adalah gambaran mentalitas
pengirimnya.
2) Surat tidak resmi/Surat Pribadi : surat pengunduran diri

b) Format Surat

Format surat yang digunakan adalah sebagai berikut :

- Justify atau rata kanan kiri

- Jenis huruf yang digunakan Times New Roman
- Ukuran huruf 12 size
- Huruf berwarna hitam
- Menggunakan Kerta A4, dengan margin kertas 3 cm
- Line spacing yang digunakan 1,15 lines
- Tata Bahasa menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar dengan susunan yang rapi

c) Bagian-bagian Surat
Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita organisasi intra kampus menggunakan format surat
yang dianjurkan oleh pusat pembinaan dan pengembangan bahasa agar lebih efisien dan menarik. Berdasarkan pertimbangan
tersebut maka BPM, BEM, HMJ/HIMA dan UKM menggunakan format surat resmi versi baru sesuai rekomendasi pusat
pembinaan dan pengembangan Bahasa.
 Bagian-bagian Surat Dinas :

a) Kepala surat/kop surat. i) Paragraf isi.

b) Tanggal surat. j) Paragraf penutup.
c) Nomor surat. k) Salam penutup.
d) Lampiran. l) Tanda tangan.
e) Hal/pokok surat. m)Nama jelas.
f) Alamat yang dituju. n) Nama jabatan.
g) Salam pembuka. o) Tembusan.
h) Paragraf pembuka. p) Inisial.

Contoh Kepala Surat :

Catatan :
Kop surat untuk BEM, HMJ/HIMA dan UKM, tulisan Badan Perwakilan Mahasiswa diganti sesuai nama lembaga masing-
masing. Kementerian Kesehatan (huruf di Bold, ukuran 15, jenis huruf Tahoma), Poltekkes Kemenkes Makassar (huruf di Bold,
ukuran 13, jenis huruf Tahoma), Badan Perwakilan Mahasiswa (huruf di Bold, ukuran huruf 12, jenis huruf Tahoma), sedangkan
secretariat dst (ukuran 10, jenis huruf Tahoma).
a) Tanggal surat.
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Tempat dicantumkan apabila
berbeda dengan alamat yang ada di kop surat dan diikuti dengan tanggal pembuatan surat yang diketik sebelah kanan sejajar
atau sebaris dengan nomor.
Contoh : 17 Maret 2022

b) Nomor surat.
Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan dan
menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
Nomor surat juga berfungsi sebagai berikut:
- Alat petunjuk bagi petugas arsip;
- Alat mengetahui unit asal surat;
- Alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu;
- Alat referensi.
Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik dan tidak menggunakan spasi.
Misalnya :
a. Surat Undangan
b. Surat Permohonan
c. Surat Keputusan
Dalam aturan penulisan penomoran surat disesuaikan dengan format sebagai berikut
1) Surat yang dikeluarkan oleh BPM
Nomor : BPM-PKM/U-A/001/V/2022
-BPM-PKM : Kode Organisasi
-U-A : Jenis Surat dan Sifat
-001 : Nomor Surat
-V : Bulan
-2022 : Tahun
2) Surat yang dikeluarkan oleh HMJ/HIMA
Nomor : HMJ /U-B/001/V/2022
3) Surat yang dikeluarkan oleh UKM
Nomor : UKM/Ph-B/001/V/2022
4) Surat yang dikeluarkan kepanitiaan BEM
Nomor : BEM-PKM/PP-UPGRADING/Pb-A/001/V/2022
BEM-PKM : Kode Organisasi
PP-UPGRADING : Kepanitiaan
Pb-A : Jenis Surat dan Sifat
001 : Nomor Surat
V : Bulan
2022 : Tahun
Keterangan :
1) Kode “A” : Ditujukan kepada kalangan sendiri atau internal kampus
 2) Kode “B” : Ditujukan kepada pihak Eksternal Kampus/Institusi/Organisasi selain Internal Kampus

c) Lampiran.
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh
karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tetap dicantumkan namun diberikan keterangan
tanda strip (-).
Contoh:
Lampiran : -
Lampiran : 1 lembar

d) Perihal Surat.
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di
dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tepat :
Perihal : Undangan
Perihal : Permohonan Pemateri

e) Alamat yang dituju.

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu unsur-unsur
alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tepat :
 Yth. Direktur Poltekkes Kemenkes Makassar
Jln. Wijaya Kusuma Raya No. 46
Makassar

f) Salam pembuka.
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat menulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat
yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu
ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya:
Dengan Hormat,
Salam Sejahtera,
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

g) Paragraf pembuka.
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang
ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok
masalah yang disampaikan.
Misalnya:
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan kepada kita berbagai macam kenikmatan
diantaranya nikmat sehat wal’afiat nikmat iman dan nikmat islam dan tak lupa kita bersholawat kepada Nabi Muhammad
SAW, semoga kita tetap berada dalam ridho dan rahmat-Nya.

h) Paragraf isi.
 Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan yang ingin
disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan
penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada
dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
Misalnya :
Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan Tudang Sipulung Keluarga Mahasiswa Poltekkes Kemenkes Makassar,
maka kami selaku pengurus Badan Perwakilan Mahasiswa Poltekkes Kemenkes Makassar Periode 2022-2023,
bermaksud untuk mengajukan surat permohonan Tudang Sipulung. Yang insya allah akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal : Jumat, 09 September 2022
waktu : 14.00 – 18.00 WITA
tempat : Ruang Teater Gedung B Direktorat Poltekkes Kemenkes Makassar

i) Paragraf penutup.
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan
sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.
Misalnya:
1) Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
2) Atas kesediaan Saudara kami ucapkan terima kasih.
3) Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami sampaikan terima kasih.
4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

j) Salam penutup.
 Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.
Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang
lain.
Misalnya:
Salam Kami
Hormat Kami
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

k) Tanda tangan.
Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga
dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

l) Nama, Jabatan dan NIP/NIM

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama
penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama
penanda tanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun di garis bawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat
pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

m)Tembusan.
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain
yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan
 tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai
dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya 1, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan
1) Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat
2) Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3) Kepala Biro Keuangan dan Perlengkapan

n) Inisial.
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat
sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.
Contoh :
MR/TI (Marsudi : pengonsep surat dan Teuku Indra : Pengetik Surat).

Kode Jenis Surat

No. Jenis Surat Kode Surat

1. Permohonan (peminjaman tempat, barang, ruangan dll) Ph

2. Undangan (rapat, pemateri/pembicara, audiensi, sharing dll) U

3. Surat Keputusan SK
4. Pemberitahuan/Tembusan Pb
5. Surat Balasan SB
6. Istimewa ISTIMEWA
7. Internal kampus A
8. Eksternal kampus B
9. Surat Peringatan SP1
10 Surat Panggilan SP2
11. Surat Pemecatan SP3
12. Surat Rekomendasi SR
13. Surat Mandat SM
14. Surat Tugas ST
15. Surat Keterangan SKet
16. Surat Edaran SE
Contoh Surat

a
IV. Sertifikat dan Piagam Penghargaan
a. Sertifikat

Sertifikat adalah surat penghargaan atau surat keterangan tertulis yang tercetak dan dikeluarkan oleh instansi dan
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sebagai bukti telah mengikuti suatu kegiatan atau telah memenuhi
standar/prosedur/syarat yang ditetapkan. Sertifikat dan piagam penghargaan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya. Penomoran Sertifikat dimulai dari awal pada setiap kegiatan.
Penomoran Sertifikat :]

Nomor : BPM-PKM/SERTIFIKAT/PP-UPGRADING/001/VII/2022
Keterangan :
- BPM-PKM : Kode Organisasi
- SERTIFIKAT : Administrasi yang digunakan
- PP-UPGRADING : Kepanitiaan/Komisi/Kementerian/Departemen dll
- 001 : Nomor administrasi
- VII : Bulan dikeluarkan sertifikat
- 2022 : Tahun dikeluarkan sertifikat

b. Piagam Penghargaan
Piagam Penghargaan adalah tulisan dinas yang menyatakan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau
keikutsertaan dalam suatu kegiatan. Penandatanganan dapat dilakukan oleh satu atau dua pejabat. Penomoran Piagam
Penghargaan dimulai dari awal pada setiap kegiatan.
 Penomoran Piagam Penghargaan :

Nomor : BEM-PKM/PIAGAM PENGHARGAAN/PP-BAKSOS/005/VIII/2022

Keterangan :
- BEM-PKM : Kode Organisasi
- PIAGAM PENGHARGAAN : Administrasi yang digunakan
- PP-BAKSOS : Kepanitiaan/Komisi/Kementrian/Departemen dll
- 005 : Nomor administrasi
- -VII : bulan dikeluarkan piagam
- -2022 : Tahun dikeluarkan piagam
Catatan :
Kode “PP” atau panitia pelaksana digunakan untuk kegiatan yang berkepanitiaan, kode “PP” diikuti dengan nama kegiatan.
Jika kegiatan yang tidak berkepanitiaan maka tidak menggunakan kode “PP”.

c. Pengelolaan Sertifikat dan Piagam

Berkas yang berhubungan dengan Sertifikat/Piagam penghargaan yang telah diterbitkan perlu disusun berdasarkan klasifikasi
dan penomorannya. Setiap dokumen dan segala hal yang terkait dengan sertifikat dan piagam perlu disediakan tempat tertentu
dimana dapat disimpan dengan baik.
Berikut contoh pencatatan penerbitan sertifikat/piagam penghargaan:

A. Sertifikat

Tanggal Dalam Diberikan

No. Nomor Sertifikat Dari Jumlah
Sertifikat Kegiatan Kepada
BPM-PKM/SERTIFIKAT/001/VII/
1. 21 Juli 2022 Upgrading Peserta BPM PKM 23
2022
03 September BEM-PKM/SERTIFIKAT/PP-BAKTI- Panitia
2. Bakti Sosial Panitia 28
2022 SOSIAL/001/IX/2022 Pelaksana

B. Piagam Penghargaan

Tanggal
No Dalam Diberikan
Piagam Nomor Piagam Penghargaan Dari Jumlah
. Kegiatan Kepada
Penghargaan
BPM-PKM/PIAGAM-
1. 21 Juli 2022 Upgrading Pemateri BPM PKM 5
PENGHARGAAN/001/VII/2022
BEM-PKM/ PIAGAM-
03 September Panitia
2. PENGHARGAAN /PP-BAKTI- Bakti Sosial Pemateri 28
2022 Pelaksana
SOSIAL/001/IX/2022
V. Berita Acara
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan
pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. Berita acara dapat disertai lampiran.
Susunan Berita Acara
1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari :
a) Kop, yang disesuaikan dengan kop lembaga terkait
b) Judul “BERITA ACARA” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris
c) Nomor berita acara ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari :
a) Tulisan hari, tangga dan tahun serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara
b) Substansi berita acara
c) Keterangan yang menyebutkan adanya lampiran
d) Penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya.
3) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan
para saksi.

Penomoran Berita Acara :

Penomoran Berita Acara mengacu pola kegiatan ataupun program kerja lembaga masing-masing.

Nomor : BEM-PKM/KEUANGAN/002/V/2022
 Keterangan :
- BEM-PKM : Kode Organisasi
- KEUANGAN : Administrasi yang digunakan
- 002 : Nomor administrasi
- V : bulan administrasi digunakan
- 2022 : Tahun administrasi digunakan

Lampiran Berita Acara

Lampiran Berita Acara adalah dokumen tambahan yang berisi antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar
aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita acara.

VI. Pengelolaan Inventaris

1.) Bentuk buku inventaris

Nama Keadaan
No. Nomor Inventaris Jumlah Keterangan
Barang Awal Akhir
001/HMJ-KEB-PKM/
1. Print 1 Baik Baik -
II/2022
002/UKM-GANK-
2. Pulpen 2 Pak Baik - Habis Pakai
PKM/IV/2022
 Keterangan :
Nomor : 001/HMJ-KEB-PKM/II/2022
001 : nomor inventaris
HMJ : kode lembaga (BPM, BEM, UKM, HMJ/HIMA)
II : bulan di inventariskan
2022 : tahun di inventariskan

2.) Peminjaman Inventaris

No. Nama Barang Peminjaman Tanggal Peminjaman Tanggal Pengembalian Ket

1. Sound System BEM 21 September 2022 23 September 2022

2. LCD UKM 17 Maret 2022 18 Maret 2022

VII. Kwitansi dan Nota

1.)Kwitansi
Kuitansi adalah bukti yang digunakan saat transaksi penerimaan sejumlah uang. Kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak
penerima uang dan diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.
Pada umumnya kwitansi sendiri terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar untuk bukti
pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggi (Sub atau bonggol kuitansi) dapat dijadikan sebagai bukti
pencatatan penerima uang.
Hal yang perlu diperhatikan
- Tanggal transaksi
 - Pihak yang memberikan uang
- Nominal uang
- Maksud dan tujuan dari transaksi pemberian uang tersebut
- Tanda tangan serta ditambah dengan materai bila dibutuhkan
Kwitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diserahkan kepada yang melakukan pembayaran.

Contoh kwitansi yang sering digunakan :

2.)Nota
Nota kontan adalah dokumen yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Lembar yang pertama (asli)
diserahkan kepada pihak pembeli dan copynya disimpan oleh pihak penjual sebagai bukti transaksi atas penjualan tunai.
Hal yang perlu diperhatikan
- Nama perusahaan sebagai pihak yang mengeluarkan nota
- Nomor nota
- Tanggal transaksi
- Jenis barang
- Jumlah barang
- Harga satuan
- Jumlah harga
- Stempel dan tanda tangan (wajib) jika tidak ada stempel maka nomor telepon pihak yang menandatangani nota.
Contoh nota :
 BAB III
PROPOSAL & LPJ

I. Proposal
Proposal digunakan untuk mendeskripsikan kegiatan yang akan dilaksanakan secara rinci yang merupakan kebutuhan untuk
ditujukan oleh pihak tertentu sesuai jenis proposal yang dibuat.
a. Pendahuluan
b. Nama kegiatan
c. Tema kegiatan
d. Tujuan kegiatan
e. Bentuk kegiatan
f. Sasaran Kegiatan
g. Tempat dan waktu pelaksanaan
h. Susunan/agenda acara terlampir
i. Estimasi anggaran /rincian dana (terlampir)
j. SK panitia (terlampir)
k. Penutup

contoh Format Proposal

II. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing-masing kegunaan tersebut saling berkaitan. Biro kesekretariatan
membuat laporan kinerja Departemen per bulan, berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari ketua umum dan tiap departemen,
berupa kegiatan yang dilakukan.
Format Laporan Pertanggungjawaban Kementerian/Departemen/Kegiatan :
a. Pendahuluan
b. Nama kegiatan
c. Tema kegiatan
d. Tujuan Kegiatan
e. Waktu dan tempat kegiatan
f. Deskripsi kegiatan
g. Sasaran Kegiatan
h. Penutup
i. Lampiran-lampiran
o Susunan panitia
o Susunan acara
o Surat keluar kepanitiaan kegiatan
o Rekapitulasi dana
o Nota pengeluaran
o Dokumentasi kegiatan
o Dan hal lain yang berkaitan dengan kegiatan dan perlu untuk di lampiran
III. Laporan Pertanggungjawaban Umum
FORMAT LPJ UMUM
A. Kata pengantar
B. Pendahuluan
C. Profil lembaga
- Visi-misi
- Biodata pengurus
D. Daftar pengelolaan inventaris & arsip
- Inventaris barang
- Peminjaman barang
- Surat masuk
- Surat keluar
- Surat keluar kepanitiaan
E. Berita acara, sertifikat, dll
F. Laporan pertanggungjawaban proker keseluruhan
G. Laporan keuangan (laporan keuangan bulanan)
H. Penutup
 BAB IV
ATURAN TAMBAHAN

I. Alur Proposal
a. Alur Proposal BEM
b. Alur Proposal HMJ/HIMA
Kasubag
BEM
Kemahasiswaan
Telaah
Program

Wadir III

II. Alur LPJ

BEM

III. Protap Pelantikan Pengurus BPM, BEM, UKM dan HMJ/HIMA

1. Aturan Pelantikan :
a. Pelantikan Pengurus BPM, BEM,UKM dan HMJ/HIMA adalah pelantikan seluruh ketua dan jajaran pengurusnya.
 b. Pelantikan pengurus BPM, BEM dan UKM oleh Direktur / Pudir III, berdasarkan hasil ketetapan Kongres KEMA-PKM dan
Mubes UKM. Pelantikan dilakukan oleh seluruh staff PUDIR III, Pengurus BPM, BEM dan UKM serta Demisioner dan
ketua HMJ/HIMA.
c. Pelantikan pengurus HMJ oleh Ketua Jurusan / Ka. Prodi / Kemahasiswaan, berdasarkan hasil ketetapan Mubes
HMJ/HIMA. Pelantikan dihadiri oleh ketua jurusan, Ka. Prodi, Kemahasiswaan, seluruh pengurus HMJ serta Demisioner,
Ketua BPM, Presiden Mahasiswa dan Ketua-ketua HMJ/HIMA serta UKM.
2. Perangkat Pelantikan
a) Surat Keputusan (SK) KONGRES KEMA-PKM
b) Surat Keputusan (SK) MUBES HMJ/HIMA dan UKM PKM
c) Naskah pelantikan, meliputi surat keputusan dari direktur (ket : HMJ.HIMA dari ketua Jurusan dan BPM, BEM, UKM
dari Direktur) tentang susunan kepengurusan.
d) Naskah Ikrar Pelantikan.
e) Naskah Lagu Indonesia Raya dan Mars Poltekkes Kemenkes Makassar
f) Naskah Pidato/Orasi politik ketua terpilih

3. Pelaksanaan Pelantikan
a. Susunan Acara Pelantikan :
- Pembukaan (Dibawakan Oleh MC)
- Pembacaan Ayat Suci Al Qu’ran (Oleh petugas yang telah ditunjuk)
- Menyanyikan lagu Indonesia Raya dan dilanjutkan dengan Mars Poltekkes Kemenkes Makassar (Oleh semua
peserta)
 - Proses pelantikan :
1) Proses pelantikan dilakukan oleh direktur untuk pengurus BPM, BEM dan UKM. Ketua Jurusan untuk
HMJ/HIMA dan PUDIR III untuk pengurus UKM.
2) Pemanggilan pengurus baru kedepan
3) Pembacaan surat keputusan
4) Pembacaan ikrar pelantikan
- Serah terima dari pengurus lama kepengurusan baru/terpilih (missal ; pemberian atau pemakaian atribut)
- Sambutan-sambutan :
1) Sambutan oleh ketua Panitia
2) Sambutan oleh ketua terpilih
3) Sambutan oleh Direktur/PUDIR/Ketua Jurusan/Ketua Umum BPM/Presiden Mahasiswa
- Penutup

1.1 Pengajuan Surat Keputusan (SK)

1. Pengajuan Surat Keputusan BPM
- Panitia kongres mengajukan surat permohonan penerbitan SK (Surat Keputusan) yang ditujukan ke Direktur.
- Melampirkan surat ketetapan (Konsideran) KONGRES KEMA-PKM tentang pengangkatan Ketua dan wakil Ketua
BPM.
 - Melampirkan lembar susunan Kepengurusan BPM Periode selanjutnya (Nama + NIM + Jurusan).
2. Pengajuan Surat Keputusan BEM
- Panitia kongres mengajukan surat permohonan penerbitan SK (Surat Keputusan) yang ditujukan ke Direktur.
- Melampirkan surat ketetapan (Konsideran) KONGRES KEMA-PKM tentang pengangkatan Presiden Mahasiswa dan
Wakil Presiden Mahasiswa.
- Melampirkan lembar susunan Kepengurusan BEM Periode selanjutnya (Nama + NIM + Jurusan).
3. Pengajuan Surat Keputusan UKM
- Panitia MUBES (Musyawarah Besar) mengajukan surat permohonan penerbitan SK (Surat Keputusan) yang ditujukan
ke Direktur.
- Melampirkan surat ketetapan (Konsideran) MUBES (Musyawarah Besar) tentang pengangkatan Ketua.
- Melampirkan lembar susunan Kepengurusan UKM Periode selanjutnya (Nama + NIM + Jurusan).
4. Pengajuan Surat Keputusan HMJ/HIMA
- Panitia MUBES (Musyawarah Besar) mengajukan surat permohonan penerbitan SK (Surat Keputusan) yang ditujukan
ke Ketua Jurusan.
- Melampirkan surat ketetapan (Konsideran) MUBES (Musyawarah Besar) tentang pengangkatan Ketua.
- Melampirkan lembar susunan Kepengurusan HMJ/HIMA Periode selanjutnya (Nama + NIM).

1.2 Contoh Format Surat