PENGAWASAN PERKANTORAN
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah
“Administrasi Perkantoran”
Dosen Pengampu:
Drs., Budiyono, M.Si
Disusun oleh:
Sinta Apriani D1D021002
Fitria Nur Aini D1D021004
Delia Ulfa D1D021006
Cindy Annisa D1D021008
Fadilah Radithya Majdi D1D021038
Robintang Sinaga D1D021046
Ocha Febri Boru Sihombing D1D021056
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini tepat pada waktunya yang berjudul
“Pengawasan Perkantoran”. Adapun tujuan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
dari Bapak Drs., Budiyono, M.Si pada mata kuliah Administrasi Perkantoran.
Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan bagi para pembaca
dan juga penulis. Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Drs., Budiyono, M.Si pada
mata kuliah Administrasi Perkantoran yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat
menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni.
Kami menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan
saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan makalah ini. Semoga
makalah ini bermanfaat bagi para pembaca dan bagi kami khususnya sebagai penulis.
Penulis
i
DAFTAR ISI
A. Kesimpulan .......................................................................................................... 11
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan, yang
berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi
sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu fungsi ini juga dapat digunakan pegawai
administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Fungsi ini juga dapat digunakan untuk
memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan pada hal tersebut. Selain itu pelaporan
administrasi perkantoran juga sama pentingnya. Hal ini bertujuan untuk pertanggungjawaban
atas administrasi sebuah organisasi atau perkantoran. Tidak dilaksanakannya kedua fungsi
ini oleh seorang manajer administrasi atau lifecycle akan mengkibatkan kurang efektifnya
proses administrasi, yang ada pada gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen,
devisi maupun stakeholders yang lain. Pengontrolan yang baik pada suatu departemen
tidak berdampak optimal bagi suatu organisasi apabila pengawasan pada departemen lainnya
tidak dilakukan sebagaimana mestinya. Untuk itulah, melakukan standarisasi pengawasan di
setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak dilakukan untuk
mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan.
Suatu organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai
dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Dengan adanya pengawasan, maka
organisasi akan terus berjalan dan semakin kompleks dari waktu ke waktu, banyaknya orang
yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan,
inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa
adanya pengawasan yang baik, tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan,
baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah:
1. Apa yang dimaksud dengan pengawasan manajemen perkantoran?
2. Apa saja tujuan dari pengawasan manajemen perkantoran?
3. Apa saja bidang-bidang pengawasan manajemen perkantoran?
4. Apa saja sifat dan waktu pengawasan manajemen perkantoran?
5. Apa saja elemen-elemen pengawasan manajemen perkantoran?
1
6. Bagaimana mekanisme pengawasan manajemen perkantoran?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian pengawasan manajemen perkantoran.
2. Untuk mengetahui tujuan dari pengawasan manajemen perkantoran.
3. Untuk mengetahui bidang-bidang pengawasan manajemen perkantoran.
4. Untuk mengetahui sifat dan waktu pengawasan manajemen perkantoran.
5. Untuk mengetahui elemen-elemen pengawasan manajemen perkantoran.
6. Untuk mengetahui mekanisme pengawasan manajemen perkantoran.
2
BAB II
PEMBAHASAN
3
itu perusahaaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan
tersebut dapat diminimumkan.
3) Meminimumkan Biaya
Meminimumkan biaya maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka
akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka untuk
meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya pengawasan.
4) Antisipasi Kompleksitas Organisasi
Antisipasi kompleksitas organisasi maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas tersebut mulai
dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait
dengan manajemen organisasi.
Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan:
1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.
2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.
3. Mencegah penyimpangan.
4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana.
5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas.
6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.
4
Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan
yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan
yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.
4) Personalia
Bidang ini merupakan faktor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan
suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang
ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan
pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna
menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.
5) Administrasi (Perkantoran)
Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan
perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.
Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa aspek yaitu sebagai berikut:
1) Ditinjau dari fokusnya, pengawasan terdiri dari:
a. Pengawasan pendahuluan (preliminary control) Pengawasan ini memastikan bahwa
sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia, bahan dan modal yang
diperlukan sudah dianggarkan. Adapun instrumen penting untuk melaksanakan
pengawasan ini adalah kebijakan.
b. Pengawasan bersamaan (concurret control)
Pengawasan bersama memantau operasi yang berjalan untuk memastikan bahwa
berbagai tujuan tengah direalisasikan. Pengendaliaan bersamaan terutama
diimplementasikan melalui kegiatan penyelidikan dari para manajer.
c. Pengawasan umpan balik (feedback control)
Sistem pengawasan umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai
dasar perbaikan berbagai tindakan masa depan.
2) Dilihat dari objeknya, pengawasan terdiri dari:
a. Pengawasan administratif
Pengawasan yang dilakukan pada bidang atau bagian pekerjaan yang fungsinya
dikategorikan sebagai tugas administrasi dalam suatu organisasi, Misalnya pada
bagian keuangan, bagian personalia.
b. Pengawasan operatif
5
Pengawasan yang dilakukan pada bidang atau bagian yang fungsinya melaksanakan
pekerjaan operatif dalam suatu organisasi, bagian pabrik, bagian pemasaran,
maintenance, dan lain-lain.
3) Dilihat dari subjeknya, pengawasan terdiri:
a. Pengawasan intern
Pengawasan yang dilakukan khusus ditujukan pada pelaku-pelaku dan fungsi-fungsi
yang berada didalam organisasi.
b. Pengawasan ekstern
Pengawasan yang dilakukan khusus ditujukan pada subjek atau faktor-faktor dan
fungsi-fungsi yang berada diluar organisasi.
6
pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak
hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer
meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol yang baik akan memberikan
informasi secepatnya sehingga hambatan-hambatan dapat dicegah.
4) Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil
yang diinginkan
Suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu
keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi "tidak terkontrol".
Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan
korektif ialah:
1) Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.
2) Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.
Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu
manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di
atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh
pada waktu yang tepat.
7
6) Pengawasan melekat (waskat) adalah pengawasan yang dilakukan secara integratif mulai
dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
8
16. Sistem pengawasan harus memiliki tingkat keluwesan yang tinggi, sehingga standar-
standar pengawasan tetap dapat dipergunakan meskipun situasi dan konsisi berubah.
17. Diterima para anggota organisasi (accepted by organization members)
18. Sistem pengawasan hendaknya dijelaskan terlebih dahulu kepada semua anggota
organisasi.
9
5) Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah pertama
dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika
sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat
berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah ditetapkan
semula.
10
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan,
melakukan koreksi memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung
jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan
administrasi.
Elemen-elemen dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur. Pembanding, dan sarana
koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Fungsi
pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan
kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan dan meemiliki tiga tipe pengawasan
berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan,
dan pengawasan umpan balik.
Menurut tinjauan dari beberapa segi, ada beberapa macam dan jenis pengawasan, yaitu
menurut ruang lingkupnya, obyek pengawasan, pihak yang mengawasi, dan waktu. Sifat dan
waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control, represive control,
pengawasan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian berkala, dan
pengendalian mendadak.
Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat, tepat waktu, obyektif dan
komprehensif, dipusatkan pada titik pengawasan strategis, ekonomis, fleksibel, dapat
diterima oleh seluruh anggota organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan
organisasi.
11
DAFTAR PUSTAKA
http://evynurhidayah.blogspot.com/2011/04/makalah-mpk-pengawasan- manajemen.html
http://zahranmirzan.blogspot.com/2013/01/makalah-pengantar-manajemen-controlling.html
12