TUGAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

N AMA : P RAYUDHI J AYA

NIM : F201430115

S EMESTER : E MPAT
Arti sempit: berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi
kegiatan:
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb,
yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha
adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi, Administrasi dalam arti sempit
merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama
lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tatausaha (clerical work, office
work). Kegiatan tatausaha dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:

1. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat yaitu rangkaian aktivitas

yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan,
penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang
dituju.
2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau
diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
3. Pengarsipan (filing), yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan informasi
secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap
diperlukan.

Tidak semua kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang disebut
administrasi. Adakalanya terdapat sekelompok orang yang ingin mencapai tujuan,
tetapi kegiatannya tidak berdasarkan kerja sama yang teratur, tidak dapat disebut
administrasi. Sebaliknya sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk
mencapai tujuan, tetapi kelompok orang, pembagian tugas serta tujuan yang akan
dicapai dan cara utnuk mencapai tujuan tidak tersusun secara sistematis juga tidak
dapat disebut sebagai administrasi. Yang dapat dikategorikan sebagai administrasi
adalah kerja sama yang diorganisasi atau kerja sama keorganisasian (organizational
cooperation). Berdasarkan uraian di atas dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk
disebut sebagai administrasi, yaitu:

1. Sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika

dilakukan lebih dari satu orang.
2. Kerja sama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang
atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan sekadar kegiatan kerja
sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang
jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; artinya kegiatan administrasi
berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Tujuan; artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai memlalui kegiatan kerja
sama.
Pengertian Administrasi, Ciri, Fungsi & Menurut Para Ahli| Secara Umum,
Pengertian Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan
penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi
juga dibedakan menjadi dua yaitu pengertian administrasi dalam arti sempit dan
pengertian administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah
kegiatan yang meliputi dari catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan,
ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang memiliki sifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan pengertian administrasi bersifat luas adalah seluruh proses kerja sama
dari dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan pemanfaatan sarana dan
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli - Selain arti diatas, terdapat beberapa
pengertian administrasi yang dikemukakan para ahli dalam mendefinisikannya.
Pengertian administrasi menurut para ahli adalah sebagai berikut...

 Arthur Grager: Pengertian administrasi menurut Arthur grager adalah fungsi

tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu
organisasi. 
 George Terry: Pengertian administrasi menurut George Terry adalah
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran,
serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. 
 Sondang P. Siagian: Pengertian administrasi menurut Sondang P.Siagian
adalah keseluruhan dari proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan dari atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.  
 William Leffingwell dan Edwin Robinson: Menurut William Leffingwell dan
Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah cabang ilmu manajemen
yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
kapan, dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.   
 Ulbert: Menurut Ulbert, pengertian administrasi secara sempit didefinisikan
sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan
serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun
menyeluruh. Sedangkan pengertian administrasi dalam arti sempit dikenal
dengan istilah tata usaha.  

Ciri-Ciri Administrasi - Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara

lain sebagai berikut.. 

 Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih 
 Terdapat kerja sama 
 Terdapat proses atau usaha 
 Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan 
 Terdapat tujuan.
Fungsi Administrasi - Adapun fungsi administrasi adalah sebagai berikut..

 Planning (Perencanaan) adalah penyusun perencanaan memerlukan

kegiatan adminitrasi, seperti pengumpulandata, pengolahan data,
penyusunan perencanaan. 
 Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan-hubungan kerja anatara orang-orang sehingga terwujud suatu
kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. 
 Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia
pada suatu organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya
sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang
maksimal kepada organisasi. 
 Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang
berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk
tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah
ditetapkan semula. 
 Coordinating adalah sebagian daru fungsi manajemen untuk melakukan
sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya
kekacauan, percekcoka, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan
menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan
sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai
tujuan organisasi. 
 Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian
perkembangan atau hasil dari kegaitan dengan pemberian keterangaan dari
tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan
sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang
pelakasanaan tugas orang yang memberi laporan. 
 Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang
berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.