BAB II

PENGERTIAN ILMU ADMINISTRASI

Pengantar Bab

Istilah Administrasi yang ada sebagai pelayanan serta beberapa pengertian dari para
ahli sebagai pembantu, abdi, kakitangan, penganut. Pecahan administrasi dibagi
menjadi dua yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.
Ciri-ciri, kriteria, serta unsur-unsur administrasi juga dikemukan dalam hal ini.
Hakekat ilmu administrasi sebagai obyek formal dan material. Administrasi juga
dibedakan antara administrasi publik dengan niaga.

Tujuan Umum

Setelah pembahasan bab ini mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan pengertian

administrasi secara umum. Hakekat ilmu administrasi sebagai obyek formal dan
material. Administrasi juga dibedakan antara administrasi publik dengan niaga.

Tujuan Khusus

Setelah pembahasan bab ini selesai mahasiswa mampu:

1. Menjelaskan pengertian administrasi secara khusus

2. Memahami administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas
3. Mengidentifikasikan Ciri-ciri, kriteria, serta unsur-unsur administrasi.
4. Menjelaskan hakekat ilmu administrasi sebagai obyek formal dan material.
5. Mengidentifikasikan administrasi publik dengan niaga.
1.1 Pengertian Administrasi Secara Khusus
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate”
yang artinya pemberian jasa atau bantuan yang dalam bahasa Inggris disebut
“Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.
Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,
mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu
tujuan.Istilah-istilah dalam administrasi:
1. Administer diartikan sebagai pembantu, abdi, kakitangan, penganut.
2. Adminitratio diartikan sebagai pemberian bantuan, pemeliharaan,
perlakuan, pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan.
3. Administro diartikan sebagai membantu, mengabdi, memelihara,
meluruskan, memimpin, mengemudikan, mengatur.
4. Administrator diartikan sebagai pengurus, pengelola, pemimpin.
Administrasi adalah proses vang pada umumnva terdapat pada

1.1.1 Beberapa pengertian Administrasi menurut para ahli :

1) The liang Gie mengemukakan bahwa Administrasi adalah segenap
rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama
sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
2) Sutarto mengemukakan bahwa admministrasi adalah suatu proses
penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan/kegiatan dalam
setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.
3) Luther Gullick mengemukakan bahwa administrasi adalah sesuatu
yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
4) John M. Pfiffner mengemukakan bahwa administrasi adalah
pengerorganisasian dan pengarahan sumber-sumber yang berupa
manusia/tenaga kerja dan material untuk mencapai tujuan akhir yang
diinginkan.
5) William H. Newman menyebutkan bahwa administrasi adalah
pemberian pedoman, kepemimpinan dan pengendalian kegiatan
sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.
6) Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi
secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu
meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan,
 ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi
dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi
kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan
surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan
informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika
dibutuhkan.
7) Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah
keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya”. Berdasarkan uraian dan definisi tersebut
maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh
kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi
berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.
8) Ulbert mengemukakan Administrasi secara sempit didefinisikan
sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara
sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud
menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh
kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi
secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.
9) W.H Evans mengemukakan Administrasi adalah fungsi yang
menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan mengenai pengolahan bahan, keterangan, komunikasi, dan
ingatan organisasi.
10) Arthur Grager mengemukakan Administrasi adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu
organisasi.
11) William Leffingwell dan Edwin Robinson mengemukakan
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan itu harus dilakukan.
12) George Terry mengemukakan Administrasi adalah perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
 Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa
Administrasi adalah proses kerja sama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu.

1.2 Pengertian Administrasi dalam Arti Luas dan Sempit

1.2.1 Administrasi Dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit sering dimaknai sebagai kegiatan “tulis-
menulis, catat-mencatat, mengetik, “surat-menyurat” (correspondence) yaitu
suatu proses kegiatan yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara
tertulis dimulai dari penyusunan, penulisan hingga pengiriman informasi dan
sampai pada pihak yang telah dituju. Makna lainnya adalah “ekspedisi”
(expedition) kegiatan mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik
untuk kepentingan intern maupun ekstern. Juga dimaknai “pengarsipan” (fling)
yakni suatu proses kegiatan pengaturan dan penyimpanan informasi secara
sistematis sehingga dapat dengan mudah serta cepat detemukan saat diperlukan.
Semua proses kegiatan tersebut popular dengan sebutan “Tata Usaha”.

1.2.2 Administrasi Dalam Arti Luas

Ada beberapa pengertian menurut para ahli mengenai administrasi dalam
arti luas. Menurut Sondang P. Siagian administrasi dalam pengertian luas
adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Apabila melihat pendapat dari Sondang P Siagian,
administrasi dapat diilustrasikan seperti pemain sepak bola yang melakukan
sebuah kerjasama bersama pemain lainnya untuk memenangkan timnya dalam
sebuah pertandingan.
Pengertian administrasi dalam arti luas menurut ahli lainnya, yaitu Hadari
Nawawi, mengatakan bahwa: Administrasi dalam arti luas adalah proses
rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok
orang secara dinamis dalam kerjasama dengan pola pembagian kerja untuk
mencapai sasaran dan tujuan tertentu yang rasional, secara efektif dan efisien.
Dari pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam
arti luas dapat dilihat dari tiga sudut pandang pemahaman yaitu dari proses,
fungsi, dan kepranataan (institusi)
a. Dari Aspek Proses
 Proses administrasi adalah keseluruhan urutan pelaksanaan yang didesain,
yaitu dimulai dari proses pemikiran, perencanaan, pengorganisasian,
penganggaran, pengkoordinasian, penggerakan atau kepemimpinan,
pengawasan, dan evaluasi serta sampai pada proses pencapaian tujuan.
b. Dari Aspek Fungsi
Fungsi administrasi adalah keseluruhan kegiatan (aktivitas) yang dibentuk
oleh beberapa fungsi pokok dan mau tidak mau harus dilakukan dengan
sadar oleh seseorang atau kelompok yang berbeda di dalam
organisasi.Walaupun memiliki persepektif yang berbeda mengenai rumusan
fungsi administrasi dari satu ahli ke ahli lainnya, terlihat juga persamaannya
yaitu fungsi administrasi perannya adalah sebagai alat organisasi untuk
memudahkan mencapai tujuan.
c. Dari Aspek Pranata (Lembaga)
Administrasi dilihat dari aspek kepranataannya adalah sebagai tata cara atau
prosedur yang telah diciptakan secara resmi untuk mengatur hubungan kerja
sama manusia yang berkelompok dalam suatu kelompok dan dinamakan
pranata atau lembaga.

1.3 Ciri-Ciri, Kriteria, dan Unsur – Unsur Administrasi

1.3.1 Ciri – Ciri Administrasi
Adapun ciri-ciri administrasi dapat digolongkan menjadi :
a. Adanya sekelompok manusia,
b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut,
c. Adanya kegiatan/aktivitas,
d. Adanya kepemimpinan,dan
e. Adanya tujuan yang hendak dicapai.

1.3.2 Kriteria Administrasi

a. Rasionalitas, karena setiap tindakan kerjasama untuk mencapai tujuan itu
akan selalu didasarkan pada pertimbangan akal sehat (logis dan objektif).
b. Efektivitas, sebagai usaha untuk mencapai tujuan yang diharapkan
semaksimal mungkin. Seorang manajer yang efektif berarti memiliki
kemampuan untuk memilih dan menentukan tujuan, pekerjaan, metode
dan peralatan yang tepat guna mencapai tujuan.
 c. Efesiensi, untuk mencapai efektivitas dengan pengorbanan yang
seminimal mungkin. Jadi sebagai perbandingan yang terbaik antara hasil
yang dicapai (output) dengan pengorbanan yang dikeluarkan (input).
Seorang manajer yang efisien memiliki kemampuan untuk
memperhitungkan secara cermat bagaimana menghasilkan luaran yang
lebih tinggi (produktivitas) dibanding masukan yang digunakan (tenaga
kerja, bahan, uang, peralatan dan waktu).

1.3.3 Unsur-Unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut Sondang P Siagian diantaranya :
1. Terdiri dari dua orang atau lebih

2. Adanya tujuan yang hendak dicapai

3. Adanya kerjasama

4. Adanya kegiatan yang akan dilakukan

5. Adanya peralatan/perlengkapan

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie, terdiri dari 8 unsur yang
saling berhubungan satu sama lain, yaitu:
1. Organisasi
Pengertian organisasi adalah suatu tempat berkumpulnya sekelompok orang
untuk bekerjasama dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Di dalam
suatu organisasi terdapat kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan,
penyusunan, pembagian tugas dari suatu usaha kerjasama dalam upaya untuk
mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen
Pengertian manajemen adalah suatu proses mengatur sesuatu yang dilakukan
oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan
bersama. Kegiatan dalam manajemen adalah untuk menggerakkan segenap
orang serta mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
3. Komunikasi
Pengertian komunikasi adalah suatu aktivitas penyampaian informasi, baik
itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu pihak ke pihak lainnya. Komunikasi
dalam aktivitas administrasi dapat dilakukan secara verbal, melalui bahasa
tubuh, maupun secara tertulis.
4. Kepegawaian
 Pengertian kepegawaian adalah proses yang berhubungan dengan pengaturan
tenaga kerja di dalam organisasi. Proses kepegawaian dalam organisasi
dimulai dari penerimaan, pengangkatan, penempatan, pembimbingan,
pengarahan, pemberhentian, promosi, hingga pemberhentian/ pensiun.
5. Keuangan
Pengertian keuangan dalam administrasi adalah sesuatu yang berkaitan
dengan pembiayaan di dalam hubungan kerjasama, diantaranya; cara
mendapatkan biaya, pertanggungjawaban biaya, pengelolaan segi
pembayaran, penentuan sumber-sumber biaya, dan lain-lain.
6. Perbekalan
Pengertian perbekalan adalah kegiatan yang berhubungan dengan
perlengkapan dan peralatan yang diperlukan organisasi.Beberapa
kegiatannya adalah pengadaan barang, penyimpanan barang, hingga
pemusnahan barang yang tidak diperlukan.
7. Ketatausahaan
Pengertian ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berkaitan
dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha.Misalnya, pencatatan,
penyimpanan, pengiriman, dan lain-lain. Biasanya kegiatan tata usaha ini
disebut dengan “office work” yang dilakukan di dalam kantor.
8. Hubungan Masyarakat (Humas)
Pengertian Humas atau public relation adalah suatu bagian dari organisasi
yang fungsinya untuk melakukan interaksi, hubungan, dan kerjasama dengan
masyarakat yang terkait dengan organisasi tersebut.Tujuan dari kegiatan
humas tersebut adalah untuk mendapatkan dukungan penuh dari masyarakat
terhadap organisasi tersebut secara sadar dan sukarela.

1.4 Hakikat atau Prinsip Dasar Ilmu Administrasi

Ilmu administrasi merupakan hasil pemikiran penalaran manusia yang
disusun berdasarkan dengan rasionalitas dan sistematika yang mengungkapkan
kejelasan tentang objek formal, yaitu pemikiran untuk menciptakan suatu
keteraturan dari berbagai aksi dari reaksi yang dilakoni oleh manusia dan objek
material, yaitu manusia yang melakukan aktivitas administrasi dalam
berkerjasama menuju terwujudnya tujuan tertentu. Secara kontek bahwa ilmu
 administrasi berkembang keadaan yang ada dan menyesuaikan sesuai dengan
perkembangan zaman.

1.5 Pembagian Ilmu Administrasi

1.5.1 Admnistrasi Negara (Administrasi Publik)
Administrasi negara adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan aparatur n
egara/aparatur pemerintah untuk mencapai tujuan negara secara efisien.
Administrasi Negara merupakan suatu bahasan ilmu sosial yang mempelajari
tiga elemn penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislative,
yudikatif, dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan public yang
meliputi kebijakan public, tujuan Negara dan etika yang mengatur
penyelenggaraan Negara. Terdapat hubungan interaktif antara administrasi
Negara dengan lingkungan sosialnya.
Menurut Pfiffner dan Presthus, ia menyatakan bahwa : “Public administra
stion is a procces concerned with carrying out public policies (Administrasi Ne
gara adalah suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijakan nega
ra). Menurut DwightWaldo, ia menyatakan bahwa Administrasi negara mengan
dung dua pengertian yaitu:
a. Administrasi negara yaitu organisasi dan manajemen dari manusia dan be
nda guna mencapai tujuan-tujuan pemerintah.
b. Administrasi negara adalah seni tentang manajemen yang dipergunakan u
ntuk mengatur urusan-urusan negara.
Dari beberapa definisi para ahli mengenai Administrasi Negara,dapat disi
mpulkan bahwa:
a. Administrasi negara merupakan kegiatan yang bersifat penyelenggaraan.
b. Administrasi negara disusun untuk mengatur kerja sama antar bangsa.
c. Administrasi negara diselenggarakan oleh aparatur pemerintah untuk
suatu Negara.
d. Administrasi negara diselenggarakan untuk kepentingan umum.

1.5.2 Administrasi Niaga (Privat/Business Administration)

Administrasi Bisnis adalah ilmu sosial yang mempelajari proses
kolaborasi antara dua orang atau lebih dalam upaya mencapai tujuan tertentu.
 Dengan kata lain, definisi administrasi bisnis adalah sains yang berfokus pada
perilaku manusia.
Dalam ilmu administrasi bisnis memiliki objek, subjek, dan metode.
Dalam hal ini, objeknya adalah manusia dan perilakunya,subjek yang diteliti
adalah bentuk, bagian, dan mekanisme kerja sama, sedangkan metode adalah
metode atau gagasan yang dikembangkan dalam upaya mencapai tujuan kerja
sama yang dilakukan.Tujuan administrasi bisnis/komersial adalah untuk
membangun kolaborasi yang saling menguntungkan antara dua orang atau lebih
dengan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia.

1.5.3 Perbedaan Administrasi Negara dengan Admnistrasi Niaga

Perbedaan Administrasi Negara dengan Admnistrasi Niaga
FAKTOR ADMINISTRASI ADMINISTRASI
NEGARA NIAGA
Tujuan Meningkatkan Mengusahakan keabadian
kemakmuran seluruh kelangsungan hidup
rakyat. organisasi.

Motif Pemberian service yang Keuntungan yang wajar

seefisien, ekonomis dan atas modal yang telah
seefektif mungkin kepada ditanam.
warga negaranya.

Sifat Pelayanan Pemerintah berkewajiban Membedakan service,

melayanisemua warga karena motif untuk
negara dengan perlakuan mencari keuntungan.
yang sama.

WilayahYurisdiksi Wilayah kekuasaan yang Tidak punya wilayah

sama luasnya dengan kekuasaan hanya wilayah
wilayah kekuasaan operasi yang luasnya dapat
Negara. samalebih kecil/luas dari
kekuasaan Negara.

Kekuasaan Memperoleh kekuasaan Kekuasaan terletak pada

 dari rakyat. besarnya modal,
keterampilan dan teknis
manajerial.

Orientasi Politik Aparat dan personalianya Menjalankan politik

sebagai abdi rakyat pilihannya secara
berorientasi politik netral. memihak dan menganut
aliran yang sekiranya akan
membantu usahanya.

1.6 Perlatihan
a. Jelaskan definisi Administrasi sebagai pelayanan.
b. Jelaskan pengertian administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam
arti luas.
c. Sebutkan satu hal yang membedakan antara ciri-ciri, dengan unsur-unsur
administrasi.
d. Jelaskan kriteria administrasi dari segi rasionalitas
e. Hakekat ilmu administrasi sebagai obyek formal dan material.
f. Sebutkan perbedaan antara administrasi publik dengan niaga.

1.7 Rangkuman
1. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,
mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
2. Berdasarkan beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa
Administrasi adalah proses kerja sama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu.
3. Administrasi dalam arti sempit sering dimaknai sebagai correspondence( surat
menyurat) sebagai ekspedisi (expedition), dimaknai sebagai kegiatan
mencatat. Juga dimaknai “pengarsipan” (fling), semua proses kegiatan
tersebut popular dengan sebutan “Tata Usaha”.
4. Administrasi dalam arti luas dapat dilihat dari tiga sudut pandang pemahaman
yaitu dari proses, fungsi, dan kepranataan (institusi),
 5. Administrasi sebagai bidang ilmu sosial memiliki ciri-ciri serta unsur-unsur
administrasi, di dalammnya membahas tentang tujuan, kerjasama kelompok
dengan melibatkan pimpinan di dalamnya untuk melakukan suatu kegiatan
yang telah ditentukan. Kriteria administrasi mencakup kegiatan rasionalitas,
efisiensi serta efektivitas.
6. Hakikat ilmu administrasi merupakan hasil pemikiran penalaran manusia yang
disusun berdasarkan dengan rasionalitas serta objek material, yaitu manusia
yang melakukan aktivitas administrasi dalam berkerjasama menuju
terwujudnya tujuan tertentu. Sehingga ilmu administrasi berkembang sesuai
keadaan yang ada dan menyesuaikan dengan perkembangan zaman.
7. Administrasi negara adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan aparatur negara
/ aparatur pemerintah untuk mencapai tujuan negara secara efisien.
8. Administrasi Niaga adalah ilmu sosial yang mempelajari proses kolaborasi
antara dua orang atau lebih dalam upaya mencapai tujuan tertentu. Tujuan
administrasi bisnis/komersial adalah untuk membangun kolaborasi yang
saling menguntungkan antara dua orang atau lebih dengan memanfaatkan
semua sumber daya yang tersedia.
9. Perbedaan Administrasi Negara dengan Admnistrasi Niaga dengan melihat
esensi dari segi tujuan, motif, sifat pelayanan, wilayah yurisdiksi, kekuasaan
serta orientasi publik.

1.8 Bacaan Lebih Lanjut

Aisyah Nur. 2018. Hukum Administrasi Negara, Yogyakarta : CV BUDI
UTAMA
Congge Umar. 2013. Patologi Administrasi Negara,Makassar : CV SAH
MEDIA
Jurhani. 2015. Pengantar Ilmu Administrasi Negara, Makassar : CV SAH
MEDIA
Kamaluddin Apiaty. 2017. Administrasi Bisnis, Makassar : CV SAH MEDIA
Lim, Tommy. 2015. Pengantar Ilmu Administrasi Negara.Yogyakarta :
Baserahizer
Maksudi, Beddy Iriawan. 2018. Dasar-Dasar Administrasi Publik. Depok :
Rajawali Pers
Rahman Marianti. 2017 .Ilmu Administrasi, Makasar : CV SAH MEDIA
Syakdiah, Arifin. 2015. Sejarah Perkembangan Ilmu Administrasi Negara.
Riau: STIA Lancang Kuning Dumai
Sudaryono.2015. Pengantar Bisnis Teori dan Contoh Kasus. Yogyakarta:
ANDI
Thoah Miftah. 2014. Ilmu Administrasi Publik Kontemporer, Jakarta :
PRENADAMEDIA GROUP