7 Tujuan Administrasi Secara Umum, Pengertian, Unsur, Ciri-ciri

{Lengkap}
Tujuan Administrasi –  Setiap Negara, Perusahaan baik perusahaan
negeri atau swasta pasti memiliki sebuah administrasi yang bertujuan
untuk mengolah, mengendalikan, bahkan merancang kegiatan sebuah
perusahaan tersebut. Berikut ini adalah tujuan dari administrasi tersebut.
Daftar Isi
 Pengertian Administrasi Secara Umum
Pengertian Administrasi Secara Umum
Apa yang dimaksud dengan administrasi tesebut? Pengertian
Administrasi merupakan sebuah bentuk usaha dan juga aktivitas yang
berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target
atau  tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi
mempunyai peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah
organisasi.

Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai

bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya
teknis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas adalah semua proses

kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai
target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.

Dari definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3 hal penting

berikut ini:

Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni,

administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan
situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan
tempat.
Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat
dua atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut
yang sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas,
ketersediaan sarana dan prasarana.

Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban

manusia dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para

Ahli
Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan tentang definisi
administrasi, diantaranya adalah

1. Menurut Ulbert
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan
untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah
Tata Usaha.

2. Menurut WH. Evans

Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen  dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan
bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

3. Menurut Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi
dan pelayanan warkat suatu organisasi.

4. Menurut William Feffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan itu harus dilakukan.

5. Menurut George Terry

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

6. Menurut Ordway Tead (1953)

Menjelaskan bahwa administrasi adalah usaha yang luas mencakup
segala bidang untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan
kerjasama manusia yang ditujukan pada tujuan-tujuan dan maksud-
maksud tertentu.

7. Menurut Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977)

Mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

8. Menurut Dr. Sondang P. Siagian MPA (1977)

Administrasi adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang
manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

9. Menurut The Liang Gie

Mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu” (1980:9).

10.Menurut Soewarno Handayaningrat

Mengatakan“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie
(bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan” (1988:2).

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit

merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-
mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-
hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta
mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

11. Menurut Prof. Dr. S Prajudi Atmosudirjo, S.H.

Administrasi adalah proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap
usaha, apakah usaha kenegaraan atau swasta, usaha sipil atau militer,
usaha besar atau kecil.

12.Menurut Dwight Waldo (1971)

Mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya
manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang
tinggi.

13. Menurut Elix A. Nigro dan Lloyd G. Nigro (1977:18)

Menyimpulkan bahwa administrasi adalah:

Usaha kelompok yang bersifat kooperatif yang diselenggarakan dalam

satu lingkungan publik

Meliputi seluruh cabang pemerintahan serta merupakan pertalian

diantara cabang pemerintahan (eksekutif, yudikatif, dan legislatif).

Mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijaksanaan publik

(public policy) dan merupakan bagian dari proses politik

Amat berbeda dengan administrasi privat

Berhubungan erat dengan kelompok-kelompok privat dan individual
dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

14. Menurut Syamsi (1985:10)

Administrasi adalah seluruh kegiatan dalam setiap usaha kerjasama yang
dilakukan oleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-
sama dan simultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

15. Menurut Soepardi (1988:7)

Administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan-kegiatan kerja sama
yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih oarang-orang secara
bersama-sama dan simultan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

16. Menurut munawardi Reksohadiprowiro

“Dalam arti sempit” administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap
pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan  fakta-fakta serta
tertulis  dengan tujuan memperoleh  pandangan yang menyeluruh serta
hubungan timbal balik antara satu fakta  dengan fakta lainnya.

17. Menurut Wijana

Administrasi adalah rangkaian semua organ-organ Negara rendah dan
tinggi yang bertugas menjalankan pemerintahan pelaksanaan dan
kepolisian.

18. Menurut Leonard D. White (1958)

Administrasi  adalah suatu proses yang umum dalam semua usaha-usaha
suatu kelompok baik dalam usaha umum atau pribadi.

19. Menurut Wiliaw h. Newman (1963)

Administrasi adalah pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok individu kearah pencapaian tujuan
bersama.
20. Menurut White, 1958)
Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua
usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau
kecil.

21. Menurut Simon, (1958)

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama
guna menyelesaikan tugas bersama.

22. Menurut Drs. Saafroedin Bahar

Administrasi adalah seluruh kegiatan-kegiatan atau proses
penyelenggaraan dalam setiap usaha kelompok kerjasama manusia
untuk mencapai tujuan tertentu.

23. Menurut Achmad Ichsan, SH. Dalam Tata Administrasi

Kekaryawanan
Administrasi diterjemahkan sebagai tata pelaksanaan dengan keterangan
bahwa didalamnya tercangkup pengertian tata dalam arti “organization
dan management” juga dalam arti tata hukumnya sedangkan
pelaksanaan menunjukkan realisasi dalam melakukan tata tersebut.

24. Menurut Stephen Robbins dikutip oleh Ulbert Silalahi

Menyatakan “Administration is the universal process of efficiently getting
activities completed with and through other people” (Administrasi adalah
proses yang universal dalam aktivitas pencapaian tujuan secara efisien
dengan dan melalui orang lain).

25. Menurut Pendapat Soetarto Dan R. P. Soewarno (1978)

Administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan
segenap tindakan/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan.

26. Menurut Harris Muda Nasution dalam bukunya

“Kursus Pengetahuan Administrasi“, sebagai berikut :“Dalam arti yang
sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah
tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur
segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-
menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan
atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi”. (The Liang Gie,1972).

27. Menurut Soewarno Handayaningrat

Mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie
(bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan” (1988:2).

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit

merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-
mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-
hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta
mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

28. Menurut Arifin Abdulrachman (1971)

Mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha
kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat,
korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku
atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada
hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan
yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan
tamu.

29. Menurut Handayaningrat (1996:2)

Mengemukakan “administration is the activities of groups cooperating to
accomplish common goals” (Administrasi sebagai kegiatan daripada
kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan
bersama).
Berdasarkan definisi administrasi sebagaimana dikemukakan di atas
Handayaningrat (1996:3) mengemukakan bahwa administrasi
mengandung ciri-ciri sebagai berikut:

 Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2

orang atau lebih
 Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
 Adanya kegiatan/proses/usaha
 Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
 Adanya tujuan
30. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan tersebut harus dilakukan.

31. Menurut Tead (2003 :3)

menyatakan administrasi adalah “Conceived at the necessary activities of
individuals (executives) in an organization who are charged with
ordering, forwarding, and facilitating the associate efforts of group of
individuals brought together to realize certain defined purpose.”

Pendapat tersebut dapat diartikan bahwa administrasi meliputi kegiatan-

kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat-pejabat dalam suatu
organisasi yang bertugas mengatur, memajukan, dan melengkapi usaha
kerjasama sekumpulan orang yang sengaja dihimpun untuk mencapai
tujuan tertentu.

Unsur-Unsur Administrasi
Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting
yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8
unsur yang harus ada:

1. Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-
orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen
Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer
dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga
kelompok; top management, middle management dan lower
management (mandor).

3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya
melalui surat atau warta.

4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada
proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan,
pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara
memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan
penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang
dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

7. Tata usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan
dengan masyarakat terutama konsumen.
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai
berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang

mudah dikenali, diantaranya adalah:

1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas

2. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari

dua orang atau lebih

3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama

4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja

5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan,

bimbingan, dan pengawasan

Fungsi Administrasi
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah
aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data,
hingga penyusunan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi
kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai
suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3. Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang
melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi
terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang
dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan
suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang
terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari
suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas
dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan
untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para
anggota organisasi.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau
anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan

6. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya
manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari
perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam
organisasi tersebut.

7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)

Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam
bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas
dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Peran Administrasi Sebagai Queen of

Peace
Bisa dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan
terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak
berjalan semestinya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi.
File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu

yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda
menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan
untuk menyelesaikan target lainnya.

Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan

berhubungan dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa
posisi di departement perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra
melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung
berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.

Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal
berikut ini:

1. Memahami pengertian administrasi

2. Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan
mengatur administrasi kantor di berbagai bidang
3. Mengeluarkan standar filing yang tepat
4. Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
5. Mampu mengembangkan prosedur administrasi
6. Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
7. Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian,
kegiatan pengiriman dan lainnya
Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan.
Yang pasti bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di
semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung
antara manejemen dan juga karyawan.

Adminisrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan

efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan
informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga masing-
masing job description dan planning setiap menejemen tercapai.

Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen,

membangun peraturan dan budaya perusahaan. Kelihatannya, bidang ini
seperti hilang ditelan bumi, padahal administrasi adalah kunci utama
kelancaran regulasi perusahaan.

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian administrasi, tujuan,

fungsi, unsur-unsur dan ciri-ciri Administrasi yang perlu kita ketahui.
Semoga bermanfaat.