KONSEP DASAR ILMU ADMINISTRASI

DR. ANDI CUDAI NUR, M.SI

A. Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Latin (Yunani), yaitu: ad
yang berarti intensif; dan ministrare yang artinya to serve (melayani, membantu, memenuhi). Jadi,
administrasi adalah melayani dan membantu secara intensif. Penggunaan istilah administrasi di
berbagai negara berbeda, seperti Prancis, Inggris dan Amerika Serikat menggunakan istilah
administration, Italian menggunakan istilah administrazione, sedangkan di Indonesia sendiri
menggunakan istilah administrasi dari bahasa Belanda dan bahasa Inggris. Administrasi dalam bahasa
Belanda dikenal dengan administratie yang memiliki pengertian stelselmatige verkrijging, en
verwerking van gegevens, yang berarti tata usaha atau administrasi dalam arti sempit (catat-
mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya); dan bestuur en beheer. Bestuur adalah manajemen
berbagai kegiatan organisasi, sedangkan beheer adalah manajemen sumber daya (finansial, personel,
materiil, gudang, dan sebagainya). Istilah ini dikenal sejak masuknya Belanda pertama kali ke
Indonesia dengan menerapkan system administrasi publik klasik yaitu sistem administrasi negara
Prancis atau negara Eropa Barat Kontinental. Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut clerical work,
paper work, atau office work, yang berarti administrasi sebagai ketatausahaan (administrasi dalam arti
sempit), yang pada prinsipnya menyangkut seluruh kegiatan yang dilakukan oleh kantor baik itu
instansi pemerintah maupun instansi lainnya.
Sedangkan administrasi dalam bahasa Inggris dikenal dengan administration. Istilah ini sering disebut
sebagai administrasi dalam arti luas yang berarti apa yang harus dijalankan oleh setiap individu dalam
sebuah kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Prof. Dr. Prajudi
Admosoedirdjo (1973)1 dalam bukunya yang berjudul Dasar-Dasar Office Management, pengertian
administrasi secara luas dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu: 1. Administrasi dalam arti institusional,
yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok yang secara kesatuan
menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. 2. Administrasi dalam arti
fungsionil/tugas, yang dimaksud dengan fungsionil ialah segala kegiatan dan tindakan yang
dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk juga didalamnya tindakan untuk menenyukan tujuan itu
sendiri), atau dengan kata lain bersifat melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan
pada masa yang akan datang. 3. Administrasi sebagai proses, yaitu merupakan keseluruhan proses
yang berupa kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan tujuan
sampai penyelenggaraan sehingga tercapainya suatu tujuan. Adapun pengertian atau definisi
administrasi menurut para ahli adalah sebagai berikut. 1. Luther Gullick (1937).
Administrasi adalah penyelesaian yang hendak dikerjakan, dengan tercapainya tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan. 2. Leonard D. White (1955: 1)2 menyatakan bahwa common to all group effort, public or
private, civil or military, large scale or Administrasi adalah proses yang selalu terdapat pada setiap
usaha kelompok, publik atau privat, sipil atau militer, skala besar atau skala kecil. Sehingga terdapat
dua hal penting dalam pendapat diatas, yaitu: a) administrasi adalah proses; b) proses itu terdapat pada
setiap usaha kelompok. 3. John M. Pfiffner& Presthus Robert (1960) 3 menyebutkan bahwa
Administrasi adalah suatu proses umum yang menandai (merupakan karakteristik) semua usaha
bersama. 4. Dwight Waldo (1971)4 mengatakan administrasi adalah suatu daya upaya yang kooperatif,
yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. 5. Stephen Robbins (1978)5 menyatakan bahwa process
of efficiently getting activities completed with and through other Administrasi adalah proses
yang universal dalam aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain.
Hadari Nanawi (1990)6, administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian
usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan
sebelumnya. 7. Dimock & Dimock (1992)7, administrasi adalah suatu ilmu yang mempelajari apa yang
dikehendaki rakyat melalui pemerintah, dan cara mereka memperolehnya. 8. The Liang Gie
(1993)8 mengemukakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan
yang dilakukan oleh setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. 9.
Herbert A. Simon (1997)9 menyatakan bahwa Administrasi adalah kegiatan kelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. 10. Sondang P. Siagian (2008) 10 mendefinisikan
administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dari berbagai
pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah proses kegiatan usaha kerjasama
antar dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama secara
efisien. Dari pengertian
ini, unsur-unsur penting atau ide pokok dalam sebuah administrasi menurut Syafri (2012:4) 11 adalah
sebagai berikut. 1. Kegiatan, yakni kegiatan yang dilakukan dalam rangka administrasi merupakan
kegiatan yang berangkaian satu dengan yang lain sehingga merupakan suatu proses yang sistematis
atau suatu system yang bulat terpadu. 2. Kerjasama, yakni interaksi antara individu dalam
kelompok untuk menyelesaikan suatu pekerjaan karena pekerjaan itu tidak dapat dan juga tidka
boleh diselesaikan seorang diri. 3. Tujuan, yakni sesuatu yang ingin didapatkan/dicapai oleh kelompok
orang yang bekerja sama yang tidak bisa diraih seorang diri. 4. Efisiensi, yakni perbandingan terbaik
antara masukan (input) dan keluaran (output). B. Administrasi dan Manajemen 1. Hubungan
Administrasi dan Manajemen Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, administrasi adalah proses
penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara
dengan baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai bila ada orang yang
menyelenggarakan. Dan masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan
inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen adalah
suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan.
Untuk itu, manajemen dan administrasi pada dasarnya saling berhubungan. Sejak periode
prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi,
dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan
sebagainya. Sedangkan ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan
dengan adanya piramida di Mesir.Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20
tahun. Pembangunan piramida tersebut tidak akan terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan,
mengorganisasikan, dan menggerakkan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya. Berakhirnya
perkembangan administrasi sebagai seni di tandai oleh dari Amerika Serikat dan Henry Fayol
dari Perancis, pada akhir abad XIX. Di sini terdapat dua hal penting, yaitu: a. Berakhirnya status
administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya administrasi dan manajemen sebagai suatu ilmu
pengetahuan (disiplin baru). b. Berakhirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia
dalam perkembangan administrasi dan manajemen, yang kemudian digantikan yang lalu dan terus
berkembang sampai sekarang dalam abad XX ini. Dari perkembangan administrasi dan manajemen di
atas, administrator pada hakikatnya adalah juga seorang manajer. Dapat dikatakan sebagai manajer, jika
para administrator tersebut memfokuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan keadaan dan hal hal
intern dalam organisasinya. Sementara seorang manajer juga memfokuskan kepada soal soal intern
organisasi. Administrasi sendiri baik dari segi pengertian sempit ataupun pengertian luas di dalam
penyelenggaraannya telah menggunakan fungsi fungsi manajemen yang telah ditetapkan menurut
George R.Terry yaitu POAC: Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating
(pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan). Hal ini dapat ditemui bahwa beberapa pendapat
oleh para cendekiawan atau ilmuwan yang tidak membedakan antara administrasi dan manajemen
atau paling sedikit penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut. a. William H. Newman12
dalam bukunya Administration Action (1963), jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan
manajemen. Apa yang dimaksud administrasi, termasuk dalam arti manajemen. Sekalipun bukunya
disebut/dinamakan Administrative Action, tetapi isinya ialah "The techiques of organization and
management". b. Dimock dalam bukunya Public Administration (1964), mengemukakan bahwa
"Administration (or management) is a planned approach to the solving ofall kinds of problems in
almost every individual or group activity both publics or private". (Administrasi atau manajemen
adalah suatu pendekatan rencana terhadap pemecahan/semua macam masalah yang kebanyakan
terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik negara atau swasta) Dari definisi di atas jelas
bahwa antara administrasi dengan manajemen tidak ada perbedaan, namun disamakan.
Jadi administrasi dapat dikatakan sebagai penyelenggaraannya dan manajemen adalah orang
orang yang menyelenggarakan kerja tersebut. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan
kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan. 2. Perbedaan Administrasi dan Manajemen Seperti diketahui bahwa antara manajemen
dan administrasi itu dua-duanya berbeda, maka untuk memperjelas pendalaman kita terhadap dua
kata administrasi dan manajemen tersebut, dapat dikutip pendapat para ilmuwan seperti di bawah ini.
a. Dalton E. Mc. Farland13 dalam bukunya Management: Principlies and Practice (1970) membedakan
administrasi dengan manajemen sebagai berikut. "Administration refers to the determination of major
aims and policies, whereas management refers to the carrying out of operation designed to
accomplish the aims and effective policies". (Administrasi ditunjukkan terhadap penentuan tujuan
pokok dan kebijakannya, sedangkan manajemen ditunjukkan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan
maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan yang telah diambil). b. Pendapat lain
adalah yang diberikan oleh Ordway Tead. Tead tegas-tegas membedakan arti administrasi dengan
manajemen. Hal ini dapat ditemukan dalam buku Mc. Farland (1970) yang berjudul: Management
Principle and Practices, yakni: "Administration is the process and agency which is responsible for the
diterminition of the aims for which an organization and its management are to achive... etc."
(Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab untuk menentukan
tujuan, di mana organisasi dan manajemen digariskan, dan sebagainya). Sedangkan directs and
guides the operation of organization in the realizing of established aims ... etc." (Manajemen adalah
suatu proses dan badan yang secara langsung memberi petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu
organisasi dalam merealisasi tujuan yang telah ditetapkan, dan sebagainya). Dari perbedaan
definisi ini, terdapat beberapa pandangan mengenai perbedaan administrasi dan manajemen, yaitu: a.
Manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya dibandingkan dengan administrasi Dikatakan
manajemen lebih luas dan lebih besar peranannya dibandingkan dengan administrasi dikarenakan
beberapa orang mengartikan administrasi sebagai pekerjaan tulis menulis ataupun tata usaha. Dengan
pengertian seperti itu maka administrasi disebut sebut sebagai unsur bantuan saja bagi manajemen.
Karena dalam manajemen bukan pekerjaaan tulis menulis saja yang dibutuhkan akan tetapi bagaimana
seorang pemimpin dapat melaksanakan dan mengarahkan tugas suatu organisasi sesuai dengan tujuan
yang telah ditetapkan. Pandangan ini banyak dipercaya oleh para pengusaha pengusaha niaga dan
industri.
b. Administrasi lebih luas dan lebih berperan daripada manajemen Pandangan kedua menyebutkan
administrasi lebih luas dan lebih berperan daripada manajemen. Pandangan ini beralaskan
manajemen berada didalam administrasi itu sendiri. Menurut Atmosoedarmo (dalam Buchari Zainun,
1990: 5)14 ada yang menganggap bahwa administrasi mempunyai dimensi statis dan dinamis.
Dianggap sebagai dimensi dinamisnya administrasi adalah manajemen. Sedangkan dimensi
statisnya adalah organisasi, terutama jika organisasi tersebut dianggap sebagai wadah. c. Manajemen
adalah inti dari administrasi. Pandangan terakhir menyebutkan manajemen adalah inti dari
administrasi. Dikatakan demikian karena dalam pelaksanaan administrasi sendiri dibutuhkan
keterampilan atau kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya manusianya agar
dapat mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan manajemen itu merupakan alat pelaksana utama
daripada administrasi. 3. Fungsi-fungsi Administrasi dan Manajemen Pada dasamya administrasi
berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan
manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam
rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang
harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi
administrasi dan manajemen. Menurut Sondang P. Siagian (2008) - fungsi-fungsi administrasi dan
manajemen itu ialah : a. Perencanaan (Planning) b. Pengorganisasian (Organizing) c. Pemberian Motivasi
(Motivating) d. Pengawasan (Controling) e. Penilaian (Evaluating) Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus
dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu
akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi. C. Unsur-Unsur Administrasi Administrasi
adalah serangkaian kegiatan usaha kerja sama manusia yang terencana untuk mencapai tujuan
tertentu yang telah ditetapkan secara rasional, efektif, dan efisien. Berdasarkan definsi di atas,
administrasi memiliki dua dimensi yaitu dimensi karakteristik dan dimensi unsur-unsur yang melekat
pada administrasi.
1. Dimensi karakteristik administrasi a. Efisien dimaksudkan bahwa tujuan administrasi dengan
hasil yang berdaya guna. Tjokroamidjojo (1991:5) 15, efisien dimaksudkan sebagai pelaksanaan
administrasi publik yang dilakukan dengan perbandingan yang terbaik antara hasil dan pengeluaran. b.
Efektifitas berarti yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai. Keban (2004:140) 16 organisasi
dapat dikatakan efektif kalau tujuan organisasi atau nilai-nilai sebagaimana ditetapkan dalam visi
tercapai. c. Rasional berarti dapat dipertanggung jawabkan berdasarkan logika dan pikiran serta tidak
bertentangan dengan nilai etis. Herbert A. Simon (2004:135) 17 mengatakan bahwa rasional bersifat
objektif jika tujuan yang hendak dicapai untuk kepentingan organisasi, sedangkan rasional bersifat
subjektif jika tujuan yang hendak dicapai untuk kepentingan pribadi. Tujuan secara efektif dan
efisien melalui tindakan rasional dapat terwujud bila ada perencanaan yang realistik dan benar-
benar tepat, logis, dan dapat dikerjakan. Oleh karena itu diperlukan sumber daya manusia yang
berkualitas ataupun yang cukup memadai, yang memiliki kompetensi pengetahuan, keterampilan,
dan moral yang tinggi. Sehingga hal ini sesuai dengan prinsip the right man on the right place.
2. Dimensi Unsur-Unsur Administrasi Menurut The Liang Gie (1993), terdapat 8 unsur administrasi,
yakni: a. Organisasi, merupakan unsur utama yang berwujud rangka, struktur atau wadah dimana
usaha kerjasama dilakukan. James D. Moooney menyebutkan sebagai bentuk dari perserikatan
manusia untuk suatu tujuan bersama. Sehingga dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai proses
menggambarkan berlangsungnya berbagai aktivitas dari kelompok orang dalam organisasi tersebut untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. b. Manajemen merupakan suatu proses yang menggerakkan kegiatan
dalam administrasi sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai melalui pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen. Organisasi baru akan bermakna jika telah berlangsung proses manajemen. c.
Kepegawaian, merupakan segi yang berkaitan dengan sumber tenaga manusia yang harus ada pada
setiap usaha kerjasama. Aktivitas kepegawaian merupakan unsur penting dalam organisasi yang
mengatur pemanfaatan orang-orang yang diperlukan dalam usaha kerja sama. d. Keuangan, merupakan
segi pembiayaan dalam setiap administrasi. Dari sinilah muncul administrasi keuangan, yang
mencakup antara lain penganggaran, pembukuan, pemeriksaaan dan sebagainya. e. Perlengkapan,
berkaitan dengan kebutuhan-kebutuhan kebendaaan dan kerumahtanggaan yang selalu ada dalam
setiap usaha kerjasama. Dari aspek ini berkembang administrasi perlengkapan yang mencakup
pembelian, pengadaan barang dan jasa, klarifikasi dan standarisasi alat-alat dan sebagainya. f.
Pekerjaan kantor/ tata usaha, yang berkaitan dengan pengumpulan, pengiriman, mengelola,
menyimpan informasi yang kemudian dikenal dengan administrasi perkantoran (Office
Administration atau Office Management). g. Komunikasi, merupakan urat nadi yang memungkinkan
orang dalam usaha kerjasama untuk mengetahui apa yang terjadi dan diinginkan oleh masing-
masing. Tanpa komunikasi yang baik tidak akan mungkin dapat terjadi kerjasama yang baik.
Pengetahuan tentang tata hubungan dan komunikasi diantaranya adalah tehnik pelaporan, metode
rapat dan lain sebagainya. h. Publik Relation atau hubungan masyarakat yang mengkaji hubungan
antara organisasi dengan masyarakat diluar organisasi. Unsur-unsur administrasi menurut S.P
Siagian (1978)18 adalah: manusia (2 orang atau lebih), tujuan yang akan dicapai, kerjasama,
kegiatan yang akan dilakukan dan peralatan atau perlengkapan. D. Prinsip-Prinsip Administrasi Prinsip-
prinsip admnistrasi dikemukakan oleh dua ahli, yakni Henri Fayol (ditinjau secara psikologis), dan
Max Weber (ditinjau secara birokrasi). Fayol telah meletakkan 14 prinsip-prinsip umum administrasi
dan menjadi dasar pemikiran bagi perkembangan administrasi yakni sebagai berikut:
1. Pembagian kerja (division of labor/work) Prinsip ini sama dengan pembagian tenaga kerja menurut
Adam Smith, pembagian kerja atau spesialisasi meningkatkan produktivitas karena memusatkan
pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlian. 2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and
responsibility) Wewenang dan tanggung jawab harus ada dalam pelaksanaan kegiatan. Perlu ada
rangsangan untuk kegiatan yang dilaksanakan dengan baik dan sanksi bagi pelaksanaan kegiatan yang
tidak baik. 3. Disiplin (discipline) Disiplin yakni rasa hormat dan taat pada peranan dan tujuan organisasi.
4. Kesatuan perintah (unity of command) Kesatuan perintah atau komando; bawahan hanya menerima
perintah dan bertanggung jawab pada satu atasan. 5. Kesatuan arah dan tujuan (unity of direction)
Beberapa kelompok aktivitas organisasi yang mempunyai tujuan yang sama dapat diperintah oleh
seorang manajer menggunakan satu rencana sehingga tercipta kesatuan arah atau pengarahan.
Organisasi akan efektif apabila para anggota bekerja sama berdasarkan tujuan yang sama. 6.
Mendahulukan kepentingan organisasi di atas kepentingan pribadi (subordination of individual
interest to the general interest) Mendahulukan kepentingan umum/organisasi di atas kepentingan pribadi.
Penggajian atau upah (remuneration) Pengupahan atau penggajian merupakan pembayaran balas jasa
yang harus dilakukan dengan bijaksana, adil, tidak eksploitatif, dan memuaskan pihak-pihak terkait.
8. Sentralisasi (centralization) Perlu diatur keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi,
yaitu berhubungan pada perbandingan yang mana mengurangi keterlibatan dalam pengambilan
keputusan. 9. Skala hierarki (scala chain) Merupakan hubungan antar tugas disusun atas dasar suatu
hierarki atas bawah. 10. Tata tertib (order) Perlu adanya tata tertib (order), aturan, ketertiban dalam
organisasi. 11. Keadilan (equity) Manajer dapat berbuat baik dan terbuka pada bawahannya
dengan menerapkan keadilan bagi personalia, persamaan perlakuan dalam organisasi. 12. Stabilitas jabatan
(stability of tenure) Dalam hal ini perlu kelangsungan, keamanan, dan kepastian kerja bagi karyawan,
sehingga perputaran yang tinggi merupakan ketidakefisienan. 13. Prakarsa/inisiatif (initiative) Dalam
setiap tugas harus dimungkinkan untuk mengadakan prakarsa atau inisiatif.
Solidaritas kelompok kerja (la esprit de corps) Solidaritas kelompok kerja akan menggalang persatuan atau
kesetiakawanan, kebanggaan bersama, dan rasa memiliki yang tinggi. Sedangkan prinsip-prinsip
administrasi menurut Max Weber (ditinjau secara birokrasi) adalah sebagai berikut. 1. Adanya
Pembagian Kerja Pembagian kerja berkenaan dengan spesialisasi pekerjaan. 2. Adanya Hierarki Posisi
Setiap posisi bawahan dikontrol dan diawasi oleh atasan, disebut juga rantai perintah. 3. Aturan Formal
dan Regulasi Mengatur perilaku pekerja secara sama rata, menjamin kelangsungan dan stabilitas
lingkungan kerja, dan mengurangi ketidakpastian performa kerja. 4. Hubungan yang Impersonal Tidak
ada ikatan emosional antara atasan dan bawahan sehingga menjamin kejelasan posisi. 5. Kompetensi
khusus dan latihan merupakan kriteria utama kedudukan administratif Hal ini berkaitan dengan
adanya kriteria seleksi yang ketat dan tidak ada pengangkatan dan pemberhentian secara suka-suka. 6.
Memperkerjakan karyawan berdasarkan kompetensi Pada kenyataannya, biasanya hal tersebut
dilakukan saat baru membuka lowongan, apabila kompetensi pekerja yang diterima tidak sesuai
dalam bidangnya diberikan pelatihan atau bekal terlebih dahulu agar bisa menunjang ke depannya.
Disamping itu, Herbert A. Simon (dalam Pasolong, 2011:14) 19, membagi 4 prinsip administrasi secara
umum, yaitu: 1. Efisiensi administrasi dapat ditingkatkan melalui suatu spesialisasi tugas di kalangan
kelompok. 2. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan anggota kelompok di dalam suatu hirarki yang
pasti. 3. Efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan membatasi jarak pengawasan pada
setiap sektor di dalam organisasi sehingga jumlahnya menjadi kecil. 4. Efisiensi administrasi
ditingkatkan dengan mengelompokkan pekerjaan untuk maksud-maksud pengawasan berdasarkan
tujuan, proses, langganan, dan tempat. Sehingga dapat disimpulkan bahwa penjabaran prinsip-prinsip
administrasi menurut Herbert A. Simon lebih menekankan pada efisiensi dengan diterapkan spesialisasi.
Selanjutnya, Luther Gulick dan Lyndall Urwick mengajukan 7 prinsip administrasi yang dikenal
dengan singkatan POSDCoRB (Planning Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, dan
Budgeting). 1. Planning Penentuan secara garis besar apa yang akan dikerjakan dan metode yang akan
digunakan untuk mencapai tujuan. 2. Organizing Kegiatan mengorganisir dan memanfaatkan berbagai
sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi sesuai dengan struktur organisasi. 3. Staffing
Proses rekruitmen, penempatan, pelatihan, dan pengembangan SDM dalam organisasi. 4. Directing
Mengarahkan melalui berbagai instrument (peraturan, keputusan, instruksi) sehingga SDM dalam
melaksanakan tugasnya tidak menyimpang dari tujuan organisasi. 5. Coordinating Mengkoordinasikan
kegiatan dari berbagai unit yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda. 6. Reporting Kegiatan
pelaporan, menyampaikan apa yang telah, sedang, dan yang akan dilakukan kepada pihak yang yang
terkait terutama pimpinan organisasi. 7. Budgeting Berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian serta pertanggungjawaban anggaran.
Tugas Menurut anda, apakah administrasi bagian dari manajemen, atau manajemen bagian dari
administrasi? Jelaskan perbedaan dan persamaannya! 3. Sebut dan jelaskan unsur-unsur administrasi!

ADMINISTRASI NEGARA/PUBLIK
A. Pengertian Negara / Publik 1. Pengertian Negara Negara adalah suatu wilayah dipermukaan bumi yang
kekuasaannya baik, politik, militer, ekonomi, sosial maupun budayanya diatur oleh pemerintahan
yang berada diwilayah tersebut. Negara juga merupakan suatu wilayah yang memiliki suatu sistem
atau aturan yang berlaku bagi semua individu diwilayah tersebut, dan berdiri secara independent. Dari
pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa syarat primer suatu negara adalah: a. Memilili penduduk
atau rakyat. b. Memiliki wilayah. c. Memiliki pemerintah yang berdaulat d. Mendapat pengakuan dari
negara lain. 2. Pengertian Publik Dewasa ini, penggunaan istilah publik seringkali dijumpai di
berbagai kalimat dalam kehidupan sehari-hari, seperti: public relation (hubungan masyarakat),
public opinion (opini masyarakat), public hospital (rumah sakit umum), public goods (barang-barang
publik), public interest (kepentingan publik), public administration (administrasi publik), public policy
(kebijakan publik), dan lain-lain. Dari berbagai kata tersebut, istilah publik diartikan sebagai umum,
masyarakat/orang banyak, negara. Akan tetapi, pemahaman istilah publik lebih dalam dibanding dengan
masyarakat, karena publik yang dimaksud disini adalah orang-orang yang memiliki kepentingan
yang sama dengan menaruh minat dan perhatian akan hal yang sama. Berikut ini merupakan pengertian
istilah publik yang dikemukakan oleh para ahli. a. Kimbal Young (dalam Syafri, 2012:14) Ada 3 definisi
dari istilah publik yaitu: 1) Orang; 2) Keseluruhan anggota dari suatu komunitas, bangsa, atau masyarakat;
3) Kumpulan individu dengan kepentingan yang sama. b. Lowell J. Carr (1982)20 Publik adalah sebuah
perkumpulan yang terbentuk berdasarakan jarak komunikasi, yang terdiri dari 2 macam, yakni: 1)
komunikasi publik, adalah orang yang melakukan komunikasi dengan memanfaatkan suatu alat untuk
kepentingan bersama. 2) kepentingan publik, adalah orang-orang yang memiliki kepentingan yang
sama dan dilayani dengan media apapun. Contoh: pendukung suatu klub sepakbola.
Publik adalah kelompok individu yang terikat oleh kepentingan bersama dan berbagi rasa atas dasar
kebersamaan. Berdasarkan pendapat para ahli di atas bahwa definisi publik erat kaitannya
dengan kepentingan bersama yang merupakan bagian dari konteks organisasi. Sehingga dapat
disimpulkan bahwa ada 3 unsur publik dari pengertian publik di atas, yakni: a. Adanya sejumlah manusia.
b. Adanya kepentingan bersama. c. Adanya perasaan bersatu karena ikatan kepentingan tersebut. B.
Pengertian Administrasi Negara / Publik 1. Pengertian Administrasi Negara / Publik Ilmu administrasi
negara lahir sejak Woodrow Wilson (1887), dalam artikelnya yang berjudul dimuat di jurnal Political
Science Quarterly. Artikel ini bercerita tentang pentingnya perubahan terhadap praktik tata
pemerintahan yang terjadi di Amerika Serikat yang saat itu telah meluas praktik spoil system (sistem
perkoncoan) yang menyebabkan inefektivitas dan inefisiensi dalam pengelolaan negara. Sehingga
dapat dikatakan bahwa terminologi administrasi negara/ publik (public administration) berasal dari
Amerika Serikat dan Inggris. Sebagai ilmu yang bersifat elektik karena menyesuaikan dengan
perkembangan peradaban manusia, administrasi publik memiliki banyak definisi sehingga melahirkan
pemahaman yang beragam tentang administrasi negara. Administrasi negara seringkali disama artikan
dengan manajemen pemerintahan. Hal ini dapat diartikan bahwa administrasi negara adalah
kegiatan yang dilakukan mengelola dan mendayagunakan sumber daya negara (organisasi, personalia,
dana, dan lain-lain) untuk dapat mengimplementasikan kebijakan atau untuk mencapai tujuan negara
secara efisien. Administrasi adalah sebuah istilah yang bersifat generik, yang mencakup semua bidang
kehidupan. Sedangkan administrasi negara adalah suatu bahasan ilmu sosial yang mempelajari tiga
elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif serta
hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, tujuan negara, dan etika yang
mengatur penyelenggara negara. Semua itu bermuara pada fungsi untuk memberikan pelayanan
publik. Hal ini sejalan dengan pendapat Rosenbloom (1986) 22 bahwa -teori dan proses-proses manajerial,
politik, dan hukum untuk memenuhi mandatemandat kepemerintahan legislative, eksekutif, yudikatif,
demi ketetapan fungsi-fungsi pengatur dan pelayanan bagi masyarakat sebagai keseluruhan atau
Kemudian J.M. Pfiffner (Dimock, 1964) 23 juga mendefinisikan bahwa istration is the coordination of
collective efforts to implement public policy (administrasi publik adalah koordinasi dari usaha-usaha
kolektif. Adapun beberapa pengertian administrasi publik menurut beberapa ahli adalah sebagai
berikut. a. Edward H. Lithfiled (dalam Syafiie, 2003:33)24 Dalam bukunya yang berjudul ,
administrasi negara adalah suatu studi mengenai bagaimana bermacam-macam badan pemeintah
diorganisasi, diperlengkapi dengan tenaga-tenaganya, dibiayai, digerakkan, dan dipimpin. b.
Dwight Waldo (1971) Administrasi negara mengandung 2 (dua) pengertian, yaitu: 1) Administrasi negara
adalah organisasi dan manajemen dari manusia dan benda guna mencapai tujuan-tujuan pemerintah. 2)
Administrasi negara adalah suatu seni dan ilmu yang dipergunakan untuk mengatur urusan-urusan
negara. c. Dimock & Dimock (1964) Administrasi negara merupakan kegiatan pemerintah di
dalam melaksanaan kekuasaan politiknya. d. Prof. Dr. Prajudi Admosudirdjo (1973) Administrasi negara
mengandung 3 arti, yakni: 1) Administrasi negara sebagai fungsi pemerintah untuk mengurus atau
menangani urusan-urusan kenegaraan (publik services) secara tertentu.
2) Administrasi negara sebagai aparatur dan aparat pemerintah sebagai suatu organisasi untuk
mengendalikan keadaan pemerintahan negara. 3) Administrasi negara sebagai proses penyelenggaraan
berbagai macam tugas dan urusan pemerintah secara terorganisasi, sistematika, metodis, dan teknis.
e. Nigro (1984)25 Administrasi negara mempunyai peranan penting dalam merumuskan kebijaksanaan
pemerintah dan merupakan bagian dari proses politik. Dari berbagai definisi di atas, dapat dikatakan bahwa
administrasi publik merupakan rangkaian kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang atau
lembaga dalam melaksanakan tugas-tugas pemerintahan untuk memenuhi kebutuhan dan
kepentingan publik (tujuan negara) secara efisien dan efektif. Dan yang menjadi tugas utama administrasi
negara ialah pada dasarnya merencanakan dan merumuskan kebijaksanaan politik, kemudian
melaksanakannya. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa administrasi negara / publik memiliki 3
makna yang mendalam berdasarkan perkembangan pengertiannya, yaitu: a. Administration of public,
menunjukkan bagaimana pemerintah berperan sebagai agen tunggal yang berkuasa atau sebagai
regulator, yang aktif mengatur dan mengambil keputusan. Dalam hal ini masyarakat
diasumsikan sebagai masyarakat yang pasif dan hanya menurut saja. b. Administration for public,
menunjukan suatu konteks yang lebih maju, dimana pemerintah lebih berperanan dalam mengemban
misi pemberian pelayanan public (service provider). Pemerintah lebih responsive atau lebih tanggap
terhadap apa yang di butuhkan masyarakat dan lebih mengetahui cara terbaik untuk memberi
pelayanan publik kepada masyarakat. c. Administration by public, merupakan suatu konsep
yang sangat berorientasi kepada pemberdayaan masyarakat, lebih mengutamakan kemandirian
dan kemampuan masyarakat. Dalam, hal ini, kegiatan pemerintah lebih mengarah kepada yaitu
pemerintah berupaya memfasilitasi masyarakat agar mampu mengatur hidupnya tanpa harus sepenuhnya
bergantung terus-menerus kepada pemerintah. 2. Ciri-ciri Administrasi Negara / Publik Administrasi
publik mempunyai hal-hal yang bersifat khusus yang tidak dimiliki oleh organisasi-organisasi lainnya.
Gerarld Caiden (1982; dalam Sukidin dan Damai, 2011:92) 26 menunjukkan 7 kekhususan administrasi
publik, yaitu: a. Kehadiran administrasi publik tidak bisa dihindari (unavoidable). Eksistensi administrasi
publik sangat erat kaitannya dengan eksistensi sebuah negara. Itu artinya adalah selama sebuah
negara masih ada, administrasi publik pun tetap tetap ada. Penyelenggaraan admnistrasi publik
adalah penting untuk kehidupan masyarakat, sehingga keinginan dan kepentingan rakyat harus
tetap dilayani apapun yang terjadi di negara tersebut. Jika suatu kegiatan publik berhenti
dilaksanakan, akan berhenti pula lah gerak kehidupan sosial. b. Administrasi publik mengharapkan
kepatuhan. Administrasi publik adalah satu-dengan organisasi lainnya. Penegakan legalitas harus
menggunakan mekanisme administrasi publik, yaitu: lembaga-lembaga peradilan, sistem kepolisian, dan
penjara, sehingga diharapkan penduduk mematuhi segala ketentuan yang berlaku dan kekuasaan
pemaksa tidak perlu diterapkan. c. Administrasi publik mempunyai prioritas. Begitu banyaknya
kepentingan-kepentingan public yang perlu diperhatikan maka perlu adanya prioritas. Karena
mempunyai prioritas, administrasi publik menerima pertanggungjawaban moral untuk memberikan apa
yang paling tepat. d. Administrasi publik mempunyai kekecualian. Dilihat dari tujuan untuk
memberikan pelayanan public, administrasi publik merupakan organisasi yang emmpunyai tujuan
yang amat besar. Namun, administrasi publik seringkali mengalami kerugian karena luas dan
kompleks organisasinya sehingga diperlukan adanya kompetisi, control politik, saran swa-koreksi,
dan control sosial agar administrasi publik dapat bekerja secara efisien, efektif, cekatan, dan responsif.
e. Manajemen puncak administrasi publik adalah politik. Administrasi publik diperintah oleh politik,
tidak oleh kebijakan ekonomi, kearifan sosial, maupun kecermatan ilmiah. Segala yang dikerjakan
administrasi publik adalah hal yang menarik untuk perdebatan, penelitian, dan usaha politik.
Menurut Thomas J. Davy dalam bukunya yang berjudul Public Administration as A Field in the
United States2011:92) ada 4 orientasi adminstrasi publik, yaitu: orientasi manajerial, orientasi politik,
orientasi psikologi, dan orientasi sosiologis. Yang menarik adalah tujuan orientasi politik dalam
adminsitrasi publik untuk menunjukan karakteristik birokrasi dalam hubungannya dengan institutsi
pemerintah dan lembaga-lembaga sosial lainnya . dan untuk melakukan identifikasi terhadap nilai-nilai
dasar yang menumpang sistem politik. Orientasi politik memperlakukan administrasi publik sebagai
satu aspek dari proses politik dan sebagai bagian dari system pemerintahan. Perhatian utamanya
adalah hubungan antara birokrasi dan institusi pemerintah, dan antara tindakan administrasi
dengan system politiknya. f. Penampilan administrasi publik sulit diukur. Kesulitan dalam mengukur
kegiatan penyelenggaraan administrasi publik berasal dari 2 sebab pokok, yaitu: adanya warna politik
pada kegiatan administrasi publik, dan luasnya objek kegiatan administrasi publik yang tidak
terpengaruh oleh ukuran-ukuran objektif. g. Lebih banyak harapan yang diletakkan pada administrasi
publik. Masyarakat senantiasa menaruh harapan besar pada administrasi publik karena pejabat
publik dipandang sebagai pengawal kepentingan umum, penyangga milik umum, dan pemelihara
hal-hal yang baik bagi umum. Sehingga mereka menginginkan bahwa administrator publik akan
mendemonstrasikan kepemimpinannya, dan secara umum memiliki rasa tanggung jawab lebih
besar daripada orang biasa. Itulah yang merupakan serangkaian harapan yang senantiasa melekat pada
masyarakat.
Perkembangan Administrasi Administrasi sebagai ilmu telah berkembang sejak lahirnya Scientific
Management pada akhir abad ke 19 atau awal abad ke 20, dimana tokohnya adalah diawali dari
adanya pengamatan Taylor terhadap cara-cara kerja karyawan perusahaan Midvale Steel Company,
Simond Rolling Machine, dan Bethlehem di AS yang tidak efisien dan tidak produktif. Di akhir
pengamatannya, Taylor menyimpulkan bahwa ketidakefisienan perusahaan dan rendahnya tingkat
produktivitas ketiga perusahaan tersebut yang disebabkan oleh gerak dan waktu, yaitu ada bayak
gerakan tubuh (fisik) karyawan baik pada saat bekerja maupun saat tidak bekerja sehingga banyak
membuang energy tanpa memberikan hasil kerja yang optimal. Hal ini adalah akibat ketidaktahuan
karyawan dalam menangani suatu pekerjaan dan lebih banyak waktu yang terbuang percuma dan tidak
termanfaatkan untuk kegiatan peningkatan kegiatan produktivitas. Oleh karena itu, Taylor
menekankan bahwa terdapat dua cara untuk mengerjakan suatu pekerjaan (motion study atau
penelitian gerak); kedua, menentukan standar waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu
jenis pekerjaan tertentu (time study atau penelitian waktu). Berikut adalah garis besar inti manajemen
ilmiah. 1. Perlunya mengembangkan cara baru (ilmu) dalam mengerjakan tiap unsur pekerjaan yang
ada, tidak hanya bergantung pada petunjuk teknis yang telah ada. 2. Terdapat pembagian kerja yang
jelas antara pimpinan dan pekerja sehingga akan jelas wewenang dan tanggung jawab masing-masing.
3. Penerimaan pegawai dilakukan melalui seleksi yang ketat dengan persyaratan tertentu yang
disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, kemudian karyawan tersebut harus dilatih, dididik, dan
dikembangkan sesuai prinsip ilmiah yang dikembangkan. Artinya adalah bahwa tugas pengembangan
karyawan tidak bisa lepas dari tanggung jawab pimpinan/manajer. 4. Perlu menciptakan kerjasama
yang baik dengan karyawan untuk menyakinkan bahwa pekerjaan yang mereka kerjakan sesuai
dengan prinsip ilmiah dan akan memberi kemanfaatan bagi organisasi secara keseluruhan. Selain itu,
peningkatan motivasi kerja karyawan dapat dilakukan dengan memberikan insentif ekonomis. Hal
itu tidak akan merugikan perusahaan bahkan akan meningkatkan pendapatan perusahaan karena adanya
peningkatan produktivitas karyawan. Optimalisasi produk (seperti perencanaan yang matang,
standarisasi waktu, kuantitas dan kualitas produk yang dihasilkan) dan minimalisasi modal (input)
merupakan hal lain yang perlu mendapat perhatian dari pengamatan yang dilakukan Taylor. D.
Administrasi Publik sebagai Seni dan Ilmu Administrasi telah ada sejak dahulu kala karena
administrasi timbul dengan timbulnya peradaban manusia. Apabila sejarah perkembangan
administrasi itu dipelajari lebih mendalam akan terlihat bahwa dalam setiap kebudayaan, apapun
tujuannya, bagaimanapun bentuk dan strukturnya, unsur-unsur administrasi tersebut pasti selalu ada.
Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa administrasi selalu ada pada setiap kegiatan. Ada dua hal yang
akan dijelaskan yaitu, pertama administrasi sebagai seni yaitu perkembangannya selalu dipengaruhi oleh
perkembangan masyarakat dinamis. Demikian juga sebaliknya, secara historical perkembangan
administrasi sebagai seni itu didasarkan kepada pengetahuan masyarakat modern sekarang tentang
kejadian-kejadian di masa lalu pada kebudayaan tertentu pula, yakni administrasi memerlukan suatu
keterampilan atau cara dalam penerapannya. Dan yang kedua adalah administrasi sebagai ilmu
pengetahuan, tepatnya sebagai ilmu pengetahuan social dimana ilmu administrasi dapat diterapkan dan
kemanfaatan ilmu ini didapat setelah diterapkan dengan seni tertentu. Berikut adalah uraian secara
singkat administrasi sebagai seni maupun ilmu. 1. Administrasi sebagai Seni Administrasi sebagai seni
pada hakekatnya timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Jelasnya semenjak manusia
telah berbudaya, yaitu dengan mengembangkan ciptanya/akal pikirannya, rasanya/seninya,
karsanya/kehendaknya, dan adanya kerja sama antara 2 orang atau lebih telah merupakan unsur-
unsur administrasi dalam kehidupan bersama atau bermasyarakat. Sejarah telah
menunjukkan kepada kita bahwa sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah
menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi yang sekarang kita kenal, dan telah menerapkan
dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan sebagainya,
misalnya seperti yang dikemukakan oleh Max Webber bahwa Mesir adalah negara tertua yang
menjalankan sistem administrasi, khususnya adminitrasi birokratik. Demikian juga di Tiongkok kuno,
dapat diketahui tentang konstitusi cus Tullius Cicero. Dan di Indonesia terlihat pada zaman
pemerintahan Kerajaan Mataram I, Majapahit dan Sriwijaya, dan salah satu buktinya adalah Candi
Borobudur, yang terus di kagumi oleh setiap orang. Oleh karena itu, administrasi sebagai suatu seni
sesungguhnya bukan merupakan hal yang baru, karena dengan adanya 2 manusia yang bekerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu, di sana sudah terdapat administrasi, yaitu administrasi dalam
praktek. Herbert A. Simon, misalnya, pernah mengatakan bahwa apabila ada 2 orang yang bekerja-
sama untuk menggulingkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu orang di antara
mereka, di sana telah terdapat administrasi. Singkatnya, administrasi dalam suatu peraktek atau
sebagai suatu seni pada zaman modern sekarang ini merupakan proses kegiatan yang perlu di kembangkan
secara terus menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai suatu tujuan benar-benar
dapat memegang peranan yang dapat di harapkan. 2. Administrasi sebagai Ilmu Administrasi sebagai
ilmu muncul pertama kali pada tahun 1886 yakni ditandai dengan munculnya gerakan manajemen
ilmiah yang dipelopori F.W. Taylor, yang menandai berakhirnya status administrasi dan manajemen
sebagai
Administrasi Negara | Pengantar Ilmu Administrasi Negara 34 seni semata-mata, dan mulai
berdwistatus, yaitu disamping sebagai seni juga sebagai ilmu. Dengan adanya gerakan
manajemen ilmiah, administrasi mengambil peranan yang kuat dalam rangka mengantarkan
masyarakat untuk mencapai kemajuan di segala bidang. Sehubungan dengan kedudukan administrasi
sebagai ilmu, hal itu berarti bahwa administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. Perkembangan dewasa
ini menunjukkan bahwa disiplin ilmu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang
studi dan kajian dalam fakultas administrasi dengan spesialisasi (jurusan atau program studi)
adniinistrasi publik dan administrasi bisnis. Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka
peningkatan kemampuan administratif (administrativ capability), bukan saja di peruntukan dalam
lingkungan pemerintah saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka
pelaksanaan pembangunan nasional. Administrasi sebagai karena kemamfaatanya hanya ada apabila
perinsip-perinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya di terapkan mutu berbagai kehidupan berbangsa dan
bernegara Aspek penting dari administrasi sebagai obyek studi ilmu administrasi adalah sebagai berikut. 1.
Administrasi sebagai fenomena sosial Administrasi terdapat dalam suatu organisasi. 2. Administrasi
merupakan suatu kekuatan yang memberi hidup/gerak kepada organisasi. Penggerak atau kekuatan
tersebut disebut administrator. 3. Administrasi merupakan suatu fungsi tertentu untuk
mengendalikan, menggerakkan, mengembangkan dan mengarahkan suatu organisasi, yang dijalankan
administrator dan dibantu oleh manajer dan stafnya. 4. Administrasi merupakan sekelompok orang
sebagai badan pimpinan (the governing body) dari suatu organisasi. Misal: The Reagan Administration.
5. Administrasi merupakan seni yang memerlukan bakat, dan ilmu yang memerlukan
pengetahuan ataupun pengalaman 6. Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama/proses
kerjasama antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan dan direncanakan sebelumnya.
Kerjasama tersebut melalui organisasi 7. Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku sosial
tertentu, yang memerlukan sikap serta kondisi mental tertentu, 8. Administrasi merupakan suatu praktek
atau teknik tertentu, sebagai suatu tatacara melakukan sesuatu, yang memerlukan kemampuan,
ketrampilan, kemahiran. 9. Administrasi merupakan suatu sistem, yang memerlukan input,
transportasi, pengolahan, dan output tertentu 10. Adminstrasi merupakan suatu tipe manajemen, sebagai
overall management dari suatu organisasi, sehingga dikatakan manajemen merupakan inti
administrasi. Manajemen merupakan pengendalian sumberdaya (orang, uang, mesin, materials,
metode-cara teknik, ruang, tenaga,waktu). Dalam istilah administrasi tercakup adanya pesan, tugas,
tanggung jawab dan kepercayaan yang diberikan oleh para pemilik organisasi.
Karakteristik Administrasi Negara/Publik 1. Ciri-ciri administrasi negara/publik a. Administrasi
negara/publik adalah suatu kegiatan yang tidak bisa dihindari (Unavoidable). Titik tekannya yang
mendasar adalah dalam hubungannya antara negara dan masyarakat bersifat pasti, lain halnya
dengan hubungan masyarakat dengan institusi swasta (private) yang bersifat sementara/sewaktu-waktu
(temporary). b. Administrasi negara/publik mempunyai prioritas. Administrasi negara mengandung
tanggung jawab moral untuk mensejahterahkan masyarakat, karena itu administrasi negara
mempunyai prioritas dalam memberikan arahan ataupun pelayanannya. c. Administrasi negara/publik
mempunyai monopoli untuk menggunakan wewenang dan kekuasaannya. Negara mempunyai
kewenangan untuk memaksakan kehendaknya pada masyarakat untuk menciptakan kepatuhan
terhadap hukum, kekuasaan untuk melaksanakan paksaan dipahami sebagai (coercive power).
Administrasi negara juga merupakan penjelamaan dari hal tersebut dan diwujudkan dalam
lembaga-lembaga negara seperti kepolisian, kehakiman, dll. d. Administrasi negara/publik
mempunyai ukuran yang tidak terbatas. Dimana terdapat lingkupan masyarakat dalam negara yang
meliputi batasan teritorial suatu negara, disitu akan terdapat administrasi negara. e. Top management dari
administrasi negara/publik bersifat politis.
Birokrasi merupakan suatu organisasi publik yang dipimpin oleh pejabat pilihan publik dan bersifat
non karier, mereka dipilih berdasarkan periode waktu tertentu. Hal ini dipahami merupakan pembedaan
yang sangat mendasar dari organisasi publik dan privat. f. Pelaksanaan administrasi negara/publik relatif
sulit diukur. Administrasi negara merupakan institusi publik yang bertujuan melayani masyarakat maka
tujuan-tujuan administrasi negara dapat dipahami yaitu untuk mencapai perdamain dan peningkatan
kualitas kehidupan pada semua tatanan negara,karena tingkat kompleksitas yang tinggi dan tujuan-tujuan
tersebut juga bersifat politis dan multitafsir maka administrasi negara menjadi relatif sulit untuk diukur.
Disamping itu, Nigro & Nigro dalam Modern Public Administration (dalam Syahfri, 2012: 127)
menyebutkan ciri-ciri aktivitas administrasi publik, yaitu: a. Merupakan kelompok kerja sama dalam
susunan kenegaraan. b. Mencakup 3 cabang, yakni: legislative, eksekutif, dan yudikatif, dimana
ketiganya salaing berkaitan. c. Mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijakan negara sehingga
menjadi bagian dari proses politik. d. Secara nyata berbeda dengan administrasi swasta. e. Memiliki kaitan
yang erat dengan berbagai kelompok swasta ataupun individu dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat. Selanjutnya, karakteristik kegiatan administrasi publik dapat dijabarkan sebagai berikut : a.
Berorientasi pada pemberian pelayanan sebaik-baiknya terhadap kepentingan umum (service
making). b. Pelayanannya bersifat urgent. c. Pelaksanaan dan hasil pelayanannya tergantung penilaian
rakyat banyak (public accountability). d. Pelayanannya bersifat monopolistic/ semi monopoli (no
competition). e. Tujuan dari kegiatan pelayanan tersebut adalah meningkatkan kesejahteraan
rakyatnya (social welfare). Hal ini terlepas dari sistem politik yang dianut suatu negara. f. Tujuan
tersebut ditetapkan oleh masyarakat melalui wakil-wakilnya (badan perwakilan masyarakat). g.
Segalakegiatan yang dilakukan terikat oleh hukum yaitu berdasarkan UU/ peraturan yang berlaku
(legalistic approach). h. Seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah pelaksana seluruh kegiatan demi
kepentingan masyarakat dan tidak memihak pada golongan tertentu. Dari karakteristik di atas,dapat
disimpulkan bahwa sektor publik termasuk kategori non-profit, dimana ukuran non-profit pada umumnya
didasarkan pada kriteria kesejahteraan sosial daripada keuntungan finansial. Pada umumnya, kegiatan
administrasi negara dijalankan oleh organisasi sektor publik. Adapun ciri-ciri organisasi sektor
publik(non-profit) (Syafri, 2012: 128) adalah sebagai berikut. a. Tidak mengejar keuntungan. b.
Cenderung menjadi organisasi pelayanan. c. Ada batasan yang lebih besar dalam tujuandan strategi
yang mereka susun. d. Lebih tergantung pada klien untuk mendapatkan sumber daya finansial. e.
Didominasi oleh kelompok professional. f. Memiliki akuntabilitas yang berbeda dengan organisasi swasta.
g. Manajemen puncak tidak mempunyai tanggung jawab yang sama atau imbalan finansial yang
sama. h. Organisasi sektor publik bertanggung jawab kepada elektorat dan proses politik. i. Tradisi
kendali manajemennya kurang. 2. Perbedaan dan Persamaan Administrasi Negara dan Administrasi Niaga
Administrasi negara/publik dan administrasi niaga/privat memiliki fenomena yang dapat
diperbandingkan karena memiliki perbedaan dan persamaan. Pengetahuan akan perbedaan
administrasi publik dan administrasi privat perlu diketahui agar dalam implementasinya sesuai
dengan ciri khas masing-masing. Secara garis besar dapat dilihat sebagai berikut. Tabel 1. Perbedaan
Administrasi Negara dan Administrasi Niaga No Perbedaan Administrasi Negara Administrasi Niaga 1
Tujuan Meningkatkan kemakmuran seluruh rakyat sehingga tercipta welfare state. Meningkatkan
kesejahteraan pemegang saham dengan memperhatikan kelangsungan bisnis dalam segala aspeknya.
2 Motif Pemberian servis/pelayanan yang efektif dan efisien kepada masyarakat. Mendapatkan keuntungan
yang tinggi dan wajar. 3 Sifat pelayanan Aparatur pemerintah berkewajiban melayani semua warga negara
dengan perlakuan yang sama. Sering membedakan pelayanan, dan mencari keuntungan, dengan mottonya
adalah pelanggan adalah raja. 4 Wilayah kekuasaan sama luasnya dengan luas wilayah kekuasaan negara.
Tidak mempunyai wilayah kekuasaan keran berubah-ubah dan dapat dimana-mana. 5 Kekuasaan Dari
rakyat melalui lembaga perwakilan. Kekuasaan yang bersandar pada modal, kemampuan teknis,
kemampuan manajerial, dan teknologi. 6 Orientasi politik Seluruh aparat dan personalia sebagai abdi
rakyat sehingga berorientasi Menjalankan politik pilihannya secara memihak dan menganut suatu aliran
yang menguntungkan perusahaan seperti pemilik modal, kecenderungan pasar, dll. 7 Proses administrasi
Lebih lamban. Lebih cepat. 8 Pelayanan Tidak terikat harga. Ada harganya. Selain itu, Syafri (2012:124)
juga menyatakan ada beberapa perbedaan yang menonjol antara administrasi public (negara) dan
adminitrasi private (swasta), yaitu sebagai berikut. a. Aspek Otonomi Kewenangan untuk mengatur diri
sendiri (otonomi) administrasi private jauh lebih besar daripada dinas-dinas publik. Hal ini karena
dinas-dinas publik terikat peraturan yang menuntut/menghendaki konformitas
(conformity), keseragaman (uniformity), dan tidak memihak (impartiality). b. Aspek Motivasi atau
Pandangan (Outlook) Administrasi private (swasta) lebih menekankan pada tujuan untuk
memperoleh keuntungan (profit), sedangkan publik lebih menekankan pada pemberian jasa (service).
Namun dewasa ini hal tersebut tidak sepenuhnya menjadi perbedaan karena sudah banyak dinas
publik yang berusaha memperoleh profit.Begitu pula banyak administrasi privat yang telah
mengutamakan pemberian jasa akan tetapi tidak semata-mata mencari keuntungan. c. Aspek
Kepegawaian Sebelumnya, metode kepegawaian sektor publik dan sektor privat jelas berbeda karena
sektor publik memiliki system kepegawaian dinas sipil yang diatur oleh negara/organisasi publik. Dan
seiring berjalannya waktu, system tersebut diterapkan pula pada sektor swasta akan tetapi sektor
swasta tetap memiliki kebebasan yang lebih besar untuk membuat pengecualian dari
peraturan-peraturan administrasi kepegawaian dari sektor publik dan biasanya memberikan
kompensasi/ gaji yang lebih besar kepada karyawannya dibandingkan sektor publik. d. Aspek Kekuasaan
dan Pengendalian Dalam hal ini, sektor publik memiliki hak monopoli dalam fungsi pembuatan
hukum (peraturan perundang-undangan), mempunyai kekuatan dan kekuasaan untuk menerapkan
hukum kepada seluruh warga (universal), dapat memberikan sanksi secara sah, serta penanganan politik
luar negeri. e. Aspek Sifat Sifat politik administrasi private lebih bersifat pribadi (personal politics).
Namun pada kenyataannya, saat ini administrator tingkat atas di sektor publiklebih bersifat politis
daripada usaha bisnis. Disamping perbedaan, ternyata administrasi publik dan administrasi privat
memiliki persamaan, yaitu: a) termasuk rumpun ilmu sosial; b) bagian dari cabang ilmu administrasi; c)
memiliki kerangka dasar yang sama yakni efisiensi; d) memiliki unsur-unsur pokok yang sama
yakni organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketata-usahaan, dan
hubungan masyarakat.