MAKALAH

ADMINISTRASI UMUM
TENTANG
PENGERTIAN ADMINISTRASI UMUM

D
I
S
U
S
U
N

OLEH:

Nama : FITRI LISMAH DANI MARGOLANG

Kelas : XI-PB1

SMK NEGERI 3 TANJUNGBALAI

T.A 2021/2022
 A. Pengertian Administrasi
Administrasi merupakan salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan
pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target maupun tujuan organisasi. Dalam hal ini,
administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yang disampaikan para ahli.

 Administrasi Dalam Arti Sempit

Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu
meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan. Sementara itu, menurut Atmosudirjo,
administrasi bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha
kantor (office work) seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan
pembukuan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi

secara sempit adalah bentuk aktivitas dengan ketatausahaan kantor yang meliputi tulis-menulis
dan pekerjaan kertas lainnya.

 Administrasi Dalam Arti Luas

Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara
itu, menurut Siagian administrasi sebagai suatu proses kerja sama antara dua orang manusia  atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.

Dengan demikian, administrasi secara luas dapat dimaknai sebagai proses kerja sama antara dua
orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana
dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.

Sebuah organisasi atau perusahaan dapat berdiri dan berkembang karena adanya dukungan
sumber daya serta pengelolaan yang baik. Administrasi merupakan bagian dari pengelolaan
perusahaan atau organisasi yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal yang berkaitan
dengan berbagai aspek perusahaan atau organisasi agar bisa dioptimalkan secara baik.

Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi mempunyai banyak fungsi, baik dalam dunia kerja
maupun pendidikan. Keberadaan administrasi dapat membantu memudahkan pekerjaan yang
bersifat formal maupun non-formal. Dalam pengelolaan data-data, administrasi menjadikan
pengelolaan akan lebih mudah dan tepat.

Maka dapat kita simpulkan, administrasi mempunyai peranan penting dan krusial di dalam
rangkaian aktivitas organisasi atau perusahaan.
 B. Hal-Hal Penting dari Pengertian Administrasi
Menurut para ahli ada beberapa pengertian administrasi yang perlu kita ketahui agar bisa
dipraktikkan dan membantu kelancaran aktivitas di organisasi atau perusahaan.

Menurut George R. Terry administrasi merupakan kegiatan perencanaan, pengendalian dan

pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerak mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara itu, Arthur Grager menyatakan bahwa
administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
suatu organisasi.

Tidak jauh berbeda, Sondang P. Siagian memaknai administrasi sebagai segala bentuk dari
proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai
tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Ulbert Silalahi juga menyatakan bahwa administrasi merupakan penyusunan dan pencatatan
data/informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik itu sebagian
ataupun seluruhnya.

William Leffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan bahwa administrasi adalah suatu bagian
dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien,
kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Berdasarkan berbagai definisi administrasi tersebut, kita bisa menarik 3 hal penting yang dapat
digunakan untuk membantu proses kerja di oraganisasi atau perusahaan.

1. Administrasi merupakan sebuah seni sekaligus proses yang bersifat kondisional serta
situasional. Karena, hal ini akan terkait dengan situasi, waktu, kondisi, dan tempat.
2. Ada beberapa unsur tertentu, di antaranya terdapat dua atau lebih orang di dalamnya,
adanya kerjasama antar orang yang mempunyai sifat formal dan hierarkis, terdapat tugas,
mempunyai tujuan, serta ketersediaan sarana dan prasarana.
3. Administrasi akan muncul bersamaan dengan munculnya peradaban manusia, di mana
administrasi mempunyai tujuan untuk mencapai hasil akhir secara bersama.

C. Unsur -Unsur Administrasi yang Harus Dipenuhi

Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar
memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.

1. Organisasi
Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan
berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.
2. Manajemen
Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan
tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.
Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen.

3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu
organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui
dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak
manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

4. Kepegawaian
Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan
yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.

5. Keuangan
Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana
hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun
sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan
Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran.
Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

7. Tata Usaha
Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta
pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi
sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin
hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan
tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen.

D. Ciri-Ciri Administrasi Umum

Administrasi mempunyai beberapa ciri-ciri atau karakteristik yang bisa kita lihat sebagai berikut.

 Administrasi mempunyai tujuan yang jelas.

 Terdapat kelompok manusia di dalam administrasi yang terdiri dari dua orang atau lebih.
 Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
  Terdapat usaha atau proses kerja di dalam administrasi.
 Adanya seorang pemimpin, pembimbing dan pengawasan dalam menjalankan kegiatan di
dalam administrasi.

E. Fungsi Administrasi Secara Umum

Ada beberapa fungsi administrasi secara umum yang harus kita perhatikan agar bisa diterapkan
dengan tepat.

1. Planning/ perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, dimulai dari
pengumpulan data, pengolahan data, hingga proses penyusunan rencana.

2. Organizing/penyusunan
Penyusunan merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja antara anggota-
anggota di dalam organisasi tersebut, sehingga akan mencapai suatu kesatuan usaha untuk tujuan
organisasi tersebut.

3. Coordinating/koordinasi
Koordinasi adalah fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas atau kegiatan agar
berjalan dengan baik, sehingga tidak adanya suatu kekacauan, kekosongan aktivitas, ataupun
bentrok yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyesuaikan, serta menyatukan suatu
pekerjaan bawahan yang adanya kerja sama dengan terencana dalam suatu usaha untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.

4. Reporting/laporan
Laporan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan berupa penyampaian perkembangan atau hasil
dari suatu kegiatan dengan membuat serta memberikan laporan mengenai tugas dan fungsi
kepada para pejabat yang lebih tinggi, baik secara tulisan maupun lisan untuk mendapatkan
gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi.

5. Budgeting/penyusunan anggaran
Penyusunan anggaran merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan maupun
anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing/penempatan
Penempatan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia serta
sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi, di mulai dari perekrutan tenaga kerja,
pengembangan, serta perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing/pengarahan
Bimbingan atau pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dengan
bentuk memberi dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang dijalankan
dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

F. Tujuan Administrasi Umum

Berdasarkan berbagai definisi, unsur, ciri, serta fungsi yang telah kita ketahui, maka kita dapat
mengetahui juga akan beberapa tujuan dari administrasi umum sebagai berikut.

1. Untuk menyusun program usaha

Setiap organisasi membutuhkan informasi serta data sebagai panduan dalam penyusunan
program kerja unggulan. Informasi dan data dapat diperoleh melalui aktivitas administrasi.
Sehingga administrasi harus dilakukan secara sistematis agar informasi dan data yang
dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Mengevaluasi kegiatan organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik dapat membantu organisasi untuk melihat berbagai
informasi dan data yang ada. Melalui informasi dan data tersebut, organisasi dapat melakukan
evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.

3. Memantau aktivitas administrasi

Karena kegiatan administrasi meliputi banyak hal, sehingga untuk pelaksanaannya harus
dilakukan secara teratur dan sistematis. Suatu organisasi dapat memantau bagaimana, kapan, apa,
di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan apabila mempunyai administrasi yang baik.

4. Memastikan keamanan kegiatan usaha

Dalam setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan
kegiatan usahanya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk
memantau setiap aktivitas yang ada, baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Selain yang telah disebutkan di atas, tujuan administrasi juga bisa dibagi menjadi 2, yaitu
administrasi dengan tujuan jangka panjang dan administrasi dengan tujuan jangka pendek.

Tujuan jangka panjang dengan pola administrasi ditujukan untuk mencapai target di sebuah
organisasi dengan dasar jangka panjang, sehingga tidak dibuat oleh sembarang orang dalam
organisasi melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut. Tujuan administrasi ini bersifat ideal,
general, dan kualifikasinya tidak terbatas.

Untuk tujuan jangka pendek bersifat lebih kecil, biasanya dibuat oleh bagian divisi dari
organisasi untuk kebijakan lingkup divisi. Tujuan ini bersifat spesifik, mempunyai ruang lingkup
yang kecil, dan kualifikasinya juga terbatas.
 G. Contoh-Contoh Kegiatan Administrasi
Ada beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya yang perlu kita ketahui.

1. Administrasi kependudukan seperti pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat
Kematian, dan lain-lain.
2. Administrasi kependudukan seperti membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat,
serta mengatur aktivitas sekolah.
3. Administrasi perkantoran seperti mengurus kehadiran pegawai, membuat surat masuk dan
keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
4. Administrasi keuangan seperti membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur,
membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
5. Administrasi negara seperti adanya aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di
dalam pemerintahan, aturan, dan tata cara pelayanan publik, serta aktivitas presiden yang
mengatur tentang reshuffle kabinet.

H. Peran Administrasi Umum

Peran administrasi dapat dikatakan sebagai Queen of Peace. Bayangkan saja, pasti keributan
akan terus terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan saat administrasi tidak berjalan
semestinya.  Administrator nantinya akan menjadi penghubung di berbagai departemen, partner
perusahaan, maupun konsumen.

Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa administrasi umum memiliki beberapa peran,
seperti berikut ini.

1. Mendukung pelaksanaan tugas pokok untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Menyediakan keterangan bagi pejabat atau pimpinan organisasi untuk pengambilan
keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan karena berkecimpung
dalam penanganan dokumen yang merupakan sumber informasi.
Oleh karena itu, ada beberapa bidang yang dapat menangani beberapa hal-hal khusus, seperti
memahami pengertian administrasi, meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal
pengorganisasian serta mengatur administrasi kantor di berbagai bidang. Ada juga yang bertugas
mengeluarkan standar filing yang tepat, mengembangkan dan mengatur aset perusahaan,
mengembangkan prosedur administrasi, mengontrol serta merencanakan budget administrasi,
serta membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian hingga kegiatan pengiriman
lainnya.

Meskipun tugas utama administrator bergantung dari perusahaan, mereka akan bertindak sebagai
jembatan penghubung antara manajemen dan para karyawan.

I. Asas-Asas Penyelenggaraan Administrasi Umum

Sebelum melakukan suatu kegiatan, ada beberapa asas penyelenggaraan administrasi umum yang
dapat diperhatikan, sebagai berikut:

1. Asas tanggung jawab

Semua penyelenggara administrasi umum harus menunjukkan siapa saja yang bertanggung
jawab.

2. Asas keamanan
Semua tulisan organisasi atau perusahaan mempunyai tingkat keamanan tertentu.

3. Asas saluran komunikasi

Pelaksanaan administrasi umum hendaknya mengikuti saluran administrasi yang telah
ditetapkan, sehingga seluruh proses dapat diselesaikan dengan cepat, memperhatikan
pengawasan, serta pengendalian dari hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. Asas ketepatan
Asas ini untuk mendukung semua kegiatan dan kelancaran administrasi dengan cepat dan tepat
pada waktunya.

J. Ruang Lingkup Administrasi Umum

Menurut The Liang Gie, ruang lingkup administrasi terdiri dari informasi atau keterangan
tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan,
seperti menghimpun atau mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara detail
dengan tujuan agar nanti dapat digunakan apabila diperlukan.

Administrasi umum juga berada di lingkup mencatat atau mengetik. Ini merupakan kegiatan
lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca, maupun dikirim. Selanjutnya,
administrasi umum juga berkaitan dengan aktivitas mengelola atau menganalisis suatu bentuk
data administrasi yang sudah ada untuk mendapatkan hasil dari data yang dihimpun.

Administrasi umum juga bertugas menyimpan juga mengamankan dokumen atau data dengan
berbagai cara, agar nantinya dapat digunakan kembali apabila dibutuhkan. Terakhir, administrasi
umum berada dalam lingkup aktivitas mengirim atau berbagi file atau data ke pihak lain dari
dalam organisasi maupun luar organisasi.

K. Cara Kerja Administrasi Umum

Cara kerja administrasi akan berkaitan erat dengan tugas-tugas staf administrasi dalam sebuah
perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi sebagai berikut:
 1. Melakukan koordinasi dengan sekretaris ataupun staf administrasi dari divisi lain saat ada
meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
2. Menyusun serta mengumpulkan dokumen.
3. Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
4. Memastikan persediaan alat-alat tulis kantor.
5. Mempersiapkan dan membuat agenda pengaturan untuk rapat maupun acara kantor yang
lain.
6. Membuka, mengatur, serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke dalam perusahaan
baik dalam bentuk surat maupun email.
7. Mempersiapkan tagihan, laporan, catatan, surat, serta dokumen lainnya menggunakan
aplikasi pengolah data, database, presentasi, maupun lembar kerja.
Dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi, administrasi tidak hanya mempunyai fungsi dalam
surat menyurat saja. Namun, mempunyai fungsi yang banyak mulai dari membuat perencanaan,
penyusunan, mengkoordinasi, membuat laporan serta menyusun anggaran hingga memberikan
arahan atau bimbingan bagi anggota perusahaan maupun organisasi demi mencapai tujuan yang
telah ditentukan.

Maka setiap perusahaan atau organisasi seharusnya mempunyai administrasi yang baik, termasuk
dengan staff administrasi yang berkompeten. Melalui pengelolaan dan pengaturan administrasi
yang tepat, maka akan menjadikan tujuan perusahaan tercapai dengan mudah. Selain itu,
perusahaan atau organisasi akan tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan beriringan
dengan kemajuan zaman serta persaingan yang semakin ketat.